Office xp - word, excel power point, outlook, internet

Office XP - WORD, EXCEL POWER POINT, OUTLOOK, INTERNET

Office XP introduce cateva noi facilitati inovatoare, avand inclus suportul pentru recunoasterea comenzilor vocale si a dictarii, se pot introduce comenzi si sa se "tasteze" fara a se atinge tastatura.

Rularea aplicatiilor Office XP

Programul de instalare al Office-ului XP va adauga icoanele aplicatiilor Office XP in meniul Start, Programs din Windows. Se deschide meniul Start apoi meniul Programs si se apasa numele aplicatiei dorite.

Bara de scurtaturi si folosirea sa

Microsoft Office are inclusa propria bara de instrumente numita Shortcut bar care apare in partea dreapta a ecranului. Bara de scurtaturi contine butoane pentru creare de noi documente, mesaje si ideplinirea altor sarcini specifice Office-ului. Daca bara de instrumente nu apare, ea poate fi activata urmand calea: Start, Programs, Microsoft Office Tools, Microsoft Office Shortcut Bar.

Salvarea, denumirea si deschiderea fisierelor

Pentru a se deschide un nou fisier se apasa butonul New sau se deschide meniul File si apoi New.

Pentru a se salva un document in Office se deschide meniul File si se selecteaza Save. Daca documentul este salvat prima oara se va cere un nume si locul unde sa fie salvat.

Microsoft Word

Microsoft Word este de cativa ani un erou al programelor de procesare de text, si chiar daca este atat de puternic Microsoft nu a uitat de sarcinile simple ca scrierea unei scrisori, editrea adreselor pe plicuri si aranjarea textului in coloane.

Inserarea, lipirea si stergerea textului

Nu se apasa Enter la sfarsitul liniei deoareceWord trece automat la linia urmatoare in tmp ce scrieti.

Cursorul va fi bara verticala care palpaie, si care va arata locul in care va fi scris textul.

Linia orizontala marcheza sfarsitul documentului. Nu se poate scrie si nu se poate insera nimic sub aceasta linie.

Mouse-ul va fi mutat in locul unde se doreste a fi sris textul si se apasa butonul din stanga. Textul scris va fi inserat si vechiul text sa ve muta spre dreapta

Pentru a inlocui un text se selecteaza si apoi se incepe scrierea altui text.

Pentru sterge textul aflat la dreapta cursorului se apasa tasta Delete, iar pentru a sterge textul aflat la stanga cursorului se apasa tasta Backspace.

Formatarea unui text

Formatarea unui text se face cu ajutorul barei de formatare din Word, care prezinta o lista de butoane. Pentru a vedea butoane suplimentare, se va apasa butonul Toolbar Options.

Alinierea textului in coloane si tabele

In Word se pot folosi coloane si tabele reusindu-se astfel crearea unei pagini de ziar, perfect aliniate cu afecte de umbra sau chenare.

Pentru a crea coloane se pozitioneaza cursorul acolo unde se doreste inceperea unei coloane.

Se dechide meniul Format si se selecteaza Columns

Se selecteaza unul dintre tipurile de coloane

Corectarea documentelor Word

Word este in stare sa corecteze greselile de ortografie prin programul de verificare a gramaticii ,iar dictionarul de sinonime ajuta la gasirea de sinonime.

Tehnici de supravietuire in Office :redresarea

dupa caderile de sistem

Computerele sunt cunoscute pentru faptul ca se pot bloca in cele mai nepotrivite momente. In cazul in care calculatorul se blocheaza riscati sa pierdeti toate modificarile facute de la ultima salvare iar in cazurile grave chiar documentul. Office XP este echipat cu cateva utilitare de siguranta pentru a va ajuta sa recuperati datele in cazurile intreruperilor de curent.

Microsoft numeste aceste utilitare airbag-uri pentru Office:

SAVE ON CRASH in cazul blocarii sistemului aplicatia va salva automat modificarile. La repornirea aplicatiei va fi afisata o fereastra prin care se va recupera fisierul

TIMED SAVE programul office salveaza automat documentul la anumite intervale de timp. Cand documentul original este distrus se poate deschide un fisier backup.

DOCUMENT RECOVERY TASK PANE - cand se restarteaza office-ul dupa o cadere a sistemului fereastra document recovery se va deschide automat.

HANK MANAGER - cand una din aplicatiile Office se blocheaza aceasta optiune este capabila sa recupereze datele inainte ca aceasta sa se deschida complet

CORRUPT DOCUMENT RECOVERY- documentele care au coduri de fomatare sau alte coduri ascunse pot deveni incurcate in urma unei blocari

OFFICE SAVE MODE - daca unele dintre programe nu porneste se va deschide o fereastra de dialog si va va ajuta sa rezolvati problema.

COMENZILE VOCALE IN OFFICE

Office XP are capacitatea de a intelege comenzile vocale si dictarea. In loc sa folositi mouse-ul printr-o multime de meniuri si ferestre puteti sa-i spune-ti aplicatiei Office ce sa faca.

Cerinte Hardware:

Procesor : PII 400 Mhz sau mai mare

Memorie : 128 MB RAM

Placa de sunet

Microfon

Exemple de comenzi vocale:

"Return" sau " Enter"; "Backspace"; "Delete"; etc

Office recunoaste si scrisul de mana

O facilitate oferita de office celor care urasc sa dactilografieze este recunoasterea scrisului de mana asa ca in loc sa "ciocaniti" la tastatura se poate mazgali textul cu un pix special sau cu un mouse standard iar office-ul va converti ciornele in text dactilografiat.

Mutarea, taierea si copierea textului

Inainte de a face aceasta operatie, asupra unei zone de text, aceasta trebuie mai intai selectata prin una din metodele cunoscute, apoi se merge in meniul Edit, Copy pentru copiere sau Edit, Cut pentru mutare, apoi se merge in destinatie (locul in care dorim sa punem textul) in meniul Edit, Paste. Office-ul poate inmagazina in memoria temporara Clipboard pana la 12 astfel de operatii.

Comenzile Find si Replace

Pentru a inlocui un cuvant in document este de ajuns a merge in meniul Edit, Replace la rubrica Find What, introduceti textul cautat iar la rubrica Replace cel cu care doriti sa-l inlocuiti. Inlocuirea este de doua tipuri: inlocuire pas cu pas Replace si inlocuire totala Replace All. Anularea operatiei se face cu Cancel.

Modalitati de vizualizare in Word

Modul normal deruleza rapid documentul dar nu reda fidel textul acolo unde sunt formatari.

Modul Web Layout - pentru vizualizarea unui document in mod online; ca si cum am citi o documentatie.

Modul Print Layout - modul cel mai folosit, reda fidel textul. Acestui mod I s-au atribuit urmatoarele litere: WYSIWYG (WHAT YOU SEE IS WHAT YOU GET).

Modul Outline- schematic folosit in documente mari. Referitor la modul de vizualizare pentru a ne asigura ca ocupam o pozitie buna in pagina, ne vom pune limite text (granite de text). Granita de text reprezinta distanta dintre muchia foii (sus-jos, stanga-dreapta) si zona in care vom incepe editarea, lucru care se poate realiza din meniul Tools, Options, View,Text Boundaries. Formatarea unui document inseamnaaducerea acestuia la forma dorita prin schimbarea atributelor de text si paragraf. Formatarea se poate face pe trei nivele:

document (setare pagina- limite text) meniul File,Page Setup.

text ( dupa efectuarea selectiei ) meniul Format, Font,

paragraf (aliniere, distantare, spatiere) meniul Format, Paragraf.

Bordarea zonelor de text si a documentului

In activitatea de zi cu zi, ne lovim de situatiile in care pentru a marca un paragraf trebuie sa-I atribuim un chenar, lucru realizabil din meniul Format, Borders and Shading. Aici ni se ofera posibilitatea de a ne personifica chenarul respectiv prin tip de linie grosime si culoare. Aceleasi acracteristici si pentru intregul documentdar trebuie sa ne mutam la rubrica Page Border. Umplerea chenarelor cu culoare, se face comutand la Shading.

Utilizarea coloanelor

Aplicatie care face operatia de citit si parcurs mai usoara. Operatia de impartire a spatiului de editare in numar de coloane, se poate face prin reper de Tab sau utilizand un meniu dedicat acestui scop. In utilizarea reperului de Tab suntem limitati ca spatiu in interiorul coloanelor. Ce s-ar intampla daca coloana din mijloc ar avea un numar mai mare de informatii de introdus? Efectul de coloana ar disparea deoarece textul care se introduce in coloana din mijlocse distribuie centru- exterior, deci s-ar uni cu coloanele 1si 3. Metoda cea mai folosita pentru impartirea suprafetei de lucru, in numar de coloane indiferent care ar fi volumul acestora, se face din meniul: Format, Columns. Acesta permite alegerea numarului de coloane, limitator de coloane si spatiul de introducere al datelor, care poate fi identic sau nu. Am impartit suprafata de lucru in doua coloane. Ne aflam in prima coloana si dorim trecerea in celalta. Cursorul de editare trebuie sa fie pe un nou rand, apoi se merge in meniul Insert, Break, Column, Break. Daca dorim trecerea la un numar, sa zicem de 5 coloane, pozitionate sub primele doua, putem as facem acest lucru daca vom pune o sectiune in continuarea documentului si apoi sa ne alegem numarul specificat de coloane. Operatie: se lasa cursorul de editare in coloana a doua, pe un nou rand, se merge in meniul Insert, Break, Continous, OK, si apoi se pune numarul de coloane din meniul Format,Columns.

Utilizare formulare

Formularele sunt documente speciale care permit introducerea datelor in zone numite campuri. Orice formular este format din zona textului explicativ ex: nume si prenume, si zona campului ex: Popescu Ion. Campurile unui formular pot fi de tip: text, buton de validare sau lista derulanta. Aceasta bara se activeaza din eaniul View, Toolbars, Forms. Introducerea datelor in campuri este posibila doar prin actionarea butonului Protect Form de pe aceasta bara.

Utilizarea tabelelor

Avem doua metode de creare a tabelelor. Metoda automata prin specificarea numarului de coloane, precum si formatarea automata a acestuia. Aceasta aplicatie este realizabila din meniul: Table, Insert-Table. Cea de a doua metoda se foloseste atunci cand tabelul de realizat, nu are o uniformitate in numarul de randuri si coloane ex:o celula impartita in patru.

Imbinarea de mesaje (Mail Merge)

Aplicatie foarte des folosita si dorita atunci canddorim sa trimitem scrisori tip, catre adrese tip. Se poate face imbinare de mesaje pe scrisori tip, plicuri, etichete postale sau catalog.

Exemplificare: se doreste trimiterea unor scrisori tip catre un grup de persoane si printarea adreselor acestora pe plicuri.

Solutii : se creaza doua tabele: tabel 1 si tabel 2. Tabelul 1 contine campurile pentru scrisoarea tip, tabelul 2, adresele persoanelor. Se trece la compunerea scrisorii tip. Apoi se merge in meniul Tools, Mail Merge de la rubrica Create se alege From Letter (intrucat facem o scrisoare )apoi de la rubrica Get Data se alege Open Data Source si se cauta tabelul 1 si apoi Edit Main Document revenind in documentul initial va aparea o bara superioara pentru imbinarea de mesaje. Se vor alege pe rand campurile pentru scrisoare din meniul Insert Merge Field si pentru stabilirea legaturii cu baza de date se va actiona butonul <<ABC>>. Navigarea se va face cu butoanele de rigoare sus afisate

Aplicarea adreselor pe plic se va face in acelasi mod numai ca trebuie sa fim pe un nou document si sa ne alegem ca baza de date tabel2

Microsoft Excel

Excel este un tabelator matematic ,un program care lucreaza cu foi de calcul si tabele.

La deschiderea programului, in fereastra Excel se vor intalni urmatoarele :

Bara de titlu care cuprinde denumirea programului( Excel in cazul de fata)

Bara de meniuri in care se pun la dispozitie o serie de meniuri si functii ale acestora,

Edit Formula in care se pot introduce date , texte, etc.

Foile de calcul sau Sheets sunt in numar de trei iar numarul lor se poate extinde pana la 256 d efoi pe registru.

Etichetele de tabel permit trecerea prin tabele din workbook

Caseta de formule permite introducerea de formule.

Celula activa este celula cu un chenar mai gros in jurul sau. Atunci cand se apasa pe o celula ea devine activa.

Introducerea de date

In Excel se pot introduce imagini, sunete, adrese de Web sau e-mail, dar adevarata lui intrebuintare consta in calcule cu numere si formule.

Etichetele sunt inregistrari de text.

Numere sau valori datele brute de care este nevoie

Formule inregistrari care ii spun programului sa efectueze calcule. Daca scriem, de exemplu , formula =A6+C3 in celula D5, Excel va aduna valoarea din celula C3 cu cea din A6, si va insera suma in celula D5. Cand se tasteaza o formula si se apasa Enter rezultatul va aparea in celula .

Cand introducem date si s-a scris o inregistrare relativ lunga ea va ramane in celula, dar numerele vor parea taiate sau vor aparea ca o serie de semne diez (########). In acest caz se va largi coloana respectiva. Se apasa oriunde iin interiorul coloanei respective si se deschide meniul Format , se selecteaza Column, si apoi, AutoFit Selection.

O alta modalitate de a aranja textul este ca Excel sa-l aranjeje linie cu linie. Pentru ca aceasta optiune sa fie activata se va deschide meniul Format si se selecteaza Cells. Se apasa butunul casetei Alignment si apoi se marcheaza Wrap Text, dupa care se apasa OK.

Lucrul cu tabele

In cele mai multe cazuri este de ajuns un singur tabel, dar in evidenta cheltuielilor unei afaceri este necesara introducerea de mai multe tabele.

Inserarea unui tabel se face din meniul Insert si apoi se apasa Worksheet.

Stergerea unui tabel se face apasand cu butonul din dreapta eticheta tabelului si se selecteaza Delete.

Redenumirea unui tabel se face apasand butonul din dreapta si se selecteaza Rename sau se efectueaza dublu-click pe numele etichetei.

Introducerea de formule

Formulele Excel sunt practice si permit efectuarea de calcule matematice (adunare, scadere,

inmultire sau impartire)

Toate formulele trebuie sa inceapa cu semnul ( = ). Daca se incepe cu o litera Excel va considera aceasta inserarea unui text.

Pentru a usura munca Excel are, gata facute, Functii care pot fi utilizate pentru a efectua operatii cu doua sau mai multe valori cu o intreaga serie de date. De exemplu pentru a determina valorile celulelor A5- G5 se poate folosi functia =SUM(A5:G5) in loc sa se scrie =A5+B5+C5+D5+E5+F5+G5, care este lunga si ar dura mult ca sa fie tastata.

Utilizarea functiilor

Excel pune la dispozitie zeci de functii, utilizate in activitatea de birou, in diverse domenii de activitate(functii statistice, financiare, matematice, pentru baze de date, cautari si comparari, informationale, etc.). Excel mai pune la dispozitie utilizarea previziunilor si scenariilor, utile atunci cand dorim aflarea anumitor informatii fara a le pierde pe cele de baza. Acestea au aparut datorita jocului de cuvinte " ce s-ar intampla daca . ?" lucru realizabil prin calcul tabelar prin schimbarea unei variabile sau doua.

Crearea graficelor

Crearea graficelor are ca scop reprezentarea grafica a unor valori numerice. Reprezentarea grafica a datelor se face cu Chart Wizard, in care va trebui sa alegeti tipul de grafi dorit.

Graficele folosesc la reprezentarea grafica a datelor din foile de calcul si pot fi prelucrate dupa dorinta, meniurile de context ale diferitelor elemente ale graficelor.

Microsoft PowerPoint

Acest program realizeaza partea de prezentare grafica, fiind util in crearea de materiale vizualepentru comunicarea diferitelor informatii. Se pot crea prezentari avnd ca suport de iesire anumite clisee care se mai numesc diapozitive sau Slide- uri. Acestea sunt pagini ale reprezentarii si contin texte, obiecte desenate, animatie si efecte sonore.

Crearea unei prezentari

La deschiderea programului vom avea de ales intre patru optiuni, si anume:

AutoContent Wizard - prin aceasta vom alege modul in care vom folosi prezentarea. Aceasta este utila pentru ca PowerPoint va face cea mai mare parte din munca.

Template ofera un sablon pentru construirea unei prezentari.

Blank presentation este o optiune care lasa utilizatorul sa-si aleaga modul in care va construi prezentarea.

Open an existing presentation permite deschiderea unei prezentari deja creata si salvata anterior.

Pentru inserarea unei casete de text intr-o pagina de prezentare, se apasa Insert, Text Box si apoi se traseaza cu mouse-ul caseta . atunci cand se doreste afisarea unei fereastre de sarcini Insert Clip Art, se selecteaza Insert, Picture, Clip Art. In completarea datelor vizuale cu efecte sonore, se va deschide meniul Insert, Movies and Sounds, dupa care se apasa optiunea dorita: Sound from Clip Organizer, Sound from File, Play CD Audio Track sau Record Sound. Pentru nararea intregii prezentari se va afisa prima pagina a acesteia si se va selecta Slide

Pentru rularea AutoContent Wizard se selecteaza File, New si apoi se apasa legatura From AutoContent Wizard. Cand se doreste introducerea unei noi pagini in prezentare, se selecteaza pagina care se doreste a fi inserata si se apasa butonul New Slide. Schimbarea aspectului general al unei prezentari se da comanda Format, Background sau Format, Slide Design.

Microsoft Outlook

Microsoft Outlook permite

emiterea si receptionarea de mesaje prin posta electronica (e-mail) si fax.

Planificarea unor intalniri cu colaboratorii.

Memorarea informatiilor legate de contractele de afaceri si personale

Actualizarea datelor personale referitoare la proiecte personale sau de grup.

Pastrarea unor inregistrari ale unor evenimente importante.

Accesul la programele si fisierele de tip document de pe calculator din reteaua locala sau internet.

Fereastra programului este divizata in doua parti:

Chenarul cu aplicatii Outlook - se afla in partea stanga a ferestrei.

Vizualizatorul de informatii - se afla in partea dreapta a ferestrei.

In fereastra cu aplicatii Outlook se afla trei butoane numite Out look, Mail si Other care se folosesc in dorinta afisarii a diferite grupuri de foldere, care sunt de doua feluri:

foldere personale

foldere de tip fisier

Folderele personale memoreaza informatii care sunt gestionate de programul Outlook. Toate folderele sunt memorate intr-un singur fisier, avand extensia .PST. pentru a accesa folderele personale se actioneaza unul dintre butoanele Outlook sau Mail

Folderele de tip fisier sunt foldere ce contin fisiere memorate in calculator sau in reteaua la care este conectat calculatorul.

Citirea mesajelor

Cand soseste un mesaj nou, programul Outlook afiseaza un icon in partea dreapta a liniei cu aplicatii (taskuri) Windows. Pentru citirea mesajului sau a mesajelor sosite, se deschide folderul Inbox. In chenar se vor vedea atat vechile mesaje citite si memorate, cat si cele noi sosite

Trimiterea mesajelor

Pentru a trimite un raspuns la un mesaj existent, se selecteaza mesajul respectiv din Inbox si apoi se actioneaza cu mouse-ul asupra unuia dintre butoane ale liniei cu instrumente Outlook:

Reply - se actioneaza atunci cand se doreste trimiterea ca raspuns la la mesajul selectat, destinatia fiind expeditorul mesajului.

Reply To All - se ationeaza atunci cand se doreste trimiterea unui mesaj selectat atat celui care l-a trimis , cat si altor destinatari.

Forward - se actioneaza cand se doreste trimiterea unei copii a mesajului selectat, altor destinatari.

Internetul

Ce este internetul?

O retea de calculatoare. In functie de spatiul pe care il ocupa ca intindere, poate fi de tip :

LAN ( Local Area Network) retea locala cu suprafata mica de intindere.

WAN (Word Area Network) retea globala cu spatiu mare de intindere.

Internetul este o retea globala de calculatoare, care comunica intre ele folosind un limbaj comun si anume protocolul TCP/IP. Serviciile pe care le ofera Onternetul:

Comunicatie (Chat)

Stiri (News)

Retea (Net)

Posta electronica (e-mail)

Prospero (servicii prospero)

Wais (servere de informatii pentru retele extinse)

Instrumente necesare pentru navigarea in WEB:

Pentru a naviga in WEB trebuie sa avem un calculator, un modem si o legatura telefonica (sau calculatorul trebuie sa fie conectat direct la internet). Pentru a accesa Internetul trebuie sa obtinem un cont de la un furnizor de servicii Internet ( Internet Service Provider - ISP).

Sfat!

Cautati un furnizor de serviciicare ofera conexiuni Slim sau PPP (ppp este cea mai rapida si ofera performante mai bune). Veti avea nevoie de o conexiune Slim sau PPP pentru accesul la Internet din Windows. Intrebati furnizorul daca sunt disponibile conexiuni ISDN (Integrated Services Digital Network - retea digitala cu servicii integrate) in zona si care este pretul. Conexiunile ISDN sunt disponibile de la 56 Kbs la peste 1 Mb si ofera cele mai bune performante, in sensul accesului cel mai rapid si al legaturilor de cea mai buna calitate.

Selectia unui browser Web

Browserul Web interactioneaza cu severul Web printr-o relatie client/server. Browserul , in calitate de client, cere serverului sa-i trimita anumite documente. Browserul permite vizualizarea datelor trimise de serverul Web, deci pentru afisarea documentelor Web folosim un browser. Cele mai cunoscute browsere disponibile sunt Netscape Navigator si Microsoft Internet Explorer.