Gestionarea fisierelor (registrelor de calcul)

Crearea unui registru de calcul (fisier .XLS)

Folosind din meniul vertical File optiunea New..

Se alege din caseta de dialog New sablonul care se va utiliza pentru noul registru:

General => Workbook ( registru obisnuit)

sau Spreadsheet Solution => Business Planner,.. (sabloane predefinite de programul Excel)

2. Deschiderea unui registru de calcul existent

Se poate face:

folosind din meniul vertical File optiunea Open .

sau selectand butonul Open din bara de instrumente standard.

In caseta de dialog: Open se poate:

selecta unitatea dorita, directorul, subdirectorul in care se afla fisierul, executand clic cu mouse-ul in lista derulanta: Lock in;

se selecteaza fisierul care se deschide executand dublu clic pe numele fisierului.

Se pot deschide simultan mai multe registre ( fisiere .XLS) daca initial acestea au fost selectate (folosind Shift si/ sau Ctrl) dupa care s-a ales Open.

3. Listarea altor tipuri de fisiere

In mod obisnuit Excel listeaza fisierele de tip Microsoft Excel: Worksheets cu extensia .XLS, insa se pot afisa si deschide si alte tipuri de fisiere, cum ar fi:

Pentru a deschide un fisier de un anumit tip, recunoscut de Excel, se va alege tipul fisierului din lista derulanta: Files of type din caseta de dialog: Open.

4. Cautarea unui fisier

Se poate face dupa:

nume - introducand numele acestuia in: File Name din caseta de dialog: Open dupa care se selecteaza butonul: Find New;

o portiune de text continuta in fisier - introducand textul cautat in caseta de text: Text or property din caseta de dialog Open, dupa care se selecteaza: Find New.

5. Schimbarea directorului sau a unitatii cu un nivel mai sus

Se poate face selectand butonul: Up One Lavel din caseta: Open.

6. Aflarea informatiilor referitoare la un fisier

Cum ar fi:

dimensiune

tip

data ultimei modificari

se poate face selectand butonul: Details din caseta Open.

7. Copierea, mutarea, stergerea si redenumirea fisierelor

Se poate face folosind meniul rapid (selectat cu clic pe butonul drept al mouse-ului) din caseta de dialog Open astfel:

Copierea fisierelor

se selecteaza fisierul (fisierele) care vor fi copiate;

se alege din meniul rapid optiunea: Copy;

se alege din meniul rapid optiunea: Send To si apoi unitatea: Floppy A ( - daca se vor copia pe discheta din unitatea A)  

Mutarea fisierelor

Se face similar cu copierea doar ca in loc de Copy se alege Cut.

Stergerea fisierelor

Se face similar cu copierea doar ca se alege optiunea: Delete.

Redenumirea fisierelor

se selecteaza fisierul al carui nume se va schimba;

se alege din meniul rapid optiunea: Rename.

8 Salvarea fisierelor (registrelor de calcul)

Se poate face alegand optiunea:

Save - atunci cand fisierul se salveaza sub acelasi nume

sau: Save as . - atunci cand fisierul se salveaza sub un nume nou, pastrandu-se si vechiul fisier; ambele optiuni se gasesc in meniul vertical: File.

Numele fisierului sub Windows 95 poate sa aiba pana la 255 de caractere, inclusiv spatii dar nu simbolurile: ? : * , " |

Salvarea automata a registrelor de calcul se face astfel:

Se selecteaza din meniul vertical:  Tools optiunea: Auto Save..

Daca nu se regaseste aceasta optiune in meniul Tools, se selecteaza optiunea: Add-Ins din acelasi meniu dupa care din lista: Add-ins Available se selecteaza: AutoSave, dupa care se alege OK.

Se selecteaza: Automatic Save Every si se introduce intervalul de timp ( in minute) dupa care sa se faca salvarea automata (in caseta de dialog AutoSave);

Se selecteaza: Save Active Workbook Only din grupul de optiuni Save Options;

Se alege OK.  

9. Parole de protectie ale registrelor de calcul

Se pot crea astfel:

se deschide registrul care va fi protejat;

se selecteaza optiunea Save As . din meniul File;

se selecteaza butonul: Options .

in caseta de dialog: Save Options se introduce parola in caseta de text Protection Password; astfel pentru deschiderea ulterioara a fisierului trebuie tastata parola la fel cum a fost definita.

Daca se doreste protejarea registrului de calcul la scriere, astfel incat numai utilizatorii autorizati sa-l poata modifica se va introduce parola in caseta de text: Write Reservation Password.

Inchiderea registrelor de calcul

Se pot inchide registrele de calcul active, prin alegerea optiunii: Close din meniul: File.

Daca s-au facut modificari fata de ultima salvare, va apare o caseta de avertisment in care se poate alege: salvarea modificarilor facute (Yes), renuntarea la modificari (No) sau renuntarea la inchiderea registrului (Cancel).