Managementul proiectului de transfer productie ski in Romania

Managementul proiectului de transfer productie ski in Romania

La analiza principalelor activitati realizata la final de an 2007 de catre consiliul de administratie al Salomon SA, pentru partea de activitate schi, au fost subliniate urmatoarele tendinte:

scaderea vanzarilor pe pietele din SUA si Canada;

cresterea preturilor de vanzare ca urmare a:

o  modificarilor cursului valutar $/€;

o  cresterea rebuturilor => cresterea costurilor de productie.

scaderea vanzarilor si pe pietele europene cauzata de:

o  produse noi mult mai competitive scoase pe piata de catre Atomic si Rossignol;

o  modelele Salomon au ramas nemodificate inca din anul 2005;

o  lipsa zapezii;

o  pretul de vanzare ridicat in comparatie cu preturile produselor firmelor concurente.

Ca urmare obiectivul stabilit pentru cifra de afaceri a activitatii schi nu a fost atins in ultimii doi ani, pierderile generate de aceasta activitate fiind din ce in ce mai mari. Se impune deci o revedere a intregii activitati de productie, modificarea si inoirea procesului tehnologic, scaderea costurilor de productie, promovarea de noi produse si recastigarea pietelor pierdute precum si cresterea vanzarilor pe pietele din fosta Rusie care creste de la un an la altul asa cum a aratat departamentul de marketing.

Pentru a putea face o poza a intregii activitati in acest moment si pentru a scoate in evidenta care sunt punctele tari si care sunt punctele slabe ce trebuiesc imbunatatite s-a decis intr-o prima faza realizarea unei analize de tip SWOT a intregii activitati urmand apoi sa se realizeze aceeasi analiza pe departamente.

Analiza SWOT a intregii activitati a scos in evidenta urmatoarele aspecte:

1. Puncte TARI

a.  Dispunem de un departament tehnic bine format, capabil sa revizuiasca intreaga activitatea si sa dezvolte noi echipamente de productie mai eficiente ;

b. Legaturile de schi sunt inca pe locul I ;

c.  Renumele produselor Salomon ca produse competitive si de calitate este inca prezent (la olimpiada de la Albertville principalii promotori ai produselor Salomon s-au clasat pe primele locuri);

2. Puncte SLABE

a.  Schiurile traditionale nu mai sunt cautate intrucat au ramas nemodificate din anul 2005 ;

b. Preturile schiurilor au crescut ca urmare a :

i. rebuturilor care depasesc 8% din productia realizata ;

ii. costurile fixe mari;

c.  Proces tehnologic invechit ;

d. Personal logistic si cel productiv neatent, nemotivat de unde si o scadere a calitatii schiurilor.

3. OPORTUNITATI:

a.  Firma Adidas doreste sa investeasca in retehnologizarea productiei de schi;

b. Schiurile injectate sunt mai ieftine si sunt cautate pe pietele europene;

c.  Produsele Salomon sunt inca cautate pe pietele asiatice si in fostele tari Sovietice;

d. Retelele de desfacere Adidas se dezvolta pe toate pietele si sunt la dispozitia Salomon.

4. AMENINTARI:

a.  Concurentii nostri sunt deja pe piata cu schiuri injectate;

b. Cursul de schimb €/$;

c.  Modificarile preturilor la combustibili de pe pietele mondiale.

Consiliul de administratie a tras un mare semnal de alarma asupra activitatii de schi, principalele lui cerinte si obiective pentru anii urmatori fiind:

• Recastigarea pietelor din SUA si Canada prin fructificarea oportunitatii oferite de retelele de desfacere Adidas;
• Scaderea preturilor de productie si cresterea profitului prin scaderea rebuturilor evidentiata ca punct SLAB in analiza SWOT;
• Lansarea de produse noi - schiuri injectate realizate prin investitiile Adidas;
• Cresterea cifrei de afaceri realizata prin inlaturarea tuturor punctelor SLABE si fructificarea oportunitatilor evidentiate mai sus.

Pornind de la obiectivele trasate de managementul firmei Adidas, proprietar al activitatilor Salomon se impune o revedere a punctelor SLABE evidentiate mai sus si stabilirea unor planuri de actiune pentru atingerea obiectivelor trasate.

Este clar ca pentru a putea ajunge la punctele stabilite de catre Adidas trebuie actionat pe mai multe planuri. In primul rand trebuie revazute costurile de productie, rebuturile si calitatea, apoi trebuiesc dezvoltate noi schiuri care sa fie competitive si poate chiar de calitate superioara fata de cele existente pe piata in acest moment. Trebuie investit in retehnologizare, dezvoltare de echipamente de productie de schiuri injectate si reorganizarea intregului atelier din Franta.

O importanta deosebita o are si deparamentul de marketing care trebuie sa stabilileasca un plan de actiune pentru cresterea vanzarilor si recastigarea pietelor.

Noi ne vom indrepta atentia numai catre evidentierea punctelor slabe si anume catre cele referitoare la costurile de productie, rebuturi si calitate. Pentru aceasta putem utiliza metoda Ishikawa pentru a evidentia factorii care au dus la scaderea calitatii produselor si metoda Pareto pentru a arata principalele cauze de rebut asupra carora trebuie actionat.

Analiza PARETO, conform figurii I, realizata pentru a evidentia, reduce si elimina rebuturile generate de productie ne arata ca principala cauza asupra careia trebuie actionat este neatentia opratorilor, care are o pondere de 70% din totalul rebuturilor.

FIGURA I

Cele trei analize folosite pentru a identifica principalele cauze enumerate, ce au generat pierderi in cadrul activitatii nostre ne-au aratat ca ponderea cea mai mare o au neatentia personalului, lipsa de interes precum si cresterile de costuri fixe. Cum putem reduce sau inlatura aceste cauze? Cum putem castiga ceea ce ne-am propus? Au fost intrebari la care s-au cautat raspunsuri in cadrul discutiilor de grup ‘Brainstorming’ realizate in departamentele activitatii schi.

Solutia gasita de aceste grupuri a fost transferul unei parti din productie in Romania.

De ce aceasta strategie de transfer? Daca analizam una din cele trei linii de produs care s-a trasferat in Romania in ultimii 10 ani putem vedea ca, de exemplu, prin transferul productiei de clapari in Romania s-a reusit o reducere a rebuturilor cu pana la 80% in primii doi ani de productie precum si o scadere a costurilor cu mai mult de 50% aceasta datorita costurilor mai mici cu mana de lucru.

Ce se asteapta de la acest transfer, care sunt cerintele lui?

Per global se doreste scaderea costurilor de productie/reducerea rebuturilor, marirea

productivitatii, cresterea calitatii, respectarea termenelor de livrare si altele. Reusind sa atingem toate aceste cerinte ale proiectului de transfer inseamna sa inlaturam punctele negative din analiza SWOT realizata initial, inseamna diminuarea efectului de schimbare curs valutar $/€ avut asupra activitatii Salomon, precum si fructificarea oportunitatii oferite de Adidas aceea de a investi in activitatea de schi.

Pentru ca acest proiect sa fie fezabil el trebuie sa se realizeze cu investitii initiale minime ceea ce inseamna gasirea unor spatii deja existente in cadrul carora sa se mute o parte din utilajele din Franta. In urma prospectarii celor doua zone principale in care au loc activitati de productie Salomon -Orastie si Oradea- firma Chimica din Orastie si-a aratat interesul in punerea la dispozitie a unei cladiri precum si in efectuarea de investitii in amenajarea acesteia.

Finantarea proiectului de transfer este facuta din surse proprii mai exact prin investitii de 2 miliarde de euro realizate de firma Adidas. O parte din profiturile realizare de Salomon in anul 2008 din activitatile de clapari, roti si legaturi de schi va fi orientata spre investitii in activitatea noastra.

Fluxul de numerar pentru urmatorii cinci ani este urmatorul:

In anii urmatori investitiei datorita restructurarilor din Franta se vor vinde spatiile utilizate pentru stocaj precum si spatiul destinat birourilor iar banii vor fi folositi pentru sustinerea si dezvoltarea activitatii din Romania. Deasemenea prin reorganizarea productiei din Franta (retehnologizare/dezvoltare tehnologie pentru schiuri injectate) si prin buna formare a personalului din Romania se prevede o reducere substantiala a rebuturilor si a stocurilor precum si o crestere a productivitatii.

Dupa cum arata fluxul de numerar se prevede o recuperare a investitiei in primii patru ani de productie dupa care profiturile realizate din activitatea din Romania vor fi mai mari de 2 mld €. Rata interna de rentabilitate a proiectului este de 17% in conditiile in care costurile de finantare sunt zero(datorita investitiilor realizare din surse proprii de catre cele trei firme) iar rata dobanzii pe piata bancara este de 10%, de unde rezulta ca proiectul de transfer in Romania este unul fezabil.

Managementul firmelor Salomon si Adidas a fost de acord cu aceasta rata de rentabilitate a proiectului de transfer dorind a i se detalia cele mai importate faze ale proiectului: cea de formare personal, amenajare spatiu si transfer utilaje precum si de demaraj productie.

Astfel, pana la mijlocul anului 2009 Chimsport Orastie va trebui sa mute toate echipamentele existente in cladirea afectata activitatii de schi, sa renoveze interiorul (niveleze si consolideze solul), sa schimbe geamurile si instalatia electrica, sa consolideze acoperisul.

Chimica si Salomon Romania trebuie sa-si gaseasca 8 persoane (calitate, tehnic, intretinere, logistica) care sa merga la formare in Franta. Aceasta formare va avea loc inainte de trimiterea primelor masini catre Romania.

La finalul anului 2009 se vor muta primele masini (doar doua prese plus zona de decorare si uzinare) schiurile urmand apoi a se trimite in Franta pentru a fi aduse la faza finala (intoarcere, flamaj si montare legaturi) rezultind un demaraj al productiei la inceputul lui 2009. La mijlocul anului 2009 se vor transfera cele doua masini de intoarcerle spatula plus toate masinile de uzinare iar la final de an urmand a se transfere si finalul de linie plus inca doua prese de montaj, de unde rezulta ca la inceputul anului 2010 se vor livra schiuri finite din Romania.

Pentru a vedea care sunt principalele activitati ale proiectului nostru si pentru o dataliere pe sarcini si o identificare cat mai exacta a costurilor de proiect von folosi analiza WBS.

Analiza WBS

Estimarea costurilor si termenelor proiectului de amenajare se face apeland la firme de constructii (se vor incheia contracte cu stabiliri de penalizari in caz de depasire). Defalcand activitatea de instalare frigider pe componente de cost si anume pe: achizitionare frigider, achizitionare panou electric, instalare panou electric, instalare si legare frigider la reteaua de curent, testare, se pot identifica costurile cu montarea frigiderului, costuri estimare pe baza cataloagelor de pret, ofertelor de la furnizori.

Pentru estimarea costurilor de transport, firma Dentressangle stim ca are un pret de 2000€/transport Fr-RO=> cele doua prese plus utilajele necesare uzinarii vor putea fi transportate in 10 camioane.

Pentru estimarea intregului proiect s-a recurs la metoda defalcarii si anume la descompunerea acestuia pe parti si estimarea valorii fiecarei parti. Astfel, pentru amenajarea spatiului de productie Chimica a fost insarcinata cu evaluarea intregii activitati, aceasta recurgand la o metoda de evaluare standardizata folosind preturi de catalog pentru componentele necesare amenajarii, respectiv apeland la ofertele facute de mai multe firme de constructii. Deasemenea aceasta valoare a fost comparata cu valoarea investitiei realizata in urma cu doi ani pentru amenajarea unui atelier de productie legaturi de schiuri la Oradea.

Pentru evaluarea activitatii de instruire personal s-a format un grup de proiect in Franta care a fost insarcinat cu stabilirea unui program de lucru (ore necesare formarii) si a unui personal formator.

Activitatea de demontare si instalare utilaje a fost evaluata prin defalcarea pe componente respectiv prin estimarea fiecarei componente. Aceasta estimare a fost facuta de personalul tehnic si comparata cu valoarea investita pentru transferul productiei de legaturi.

Valoarea intregului proiect a fost corectata cu valoarea inflatiei pentru urmatorii 5 ani si s-a stabilit in plus o suma necesara pentru situatii neprevazute, rezerve manageriale.

Toate aceste estimari au fost consolidate si evaluate atat de catre managerul proiectului nostru cat si de managerul proiectului de transfer legaturi pentru a se putea inlatura subiectivitatea acestor estimari.

Tinand cont de toate acestea putem spune ca evaluarea intregului proiect are o precizie de 85%.

Riscurile cu care s-ar putea confrunta priectul nostru pot fi analizate pornind de la structura WBS si ar fi urmatoarele:

Pentru a putea reduce sau chiar elimina riscurile care decurg din implementarea acestui proiect propunem urmatoarele metode:

1. Pentru evitarea intarzierilor in amenajarea spatiului de productie din Romania se vor transfera aceste riscuri cu ajutorul subcontractarii acestor sarcini catre o firma specializata cu renume in constructii. Se va incheia un contract in cadrul caruia se vor stipula penalizari in cazul nerespectarii termenelor, se vor demara activitatile in timp util si se va inscrie in contract un termen de finalizare mai avansat fata de termenul propus. Prin toate aceste masuri se reduce la maxim probabilitatea aparitiei acestui risc.

2. Pentru a dimensiona necesarul de forta pe care trebuie sa-l suporte instalatia electrica trebuie determinata puterea instalatiei utilizata in Franta apeland la cunostrintele specialistilor in echipamente electrice din departamentul tehnic al Salomon SA.

3. Echimanentele de lucru se vor transporta in intregime fara o demontare amanuntita a componentelor. Se vor inchiria mijloace de transport care sa suporte transportul masinilor cu volum si greutate mare tocmai pentru evitarea demontarii. Acolo unde va fi cazul de demontare, aceasta va fi realizata numai de personalul de la intretinere, personal familiarizat cu fiecare dintre aceste masini, care dispune de schite de asamblare si demontare a echipamentelor.

4. Intarzieri in demarajul productiei pot aparea numai din nerespectarea termenelor pentru amenajare cladire si instalare utilaje sau fie din lipsa componentelor de productie. Primele doua riscuri se vor elimina sau reduce prin transfer iar asigurarea componentelor de productie se va face prin stabilirea unor termene de livrare a componentelor mult mai avansate sau prin constituirea in Franta a unui stoc minim necesar din fiecare component care vor fi livrate cu un avans de o saptamana fata de data de productie. Pentru reducerea impactului intarzierilor in demaraj, cantitatile care se vor da spre fabricare in Romania vor fi mici si ele se vor produce in paralel si in Franta pentru a nu avea impact asupra clientilor.

5. Formarea personalului calitate si productie se va face  pe o perioada de 2 luni implicand lucru efectiv in uzina din Franta. Din Franta vor fi trimisi trei responsabili productie, intretinere si calitate care sa asiste personalul roman in faza de demaraj. Toate acestea vor duce la reducerea riscurilor de a avea produse non conforme calitativ. Cum am mai precizat si la punctul anterior impactul unei calitati proaste a produselor se va reduce la maxim prin realizarea acelorasi produse in Franta care vor fi distribuite clientilor Salomon.

La fiecare debut de saptamana se vor reuni grupurile de proiect care vor trebui sa prezinte statusul lucrarilor de amenajare, formare, trasnsfer si instalare. Termenele de finalizare a tuturor acestor activitati vor fi avansate pentru a avea timp de remediere in cazul producerii riscurilor prezentate mai sus.