NOTIUNI INTRODUCTIVE. DEFINITII SI TIPOLOGIA ORGANIZATIILOR. MANAGEMENTUL ORGANIZATIILOR

Psihosociologia organizational-manageriala poate fi definita intr-un mod foarte sintetic, stiinta care studiaza relatiile dintre om si organizatie.

Organizatiile ocupa un loc extrem de important in viata sociala, dar si in cea individuala. Societatea tarilor dezvoltate a devenit o societate a organizatiilor, in care sarcinile sociale sunt indeplinite in si de catre organizatii. Intreprinderile de afaceri, scolile, universitatile, muzeele, armata, spitalele - toate sunt exemple in acest sens.

Societatea apare sub forma unui sistem de structuri organizationale, in cadrul carora de deosebesc diferite nivele (ex. institutii, organizatii).

Fiecare dintre noi face parte dintr-un tip de organizatie; ele fac parte integranta din viata noastra de zi cu zi si fac posibil ca obiectivele noastre individuale, relatiile cu ceilalti, sa fie realizate mult mai rapid si eficient.

Notiunile fundamentale ale psihosociologiei organizational-manageriale sunt:

organizatie

om organizational

comportament organizational

Organizatia este o constructie socio-umana, un ansamblu de oameni, intre care exista diferite tipuri de interactiuni, in scopul realizarii unor obiective comune (scopuri organizationale).

Organizatiile sunt grupuri mari de oameni intre care exista relatii sociale si psihologice. Interactiunile si interdependentele dintre oameni, dintre grupuri si dintre organizatii sunt centrate pe realizarea scopurilor comune.

Omul organizational trebuie conceput nu doar ca fiind omul care isi desfasoara activitatea intr-un mediu organizational, ci, mai ales, ca omul care este generat de acel mediu, el purtand pecetea acelui mediu respectiv.

Comportamentul organizational reprezinta ansamblul reactiilor adaptative ale individului sau grupului, manifestarile globale ale activitatii psihice individuale sau grupal-organizationale. Aceste reactii si manifestari sunt fie direct observabile, fie direct inferate. Si intr-un caz, si in altul insa, ele pot fi influentate si dirijate (M. Zlate, 2004).

Organizatiile constituie una din componentele numeroase ale institutiilor si pot fi definite ca un sistem structural de interactiune a oamenilor, cu scopul realizarii unor scopuri comune; de aici rezulta 3 aspecte importante:

existenta unor obiective comune acceptate de catre toti membrii organizatiei; scopurile organizationale primeaza in fata celor individuale, pentru ca numai asa se poate asigura succesul unei organizatii; obiectivele fifera de la organizatie la alta si de la o perioada la alta;

pentru realizarea acestor obiective comune este necesara  interactiunea dintre oameni; succesul sau esecul unei organizatii depinde de acest proces de interactiune si de calitatile lui;

interactiunile dintre oameni se realizeaza in cadrul unei structuri specifice a organizatiei; scopul acestei structuri este acela de a coordona, de a mobiliza toate resursele (materiale, umane, financiare, de timp etc.) impartasite de un anumit numar de indivizi.

Organizatiile sunt colectivitati de indivizi si grupuri care actioneaza impreuna pentru a realiza obiective impartasite in comun.

Organizatia este un ansamblu uman constituit in mod intentionat pentru realizarea unor scopuri specifice prin interactiunea membrilor sai.

Organizatia se deosebeste de grupul social datorita dimensiunilor sale formalizate si ierarhizate care asigura cooperarea si coordonarea indivizilor care o compun pentru indeplinirea scopurilor.

Organizatiile sunt inventii sociale, alcatuite din indivizi care dezvolta relatii sociale si modele de interactiune prin intermediul retelelor de comunicare si al sistemelor de coordonare, indivizi care sunt dispusi sa coopereze unii cu ceilalti in relatiile dintre posturi pentru indeplinirea scopurilor si obiectivelor organizationale

Definim organizatiile ca entitati sociale organizate si structurate, alcatuite dintr-un numar variabil de persoane ce interactioneaza intre ele pentru atingerea anumitor obiective, comportamentul acestor   persoane este prescris de un sistem de norme, reguli formale.

Desi definitiile date organizatiilor sunt numeroase si diverse, se pot desprinde serie de trasaturi comune, si anume:

organizatiile au intotdeauna un scop;

sunt alcatuite din oameni;

comporta un anumit grad de structurare si ierarhizare;

opereaza intr-un anumit mediu, ce are o influenta asupra dezvoltarii sale si a membrilor sai;

isi elaboreaza un sistem propriu de valori, o cultura proprie.

Exista numeroase tipuri de organizatii, in clasificarea lor utilizandu-se criterii cum ar fi:

I.  gradul de structurare

organizatie informala - caracterizata prin relatii spontane, nedefinite, flexibile; scopurile organizationale nu sunt clar definite; normele si regulile nu sunt impuse, ci sunt acceptate in mod spontan; aceste forme de organizare se transforma treptat in forme de organizare formale; exemple in acest sens sunt: grupul de prieteni, cluburi private);

organizatie formala - caracterizata prin ierarhie, relatii de autoritate bine definite; canalele de informare sunt stricte, bine formate; si aceste forme se pot transforma in organizatii informale.

II. gradul de implicare emotionala a oamenilor

grupuri primare - se caracterizeaza prin relatii spontane, personale, directe (prieteni, familie);

grupuri secundare - sunt caracterizate prin relatii formale, interpersonale, rationale, relatii de tip contractual. Implicarea emotionala redusa este inlocuita cu implicarea rationala.

III. obiectivele specifice pe care le indeplinesc

organizatiile sociale - care satisfac anumite necesitati de ordin social al oamenilor, adica sprijin reciproc de interrelationare (asociatiile, fundatiile, cluburile etc.)

organizatiile economice - ofertante de bunuri si servicii (firme, intreprinderi)

organizatiile religioase - satisfacerea necesitatilor de ordin spiritual (secte, biserici etc.).

IV. forma de organizare

publice

private

V. scopul principal declarat

profit

nonprofit

VI. dimensiunea sau numarul de angajati

mici

mijlocii

mari

Toate acestea sunt criterii care reflecta caracteristicile generale ale organizatiilor si care nu sunt esentiale pentru asigurarea succesului sau performantelor lor; definitorii in acest sens, sunt elementele interne ale organizatiilor, cum ar fi: organizarea, conducerea, functionarea etc.

Problematica managementului

Elementele care constituie esenta unei organizatii sunt: indivizii si grupurile, structura, tehnologia, procesele, sarcinile etc. , dar cel mai important aspect il reprezinta managementul.

In literatura de specialitate au existat numeroase formulari si opinii cu privire la definirea managementului, dar si asupra sferei sale de cuprindere.

Astfel, William Newman (1964) defineste managementul ca "importanta tehnica sociala, ca directionare, conducere si control al eforturilor unei grupe de indivizi in vederea realizarii unui scop comun. Este evident ca un bun conducator este acela care face ca grupa sa-si atinga scopurile sale, in conditiile unui minim de cheltuieli de resurse, eforturi".

Potrivit opiniei lui Jean Gerbier "managementul inseamna organizare, arta de a conduce, administra", in timp ce in conceptia lui Joseph Massié managementul reprezinta "arta de a conduce, de a administra, functie de conducere cu urmatoarea acceptiune: stiinta si arta de a folosi mijloacele materiale si de a conduce oamenii ale caror functii sunt diferite si specializate, dar care coopereaza in cadrul aceleiasi intreprinderi pentru a atinge un obiectiv comun".

Managementul, ca actiune practica, este considerat a fi "un sistem de principii, cerinte, reguli si metode de conducere precum si talentul de a le aplica. Cu alte cuvinte, managementul reprezinta un complex de actiuni desfasurate cu scopul de a asigura functionalitatea normala, eficienta a colectivitatilor umane organizate (intreprinderi economice, organizatii politice, unitati de invatamant etc.) in ansamblul lor, cat si a fiecarei verigi structurale componente. El are ca scop atingerea obiectivelor organizatiei, in conditiile utilizarii cat mai judicioase a resurselor materiale, umane, financiare s.a. de care dispune" (V. Cornescu, I. Mihailescu, S. Stanciu, 1997).

Desi definitiile date managementului sunt numeroase, una este cuprinzatoare, le sintetizeaza pe toate: managementul este o sinteza intre practica, stiinta si arta. El a pornit ca o activitate practica, ca un proces concret de rationalizare si eficientizare a muncii; pe masura evolutiei sale istorice a ajuns o arta, pentru ca in final, pe baza acumularii experientei, a formularii unor principii si legi, a dezvoltarii unor metode, tehnici si proceduri specifice de investigare si actiune, managementul sa capete caracteristicile unei veritabile stiinte.

Procese si relatii de management

Obiectivele oricarei organizatii se realizeaza printr-un ansamblu de procese de munca, procese ce se clasifica in doua tipuri:

procese de excutie;

procese de management.

Procesele de executie sunt efectuate de catre executanti (adica muncitori si persoane care nu au functii de conducere, cum ar fi: economisti, tehnicieni, ingineri etc.) si reprezinta ansamblul tuturor activitatilor prin care factorii de productie, munca, capitalul etc. sunt asociati si combinati dupa anumite reguli, rezultand bunuri sau servicii necesare nevoilor de consum ale societatii;

Procesele de management sunt realizate de catre manageri (un grup de persoane special imputernicite si calificate, care orienteaza activitatea tuturor salariatilor) si reprezinta ansamblul integrat al actiunilor de prevedere, organizare, coordonare, antrenare a personalului si de control, in vederea realizarii intocmai a obiectivelor organizatiei (T. Zorlentan, E. Burdus, G. Caprarescu, 1998).

Procesul de management nu se poate reduce la una sau alta din functiile sale. El prezinta o serie de trasaturi, care ii confera complexitate:

a)       este unitar, adica toate functiile managementului sunt corelate in asa fel incat ele formeaza un tot unitar;

b)       este tipic, in sensul ca  toate functiile manageriale se exercita in toate tipurile de organizatii (organizatii economice, poltice, culturale etc) si la toate nivelurile managementului (de top, mediu si inferior);

c)       este dinamic si contextual, deoarece principiile, regulile, metodele, tehnicile si instrumentele manageriale, trebuie adaptate atat schimbarilor permanente ale organizatiei si mediului, cat si specificitatii contextului in care se aplica (specificul organizatiei, nivelul de pregatire si experienta a personalului, mediul extern etc.);

d)       este orientat catre conducerea oamenilor, in acest mod realizandu-se conducerea activitatilor necesare indeplinirii obiectivelor organizatiei;

e)       este continuu si se realizeaza in etape (incepand cu stabilirea obiectivelor si modalitatilor de actiune in vederea realizarii lor, continuand cu realizarea propriu-zisa a acestor obiective si exercitarea functiilor manageriale si finalizand cu evaluarea rezultatelor obtinute).

In aria de cuprindere a managementului, pe langa procesele de management, exista si o serie de relatii, ce pot fi definite ca raporturi care se stabilesc intre elementele componente ale organizatiilor, dar si intre acestea si alte componente ale altor sisteme, raporturi ce se regasesc in toate procesele determinante ale organizatiilor.

Relatiile de management au o multipla determinare: in primul rand au o determinare social-economica, ce rezida in natura si modalitatile de existenta ale proprietatii asupra mijloacelor de productie; in al doilea rand, relatiile de management au o determinare tehnico-materiala, ce consta in dependenta managementului de caracteristicile obiectelor muncii si mijloacelor de munca; si nu in ultimul rand, relatiile de management au o determinare umana, prin cultura specifica fiecarei organizatii, personalitatile managerilor, relatiile dintre acestia si angajati, grupurile de munca etc.

Functiile managementului

Prima clasificare a functiilor manageriale ii apartine lui Henry Fayol, in viziunea caruia functia "administrativa" a intreprinderii este conducerea, care trebuie sa exercite urmatoarele functii: previziunea, organizarea, comanda, coordonarea si controlul.

Desi punctele de veder cu privire la delimitarea procesului de management in functii au fost diferite, majoritatea specialistilor considera ca esentiale sunt urmatoarele functii manageriale:

previziunea (planificarea)

organizarea

coordonarea si antrenarea

controlul

Functiile managementului se exercita in toate organizatiile (indiferent de profilu si dimensiunile lor) si la toate nivelurile ierarhice, insa difera ca forma de manifestare si continut; ele au o pondere diferita in ierarhia organizationala (P. Nica, A. Prodan, A. Iftimescu, 1996)

Seria 1 - management inferior

Seria 2 - management mijlociu

Seria 3 - management superior

Previziunea - are drept scop elaborarea unor orientari privind desfasurarea activitatilor viitoare si presupune stabilirea obiectivelor, a strategiilor, precum si a resurselor si mijloacelor necesare realizarii lor. Cu alte cuvinte, functia de previziune permite coordonarea tuturor eforturilor in directia stabilita de catre manageri si are in vedere urmatoarele aspecte: obiective, politic si strategii, programe, bugete, repartizarea sarcinilor, programarea muncii, controlul si evaluarea activitatilor. Ea se realizeaza prin intermediul diagnozei, prognozei, planificarii si programarii productiei.

In esenta, in cadrul functiei de previziune sunt cuprinse activitati cum ar fi: elaborarea directiilor posibile de evolutie a organizatiei, cuantificarea obiectivelor si rezultatelor dorite a se obtine, elaborarea strategiilor si politicilor de dezvoltare a organizatiei, stabilirea mijloacelor necesare atingerii obiectivelor propuse, programarea actiunilor, in sensul stabilirii succesiunii si a duratei lor, alocarea si dimensionarea resurselor etc.

Organizarea - reprezinta cea mai "vizibila" si expresiva functie a managementului si consta in stabilirea cadrului organizatoric optim desfasurarii activitatii organizatiei: definirea clara a proceselor de munca (fizice si intelectuale) si a componentelor acestora (operatii, lucrari, sarcini etc.); elaborarea structurii de organizare, a organismelor componente si a relatiilor din cadrul acestora; combinarea armonioasa a resurselor materiale, de munca, financiare etc., asigurandu-se dispunerea optima a potentialului material si uman al organizatiei; stabilirea legaturilor de cooperare si de informare dintre oameni; delegarea autoritatii pe diferite niveluri ierarhice ale firmei etc.

Coordonarea si antrenarea. Desi unii autori le trateaza ca pe doua functii distincte, cele doua actiuni sunt strans legate intre ele si vizeaza orientarea personalului in scopul realizarii obiectivelor organizationale, sincronizarea actiunilor oamenilor, precum si motivarea acestora, proces prin care se armonizeaza interesele si necesitatile individuale cu cele organizationale - toate acestea in scopul realizarii eficientei organizatiei.

Controlul - ca functie a managementului, consta dintr-un ansamblu de activitati prin care se verifica in permanenta modul de desfasurare a activitatilor in functie de anumite standarde, se verifica performantele realizate de firma sau de diferite compartimente ale ei, in comparatie cu obiectivele stabilite - toate acestea in vederea surprinderii elementelor pozitive, dar si negative (abaterile de la standarde) si stabilirii masurilor corective necesare.

Prin control se realizeaza, deci, o evaluare a activitatilor si rezultatelor organizatiei. El trebuie sa se exercite in mod curent, sa fie operativ si sa aiba un caracter preventiv, ameliorativ si corectiv.

Ca o concluzie la cele prezentate mai sus, putem afirma ca functiile manageriale nu trebuie privite distinct, intre ele existand o interconditionare si interrelationare reciproca. Exercitarea functiilor managementului prezinta particularitati atat de la o firma la alta, de la un sistem managerial la altul, precum si de la o tara la alta. In fond, este vorba de diferente in ceea ce priveste dezvoltarea economica a fiecarei tari, de cadrul legislativ, de modelele culturale specifice, traditii si practici diferite - care se reflecta si in functiile manageriale.