Microsoft access - lectii online

Obiective:

La sfarsitul acestui curs va trebui sa stii urmatoarele:

n       Lansarea si inchiderea programului

n       Crearea si deschiderea unei baze de date

n       Crearea, salvarea si editarea tabelelor

n       Comutarea intre modurile de vizualizare

n       Operatii principale cu inregistrarile unei tabele

n       Formatarea tabelelor

n       Definirea relatiilor

n       Sortarea si filtrarea datelor

n       Operatii cu cereri

n       Operatii cu formulare

n       Operatii cu rapoarte

n       Operatii cu etichete

Obiectivele lectiei

La sfarsitul acestei lectii va trebui sa stii urmatoarele:

n       Lansarea si inchiderea programului

n       Crearea si deschiderea unei baze dedate

n       Crearea, salvarea si editarea tabelelor

n       Comutarea intre modurile de vizualizare

n       Operatii principale cu inregistrarile unei tabele

n       Formatarea tabelelor

n       Definirea relatiilor

n       Sortarea si filtrarea datelor

O baza de date reprezinta o colectie de date inrudite, care se refera la un anumit subiect sau obiectiv, impreuna cu instrumentele folosite pentru manipularea acestor date.

O baza de date contine urmatoarele elemente:

n       Tabelul (table) - colectie de date inrudite, stocate pe linii si coloane;

n       Campul (field) - coloana din cadrul tabelului, care reprezinta cea mai mica unitate de date din cadrul bazei de date.

n       Inregistrarea (record) - linia din cadrul tabelului. Linia este compusa din campuri si contine toate datele referitoare la un anumit element (dimensiuni, culori, greutati si alte caracteristici).

n       Obiect (object) - componenta individuala Access, cum ar fi un tabel, un formular, o interogare sau un raport.

n       Formular (form) - un obiect Access care afiseaza informatiile dintr-un tabel intr-un format diferit de cel al tabelului (altfel decat pe linii sau coloane).

n       Interogare (query) - Un obiect Access care stocheaza intrebari cu privire la datele stocate in baza de date.

n       Raport (report) - Un obiect Access care stocheaza detalii pentru afisarea sau tiparirea datelor in mod organizat.

Fara a-si propune sa schiteze o metodologie sau sa stabileasca reguli, acest capitol incearca sa puncteze etapele principale ale dezvoltarii de aplicatii de baze de date si sa exemplifice utilizarea unor instrumente specifice si va aborda proiectarea modelului conceptual, urmand ca urmatoarele capitole sa se ocupe de implementarea fizica a modelului.

Dezvoltarea de aplicatii de baze de date de mari dimensiuni este in acelasi timp un fapt banal, dar si un fapt extraordinar. Banalitatea consta in faptul ca un procent semnificativ din efortul de dezvoltare de aplicatii se indreapta spre acest domeniu. Extraordinarul se leaga de complexitatea deosebita a acestor aplicatii, care implica echipe mari de proiectanti, necesita atat experienta in domeniu cat si adaptarea la conditii mereu noi. Si nu in ultimul rand, reprezinta o mare responsabilitate. Cu toate ca industria de software cunoaste o adevarata explozie, cu toate ca suntem literalmente bombardati cu sute si sute de aplicatii din ce in ce mai complexe si mai specializate, inca nu a fost "inventat" un pachet software care sa satisfaca necesitatile generale ale unei intreprinderi. Chiar daca ne restrangem pretentiile la partea numita de obicei "de gestiune economica", un astfel de software nu se intrezareste la orizont, cu toate ca in linii mari, toate intreprinderile functioneaza pe aceleasi principii. Exista pachete "de gata" care satisfac anumite nevoi specifice dar, la noi ca si in alte parti, elemente specifice primeaza si in consecinta marea majoritate a intreprinderilor prefera sa-si construiasca "la comanda" sistemul informatic.

Aceasta abordare implica insa un efort substantial si nu lipsit de riscuri. In tarile cu o economie "normala" procesul se desfasoara cam in felul urmator. In primul rand, compania isi evalueaza la modul general nevoile informatice si posibilitatile organizatorice si financiare. Apoi se angajeaza o firma specializata de consultanta care, pe baza unei expertize, stabileste cu mai mare precizie cerintele si posibilitatile, dupa care sugereaza un numar de propuneri. Acestea se refera atat la principiile tehnologice de baza cat si la costurile evaluate si esalonarea lor in timp. Acum incepe o noua iteratie. Compania analizeaza propunerile si alege una dintre ele (sau o combinatie din mai multe) si se trece la treaba. "Treaba" consta de obicei si in acest caz in contactarea unei terte firme (de consultanta si integrare) care va prelua contractual sarcini, incepand cu proiectarea de ansamblu a sistemului, achizitionarea echipamentelor si a soft-ului de baza, si terminand cu training, asistenta tehnica, mentenanta hard si soft. etc. Sunt foarte rare situatiile cand o companie poate sa-si permita sa realizeze toate acestea prin forte proprii. Explicatia este extrem de simpla, in perspectiva occidentala: banii. A plati la modul permanent oameni cu o foarte inalta calificare si experienta in domeniu este un lux pe care foarte putini si-l pot permite, mai ales cand nu informatica este obiectul afacerii. Ideea este de a pastra doar o echipa restransa care sa asigure exploatarea si intretinerea curenta a sistemului informatic, pentru activitatile speciale apeland la competente externe, orientate pe problema. Revenind la realitatea economica romaneasca, constatam ca lucrurile stau cu totul altfel. Scenariile clasice corespund situatiilor tipice: intreprinderea (organizatia) are sau nu are bani. Daca nu are, se porneste de la o "evaluare" de genul urmator: "Cam de cate calculatoare am avea nevoie ca sa". Raspunsul e ceva de genul "De vreo". Se cumpara de regula cele mai ieftine calculatoare, se face rost de un om si se trece la treaba. Se constata ca s-a investit aiurea, se incearca o carpeala (pardon, patch), etc, si in cele din urma se pierd doi ani si o groaza de bani. Daca organizatia are bani, singura diferenta este ca se face o licitatie, se incaseaza "un mic" avans si se trece la treaba, ca si in cazul precedent.

Capitolul acesta nu isi propune sa te faca un expert in domeniu. Ceea ce se incearca este doar sa sugereze care este in mare problematica dezvoltarii de aplicatii de baze de date de dimensiuni mari, medii sau mici (la nivel de intreprindere sau la nivel departamental) si care sunt principalele categorii de instrumentele care se pot utiliza. Este de fapt o incercare de sinteza bazata atat pe experienta proprie in domeniu (intr-o mare intreprindere) cat si pe sansa de a cunoaste si de a testa un numar relativ mare de produse software moderne destinate acestui scop.

Un sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD) este un mecanism al carui principiu fundamental consta, la modul cel mai general, in asa-zisa abstractizare a datelor stocate pe suport. Exista trei nivele de abstractizare, corespunzand celor trei modele ale datelor: fizic, conceptual si logic.

n       Modelul fizic (sau intern) priveste datele asa cum sunt ele stocate pe suport si reprezinta nivelul zero al abstractizarii;

n       Modelul conceptual priveste datele prin semnificatia lor reala;

n       Modelul logic (sau extern) priveste datele prin prisma utilizatorului final.

Pentru o baza de date pot exista mai multe modele logice, in functie de diversele categorii posibile de utilizatori finali. Mecanismele de "proiectie" intre aceste nivele asigura ceea ce se cheama de obicei independenta de date, adica stabilitatea aplicatiilor la modificari in modul fizic de stocare a datelor. Proiectarea aplicatiilor de baze de date implica din aceasta perspectiva doua etape initiale extrem de importante: proiectarea logica si respectiv implementarea fizica a modelului de date. Modelul de date formeaza fundatia intregului sistem de aplicatii ce va exploata baza de date. Proiectarea logica (logical design) se refera la stabilirea modelului conceptual al bazei de date care este in mare masura independenta de SGBD-ul particular care va fi utilizat. Rezultatul acestei etape a proiectarii este un document care va cuprinde definitia detaliata a structurilor de date ce vor fi implementate impreuna cu toate elementele de semantica asociate acestor structuri. Implementarea fizica (physical implementation) consta in transpunerea pe SGBD-ul specific a modelului conceptual realizat in etapa anterioara. Concretizarea acestei etape consta intr-un script (o lista de comenzi) realizat in limbajul de descriere a datelor (DDL - Data Description Language) utilizat de SGBD-ul ales. Rolul acestuia este sa creeze si sa initializeze baza de date cu structurile corespunzatoare celor descrise in etapa anterioara. Acest script se mai numeste schema bazei de date si va fi utilizat ca referinta in proiectarea aplicatiilor propriu-zise.

Aceasta etapa este extrem de complexa si de importanta, deoarece ea stabileste o serie de elemente care vor influenta functionalitatea, extensibilitatea si, intr-o destul de mare masura, performanta ansamblului de aplicatii care va fi dezvoltat.

Metoda cea mai utilizata in aceasta etapa este cea a diagramelor Entitate - Relatie (ER - Entity-Relationship). Principalii pasi ai proiectarii sunt prezentati pe scurt in continuare.

Primul pas in crearea unei baze de date este intelegerea perfecta a activitatii care urmeaza sa fie modelata. Analiza se face desigur la fata locului si implica stabilirea exacta a obiectivelor activitatii modelate, a obiectivelor specifice care se urmaresc prin implementarea sistemului, a regulilor care guverneaza afacerea si care se cer impuse sistemului informatic. Se urmareste in acest scop functionarea sistemului existent (fie manual, fie deja informatizat in parte) si se discuta cu managerii si utilizatorii finali ai viitorului sistem.

Iata un set de intrebari uzuale in aceste interviuri:

n       Care sunt obiectivele activitatii, sau ale intreprinderii in general?

n       Cum ar trebui sa se concretizeze acestea in obiective pentru sistemul informatic?

n       Care sunt intrarile si iesirile sistemului. Ce rapoarte trebuie obtinute si cat de des?

n       Cum vor fi introduse datele si cum vor fi intretinute? De catre cine?

n       Ce alte prelucrari se cer realizate?

n       Care sunt entitatile (lucruri, persoane, concepte, etc.) care vor fi descrise in baza de date?

n       Ce relatii exista intre diferitele entitati descrise in baza de date?

n       Care sunt regulile comerciale care trebuie respectate in mod obligatoriu de viitorul sistem ?

n       Ce se asteapta de la aplicatiile ce urmeaza a fi proiectate si care sunt performantele acceptabile in care ar trebui sa se incadreze?

n       Care este volumul estimativ al datelor ce vor fi stocate?

n       Care va fi frecventa actualizarilor?

n       Cat de repede trebuie sa fie capabil sistemul sa regaseasca sau sa actualizeze informatiile?

Desigur, acest proces este iterativ pe verticala (pornind de la managementul intreprinderii si terminand cu personalul direct implicat) cat si in timp (dupa o prima aproximare se trece la elemente mai concrete).

Rezultatul acestui prim pas trebuie sa fie o specificare a cerintelor, concretizata poate intr-un set de notite sau poate intr-o documentatie formala. Indiferent de forma concreta este de retinut ca aceasta specificare a cerintelor este, inevitabil, provizorie. Practica demonstreaza ca pasii urmatori ai proiectarii vor aduce elemente noi, uneori extrem de importante. Sa consideram pentru exemplificare o firma imaginara (sa-i spunem "Fictiv Comp"), a carei activitate se refera la comercializarea de tehnica de calcul. Vom considera un model mult simplificat al acestei activitati, si vom presupune ca in urma acestei etape de analiza s-au identificat urmatoarele reguli de functionare:

1. Afacerile firmei constau din vanzarea unei linii de produse.

2. CLIENTII lanseaza COMENZI pentru unul sau mai multe PRODUSE.

3. Preturile PRODUSELOR se pot modifica. CLIENTII platesc pretul actual din momentul in care au lansat COMANDA.

4. Informatiile despre COMENZI reprezinta principala intrare a sistemului. Iesirile sistemului sunt reprezentate de facturi, rapoarte saptamanale de vanzari si situatia lunara a comisioanelor.

5. Compania are un personal format din ANGAJATI care lucreaza la anumite DEPARTAMENTE. Fiecare DEPARTAMENT este condus de un ANGAJAT. Un ANGAJAT poate conduce cel mult un DEPARTAMENT.

6. ANGAJATII sunt platiti printr-un salariu lunar, plus eventuale comisioane. Nici un salariu nu poate fi mai mic de 200.000 lei sau mai mare de 700.000 lei.

7. COMENZILE sunt preluate de ANGAJATI de la DEPARTAMENTUL "Desfacere". Pentru o COMANDA preluata se plateste un comision. Valoarea acestuia este un procent din valoarea comenzii si este specific angajatului.

8. CLIENTII pot comanda doar PRODUSE din catalogul de produse.

9. Un PRODUS poate fi comandat doar intr-un numar intreg (>1) de unitati. Pot exista desigur mult mai multe reguli. De exemplu: ce informatii particulare trebuie memorate pentru clienti, angajati, comenzi, produse, etc.

Entitatile reprezinta abstractizari ale lucrurilor reale, fie ele concrete sau imateriale. Ele pot corespunde unor persoane, obiecte, locuri, documente, concepte, etc. Ceea ce intereseaza in proiectarea unei baze de date sunt doar tipurile de entitati implicate in activitatea modelata. Identificarea acestora si corecta lor evidentiere este o problema care tine in mare masura de experienta si chiar de "flerul" proiectantului. Cu toate acestea, cateva reguli pot fi folositoare. Simplitatea este cea mai importanta. Este preferabil sa lucram cu mai putine entitati decat cu prea multe, deoarece pe parcursul dezvoltarii proiectului cele omise isi vor cere cu siguranta drepturile, in schimb cele inutile nu vor cere explicit sa fie excluse, complicand si mai mult o activitate care numai de complexitate nu duce lipsa. O alta regula de bun simt este denumirea lor cat mai clara si sugestiva, deoarece aceste nume tind sa se perpetueze pana in detaliile aplicatiilor. In exemplul privind lista (partiala) a regulilor activitatii firmei "Fictiv Comp" am notat cu majuscule posibilele entitati: CLIENT, ANGAJAT, DEPARTAMENT, COMANDA, PRODUS. S-ar fi putut considera o entitate PERSOANA care sa grupeze atat angajatii firmei cat si clientii care sunt persoane fizice, s-ar fi putut considera entitati separate pentru sefi, sau diverse alte entitati, dar regula simplitatii ne spune ca gruparea selectata este pertinenta. Excesul de detalii este daunator la acest nivel, deoarece explozia complexitatii care urmeaza in urmatoarele etape poate face proiectul imposibil de stapanit.

Este evident ca entitatile nu pot cuprinde singure intreaga informatie ce trebuie administrata si nici nu pot fi concepute ca "insule" informationale. O buna parte din informatia semnificativa legata de activitatea modelata se afla tocmai in relatiile care exista intre entitati. De pilda faptul ca anumiti angajati lucreaza la un anumit departament este o informatie utila si de fapt se refera la o astfel de relatie intre entitatile ANGAJAT si DEPARTAMENT. (Atentie la terminologie: se foloseste adesea sinonimul asociere pentru a evita "supraincarcarea" cu semnificatii a termenului "relatie", care in teoria modelului relational este sinonim cu "tabela".)

Doua observatii:

1. Pot exista relatii definite pe o entitate;

2. Relatiile intre entitati nu sunt de regula simetrice. In cadrul exemplului privind "Fictiv Comp" relatiile sugerate apar scrise legat. Lista lor ar putea fi urmatoarea:

a. CLIENT lanseaza COMANDA;

b. COMANDA este_pentru PRODUS;

c.  ANGAJAT preia COMANDA;

d. ANGAJAT lucreaza_la DEPARTAMENT;

e. ANGAJAT conduce DEPARTAMENT.

Subliniez inca o data ca relatiile intre entitati poarta informatie utila in egala masura ca si entitatile. Denumirile sugestive sunt chiar mai importante decat la entitati, avand in vedere ca intre aceleasi doua entitati pot exista mai multe relatii (vezi cazul ANGAJAT-DEPARTAMENT) si ca relatiile nefiind simetrice poarta adesea doua nume (de pilda ANGAJAT conduce DEPARTAMENT si respectiv DEPARTAMENT este_condus_ de ANGAJAT).

La modul teoretic, se poate vorbi despre relatii intre oricate entitati, dar in mod practic nu se lucreaza decat cu relatii binare (numai intre doua entitati) si ma voi referi in continuare doar la acest tip de relatii. Este important de subliniat faptul ca relatiile intre entitati leaga intre ele ocurente ale entitatilor, adica realizari, concretizari, cazuri particulare ale acestora. O chestiune extrem de importanta este clasificarea lor in functie de cardinalitatea lor. Sau, altfel spus, de numarul ocurentelor entitatilor ce pot fi legate prin relatia respectiva. Exista trei clase principale de relatii:

n       relatii one-to-one (1 la 1) - relatiile de acest tip leaga o ocurenta a unei entitati cu cel mult o ocurenta a celeilalte entitati. Exemplul cel mai elocvent este cel al relatiei ANGAJAT conduce DEPARTAMENT. Poate exista un singur angajat care sa conduca un departament. De notat si faptul ca relatiile one-to-one nu implica bijectivitatea (nu orice angajat trebuie sa fie neaparat sef).

n       Relatii one-to-many (1 la mai multe) - este cazul cel mai comun. O ocurenta a primei entitati poate fi legata cu zero, una sau mai multe ocurente ale celei de-a doua entitati. Privite invers, aceste relatii se cheama many-to-one. Exemple de astfel de relatii ar fi CLIENT plaseaza COMANDA: un client poate sa lanseze mai multe comenzi (dar poate sa nu lanseze nici una). Relatia ANGAJAT lucreaza_la DEPARTAMENT este de asemenea o relatie de acest tip (many-to-one). O alta denumire larg raspandita pentru astfel de relatii este Master-Detail. Uneori se considera insa ca este vorba despre un caz particular al relatiilor one-to-many: orice ocurenta a entitatii many (sau detail) se cere a fi legata cu exact o ocurenta a entitatii one (sau master).

n       Relatii many-to-many (mai multe la mai multe) - in acest caz, orice ocurenta a unei entitati poate fi legata cu mai multe ocurente ale celeilalte entitati si reciproc. Exemplul din cazul firmei "Fictiv Comp" este relatia COMANDA pentru PRODUS: o comanda poate sa se refere la mai multe produse iar un produs poate sa apara in mai multe comenzi. Astfel de relatii nu pot fi manipulate direct in cadrul modelului relational si este indicat sa fie descompuse in relatii 1 la mai multe si/sau 1 la 1. De obicei aceasta descompunere se face prin introducerea unei entitati noi (in cazul de fata se poate introduce entitatea LINIE, care sa contina date referitoare la fiecare pozitie a comenzii). Este de notat si un aspect semantic: fiecare latura a relatiei poate fi obligatorie sau optionala. De pilda: orice comanda trebuie sa corespunda unui client. Insa nu este obligatoriu ca un client sa aiba comenzi. De cele mai multe ori partea one este obligatorie, dar exista exceptii (Exemplu: relatia preia).

Modelul relational se bazeaza pe o modalitate unica de stocare atat pentru entitati cat si pentru relatii intre acestea: totul se stocheaza in tabele. Primul pas in determinarea tabelelor este deci foarte clar: fiecarei entitati ii va corespunde o tabela. Daca numele entitatilor a fost judicios stabilit, este de dorit ca tabele sa pastreze numele entitatilor. Totusi, numele prea lungi nu sunt de dorit: tabela corespunzatoare entitatii DEPARTAMENT o voi numi DEPT. Problemele apar la stabilirea tabelelor care sa stocheze relatiile. Teoretic, orice relatie poate fi stocata intr-o tabela separata (care sa contina cheile prin care se face legarea liniilor), dar la modul practic se recurge adesea la combinarea in aceeasi tabela a informatiilor referitoare la o entitate cu informatii corespunzatoare unei relatii. Este din nou un pas in care experienta si flerul proiectantului are un cuvant greu de spus. Cateva repere pot fi stabilite pe baza unei analize a cardinalitatii relatiilor:

n       relatii one-to-one - de obicei in aceste situatii relatia este stocata ca un atribut al uneia dintre entitati. De pilda in cazul relatiei conduce, solutia optima este ca tabela DEPT sa stocheze si informatia legata de seful ei. Este posibil si ca informatia de legatura sa fie stocata in tabela ANGAJAT (dar este nerentabil, pentru cei mai multi angajati aceasta informatie lipseste).

n       relatii one-to-many - si in acest caz se recurge de regula la stocarea informatiei de legatura intr-una dintre tabele (de obicei cea aflata pe pozitia many). Decizia depinde si de gruparea relatiilor. In exemplul nostru, entitatea COMANDA se afla in pozitia many pentru doua relatii (plaseaza si preia), deci este preferabil ca tabela care-i corespunde sa preia ambele relatii.

n       relatii many-to-many - de data aceasta solutia este definirea unei tabele separate care sa preia informatiile de legatura. Procesul de normalizare va tinde (asa cum se va vedea) sa mute si alte atribute ale tabelelor in tabela relatiei asa ca se va ajunge pana la urma tot la descompunerea relatiei prin introducerea unei noi entitati.

Daca s-a stabilit modul de stocare a relatiilor intre entitati, acest pas nu pune probleme speciale. Raportul privind specificarea cerintelor ofera informatii suficiente pentru acest pas. Din nou se cere multa atentie la stabilirea unor denumiri sugestive pentru coloane si la stabilirea unei modalitati consistente si uniforme de notare (nu datorita unor constrangeri formale, ci pentru a asigura proiectului un plus de claritate). De pilda se pot folosi nume unice pentru aceeasi informatie, sau se pot utiliza prefixe stabilite pe baza numelor tabelelor.

Unul dintre principiile fundamentale ale modelului relational este unicitatea liniilor unei tabele. O coloana sau o combinatie de coloane care identifica in mod unic o linie este numita cheie primara a tabelei. Exista situatii in care exista mai multe astfel de coloane sau combinatii de coloane. In aceste cazuri cheia primara este aleasa in functie de relevanta lor in cazul specific al activitatii modelate. Celelalte chei posibile se cheama chei candidate. Atributul unei tabele care ia valori din domeniul unei chei primare a altei tabele se numeste cheie straina (stocarea relatiilor intre entitati se face prin perechi formate dintr-o chei primara si o cheie straina). In practica se evita in cele mai multe situatii cheile primare formate din mai multe coloane in cazul tabelelor corespunzatoare unor entitati (asa-numitele "nomenclatoare"), prin introducerea unui cod anume creat care sa joace rolul de cheie primara (de pilda "marca" pentru angajati, codul pentru produse, etc). Este important in acest caz sa se stabileasca o metodologie unitara si coerenta de codificare, deoarece o codificare defectuasa poate crea probleme enorme in exploatarea bazei de date. Exista mai multe metode raspandite, de cele mai multe ori bazate pe o combinatie de informatii, cum ar fi de pilda o litera corespunzatoare unei anumite clasificari cu un cod numeric care sa forteze unicitatea. O tehnica utila este stabilirea unei asa-numite "cifre de control", generata pe baza unui algoritm, astfel incat riscurile de a introduce un cod gresit (care sa "cada" peste unul existent) sa fie cat mai mici.

Chiar daca toate etapele de pana aici au fost parcurse cu maxima atentie, exista un numar de probleme care pot sa apara in cazul unor operatii de actualizare in baza de date, probleme care risca sa compromita integritatea datelor. Este vorba despre asa-zisele anomalii de actualizare, datorate dependentelor functionale nedorite. Evitarea acestor anomalii se face printr-un proces numit normalizare, avand o fundamentare formala riguroasa.

MICROSOFT ACCESS este un program de gestionare a bazelor de date folosit pe scara larga de milioane de utilizatori.

Rolul principal al acestui program este de a accesa si de a stoca datele.

Una din cele mai apreciate calitati ale acestui program este interfata grafica usor de inteles care permite crearea interogarilor, formularelor si a rapoartelor, facilitate care lipseste din multe alte programe de acest gen.

Apesi butonul START si din meniul PROGRAMS alegi optiunea Microsoft Access.

Din meniul FILE vei alege optiunea EXIT

Primul pas in proiectarea unei baze de date trebuie sa fie analiza obiectivului urmarit. Ce informatii vei stoca? Cine le va utiliza?

Atunci cand ai o imagine clara asupra a ceea ce urmeaza sa faca baza de date poti trece la pasul doi.

Crearea unei baze de date noi se poate face utilizand optiunile casetei de dialog Microsoft Access care apare in momentul in care lansezi aplicatia sau utilizand comanda New din meniul File

Crearea unei baze de date prin intermediul casetei de dialog Microsoft Access presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

n       Lanseaza in executie programul Access;

n       Programul afiseaza caseta de dialog prezentata in imaginea urmatoare. In acest punct poti alege sa deschizi o baza de date deja existenta, sa creezi o noua baza de date goala sau sa lansezi Database Wizard. Pentru cea de a doua optiune selecteaza Blank Access Database

n       Se deschide caseta de dialog File New Database in care introduci numele bazei de date.

n       Apasa butonul CREATE si in acest moment baza de date va fi creata iar pe ecran apare fereastra corespunzatoare acestei baze de date.

Crearea unei baze de date utilizand comanda New din meniul File presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

n       Alege din meniul FILE optiunea NEW;

n       In caseta de dialog NEW selecteaza pictograma DATABASE si se apasa butonul OK

n       In caseta de dialog FILE NEW DATABASE alege unitatea de disc si folder-ul in care vrei sa creezi baza de date si specifica numele bazei de date.

n       Apesi pe butonul CREATE

Pentru a deschide o baza de date creata anterior trebuie sa parcurgi urmatorii pasi:

n       Selecteaza din meniul FILE, optiunea OPEN

n       Daca fisierul nu este in folder-ul curent cauta folder-ul in care a fost salvata anterior baza de date.

n       Executa dublu clic pe fisier sau selecteaza-l si apasa butonul OPEN pentru a-l deschide.

In Microsoft Access 2000, butonul OPEN din caseta de dialog OPEN are o lista derulanta:

n       OPEN READY-ONLY - impiedica salvarea modificarilor din baza de date;

n       OPEN EXCLUSIVE - impiedica alt utilizator sa lucreze cu baza de date pe care ai deschis-o;

n       OPEN EXCLUSIVE READY-ONLY - aplica ambele restrictii.

Pentru a crea un tabel, urmeaza urmatorii pasi:

n       In fereastra DATABASE, executa dublu-clic pe optiunea Create Table in Design View. Se deschide modul de vizualizare Table Design.

n       Tasteaza un nume de camp in primul rand din coloana Field Name, apoi apasa tasta TAB pentru a trece in coloana Data Type.

n       Cand treci la coloana Data Type, apare o lista derulanta. Deschide lista derulanta si selecteaza un tip de camp (vezi sectiunea Tipuri de date si formate).

n       Apasa tasta TAB pentru a trece in coloana Description si introdu o descriere a campului (operatie facultativa).

n       In jumatatea inferioara a casetei de dialog, vezi panoul Field Properties pentru tipul de camp pe care l-ai selectat. Poti face orice modificari doresti (vezi sectiunea Tipuri de date si formate).

n       Daca ai mai multe campuri de introdus, repeta pasii anteriori.

n       Executa clic pe butonul CLOSE (X) al ferestrei Table Design.

n       Cand esti intrebat daca vrei sa salvezi modificarile operate in tabel, executa clic pe Yes. Apare caseta de dialog Save As

n       Tasteaza un nume pentru tabel in caseta Table Name si apoi executa clic pe OK

n       In final, tabelul va aparea in fereastra DATABASE, in sectiunea TABLES

Datele care vor fi continute de acest tabel se introduc in felul urmator:

n       Executi dublu-clic pe numele tabelului. Acesta se va deschide in modul de vizualizare Datasheet View

n       Vei introduce datele in coloanele corespunzatoare conform tipului ales pentru campul respectiv.

Etape:

n       Vei alege din meniul FILE optiunea SAVE sau vei apasa pe butonul SAVE de pe bara de instrumente standard.

n       Pe ecran va aparea caseta SAVE AS in care vei specifica numele tabelei si in final vei apasa OK

Creeaza baza de date PERSONAL.DBF care sa contina tabela SALARIATI cu urmatoarea structura:

Tabela SALARIATI va avea continutul afisat pe pagina anterioara.

Fiecare camp trebuie sa fie de un anumit tip, pentru ca Access sa stie cum sa-i trateze continutul.

Tipurile sunt urmatoarele:

n       TEXT - secventa simpla de caractere care poate include cifre, litere si simboluri. Un camp text poate contine pana la 255 de caractere.

n       MEMO - text simplu, obisnuit, exceptand faptul ca nu stabilesti o lungime maxima de camp, asa ca poti tasta aproape orice cantitate de text (64.000 de caractere).

n       NUMBER - destinat pentru valori intregi sau fractionare.

n       DATE/TIME - o data calendaristica sau o ora.

n       CURRENCY - un numar formatat ca o valoare monetara.

n       AUTONUMBER - Access il completeaza automat cu numere consecutive, pentru fiecare inregistrare.

n       YES/NO - poate primi valori logice de tipul YES/NO TRUE/FALSE sau ON/OFF

n       OLE OBJECT - camp capabil a primi ca valoare un obiect (ex. imagine); obiectul poate fi legat sau inserat.

n       HYPERLINK - o legatura la o locatie Web

n       LOOKUP WIZARD - iti permite sa creezi o lista selectand o valoare din alt tabel sau lista de valori intr-o caseta combinata, pentru fiecare inregistrare. Este o caracteristica avansata.

In afara de tipul sau, fiecare camp are optiuni de formatare pe care le poti configura. Acestea apar in jumatatea inferioara a casetei de dialog, in zona Field Properties

Optiunile de formatare se modifica in functie de tipul campului.

Cele mai importante tipuri de formate:

n       FIELD SIZE - Numarul maxim de caractere pe care-l poate introduce un utilizator in acest camp (se aplica doar campurilor de tip Text).

n       FORMAT - O lista derulanta cu formatele disponibile pentru acel tip de camp. De asemenea, poti crea formate personalizate.

n       DECIMAL PLACES - Pentru campurile numerice, poti stabili numarul implicit de pozitii zecimale pe care le poate afisa un numar.

n       DEFAULT VALUE - Daca, in mod obisnuit, un camp contine o anumita valoare, poti introduce acea valoare aici pentru a economisi timp. Va aparea in fiecare noua inregistrare si vei putea sa o inlocuiesti in rarele ocazii cand nu este valabila.

n       REQUIRED - Alege YES si NO pentru a comunica programului ACCESS daca i se permite unui utilizator sa lase acel camp necompletat.

Fiecare tabel ar trebui sa aiba cel putin un camp a carui valoare este unica pentru fiecare inregistrare (camp cheie principala).

Acest camp este util pentru a identifica in mod unic fiecare inregistrare.

Pentru a stabili o cheie principala trebuie sa parcurgi urmatorii pasi:

n       Deschide tabelul afisand structura acestuia.

n       Selecteaza campul care vrei sa fie cheie principala.

n       Alege din meniul EDIT optiunea PRIMARY KEY

Cand lucrezi cu tabele, sunt disponibile doua moduri de vizualizare: DESIGN si DATASHEET

O metoda simpla de a comuta intre ele este executarea unui clic pe sageata orientata in jos de langa butonul VIEW de pe bara de instrumente. Apoi selecteaza modul de vizualizare dorit din lista derulanta care apare.

O alta metoda de a comuta intre modurile de vizualizare este urmatoarea:

n       Deschide meniul VIEW

n       Selecteaza TABLE DESIGN sau DATASHEET, in functie de modul de vizualizare in care vrei sa comuti.

Dupa crearea tabelelor, acestea pot fi modificate ulterior efectuand operatiile de mai jos.

Poti adauga un camp in modul de vizualizare TABLE DESIGN astfel:

n       Executa clic pe selectorul de inregistrari (patratul gri de la stanga numelui campului) pentru a selecta campul in fata caruia doresti sa apara noul camp.

n       Selecteaza din meniul INSERT optiunea ROW sau apasa tasta INSERT. Apare un rand gol in lista FIELD NAME

n       Introdu un nume, un tip, o descriere si celelalte informatii legate de formatare.

Etape:

n       Comuta in modul de vizualizare TABLE DESIGN, daca nu esti in acest mod.

n       Selecteaza un camp.

n       Din meniul EDIT selecteaza optiunea DELETE ROWS sau apasa tasta DELETE

Daca nu vrei sa utilizezi un camp la un moment dat, dar vei avea nevoie de el mai tarziu, este mai bine sa il ascunzi decat sa-l stergi.

Ascunderea unui camp are doua avantaje:

n       Daca ai introdus inregistrari, poti pastra toate datele pe care le-ai introdus in acel camp.

n       Proprietatile campului, pe care le-ai configurat atunci cand ai creat campul, raman neschimbate, asa ca nu trebuie sa le introduci din nou.

Ascunderea unui camp se face astfel:

n       Comuta in modul de vizualizare DATASHEET, daca nu esti in acest mod.

n       Selecteaza campurile pe care vrei sa le ascunzi.

n       Selecteaza din meniul FORMAT optiunea HIDE COLUMNS, sau executa clic-dreapta pe coloanele respective si selecteaza HIDE COLUMNS. Coloanele dispar.

Pentru a face sa reapara coloanele trebuie sa parcurgi pasii urmatori:

n       Selecteaza din meniul FORMAT optiunea UNHIDE COLUMNS. Apare caseta de dialog UNHIDE COLUMNS. Campurile care au semn de bifare langa ele nu sunt ascunse; campurile fara semn de bifare sunt ascunse.

n       Executa clic pe caseta de validare a fiecarui camp pe care vrei sa-l reafisezi.

n       Executa clic pe butonul CLOSE

Etape:

In fereastra DATABASE, executa clic pe tipul de obiect TABLES

n       Selecteaza tabelul pe care vrei sa-l stergi.

n       Selecteaza din meniul EDIT optiunea DELETE sau apasa tasta DELETE

n       Apare un mesaj care te intreaba daca esti sigur ca vrei acest lucru. Executa clic pe YES

Etape:

n       Executa clic in celula in care vrei sa introduci date si tasteaza-le.

n       Apasa tasta TAB pentru a trece la campul urmator si tasteaza noua valoare.

n       Continua sa apesi tasta TAB pana cand ajungi la ultimul camp. Cand apesi tasta TAB in ultimul camp, punctul de inserare se muta in primul camp din urmatorul rand, unde poti incepe o noua inregistrare.

n       Continua sa introduci inregistrari pana termini.

Principalele scurtaturi de la tastatura care se utilizeaza pentru deplasarea in interiorul unui tabel sunt:

Pentru tiparirea unui tabel ai la dispozitie doua variante:

n       Prima varianta:

Deschide tabelul.

Executa clic pe butonul PRINT de pe bara de instrumente. Tabelul este tiparit.

n       Cea de a doua varianta:

Alege din meniul FILE optiunea PRINT. In caseta de dialog PRINT configureaza optiunile de tiparire.

Etape:

n       Selecteaza celula executand clic pe aceasta. (daca vrei sa fie selectat intregul continut, pozitioneaza indicatorul mouse-ului pe marginea din stanga a celulei astfel incat indicatorul sa devina un semn "+", apoi executa clic).

n       Tasteaza noile date care le inlocuiesc pe cele vechi.

In afara de selectarea anumitor celule dintr-o inregistrare, daca vrei sa lucrezi cu o intreaga inregistrare trebuie sa efectuezi operatiunea de selectie. Pentru a realiza acest lucru, executa clic pe patratul gri de la stanga inregistrarii. Intreaga inregistrare apare evidentiata (litere albe pe fond negru).

Noile inregistrari sunt inserate automat. Cand incepi sa tastezi o inregistrare, apare un nou rand sub ea, asteptand o alta inregistrare, asa cum se vede in figura de mai sus. Nu poti sa inserezi noi inregistrari intre cele existente. Acestea trebuie sa fie introduse la sfarsitul tabelului.

Etape:

n       Selecteaza inregistrarile pe care vrei sa le stergi.

n       Executa una din urmatoarele actiuni:

Apasa tasta DELETE

Selecteaza din meniul rapid optiunea DELETE RECORD

Selecteaza din meniul EDIT optiunea DELETE

Selecteaza din meniul EDIT optiunea DELETE RECORD

Etape:

n       Selecteaza campurile, inregistrarile, celulele sau zonele de text pe care vrei sa le muti sau copiezi.

n       Deschide meniul EDIT si selecteaza CUT (pentru mutare) sau COPY (pentru a copiere).

n       Pozitioneaza punctul de inserare acolo unde vrei sa inserezi materialul copiat sau taiat.

n       Alege din meniul EDIT optiunea PASTE

Una dintre cele mai uzuale metode de ajustare a latimii coloanelor sau a randurilor se efectueaza astfel:

n       Pozitioneaza indicatorul mouse-ului intre doua nume de campuri (capete de coloana) sau intre doua randuri. Astfel incat acesta sa se transforme intr-o linie orizontala cu sageti orientate la stanga si la dreapta.

n       Executa clic si tine apasat butonul mouse-ului si apoi trage marginea coloanei sau a randului.

n       Elibereaza butonul mouse-ului in momentul in care randul sau coloana au dimensiunea dorita.

Daca vrei sa modifici aspectul continutului tabelului trebuie sa parcurgi urmatorii pasi:

n       Din meniul FORMAT, alegi optiunea FONT. Apare caseta de dialog FONT

n       Aplica optiunile de formatare dorite (tip, dimensiune, stil).

n       Apesi OK

Relatia intre doua tabele este necesara, in general, pentru construirea interogarilor care actioneaza asupra acestor table (desi relatia s-ar putea construi si cand se construieste interogarea).

Relatia One-To-Many - Este cea mai frecventa in proiectarea bazelor de date ACCESS si are urmatoarele caracteristici:

n       Daca T1 (Tabela CLIENTI) si T2 (Tabela Operatii) sunt doua tabele in care exista o relatie One-To-Many atunci:

Tabela T1 este tabela primara iar T2 este tabela legata.

Cheia de legatura din tabela primara trebuie sa fie declarata cheie primara.

Tabela legatura poate avea cheie primara dar diferita de cea de legatura.

Fiecarei inregistrari din tabela One ii corespunde 0, 1 sau mai multe inregistrari din tabela Many

Fiecarei inregistrari din tabela Many ii corespunde cel mult o inregistrare din tabela One

Relatia One-To-One - Este utilizata mai rar in proiectarea bazelor de date ACCESS si are urmatoarele caracteristici:

n       Cheile de legatura din ambele tabele sunt chei primare; fiecarei inregistrari din una din tabele ii corespunde cel mult o inregistrare din cealalta.

n       Una din tabele este primara iar cealalta legata.

Relatia Many-To-Many - Este nerecomandata in baze de date ACCESS dar existenta in realitate.

Doua tabele se afla in relatia Many-to-Many daca fiecarei inregistrari din prima tabela ii corespunde 0,1 sau mai multe inregistrari din a doua si invers.

In ACCESS astfel de relatii pot fi introduse prin crearea unei a treia tabele, numita de legatura (de jonctiune) cu existenta a doua relatii de tip One-to-Many.

Pentru a putea explica modul in care functioneaza relatiile am creat o baza de date BANCA.

Aceasta baza de date contine urmatoarele tabele:

n       Tabela CLIENTI:

Aceasta tabela are urmatorul continut:

n       Tabela SOLD:

Aceasta tabela are urmatorul continut:

n       Tabela DENMONEDA:

Aceasta tabela are urmatorul continut:

n       Tabela DENOPERATII:

Aceasta tabela are urmatorul continut:

n       Tabela OPERATII:

Aceasta tabela are urmatorul continut:

Etapele crearii relatiilor sunt:

n       Deschizi baza de date (in cazul nostru BANCA).

n       Din meniul TOOLS alegi optiunea RELATIONSHPS

n       Pe ecran apare fereastra RELATIONSHIPS care are urmatoarea forma:

n       Selecteaza tabelele intre care vrei sa creezi relatii si apasa butonul ADD. Aceste tabele vor fi introduse in fereastra RELATIONSHIPS

Exemplu:

n       Creeaza in continuare o relatie One-To-Many intre tabelele CLIENTI si OPERATII. Pentru a realiza acest lucru selecteaza in caseta de dialog SHOW TABLE cele doua tabele si insereaza-le in fereastra RELATIONSHIPS. In tabela CLIENTI selecteaza campul CodClient.

n       Pozitioneaza cursorul pe campul CodClient (tabela CLIENTI), "agata-l" cu mouse-ul si trage-l peste campul CodClient (tabela Operatii). Pe ecran apare caseta de dialog EDIT RELATIONSHIP in care poti sa specifici caracteristicile relatiei.

Aceasta fereastra are urmatorii parametrii:

n       ENFORCE REFERENTIAL INTEGRITY - unei inregistrari din tabela primara (CLIENTI) ii corespunde cel putin o inregistrare din tabela legata (OPERATII).

n       CASCADE UPDATE RELATED FIELDS - in acest caz, modificarea unei valori pe campul CodClient (din tabela CLIENTI) inseamna modificarea automata a tuturor valorilor respective si in tabela OPERATII.

n       CASCADE DELETE RELATED RECORDS - in acest caz, stergerea unei inregistrari din tabela primara presupune stergerea tuturor inregistrarilor din tabela legata.

n       In final, vei apasa butonul CREATE si pe ecran fereastra RETAIONSHIPS va arata astfel:

Obs:

In imaginea de mai sus observi ca langa tabelul CLIENTI (campul CODCLIENT) apare cifra 1 iar langa tabelul OPERATII (campul CODCLIENT) apare simbolul . Aceste simboluri apar in relatiile in care caracteristica integritate referentiala ("ENFORCE REFERENTIAL INTEGRITY") este activata. Simbolul inseamna multi - indicand faptul ca mai multe inregistrari din acest tabel pot sa corespunda unei singure inregistrari (simbolul 1) din tabelul legat.

Ex:

Sa se creeze urmatoarele relatii in baza de date BANCA:

Etape:

n       Deschide tabela pe care vrei sa o sortezi;

n       Plaseaza punctul de inserare in campul pe care vrei sa-l sortezi.

n       Executa clic pe butoanele Sort Ascending  sau Sort Descending . Inregistrarile sunt sortate dupa campul selectat.

Inainte de sortare:

Dupa sortarea dupa campul NUME:

Un filtru este o restrictie care se pune inregistrarilor unei tabele, unei forme sau unui raport pentru a afisa doar anumite inregistrari specificate.

In aceasta lectie vom analiza doar filtrele la nivel de tabela.

Filtrarea este utila in acele cazuri in care vrei sa inlaturi multe inregistrari, astfel incat sa poti vedea doar pe cele care te intereseaza. Filtrarea micsoreaza temporar numarul de inregistrari afisate, conform criteriilor de selectie.

Filtrarea prin selectie este cea mai simpla metoda de filtrare, dar inainte de a o utiliza, trebuie sa localizezi o aparitie a valorii pe care doresti sa o contina inregistrarile filtrate.

Pentru a filtra prin selectie vei parcurge urmatorii pasi:

n       Intr-un camp vei gasi o aparitie a valorii pe care vrei sa o contina toate inregistrarile filtrate.

n       Selecteaza valoarea.

n       Executa clic pe butonul FILTER BY SELECTION de pe bara de instrumente sau selecteaza din meniul RECORDS optiunea FILTER si apoi FILTER BY SELECTION

Ex: Filtreaza tabela OPERATII astfel incat sa fie afisati doar clientii cu codul 101.

Inainte de filtrare:

Dupa filtrare:

Este o metoda de filtrare mult mai puternica decat filtrarea prin selectie.

Cu Filter by Form poti aplica mai multe criterii de filtrare simultan.

De asemenea, poti configura filtre "sau", care gasesc inregistrari ce indeplinesc oricare din criteriile stabilite. Poti chiar sa introduci expresii logice ("mai mare decat" o anumita valoare).

Etape:

n       Deschide tabela pe care vrei sa o filtrezi in modul de vizualizare DATASHEET

n       Executa clic pe butonul FILTER BY FORM  sau din meniul RECORDS, alege optiunea FILTER si apoi FILTER BY FORM. Apare un formular gol semanand cu o foaie de date goala, cu o singura linie de inregistrare.

n       Executa clic pe campul pentru care vrei sa stabilesti un criteriu. Apare o sageata orientata in jos pentru o lista derulanta. Executa clic pe sageata si selecteaza din lista o valoare sau poti tasta valoarea direct in camp.

n       Daca vrei sa stabilesti o conditie "sau", executa clic pe eticheta OR de la baza ferestrei si vei introduce criteriul alternativ.

n       In final se apasa pe butonul APPLY FILTER  pentru a aplica filtrul.

In final, rezultatul filtrarii este urmatorul:

Indexurile accelereaza cautarile, catalogand continutul unui anumit camp. Campul cheie principala este indexat in mod automat. Daca insa cauti, sortezi sau filtrezi in mod frecvent utilizand un alt camp, poti sa creezi un index si pentru acel camp.

Etapele indexarii:

n       Deschide tabelul in modul de vizualizare DESIGN

n       Selecteaza campul pe care vrei sa-l indexezi.

n       In pagina etichetei GENERAL, executa clic pe campul INDEXED

n       Din lista derulanta a campului INDEXED, selecteaza fie YES (Duplicates OK) fie YES (No Duplicates), in functie de continutul campului care poate fi sau nu unic pentru fiecare inregistrare.

n       Salveaza modificarile si inchide tabelul.

Obiectivele lectiei

Access iti ofera mai multe metode prin care te ajuta sa restrangi domeniul informatiilor pe care le cauti, inclusiv prin sortare si filtrare.

Cel mai flexibil mod de a sorta si filtra date este cererea iar cel mai important fapt este ca le poti salva si utiliza pentru a crea tabele, pentru a sterge inregistrari sau pentru a copia inregistrari intr-un alt tabel.

Cererile iti permit sa specifici:

n       Campurile pe care vrei sa le vezi;

n       Ordinea in care trebuie sa apara campurile;

n       Criteriile de filtrare pentru fiecare camp;

n       Ordinea in care vrei sa fie sortat fiecare camp.

Rezultatul unei cereri este o tabela virtuala.

Cererile de selectie sunt obiecte Access care solicita baza de date sa raspunda anumitor intrebari formulate de utilizator.

Crearea cererilor de selectie se face in felul urmator:

n       Selecteaza fisa de optiuni QUERIES din fereastra DATABASE

n       Apasa butonul NEW, apoi selecteaza optiunea DESIGN VIEW

n       Adauga din caseta de dialog SHOW TABLE, in spatiul de lucru al constructorului de cereri (Queries Builder), tabelele sau cererile care stau la baza noii cereri; In cazul in care intre tabelele respective exista relatii, acestea se pastreaza si in cazul interogarilor.

n       Inchide caseta de dialog SHOW TABLE; apare o macheta prin intermediul careia se poate proiecta cererea.

n       Vei alege campurile in zona FIELD

n       In zona SORT vei specifica campul (campurile) dupa care va fi sortata cererea.

n       In final se apasa pe butonul VIEW de pe bara de instrumente pentru a vedea rezultatul interogarii.

Ex:

In cererea de mai sus am introdus campurile NUME, PRENUME (Tabela CLIENTI), CANT (Tabela OPERATII), DENMON (Tabela DenMoneda) si DENOP (Tabela DenOperatii).

Rezultatul interogarii este urmatorul:

n       Operatia se incheie cu salvarea cererii.

Etape:

n       Deschide o cerere in modul DESIGN

n       Apasa pe bara superioara a campului respectiv si campul va fi selectat.

Etape:

n       Selecteaza coloana;

n       Apasa tasta DELETE

Etape:

n       Selecteaza coloana;

n       Cu indicatorul mouse-ului pozitionat in selectorul de coloane trage coloana in locul dorit.

Etape:

n       Selecteaza coloana;

n       Din meniul INSERT alege optiunea COLUMNS

Etape:

n       Selecteaza coloana;

n       Apasa butonul PROPERTIES aflat pe bara de instrumente. Pe ecran va fi afisata caseta PROPERTIES

Exemplul 1 - cerere pentru afisarea salariatilor care nu sunt sefi.

Utilizeaza baza de date PERSONAL (tabela SALARIATI).

Proiectarea cererii arata astfel:

Rezultatul cererii este:

Exemplul 2 - cerere de selectie cu sortare dupa doua campuri.

Utilizeaza baza de date PERSONAL (tabela SALARIATI).

Imi propun o afisare a salariatilor sortati dupa functie si, in cadrul aceleiasi functii, dupa nume insa ordinea de afisare sa fie mai intai numele si apoi functia.

Proiectarea cererii arata astfel:

Rezultatul cererii este urmatorul:

Exercitiul 3 - cerere de selectie cu utilizarea optiunii "OR".

Vei utiliza baza de date PERSONAL (tabela SALARIATI).

Vor fi afisati doar angajatii care au functia de inginer sau medic din tabela SALARIATI iar sortarea sa se faca ascendent dupa campul NUME.

Proiectarea cererii arata astfel:

Rezultatul cererii este urmatorul:

Exemplul 4 - cerere de selectie cu utilizarea unei anumite conditii.

Vei utiliza baza de date PERSONAL (tabela SALARIATI).

Vor fi afisati doar angajatii care au salariul "mai mare sau egal" cu 4.000.000 lei.

Ordonarea se va face ascendent dupa campul MARCA.

Proiectarea cererii arata astfel:

Rezultatul cererii este urmatorul:

Exemplul 5 - cerere de selectie cu utilizarea unui camp calculat.

Vei utiliza baza de date PERSONAL (tabela SALARIATI).

In tabela SALARIATI se va introduce un camp AVANS (Numeric - Long Integer) dupa campul SALARIUL si se va completa cu valori.

Vom incerca sa calculam prin intermediul unei cereri lichidarea care i se cuvine salariatului dupa formula: LICHIDARE=SALARIUL-AVANS. Sortarea se va face dupa campul MARCA ascendent.

Proiectarea cererii arata astfel:

Rezultatul cererii este urmatorul:

In cel de-al doilea exemplu vom incerca sa indexam salariul cu 20%.

Proiectarea cererii arata astfel:

Rezultatul cererii este urmatorul:

Cu functiile de agregare putem obtine diverse statistici pe valori de campuri.

Principalele functii de agregare sunt:

SUM - suma

AVG - medie

MIN - minimul

MAX - maximul

FIRST - prima inregistrare

LAST - ultima inregistrare

In exemplul de mai jos vom calcula suma, media, minimul si maximul tuturor salariatilor care nu sunt sefi.

Proiectarea cererii arata astfel:

Rezultatul cererii este urmatorul:

In exemplul urmator vom incerca sa obtinem anumite date statistice referitoare la inregistrari grupate dupa campul FUNCTIA care nu sunt sefi.

Proiectarea cererii arata astfel:

Rezultatul cererii este urmatorul:

Obs:

Dupa cum observi s-a folosit functia GROUP BY pentru gruparea valorilor in campul FUNCTIA.

Poti sa specifici si grupurile pe care vrei sa le afisezi astfel:

Iar rezultatul va fi urmatorul:

Cererile de selectie parametrice sunt cereri in care conditia se poate schimba de la o executie la alta. In conditie pot fi introduse campuri inexistente pentru care sistemul cere valori.

In cererea de mai jos se pot selecta salariatii de o anumita functie.

In momentul rularii cererii, pe ecran apare o fereastra prin intermediul careia ti se cere sa introduci parametrul dorit (in cazul nostru FUNCTIA).

Apesi OK si rezultatul executiei cererii este:

Sunt cereri care realizeaza suma, media, numararea sau alte tipuri de totaluri si apoi grupeaza rezultatul pe doua tipuri de informatie (row headings si column headings).

Ex:

Creeaza baza de date VANZARI.

Sa se creeze in aceasta baza de date, tabela AgentiVanzari cu urmatoarea structura:

Continutul tabelei sa fie cu urmatorul:

Sa se creeze si tabela Vanzari cu structura:

Continutul tabelei sa fie cu urmatorul:

Intre tabela AgentiVanzari si Vanzari creeaza o relatie One-To-Many de forma:

Creeaza o cerere de tip CrossTab avand sursa formata din tabelele Vanzari si AgentiVanzari.

Proiectarea cererii arata astfel:

In cererea de mai sus am grupat valorile campurilor NUME si CATPROD si am utilizat functia SUM pentru campul VANZARI.

In rezultatul final campul NUME va reprezenta liniile tabelului rezultat, campul CATPROD coloanele tabelului rezultat iar campul VANZARI va reprezenta valorile acestui tabel.

Rezultatul interogarii este urmatorul:

O cerere de actiune este o cerere care face schimbari la una sau mai multe inregistrari printr-o singura operatie.

Exista patru tipuri de cereri de actiune:

n       Cereri UpDate (de actualizare).

n       Cereri Delete (de stergere).

n       Cereri Append (de adaugare).

n       Cereri Make Table (de creare de tabele).

Acest tip de cerere face schimbari globale la un grup de inregistrari in una sau mai multe tabele.

In exemplul de mai jos vei incerca indexarea salariului tuturor medicilor din baza de date PERSONAL (tabela SALARIATI) cu 20%.

Proiectarea cererii arata astfel:

Introducerea rubricii CrossTab se face alegand din meniul QUERY optiunea UPDATE QUERY.

Dupa proiectarea cererii trebuie parcurse urmatoarele etape:

n       Apasa butonul RUN aflat pe bara de instrumente.

n       Pe ecran apare caseta de confirmare a modificarilor respective.

n       Daca apesi YES, modificarile respective se vor produce in tabela (tabelele) respectiva.

n       Daca vrei sa vezi modificarile pe care le-ai efectuat apasa pe butonul DATASHEET .

Rezultatul executiei cererii este urmatorul:

Acest tip de cerere creeaza o tabela din datele uneia sau a mai multor tabele.

In exemplul urmator creeaza prin intermediul unei cereri de tip MakeTable, avand ca sursa baza de date PERSONAL (tabela SALARIATI), o tabela SALNOU care sa contina doar campurile Marca, Nume, Functia, Sef si AreSefPe.

Creeaza o cerere noua cu campurile specificate.

Etape:

n       Din meniul QUERY alege optiunea MAKE-TABLE QUERY

n       In caseta de dialog Make Table tasteaza numele noului tabel (SalNou) si apasa OK

n       In final, apasa butonul RUN . Pe ecran apare caseta de dialog de confirmare a tabelei SALNOU.

n       Apasa butonul YES si noua tabela (SalNou) va fi creata.

Acest tip de cerere adauga un grup de inregistrari din una sau mai multe tabele la sfarsitul uneia sau a mai multor tabele.

Pentru a construi o cerere de tip APPEND creeaza mai intai o tabela SAL cu aceeasi structura ca si SALARIATI.

Etape:

n       In fereastra bazei de date PERSONAL selecteaza tabela SALARIATI.

n       Executa secventele EDIT => COPY si EDIT => PASTE. Apare caseta de dialog PASTE TABLE AS, bifeaza optiunea STRUCTURE ONLY si apasa OK

n       In fereastra DATABASE apare noua tabela. O deschizi si o completezi cu urmatoarele date:

Etape:

n       Creezi o cerere noua avand ca sursa tabela SAL.

n       Alege din meniul QUERY optiunea APPEND QUERY. Pe ecran apare caseta de dialog APPEND

n       In caseta TABLE NAME alegi numele tabelei in care vor fi copiate noile inregistrari si apesi OK

n       Executa cererea apasand pe butonul RUN .

n       In caseta de dialog de confirmare apesi butonul OK

n       Inregistrarile vor fi adaugate in tabela SALARIATI.

Sterge una sau mai multe inregistrari din una sau mai multe tabele.

In exemplul urmator stergi inregistrarile inserate in exemplul anterior (MARCA>=200) prin intermediul unei astfel de cereri.

Etape:

n       Creeaza o cerere care are ca sursa tabela SALARIATI si selectezi campul MARCA cel pe care vei pune criteriul de stergere.

n       Alegi din meniul QUERY, optiunea DELETE QUERY

n       Inserezi criteriul de stergere.

n       Apasa butonul RUN .

n       In caseta de dialog de confirmare se apasa OK

Obiectivele lectiei

O metoda foarte buna pentru introducerea datelor in tabele este crearea de formulare. Cu ajutorul unui formular, poti aloca exact atat spatiu cat este necesar pentru fiecare camp si poti introduce informatii in mai multe tabele simultan.

In general, fiecare formular afiseaza o singura inregistrare la un moment dat.

Poti crea un formular in trei moduri:

n       Autoforms ofera foarte rapid formulare care contin toate campurile intr-un singur tabel.

n       Form Wizard te ajuta sa creezi un formular furnizandu-se o serie de casete de dialog din care poti alege campurile si stilul pentru formular.

n       Creand un formular pornind de la zero, ai la dispozitie o grila de machetare in care plasezi campuri. Este modul cel mai dificil, dar asigura cel mai bun control.

Cel mai simplu mod de a crea un formular se face cu ajutorul caracteristicii AUTOFORM. Acesta pune campurile dintr-un singur tabel intr-un formular; este modul cel mai putin flexibil, dar este foarte convenabil.

Etape:

n       Din fereastra DATABASE, executa clic pe tipul de obiect FORMS

n       Executa clic pe butonul New

n       Pe ecran apare caseta de dialog NEW FORM

n       Deschizi lista derulanta de la baza casetei de dialog si alegi tabelul sau interogarea pe care o utilizezi ca sursa a datelor din formular.

n       Apesi butonul OK. Apare formularul pentru introducerea datelor.

n       In final se salveaza formularul cu numele dorit.

Etape:

n       Din fereastra DATABASE, executa clic pe tipul de obiect FORMS

n       Executa dublu-clic pe optiunea CREATE FORM USING WIZARD. Apare caseta de dialog Form Wizard

 

n       Din lista derulanta TABLES/QUERIES, alegi un tabel sau o interogare din care sa selectezi campuri (In mod prestabilit este selectat primul tabel in ordine alfabetica)

n       Executa clic pe un camp din lista AVAILABLE FIELDS pe care vrei sa il introduci in formular si apoi executa clic pe butonul Next > pentru a muta campul in lista SELECTED FIELDS.

n       Repeta pasul anterior pana cand selectezi din acel tabel toate campurile pe care vrei sa le incluzi.

n       Executa clic pe NEXT pentru a continua. Ti se cere sa alegi o macheta: Columnar Tabular Datasheet sau Justified. Executa clic pe fiecare buton pentru a previzualiza machetele. (Columnar este cea mai uzuala). Dupa ce ai ales macheta dorita apasa NEXT

n       Ti se cere sa alegi un stil. Executa clic pe fiecare stil din lista pentru a-l previzualiza; executa clic pe NEXT dupa ce ai ales un stil.

n       Introdu un titlu pentru formular in caseta de text din partea de sus a casetei de dialog.

n       Executa clic pe butonul FINISH

n       In final apare formularul pregatit pentru introducerea datelor.

Cel mai performant, dar si cel mai dificil mod de a crea un formular consta in utilizarea modului de vizualizare FORM DESIGN

Acest mod iti permite sa stabilesti exact unde anume sa plasezi fiecare camp si cum sa-l formatezi.

Etape:

n       In fereastra DATABASE, executa clic pe tipul de obiect FORMS

n       Executa clic NEW. Apare caseta de dialog NEW FORM

n       Executa clic pe DESIGN VIEW

n       Selecteaza un tabel sau o interogare din lista derulanta de la baza casetei de dialog.

n       Apasa OK. Apare o fereastra Form Design

Etape:

n       Afiseaza lista FIELDS daca aceasta nu este vizibila prin apasarea pe butonul FIELD LIST sau alege din meniul VIEW optiunea FIELD LIST.

n       Trage cu mouse-ul un camp din lista de campuri in zona DETAIL a raportului.

Etape:

n       Daca nu esti deja in modul de vizualizare FORM DESIGN, treci in acest mod.

n       Executa clic pe numele unui control pentru a-l selecta. Apar manere de selectie in jurul lui. Poti selecta mai multe controale, tinand apasata tasta SHIFT in timp ce executi clic pe fiecare.

n       Pozitioneaza indicatorul mouse-ului astfel incat acesta sa se transforme intr-o palma.

n       Executa clic si tine apasat butonul stang al mouse-ului cat timp vei trage controlul intr-o alta pozitie.

Etape:

n       Executa clic pe controlul care vrei sa fie selectat.

n       Pozitioneaza indicatorul mouse-ului pe manerul de selectie aflat in partea din stanga sus, astfel incat sa se transforme intr-un deget aratator.

n       Trageti controlul intr-o alta pozitie.

Ex:

Sa se creeze urmatoarea forma:

Forma va arata astfel:

Pe langa zona DETAIL pe care ai utilizat-o pana acum mai exista si alte zone:

n       FORM HEADER si FORM FOOTER - sunt zone care se repeta in partea de sus sau de jos a formularului, cum ar fi titlul formularului in partea de sus sau o notita de copyright in partea de jos.

Dupa executare forma va arata astfel:

n       PAGE HEADER si PAGE FOOTER - sunt zone care se repeta in partea de sus sau de jos a fiecarei pagini a formularului atunci cand il tiparesti.

Formularul va arata astfel:

Pentru a putea adauga formularului titluri, subtitluri, text explicativ si altele trebuie sa adaugi in formular un obiect care se numeste eticheta.

Etape:

n       Executa clic pe instrumentul LABEL din caseta de instrumente. Indicatorul mouse-ului se preschimba in litera A cu un semn plus langa ea.

n       Traseaza un chenar in interiorul formularului si introdu textul dorit.

n       Executa clic oriunde in afara controlului pentru a termina operatia sau apasa ENTER

Dupa ce ai plasat toate informatiile intr-un formular (controalele pe care vrei sa le incluzi si etichetele pentru afisarea oricarui titlu sau text explicativ), urmatorul pas este sa faci formularul mai atragator.

Toate instrumentele de formatare de care ai nevoie sunt pe bara de instrumente Formatting

Pentru a formata un control, selecteaza-l si apoi executa clic pe instrumentul de formatare adecvat.

Cand introduci date intr-un formular, apasa tasta Tab pentru a te deplasa de la un control la altul, in ordinea in care sunt afisate in formular.

Daca muti si rearanjezi controalele, ordinea de deplasare cu tasta Tab nu se modifica automat.

Pentru a ajusta ordinea de deplasare cu tasta Tab trebuie sa parcurgi urmatorii pasi:

n       Alege din meniul VIEW optiunea TAB ORDER. Apare caseta de dialog TAB ORDER

n       Alege sectiunea pentru care vrei sa schimbi aceasta ordine.

n       Apar controalele in ordinea de deplasare cu tasta Tab. Pentru a modifica ordinea, executa clic pe control si trage-l in sus sau in jos in lista.

n       Pentru a stabili rapid ordinea de deplasare pe baza pozitiei curente a controalelor in formular (de sus in jos), executa clic pe butonul Auto Order

n       Executa clic pe OK

Rapoartele sunt obiecte prin intermediul carora generezi rezultate profesionale care pot fi afisate pe ecran, tiparite pe hartie sau afisate pe Internet.

Daca vrei un raport simplu, bazat pe un singur tabel sau pe o singura interogare, cel mai potrivit este AUTOREPORT

Pentru a crea un raport folosind AutoReport, urmeaza pasii:

n       Deschide baza de date care contine tabelul sau interogarea pe baza careia vrei sa creezi raportul.

n       Executa clic pe eticheta REPORTS din fereastra DATABASE si apoi pe butonul NEW. Apare caseta de dialog NEW REPORT

  

n       Selecteaza din lista derulanta tabelul sau interogarea pe baza careia vrei sa construiesti raportul.

n       Selecteaza AUTOREPORT COLUMNAR sau AUTOREPORT TABULAR

n       Executa clic pe OK si raportul apare in modul PRINT PREVIEW. Raportul va arata astfel:

Report Wizard asigura un compromis acceptabil intre usurinta de utilizare si flexibilitate. Cu Report Wizard, poti utiliza mai multe tabele si interogari si poti alege o macheta si un format pentru raportul tau.

Etape:

n       Deschizi baza de date care contine tabelul sau interogarea pentru care vrei sa creezi un raport.

n       Executa clic pe eticheta Reports din fereastra Database. Pe ecran apare caseta de dialog Report Wizard

n       Din lista derulanta Tables/Queries, selecteaza un tabel sau o interogare din care vrei sa incluzi campuri.

n       Executa clic pe un camp din lista Available Fields si apoi pe butonul pentru a muta campul in lista Selected Fields. Repeta acest pas pentru a selecta toate campurile dorite sau executa clic pe pentru a muta toate campurile deodata.

n       Daca vrei, selecteaza un alt tabel sau o alta interogare din lista Tables/Queries si repeta pasul anterior. Tabelele pe care le alegi trebuie sa aiba relatii intre ele, astfel incat datele sa coincida in raport.

n       Cand ai terminat de selectat campurile, executa clic pe NEXT. Apare prima caseta de dialog Report Wizard

n       Daca vrei gruparea inregistrarilor dupa oricare din campurile pe care le-ai selectat, executa clic pe camp si apoi pe butonul . Poti selecta mai multe niveluri de grupare, in ordinea pe care o vrei. Apoi executa clic pe Next pentru a trece mai departe.

n       Aplicatia Wizard te intreaba ce ordine de sortare vrei sa utilizezi. Daca vrei inregistrari sortate, deschide lista derulanta de sus si selecteaza un camp dupa care vrei ca sortarea sa se efectueze. Selecteaza cel mult patru sortari din listele derulante.

n       In mod prestabilit, sortarea este in ordine crescatoare (de la A la Z). Executa clic pe butonul de langa caseta pentru a schimba ordinea de sortare in descrescatoare (de la Z la A), daca vrei.

n       In urmatoarea caseta de dialog vei alege o optiune de machetare din sectiunea LAYOUT

n       Alege orientarea pentru raportul tiparit din sectiunea ORIENTATION

n       Apasa NEXT

n       In urmatoarea caseta de dialog a aplicatiei Wizard, alege un stil de raport. Sunt afisate mai multe; executa clic pe unul pentru a vedea o mostra.

n       Apasa NEXT cand esti multumit de alegerea facuta.

n       Ti se cere un titlu de raport. Vei introduce un titlu in caseta de text Report si executa clic pe FINISH pentru a vedea raportul in modul PRINT PREVIEW.

Cand creezi un raport, fie cu Report Wizard, fie cu Autoreport, acesta apare in modul Print Preview. De aici poti sa-l tiparesti direct, daca esti multumit de rezultat sau poti sa treci in modul de vizualizare Report Design pentru a face modificari.

Daca vrei sa tiparesti raportul si sa specifici diverse optiuni de tiparire, alege din meniul FILE optiunea PRINT.. Pe ecran apare caseta de dialog PRINT

Daca vrei sa obtii rapid o copie tiparita, executa clic pe butonul PRINT de pe bara de instrumente.

Etape:

n       Executa clic pe eticheta REPORTS

n       Executa clic pe raportul pe care vrei sa-l vizualizezi.

n       Executa clic pe butonul DESIGN. Apare raportul in modul de vizualizare DESIGN

Raportul contine urmatoarele zone:

n       REPORT HEADER - contine titlul raportului;

n       PAGE HEADER - contine etichetele de coloana ale raportului;

n       DETAILS - afiseaza lista campurilor alese pentru a fi tiparite in aceste coloane;

n       PAGE FOOTER - contine o formula care va afisa data si ora curenta.

Lucrul cu controalele din raport in modul de vizualizare Report Design este similar cu modul de lucru cu controalele in modul Form Design

Selectarea controalelor se face executand un clic pe control. In jurul sau apar manere de selectie.

Mutarea obiectelor - se selecteaza obiectul respectiv, apoi pozitioneaza indicatorul mouse-ului deasupra unei laturi a chenarului astfel incat acesta sa se transforme intr-o palma deschisa si neagra. Apoi executa clic si trage controlul in noua pozitie.

Redimensionarea obiectelor - selecteaza obiectul, apoi pozitioneaza indicatorul mouse-ului deasupra unui maner de selectie si trage-l pentru a redimensiona obiectul.

Formarea obiectelor de text - utilizeaza listele derulante Font si Font Size de pe bara cu instrumente pentru a alege fonturi, apoi utilizeaza butoanele Bold Italic sau Underline de pe bara cu instrumente pentru a aplica anumite atribute. Poti adauga, de asemenea, linii si imagini in rapoarte, la fel ca in formulare.

Etape:

n       Daca nu vezi lista Field, vei alege din meniul View optiunea Filed List sau executa clic pe butonul Field List  de pe bara de instrumente. Apare o caseta mobila, care afiseaza o lista cu toate campurile din tabelul pe care-l utilizezi.

n       Trage orice camp din lista de campuri in raport, unde devine un control - in mod prestabilit, o caseta de text. Plaseaza-l oriunde vrei in zona Detail

Cand adaugi un control in raport, de fapt adaugi doua lucruri - o eticheta si o caseta de text. Aceste doua elemente sunt legate: eticheta descrie caseta de text, iar caseta reprezinta campul care va fi utilizat. Poti modifica textul din eticheta fara sa afectezi caseta de text

In mod prestabilit, cand muti caseta de text, o urmeaza si eticheta. Daca pozitionezi indicatorul mouse-ului pe chenarul casetei de text si indicatorul se transforma intr-o palma deschisa, acesta este semnalul ca, atunci cand vei trage caseta de text, eticheta o va urma.

In orice caz, poti deplasa si separat caseta de text si eticheta. Vei observa ca in coltul din stanga sus al fiecarui control exista un maner de selectie (patrat) care este mai mare decat celelalte. Cand pozitionezi indicatorul mouse-ului pe acest patrat, cursorul devine o mana cu degetul aratator intins. In acest moment poti sa executi clic si sa tragi fiecare obiect separat de celalalt.

Poti, de asemenea, sa adaugi separat etichete, cu text suplimentar, care nu sunt neaparat asociate cu un anumit camp.

Etape:

n       Executa clic pe butonul Label  de pe bara de instrumente Toolbox

n       Executa clic oriunde in raport si tasteaza textul etichetei.

n       Dupa ce ai terminat, executa clic oriunde in afara etichetei.