Prevenirea depasirii bugetului de cheltuieli

Prevenirea depasirii bugetului de cheltuieli

Adesea planuri marete esueaza inca de la inceput cand persoane bine intentionate incep sa faca ce considera ca este necesar pentru a ajunge la rezultate. Consuma mai mult timp de munca decat cel prevazut (si decat cel necesar!) considerand ca munca suplimentara aduce rezultate mai bune. Cer sa munceasca unor persoane neincluse in planul original cu credinta ca expertiza acestor persoane va imbunatati calitatea rezultatelor proiectului. Uneori cheltuie mai mult decat bugetul prevazut cumparand un articol de calitate superioara sau depasesc bugetele alocate deoarece nu pot tine evidenta asupra a ceea ce s-a cheltuit.

Stabiliti pentru membrii echipei proceduri ce previn depasirea bugetelor stabilite fara aprobarea anterioara. De exemplu, daca persoanele inregistreaza numarul de ore pe care le-au petrecut pentru fiecare activitate a proiectului:

confirmati numarul de ore admise la plata pentru fiecare activitate mai inainte de a incepe sa se lucreze;

aranjati ca sistemul de inregistrare a timpului de munca sa respinga incercarile de a inregistra mai mult decat numarul de ore stabilite, in afara situatiei in care persoana are o aprobare scrisa anterioara;

aranjati ca sistemul de inregistrare a timpului de munca sa respinga orice ore inregistrate pentru proiect de catre persoane ce nu sunt autorizate sa lucreze la proiect.

Pentru achizitionarea de echipamente, materiale, furnituri si servicii:

confirmati ceea ce trebuie achizitionat si mai ales limita superioara pana la care se poate ridica totalul cheltuielilor;

aranjati cu departamentul de aprovizionare sau sa respinga orice incercare de a depasi aceste limite fara aprobare scrisa anterioara.

Schimbarea bugetului proiectului poate fi necesara si de dorit. Cu toate acestea, doriti sa luati aceasta decizie fiind constient de impactul pe care o poate avea asupra altor aspecte ale proiectului.