Reguli generale privind functionarea societatilor comerciale

1 Patrimoniul si aportul la capitalul social al societatii

Exista trasaturi comune pentru toate societatile comerciale, asa cum exista elemente specifice care functioneaza pentru fiecare tip de societate, pentru societatile de persoane, de capital sau pentru societatile cu raspundere limitata.

Fiind persoana juridica, oricare societate comerciala presupune exis­tenta celor trei elemente constitutive, respectiv:

un patrimoniu propriu;

organizare de sine statatoare;

un scop bine determinat.

In privinta persoanelor juridice, principiul libertatii de asociere este inteles in limitele specialitatii capacitatii lor de folosinta. Capacitatea juridica a persoanei juridice este limitata la obiectul de activitate; ea nu poate incheia decat acele acte juridice care au legatura cu obiectul de activitate.

In ceea ce priveste patrimoniul, conform art. 65 alin. 1 din Legea nr. 31/1990, republicata, tot ceea ce se aporteaza de catre asociati la capitalul social se considera a intra in patrimoniul societatii, societatea dispunand, de regula, de un drept de proprietate asupra bunurilor aportate, de la momentul inregistrarii sale.

In cazul in care asociatii nu depun aportul la capitalul social fixat, fie la momentul in care fac subscrierea, fie la momentul ulterior stabilit de lege ori de actul constitutiv, ei raspund pentru toate daunele pricinuite societatii. Legea concretizeaza cazul intarzierii la varsarea capitalului in numerar stabilind ca, neefectuarea varsamintelor atrage automat obligarea asociatului culpabil, cel putin la plata dobanzilor legale din ziua in care varsamantul trebuie sa fie efectuat. Nimic nu impiedica insa o societate sau un tert, pagubiti de asociatul care nu a varsat aportul, sa solicite, alaturi de dobanda legala, si alte despagubiri.

Principiul conform caruia din momentul inregistrarii societatea detine un drept de proprietate asupra aportului la capitalul social este stabilit de lege printr‑o norma dispozitiva. Aceasta face ca prin actul constitutiv sa existe posibilitatea ca partile sa transmita societatii si alte drepturi asupra bunurilor aportate.

Astfel, de exemplu, dreptul de folosinta poate fi acordat societatii pe baza unui contract de inchiriere sau de imprumut, aportul asociatului constand in contravaloarea lipsei de folosinta. Dreptul de uzufruct consta in a acorda societatii de catre asociat a dreptului de a folosi si de a culege fructele bunului (imobil) aportat cu titlu de uzufruct. Asociatul pastreaza "nuda proprietate", respectiv dreptul de dispozitie asupra bunului aportat.

In cazul aportarii unor bunuri in natura (mobile, imobile, corporale sau incorporale) asociatul raspunde fata de societate atat pentru evictiune cat si pentru viciile lucrului, potrivit dreptului comun.

Daca se transmite dreptul de proprietate, societatea dobandeste proprietatea din momentul in care dobandeste personalitate juridica prin transferarea dreptului si prin predarea efectiva catre societate a bunului aportat aflat in stare de utilizare. Din acelasi moment se transmite si riscul pieirii fortuite, potrivit regulii "res perit domino".

In cazul cand predarea bunului trebuia sa se faca la un anume termen si asociatul este in intarziere, se aplica regula "res perit debitori", urmand ca asociatul culpabil sa suporte pagubele pricinuite societatii prin nepredarea la termen a bunului pe care s‑a obligat sa‑l aporteze.

In opinia noastra, asociatul nu poate sa se prevaleze, ca in dreptul comun, de exonerarea de raspundere dovedind ca bunul ar fi pierit si la proprietar (societate) daca ar fi fost predat la termen.

Asupra lui, creditorii asociatilor nu pot sa‑si exercite drepturi proprii, indiferent de titlul cu care un bun sau altul este detinut de societate. Aceasta solutie este explicabila prin faptul ca din momentul inmatricularii, toate bunurile aportate intra in patrimoniul societatii, inclusiv dreptul asupra acestora.

Creditorii personali, in acest mod, nu pot urmari decat beneficiile care s‑ar cuveni asociatului respectiv dupa aprobarea bilantului contabil anual.

Cu toate acestea, se recunoaste posibilitatea pentru creditorii personali ai asociatilor de a‑si asigura creanta, legea admitand ca pe timpul duratei societatii creditorii personali sa poata solicita poprirea partilor sociale care ar reveni asociatilor, dupa o eventuala lichidare ori de a sechestra si vinde actiunile debitorilor lor.

Se admite chiar posibilitatea ca, in masura in care exista o prima de asigurare a creantei, exclusiv in cazul societatii pe actiuni si in comandita pe actiuni, creditorii personali sa aiba posibilitatea de a vinde actiunile ce au fost asigurate. Situatia de exceptie admisibila in cazul societatilor de capital a fost stabilita de legiuitor tocmai avand in vedere faptul ca aceste forme de societate pun accentul pe capital si nu pe persoane, in sensul ca o actiune nu este strans legata de titularul sau. Solutia functioneaza cu atat mai mult in cazul societatilor pe actiuni al caror capital social este impartit pe actiuni la purtator.

Aportul pe care asociatii il aduc la capitalul social nu este purtator de dobanda, conform regulii stabilite de art. 68 din Legea nr. 31/1990, republicata. Daca acest capital social se micsoreaza, iar micsorarea are efecte asupra dreptului ce revine asociatilor, repartizarea beneficiilor societatii nu este posibila decat dupa reintregirea capitalului social. In acest sens, art. 69 din Legea nr. 31/1990,  stabileste ca atunci cand se constata o pierdere a activului net, capitalul social va trebui reintregit sau redus inainte de a se putea face vreo repartizare sau distribuire din profit.

2. Acordarea dividendelor

In cadrul dispozitiilor legii cu privire la functionarea societatii comerciale, se regaseste si definitia legala a notiunii de "dividende".

Conform art. 67 alin. 1 si 2 din Legea nr. 31/1990, republicata si modificata dividendul este acea cota parte din profit ce se plateste fiecaruia dintre asociati, proportional cu cota de participare a asocia­tilor respectivi la capitalul social varsat, daca prin actul constitutiv nu se prevede altfel.

Astfel, este posibil ca prin actul constitutiv, pentru unii asociati sa se creeze un regim juridic mai favorabil in ceea ce priveste cota de participare la beneficii (de exemplu, tinand cont de calitatea pe care o au acestia in cadrul societatii).

Cand dividendele se platesc altfel decat in conditiile legii, peste limitele stabilite in temeiul legii sau prin actul constitutiv, legea impune obligarea celui care le‑a primit la restituire, in masura in care societatea face dovada ca asociatii care le‑au primit au cunoscut neregularitatea distribuirii sau ar fi trebuit sa o cunoasca, in raport cu situatia de fapt existenta. In acest sens, legea recunoaste un drept la actiune in restituire, drept la actiune care se prescrie in termenul general de prescriptie (3 ani de la distribuirea dividendelor).

Dividendele se platesc la data stabilita de Adunarea generala, sau stabilita de legi speciale, dar, nu mai tarziu de 6 luni de la data aprobarii situatiei financiare anuale aferente exercitiului financiar incheiat. Limitarea in timp instituita de legiuitor pentru plata dividendelor este intarita si de faptul ca art. 67 alin. 2 teza finala din Legea nr. 31/1990 republicata si modificata, stabileste ca in cazul in care acest termen nu este respectat de catre societatea comerciala, aceasta va fi obligata la plata de daune-interese in favoarea asociatilor indrituiti la dividende, daune calculate la nivelul dobanzii legale, daca prin actul constitutiv nu se prevede o dobanda mai mare.

In cazul in care anterior efectuarii platii dividendelor, asociatul isi cesioneaza partile sociale, dreptul asupra dividendelor ulterior cesiunii apartine cesionarului, in masura in care partile nu au stabilit altfel.

3. Rezervele societatii

Rezervele sunt sumele de bani deduse din beneficiul net al societatii, "puse de‑o parte" de catre societate, pentru a acoperi, la nevoie, creantele creditorilor

Rezervele pot fi legale si facultative.

E Rezervele legale

Rezervele legale formeaza fondul de rezerva al societatii comerciale, fond a carui valoare nu poate fi mai mica de o cincime din capitalul social. In vederea constituirii fondului de rezerva, se va prelua anual din profitul societatii minimum 5%, pana la atingerea plafonului de o cincime din capitalul social.

Chiar si in situatia in care fondul de rezerva s‑a constituit in limita impusa de lege, excedentul obtinut de societate prin vanzarea actiunilor la un pret mai mare decat valoarea lor nominala se include tot in fondul de rezerva, cu exceptia situatiei in care excedentul este utilizat pentru plata cheltuielilor de emisiune a actiunilor sau pentru acoperirea amortizarilor.

In situatia in care capitalul social se majoreaza, automat si fondul de rezerva se va majora, fapt ce va determina noi retineri din profit pentru realizarea rezervei. De altfel, legea precizeaza in mod expres in cuprinsul art. 183 alin. 2 din Legea nr. 31/1990 ca in situatia in care, indiferent de cauza, fondul de rezerva se micsoreaza, el trebuie completat, in aceleasi conditii ca la constituire (respectiv, prin rezerve de minimum 5% din profit).

E Rezervele facultative

Rezervele facultative privesc fie realizarea de investitii, fie desfasu­rarea unor activitati de marketing sau pentru acoperirea unor pierderi din activul patrimonial generate de imprejurari obiective care implica un risc.

Din rezervele facultative nu se pot acoperi prejudiciile produse patrimoniului social din cauza unor fapte culpabile ale administra­torilor, cenzorilor sau gestionarilor societatii.

4. Organizarea societatilor comerciale

Functionarea societatilor comerciale presupune existenta unor organe de conducere, de administrare si de control.

Orice societate comerciala, de regula prin actul constitutiv, isi stabileste propriile organe, respectiv:

E organe de conducere - adunarea generala fiind singura in masura sa hotarasca cu privire la problemele fundamentale ale societatii; 

E organe de administrare - administratorii;

E organe de control - cenzorii, auditorul financiar

Daca orice tip de societate comerciala impune asigurarea conducerii si administrarii, obligativitatea numirii cenzorilor prin actul constitutiv intervine numai in cazul societatilor de capital si a societatilor cu raspundere limitata, in masura in care sunt mai mult de 15 asociati.

Legea stabileste regimuri specifice pentru fiecare categorie de societate comerciala, atat in legatura cu modul de desfasurare a adunarii generale, cat si cu privire la administrarea si controlul societatii.

Ca reglementare generala, administratorul societatii este cel care reprezinta o societate in relatiile cu tertii. Toate aspectele generale legate de activitatea si raspunderea administratorului sunt guvernate de regulile de drept comun din materia mandatului si de regulile specifice din Legea nr. 31/1990, republicata si modificata.

Administratorul dobandeste mandatul de reprezentare in baza actului constitutiv, sau in baza hotararii adunarii generale, el fiind in drept sa execute toate operatiunile ce se impun in vederea aducerii la indeplinire a obiectului de activitate a societatii, dar in limitele mandatului conferit de catre actul constitutiv sau hotararea adunarii generale.

De asemenea, exista posibilitatea ca administratorul sa transmita din prerogativele sale unei alte persoane, dar numai daca acest drept i‑a fost recunoscut in mod expres fie prin actul constitutiv , fie printr‑o hotarare a adunarii generale.

In cazul in care administratorii nu respecta mandatul incredintat de ceilalti asociati, de exemplu, in cazul in care un administrator substituie o alta persoana pentru a asigura reprezentarea societatii, desi aceasta facultate nu i‑a fost recunoscuta, raspunde fata de societate. Daca in urma operatiunilor, societatea sufera anumite prejudicii, administratorul mandatar si inlocuitorul submandatar, sunt tinuti raspunzatori in solidar pentru pagubele produse societatii. In schimb, daca in urma operatiunilor efectuate de catre submandatar se obtine beneficii pentru societate, societatea este in drept sa pretinda beneficiile astfel rezultate de la submandatar.

Cand o societate este administrata de mai multe persoane, legea stabileste situatii concrete in care administratorii raspund solidar, respectiv:

pentru indeplinirea hotararii adunarii generale, avand calitatea de organ executiv fata de organul de conducere care este adunarea generala. Adunarea generala fiind, de fapt, cea care exprima vointa societatii, indeplinirea hotararii adunarii generale reprezinta pentru administratori punerea in executare a vointei societatii. De altfel, legea stabileste obligatia in sarcina administratorilor de a participa la toate sedintele adunarii generale, indiferent daca are sau nu calitatea de asociat precum si ale consiliului de administratie din care face parte sau ale organelor asimilate acestora.

pentru stricta indeplinire a oricarei indatoriri pe care legea sau actul constitutiv le impune. Cand art. 73 alin. (1) lit. e) din Legea nr. 31/1990, exprima raspunderea administratorilor printr‑o asemenea formulare, rezulta ca in realitate se instituie, ca regula generala, raspunderea solidara a administratorilor pentru mandatul cu care au fost imputerniciti in conducerea societatii;

pentru realitatea varsamintelor efectuate de asociati. Administra­torii raspund pentru constatarea in patrimoniul societatii a existentei efective a capitalului;

pentru existenta reala a dividendelor platite, in sensul ca in masura in care la o societate comerciala se platesc dividende in conditiile in care nu s‑a obtinut profit, cei tinuti raspunzatori pentru efectuarea platii sunt administratorii.;

pentru existenta, precum si pentru corecta completare a regis­trelor.

Administratorii raspund atat fata de societate, cat si fata de credi­torii societatii, acestia din urma fiind insa in drept sa apeleze la o actiune in contra administratorilor numai in masura in care se deschide procedura insolventei, in conditiile Legii nr. 85/2006.

5. Registrele societatii comerciale

E   Reglementarea registrelor comerciale prin Legea nr. 31/1990, republicata

Separat de registrele de contabilitate, obligatorii pentru orice comerciant, Legea nr. 31/1990, republicata, prevede in art. 177‑179, pentru unele forme de societati, obligatia tinerii unor registre comerciale.

Astfel, in cazul societatilor pe actiuni si al societatilor in comandita pe actiuni, administratorii, comitetul de directie sau cenzorii au obligatia sa tina urmatoarele registre:

un registru al actionarilor, care cuprinde, dupa caz, numele si prenumele, codul numeric personal, denumirea, domiciliul sau sediul actionarilor cu actiuni nominative, precum si varsamintele facute in contul actiunilor.

Evidenta actiunilor emise in forma dematerializata si tranzactionate pe o piata organizata se realizeaza cu respectarea legislatiei specifice pietei de capital. In cazul in care in temeiul legii sau in baza vointei partilor, registrul actionarilor este tinut in forma computerizata de catre o societate de registru privata, autorizata, in registrul comertului, acolo unde este inregistrata societatea a carei evidenta este tinuta, se va mentiona si denumirea si sediul societatii de registru.

Administratorii sau, dupa caz, societatile de registru sunt obligati sa puna la dispozitia actionarilor sau a oricaror alti solicitanti registrul actionarilor si sa elibereze, la cerere, pe cheltuiala acestora, extrase din registre.

un registru al sedintelor si deliberarilor adunarilor generale;

un registru al sedintelor si deliberarilor consiliului de administratie, respectiv ale directoratului si consiliului de supraveghere;

un registru al deliberarilor si constatarilor facute de cenzori in exercitarea mandatului lor, tinut prin grija cenzorilor si dupa caz de auditorul financiar;

un registru al obligatiunilor, tinut la fel ca registrul actionarilor, registrul sedintelor si deliberarilor adunarilor generale si ale con­siliului de administratie sau directoratului prin grija administratorilor.

Registrul obligatiunilor are acelasi regim juridic cu cel specific registrului actionarilor, fiind posibil a fi tinut si de catre societati indepen­dente, autorizate, de registru. Administratorii au obligatia de a pune la dispozitia actionarilor si detinatorilor de obligatiuni atat registrul actionarilor, cat si registrul sedintelor si deliberarilor din adunarea generala si registrul obligatiunilor.

Legea nr. 31/1990, republicata, mai prevede pentru administratorii societatilor cu raspundere limitata, obligatia tinerii unui registru al asociatilor (art. 198 alin. 1) in care se vor inscrie toate datele de identificare a asociatilor, partea fiecaruia la capitalul social, transferul partilor sociale si orice alta modificare referitoare la acestea. Potrivit art. 198 alin. 2 administratorii raspund personal si solidar pentru orice dauna pricinuita prin nerespectarea prevederilor de la alin. 1.

Legea nr. 31/1990, republicata, prevede pentru lichidatori obligatia de a tine un registru cu toate operatiunile lichidarii, in ordinea datei lor (art. 253 alin. 4 partea finala).

Potrivit art. 261 alin.1 dupa efectuarea lichidarii, respectiv dupa aprobarea socotelilor si terminarea repartitiei, registrele si actele societatii in nume colectiv, ale societatii in comandita simpla sau a celei cu raspundere limitata, care nu vor fi necesare unuia dintre asociati, se vor depune la asociatul desemnat de majoritate.

In societatile pe actiuni si in comandita pe actiuni, toate registrele ce se intocmesc conform legii, se depun la registrul comertului la care a fost inregistrata societatea. Cu privire la continutul acestor registre, orice parte interesata poate lua cunostinta, cu prealabila autorizare a judecatorului delegat . Acestea vor fi depuse la registrul comertului, unde orice parte interesata va putea lua cunostinta de ele, cu autorizatia instantei.

La nivelul registrului comertului, Registrele tuturor societatilor astfel depuse, vor fi pastrate timp de 5 ani.

E Reglementarea registrelor contabile prin Legea nr. 82/1991 - Legea contabilitatii

Legea nr. 82/1991, Legea contabilitatii, in capitolul III (art. 20‑26), reglementeaza registrele de contabilitate, fara a fi abrogate dispozitiile din Codul comercial referitoare la acestea.

Asadar, in prezent, registrele de contabilitate sunt reglementate, in paralel, de doua acte normative - Codul comercial si Legea contabilitatii. Comparand textele din Codul comercial si cele din Legea contabilitatii, se poate observa ca si acest din urma act normativ obliga pe comerciant sa intocmeasca trei registre, respectiv:

registrul‑jurnal;

registrul‑inventar;

registrul cartea mare.

Aceste registre sunt, in principiu, obligatorii. Numai referitor la registrul‑cartea mare exista exceptii care ii vizeaza pe micii comercianti.

Registrele contabile trebuie sa fie tinute in mod regulat, in asa fel incat ele sa poata permite in orice moment identificarea si controlul operatiunilor comerciale efectuate.

Administratorii au obligatia ca cu cel putin o luna anterior datei stabilite pentru desfasurarea adunarii generale, sa prezinte cenzorilor sau auditorilor financiari situatia financiara anuala pentru exercitiul financiar precedent, impreuna cu raportul lor si documentele justificative.

Societatea comerciala prin grija administratorilor, este obligata ca la sfarsitul fiecarui exercitiu financiar sa intocmeasca situatiile financiare, in conditiile impuse de Legea nr. 82/1991 (Legea contabilitatii) si art. 181 si 182 din Legea 31/1990, republicata, astfel cum aceste dispozitii au fost modificate prin Legea nr. 161/2003.

In cazul societatilor de capital, dupa aprobarea de catre adunarea generala actionarilor, situatiile financiare vor fi depuse de catre administratori la directiile generale ale finantelor publice competente, iar un exemplar va fi depus la registrul comertului. Bilantul se publica in Monitorul Oficial si se depune la Oficiul registrului comertului.

6. Obiectul de activitate

In cadrul oricarei societati comerciale, prin actul constitutiv trebuie sa se stabileasca obiectul de activitate, realizandu‑se distinctia intre obiectul principal si obiectul secundar.

Solutia este explicabila pentru ca in materia societatilor comerciale functioneaza principiul specializarii capacitatii de folosinta. O societate comerciala se constituie cu scopul de a realiza obiectul de activitate propus.

Legea nr. 31/1990, stabileste o serie de aspecte formale ce tin de identificarea societatii comerciale. Astfel, conform art. 74 din Legea nr. 31/1990, republicata si  modificata, in orice document intrebuintat in comert si care emana de la o societate comerciala, (factura, comanda, contract, oferta etc.), cu exceptia bonurilor fiscale emise de aparatele de marcat electronice (care se completeaza conform legislatie proprii in domeniu), trebuie sa fie mentionate: denumirea, sediul si codul unic de inregistrare al societatii respective, precum si forma juridica in care este constituita. In cazul societatilor cu raspundere limitata, suplimentar trebuie mentionat capitalul social, iar in cazul societatilor de capital (societati pe actiuni si in comandita pe actiuni) capitalul social integral, cu mentionarea expresa a capitalul social efectiv varsat conform cu ultima situatie financiara anuala, aprobata in conditiile legii.

VERIFICATI-VA CUNOSTINTELE

Care este momentul (data) cand societatea dobandeste personalitate juridica?

La data de 15 iulie 2003 s-a incheiat contractul de cesiune de actiuni prin care MN a cesionat lui VD un numar de 100 de actiuni in valoare totala de 100.000.000 lei. Prin hotararea AGA din 15 martie 2004 s-a aprobat distribuirea dividendelor aferente exercitiului financiar al anului 2003, fiecare actionar urmand sa primeasca dividende in functie de numarul de actiuni detinute si de cota de participare la capitalul social.

Pentru exercitiul financiar al anului 2003, dividendele aferente celor 100 de actiuni au fost atribuite in totalitate numitului VD care detinea actiunile respective la data adoptarii hotararii AGA.

MN a solicitat achitarea dividendelor aferente anului 2003 pana la data de 15 iulie iar dupa aceasta sa i se atribuie cesionarului V.D.

Intrebare

Cererea de plata a dividendelor formulata de actionarul cedent MN este intemeiata?

3. Daca in actul constitutiv nu se prevede altfel, bunurile in natura aportate la capitalul social, trec in proprietatea societatii in momentul:

a)  autentificarii actului constitutiv;

b) inmatricularii societatii in registrul comertului;

c)  publicarii in Monitorul Oficial a incheierii de autorizare a infiintarii societatii;

d) predarii efective a bunului care face obiectul aportului;

e)  evaluarii bunului de catre experti desemnati de judecatorul delegat la Oficiul registrului comertului.

In cazul in care un asociat intarzie varsarea aportului subscris in numerar, legea:

a)  prevede obligatia asociatului de a plati dobanda legala pana la data varsarii aportului;

b) prevede obligatia asociatului de a plati daune interese, in cazul in care a cauzat prejudicii societatii;

c)  prevede obligatia asociatului de a plati atat daune interese cat si dobanda legala, in mod cumulativ;

d) nu prevede nimic special pentru aceasta situatie.

5. Dreptul la actiunea de restituire a dividendelor cuvenite asociatilor se prescrie in termen de:

a) 1 an de la data distribuirii lor;

b) 6 luni de la data distribuirii lor;

c) 3 ani de la data distribuirii lor.

Societatea comerciala inceteaza ca entitate juridica in momentul in care:

a) societatea comerciala se afla intr-una din situatiile de fapt, prevazute de legiuitor ca fiind caz de dizolvare;

b) societatea comerciala se afla in curs de lichidare judiciara, ca urmare a starii de faliment;

c) judecatorul delegat dispune radierea societatii din Registrul Comertului.

La autentificarea actului constitutiv al unei societati comerciale cand este necesara forma autentica este obligatoriu a se prezenta si:

a) dovada privind disponibilitatea firmei si emblemei;

b) dovada efectuarii varsamintelor;

c) toate avizele sau actele de autorizare cerute, in functie de obiectul de activitate.

8. In cazul aporturilor in natura:

a) varsarea capitalului social se realizeaza de la momentul subscrierii;

b) proprietatea este transferata numai la predarea bunului;

c) se poate aporta si dreptul de folosinta, nu numai dreptul de proprietate;

d) este necesar un act special de transfer catre societate.