Definirea posturilor de munca

Definirea posturilor de munca

Organizatia de munca reprezinta o structura, care se constituie in vederea realizarii unor obiective, cu ajutorul eforturilor tuturor membrilor care o compun. De obicei organizatiile isi propun obtinerea de rezultate mai mari decat suma muncii tuturor membrilor ei. Doar in acest caz organizatia va fi eficienta.

Obtinerea celor mai bune rezultate cu eforturi minime si intr-un timp foarte scurt presupune cooperarea intre membrii care alcatuiesc organizatia si corelarea intre specializarile fiecarei unitati de lucru si membrii organizatiei. Convergenta activitatilor si a eforturilor specialistilor este asigurata de catre conducerea operativa asupra tuturor departamentelor si unitatilor care compun organizatia.

Functionarea optima a unei organizatii, presupune alaturi de asigurarea resurselor materiale, financiare, informationale, configurarea unei organigrame detaliate pana la nivelul posturilor prin care sunt definite cerintele specifice muncii care trebuie efectuata pentru atingerea obiectivelor propuse sub aspectul sarcinilor, competentelor necesare dar si al comportamentului cerut angajatilor.

Specialistii din departamentul de resurse umane alaturi de managerii companiei vor decide numarul si calitatea fortei de munca de care compania are nevoie pentru a-si indeplini obiectivele, sursa si modul de recrutare a fortei de munca, modalitatea de masurare a performantelor profesionale si modul de fidelizare sau motivare a angajatilor. Aceste sarcini se indeplinesc numai dupa analiza si configurarea posturilor in concordanta cu strategia sau planul de afaceri al companiei.

Definirea posturilor trebuie facuta intr-o maniera flexibila in care diversificarea activitatilor si satisfactiile obtinute in urma realizarii ei sa poata sustine sistemele de evaluare a performantelor, asociate cu posibilitatile de promovare si planurile de recompensare.

Postul reprezinta un grup de pozitii sau situatii identice in privinta sarcinilor lor principale sau un grup de pozitii similare privind sarcinile si indatoririle.

O alta definitie a postului :

Postul de munca consta in una sau mai multe obligatii, sarcini prestate de o persoana dintr-o companie la un moment dat.

In acceptiunea noastra, postul reprezinta acea pozitie in structura ierarhica si functionala a organizatiei cu anumite responsabilitati si competente bine determinate la un moment dat, pentru indeplinirea carora este necesar un anumit nivel de pregatire profesionala.

Consideram ca nivelul pregatirii profesionale necesar ocuparii unui post este important deoarece de el depinde realizarea in totalitate a cantitatii si mai ales a calitatii obiectivelor, sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor repartizate unui post.

Postul este suma sarcinilor repartizate unei persoane si este cea mai simpla diviziune organizatorica.  O definitie a pozitiei este data dupa Agentia Europeana pentru Productivitate si este definita ca fiind un grup de sarcini, datorii si responsabilitati pe care trebuie sa le indeplineasca un salariat.

Rezulta, deci ca postul are urmatoarele componente :

obiectivele

sarcinile

competentele

responsabilitatile

Obiectivele postului - sunt derivate din obiectivele generale ale firmei si sunt de fapt, transpunerea acestora la nivel individual, iar pentru a fi indeplinite, ocupantului postului respectiv ii sunt repartizate sarcini, competente si responsabilitati. Obiectivele postului justifica infiintarea si existenta postului in structura generala a companiei la un anumit moment dat. Subliniem, faptul ca toate se analizeaza la un anumit moment dat, avand in vedere dinamica activitatilor din diferite domenii ale economiei nationale.

Sarcinile postului - sunt cele mai mici unitati de munca atribuite ocupantului postului. Ele sunt activitati de munca distincte[1], care necesita un anumit efort fizic sau psihic si prin intermediul careia se urmareste punerea in aplicare a unor cunostinte teoretice si practice in vederea atingerii unui obiectiv precis.

Sarcina este o activitate de munca distincta care necesita un anumit efort fizic sau psihic si prin intermediul careia se urmareste punerea in aplicare a unor cunostinte teoretice si practice in vederea atingerii obiectivelor precis determinate. Prelucrarea unei bucati de otel si obtinerea unei piese de masina este o sarcina precisa in cadrul postului de strungar. Identificarea celor care au nevoie de un contract de asigurare de avarii auto si furt, prezentarea coditiilor de subscriere a asigurarii, subscrierea asigurarii si incasarea primei de asigurare sunt sarcini de munca ale unui agent de asigurari de non life.

Sarcina de munca se caracterizeaza prin aspecte cantitative si calitative. Latura cantitativa a sarcinii se refera la marimea efortului si la timpul necesar prestarii lui iar latura calitativa se refera la ceea ce face si cum face. Aspectele calitative tin strict de competentele persoanei necesare pentru indeplinirea sarcinii.

Cea mai mica parte in care poate fi impartita o sarcina reprezinta o activitate. Fiecare activitate la randul ei poate fi descompusa intr-un numar de actiuni sau de elemente.

Competentele postului - exprima capacitatea unei persoane de a aplica cunostiintele generale[2] si de specialitate dobandite precum si a deprinderilor practice pentru realizarea unei lucrari. Competenta este definita de teoreticieni , ca fiind formala si profesionala.

Competenta formala reprezinta, de fapt, limitele in cadrul carora ocupantul postului are dreptul sa actioneze in vederea atingerii obiectivelor individuale. Se transmite ocupantului postului de catre seful ierarhic superior prin intermediul unor documente oficiale: decizii, circulari, fise de post sau addendumuri la fisele de post.

Luand ca exemplul un agent de asigurare caruia i se acorda competente prin intermediul fisei de post sau a deciziilor ierarhice  pentru subscrierea tuturor formelor de asigurari pe care compania pentru care lucreaza are aprobare sa subscrie sau numai pentru anumite forme de asigurari iar pentru acestea numai intre anumite limite ale sumelor asigurate. De asemenea, i se pot atribui competente pentru a face evaluarea bunurilor care vor fi preluate in asigurare sau pentru evaluarea numai a anumitor bunuri (ex. autoturisme, iar a altor bunuri, nu ).

Competenta profesionala - reprezinta capacitatea ocupantului postului de a aplica si combina cunostintele si deprinderile de care dispune pentru realizarea tuturor sarcinilor cerute la locul sau de munca la standardul de calitate solicitat.

Agentul de asigurare care subscrie asigurari de viata, dispune de cunostinte de marketing, economice, de drept si de operare informatica, pentru a identifica persoanele care doresc asigurari cu capitalizare, a-l convinge de utilitatea incheierii unei asigurari de acest tip, a oferi consultanta asiguratului sau in legatura cu modul in care acesta poate actiona pentru investirea eficienta a primelor platite, a modalitatilor de reziliere, de intrerupere sau rascumparare a asigurarii, de prescriere a drepturilor rezultate din contractul de asigurare si de evidenta a primelor platite de catre acesta. Daca, agentul de asigurare nu-i ofera aceste informatii, potentialului sau asigurat, acesta va incheia asigurarea cu alt agent sau la alta societate de asigurare unde i se ofera toate aceste informatii.

Responsabilitatea - reprezinta obligatia titularului postului de a indeplini sarcinile, activitatile si actiunile prevazute in obiectivele postului de munca pe care il ocupa[4]. Responsabilitatea este, de fapt, raspunsul dat de ocupantul postului, competentelor acordate. Competentele sunt delegate sau acordate de superiorul ierarhic iar responsabilitatea este ceruta .

Responsabilitatea este acea componenta a postului care caracterizeaza latura comportamentala. Responsabilitatea reprezinta obligatia titularului postului de a indeplini sarcinile si obligatiile derivate din obiectivele postului. Din acest punct de vedere, responsabilitatea reprezinta o datorie sau un grup de indatoriri care concura la identificarea finalitatii si a ratiunii de a fi a postului.Responsabiliatea postului de contabil consta in a raspunde de corecta intocmire a documentelor contabile in concordanta cu documentele de functionare a companiei. Responsabilitatea poate fi definita, ca fiind obligatia ocupantului postului de asigura cantitatea si calitatea produselor pe care trebuie sa le realizeze si de a respecta termenele la care vor fi indeplinite activitatile corespunzatoare postului.

Responsabilitatea, trebuie corelata cu sarcinile si competentele postului, evitandu-se subdimensionarea sau supradimensionarea lui.

Subdimensionarea responsabilitatilor poate genera diminuarea interesului si a efortului titularului pentru indeplinirea in mod corespunzator a sarcinilor atribuite iar supradimensionarea responsabilitatilor poate conduce la inhibarea titularului sau obtinerea de recompense necorespunzatoare in comparatie cu eforturile depuse si rezultatele obtinute.

Revenind la exemplul agentului de asigurare, in limita competentelor acordate de catre seful sau ierarhic, va avea responsabilitatea de a subscriere  anumite tipuri de asigurari, un anumit numar din fiecare tip si pana la anumite valori de sume asigurate, de a face evaluarea obiectului asigurat de unul singur iar aceasta evaluare sa reprezinte valoarea reala a acestuia la data incheierii asigurarii. Referitor la subdimensionarea responsabilitatilor unui agent de asigurare se poate intalni situatia in care acesta primeste spre administrare si incasare asigurari contractate si nu va mai fi interesat de contractarea altora noi, ori este binecunoscut faptul ca principala sarcina a unui agent de asigurare este contractarea si subscrierea de noi asigurari. Supradimensionarea responsabilitatilor agentului de asigurari se intalneste de obicei in agentiile nou infiintate unde nu exista personal auxiliar sau acesta este insuficient iar agentii de asigurare indeplinesc si muncile auxiliarilor, de evidenta si administrare a contractelor in vigoare, de evidenta a drepturilor asiguratilor rezultate din contractele de asigurari.

Intre notiunea de post, loc de munca sau pozitie si functie apar confuzii care provin din insuficienta nuantare a diferentelor dintre termeni.

Ronald Foucher aduce precizari cu privire la terminologie, prin definirea in paralel a elementelor componente ale postului si a ceea ce semnifica postul in cadrul organizatiei din care provine:

Figura 3.1. - Definirea elementelor postului fata de semnificatia postului in organizatie

Posturile de munca trebuie intelese nu numai din perspectiva sarcinilor de munca repartizate ci luand in considerare si competentele persoanei strict necesare pentru obtinerea rezultatelor si rolul pe care trebuie sa-l exercite aceste presoane potrivit postului ocupat. Prin urmare, gandirea si activitatea manageriala a determinat mutarea atentiei specialistilor de la factorul uman spre resursa umana. S-a ajuns la concluzia ca individul este mai mult decat o componenta a factorilor productivi iar managementul resurselor umane depaseste principiul rigid al gestionarii activelor companiei, tinand seama de mai multe caracteristici independente de calculele economice.

In noile curente de abordare a conducerii unei organizatii, postul este tratat simultan ca o subdiviziune organizatorica si ca un cadru de dezvoltare a personalului din companie. Numai o astfel de abordare complexa a postului - sub aspectul sarcinilor, competentelor, responsabilitatilor si a rolului detinut de fiecare individ - poate oferi o perspectiva capabila sa sustina toate activitatile de gestionare strategica a resurselor umane. Cercetarile efectuate pun accentul pe importanta postului in contextul multiplelor implicatii pe care le asupra functionarii eficiente a structurii organizatorice si asupra indeplinirii obiectivelor manageriale. Astfel vorbind, postul poate fi considerat instrumentul cu ajutorul caruia se duc la indeplinire obiectivele muncii in cadrul unei companii.

Procesul de analiza a posturilor permite detalierea elementelor constitutive si evidentierea gradului de importanta in functie de scopurile urmarite prin politicile de personal.