Monitorizarea si evaluarea

Adesea, practicieni cu multi ani de experienta in domeniul proiectelor, confunda aceste doua concepte. Ne dam seama, in aceasta situatie, de dificultatea de diferentiere pe care o au incepatorii. Este extrem de important sa diferentiem intre cele doua notiuni pentru ca, in practica, se refera la lucruri cu totul diferite.

1. Monitorizarea

Monitorizarea unui proiect este vitala deoarece comunica stakeholderilor, finantatorilor, membrilor echipei stadiul in care este proiectul si permite raportarea acestui stadiu (real) la cel planificat in fazele de estimare. Monitorizarea permite validarea deciziilor si verificarea completitudinii si corectitudinii finalizarii activitatilor.

Anterior am realizat distinctia intre impact - outcome - output. In acest capitol, cand discutam despre monitorizare si evaluare, capata si mai mult sens aceasta diferentiere conceptuala.

Monitorizarea se refera la verificarea gradului de indeplinire a output-urilor.

Putem da o definitie a monitorizarii in acest moment: activitate permanenta prin care urmarim incheierea cu succes a activitatilor proiectului (de exemplu: conceperea materialelor de training). "Cu succes" inseamna la timp si de calitate cu costuri in limita bugetului stabilit.

Monitorizarea doreste sa raspunda la intrebari de genul:

Ne incadram in timpul estimat?

Daca nu ne incadram, atunci cat de mare este intarzierea?

Ne incadram in bugetul estimat?

Membrii echipei de proiect si-au pastrat viziunea asupra obiectivului stabilit la inceput sau au deviat de la acesta?

Membrii echipei mai sunt la fel de entuziasti ca la inceput?

Avem suficiente resurse sau am consumat mai multe decat am estimat pentru diferite activitati?

Exista conflicte cu diferiti stakeholderi ai proiectului?

Acestea sunt doar cateva dintre intrebarile pe care membrii echipei de proiect trebuie sa si le adreseze. Trasatura lor comuna este ca se refera la aspecte foarte concrete ale proiectului. Cand vorbim despre indicatori de monitorizare acestia trebuie sa fie masurabili mai ales cand vrem sa apreciem calitatea (de exemplu: materialul de training a fost dat spre evaluare unor experti care l-au apreciat dupa urmatorii indicatori: raportul teorie (20%) - practica (80%), calitatea hartiei (sa fie de un alb foarte deschis - eventual hartie fotografica), calitatea dosarului (dosar cu sina metalica).

Intr-un proiect, se monitorizeaza atat rezultatele din perspectiva timpului, cat si a costurilor (Richman, 2002).

Monitorizarea timpului presupune ca managerul de proiect sa :

Colecteze sistematic date despre evolutia in timp a proiectului, mai exact despre:

Timpul real de start al fiecarei activitati;

Durata estimata a fiecarei activitati aflate in curs sau care va incepe;

Timpul real de finalizare a fiecarei activitati;

Noi activitati identificate in proiect;

Activitati anterior planificate dar care nu mai sunt necesare;

Compare datele culese anterior cu cele din estimarile initiale;

Analizeze variatiile aparute pentru a le putea determina impactul asupra proiectului;

Identifice cele mai bune actiuni corective si sa le implementeze.

Monitorizarea costurilor presupune ca managerul de proiect sa:

Colecteze sistematic date despre evolutia in timp a costurilor, mai exact despre:

Numarul de ore suplimentare platite sau care trebuie platite;

Estimarea numarului de ore suplimentare necesare pentru a finaliza proiectul;

Cheltuielile care nu au legatura ci forta de munca;

Datele de restituire a creditelor sau altor imprumuturi;

Noile activitati care au fost identificate.

Compare cheltuielile cu costurile estimate;

Analizeze variatiile aparute;

Identifice cele mai bune actiuni corective si sa le implementeze.

Monitorizarea presupune elaborarea unui sistem de indicatori masurabili direct si fara probleme. Cuantificand rezultatul fiecarei activitati in termeni numerici, putem realiza monitorizarea. De exemplu, la posta: fiecare angajat stie ca trebuie sa manipuleze 25 de colete pe ora. Daca un angajat nu realizeaza aceasta performanta atunci nu este eficient. Un alt exemplu: intr-un proiect de organizare a unui eveniment foarte mare una dintre activitati este contactarea telefonica a invitatilor si primirea confirmarilor de participare din partea acestora. Indicatorul care permite monitorizarea activitatilor este: fiecare dintre cei care dau aceste telefoane trebuie sa proceseze 30 de invitati pe ora (adica sa atribuie cate doua minute fiecarui invitat). Daca unul dintre angajati realizeaza doar 14 apeluri atunci exista o problema si trebuie vazut ce factori genereaza acest ritm scazut de procesare.

Cum determinam indicatorii pe care ii utilizam pentru a monitoriza? Raspunsul depinde de natura obiectivului fiecarei activitati. Unele obiective pot fi masurate in unitati de timp, altele in unitati de productie, altele in unitati fizice (de exemplu predarea unui raport). Prezentam cateva exemple de indicatori de monitorizare (adaptat dupa Nelson, Economy, 2005: 146):

Obiectiv: elaborarea si implementarea unui sistem de raportare lunar a activitatilor in departamentul financiar al Primariei Capitalei

Data la care este trimis primul raport de acest gen

Obiectiv: cresterea numarului de comenzi on-line la magazinul virtual E-mag, procesate de un angajat de la 100 la 125 pe zi

Numarul exact de comenzi procesate pe zi de fiecare angajat care are aceasta responsabilitate

Obiectiv: cresterea ratei profitului cu 20% in anul fiscal 2006

Cresterea efectiva inregistrata la sfarsitul anului fiscal 2006

Aceiasi autori recomanda monitorizarea rezultatelor pozitive, nu pe a celor negative. De exemplu:

In loc sa ai ca indicator de monitorizare, numarul tipizatelor imprimate gresit, este mai corect sa ai ca indicator de monitorizare, numarul tipizatelor imprimate corect.

Gresit: numarul activitati finalizate gresit de un angajat; Corect: numarul activitatilor finalizate corect de un angajat.

Gresit: numarul abonatilor cu care s-a certat operatorul de la *222; Corect: numarul abonatilor cu care nu s-a certat operatorul de la *222.

Este clar, din cele spuse pana acum ca monitorizarea are trei pasi generali:

Sursa: https://education.etui-rehs.org/en/downloads/Monitoringen2004.pdf

2. Evaluarea

Evaluarea este un proces de apreciere a eficacitatii si eficientei unui proiect. Un proiect este eficace daca obiectivele propuse initial au fost realizate si eficient daca a fost realizat cu minimum de resurse.

Evaluarea se realizeaza la finalul proiectului. Pentru a putea fi realizata, evaluarea necesita culegerea de date pe toata perioada derularii proiectului, adica monitorizarea proiectului. Remarcam aici diferenta clara dintre cele doua concepte. Monitorizarea se refera la "aici si acum", adica la output-uri, pe cand evaluarea se refera la "dupa", adica la outcome si impact. Evaluarea se refera la rezultatul final. Monitorizarea se refera la rezultatele partiale dintr-un proiect. Evaluarea are si o latura subiectiva, spre deosebire de monitorizare: evaluam si satisfactia stakeholderilor. Evaluarea corecta nu este posibila in absenta monitorizarii.

Evaluarea poate fi descrisa ca procesul prin care se obtin si se transmit informatii care permit:

Aprecierea performantei cu care s-au atins obiectivele proiectului;

Explicarea a ceea ce s-a intamplat in cadrul proiectului;

Planificarea mai corecta a proiectelor viitoare.

Prezentam mai jos sursele de indicatori de monitorizare si evaluare cel mai frecvent accesate:

Sursa: Skinner, 2000

Aplicatie.

Folosindu-va de informatiile de pe site-ul https://dordeduca.ro/evenimente/carnavalul_zapezii/3549/

Elaborati un set de indicatori de monitorizare pentru derularea proiectului Carnavalul zapezii, Predeal.