Limbajul de programare Microsoft Access

Limbajul de programare Microsoft Access

Microsoft Access 2003 este aplicatia de management al bazelor de date pusa la dispozitie de suita Microsoft Office. Spre deosebire de Excel, Access permite stocarea si administrarea unor volume mari de date, organizate in unitati numite inregistrari. O baza de date Access consta din urmatoarele obiecte:

• Tabele - contin toate inregistrarile;
• Formulare - afiseaza inregistrarile din tabele, una cate una;
• Interogari - localizeaza inregistrari specifice;
• Rapoarte - tiparesc loturi de inregistrari;
• Pagini de acces la date - pun la dispozitie date prin intermediul paginilor Web;
• Macrocomenzi - actiuni automate uzuale;
• Module - stocheaza declaratii si proceduri Visul Basic, care permit scrierea unor programe pentru bazele de date, astfel incat acestea sa poata interactiona cu alt software.

Utilitarele de asistenta din aplicatia Access asigura un proces simplu, pas cu pas, de configurare a tabelelor, formularelor, paginilor de acces la date, rapoartelor si interogarilor.

O baza de date Access poate sa alimenteze cu informatii o imbinare de corespondenta din aplicatia Word, astfel incat sa se poata expedia o scrisoare de tip formular la adrese dintr-o baza de date si, in acelasi timp, sa se poata importa si exporta date in formatul eXtensible Markup Language (XML).

1. Pornirea aplicatiei Access

Aplicatia Access poate fi pornita in acelasi fel ca toate aplicatiile din suita Microsoft Office. Pentru a porni aplicatia Access din meniul Start, se alege All Programs - Microsoft Office - Access 2003 . Aplicatia Access afiseaza panoul de sarcini Getting Started.

Daca aplicatia Microsoft Access este deja pornita, se da click pe pictograma sa, aflata pe bara de sarcini, pentru a-i redeschide fereastra.

De asemenea, se poate deschide aplicatia Microsoft Access care este deja pornita, dand click pe pictograma sa, aflata pe bara de sarcini, pentru a-i redeschide fereastra.

De asemenea, se poate porni aplicatia Access dand dublu-click pe orice baza de date Access enumerata in caseta de dialog Open Office Document.

Daca se vede o fereastra goala atunci cand porneste aplicatia Access, panoul de sarcini Startup este dezactivat. Pentru a-l reactiva, se alege Tools - Options apoi, in tabul View din caseta de dialog Options, se bifeaza panoul de sarcini Startup.

2. Elementele din fereastra Access:

Bara de meniuri - click pe orice denumire din bara de meniuri pentru a derula un meniu;

Bara de instrumente Access - pune la dispozitie butoane pentru comenzile folosite uzual. Bara de instrumente ofera o serie de butoane ce se modifica in functie de sarcina curenta, pe masura ce se lucreaza in Access.

Tabel - intr-o baza de date, tabelele contin informatiile. O singura baza de date poate sa aiba mai multe tabele, fiecare cu cate un set diferit de inregistrari asociate.

Formular - formularul cu rubrici goale, gata de a fi completat, este utilizat pentru introducerea , editarea si vizualizarea informatiilor dintr-un tabel, cate o inregistrare pe rand. O singura baza de date poate sa contina multe formulare diferite, chiar mai multe formulare pentru fiecare tabel.

Caseta Ask a Question - caseta este utilitar pentru asistenta online;

Butoane pentru obiecte - click pe aceste butoane pentru a modifica lista ce arata tipurile de obiecte cu care doriti sa lucrati. Obiectele dintr-o baza de date sunt tabele, formulare, rapoarte, interogari, macrocomenzi si module.

Fereastra bazei de date - afiseaza liste ale obiectelor dintr-o baza de date si contine butoane ce arata obiectele de un anumit tip. C lick pe un buton al unui obiect din lista Object, click pe un obiect, apoi click pe unul dintre butoanele din fereastra Database pentru a lucra cu baza de date.

Butoane de navigare in inregistrari - aceste elemente de control asigura trecerea de la o inregistrare la alta intr-o baza de date. In formulare si tabele, ele afiseaza prima, urmatoarea, anterioara sau ultima inregistrare. De asemenea, afiseaza numarul inregistrarii curente si numarul total de inregistrari din baza de date.

Bara de stare - afiseaza informatii de stare despre sarcina curenta;

Indicatori de mod - afiseaza conditiile speciale care sunt in vigoare;

Panoul de sarcini - ofera un acces rapid la alte baze de date, liste de campuri, dependente de obiecte, clipboard si optiuni pentru cautare.

3. Crearea unei baze de date

Atunci cand aplicatia Access porneste, se deschide panoul de sarcini Getting Started. In panou se poate opta pentru deschiderea unei baze de date existente sau pentru crearea uneia noi. Se poate incepe cu o baza de date goala si apoi se creeaza tabele care sa contina datele si formularele pe baza carora sa se introduca datele, ori se poate folosi un utilitar de asistenta pentru baze de date, care va ajuta la configurarea unei baze de date pentru un scop determinat, de exemplu, organizarea unui eveniment.

4. Crearea unei baze de date noi

Atunci cand se incepe o baza de date noua, aplicatia Access inchide orice alte baze de date deschise. Pentru a crea o baza de date noua :

1. In bara de instrumente Database, se da click pe butonul New sau se apasa Ctrl+N.
2. In panoul de sarcini New File, se da click pe Blank Database.
3. Se da click pe OK.

Pentru a crea o baza de date noua fundamentala pe una existenta:

1. Se urmeaza pasul 1 din actiunea anterioara si apoi, in panoul de sarcini New File, se da click pe From Existing File.
2. In caseta de dialog New from Existing File, se da click pe o baza de date, rasfoind, daca este necesar, pana la dosarul corespunzator.
3. Se da click pe butonul Create New.

Cele doua proiecte Access din tabelul General al casetei de dialog Templates sunt baze de date care se fundamenteaza pe un server baza de date din retea, numit SQL Server.

5. Salvarea unei baze de date noi

Atunci cand se creeaza o baza de date noua Access se recomanda a o salva, ca prim pas. Pentru a salva o baza de date noua :

1. In caseta de dialog File - New Database, care este afisata automat, se selecteaza dosarul pentru noua baza de date.
2. In caseta File Name, se introduce o denumire pentru noua baza de date.
3. Se da click pe butonul Create.

Dupa ce a fost salvata baza de date, fereastra Database afiseaza liste ale obiectelor (tabele, formulare, rapoarte si alte elemente) ce alcatuiesc baza de date. Fereastra Database pune, de asemenea, la dispozitie butoane care pot fi utilizate pentru a crea un obiect nou, pentru a deschide un obiect sau pentru a modifica designul sau. Deoarece este o baza de date noua, fiecare lista contine doar instrumentele pentru crearea unui obiect.

Nu este necesar sa se salveze datele care sunt adaugate la fisierul unei baze de date. Orice modificare a datelor din baza de date este salvata automat pe hard disk. Este totusi necesar sa se salveze toate obiectele (tabele, interogari, formulare si rapoarte) care sunt create in baza de date.

6. Crearea unei baze de date folosind un utilitar de asistenta

Atunci cand se creeaza o baza de date folosind un utilitar de asistenta Access, tipul de baza de date ales determina selectia tabelelor si formularelor pe care le va contine ea. Pentru a crea o baza de date cu un utilitar de asistenta:

Se creeaza o noua baza de date, urmand pasii din sectiunea "Crearea unei baze de date noi" din acest capitol.

In tabul Database din caseta de dialog Templates, se da click pe unul dintre utilitarele de asistenta.

Se da click pe OK.

Se salveaza noua baza de date.

In pagina de deschidere a utilitarului de asistenta Database, se da click pe Next.

Daca se doreste adaugarea unor campuri suplimentare la oricare dintre tabelele bazei de date, se selecteaza campurile care se doresc a fi adaugate, din lista aflata in dreapta, si se desemneaza tabelul in care se doreste a se adauga, in lista aflata in stanga. Dupa aceea se da click pe next. Daca nu trebuie sa se adauge campuri, se da click, pur si simplu, pe Next.

In pagina urmatoare a utilitarului de asistenta, se selecteaza un stil pentru afisarile pe ecran si se da click pe Next.

Se selecteaza un stil pentru rapoartele tiparite si se da click pe Next.

Se introduce un titlu pentru noua baza de date si se da click pe Next. In aceasta pagina, se poate adauga o imagine care sa fie afisata in formulare si rapoarte.

In ultima pagina a utilitarului de asistenta Database, se alege deschiderea bazei de date, dupa ce este creata si se da click pe Finish.

Daca este necesar, pentru tipul de baza de date care a fost selectat, se completeaza cu informatii despre firma respectiva, apoi se inchide formularul pentru a salva informatiile si a afisa noua baza de date.

7. Vizualizarea bazei de date

Daca s-a creat o baza de date noua folosind un utilitar de asistenta, aplicatia Access afiseaza panoul Main Switchboard (tablou de comanda principal), ce pune la dispozitie legaturi spre formularele care pot fi utilizate pentru a introduce datele in tabele. Fereastra Database este minimizata. Relatiile intre tabele sunt stabilite in conformitate cu tipul de baza de date selectat. Pentru a vizualiza fereastra Database:

1. Se da click pe butonul Restore (restabilire) din fereastra minimizata, pentru a fi readusa la marimea integrala.
2. Se da click pe Tables din lista Objects pentru a vedea tabelele din baza de date.

Pentru a vizualiza relatiile dintre tabele , din meniul Tools se alege comanda Relationships.

Pentru a vedea in fereastra Database o lista de obiecte de alt tip, se da click intr-unul dintre taburile din stanga listei - de exemplu tabul Forms.

Pentru a crea un tablou de comanda pentru baza de date ori pentru a modifica unul existent, se alege Database Utilities - Switchboard Manager din meniul Tools.

8. Protejarea bazei de date intr-o retea

Daca fisierele sunt partajate intr-o retea, se poate stabili o parola pentru a proteja baza de date impotriva modificarilor neautorizate. Pentru a stabili o parola :

1. Din meniul Tools, se alege Security - Set Database Password.
2. Se stabileste si verifica parola in caseta de dialog Set Database Password.
3. Se da click pe OK.

Pentru a atribui permisiuni si a modifica proprietatea cuiva asupra obiectelor bazei de date, se alege comanda User and Group Permissions (permisiuni de utilizator si grup) din submeniul Security.

Se poate proteja o baza de date impotriva modificarilor, in timp ce este deschisa, si fara a stabili o parola . In caseta de dialog File Open, din lista autoderulanta Open, se alege optiunea Open Exclusive.

9. Crearea copiilor de siguranta pentru baza de date

Aplicatia Microsoft Access permite salvarea unor copii de siguranta ale bazei de date oricat de des se considera de cuviinta. Fiecare copie este datata pentru a fi regasita mai usor. Pentru a crea o copie de siguranta:

1. Din meniul File, se alege comanda Back Up Database (copie de siguranta a bazei de date).
2. In caseta de dialog Save Backup As, se selecteaza o locatie pentru copia de siguranta.
3. Se da click pe butonul Save. Copia de siguranta datata apare in caseta de dialog Open.

10. Crearea tabelelor

Tabelul este o colectie completa de date, afisate in randuri si coloane. Fiecare rand constituie o serie de informatii, numita inregistrare. Fiecare coloana din rand, numita camp, reprezinta o parte a informatiei din inregistrare.

Se pot afisa, edita ori tipari date intr-un tabel si, de asemenea, se poate crea un formular pentru a se usura adaugarea de date in tabel sau actualizarea datelor existente.

In orice tabel, un camp trebuie sa fie cheia principala, care contine un element unic ce identifica fiecare inregistrare - de exemplu, un numar unic.

Se pot asocia tabele cu alte tabele, pentru a crea relatii, atata timp cat partajeaza un camp comun. O data ce s-a stabilit o relatie, se poate crea un raport care include informatii din ambele tabele.

11.Crearea unui tabel

Se poate crea un tabel nou in vizualizarea Datasheet (foaie de date), care afiseaza datele in randuri si coloane, sau in vizualizarea Design, care permite o lista de campuri si permite definirea fiecarui camp. De asemenea, se poate crea un tabel folosind utilitarul de asistenta Table. Pentru a crea un tabel in vizualizarea Datasheet:

1. In fereastra Database, in lista Objects, se da click pe butonul Tables.
2. Se da click pe butonul New, aflat pe bara de insturmente a ferestrei Database.
3. In caseta de dialog New Table, se selecteaza Datasheet View.
4. Se da click pe OK.
5. In noua fereastra Table, se da dublu-click pe numele unui camp si se redenumeste.

Pentru a crea un tabel in vizualizarea Design:

1. In fereastra Database, in lista Objects, se da click pe butonul Tables.
2. Se da click pe butonul New, aflat pe bara de instrumente a ferestrei Database.
3. In caseta de dialog New Table, se selecteaza Design View.
4. Se da click pe OK.
5. In coloana Field Name se introduce numele campurilor, iar in coloana Data Type se selecteaza tipul de date pentru fiecare camp.
6. In coloana Description, se adauga o descriere, daca se doreste.

De asemenea, se poate crea un tabel, dand dublu-click pe una dintre cele trei optiuni Create Table din partea superioara a listei de tabele.

Pentru a crea un tabel prin importarea de date din alta baza de date sau din alt program, se alege Get External Data - Import din meniul File.

12. Salvarea unui tabel

Dupa ce s-a creat un tabel, trebuie salvat. Pentru a salva un tabel:

1. Din meniul File, se alege comanda Save sau se apasa Ctrl+S.
2. In caseta de dialog Save As, se introduce un nume pentru noul tabel.
3. Se da click pe OK. Noul tabel este adaugat la lista de tabele din fereastra Database.

Pentru a salva un tabel ca formular sau pagina de acces la date ( care se poate utiliza pentru intrari de date), ca raport ( care se poate tipari) sau pentru a-l salva cu alt nume, in fereastra Database se selecteaza tabul Tables si tabelul, apoi se alege File - Save As .

13. Crearea unui tabel folosind utilitarul de asistenta Table

Utilitarul de asistenta Table va ajuta la crearea unui tabel nou si la stabilirea campurilor. Utilitarul de asistenta va pune la dispozitie zeci de campuri mostre, care se pot intalni frecvent in baze de date comerciale sau personale.

Pentru a crea un tabel folosind utilitarul de asistenta Table:

1. In fereastra Database, se da click pe butonul Tables din lista Objects.
2. In bara de instrumente din fereastra Database, se da click pe butonul New.
3. In caseta de dialog New Table, se alege din lista de optiuni Table Wizard.
4. Se da click pe OK.
5. In prima pagina a utilitarului de asistenta Table, se da click fie pe Bussines, fie pe Personal, pentru a alege un tip de baza de date.
6. Pentru a adauga campul la tabel, se da click pe un tabel in lista Sample Fields, apoi dublu-click pe unul dintre aceste campuri mostre.
7. Se continua adaugarea altor campuri din acelasi tabel mostra sau din alte tabele mostra, pana ce sunt toate campurile necesare, apoi se da click pe Next.
8. In urmatoarea pagina a utilitarului de asistenta, se introduce un nume pentru tabel si se lasa aplicatia Microsoft Access sa fixeze campul cheie principala sau se opteaza a se face personal, apoi se da click pe Next.
9. In pagina urmatoare a utilitarului de asistenta Table, se alege unul dintre tabelele existente pentru a-l asocia noului tabel si apoi se da click pe Next. Daca se stabileste o relatie noua sau daca se modifica una existenta, se da click pe butonul Relationships, apoi, in caseta de dialog Relationships, se alege una dintre cele trei optiuni pentru a defeni o relatie intre cele doua tabele, dupa care se da click pe OK.
10. In pagina finala a utilitarului de asistenta, se alege modificarea design-ului, se incepe introducerea datelor sau se introduc date utilizand un formular creat de utilitarul de asistenta, apoi se da click pe butonul Finish.

3.3. Realizarea unui tabel in Access :

FISA DE STOC pe luna februarie 2008

MARFA: cherestea