Organizarea activitatii de conducere / coordonare a calitatii

Organizarea activitatii de conducere / coordonare a calitatii

Activitatile de asigurare a calitatii se efectueaza in toate structurile functionale care participa la realizarea spiralei calitatii.

Coordonarea prin intermediul unui sef comun

In intreprinderile mici, aceasta metoda este naturala si eficienta. Activitatile sunt limitate iar personalul putin numeros, astfel incat conducatorul intreprinderii, prin contact direct cu personalul productiv si cu realitatea faptelor, poate sa cunoasca ceea ce se intampla si sa ia decizii potrivite.

Autocoordonarea

Una din metodele de coordonare a activitatii relativa la calitate este autocoordonarea.

Metoda consta in a lasa pe seama fiecarui supraveghetor sarcina de a identifica, pe masura aparitiei lor, problemele care necesita a fi coordonate si de a le analiza impreuna cu specialistii care sunt in masura sa le rezolve.

Coordonarea prin instructiuni si dispozitii scrise

O metoda eficienta de coordonare a calitatii este folosirea instructiunilor si dispozitiunilor scrise care asigura coerenta si trasabilitatea procesului de coordonare, responsabilizand in acelasi timp pe cei care emit asemenea documente. Dispozitiile sunt utile si eficiente pentru rezolvarea unor probleme de importanta vitala si in acest scop trebuie respectate anumite reguli:

Redactarea unei dispozitii scrise trebuie precedata de o analiza. Adeseori, o dispozitie scrisa, redactata pentru prima oara, este totodata si analizata pentru prima oara.

Inainte de aprobarea unei dispozitii scrise, trebuie sa existe acordul unanim al departamentelor interesate. Un astfel de consens se obtine mult mai usor prin consultarea unei dispozitii scrise decat prin explicatii orale.

dispozitie scrisa apara impotriva slabiciunilor memoriei, poate fi oricand supusa consultarii si revederii, inlesneste instruirea noilor angajati si serveste ca sursa de referinta.

Dispozitiile trebuie aprobate de cei care au autoritatea necesara, consfintita prin organigrama intreprinderii.

Coordonarea prin specialisti interdepartamentali

Un numar mare de probleme de coordonare sunt generate de natura interdepartamentala a proiectelor

Coordonarea prin departamente centrale (coordonatoare)

Trebuie sa se faca o deosebire intre coordonarea unui proiect, astfel cum a fost descrisa mai sus si coordonarea mai larga, necesara in cazul unor probleme cum sunt politica calitatii si obiectivele calitatii.

Coordonarea prin comitete

Un anumit numar de activitati esentiale in legatura cu functia calitatii sunt realizate de comitete.   Un comitet este constituit pentru a indeplini o cerinta sau o functie pentru a caror rezolvare nu exista structurile organizatorice adecvate; comitetul nu trebuie sub nici o forma sa substituie sau sa dubleze functiunile pe care le indeplinesc, conform atributiunilor functionale, persoane sau colective din structura organizatorica a intreprinderii.

De obicei, un comitet are sarcina sa inlesneasca:

Comunicarea. Oamenilor le este mai usor sa comunice intre ei stand in jurul unei mese decat adresandu-si unul altuia informari scrise;

Coordonarea. La fel, oamenilor le este mai usor sa obtina in cadrul unui comitet acordul comun asupra unor probleme controversate.

Participarea. Daca se ofera tuturor posibilitatea de a fi ascultati atunci cand problemele sunt inca neclare, se asigura o receptivitate mai mare fata de ideile propuse.