Utilizarea formulelor

Introducerea formulelor

In Excel formulele incep intotdeauna cu semnul egal = si pot include:

n   valori numerice sau de tip text (constante);

n   operatori aritmetici sau de comparare;

n   functii ( ex: SUM(), AVERAGE() etc)

n   paranteze ( ex: () )

n   referinte ( ex: B12, D25)

Dupa modificarile valorilor din celule, formulele actualizeaza automat rezultatele in conformitate cu noile date.

Introducerea formulelor se poate face fie in bara de formule, fie in celulele foii de calcul.

Pentru introducerea sau modificarea unei formule intr-o celula se face dublu clic pe celula respectiva dupa care se poate introduce sau modifica formula. O alta posibilitate de intro-ducere sau modificare formula este: dupa ce a fost selectata celula care contine formula se apasa tasta F2.

Intr-o formula sunt introduse referinte de celule.

Exemplu de referinta de celula: A1, defineste celula situata la intersectia liniei 1 cu coloana A.

In bara de formule este afisata referinta celulei active.

Introducerea unei noi referinte se poate face fie prin scriere, fie prin indicare cu ajutorul mouse-ului. Adresarea unei celule se poate face prin referinte relative sau absolute.

2. Utilizarea referintelor relative

Efectul referintelor relative: la copierea formulei intr-o celula, referintele se vor schimba conform noii pozitii. Adresarea relativa este modul implicit de adresare al unei celule.

O formula o data introdusa intr-o celula, ea poate fi copiata intr-un domeniu de celule corespunzator.

Astfel:

se scrie formula intr-o celula, folosind adresarea relativa;

2. pentru a copia formula se trage indicatorul de umplere in jos pe coloana corespunzatoare;

Exemplu:

Indicator de umplere

sau :

se scrie formula intr-o celula, folosind adresarea relativa;

se copiaza selectand butonul Copy din bara de instrumente standard;

se selecteaza domeniul celulelor in care se va introduce (coloana), prin dragare cu ajutorul mouse-ului;

se selecteaza butonul Paste din bara de instrumente standard.

3. Utilizarea referintelor absolute

- pentru a preveni modificarea referintelor de celule atunci cand se copiaza o formula intr-o noua pozitie.

Formulele cu adresare absoluta folosesc simbolul: $ pentru " inghetarea" unei referinte de linie sau coloana.

Exemplu: - presupunand ca intr-o coloana avem valori care trebuie sa ramana constante in calcularea unor expresii matematice, referirea la coloana respectiva se va face folosind semnul $ in fata literei care defineste coloana respectiva.

In exemplul urmator in coloana C din linia 5 pana in linia 8 avem pretul unitar al unor produse pentru care dorim sa calculam pretul unitar al unor produse pentru care dorim sa calculam valorile trimestriale: produs intre pret si cantitate, scris in celula I5, produs care se copiaza in celulele: I5 . L5.

Formula care se va scrie in celula I5 va fi: = $C5*E5

Prin aceasta adresare combinata: absoluta ($C5) si relativa (E5) se va modifica doar linia, coloana va ramane neschimbata la copierea formulei in alte celule.

Pentru a se face referiri la datele continute in alte foi de calcul prin intermediul formulelor utilizate In foaia de calcul curenta, in formula trebuie scris numele foii de calcul si semnul exclamarii.

Astfel: pentru a referii celula $C5 din foaia de calcul Sheet 1, formula care se va scrie in celula I5 a foii de calcul Sheet 2 va fi: = Sheet 1! $C5*E5

In cazul exemplului de mai sus va fi: = Perla! $C5*E5

astfel: chiar daca se modifica datele din coloana C5 a foii Sheet 2 valoarea calculata cu formula: = Sheet 1! $C5*E5 va tine cont de valorile existente in coloana C5 a foii de calcul Sheet 1

4. Utilizarea operatorilor in formule

Operatorii sunt cei care indica formulei operatiile care trebuiesc efectuate:

- evalueaza ca o referinta unica celulele din zona dreptunghiulara definita de cele doua colturi;

- evalueaza doua referinte ca fiind una singura;

- evalueaza celulele comune celor doua referinte (daca nu exista celule comune se va intoarce rezultatul: #NULL)

5. Atribuirea unor nume celulelor care contin formule

Utilizare: - referirea la o formula creata intr-o alta foaie de calcul se va face prin numele care i s-a atribuit astfel:

Se selecteaza celula care contine formula respectiva;

Se alege din meniul: Insert optiunea Define . ;

In casuta de dialog: Define Name se trece numele care i se atribuie celulei (un nume sugestiv);

Se selecteaza foaia de calcul si celula in care dorim sa aducem formula si continutul celulei denumite;

Se selecteaza din meniul: Insert optiunea Name dupa care se alege: Paste . ;

Din casuta de dialog: Paste Name.. se alege numele celulei;

Se selecteaza OK.

Calcule cu matrice

Matricele sunt domenii dreptunghiulare de formule sau valori pe care programul Excel le trateaza ca fiind un grup.

Avantaje: - permit efectuarea unui numar mare de calcule intr-un spatiu restrans;

n    atunci cand sunt folosite pentru inlocuirea formulelor repetitive memoria utilizata este mai mica.

Exemplu: - pentru a introduce intr-o foaie de calcul formule cu ajutorul carora se calculeaza costurile unor produse (prin inmultirea valorilor din coloanele C=pret unitar si E=cantitate) aceasta se face prin copierea formulei in toate celulele coloanei in care vor fi afisate rezultatele .

In locul acestor formule se poate utiliza una singura: o formula de tip matrice.

Pentru a introduce o formula de tip matrice se parcurg etapele:

Se selecteaza domeniul care va contine formula tip matrice   ( I5:I8 - in exemplul anterior);

Se introduce formula prin scriere propriu-zisa =$C5:$C8*E5:E8

Pentru a introduce formula se apasa: Shift+Ctrl+Enter

In bara de formule va apare o noua formula: intre acolade

Domeniul matrice trebuie sa fie tratat ca o entitate unica.

n    Nu se pot insera linii sau coloane;

n    Nu se pot sterge componentele sale;

n    Nu se pot modifica componente individuale ale matricei.

7. Utilizarea functiilor

Programul Excel foloseste functii predefinite pentru a efectua:

n    calcule matematice si logice;

n    prelucrari de text;

n    cautari de informatii despre foaia de calcul.

Avantaje:

n    permit o executare rapida a diverselor calcule;

n    sunt mai usor de scris decat formulele.

Functiile accepta informatii numite argumente si returneaza rezultate.