Obstacole in implementarea unui sistem de masurare a performantelor

Obstacole in implementarea unui sistem de masurare a performantelor

Masurarea executiei poate fi o risipa de timp, un proces dificil si costisitor. Cateva obstacole sunt frecvent intalnite in indeplinirea sistemului de masurare a executiei.

Rezistenta conducerii

Conducerea poate fi ingrijorata ca functionarii alesi, cetatenii si media vor folosi informatia pentru a-i face raspunzatori de rezultatele pe care nu le-au putut controla. Managerii se tem ca informatia va fi gresit inteleasa si folosita pentru a-i invinovati si a retrage resursele in vederea reducerii costurilor. Conducerea vede masurarea executiei ca un capriciu provizoriu sau un alt exercitiu de genul "a face sa functioneze" din care nu se obtine nici un beneficiu. Rezistenta poate genera un comportament neeficient cum este denaturarea sau refuzarea informatiei ce ar avea efect negativ asupra colectarii datelor si expunerii lor.

Rezistenta conducerii se poate reduce sau elimina prin orientare proprie, perfectionare, implicare vasta in proiect si implementare. Aceste faze trebuie sustinute cu resurse adecvate, asistenta tehnica si o continua analiza a rezultatelor concrete obtinute. Masurarea executiei ar trebui introdusa in domeniile care sunt in general privite ca fiind bine conduse.

O procedura ar trebui pusa la dispozitia acestor activitati pentru rezolvarea disputelor privind interpretarea datelor. Oricarei dovezi potrivit careia masurarea executiei ar imbunatati modul de a conduce, practicile de munca si relatia din interiorul si din afara domeniului de munca ar trebui sa i se faca publicitate pe scara larga.

Rezistenta angajatului

Angajatii se simt amenintati de masurare. Ei percep negativ consecintele si sunt sceptici in ceea ce priveste valoarea si utilitatea lor. Angajatii adesea considera masurarea ca o scuza pentru incarcarea programului de munca si pentru impunerea unor standarde sau norme de lucru irationale.

Masurarea este considerata uneori de angajati ca o modalitate a conducerii de a-i pedepsi pentru ca nu si-au indeplinit atributiile de serviciu. Rezistenta angajatului bazata pe informatii eronate de acest gen poate fi indepartata prin orientare si perfectionare. Implicarea angajatilor si a sindicatelor in proiectare si implementare si recompensarea participarii lor la aceste programe ajuta la eliminarea temerilor privind pierderea slujbei, standardele si efectele contrare. Intalnirile informale si progresul informatiei din scrisorile informative catre angajat vor ajuta sa pastreze angajatii informati in legatura cu beneficiile masurarii. Managerii trebuie sa supravegheze in mod permanent pentru a fi siguri ca sistemul este implementat corect, echitabil si fara nici o posibilitate de favoritism.

Rezistenta politica

Oficialii alesi sunt chiar mai interesati de resursele necesare decat de efecte. Ei se impotrivesc acelei informatii privind masurarea care arata ca programele lor preferate nu functioneaza. Exista de asemenea temerea ca informatia va fi folosita intr-un mod negativ de opozantii politici. Mai mult decat atat oficialii alesi pot fi ingrijorati ca prestarea obligatorie a performantelor obtinute din rezultatele masurarii executiei ar putea sa nu fie ceva realizabil din punct de vedere politic.

Oficialii alesi sunt de asemenea tematori ca datele masurarii pot fi manipulate de catre personal sau folosite de catre cetateni pentru cauze pur politice.

Suportul politic al oficialilor alesi poate fi castigat prin implicarea lor devreme in proces. Ei au nevoie sa fie informati despre beneficiile oferite prin masurarea executiei si cum pot folosi informatia pentru a imbunatati calitatea si corectitudinea politica a deciziilor ce trebuie luate. Oficialii alesi ar trebui sa ceara tipurile de informatii pe care le doresc. Ei au nevoie sa primeasca rezultatele masurarii si informatia pe baza imbunatatirii planurilor intr-o forma ce este inteleasa fara a fi prea mult simplificata. De asemenea ei simt nevoia sa fie intrebati din cand in cand daca informatia pe care o primesc este folositoare.

Lipsa resurselor

Un obstacol substantial poate fi lipsa analistilor, a timpului, a fondurilor si a tehnologiei de informare pentru a implementa un sistem de masurare a executiei. Instalarea unui sistem inteligent poate dura de la trei pana la cinci ani. Posibilitatile de procesare a informatiei sunt esentiale. Costul va depinde de faptul daca se foloseste interpretarea unui specialist, daca perfectionarea este necesara si de cat de repede trebuie implementat sistemul.

Obstacolele referitoare la resurse pot fi reduse prin perfectionarea personalului autohton, pornirea cu un proiect pilot si folosirea pe cat de mult este posibil a datelor disponibile. Nu reinventati roata! Invatatati din experienta acelor care au descoperit sistemele prospere.

Limitarile datelor

Lipsa informatiei poate fi o bariera majora. Istoria, costul, datele comparative sau normate pot sa nu fie disponibile sau bine organizate. Costul relativ poate fi implicat in colectarea datelor. Este posibil ca obiectivele sa nu fi fost stabilite sau sa fie ireale sau contradictorii. Pe de alta parte exista posibilitatea ca prea multe date s-au pierdut dintr-o varietate de surse ce nu sunt usor accesibile.

Problemele datelor pot fi minimalizate de o selectie precauta a serviciilor ce trebuie evaluate, folosirea datelor disponibile si initierea sistemului pe o baza pilot. Modificarea sistemului contabil pentru colectarea datelor dint-o activitate si costul central de baza pot fi folositoare. Introducerea analizei costului din contabilitatea inregistrarilor tranzitorii, gasirea costului si activitatea de stabilire a lui vor fi de asemenea de ajutor. Sistemul muncii la comanda este o alta metoda de acumulare a datelor evaluarii. Folosirea efectiva a tehnologiei informatice va facilita acest proces

Asteptari nerealiste

Sisteme de masurare a executiei au esuat frecvent datorita unor asteptari nerealiste.     Oficialii au considerat masurarea ca un leac universal. Ei sunt tentati sa creada ca sistemul ofera rezultatele peste noapte si le rezolva toate problemele.

Trebuie recunoscute limitele masurarii executiei, incluzandu-le si pe cele ce urmeaza:

S-ar putea ca efectul sa nu aiba loc decat cu mult timp dupa ce perioada masurii determina managerii sa creada ca au esuat cand succesul este aproape;

Masurarea nu indica gradul in care efectele raportate se datoreaza eforturilor entitatii mai degraba decat factorilor externi;

Nu se poate sti relatia exacta dintre un serviciu si impactul lui asupra comunitatii;

Nu toate serviciile sunt usor masurabile;

Masurile folosite s-ar putea sa nu fie cele mai relevante privind  indeplinirea unui obiectiv ;

Obiectivele, ele insele pot fi nerealiste;

Masurarea poate produce beneficii nesemnificative care intr-adevar pot intarzia progresul catre un efect dorit cum este folosirea completa a unui volum exagerat de resurse limitate pentru a obtine o solutie rapida la o problema relativ nesemnificativa ;

S-a asteptat, in mod gresit, ca masurarea sa furnizeze toata informatia dorita spre a fi raportata si de asemenea sa furnizeze politica de evaluare ;

Masurarea performantei identifica doar problemele si perioada cand acestea apar. Nu explica de ce executia este la nivelul relatat sau cum poate fi imbunatatita. Procesul de masurare este separat de procesul de evaluare. Nici o masura nu va acoperi in totalitate efectul curent.

Nu exista nici o masura fundamentala care indica vreun beneficiu relativ in folosul societatii. Pentru a avea succes, asteptarile trebuie sa fie rezonabile si eforturile facute pentru a convinge pe oricine implicat sa fie constient de limitele masurarii.

O capacitate de analiza trebuie sa existe sau sa fie dezvoltata, pentru a estima de ce executia se imbunatateste, se inrautateste sau ramane constanta. Ar trebui dezvoltate masuri multiple, iar obiectivele, masurile si eforturile de imbunatatire modificate cand este cazul.

Realismul dicteaza initierea masurarii in domeniile ce determina masurarea. Serviciile ce au mare nevoie de imbunatatire din punct de vedere al costului, calitatii si oportunitatii vor fi selectate cu prioritate pentru a fi masurate. Trebuie sa se aiba in vedere ca strategia, factorii umani si culturali, nu doar cei tehnici, duc la succesul masurarii performantei.