Locul sistemului birotic in cadrul firmei

LOCUL SISTEMULUI BIROTIC IN CADRUL FIRMEI

1. Sistemul informational

Daca sistemul decizional reprezinta "sistemul nervos" al unei organizatii, sistemul informational este "sistemul circulator". El ofera materia prima (informatia) necesara in stabilirea si indeplinirea obiectivelor manageriale, a sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor atat manageriale, cat si de executie din cadrul organizatiilor socio-economice.

Sistemul informational poate fi definit ca ansamblul datelor, informatiilor, fluxurilor si circuitelor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor menite sa contribuie la stabilirea si la realizarea obiectivelor organizatiei[1].

In continuare vom defini fiecare componenta a sistemului informational.

Datele si informatiile reprezinta componentele primare ale sistemului informational.

Definitii ale informatiei sunt multe in literatura de specialitate.

Norbert Wiener, parintele ciberneticii, spunea ca "informatia este informatie, nici materie, nici energie". Pornind de la ideea ca informatia este una dintre cele trei forme de manifestare a materiei, incercarea de o defini este un nonsens.

Din punct de vedere al teoriei comunicatiilor, informatia este un mesaj, un semnal ce reflecta starea unui sistem sau a mediului in care acesta functioneaza si care aduce receptorului un spor de cunoastere.

Informatia economica reprezinta acele date care aduc receptorului un spor de cunoastere privind intreprinderea respectiva, ce ii furnizeaza elemente noi, utilizabile in realizarea sarcinilor in cadrul firmei respective.

Informatiile se obtin in general din prelucrarea datelor, ele nu se confunda insa cu acestea.

Data reprezinta o insiruire de caractere numerice sau alfa numerice, care au o anumita semnificatie. Datele economice descriu actiuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firma sau la procese din afara acesteia.

In concluzie se poate spune ca orice informatie este o data dar nu orice data este o informatie, ci numai aceea care are pentru receptor un caracter de noutate.

In literatura de specialitate se intalnesc diverse criterii de clasificare a informatiilor. Iata cateva dintre acestea:

dupa modul de exprimare: orale, scrise, audio-vizuale;

dupa gradul de prelucrare: primare, intermediare, finale;

dupa directie: descendente, ascendente, orizontale;

dupa provenienta: exogene, endogene;

dupa destinatie: interne, externe;

dupa obligativitate: imperative, nonimperative

dupa natura proceselor reflectate: cercetare-dezvoltare, comerciale, productie, financiar-contabile, personal.

Aceasta clasificare se refera la informatia economica utilizata in procesele manageriale pentru fundamentarea deciziilor.

Alte criterii de clasificare pot fi:

dupa forma: analogica, digitala;

dupa natura sa: date, texte, imagini fixe, secvente audio, secvente video;

dupa suport: magnetice, optice, opace, transparente.

Procese informationale [2]

In raport cu natura lor specifica, informatiile se proceseaza diferit, fapt pentru care se disting mai multe tipuri de procese informationale:

a) Procesarea datelor se caracterizeaza prin tratarea informatiei numerice, dupa reguli matematice si logice, si este larg raspandita in activitatile care solicita un mare volum de calcule, de situatii si de rapoarte: economie, proiectare, management, statistica etc.

Prelucrarea datelor in sisteme informatice se realizeaza in mod diferit, in functie de modul de organizare a acestora in colectii de date.

Datele organizate sub forma fisierelor de date se proceseaza cu ajutorul unor programe de firma, denumite interpretoare sau compilatoare care difera in functie de limbajul de programare pentru care acestea sunt elaborate: BASIC, FORTRAN, COBOL, PASCAL etc.

Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul unor pachete de programe denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD), dintre care cele mai raspandite sunt: base iv, foxpro, paradox, access, aproach etc.

Datele organizate sub forma foilor de calcul electronic se prelucreaza fie folosind pachete soft specializate cum sunt procesoarele de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO, fie folosind functiile de procesare a tabelelor din cadrul pachetelor de programe cu posibilitati integrate de tratare a informatiei (texte, tabele, baze de date, grafica etc.) cum sunt sistemele integrate: WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS etc.

Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul electronic prezinta un interes deosebit datorita usurintei cu care pot fi utilizate procesoarele de tabele si a imbinarii procesarii datelor cu procesarea de texte in cadrul foii de calcul electronic.

b) Procesarea textelor reprezinta un ansamblu de operatii specifice lucrului cu texte. Obiectul procesarii, textul, structurat in pagini, in paragrafe, in fraze si in cuvinte, este supus unor operatii vizand forma caracterelor si marimea acestora, forma si marimea paginii, modul de asezare a textului in pagina.

Procesarea textelor presupune, de asemenea, operatii lingvistice cum sunt: despartirea automata a cuvintelor in silabe, controlul gramatical, lexical si ortografic al textului analizat. In urma acestor operatii rezulta un document de tip text care poate fi consultat prin afisare pe ecran ori imprimat pe hartie sau pe microfilm in vederea arhivarii.

Procesarea textelor se realizeaza fie cu programe specializate cum sunt procesoarele de texte wordstar, word, wordperfect, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme de programe avand alta destinatie principala, spre exemplu editorul de texte WRITE al sistemului grafic de operare WINDOWS, editoarele de texte ale procesoarelor de tabele (LOTUS 1-2-3) si ale sistemelor integrate (WORKS).

c) Procesarea documentelor reprezinta un mod de utilizare modern si eficient a tehnicilor informatice si electronice in vederea receptarii, memorarii si prelucrarii grafice a imaginilor continute in documente.

Un document poate contine informatii provenite din surse diferite: situatii si rapoarte rezultate din procesarea datelor, documente continand texte obtinute in urma procesarii textelor, tabele si reprezentari grafice realizate de un procesor de tabele, schite si desene tehnice, grafica bidimensionala sau tridimensionala realizata cu ajutorul unor programe speciale de grafica, desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini si fotografii scanate (citite optic cu dispozitivul scanner) etc.

Procesarea informatiei vizuale, organizate sub forma documentelor, se realizeaza de catre programe specializate pentru procesarea documentelor (VENTURA, PAGE MAKER, QUARK XPRESS, COREL DRAW) sau de catre functii specializate ale procesoarelor de texte sau de tabele (WORD, WORDPERFECT, LOTUS 1-2-3, EXCEL, WORKS).

Documentele astfel procesate se memoreaza pe suporturi tehnice de date avand o anumita organizare pentru a putea fi apoi usor regasite, consultate la terminal, imprimate pe hartie sau pe microfilm, comunicate la distanta sau introduse intr-un nou proces de prelucrare grafica.

d) Procesarea sunetului imbraca forme foarte variate, de la vocea umana (mesaje, convorbiri telefonice, intalniri, conferinte) la sunete obtinute prin sinteza electronica, la sunete naturale sau la sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de informatie sonora sau auditiva, perceputa analogic si convertita in forma digitala, ofera "materia prima" ce urmeaza a fi procesata digital cu ajutorul unor echipamente si programe specializate in tratarea informatiei sonore, cum este sistemul SOUND BLASTER care poate functiona cuplat la orice calculator personal. Se realizeaza in acest mod o interfata acustica a sistemului informatic cu sistemele audio analogice uzuale (casetofon, magnetofon, compact-disk etc.), precum si cu dispozitivele de comunicatie acustica de genul: telefon, interfon etc.

e) Procesarea de imagini (imagini in miscare) completeaza gama de posibilitati oferite de celelalte genuri de tratare a informatiei si constituie una din realizarile cele mai moderne ale electronicii si informaticii.

Informatia vizuala dinamica este rezultatul afisarii si perceperii unui numar de imagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secunda), generand privitorului uman senzatia vizuala de miscare. Sursele de informatie video (imagini in miscare) sunt diverse: realitatea, surprinsa cu tehnica de filmat (camera de luat vederi alb-negru sau color), imagini transmise (analogic sau digital) prin sistemele de comunicatii video de natura profesionala, precum si imagini (animatie profesionala, filme de specialitate) realizate pe calculator cu ajutorul unor dispozitive fizice si logice.

In mod curent prelucrarea informatiei vizuale este insotita si de prelucrarea informatiei sonore, dupa cum imaginea este insotita de sunet sau de voce umana.

Insemnatatea acestei clasificari, a tipologiei tratarii informatiei, rezida in aceea ca ultimele patru tipuri de procesare a informatiei sunt specifice domeniului biroticii. In cadrul acestora, desi s-a plecat de la automatizarea si de la informatizarea prelucrarii textelor, care ocupa un loc important in activitatea de birou, se remarca o tendinta de crestere a ponderii operatiilor de prelucrare video si sunet, dar dinamica cea mai inalta o inregistreaza sistemele de comunicare si de procesare a imaginilor fixe si mobile asistate de calculator.

Circuite si fluxuri informationale

Toate aceste categorii de informatii circula in cadrul unitatii intre persoane si intre compartimente, precum si intre unitati socio-economice, formand circuite informationale.

Circuitul informational reprezinta drumul pe care il parcurge informatia intre emitator si receptor (destinatar). O sectiune prin acest circuit informational formeaza un flux informational.

Fluxul informational reprezinta cantitatea de informatii care circula intre emitator si beneficiar. Fluxul informational este caracterizat prin: continut, sens, frecventa, lungime, viteza, fiabilitate, cost.

Circuitele si fluxurile informationale pot fi clasificate dupa mai multe criterii:

dupa directie: verticale, orizontale, oblice;

dupa frecventa: periodice, ocazionale;

dupa locul unde iau nastere: interne, externe.

Proceduri informationale

O componenta a sistemului informational ce tinde sa capete un rol preponderent in firmele moderne o constituie procedurile informationale.

Prin proceduri informationale desemnam ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalitatile de culegere, de inregistrare, de transmitere si de prelucrare a informatiilor cu precizarea operatiilor de efectuat si succesiunea lor, a suporturilor, modelelor si mijloacelor de tratare.

Caracteristicile procedurilor informationale in prezent sunt:

au un caracter detaliat;

din ce in ce mai sofisticate;

grad ridicat de formalizare (standardizare);

caracter operational.

Mijloace de tratare a informatiilor:

Manuale: masini de dactilografiat, masini de calcul manual, masini de contabilizat si de facturat.

Mecanizate: echipamente mecanografice (masini cu cartele perforate).

Automate: calculatoare.

Functiile sistemului informational

Sistemul informational al structurilor comerciale indeplineste cumulativ trei functii:

Decizionala. Aceasta functie exprima rolul sistemului informational in asigurarea elementelor necesare luarii deciziilor.

Operationala. Sistemul informational are drept scop declansarea actiunilor necesare realizarii obiectivelor societatii comerciale.

Documentare. Sistemul informational permite dezvoltarea si perfectionarea personalului prin imbogatirea cunostintelor.

Deficientele sistemului informational

Distorsiunea - consta in modificarea partiala, neintentionata a continutului mesajului unei informatii.

Filtrajul - consta in modificarea partiala sau totala a mesajului in mod intentionat.

Redundanta - consta in culegerea, in prelucrarea si in transmiterea repetata a unor informatii.

Supraincarcarea circuitelor informationale - consta in depasirea capacitatii de transport a circuitelor, ceea ce duce la blocarea sau la intarzierea ajungerii mesajului la receptor.

Parametrii calitativi ai informatiei

Informatia constituie materia prima a sistemului informational. In consecinta, pentru a asigura o percepere realista a proceselor la care se refera, informatiile trebuie sa indeplineasca o serie de conditii: sa fie reale, multilaterale, sintetice si concise, precise si sigure, sa ajunga la beneficiar in timp util, sa aiba un caracter dinamic, orientare prospectiva si sa fie adaptate nivelului de intelegere a personalului implicat.

Principiile sistemului informational

Subordonarea conceperii si functionarii sistemului informational cerintelor managementului firmei.

Corelarea sistemului informational cu cel decizional si organizatoric.

Unitatea metodologica in tratarea informatiilor.

Concentrarea asupra abaterilor esentiale.

Asigurarea unui timp corespunzator de reactie sistemului decizional.

Asigurarea de maximum de informatii finale din fondul de informatii primare.

Flexibilitatea.

Eficacitatea si eficienta.

Toate aceste elemente (deficiente, parametrii calitativi ai informatiei si principiile) stau la baza procesului de proiectare, de reproiectare a sistemului informational si indirect a sistemului birotic.

Tendinte in conceperea si in functionarea sistemelor informationale:

perfectionarile tehnice si cresterea numerica a mijloacelor de tratare a informatiilor;

modificarea raportului dintre soft si hard in privinta pretului in favoarea primului;

utilizarea calculatoarelor in retea;

organizarea de baze de date, in special de baze de date specializate;

schimbari in mentalitatea managerilor in sensul intelegerii necesitatii introducerii calculatoarelor in firmele pe care le conduc.

Sistemul informatic

Sistemul informatic reprezinta partea automatizata a sistemului informational. Raportul dintre sistemul informational si cel informatic este de intreg-parte.

Sistemul informatic este acea parte a sistemului informational in care operatiile de culegere, de prelucrare, de stocare si de transmitere a datelor se realizeaza cu ajutorul calculatorului.

Componentele sistemului informatic sunt:

Componenta fizica (hard) - este constituita dintr-un ansamblu de echipamente pentru culegerea, pentru prelucrarea, pentru transmiterea si pentru stocarea datelor si informatiilor.

Componenta logica (soft) - cuprinde sistemul de operare si programele de aplicatii.

Baza de date - cuprinde un ansamblu de colectii de date si descrierea legaturile dintre acestea.

Resursele umane - cuprinde personalul de specialitate (operatori, programatori, analisti, ingineri de sistem).

Cadrul organizatoric - cuprinde cadrul legal necesar functionarii sistemului informatic (statii de calcul, oficiu de calcul, centru de calcul).

Prin intermediul acestor componente sistemul informatic realizeaza procesul de prelucrare automata a datelor cu scopul obtinerii de informatii in vederea fundamentarii deciziilor sau realizarii productiei.