Proiectul si managementul proiectelor

1. Ce este un proiect?

Definirea proiectului nu este un demers simplu datorita, pe de o parte, diferitelor acceptiuni pe care le are termenul, iar pe de alta parte, datorita confuziei existente intre acesta si alti termeni precum proces sau program

Debutam prin demarcarea proiectului  de proces respectiv de program.

Prin procese intelegem ceea ce se petrece intr-o organizatie (nonguvernamentala, cu profit, publica) in activitatea zilnica. Orice activitate sau inlantuire de activitati care se deruleaza de cel putin cateva ori pe saptamana timp de mai multe saptamani sau mai multi ani reprezinta parte a unor procese. Proiectele nu se identifica cu procesele deoarece reprezinta activitati atipice care au o viata relativ scurta. Este adevarat ca si in cadrul proiectelor exista procese.

Prin program intelegem o suita de proiecte. Aceasta distinctie este aplicabila in domeniul proiectelor sociale. De exemplu, poate exista un program de reformare a sistemului de asistenta sociala ce poate fi implementat prin proiecte precum construirea mai multor centre de asistenta a femeilor / copiilor agresati in familie, prin construirea unor centre de planificare familiala sau prin organizarea unor sesiuni de training pentru pregatirea membrilor acelor institutii implicate in implementarea noii legi de protectie a copilului.

Poate in practica, pentru novicele in domeniul managementului de proiect aceste distinctii par inutile, noi putem sustine cu tarie ca un bun manager de proiect cauta sa diferentieze cat mai puternic elementele din proiect astfel incat sa le poata controla cat mai bine.  Prin aceasta lucrare dorim tocmai acest lucru: sa ne invatam cititorii sa disece la maximum realitatea din teren.

Din literatura de specialitate (Buchanan & Boddy, 1992; Gray, 1994; Keller, 2004) reies urmatoarele trasaturi fundamentale ale proiectelor:

O alta lista a caracteristicilor unui proiect mentioneaza ca:

2. Tipuri de proiecte

Pot fi identificate proiecte in absolut orice domeniu al vietii: de fapt putem spune ca activitatea oricarui individ si activitatea oricarei organizatii este un complex de proiecte. Putem incerca si o grupare a acestora, fara a emite pretentia exhaustivitatii:

• Proiecte de constructii, petrochimice, miniere, extractive etc.;
• Proiecte industriale: producerea de echipamente, masini, utilaje etc.;
• Proiecte de management: organizarea activitatilor implicate in tipurile de proiecte anterior definite, organizarea de evenimente etc.;
• Proiecte de cercetare in absolut orice domeniu: managerial, social, industrial etc.

3. Ce este managementul proiectelor?

3.1 Proiecte interne si proiecte externe

Din trasaturile enumerate mai sus intelegem ca un proiect nu este un demers care se rezolva de la sine. Proiectele pot avea doua tipuri de clienti: interni si externi.

Clientul intern este chiar organizatia - de exemplu un ONG care are ca obiect de activitate intermedierea relatiei dintre studenti si piata muncii. Acest ONG organizeaza permanent campanii de recrutare si selectie pentru a trimite studenti la firmele cu care este partenera. Aceste campanii pot fi considerate proiecte interne pentru ca fara ele ONG-ul nu are obiect de activitate sau nu are activitate.

Clientul extern este persoana sau organizatia pentru care lucreaza cealalta organizatie, cea care implementeaza proiectul. In cazul ONG-ului despre care tocmai am discutat, acele campanii pot fi considerate si un proiect extern pentru ca ONG-ul le realizeaza pentru firmele partenere si este pe deplin interesata sa le realizeze bine. Un alt exemplu, poate mai elocvent, este training-ul. Marile organizatii au departamente proprii de training. Aceste departamente au doua responsabilitati: pe de o parte sa asigure pregatire de specialitate in domeniul de activitate al organizatiei, pe de alta parte sa asigure consolidarea echipelor. Programele de training realizate de aceste departamente sunt proiecte interne. Exista insa in piata multe firme de training si consultanta. Acestea raspund la anumite cerinte ale altor organizatii. De exemplu, organizatia X constituita de cateva saptamani doreste sa isi defineasca valorile si sa creeze echipa. Pentru aceasta angajeaza o firma de training si consultanta. Programul prin care firma de training si consultanta va incerca sa indeplineasca cele doua obiective este un proiect extern pentru aceasta.

3.2 Ciclul de viata al unui proiect

Un proiect poate fi demersul prin care doresc sa schimb o situatie (de exemplu largirea canalului de deversare de sub Dambovita pentru a nu mai fi inundat Bucurestiul) sau demersul prin care doresc sa realizez ceva care nu exista (construirea unui alt canal).

Trebuie sa distingem intre ciclul de viata al unui proiect si ciclul de viata al unui produs[1]. Ciclul de viata al unui proiect nu se suprapune neaparat cu cel al unui produs. Ciclul de viata al unui produs cuprinde urmatoarele etape si faze:

Analiza:

a.  Formularea ideii de produs;

b. Analiza fezabilitatii ideii;

c.  Definirea produsului;

d. Planificarea demersului de realizare a produsului.

Sinteza - toate activitatile realizate pentru a fi realizat produsul.

Exploatarea:

a.  Introducerea produsului realizat in uz;

b. Utilizarea produsului;

c.  Intretinerea produsului.

Retragerea:

a.  Scoaterea finala a produsului din uz;

b. Inlocuirea produsului cu altul mai performant[2].

Grafic aceste etape si faze pot fi reprezentate astfel:

Figura Ciclul de viata al produsului (Dawson, 2004: 409)

Un proiect se poate opri la finalul etapei de sinteza. Alte proiecte se pot opri la finalul etapei de analiza. Cel mai elocvent exemplu este cel referitor la un model nou de automobil: exista un proiect de design (cineva deseneaza un model); exista un proiect de construire la scara reala a prototipului din lut; exista un proiect de construire propriu-zisa a prototipului.

Exista numeroase clasificari legate de ciclul de viata al unui proiect. Aceasta este prezentata sub forma de schema pe pagina urmatoare. Apreciem acest model pentru completitudinea sa dar si pentru excelenta delimitare dintre etape si faze. Etapele sunt cele de definire, de planificare, de organizare, de executie si de incheiere. Fazele sunt aceste etape prezentate detaliat. Suntem adeptii unei cat mai clare delimitari intre conceptele managementului de proiect.

O alta clasificare este cea propusa de Rodney Turner (2004: 63) care insista mai mult pe ceea ce am considerat noi etape:

1. "Propunere, initiere si fezabilitate. Este imaginata viziunea. Este descrisa si se stabileste daca merita sa fie materializata. Se identifica mai multe cai posibile de materializare, iar avantajele relative ale acestor cai sunt comparate atat intre ele, cat si cu valoarea adusa de materializarea viziunii. Una dintre optiuni este aleasa pentru analiza detaliata (in ipoteza ca beneficiile acopera costurile);
2. Definire, evaluare si planificare strategica. Este elaborat un plan strategic al proiectului. Este descris produsul final al proiectului si se identifica produsele intermediare sau jaloanele din realizarea lui. Se determina, cu un grad mai mare de acuratete, costul proiectului si valoarea produsului final, stabilindu-se astfel daca proiectul merita sa fie realizat. In situatia favorabila se cauta finantarea necesara;

3. Implementare si control. Lucrarile din cadrul proiectului sunt definite mai detaliat. (Proiectarea tehnica de detaliu si planificarea nu pot fi facute decat dupa ce s-a obtinut finantarea). Se demareaza lucrarile. Evolutia este monitorizata, iar daca performanta se abate de la plan, se iau masuri corective;
4. Finalizare si incheiere, testare, punere in functiune si predare la beneficiar. Proiectul este complet executat. Produsul proiectului este testat, pentru a se verifica daca indeplineste cerintele de performanta, dupa care este pus in functiune si predat operatorilor care urmeaza sa-l exploateze, impreuna cu procedurile de operare si intretinere. Bucla finala de control asigura obtinerea beneficiului preconizat. Se desfiinteaza echipa de proiect si se sustin discutiile de bilant, iar organizatia incearca sa traga invatamintele cuvenite din proiectul executat si sa le asimileze pentru proiectele viitoare."

Am ales acest citat mai amplu pentru a te ajuta, cititorule, sa iti imaginezi ce inseamna un proiect. Oricine devine un bun manager atunci cand isi poate reprezenta imaginea de ansamblu si este dispus sa "puna pe hartie" ceea ce deja face de o viata.

3.3 Ce este managementul proiectelor?

Managementul proiectelor este suita de metode si tehnici pe care cel care conduce proiectul, respectiv echipa de proiect o foloseste pentru a indeplini obiectivul proiectului. Atragem insa atentia: nu exista o reteta a succesului. Reusita este imbinarea a 70% pricepere si a 30% intuitie si fler. In zadar cunoastem toate tehnicile de motivare daca nu simtim ce trebuie sa folosim precum si momentul in care trebuie sa folosim.

Prezentam, in pagina urmatoare, o matrice pe care oricine doreste sa devina un bun manager de proiect ar trebui sa o vizualizeze de fiecare data cand se angajeaza la o sarcina, indiferent de natura acesteia.

Managementul proiectelor mai este si suma proceselor prin care se poate atinge obiectivul proiectului:

Procese de definire;

Procese de planificare;

Procese de initiere;

Procese de organizare (team management);

Procese de control (monitorizarea);

Procese de incheiere.

Figura Matricea obiectivelor si metodelor (adaptata dupa Turner, 2004)

Managementul de proiect presupune atingerea obiectivului proiectului prin incadrarea cea mai adecvata a acestuia in triunghiul de mai jos: acest triunghi se mai numeste si tripla constrangere. De asemenea, performanta este echivalenta cu calitatea. In cadrul unui proiect, managerul decide care dintre cele trei elemente este prioritar avand in vedere ca de multe ori nu putem obtine maximum din toate. Recomandam sa aveti in vedere acest instrument aparent simplu deoarece, pe masura ce parcurgeti acest text, o sa intelegeti ca realitatea ne forteaza sa ne raportam mereu la el.

Figura Triunghiul obiectivelor unui proiect (Lock, 2000: 9)

3.4 Factori care influenteaza managementul de proiect

Un proiect nu poate fi gandit ca entitate de sine statatoare, izolata de contextul in care se deruleaza. Printre factorii cei mai importanti care pot influenta adeseori desfasurarea unui proiect avem in vedere:

Calitatile managerului (trebuie sa detina competentele cerute de obiectul proiectului, sa aiba capacitate de a fi lider dar si manager, de a comunica permanent eficient, capacitatea de a negocia atat cu angajatii cat si cu clientii, capacitatea de a lua decizii structurat, capacitatea de a motiva angajatii);

Redistribuirea resurselor;

Climatul de munca;

Complexitatea obiectivului.

3.5 Avantaje ale managementului proiectelor

Uneori se spune despre managementul de proiect ca este inutil: daca ai cunostinte de management general nu mai este nevoie si de altceva. Ne detasam de aceasta viziune si definim cateva avantaje ale managementului de proiect:

Rezolvarea eficienta si in timp scurt a unor sarcini complexe;

Acumularea de experienta;

Specializarea si diviziunea activitatilor manageriale;

Dezvoltarea caracterului interdisciplinar;

Dinamizarea managementului prin glisarea de la o sarcina la alta.

3.6 Limite ale managementului proiectelor

Nu trebuie sa cadem, totusi, in cealalta extrema; ca orice lucru dezvoltat de om, si managementul de proiect are propriile limite:

Suprapunerea structurii organizatiei cu structura colectivului de proiect;

Slabirea coeziunii in functionarea echipei;

Lipsa modelelor.