Managementul costurilor

1. Notiuni generale

Managementul costurilor cuprinde atat controlul cheltuielilor, cat si pe cel al veniturilor. De asemenea, acest control implica analiza modului in care sumele de bani primite sau cheltuite se inscriu in buget, dar si momentul acordat fiecarei tranzactii.

Factorii determinanti pentru managementul costurilor sunt:

• atentia acordata costurilor de catre stakeholderi;
• defalcarea sarcinilor pe pachete de lucru usor gestionabile;
• divizarea bugetelor astfel incat fiecarui pachet de sarcini sa-i corespunda o parte proprie din bugetul total;
• stabilirea unui calendar eficient al lucrarilor;
• practicarea unui management eficace, astfel incat sa asigure respectarea calendarului;
• realizarea unei metode eficiente de comparare a cheltuielilor efectiv realizate cu cele planificate;
• intocmirea corespunzatoarea a specificatiilor si contractelor;
• investigarea soliditatii financiare a clientului;
• investigarea din punct de vedere financiar a furnizorilor si a subcontractorilor;
• utilizarea eficienta a licitatiilor, incat sa asigure cele mai reduse costuri;
• inregistrarea timpului suplimentar lucrat;
• monitorizarea platilor;
• recuperarea cheltuielilor pentru facturi de telefon, consumabile etc.;
• facturarea corecta a clientului;
• intocmirea de rapoarte periodice.

2. Tipuri de costuri

In lucrarile de management de proiect sunt indicate multiple tipuri de costuri. Toate aceste tipuri sunt cunoscute de catre contabilul si economistul cu care colaboram. Pentru noi, managerii de proiect sau membrii echipei de proiect, este util sa cunoastem urmatoarele categorii de costuri:

Costuri de capital - cele legate de achizitionarea materialelor (in general a elementelor de proiect care au forma fizica). Tot aici mai sunt incluse costurile cu instalarea si punerea in functiune a acestora.

Costuri de exploatare - mentenanta materialelor cumparate anterior.

Costuri financiare - legate de sursele de finantare ale unui proiect. Un proiect poate avea surse multiple de finantare: de la bugetul statului, fonduri nerambursabile, grant-uri, sponsorizari, credite bancare. Costurile legate de aceste surse sunt de exemplu: rata dobanzii pentru credite; rata dividendelor care trebuie platite actionarilor.

Costuri fixe: sunt cele care nu se modifica. De exemplu daca organizez un targ de carte inchiriez un numar de standuri. Chiria pentru acele standuri este fixa: nu se modifica indiferent de cate standuri am. Asta doar daca nu sunt un bun negociator. Salariul pe care il platesc paznicului este iar un cost fix pentru ca ii dau o suma fixa care nu depinde de cate standuri am sau alte lucruri de genul acesta.

Costuri variabile: sunt cele care se modifica. De exemplu pentru fiecare stand de mai sus angajez studenti care sa imi reprezinte editura si sa imi vanda cartile; in general acesti studenti sunt platiti in functie de vanzari: cu cat vand mai mult cu atat castiga mai mult. Aceeasi situatie este cu agentii de asigurare: cu cat fac mai multe polite cu atat castiga mai bine.

Costuri directe: sunt cele care pot fi calculate pe unitate de produs vandut sau chiar produs. De exemplu, salariul pe care il dau studentilor este cost direct pentru ca stiu cate carti imi poate vinde si mai stiu si cam cate carti se vand in general. Chiria iar e un cost direct pentru ca stiu cat ma costa sa inchiriez cate un umbrar. Daca vreau sa fac o masa stiu ca am nevoie de patru picioare si o tablie; stiu cat costa lucrurile acestea luate separat. Alt exemplu: daca cer consultanta. Costurile directe nu este obligatoriu sa fie si fixe simultan.

Costuri indirecte sau de regie: sunt cele care nu pot fi calculate pe unitate de produs. De exemplu salariul directorului de editura este cost indirect pentru ca el primeste un salariu care nu variaza in functie de cate carti se vand acolo; asta se intampla pentru ca are si alte responsabilitati care nu pot fi cuantificate separat. Alte astfel de costuri: intretinerea, lumina, telefonul (cand ma refer la convorbirile facute pentru acest targ si le scad din factura totala sunt costuri directe). Costurile indirecte nu este obligatoriu sa fie si fixe tot timpul.

Este bine sa cunoastem aceste tipuri de costuri pentru a sti ce anume cerem de la contabil cand il punem sa ne faca fezabilitatea financiara a proiectului. Cum se calculeaza nu este treaba noastra.

3. Estimarea costurilor proiectului

Se realizeaza pornind de la specificatiile proiectului. Sansele de a se face estimari gresite de costuri vor scadea daca proiectul este bine definit de la inceput. Proiectul contine intotdeauna surprize, de aceea nu va exista posibilitatea ca erorile in estimarile initiale sa fie reduse la zero.

Dupa gradul de certitudine, estimarile pot fi:

• aproximative realizate anterior proiectului, cand informatiile existente sunt foarte vagi si este nevoie de o formulare practica a tuturor activitatilor viitoare. Se aplica si in cazurile de urgenta si sunt extrem de utile pentru a verifica necesarul de resurse posibil.
• comparative realizate prin compararea muncii pentru un proiect nou cu munca desfasurata in alte proiecte similare din trecut. Acuratetea acestei estimari depinde de gradul de incredere produs de solutia proiectului, metodele de lucru alese in el si de asemanarea lui cu anterioarele proiecte.
• de fezabilitate realizate numai dupa efectuarea unor activitati semnificative de conceptie preliminara a proiectului.
• definitive efectuate catre sfarsitul proiectului, fie pornind de la zero, fie actualizand estimarile comparative si de fezabilitate anterioare, ultima varianta fiind cea optima. Atunci cand costurile reale le inlocuiesc pe cele estimate, acuratetea estimarii se imbunatateste.

3.1 Faze ale procesului de estimare.

Orice element care nu este inclus in estimarile de cost pune in pericol planificarea si calendarul de lucru ale proiectului.

Primul pas al procesului de estimare al costurilor este defalcarea activitatilor: se realizeaza cu ajutorul WBS (organigrama proiectului), si reprezinta un mod de micsorare a riscului de a omite ceva. Insa la inceputul proiectului, este foarte posibil ca schema activitatilor sa fie efectuata in termeni generali, necunoscandu-se multe dintre detalii.

Urmatorul pas este colectarea estimarilor pentru timpii de lucru, pentru durata activitatilor. Datele le extragem din diagramele cu ajutorul carora am estimat timpul (vezi capitolul anterior).

In fine, trebuie sa culegem date despre resursele necesare: umane si materiale. Materialele necesita doua tipuri de estimari pentru fiecare activitate:

costul total estimat (+ taxele de livrare si alte taxe) - adeseori, costurile materialelor insumeaza peste jumatate din costul proiectului);

timpul total de livrare.

O estimare este completa doar atunci cand se tine cont de costurile de ambalare, de transport, asigurare, impozite etc. pentru intocmirea ei.

In estimare trebuie sa tinem cont ca, anual, au loc cresteri ce corespund inflatiei: de salarii, materii prime, transport, utilaje, cladiri. Devalorizarea aceasta a banului este inevitabila, iar ratele inflatiei costurilor nu pot fi usor prezise pe termen lung, fiind influentate de factorii politici, economici, de mediu. Dar in orice proiect pe termen lung este necesara estimarea unei rezerve alocate cresterii costurilor. Conditiile din contract pot permite contractorului sa ceara o ridicare a pretului, daca apar cresteri de costuri pe care nu le poate controla (cresteri de salariu in industria nationala). Obisnuita practica in estimarea costurilor proiectului este de alegere a unei valute de referinta pentru proiect, apoi de schimbare a tuturor costurilor estimative in acea valuta.

4. Bugetul

Estimarile costurilor vor fi transpuse in bugetul proiectului. Trebuie sa cunoastem suma alocata atunci cand facem planul; daca nu stim de la inceput de cai bani dispunem, cand se contureaza planul proiectului si ne facem o idee despre costuri clientul se sperie si da inapoi sau chiar renunta.

Nu ne intereseaza, inca o data subliniem, modul de calcul al diferitelor costuri. Aceasta este slujba contabilului. Noi indicam criteriile generale pe care orice manager de proiect trebuie sa le aiba in vedere.

Tabel  Buget

Avand in vedere ca bugetul se realizeaza la inceputul proiectului, in faza de planificare, ultima coloana a tabelului de mai sus nu se completeaza. Aceasta se va completa la finalizarea proiectului pe baza facturilor, bonurilor de casa etc.

Orice firma desfasoara o anumita paleta de activitati. Scopul managerilor este de a standardiza cat mai mult procesul de realizare a acestor activitati astfel incat de la proiect la proiect diferentele dintre costurile estimare si costurile realizate sa fie cat mai mici.

Pe baza bugetelor se permite compararea costurilor efectuate si a rezultatelor obtinute intr-un proiect cu costurile si rezultatele planificate. Exista doua posibilitati de realizare a acestei analize

monitorizarea costurilor fara definirea momentelor de referinta este o metoda cu eficienta redusa , intrucat nu poate aduce raspunsurile la intrebari importante

monitorizarea costurilor cu definirea momentelor de referinta care presupune mai multe etape.

o  identificarea fazelor semnificative este primul pas si consta in identificarea unor evenimente cheie ale proiectului, pentru fiecare dintre aceste faze fiind necesare data la care a fost indeplinita, bugetul alocat si reprezentarea grafica a planului bugetar in concordanta cu fazele semnificative;

o  reprezentarea grafica a realizarilor si cheltuielilor;

o  compararea graficelor de cheltuieli curente, cheltuieli planificate;

o  evaluare.

Metoda are totusi unele dezavantaje, astfel , informatia poate fi extrasa dupa ce raul a fost facut, modificarile de program impun si modificarile graficelor, iar rezultatele nu permit previziuni referitoare la finalul proiectului.

5. Termeni folositi in diferite metode de calculare a costurilor

Desi nu suntem preocupati in a cunoaste toate detaliile legate de partea financiara a proiectului, avand in vedere ca acestea sunt responsabilitatea contabilului sau economistului, prezentam cateva concepte care ar trebui cel putin intelese de catre managerul de proiect. Am ales folosirea variantei in limba engleza pentru a ne asigura de acuratetea informatiei transmise.

Sursa: (Hall si Keynes, 1998: 46)