 |  |
|
LIGHT - manual de utilizare 1
L I G H T - Prezentare generala
Sistemul "Light" prin programele pe care le reuneste este destinat inregistrarii, prelucrarii si tiparirii documentelor caracteristice contabilitatii, gestiunii si relatiile cu clientii - furnizorii. Acest set de programe a fost conceput pentru a se adapta unei game largi de domenii de activitate. Practic, prin configurarea programelor, sistemul "Light" se adapteaza la orice domeniu de activitate si la orice mod de lucru. Flexibilitatea programului este considerabil marita de introducerea facilitatilor din Windows: orice comanda se poate da de la tastatura sau cu mouse-ul, comunicarea cu programele de calcul tabelar (ex. Microsoft Excel), independenta fata de imprimanta, etc.
Lucrul cu acest pachet de programe este usor deoarece s-a lucrat mult la automatizarea introducerii datelor, verificarea corectitudinii datelor din punct de vedere sintactic si semantic, obtinerea rapoartelor. Intreaga putere de control asupra programului a fost transferata utilizatorului.
Sistemul "Light" contine urmatoarele programe:
Programul "Balanta" este destinat intocmirii balantei de verificare lunare sau pe o perioada specificata de utilizator, plecand de la notele contabile.
Programul "Registre" are ca scop principal asistenta realizarii notelor contabile pentru programul "Balanta". Pleaca de la inregistrarile contabile primare si genereaza note contabile. Inima acestui program este evaluatorul de articole contabile, modul, ce da posibilitatea automatizarii si usurarii muncii de introducere si centralizarii documentelor primare. Generatorul de rapoarte incorporat da posibilitatea obtinerii de liste dupa necesitatile specifice.
Programul "Salarii" are ca scop:
- evidenta datelor despre personalului angajat, inclusiv un istoric al tuturor operatiunilor realizate cu angajatii, de la inceperea lucrului cu acest program;
- calculul drepturilor salariale ale angajatilor, calculul taxelor de platit de catre angajat si angajator (plecand de la pontaje si sporuri sau invers, de la venitul net);
- redactarea fiselor fiscale ale angajatilor din cadrul unitatii, in conformitate cu Ordonanta privind Impozitul pe venit din M.O. nr. 419 / 31.08.1999.
- redactarea declaratiilor pentru C.A.S. conform legii nr. 19 / 2000.
Programul "Mijloace fixe" este destinat evidentei miscarii mijloacelor fixe si amortizarii lor. Rapoartele programului permit evidentierea listei cu mijloacele fixe din unitate, fisa fiecarui mijloc fix, amortizarea fiecarui mijloc fix (individual sau pe grupe). Lista rapoartelor se incheie in mod firesc cu nota contabila a amortizarii mijloacelor fixe.
Pentru a putea rula programul "Light" sunt necesare urmatoarele echipamente in configuratie minima:
Calculator IBM PC sau PS/2 (sau 100% compatibil IBM) cu procesor Pentium I sau mai performant;
16 MB RAM sau mai mult (recomandabil 32 MB RAM);
200 MB spatiu pe discul dur;
Imprimanta A4, suportata de WINDOWS;
Mouse (nu este absolut necesar, dar ca pentru toate aplicatiile WINDOWS usureaza folosirea programului);
Windows 95 sau mai nou;
Programul "Light" a fost proiectat pentru versiunea WINDOWS 95 a sistemului de operare, beneficiind de toate avantajele sistemului (administrare usoara, independenta fata de echipamentul folosit, a imprimantei si a marimii hartiei folosite pentru liste).
Facilitatea sistemului WINDOWS 95 de a lucra cu fonturi TRUE TYPE (fonturi ce pot avea orice dimensiune) este intens folosita de program pentru a adapta automat marimea fontului din listele pe care le imprima astfel incat indiferent de marimea hartiei folosite si orientarea paginii, sa incadreze perfect in pagina informatiile tiparite.
Datorita modului de export, toate listele afisate pe ecran pot fi salvate intr-un fisier text in format CSV (coloanele sunt separate prin virgula). Acest format este "inteles" de alte programe cum ar fi de exemplu Microsoft EXCEL (program de calcul tabelar). De aici informatiile importate se pot folosi pentru alte prelucrari si chiar pentru a fi tehnoredactate si tiparite in alta forma decat cea pe care o realizeaza programul "Light".
Programul "Balanta" este destinat intocmirii balantei de verificare lunare sau pe o perioada specificata de utilizator, plecand de la notele contabile.
Acest program poate lucra independent de celelalte module, datele de intrare fiind notele contabile, iar rapoartele ce pot fi tiparite sunt:
balanta lunara - sintetica, analitica, inafara bilantului
balanta pe o perioada
balanta cumulata pentru mai multe filiale
fisele de cont
fisa sah
registrul jurnal
notele contabile
Programul "Registre" are ca scop principal asistenta realizarii notelor contabile pentru programul "Balanta". Pleaca de la inregistrarile contabile primare si genereaza note contabile. Inima acestui program este evaluatorul de articole contabile, modul, ce da posibilitatea automatizarii si usurarii muncii de introducere si centralizarii documentelor primare. Generatorul de rapoarte incorporat da posibilitatea obtinerii de liste dupa necesitatile specifice.
Programul "Salarii" este destinat evidentei datelor despre personalului angajat, calculul drepturilor salariale ale angajatilor, calculul taxelor de platit de catre angajat si angajator, redactarea fiselor fiscale necesare impozitului pe venitul global, redactarea declaratiilor pentru C.A.S. Programul poate functiona si independent, dar poate exporta nota contabila aferenta salariilor in programul "Registre".
Programul "Mijloace fixe" are ca scop inregistrarea miscarilor de mijloace fixe, calculul automat al amortizarii si obtinerea listei cu mijloacele fixe din unitate, fisa fiecarui mijloc fix, amortizarea fiecarui mijloc fix (individual sau pe grupe). Programul poate transmite moduluilui "Registre" inregistrarile contabile aferente miscarilor mijloacelor fixe si amortizarii lor.
Pentru a va face o imagine mai clara asupra componentei sistemului "Light" si asupra interactiunii dintre modulele sale, va prezentam urmatoarea schema sintetica:
Sistemul "Light" este un program pentru Windows. Aceste programe au anumite elemente comune. Sa vedem care sunt acestea:
Figura 1
Reprezinta partea de sus a unei ferestre windows, zona in care in partea stanga este scris numele aplicatiei, iar in partea dreapta sunt trei butoane care au urmatoarele comenzi:
"Minimize" - micsorarea ferestrei de lucru - transformarea ei intr-o iconita.
"Maximize" - "Restore" - marirea ferestrei pe toata suprafata ecranului sau refacerea dimensiunilor initiale ale ferestrei.
"Close" - inchiderea ferestrei.
Meniurile reprezinta principalul mijloc de a da comenzi programului. In sistemul de meniuri al programului veti gasi absolut toate comenzile pe care le "intelege" programul. In cazul cand o comanda nu are sens in contextul dat, ea va fi afisata intr-un mod specific, cu un text de o intensitate diminuata. (De exemplu daca nici o gestiune nu este selectata, comenzile de salvare a datelor si de restaurare nu au sens deoarece nu se "stie" ce date trebuiesc salvate sau restaurate.)
Pentru a deschide un meniu, faceti clic cu mouse-ul pe acel meniu si el va desfasura lista de comenzi pe care le contine. De la tastatura, puteti deschide un meniu folosind combinatia de taste formata din tasta "Alt" + litera care este subliniata din numele meniului. Ex: Pentru a deschide meniul "Fisiere" veti folosi "Alt" + F.
In partea dreapta a comenzilor care sunt mai des folisite, este scrisa o combinatie de taste cu care puteti lansa mai repede acea comanda. Ex: Pentru a tipari un raport existent pe ecran, folositi combinatia de taste "Ctrl" + P.
Este o bara ce contine butoane ce reprezinta comenzile cele mai folosite din program. Toate comenzile incluse in bara de unelte se regasesc si in meniuri. Cand mouse-ul se gaseste deasupra unui buton, va apare o scurta explicatie asupra comenzii pe care o va executa butonul respectiv. Aceasta tehnica se numeste "Tool Tips".
Cand intr-o fereastra nu incap toate informatiile ce trebuie afisate, pe marginile acelei ferestre apar doua bare de derulare: una verticala si una orizontala. Actionand cu mouse-ul butoanele de la capetele acestor bare de derulare, aduceti informatia din zona invizibila in zona vizibila.
In fereastra MDI a programului, pot exista mai multe ferestre "copil" (ferestre care nu pot parasi spatiul ferestrei principale) ce contin diverse rapoarte. In Figura 1 sunt prezentate doua ferestre cu rapoarte in stari diferite: una in pozitia normala si cealalta minimizata.
Bara de star 16316b114q e este o zona in care se afiseaza informatii utile (societatea selectata - curenta -, luna si anul curent pentru care se introduc datele). Cand pe ecran este deschis un meniu, in bara de stare sunt afisate explicatii suplimentare despre comanda selectata.
Meniul Fisiere cuprinde comenzi ce se refera la interactiunea programului cu sistemul de operare (data curenta, fonturi, parametrii imprimantei), comenzi generale ale listelor ce sunt afisate intr-un moment dat pe ecran (imprimare continut fereastra, font fereastra, export in format CSV) si a parolei de intrare in program.
Comanda Data zilei modifica local data curenta din sistem. Modificarea este valabila numai pentru sesiunea de lucru curenta. Astfel, toate comenzile care folosesc ca valoare implicita data curenta, vor folosi data setata de aceasta comanda. Daca nu o modificati, data implicita va fi data din sistemul de operare. Daca doriti modificarea globala a datei sistem puteti folosi comanda Date/Time din programul Control Panel.
Figura 2
Aceasta comanda deschide un calendar care are selectata data pe care ati stabilit-o prin comanda data zilei. Daca faceti dublu clic cu mouse-ul pe alta data din calendar, schimbati data zilei pentru sesiunea curenta de lucru cu programul.
Aceasta comanda porneste un calculator cu care puteti face diferite calcule. Comenzile calculatorului le puteti da cu mouse-ul sau cu tastele numerice si operationale de la tastatura. Pentru a deschide mai usor acest calculator apasti tasta F12. Inchideti calculatorul cu tasta "Esc".
Pentru a evita folosirea neautorizata a programului de catre alte persoane, care au acces la calculatorul dumneavoastra, puteti pune o parola de intrare in program. Daca aceasta parola nu este cunoscuta, programul nu va putea fi folosit.
Figura 3
La selectarea optiunii Schimba parola va apare caseta de dialog prezentata in Figura 3.
Deoarece la introducerea parolei, aceasta nu se afiseaza in clar (ci sunt afisate caractere '***'), pentru a nu introduce erori de tastare este necesar sa fie introdusa de doua ori (Este putin probabil sa se faca de doua ori aceeasi eroare de tastare).
Atentie! Programul face distinctie intre majuscule si minuscule. Aveti grija cand tastati parola cum este activat "Caps Lock" - cand ledul este aprins, implicit scrieti cu majuscule; cand ledul este stins, implicit scrieti cu minuscule.
hlp_Continut
In aceste doua module puteti pune parole pe doua nivele:
parola pentru a intra in program
parola pentru a accesa o societate
Aceasta comanda va permite sa restrangeti accesul celor care pot accesa programele Salarii si Mijloace fixe, prin introducerea unei parole. Ulterior, ori de cate ori veti lansa programul, va trebui sa tastati aceasta parola.
Parola introdusa prin aceasta comanda da dreptul utilizatorului sa intre in program, sa creeze o noua societate, sa introduca date si sa obtina rapoarte in aceasta societate. Parola nu ofera acces si in cadrul societatilor care au fost parolate (gradul II de securitate). Pentru a putea opera date intr-o societate va trebui sa cunoasteti si parola acelei societati.(vezi comanda Schimba parola societatehlp_SchimbaParolaSocietate din meniul Fisiere)
La lansarea comenzii, pe ecran apare urmatoarea fereastra.
Va trebui sa tastati parola pe care doriti sa o introduceti de doua ori, in cele doua campuri, dupa care sa apasati butonul OK. Daca v-ati razgandit, apasati butonul Renunta.
Observatie: Pe masura ce tastati parola veti observa ca literele tastate de dvs. Apar pe dialog ca "***". Aparitia stelutelor in locul literelor efective este necesara din considerente de securitate.
Aceasta comanda va permite sa restrangeti accesul celor care pot introduce, modifica sau obtine rapoarte la o anumita societate, prin introducerea unei parole. Ulterior, ori de cate ori veti incerca sa selectati acea unitate, va trebui sa tastati aceasta parola acelei societati.
Daca doriti sa limitati accesul nu numai la o societate, ci la toate societatile (practic la tot programul), va trebui sa introduceti o parola globala (gradul I de securitate), prin comanda Schimba parola programhlp_SchimbaParolaProgram din meniul Fisiere)
La lansarea comenzii, pe ecran apare urmatoarea fereastra.
Va trebui sa tastati parola pe care doriti sa o introduceti de doua ori, in cele doua campuri, dupa care sa apasati butonul OK. Daca v-ati razgandit, apasati butonul Renunta.
Aceasta comanda se gaseste in modulele Balanta si Registre. Comanda are ideograma 
in bara de scule, se activeaza cand in
fereastra MDI a programului exista cel putin un raport afisat.
Selectand comanda Salveaza, puteti exporta datele din fereastra activa in format CSV. Acest fisier poate fi incarcat cu un program de calcul tabelar (de exemplu Microsoft EXCEL) pentru a putea folosi informatiile transmise din program pentru alte prelucrari ulterioare. Fiecare coloana din textul afisat pe ecran va ocupa o coloana separata in foaia de calcul tabelar, tinandu-se cont si de tipul datelor (text sau numere).
Figura 4
La selectarea comenzii Salveaza, pe ecran apare caseta de dialog prezentata in Figura 4
In campul "Nume fisier" se introduce numele sub care se doreste a se regasi fisierul. Numele introdus trebuie sa fie in concordanta cu regulile de formare a numelor pentru fisierele sistemului de operare. In cazul in care nu se pune nici o extensie, automat este atribuita extensia "CSV". In cazul cand fisierul specificat exista deja pe disc, se va cere confirmarea operatiei de inlocuire a fisierului vechi cu cel nou.
hlp_Continut
Aceasta comanda se gaseste in modulele Salarii si Mijloace fixe. Comanda permite utilizatorului sa salveze un raport obtinut cu unul din aceste programe, intr-un fisier de tip text.
La apelarea comenzii
(din meniu, apasand direct butonul 
din toolbar sau apasand combinatia de taste Shift+F4), pe ecran apare urmatorul
dialog:
Va trebui sa va pozitionati pe driverul (hard-disk-ul) pe care doriti sa salvati fisierul, selectand din lista Drivers driverul corespunzator. (in partea de jos a ferestrei de dialog)
Odata pozitionati pe driverul respectiv, trebuie sa va pozitionati pe directorul (folderul) in care doriti sa salvati fisierul. Pentru aceasta, selectati din lista de sub eticheta Folders. directorul (folderul) care va intereseaza. Daca directorul (folderul) este de fapt un subfolder (este inclus in alt folder), va trebui sa faceti dublu-clic pe folderul respectiv (folderul parinte), pentru a putea vedea care sunt sub-folderele acestuia.
Daca v-ati pozitionat corect pe director (folder), in lista de sub eticheta "File name" (in partea stanga) va apare numele fisierelor de tip text aflate aici. Tastati numele sub care vreti sa fie salvat fisierul in casuta de sub eticheta File name si apoi apasati butonul "OK" din partea dreapta sus a ferestrei de dialog. Daca v-ati razgandit, apasati butonul "Cancel".
Aceasta comanda permite utilizatorului sa deschida un fisier de tip text direct din modulele Salarii sau Mijloace fixe, pentru a vizualiza anumite informatii necesare (fisierul deschis nu poate fi modificat).
La apelarea comenzii
(din meniu, apasand direct butonul din toolbar sau apasand combinatia de taste Shift+F3), pe ecran apare urmatorul
dialog:
Va trebui sa va pozitionati pe driverul (hard-disk-ul) pe care este fisierul, selectand din lista Drivers driverul corespunzator. (in partea de jos a ferestrei de dialog)
Odata pozitionati pe driverul pe care se gaseste fisierul, trebuie sa va pozitionati pe directorul (folderul) in care stiti ca se gaseste fisierul cautat. Pentru aceasta, selectati din lista de sub eticheta Folders. directorul (folderul) care va intereseaza. Daca directorul (folderul) este de fapt un subfolder (este inclus in alt folder), va trebui sa faceti dublu-clic pe folderul respectiv (folderul parinte), pentru a putea vedea care sunt sub-folderele acestuia.
Daca v-ati pozitionat corect pe director (folder), in lista de sub eticheta "File name" (in partea stanga) va apare numele fisierelor de tip text aflate aici. Faceti clic cu mouse-ul pe numele acestuia si apoi apasati butonul "OK" din partea dreapta sus a ferestrei de dialog. Daca v-ati razgandit, apasati butonul "Cancel".
Ferestrele deschise
astfel se vor inchide facand dublu-clic cu mouse-ul pe butonul 
din coltul din stanga sus a ferestrei
programului, sau prin comanda "Inchide
tot" din meniul Ferestre.
Cu aceaasta comanda puteti vizualiza o tabela paradox, cu toate coloanele si toate informatiile continute.
Cu aceasta comanda puteti lansa in executie comenzi SQL, comenzi ce pot actualiza bazele de date sau pot genera rapoarte ce nu sunt prinse in comenzile implicite ale programelor.
Aceasta comanda se activeaza cand in fereastra principala a programului exista cel putin un raport afisat si se refera la caracteristicile fontului cu care sunt afisate informatiile din fereastra activa.
Fiecare tip de fereastra poate avea un font al caracterelor tiparibile si o marime a fontului implicite. Comanda "Font fereastra" din meniul "Fisiere" stabileste caracteristicile fontului care va fi folosit la afisare pe ecran si la imprimarea datelor. Dumneavoastra trebuie numai sa alegeti din lista fonturilor, fontul dorit (imediat in campul "Exemplu" apare forma caracterelor in fontul ales). Deasemeni, tot din aceasta fereastra, puteti alege "tipul fontului": bold in care caracterele sunt ingrosate, italic in care caracterele sunt inclinate, etc. Puteti stabili dimensiunea corpului de litera, sau culoarea. Valorile selectate vor ramane implicite pana la o noua schimbare a lor.
Va recomandam sa alegeti pentru fereastra un font neproportional (font in care toate literele au aceeasi dimensiune). Aceste fonturi neproportionale pot fi: Courier New, MS LineDraw, etc. Deasemenea va recomandam sa folositi un font TRUE TYPE.
In cazul in care alegeti un font proportional (latimile caracterelor sunt diferite in functie de litera) listele sub forma de tabel nu vor mai fi aliniate.
Aceasta comanda poate fi apelata si cu ajutorul combinatiei de taste Ctrl + O.
Comanda poate avea ideograma 
sau 
in
bara de scule. Ea se activeaza cand in fereastra principala a
programului exista cel putin un raport afisat.
La selectarea ei, continutul ferestrei active este trimis la imprimanta prin intermediul programului sistem Print Manager.
In general, imprimanta este un dispozitiv periferic lent. Prin folosirea acestui mod de tiparire specific WINDOWS-ului, in timp cat datele sunt transmise efectiv la imprimanta, (de la Print Manager la echipamentul fizic) calculatorul poate fi folosit in continuare, imprimarea facandu-se in Background, salvand astfel timpul dumneavoastra.
La selectarea comenzii de tiparire pot exista doua posibilitati:
Daca continutul ferestrei incape pe o singura pagina, informatiile din fereastra sunt trimise la imprimanta fara a cere alte detalii suplimentare.
In cazul in care continutul ferestrei nu incape pe o singura pagina, pe ecran apare caseta de dialog din Figura 5, din care se poate stabili domeniul tiparit (tot documentul sau anumite pagini), si numarul de copii care vor fi transmise la imprimanta. Dupa selectarea butonului OK informatiile vor fi trimise la imprimanta prin intermediul programului sistem Print Manager.
Figura
La lansarea comanzii, pe ecran apare urmatoarea fereastra de dialog:
Tiparirea se va realiza la imprimanta specificata dupa cuvantul "Printer:". Daca nu este aceasta imprimanta la care doriti sa tipariti, va trebui sa apasati butonul "Setup" si sa specificati care este imprimanta la care doriti sa faceti tiparirea, in sectiunea Printer din fereastra care apare pe ecran (este fereastra de la comanda Setare imprimanta).
La sectiunea "Print range" puteti selecta paginile care sa fie tiparite, astfel:
- daca bifati "All", vor fi tiparite toate paginile din cadrul raportului;
- daca bifati "Selection", va fi tiparita numai zona selectata;
- daca bifati "Pages", vor fi tiparite numai paginile cuprinse intr-un anumit interval. Capele intervalului (prima si respectiv ultima pagina) se vor completa in acest caz in casutele "From:" si respectiv "To:".
Calitatea tiparirii (rezolutia), va putea fi selectata de la campul Print quality. Aceste valori sunt doar cele suportate de imprimanta pe care ati selectat-o. O valoare mai mare a acestei rezolutii duce la o calitate mai buna a imprimarii, pe cand o valoare mai mica duce la o calitate mai proasta a tiparirii.
Numarul de exemplare in care doriti sa fie tiparit raportul se va preciza la campul "Copies". Implicit apare 1 (deci o singura copie).
Daca ati optat pentru mai multe copii, si daca doriti ca tiparirea sa se faca in ordinea: toate copiile paginii 1, apoi toate copiile paginii 2, s.a.m.d., in loc sa fie tiparita mai intai prima copie a intregului raport, apoi a doua copie, s.a.m.d, va trebui sa bifati casuta de validare cu titlul Collate copies.
Pentru orice alte modificari privind functiile imprimantei va trebui sa apasati butonul "Setup". Va apare pe ecran o noua fereastra, de fapt fereastra corespunzatoare comenzii Setare imprimantahlp_SetareImprimanta1) Asa cum s-a explicat la pagina acestei comanzi, puteti selecta imprimanta, orientarea hartiei, etc.
Pentru a valida comanda de tiparire, apasati butonul "OK". Pentru a anula modificarile facute si totodata si imprimarea, apasati butonul "Cancel".
Aceasta comanda ce are ideograma 
sau 
in
bara de scule, se activeaza cand in fereastra principala a
programului exista cel putin un raport afisat. Comanda va
permite sa modificati diferiti parametri ai imprimantei inaintea
operatiunii de tiparire.
Fiecare tip de fereastra cu rapoarte are asociat un font, un format de hartie si orientarea lui. Formatul implicit se poate schimba selectand comanda "Setare imprimanta". Pentru o mai buna intelegere a acestor notiuni, specificam:
prin "font" se intelege tipul caracterelor tiparibile, de exemplu acesta este un font "Arial", iar acesta este un font "Courier New". Schimbarea fontului este explicata pe larg la "Font Fereastra".
prin "formatul hartiei" se intelege dimensiunea hartiei ce se foloseste la tiparire. Aceste dimensiuni sunt standardizate, de exemplu A4, A3, etc. Toate aceste formate de hartie se gasesc intr-o lista din fereastra de setare (stabilire a parametrilor) a imprimantei, dumneavoastra nu va ramane decat sa alegeti din aceasta lista formatul pe care il are hartia pe care doriti efectiv sa tipariti.
prin "orientarea hartiei" se intelege felul in care imprimanta va tipari raportul pe formatul de hartie ales. In acest sens exista doua posibilitati: "Portrait" cand documentul tiparit va fi "in picioare" si "Landscape" cand documentul tiparit va fi "culcat". Modificarea modului de tiparire a documentului se face din fereastra de dialog Setare Imprimanta (nu prin modificarea pozitiei de introducere a hartiei in imprimanta).
Noua setare pentru hartie si orientare va deveni implicita pentru acel tip de fereastra pana cand va fi redefinit.
Indiferent de tipul formatului de hartie si a orientarii care a fost aleasa, la imprimare, programul, va genera un font TRUE TYPE astfel incat informatiile ce se tiparesc sa se incadreze cat mai bine in pagina.
O setare incorecta a formatului hartiei sau orientarii ei va produce o proasta incadrare a listei tiparite in formatul hartiei. Deci este necesar ca hartia efectiva pe care o introduceti in imprimanta sa fie exact comunicata si driver-ului de imprimanta (prin comanda Setare Imprimanta).
Fereastra de configurare a imprimantei difera in functie de imprimanta pe care o aveti instalata si de driver-ul ecesteia. Totusi cateva notiuni sunt asemanatoare:
La sectiunea "Printer" puteti selecta imprimanta la care sa fie tiparit documentul (daca aveti instalate mai multe imprimante). Daca bifati cu mouse-ul prima varianta: Default printer, va fi folosita imprimanta implicita, folosita in mod curent) Daca insa bifati varianta a doua: Specific Printer, veti putea selecta dintr-o lista o anumita imprimanta, care sa fie utilizata la aceasta tiparire.
La sectiunea Orientation puteti opta, tot cu ajutorul mouse-ului, pentru format de hartie normal (Portrait) sau culcat (Landscape).
Sectiunea Paper va permite selectarea formatului de hartie si a sursei de hartie a imprimantei. Formatul de hartie va trebui sa-l selectati din lista de la Size, iar sursa de hartie a imprimantei de la Source.
Pentru controlul deplin asupra imprimantei, prin intermediul mediului Windows, trebuie sa apasati butonul Options . . La apasarea acestui buton, va este afisat driverul (programul de conversatie) specific imprimantei selectate la sectiunea Printer din figura de mai sus. Bineinteles ca acest driver difera de la o imprimanta la alta.
Pentru a realiza tiparirea la o imprimanta din retea (care nu este conectata la calculatorul dvs.) trebuie sa apasati butonul Network . .(in cazul in care imprimanta nu este disponibila la sectiunea Printer, Specific printer, din figura de mai sus.
Odata stabiliti acesti parametri, apasati butonul "OK" pentru a salva modificarile facute, respectiv "Cancel" pentru a le anula.
Comenzile programului, ce se refera la optiunile si configurarea elementelor sistemului de operare, actioneaza local numai pe durata sesiunii de lucru. Daca doriti ca valorile cu care modificati optiunile sistemului WINDOWS sa ramana implicite, trebuie sa folositi programul sistem Control Panel. Pentru a usura lansarea acestui program, in meniul Fisiere a fost inclusa aceasta comanda, care are ca efect lansarea programului Control Panel.
Aceasta comanda ce are ideograma 
in bara de scule, termina executia
programului "Light".
Sistemul 'Light' poate tine evidenta contabila si gestiunea cantitativ-valorica la mai multe unitati patrimoiniale. Numarul lor este limitat doar de spatiul existent pe discul dur. Din acest motiv, exista necesitatea unor comenzi care sa gestioneze, crearea, selectarea si stergerea acestor unitati. Totodata, pe masura trecerii timpului, este necesara arhivarea (salvarea) si restaurarea datelor.
Toate acestea sunt realizate de urmatoarele comenzi incluse in meniul "Unitate" pentru programele "Balanta" si "Registre" sau meniul "Gestiuni" pentru programele "Gestiune" si "Clienti-Furnizori".
Aceasta comanda poate fi data mai rapid apasand butonul
SELECTIE din bara de comenzi, buton ce are ideograma: 
sau combinatia de taste CTRL +U.
Lansarea acestei comenzi are ca efect aparitia ferestrei de dialog din Figura 6.
Figura 6
Aceasta fereastra de dialog este compusa din doua zone:
lista societatilor sau a gestiunior.
butoane de comenzi: Selectie, Nou, Nou, Copie, Modifica, Sterge, Inchide.
Lista societatilor contine numele tuturor societatilor ce au fost definite.
Selectarea unei societati, pentru introducerea de date noi sau realizarea de rapoarte, se relizeaza prin dublu click cu mouse-ul pe numele societatii respective sau deplasarea liniei de selectie cu ajutorul tastelor "sus" "jos", pana cand aceasta se suprapune peste numele societatii alese, apoi se apasa butonul "Selectie".
Comanda Nou are rolul de a crea o noua societate sau gestiune si de a o adauga la lista celor existente deja. La selectarea comenzii va fi afisata caseta de dialog prezentata in
Figura 7
Figura 7
Campul "Nume unitate" este un cod, care va desemna numele directorului in care se va crea unitatea noua. Din acest motiv el trebuie sa indeplineasca conventia de generare a numelor de fisiere din sistemul de operare (sa nu depaseasca opt caractere si sa nu contina spatii).
Campul "Descriere" reprezinta numele complet al unitatii. Acesta este de fapt numele cu care se va lucra, el aparand in listele de selectie si in listele de rapoarte. Pentru completarea lui nu exista reguli, putand contine orice caracter tiparibil.
La selectia butonului OK se va crea o unitatea noua. In cazul cand mai exista deja o unitate ce are numele din campul "Nume unitate" identic cu acesta, se va cere o confirmare de suprascriere (inlocuire), deoarece in directorul de lucru nu pot exista doua fisiere (unitati) cu acelasi nume. Daca se raspunde cu YES atunci vechea unitate este stearsa si se va crea o unitate noua.
Butonul CANCEL anuleaza comanda de creare a unei unitati noi.
Butonul "Nou.." usureaza introducerea mai multor societati, fereastra de dialog din
Figura 7 aparand automat dupa apasarea "OK" pregatita pentru introducerea unei societati noi.
Pentru modificarea numelui unei societati (nu se poate modifica "Nume unitate" care este numele fisierului creat pentru societatea selectata), se pozitioneaza linia de selectie pe societatea dorita si se apasa butonul "Modifica". Apare fereastra de dialog din
Figura 7, campul "Descriere" continand numele vechi, nume pe care puteti sa-l modificati.
Stergerea unei societati definite, se face prin pozitionarea liniei de selectie pe societatea sau gestiunea dorita, apoi apasati butonul "Sterge". Veti mai fi intrebat inca o data pentru validarea comenzii. Daca raspundeti cu "Yes" societatea sau gestiunea respectiva va fi stearsa, daca alegeti "No" comanda "Sterge" va fi anulata.
Atentie ! Stergand o societate pierdeti toate inregistrarile si definirile din acea societate. Nu mai aveti cum sa recuperati datele.
Inchiderea ferestrei de dialog din Figura 6 se face prin apasarea butonului "Inchide".
Salvarea datelor dintr-o societatesau gestiune pe dischte, se face cu comanda "Salvare" din meniul "Unitate" sau"Gestiune". Inainte de a lansa aceasta comanda introduceti o discheta fara informatii in unitatea "A". Daca datele arhivate nu incap pe o discheta, programul va cere dischete pe rand pana cand se vor salva toate datele. Dupa salvare, programul verifica arhivele de pe dischete si trebuie sa mai introduceti o data dischetele in ordinea creerii.
Restaurarea datelor - aducerea datelor salvate pe discheta in calculator - se face cu comanda "Restaurare" din meniul "Unitate". Inainte de a lansa aceasta comanda introduceti prima discheta din arhiva cu datele in unitatea "A".
Programul realizeaza automat restaurarea datelor de pe dischete in urmatorii pasi:
Salvarea datelor existente pentru siguranta. Programul va porni o procedura de arhivare a datelor existente. Dupa terminarea procedurii de arhivare inchideti fereastra ramasa pe monitor.
Testarea arhivei aflata pe dischete. Introduceti pe rand in unitatea "A" dischetele din care se face restaurarea. Dupa terminarea procedurii de testare a arhivei de pe dischete, inchdeti fereastra ramasa pe monitor.
Restaurarea efectiva a informatiilor. Introduceti pe rand in unitatea "A" dischetele din care se face restaurarea. Programul va aduce datele salvate pe dischete peste cele existente.
Schimbarea lunii pentru care se fac inregistrarile se face cu comanda "Luna curenta" din meniul "Setari". De la tastatura, folositi combinatia de taste Ctrl+L. Aceasta comanda are rolul de a selecta luna pentru care se fac inregistrarile. Lansarea acestei comenzi, face sa apara o fereastra de dialog ca in
Figura 8
Figura 8
Deschideti lista cu lunile apasand cu mouse-ul butonul din dreapta. Alegeti luna in care doriti sa lucrati. Puteti alege luna si cu ajutorul tastelor "sageata in sus" sau "sageata in jos". Dupa ce selectati luna dorita, apasati "OK" pentru validare.
In programul "Gestiune", la schimbarea lunii de lucru sunteti intrebat daca doriti sa copiati in luna noua si marfurile su stoc nul. Daca nu alegeti aceasta optiune, scapati din nomenclatorul de marfa de produsele care nu mai sunt pe stoc si nici nu o sa mai aveti intrari la ele (chiar daca mai aveti intrari la aceste produse, ele vor fi la alt pret de cumparare si trebuie sa deschideti o noua pozitie).
Schimbarea anului de lucru, se face cu comanda "Selectie an". Aceasta comanda deschide o fereastra de dialog ca in Figura 9.
Figura 9
In campul de editare puteti introduce anul pentru care doriti sa faceti inregistrarile. Pentru validare, apasati "OK".
In programul "Balanta", odata selectat un an, programul calculeaza soldurile initiale pentru noul an prin recalcularea datelor din anul anterior. In cazul in care fisierul de solduri initiale pentru anul selectat exista, se cere confirmarea de inlocuire a acestui fisier cu datele calculate. In functie de situatia concreta in care va aflati puteti actualiza sau nu datele din fisierul de solduri initiale cu datele calculate.
Prin lista se intelege o insiruire de elemente ce au unele caracteristici asemanatoare: lista societatilor, lista gestiunilor, lista conturilor, lista cu grupe de marfa, lista documentelor introduse, lista marfurilor, lista cu parteneri, etc. Listele din programul "Light" apar in ferestre de forma:
Figura 10
Aceasta fereastra este formata din doua zone:
lista: contine o insiruire de elemente
butoane de comenzi: "Cautare", "Selectie", "Nou", "Nou,", "Modifica", "Sterge", "Inchide", cu ajutorul carora se pot face modificari in lista si asupra elementelor din lista.
Deoarece dimensiunea unor liste poate sa fie mare, gasirea unui element se poate face prin mai multe moduri:
se stabileste prin comanda "Cautare" dupa ce camp din cadrul elementelor urmeaza a se cauta. Se tasteaza prima litera din numele campului respectiv si focusul (linia accentuata) se pozitioneaza pe primul element al carui camp incepe cu litera respectiva, daca nu este acesta elementul cautat se tasteaza a doua litera din camp si focusul se pozitioneaza pe primul element din lista al carui camp incepe cu cele doua litere tastate. Actiunea se repeta pana cand focusul se pozitioneaza pe elementul cautat (de obicei este necesara tastarea primelor 2 - 3 litere din numele elementului cautat). Daca exista mai multe elemente cu aceleasi valori in camul dupa care se face cautarea, iar acestea nu sunt in lista unele dupa altele, prin apasarea tastei "Blank space" (tasta de spatiu) focusul se pozitioneaza pe urmatorul element din lista ce are campul cautat de dumneavoastra. Pentru a ajunge inapoi la primul element cautat, apasati tasta 'Backspace'.
Ex. In lista de conturi, doriti sa gasiti contul "5311" - "Casa in lei". Stabiliti prin comanda "Cautare" campul dupa care se va face cautarea - "Simbol cont". Tastati "5" iar focusul se pozitioneaza pe "5 Conturi de trezorerie". Tastati "3" iar focusul se pozitioneaza pe "5311 Casa in lei".
Cu ajutorul barei de scroll (apare in dreapta listei in momentul in care elementele din lista nu mai incap in zona pentru afisare) se poate parcurge intreaga lista. Daca faceti click cu pointerul mouse-ului pe unul din butoanele barei de scroll ("sus" sau "jos") lista este parcursa cu cate un element. Daca faceti click cu pointerul mouse-ului pe bara de scroll lista este parcursa cu cate o pagina.
Cu ajutorul tastelor "sus"- , "jos"- puteti deplasa focusul (cu cate o pozitie) in sensul dorit de dumneavoastra.
Selectia unui element din lista se face prin pozitionarea focusului pe elementul respectiv si apasarea butonului "Selectie" (facand click cu pointerul mouse-ului pe el) din partea dreapta a ferestrei de dialog. Mai rapid, puteti selecta elementul dorit prin dublu click cu pointerul mouse-ului pe el sau de la tastatura apasati tasta "Enter".
Pentru a aduce un nou element in lista, apasati butonul "Nou" si apare o noua fereastra de dialog, definita in functie de datele ce trebuiesc inregistrate pentru acel tip de element. Introducerea mai multor elemente in lista (pentru a reduce numarul de operatii) apasati butonul "Nou," iar dupa ce ati introdus datele necesare elementului si validat apasand butonul "OK", automat apare fereastra de introducere a datelor, pregatita pentru introducerea altui element (are toate campurile de introducere a datelor goale sau cu valorile implicite). Dupa ce ati introdus toate elementele in lista si fereastra de introducere a datelor a aparut (avand toate campurile goale sau cu valorile implicite) apasati butonul "Cancel".
Pentru modificarea datelor (caracteristicilor) unui element din lista (sau numai pentru a vedea datele inregistrate pentru un element), pozitionati focusul pe elementul respectiv si apasati butonul "Modifica" (sau apasati butonul drept al mouse-ului). Fereastra de dialog aparuta contine toate datele inregistrate pentru acel element, date ce pot fi modificate. Tot pentru a modifica puteti face click cu butonul din dreapta al mouse-ului dupa ce ati focalizat elementul dorit prin una din metodele descrise mai sus.
Stergerea unui element din lista se face prin pozitionarea focusului pe elementul respectiv si apasarea butonului "Sterge". Veti mai fi intrebat o data daca doriti stergerea elementului respectiv, iar daca raspundeti cu "Yes" elementul va fi sters din lista, daca raspundeti cu "No" comanda de stergere va fi anulata.
Apasarea butonului "Inchide" duce la inchiderea ferestrei ce contine lista cu elemente.
Prin raport intelegem prezentarea datelor, inregistrate in baza de date, sub forma de lista ce contine anumite informatii aranjate intr-o anumita forma.
Comenzile prin care se pot obtine rapoartele specifice fiecarui program se gasesc grupate in meniul "Rapoarte". Obtinerea unui raport se face prin apelarea comenzii specifice pentru acel raport.
Inainte de obtinerea unui raport programul va da posibilitatea
sa configurati acel raport prin selectarea infomatiilor ce vor fi
continute si ordonarea lor asfel incat sa fie cat mai usor de citit.
Raportul apare mai intai pe monitor, pentru a putea fi studiat si verificat.
Tiparirea unui raport afisat pe monitor se face cu comanda
"Tipareste" din meniul "fisiere" sau prin apasarea butonului aflat in bara de scule.
Daca aveti mai multe rapoarte afisate pe monitor, le puteti aranja prin comenzile aflate in meniul "Ferestre".
In timpul utilizarii programelor firmei AttoSOFT, veti avea ocazia sa actionati cele mai noi tipuri de controale Windows. Cu scuzele de rigoare pentru cunoscatorii sistemului de operare Windows, prezentam principalele controale folosite si modul de actionare a acestora cu ajutorul mouse-ului.
Liste de elemente:
Aceste liste de elemente sunt prezente in paginile programelor in care se introduc date sau in care puteti vizualiza informatii. Functie de pagina in care va aflati, lista va prezinta anumite informatii
Pentru a vizualiza toate elementele unei liste puteti realiza defilarea
elementelor in sus sau in jos, apasand butoanele 
, respectiv 
.
Selectarea unui element al listei se face prin clic cu mouse-ul pe acel element. Dupa ce ati facut clic, bara de selectie (bara albastra din figura de mai sus) va fi pozitionata pe elementul respectiv.
Pentru inserarea de elemente, stergerea lor, actualizarea modificarilor sau anularea modificarilor, respectiv deplasarea rapida in baza de date afisata in lista puteti folosi butoanele navigatorului, asa cum este explicat la capitolul Despre folosirea navigatorului
Observatie: In unele programe exista un buton special (cu titlul Cautare) care permite sa selectati campul (coloana) dupa care se va face cautarea, prin bifarea cu mouse-ul a campului respectiv. Daca nu exista un astfel de buton, schimbarea criteriului (coloanei) dupa care se cauta informatia se va face "agatand si tragand" cu ajutorul mouse-ului coloana dorita in prima pozitie (ca prima coloana).
In toate listele puteti realiza cautare incrementala, astfel incat sa accesati rapid informatia care va intereseaza. Despre aceasta tehnica de cautare cititi mai multe la capitolul Despre cautarea incrementalahlp_CautareIncrementala.
Casutele de listare 
Listele din paginile programului lucreaza impreuna cu un alt control Windows, si anume casuta de listare. Acest element permite utilizatorului sa selecteze o varianta (un tip de miscare, un criteriu de selectie, o anumita gestiune) dintr-o lista de variante. Functie de selectia pe care o faceti (ce varianta alegeti), in lista de elemente vor apare un anumit tip de elemente.
In toate cazurile casutele de listare sunt pozitionate chiar deasupra listelor de elemente.
La unele pagini, casutele de listare mai au atasat un element: casuta de validare, plasate in stanga casutei de listare. Prin debifarea acestui control, casuta de listare este inactivata, iar in lista sunt prezentate toate elementele din baza de date. Daca se bifeaza casuta de validare, casuta de listare se activeaza si va ofera posibilitatea de a selecta varianta care va convine.
Pentru a vizualiza variantele pe care vi le ofera o casuta de listare este
necesar sa faceti clic cu mouse-ul pe butonul 
sau 
, aflat in partea dreapta a casutei de
listare. Daca aceasta apasare nu are nici un efect, verificati ca casuta de
validare din stanga sa fie bifata.
Casutele de validare 
Casutele de validare reprezinta in Windows o posibilitate de a marca, de a
valida ceva. In marea majoritate a cazurilor casuta de validare are o eticheta
atasata. Daca casuta de validare este bifata (arata astfel: 
), inseamna ca acea varianta, descrisa de
textul etichetei, este adevarata, este valabila. Daca dimpotriva, casuta de
validare nu este bifata (arata astfel: 
), inseamna ca varianta descrisa de eticheta
nu este valabila.
Un caz aparte il constituie casutele de validare care sunt atasate casutelor de listare; In aceste cazuri, casuta de validare nu are o eticheta. Atunci cand casuta de validare este bifata, casuta de listare este activa si puteti selecta informatii din aceasta. In cazul in care este debifata, casuta de listare este inactiva si nu poate fi accesata.
Programele AttoSOFT au fost proiectate si realizate pentru a fi manevrate atat cu ajutorul mouse-ului, cat si exclusiv cu ajutorul tastaturii.
Folosirea tastaturii poate duce la o crestere a vitezei de utilizare a programului, in special daca se folosesc combinatiile de taste si tastele rapide pentru apelarea diferitelor comenzi.
Combinatiile de taste inseamna in cadrul mediului Windows apasarea simultana a doua sau trei taste. Majoritatea combinatiilor de taste din programe sunt folosite pentru apelarea directa a comenzilor din meniuri.
Meniurile pot fi derulate, in vederea actionarii unei comenzi, prin apasarea simultana a tastei Alt si a tastei corespunzatoare literei subliniate din numele meniului. Daca de exemplu, primul meniul are numele Fisiere (litera F este subliniata). Apasand combinatia Alt + F veti derula acest meniu. Comenzile din meniu care nu au o combinatie de taste specifica se apeleaza apasand din nou tasta corespunzatoare literei subliniate din numele ei.
Daca o comanda poate fi apelata printr-o combinatie, in meniu, in dreapta comenzii apare aceasta combinatie, asa cum veti vedea in figura de mai jos.
In aproape toate combinatiile de taste, una din cele doua taste este o tasta functionala: Ctrl , Shift sau Alt. Pentru a avea certitudinea ca veti realiza corect combinatia, procedati in felul urmator:
- apasati mai intai tasta functionala functionala Ctrl , Shift sau Alt, dupa caz, fara a o elibera.
- tinand apasata in continuare tasta functionala, apasati cea de a doua tasta. (A, X, etc).
Daca combinatia de taste este alcatuita din trei taste, procedati ca mai sus, cu mentiunea ca la primul pas apasati simultan doua taste functionale (Shift si Ctrl) si apoi, in pasul al doilea apasati a treia tasta: (ex. tasta F12).
In figura de mai jos puteti vedea comenzile meniului ? (Ajutor), precum si combinatiile de taste pentru comenzile Cauta Index ( tastele Shift si F1) si Program (tastele Shift si Ctrl si F12).
In ultima parte a acestei pagini de help gasiti lista cu toate combinatiile de taste si actiunea acestei combinatii.
Taste rapide
O parte din comenzile programului precum si o mare parte din controalele de pe paginile programului sunt actionate prin actionaraea unei taste, denumita in aceste cazuri tasta rapida. Ca exemplu prezentam in continuare meniul Societati, in care puteti observa, in partea dreapta a comenzilor, tastele rapide corespunzatoare: F3 pentru comanda Arhivare date, F4 pentru comanda Restaurare date:
In ultima parte a acestei pagini de help gasiti lista cu toate tastele rapide si actiunea acestor taste.
Un caz special de control Windows este navigatorul, pentru a carui actionare cu ajutorul mouse-ului si a tastaturii va trebui sa consultati capitolul Despre folosirea navigatoruluihlp_Navigator.
Combinatia de taste Actiunea
Alt + F Deruleaza meniul Fisiere
Alt + O Deruleaza meniul Societati
Alt + S Deruleaza meniul Setari
Alt + R Deruleaza meniul Rap. (Rapoarte)
Alt + D Deruleaza meniul Def. (Definiri)
Alt + E Deruleaza meniul Ferestre
Shift + F3 Deschide fisier
Shift + F4 Salveaza copie
Ctrl + O Font fereastra
Ctrl + P Tiparire raport
Shift + F10 Propietatile formatului de hartie
Ctrl + X Parasirea programului
Ctrl + S Selectie societate
Ctrl + L Luna curenta
Shift + F1 Cautare in fisierul de ajutor dupa index
Shift+Ctrl+F12 Informatii despre program, firma attoSOFT si calculatorul folosit
Tasta rapida Actiunea
F1 Lanseaza fisierul de ajutor
F2 Deschide casuta de listare (numai daca sunteti pozitionat pe campul acesteia)
F3 Apeleaza comanda Arhivare date
F4 Apeleaza comanda Restaurare date
F12 Apeleaza comanda Calculator
Observatie: Diverse programe folosesc in mod diferit combinatiile de taste. Este bine sa verificati aceste combinatii privind in meniul respectiv, in partea dreapta a comenzii (vezi capitolul Taste rapide).
Navigatorul este un element specific bazelor de date. Functia sa este de a permite utilizatorului sa parcurga baza de date a programului, sa insereze un element nou in baza de date, sa stearga un element, sa actualizeze baza de date.
Navigatorul, pe care il gasiti in bara butoanelor accelerator (tool - bar) are urmatoarea forma:
Functiile navigatorului, amintite in primul paragraf pot fi obtinute facand clic cu mouse-ul pe butonul corespunzator acelei functii. Iata care sunt butoanele si functiile lor specifice:
Buton Functia specifica Tasta corespunzatoare
Pozitioneaza
baza de date pe primul element HOME
Trece la elementul anterior al
bazei de date PAGE
UP
Trece la elementul urmator al
bazei de date PAGE
DOWN
Pozitioneaza baza de date pe
ultimul element END
Pregateste baza de date pentru
introducerea unui element nou INSERT
Sterge elementul curent din baza
de date Ctrl+DELETE
Salveaza modificarile operate
in baza de date Este
automata
Anuleaza modificarile realizate
in baza de date ESC
Tehnica de cautare incrementala a fost dezvoltata in programele AttoSOFT in scopul cresterii vitezei de lucru, mai exact a vitezei de cautare a unui element intr-o lista.
Aceasta tehnica presupune identificarea rapida a elementului cautat prin tastarea primelor trei - patru litere din numele acelui element. Pe masura ce se tasteaza aceste litere, bara de selectie se deplaseaza pe elementul a carui nume incepe cu literele respective sau cu cea mai apropiata secventa de litere.
EXEMPLU:
Sa presupunem ca in lista de mai jos dorim sa identificam rapid elementul cu codul 4.2.2.1.. Lista este pozitionata la primul element (daca nu este pozitionata pe primul element apasati tasta Backspace).
Vom incepe prin a tasta cifra "4". Bara de selectie se pozitioneaza pe primul element din lista care incepe cu cifra 4: (APARATE SI INSTALATII . ).
Apasam tasta "." (punct), iar bara de selectie se pozitioneaza pe primul element care incepe cu carecterele "4." (Aparate si instalatii pentru masurarea marimilor geometrice . ).
La apasarea tastei "2", bara de selectie s-a pozitionat pe primul element care incepe cu secventa de caractere "4.2" (Aparate si instalatii pentru masurarea timpului frecventei . ).
Apasam tasta "." (punct) si bara de selectie ramane pe elementul "4.2.". Cand se apasa din nou tasta "2", bara de selectie se pozitioneaza pe primul element a carui cod incepe cu 4.2.2 (Punti de masurat . ).
In acest fel, tastand mai departe caracterele "." (punct), "1", bara de selectie se pozitioneaza pe elementul cautat.
Acest exemplu prezinta cautarea incrementala pe coduri. Tehnica poate fi folosita insa pentru orice tip de elemente; singura conditie este aceea de a tasta caracterele (litere sau cifre) in ordinea corecta. De exemplu, pentru a cauta elementul "Calculatoare", va trebui sa tastati literele "C", "A", "L", "C" . De obicei, dupa tastarea primelor trei - patru caractere, deja elementul cautat este deja vizibil si poate fi selectat cu ajutorul mouse-ului.
Daca in cursul tastarii literelor faceti o greseala, apasati tasta Backspace pentru a anula comanda de cautare. La apasarea acestei taste, bara de selectie se pozitioneaza pe primul element al listei, fiind gata pentru o noua cautare incrementala.
Aceasta comanda permite modificarea parametrilor paginii pe care se vor tipari rapoartele pe care le trimiteti la imprimanta. Toti parametrii pe care ii stabiliti prin aceasta comanda sunt utilizati la imprimarea raportului la imprimanta, si vor ramane asa pana cand ii modificati dvs.
Pentru a apela mai rapid aceasta comanda puteti
folosi butonul accelerator 
de pe bara butoanelor de accelerare (tool -
bar).
Observatie: Aceasta comanda nu este disponibila in programele pachetului Light;
Parametrii pe care ii puteti modifica prin aceasta comanda sunt:
- formatul colii de hartie pe care se va tipari raportul;
- marginile colii de hartie, margini pe care nu se va tipari;
- orientarea hartiei, distanta dintre randuri;
- titluri si note de antet si subsol.
La lansarea acestei comenzi, pe ecran va apare o fereastra de dialog, alcatuita de fapt din trei pagini:pagina Margini, pagina Hartie si pagina Antet/Subsol. La aparitia pe ecran a ferestrei este activa prima pagina; celelalte pagini pot fi activate facand clic cu mouse-ul pe numele paginii, fie apasand simultan tastele Alt si H pentru pagina Hartie, respectiv Alt si A pentru pagina Antet/Subsol.
In prima pagina, prezentata in imaginea de mai sus, puteti specifica marginile formatului de hartie (zona in care sa nu se tipareasca). Valorile pe care le specificati sunt in milimetri. Va recomandam sa bifati casuta de validare cu titlul Alege fontul optim pentru tiparire, astfel incat programul, functie de formatul de hartie pe care l-ati ales sa selecteze automat cel mai bun tip de caractere pentru tiparire.
A doua pagina, prezentata in figura urmatoare, permite sa precizati formatul de hartie pe care tipariti, orientarea ei, precum si distanta dintre randuri la listare.
Pentru a selecta o alta distanta intre randuri decat cea implicita, faceti clic cu mouse-ul pe casuta Mod listare si selectati o alta distanta (la doua sau la trei randuri).
Tot in aceasta pagina puteti preciza orientarea hartiei: In picioare (portrait) sau Culcata (landscape), bifand cu mouse-ul varianta care va convine.
Pagina Antet/Subsol, prezentata in figura de mai jos, va permite sa inserati in raport, in afara informatiilor propiu-zise, care fac obiectul raportului, alte informatii, care se pot dovedi utile: Titlu, numerotarea paginilor, ora si data listarii. Aceste informatii se pot insera ca titlu sau in antetul, respectiv subsolul paginii.
Pentru a introduce aceste informatii, veti apela la urmatoarele butoane:
permite stabilirea fonturilor cu
care se va tipari informatia auxiliara;
permite inserarea numelui;
permite inserarea titlului
raportului;
permite inserarea numarului
paginii (numerotarea paginilor);
permite inserarea orei la care
s-a tiparit raportul;
permite inserarea datei la care
s-a tiparit raportul;
Dupa cum se poate observa in figura de mai sus, atat la sectiunea Antet cat si la sectiunea Subsol exista cate trei campuri: Stanga, Centru si Dreapta. Odata pozitionati pe unul din aceste campuri (cu ajutorul tastaturii sau a mouse-ului) apasati butonul corespunzator informatiei pe care doriti s-o inserati in acea zona.
Exemplu:
Sa presupunem ca doriti sa inserati numerotarea
paginilor in partea de jos (in subsolul paginii), in centul. Pentru aceasta
trebuie sa va pozitionati (cu ajutorul mouse-ului sau a tastaturii) pe campul Centru din sectiunea Subsol, dupa care sa apasati butonul 
.
Odata modificate optiunile care nu erau convenabile, puteti apasa "OK" pentru ca ele sa devina valide si sa fie valabile pana la o noua modificare din partea dvs. Daca v-ati razgandit, apasati "Cancel" si modificarile facute vor fi anulate.
Apasarea butonului "OK" se face o singura data , indiferent daca modificarile s-au facut intr-o pagina sau in toate trei paginile.
Dupa ce ati
terminat de lucrat cu un program si vreti sa-l inchideti,
dati comanda "Iesire" aflata in meniul "Fisiere" sau
combinatia de taste "Alt+X". Pentru apelarea mai rapida a acestei
comenzi puteti folosi butonul accelerator 
din bara butoanelor accelerator (tool-bar).
Nu este necesar sa actionati nici o comanda pentru salvarea datelor. Aceasta operatiune se realizeaza automat, pe masura ce lucrati.
Balanta
Programul "Balanta" este destinat intocmirii balantei de verificare lunare sau pe o perioada specificata de utilizator, plecand de la notele contabile.
Programul automatizeaza foarte mult munca contabilului, deoarece poate prelua notele contabile obtinute prin inregistrarea documentelor primare in programul "Registre". Deasemeni, "Balanta" poate calcula automat unele note contabile: descarcarea gestiunii (prin calcului coeficientului "K" de descarcare a gestiunii), inchiderea conturilor de TVA, inchiderea conturilor de venituri si de cheltuieli. Se poate configura calculul unor indicatori de eficienta economica.
Din notele contabile introduse manual, preluate din programul "Registre" sau cele calculate automat de program, obtineti rapoarte centralizatoare pentru o societate: balanta lunara, balanta pe centre de profit, balanta pe o perioada, balanta lunara insumata (pentru o societate cu mai multe filiale), centralizator cartea mare, cartea mare sah, fise de cont, registrul jurnal global, notele contabile, indicatori de eficienta economica. Rapoartele pot fi obtinute sintetic sau analitic.
Programul poate evidentia automat centrele de profit definite pentru o firma.
Se poate lucra si in afara bilantului, pe conturile din clasele 8 si 9. Rapoartele amintite mai sus se pot obtine si pentru conturile din afara bilantului.
Datorita flexibilitatii sale, programul a fost implementat cu succes la numeroase firme, din diverse domenii de activitate. Schimbarile de legislatie nu afecteaza acest program, deoarece utilizatorul poate oricand sa modifice modul de inregistrare a datelor in contabilitate.
Interfata prietenoasa, usurinta in utilizare, posibilitatea de a se adapta la toate cerintele contabilului si siguranta in exploatare, sunt cateva atribute ale programului care au facut sa fie indragit de cei care il folosesc.
Deschiderea unei societati pentru care doriti sa tineti evidenta financiar - contabila se face prin definire societatatii (comanda "Nou" din meniul "Unitate"), selectarea societatii (comanda "Selectie" din meniul "Unitate") si stabilirea lunii si anului pentru care doriti sa introduceti date (comenzile "Luna curenta" si "Selectie an" din meniul "Setari").
"Balanta" este un program ascultator si usor de folosit. Pentru aceasta, trebuie sa urmati cativa pasi pentru a configura modul de lucru la o societate anume: definirea planului de conturi, notele contabile calculate, notelor contabile virtuale. In definirea unei societati va puteti inspira si din exemplele care sunt in kitul de instalare. Utilitarul "Copie societate" sau comanda "Intretine nomenclatoare" va ajuta sa copiati din societatile exemplu sau din alte societati definite de dumneavoastra: conturi si note contabile calculate.
Odata configurata o societate, introducerea datelor pentru ea este simpla: se introduc soldurile initiale ale societatii (daca se incepe cu luna ianuarie) sau se inroduc prin note contabile coloana de toatal sume a lunii precedente pentru care se doreste obtinerea balantei (daca se incepe cu orice alta luna decat cu luna ianuarie).
Odata introduse soldurile initiale sau total sume a balantei precedente, legatura cu informatiile contabile ale firmei a fost facuta. In programul "Balanta" sunt preluate automat, sub forma de note contabile, informatii din celelalte module ala sistemului "Light". Programul poate calcula din informatiile existente si alte note contabile pentru a va usura munca de introducere a datelor si pentru a reduce posibilitatea de greseala.
Daca doriti sa introduceti manual note contabile, exista o procedura simpla: apelarea comenzii "Nou" din meniul "Note".
Modificarea sau stergerea unei note contabile introdusa gresit se realizeaza cu usurinta, prin deschiderea listei cu note contabile (comanda "Note contabile" din meniul "Note") pozitionarea focusului pe aceasta si folosirea comenzii "Modifica" sau "Sterge".
Fara a da comenzi suplimentare, de prelucrare a datelor, in orice moment puteti obtine rapoarte pe baza datelor introduse. Orice modificare asupra datelor introduse este preluata automat si va fi reflectata in rapoartele ce le veti obtine din acel moment.
Programul "Balanta" este un program care centralizeaza datele primite din celelalte module ale sistemului "Light". Din programele "Registre", "Gestiune" si "Clienti - Furnizori", sunt primite informatiile sub forma de note contabile.
Se pot introduce note contabile si manual in programul "Balanta", iar programul pe baza datelor existente si a unor formule de calcul poate genera note contabile automat.
Rapoartele obtinute din acest modul sunt rapoarte de sinteza: balante contabile, centralizator cartea mare, fise de cont, etc.
Programul "Balanta" se adapteaza evidentei financiar contabile specifice fiecarei societati. La definirea unei societati noi, ea este configurata dupa un model general. Va trebui sa configurati planul de conturi prin dezvoltarea lui in analitic si a conturilor in afara bilantului.
In functie de specificul firmei trebuiesc definite notele calculate, note pe care programul le va calcula automat din datele pe care le are la dispozitie.
Pentru a putea lista notele contabile sub alta forma decat au fost introduse sau preluate din programul "Registre", va trebui sa definiti notele virtuale.
Pentru a configura mai usor o societate nou introdusa, programul va pune la dispozitie comanda "Intretine nomenclatoare" (utilitarul "Copie societate") aflata in meniul "Optiuni" cu care puteti copia conturi si note contabile calculate din alte societati definite de dumneavoastra sau din societatile exemplu puse la dispozitie de program.
Planul de conturi general, precum si normele de utilizare ale acestuia sunt destinate tuturor unitatilor patrimoniale care desfasoara activitati economice si contine conturile necesare inregistrarii in contabilitate a operatiunilor patrimoniale, continutul si functia fiecarui cont, precum si monografia contabila a principalelor operatii.
Planul de conturi general contine noua clase de conturi simbolizate de o cifra, grupe de conturi simbolizate cu doua cifre, conturi sintetice de gradul I simbolizate cu trei cifre, conturi sintetice de gradul II simbolizate cu patru cifre. Conturile din clasele 1-7 sunt obligatorii, iar cel din clasele 8 si 9, precum si dezvoltarea in analitic a conturilor sintetice vor fi adaptate si completate de fiecare unitate patrimoniala, in functie de specificul activitatii si necesitatile proprii. Unitatile patrimoniale mici sau mijlocii pot utiliza numai conturile sintetice de grad I (cu trei cifre).
Programul are deja definit planul de conturi. Dumneavoastra puteti modifica acest plan de conturi prin adaugarea de conturi noi, care nu au fost prevazute, sau prin modificarea celor existente.
Deschiderea palanului de conturi se face prin comanda "Conturi" din meniul "Definiri", sau direct de la tastatura prin combinatia de taste "Ctrl+C".
Aceasta comanda deschide o fereastra de dialog ca in Figura 11.
Fereastra de dialog este compusa din doua zone:
lista conturilor.
butoane de comenzi: Cautare, Selectie, Nou, Nou,., Copie, Modifica, Sterge, Inchide.
Lista conturilor contine simbolul conturilor si titlul conturilor ce au fost definite.
Figura 11
Prin comanda "Cautare" stabiliti dupa ce camp cautati un cont. Este de preferat sa bifati campul "Simbol cont" pentru a cauta conturile dupa simbolul lor.
De exemplu, pentru a cauta contul "CASA IN LEI" va trebui sa tastati 5311, iar dunga de selectie se va pozitiona pe contul cautat. Pentru a cauta imediat alt cont, ex. "BANCA IN LEI" trbuie sa apasati tasta "Backspace" pentru a anula cautarea initiala si dupa aceea tastati codul contului 5121.
Butonul "Nou" are ca efect crearea unui cont nou si adaugarea lui in lista celor existente.
Lansarea acestei comenzi are ca efect aparitia ferestrei de dialog din Figura 12.
Figura 12
In campul "Cont" treceti numarul contului pe care-l creati (simbolul contului).
Din campul "Tip cont" alegeti:
activ - pentru conturile de activ: prezinta intotdeauna sold initial debitor. In debit se inregistreaza cresteri, in credit se inregistreaza descresteri si intotdeauna prezinta sold final debitor. In general conturile de activ tin evidenta mijloacelor economice de care dispune unitatea, creante (sumele pe care le are de incasat), soldurile acestora se trec in partea de activ a bilantului.
pasiv - pentru conturile de pasiv: tin evidenta surselor de finantare si a obligatiilor (a sumelor pe care unitatea patrimoniala le are de platit). Pot sa inceapa cu un sold initial creditor. In credit se inregistreaza cresteri, in debit se inregistreaza descresteri si in final soldul este creditor. Soldurile conturilor de pasiv se trec in pasivul bilantului.
bifunc. - pentru conturile bifunctionale: sunt la origine conturi de activ sau de pasiv dar ele pot avea fie sold debitor fie sold creditor.
total - acest tip de conturi insumeaza subconturile sale si afiseaza totalul in balanta de verificare. In aceste conturi nu se pot face inregistrari prin notele contabile (inregistrarile se fac numai in subconturile sale, pe care el le insumeaza).
In campul "Clasa cont" stabiliti daca contul este sintetic sau analitic.
In campul "Nivel" treceti nivelul analitic al contului (un numar de la 1 la 99). Astfel veti putea obtine balanta analitica pe mai multe nivele.
In campul "Centru cost" puteti trece numarul centrului de cost pentru care ati definit contul. Daca pentru o societate doriti sa evidentiati separat centrele de cost, trebuie sa creati analitice pentru conturile ce definesc un centru de cost. La definirea unui astfel de cont analitic, trebuie sa completati si campul "Centru cost" cu numarul centrului de cost pentru care a fost creat. Configurand in acest mod planul de conturi si facand inregistrari in conturile analitice dedicate pentru fiecare centru de cost, veti putea obtine:
note contabile calculate automat de notele calculate create pentru fiecare centru de cost
balanta lunara pentru fiecare centru de cost.
indicatori de eficienta pentru fiecare centru de cost.
Bifati "Contul este inafara bilantului" daca contul pe care il definiti este inafara bilantului.
In campul "Descriere" treceti titlul contului - exprima continutul economic (denumirea elementului patrimonial pe care il evidentiaza).
Comanda "Copie" va ajuta sa definiti un cont nou folosind ca model un cont existent.
Ex: Doriti sa creati analitice la contul 4426 pentru TVA 11% si TVA 22%. Selectati contul 4426 prin tastarea simbolului sau (4426), dati comanda "Copie" si pe ecran apare Figura 12 cu campurile deja completate cu valorile de la contul 4426. Dumneavoastra mai introduceti la simbolul contului cifra "1" si veti obtine 44261, iar la "Descriere" adaugati "TVA 11%"
Pentru modificarea unui cont existent se focalizeaza contul dorit si se apasa butonul "Modifica". Apare fereastra de dialog din Figura 12, iar proprietatile contului pot fi modificate. Pentru a salva modificarile facute apasati butonul "OK" sau tasta "Enter".
Stergerea unui cont definit se face prin focalizarea contului dorit, apoi apasati butonul "Sterge". Veti mai fi intrebat inca o data pentru validarea comenzii. Daca raspundeti cu "Yes" contul respectiv va fi sters, daca alegeti "No" comanda "Sterge" va fi anulata.
Inchiderea ferestrei de dialog din Figura 11 se face prin apasarea butonului "Inchide".
Programul "Balanta" pe baza datelor introduse, poate calcula automat anumite note care sunt necesare pentru inchiderea balantei.
Se pot calcula automat urmatoarele note: decarcarea gestiunii (pentru societatile care folosesc coeficientul mediu de descarcare a gestiunii), inchiderea conturilor de TVA, inchiderea cheltuielilor, inchiderea veniturilor. Puteti calcula si note care nu vor fi luate in calcul in balanta, note ce reprezinta indicatori economici.
O societate nou creata, contine formulele de calcul a unor note calculate. Dumneavoastra ar trebui sa modificati formulele de calcul cu conturile analitice specifice societatii respective.
Pentru a deschide lista cu note contabile calculate dati comanda "Note calculate" din meniul "Note". Pe monitor apare lista cu notele contabile calculate ca in Figura 13.
Figura 13
Aceasta lista contine notele calculate definite pana in momentul respectiv.
Nota calculata este modelul de calcul a unei note contabile ce va fi emisa de program pe baza datelor din balanta.
Pentru a crea o nota calculata noua apasati cu mouse-ul butonul "Nou" din partea dreapta a listei. Pe ecran apare o fereastra de dialog ca in Figura 14.
Figura 14
In campul "Cod" scrieti codul notei contabile calculate pe care o veti crea. Codul pe care il dati trebuie sa fie unic, adica sa nu mai fie dat si altei note contabile calculate. Daca dati la nota contabila calculata pe care o creati un cod care mai exista, cand veti da comanda de salvare, programul va va anunta acest lucru prin mesajul "Violare index. (inregistrare dubla).". Pentru a salva nota calculata pe care ati creat-o, schimbati codul. In functie de cod, sunt ordonate in lista si notele contabile calculate. Tot in aceasta ordine vor fi calculate si notele contabile necesare pentru balanta. Acest lucru are importanta, deoarece pentru calculul unei anumite note sunt necesare date care sunt calculate printr-o nota anterioara. Exemplu: pentru calculul notei "Inchiderea cheltuielilor" este necesar creditul contului 607 care trebuie sa fie calculat de nota "Descarcarea gestiunii". Deci nota calculata "Descarcarea gestiunii" trebuie sa fie inaintea (sa aiba codul mai mic) notei "Inchiderea cheltuielilor".
In campul "Nume nota contabila calculata" scrieti numele explicit al notei contabile calculate. Nota contabila generata de aceasta nota calculata va avea si ea acest nume.
In campul "Centru cost" treceti numarul centrului de cost pentru care doriti sa fie calculata nota contabila. Prin completarea acestui camp, din conturile de total scrise in formulele de calcul sunt luate in considerare doar conturile analitice definite pentru acest centru de cost. Astfel puteti obtine note contabile (care sunt calculate automat) pentru fiecare centru de cost imparte.
Daca doriti ca nota contabila generata de nota calculata pe care o creati sa nu fie luata in considerare la calculul balantei, bifati campul "Exclude nota contabila din calculul balantei". Programul va genera o nota contabila care nu va fi luata in calcul la balanta. Aceste note pot fi indicatori de eficienta economica, note ce sunt doar cu caracter informativ. Notele calculate ce nu au bifat acest camp, genereaza note contabile ce intra in calculul balantei, de exemplu "Descarcarea gestiunii", "Inchiderea conturilor de TVA", "Inchiderea cheltuielilor", "Inchiderea veniturilor".
In campul "Explicatii" puteti scrie o scurta explicatie a inregistrarii contabile ce se face pe acea linie.
In campul "Cont D" scrieti contul ce se va debita, iar in campul "Cont C" scrieti contul ce se va credita. Daca un cont pe care il treceti este definit de tip "Total", programul cand va genera nota contabila va face inregistrari in toate conturile care apartin de acest cont de total. Exemplu: la nota "Inchiderea cheltuielilor", in campul "Cont C" scrieti contul "6" - total clasa 6. Programul va face inregistrari in toate conturile din clasa "6" care au sold.
In campul "Expresie calcul" se scrie expresia de calcul, al carei rezultat va fi inregistrat in debitul contului din campul "Cont D" si in creditul contului din campul "Cont C". Operatorii matematici pe care-i puteti folosi sunt: plus (+) pentru adunare, minus (-) pentru scadere, inmultit (*) pentru inmultire, impartit (/) pentru impartire.
Orice valoare din balanta o puteti folosi in expresia de calcul prin intermediul functiilor dedicate acestui scop. Aceste functii sunt in lista ce apare cand apasati cu mouse-ul butonul "Expresie calcul". Aceasta lista este ca in Figura 15.
Figura 15
DC( ) rulaj Debitor al Contului . - functie care aduce valoarea rulajului debitor din luna curenta al contului scris intre paranteze.
CC( ) rulaj Creditor al Contului . - functie care aduce valoarea rulajului creditor din luna curenta al contului scris intre paranteze.
RDC( , ) rulaj Debitor CentruCost si contul - functie care aduce valoarea rulajului debitor a contului dintr-un centru de cost. Completarea functiei se face astfel: intre paranteze inainte de virgula se trece centrul de cost, iar dupa virgula se trece contul al carui rulaj debitor vrem sa-l obtinem. De exemplu dorim sa obtinem valoarea totala a cheltuielilor pentru centrul de cost "1". Vom completa RDC(1, 6).
RCC( , ) rulaj Creditor CentruCost si contul - functie care aduce valoarea rulajului creditor a contului dintr-un centru de cost. De exemplu dorim sa obtinem valoarea totala a veniturilor din centrul de cost "1". Vom scrie RCC(1, 7)
RDP( ) Rulaj Debitor Precedent al contului . - functie care aduce valoarea rulajului debitor precedent al contului scris intre paranteze.
RCP( ) Rulaj Creditor Precedent al contului . - functie care aduce valoarea rulajului creditor precedent al contului scris intre paranteze.
RDT( ) Rulaj Debitor Total al contului . - functie care aduce valoarea rulajului debitor total al contului scris intre paranteze.
RCT( ) Rulaj Creditor Total al contului . - functie care aduce valoarea rulajului creditor total al contului scris intre paranteze.
SDC( ) Soldul Debitor al Contului . - functie care aduce valoarea soldului debitor al contului scris intre paranteze.
SCC( ) Soldul Creditor al Contului . - functie care aduce valoarea soldului creditor al contului scris intre paranteze.
SC( ) Soldul Contului . - functie care aduce valoarea soldului (debitor sau creditor) al contului scris intre paranteze.
SGN( ) Semnul expresiei . - functie care poate sa aiba trei valori: "-1" atunci cand valoarea expresiei dintre paranteze este negativa (un numar real negativ), "0" atunci cand valoarea expresiei dintre paranteze este zero, "1" atunci cand valoarea expresiei dintre paranteze este pozitiva (un numar real pozitiv).
PZT( ) 0 pt. val<=0, 1 pt. val>0. - functie care poate sa aiba doua valori: "0" atunci cand valoarea expresiei dintre paranteze este mai mica sau egala cu zero (un numar real negativ sau zero) si "1" atunci cand valoarea expresiei dintre paranteze este pozitiva (un numar real pozitiv).
Exemplul 1: Pentru a intelege mai bine modul de definire a unei note contabile calculate vom exemplifica nota de inchidere a cheltuielilor.
Figura 16
In campul "Cod" am trecut valoarea "3" deoarece nota de inchidere a cheltuielilor trebuie sa fie dupa nota de descarcare a gestiunii (nota care are codul "1"). Aceasta ordine de calcul a notelor calculate trebuie respectata deoarece in nota de descarcare a gestiunii este stabilita valoarea cheltuielilor cu marfa.
In campul "Nume nota contabila calculata" am trecut denumirea notei calculate: "Inchiderea cheltuielilor". Acest nume va fi si numele notei contabile ce va fi generata de aceasta nota calculata.
Campul "Centru Cost" nu l-am completat, pentru ca nota contabila ce va fi generata sa inchida toate conturile de cheltuieli. Daca se doreste inchiderea conturilor de cheltuieli pe centre de cost, acest camp se completeaza cu numarul centrului de cost pentru care se inchid conturile de cheltuieli. Pentru inchiderea conturilor de cheltuieli pentru celelalte centre de cost, se folosesc note calculate asemanatoare cu aceasta, dar care au acest camp completat cu numarul fiecarui centru de cost. Inchiderea conturilor de cheltuieli care nu sunt asociate unui centru de cost se face printr-o nota calculata asemanatoare, dar care nu are acest camp completat. In planul de conturi, pentru conturile de cheltuieli si pentru contul profit si pierdere trebuie sa fie definite conturi analitice pentru fiecare centru de cost. La definirea acestor conturi analitice trebuie sa se specifice pentru ce centru de cost sunt dedicate.
Nu am bifat campul "Exclude nota contabila din calculul balantei de verificare" pentru ca nota contabila ce va fi generata sa fie luata in calculul balantei de verificare.
In campul "Explicatii" am scris "Inchiderea cheltuielilor", explicatie ce va fi data la fiecare inregistrare din nota contabila ce va fi generata.
In camul "Cont D" am trecut contul ce se va debita prin nota contabila: "121 - PROFIT SI PIERDERE".
In campul "Cont C" am scris contul ce se va credita prin nota contabila. Acest cont este "6 - CONTURI DE CHELTUIELI", un cont de total. Folosind un cont de total, programul va parcurge toate conturile care apartin de acest cont (toate conturile de cheltuieli) si va face inregistrari in ele conform expresiei de calcul.
In campul "Expresie calcul" am trecut formula de calcul dupa care se va calcula valoarea ce va fi inregistrata in debitul contului "121" si in creditul unui cont din clasa "6". Aceasta formula de calcul este: "=SC(6)", formula ce extrage soldul contului (debitor sau creditor) al fiecarui cont de cheltuieli.
Pentru a salva nota contabila calculata pe care am definit-o am apasat cu mouse-ul butonul "OK".
Exemplul 2: In acest exemplu voi explica modul de definire al notei calculate "Descarcarea gestiunii". Aceasta nota este folosita pentru descarcarea gestiunii cu amanuntul. Daca o firma are mai multe gestiuni cu amanuntul, trebuiesc definite conturi analitice (la 371, 378, 4428, 4427, 707) pentru fiecare gestiune. La aceste conturi analitice se completeaza campul "centru cost" cu cate un numar pentru fiecare gestiune. Deasemeni, trebuiesc definite si note calculate de descarcare a gestiunii pentru fiecare gestiune in parte, la care se schimba in campul "centru cost" doar numarul gestiunii.
Nota calculata deduce coeficientul mediu "K", adaosul vandut, dupa care face inregistrarile in conturi pentru descarcarea gestiunii.
Am definit nota calculata "Descarcarea gestiunii" ca in Figura 17.
Figura 17
In campul "Cod" am trecut codul "1", pentru ca aceasta nota calculata sa fie prima, deoarece valoarea cheltuielilor cu marfa este necesara notei calculate "Inchiderea cheltuielilor".
In campul "Nume nota contabila calculata" am trecut "Descarcarea gestiunii", nume pe care il va avea si nota contabila ce va fi generata de aceasta nota clculata.
Campul "Centru cost" nu l-am completat pentru ca exista o singura gestiune si deci o singura nota de descarcare a gestiunii.
Campul "Exclude nota contabila din calculul balantei de verificare" nu este bifat pentru ca nota contabila ce va fi generata sa fie luata in calcul la balanta.
Pe prima linie, in coloana "Explicatii" am trecut "; K". ";" este necesar pentru ca aceasta linie este un comentariu, adica pe aceasta linie nu se fac inregistrari in conturi. Pe aceasta linie se calculeaza coeficientul mediu "K". In campul "Expresie calcul" am scris formula de calcul pentru coeficientul "K": k=RCT(378)/(rdt(371)-rct(4428))*100 - rulajul creditor total al lui 378 (adaos comercial) impartit la valoarea totala a marfii intrate, fara TVA neexigibila (rulajul debitor total al contului 371 din care se scade rulajul creditor total al contului 4428).
Pe a doua linie, calculam adaosul la stocul final de marfa din luna curenta. In coloana "Explicatii" am trecut ";Asf". Expresia de calcul este: asf=(rdt(371)-rct(4428)-rcp(371)+rdp(4428)-cc(707))*k/100. Adica intrarile totale de marfa fara TVA neexigibila (rulajul debitor total al contului 371 din care se scade rulajul creditor total al contului 4428), din care se scad iesirile totale de marfa fara TVA neexigibila pana in luna curenta (rulajul creditor precedent al contului 371 fara rulajul debitor precedent al contului 4428) si vanzarile din luna curenta (creditul contului 707). Toate aceste calcule de pana acum dau valoarea marfurilor fara TVA neexigibila ramase in gestiune la sfarsitul lunii curente. Aceasta valoare inmultita cu coeficientul adaosului mediu "K" ne da valoarea adaosului comercial al stocului de marfa de la sfarsitul lunii curente.
Pe linia a treia calculam adaosul comercial vandut in luna curenta. In campul "Explicatii" am trecut ";Av". Expresia de calcul este: av=rct(378)-rdp(378)-asf. Adica adaosul comercial vandut in luna curenta, este total adaos intrat in gestiune inclusiv luna curenta (rulaj creditor total al contului 379) din care se scade adaosul total iesit din gestiune pana in luna curenta (rulaj debitor precedent al contului 378) si adaosul ramas in gestiune (asf - valoare ce a fost calculata in linia precedenta).
Pe linia a patra inregistram descarcarea adaosului comercial din gestiune. In campul "Cont D" am scris contul "378 - Adaos comercial" iar in campul "Cont C" am scris contul "371 - Marfuri". Expresia de calcul a valorii ce se inregistreaza in aceste conturi este "=av", adica adaosul vandut, valoare ce a fost calculata in linia precedenta.
Pe linia a cincea inregistram descarcarea TVA neexigibila din gestiune. In campul "Cont D" am scris contul "4428 - TVA neexigibila" iar in campul "Cont C" am scris contul "371 - Marfuri". Expresia de calcul a valorii ce se inregistreaza in aceste conturi este "tva=cc(44272)". Contul de TVA neexibibila se descarca cu valoarea rulajului creditor al contului "44272 - TVA colectata - marfuri" din luna curenta (in acest exemplu la 4427 mai avem un analitic 44271 - TVA colectata - servicii).
Pe linia a sasea inregistram cheltuielile cu marfa vanduta. In campul "Cont D" am scris contul "607 - Cheltuieli cu marfurile" iar in campul "Cont C" am scris contul "371 - Marfuri". Expresia de calcul a valorii ce se inregistreaza in aceste conturi este "=cc(707)-av". Adica cheltuielile cu marfa vanduta sunt egale cu veniturile din vanzare marfa (rulajul creditor al contului 707 din luna curenta) din care se scade adaosul vandut.
Pentru a salva nota contabila calculata pe care am definit-o am apasat cu mouse-ul butonul "OK
Prin definirea notelor contabile virtuale puteti lista notele contabile sub o alta forma decat sunt notele contabile in lista notelor contabile.
Daca nu va place modul de prezentare al listei notelor contabile, puteti defini note contabile virtuale pentru a obtine o alta grupare a informatiilor sub forma de note contabile.
Prin comanda "Note contabile virtuale" din meniul "Note" deschideti lista notelor contabile virtuale definite. Pentru a crea o nota contabila virtuala apasati butonul "Nou" ce se afla in partea dreapta a listei notelor contabile virtuale. Pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 18.
Figura 18
In campul "Cod nota" introduceti un cod pentru nota virtuala pe care o veti crea. Notele contabile virtuale vor fi ordonate in ordine crescatoare a acestui cod.
In campul "Nume nota" introduceti numele pe care il va avea nota contabila virtuala pe care o creati.
In campul "Cont" scrieti codul contului pentru care doriti sa obtineti nota. Puteti apasa cu mouse-ul butonul din dreapta acestui camp pentru a alege din lista conturilor ce apare pe monitor, contul pentru care doriti sa obtineti aceasta nota contabila virtuala.
In campul "Mod cont" puteti selecta una din cele trei variante: "DEBIT", "CREDIT" sau "DEBIT/CREDIT" in functie de informatiile pe care doriti sa le contina aceasta nota contabila virtuala.
Pentru a salva nota contabila virtuala pe care ati definit-o apasati cu mouse-ul butonul "OK".
Exemplu: Deoarece notele contabile in programul "Balanta" pot proveni din mai multe jurnale din programul "Registre" sau din programele "Gestiune" si "Clienti - Furnizori", s-ar putea ca modul de prezentare al notelor contabile obtinute automat sa nu va placa. Aveti posibilitatea sa va definiti note contabile virtuale, care sa prezinte sub o alta forma informatia. Va voi prezenta modul de definire a notei contabile virtuale "CASA".
Am apelat comanda "Note contabile virtuale" din meniul "Note". Pe monitor apare lista notelor contabile definite. Prin apasarea butonului "Nou" pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 19.
Figura 19
In campul "Cod nota" am trecut codul pe care il va avea aceasta nota contabila virtuala "1CAS".
In campul "Nume nota" am trecut numele notei contabile virtuale "1 CASA".
In campul "Cont" am trecut codul contului "Casa" - 5311.
In campul "Mod cont" am selectat modul "DEBIT/CREDIT", pentru a obtine in aceasta nota contabila virtuala toate inregistrarile de la casa (daca defineam nota "Incasari prin casa" in acest camp trebuia sa aleg modul "DEBIT" pentru a obtine numai incasarile prin casa).
Pentru a salva nota contabila virtuala pe care am definit-o am apasat cu mouse-ul butonul "OK".
Dupa etapa de configurare a programului pentru o anumita societate, urmeaza lucrul efectiv, adica introducerea datelor si obtinerea rapoartelor.
In primul rand, trebuiesc preluate datele din contabilitatea existenta a firmei. Daca se incepe lucrul cu programul "Balanta" in luna ianuarie, trebuiesc introduse soldurile initiale, iar pentru a lucra cu acest program incepand din oricare alta luna, trebuiesc introduse total sume din luna precedenta.
Datele de intrare in programul "Balanta" sunt notele contabile. Acestea in mare majoritate provin din programul "Registre" sau sunt calculate automat dupa modelul de calcul al notelor contabile calculate. Pe langa aceste note obtinute automat, aveti si dumneavoastra posibilitatea sa introduceti manual note contabile.
Pentru a introduce date intr-o firma, mai intai, trebuie sa verificati in bara de stare data care este selectata pentru firma respectiva. Modificarea lunii de lucru se face cu comanda "Luna curenta" (sau prin combinatia de taste Ctrl+L) din meniul "Setari". Pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 20.
Figura 20
Selectati din lista lunilor luna in care doriti sa lucrati si apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau de la tastatura apasati tasta "Enter". In bara de stare va aparea noua data pe care ati ales-o, iar datele pe care le veti introduce vor fi inregistrate in acea luna.
Acesta comanda este folosita pentru a bloca lunile in care nu mai doriti sa lucrati. Blocand o anumita luna, in lunile anterioare nu mai puteti intra si nici nu mai puteti introduce date. Comanda de blocare a lunilor in care nu vreti sa mai intrati este "Blocaj luna" (sau combinatia de taste Ctrl+B) aflata in meniul "Setari". Apelarea acestei comenzi duce la aparitia pe monitor a unei ferestre de dialog ca in Figura 21.
Figura 21
Din lista lunilor alegeti luna pe care vreti sa o blocati si apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau de la tastatura apasati tasta "Enter". Nu veti mai putea intra in lunile anterioare lunii pe care a-ti blocat-o si nu se vor mai putea modifica datele. Chiar si in programul "Registre" lunile blocate sunt doar pentru vizualizare, nu se vor mai putea introduce sau modifica datele.
Daca aveti de facut modificari in lunile blocate trebuie sa schimbati luna blocata in "Ianuarie". Toate lunile blocate anterior vor putea fi dinnou accesate, veti putea intra in ele sa faceti modificarile de care aveti nevoie. Si in programul "Registre" se vor debloca lunile, veti putea face modificari in aceste luni.
Selectarea anului in care vreti sa lucrati se face cu comanda "Selectie an" din meniul "Setari". Apelarea acestei comenzi deschide dialogul de schimbare a anului.
Figura 22
Scrieti anul in care doriti sa pozitionati societatea respectiva. Apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau de la tastatura apasati tasta "Enter".
Cand treceti in anul urmator, programul calculeaza soldurile conturilor pentru anul curent si le copie ca solduri initiale in noul an.
ATENTIE !!! Daca ati introdus manual soldurile initiale pentru un anumit an, nu va intoarceti in anul precedent. Cand veti reveni in anul curent, programul va va intreba daca doriti sa suprascrieti soldurile exitente cu cele calculate in anul precedent. Asta inseamna sa inlocuiasca soldurile pe care le-ati introdus dumneavoastra manual, cu soldurile calculate in anul precedent. Anul precedent neavand date, soldurile sunt zero. Daca raspundeti prin "Yes", veti pierde soldurile introduse manual, acestea vor fi zero. In acest caz trebuie sa dati comanda "No".
Folositi copierea automata a soldurilor finale ale anului precedent in noul an, atunci cand ati lucrat in anul precedent. Dupa ce soldurile lunii decembrie sunt verificate de dumneavoastra si sunteti sigur ca doriti sa le copiati ca solduri initiale in noul an. De cate ori va intoarceti in anul precedent si faceti modificari, pentru a actualiza soldurile initiale ale anului in care intrati, trebuie sa dati comanda "Yes" la optiunea ce apare la schimbarea de an.
Cand va intoarceti intr-un an precedent, veti gasi luna decembrie blocata. Ca sa puteti lucra intr-o alta luna decat decembrie, blocati luna ianuarie a acestui an si se vor debloca toate lunile. La revenirea dintr-un an precedent in anul curent, programul calculeaza soldurile conturilor de la sfarsitul anului si vrea sa le copie in soldurile initiale ale anului curent. Deoarece anul curent are deja niste soduri initiale, veti primi un mesaj prin care sunteti intrebat daca se vor schimba soldurile initiale existente cu soldurile abia calculate. Raspundeti cu "Yes" doar daca sunteti sigur ca ati facut modificari in anul precedent care trebuiesc aduse prin soldurile initiale si in anul curent. Daca ati intrat in anul precedent doar pentru vizualizare, raspundeti la intrebare cu "No".
Cand incepeti sa lucrati cu programul "Balanta" si doriti sa obtineti balanta de verificare lunara si in luna ianuarie, trebuie sa preluati din datele societatii soldurile initiale ale anului curent.
Introducerea soldurilor initiale se face apeland comanda "Solduri initiale" din meniul "Setari". Dupa ce ati dat aceasta comanda, pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 23.
Figura 23
Aceasta fereastra de dialog contine in partea stanga toate conturile pe care le-ati definit in planul de conturi, iar in partea dreapta campuri in care se introduc soldurile conturilor.
Pentru a introduce soldul unui cont, va pozitionati pe unul din campurile de pe coloana "Debit" sau "Credit" (dupa cum este soldul contului respectiv debitor sau creditor) din dreptul contului si scrieti valoarea pe care o are acest cont in sold. Dupa ce ati terminat de introdus soldurile conturilor care se vad in pagina curenta, apasati tasta "Pg Dn" pentru a trece la pagina urmatoare.
Va puteti deplasa in lista soldurilor initiale cu tastele: "Pg Dn" - o pagina in jos, "Pg Up" - o pagina in sus sau apasand cu mouse-ul butoanele ce au desenate niste sageti din partea dreapta a ferestrei de dialog.
In partea de jos a ferestrei de dialog, sub coloanele "Debit" si "Credit" programul calculeaza totalul soldurilor, pentru a putea verifica egalitatea dintre debit si credit.
Daca in momentul introducerii soldurilor nu gasiti in aceasta lista un cont pentru care trebuie sa introduceti soldul, inchideti aceasta fereastra de dialog apasand cu mouse-ul butonul "OK" (este foarte important sa apasati acest buton pentru a salva datele deja introduse), deschideti planul de conturi (comanda "Selectie" din meniul "Conturi") si introduceti contul de care aveti nevoie. Reveniti la fereastra de introducere a soldurilor initiale si pozitionati-va pe contul pe care abia l-ati introdus pentru a continua introducerea soldurilor initiale.
Pentru a salva datatele introduse, cand doriti sa inchideti aceasta fereastra de dialog, apasati cu mouse-ul butonul "OK".
Daca doriti sa inchideti dialogul de introducere a soldurilor initiale fara a salva modificarile facute, apasati cu mouse-ul butonul "Cancel".
Preluarea manuala a soldurilor se face o singura data, atunci cand incepeti sa lucrati cu programul "Balanta" din luna ianuarie. La trecerea de la un an la altul, programul copie automat soldurile finale din anul precedent, in noul an ca solduri initiale.
Cand incepeti sa lucrati cu programul "Balanta" si doriti sa obtineti balanta de verificare lunara in oricare alta luna decat luna ianuarie, trebuie sa preluati din datele societatii coloana de total rulaje din luna precedenta lunii in care doriti sa obtineti balanta de verificare lunara. De exemplu daca doriti sa obtineti balanta de verificare lunara pentru luna mai, trebuie sa introduceti in luna aprilie coloana de rulaje totale a lunii aprilie din datele societatii. Total rulaje introduse in luna aprilie, devin in luna mai (luna pentru care doriti sa obtineti balanta de verificare) total rulaj precedent.
Introducerea coloanei de total rulaje pentru o societate in scopul de a obtine in luna urmatoare balanta de verificare folosind programul "Balanta" se face urmand urmatorii pasi:
Verificati in bara de stare daca este selectata societatea pentru care trebuie sa introduceti total rulaje. Daca este selectata o alta societate, prin comanda "Selectie" din meniul "Unitate" deschideti lista cu societati definite. Selectati din aceasta lista societatea pentru care doriti sa introduceti rulaje totale.
Verificati in bara de stare luna in care este pozitionata societatea respectiva. Prin comanda "Luna curenta" din meniul "Setari" alegeti luna pentru care aveti obtinuta balanta din care introduceti total rulaje. Din luna urmatoare veti obtine balanta de verificare cu programul "Balanta".
Verificati in meniul "Note" comanda "Permite conturi vide" sa fie bifata. Daca nu este bifata, dati aceasta comanda.
Dati comanda "Nou . " din meniul "Note" pentru a introduce total rulaje. Pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 24.
Figura 24
In campul "Nota nr:" scrieti numarul notei. In campul "Data" scrieti ziua pentru care inregistrati aceasta nota (luna si anul sunt deja selectate). In campul "Descriere" scrieti numele pe care doriti sa-l aiba aceasta nota (de exemplu Total Rulaje 1). Scrieti codul contului pentru care introduceti rulajul total, pe una din coloanele "Debitor" sau "Creditor", in functie de valoarea debitoare sau creditoare a rulajului pe care o introduceti in campul "Suma". Pentru un cont care are rulaj pe debit si pe credit valori diferite, pe o linie preluati valoarea rulajului de pe debit, pe linia urmatoare valoarea rulajului de pe credit. Pentru conturile care au valoarea rulajului din debit egala cu valoarea rulajului din credit (ex.: 581, conturile din clasele 6 si 7), scrieti codul contului respectiv pe coloana "Debitor" si pe coloana "Creditor" iar in campul "Suma" treceti valoarea rulajului.
Deplasarea focusului de la un camp la altul, se face cu tasta "Tab". Deplasarea in sens invers se face cu combinatia de taste "Shift + Tab".
Cand ati completat cele zece linii din prima pagina a acestei ferestre de dialog, apasati tasta "Pg Dn" pentru a trece la pagina urmatoare. In acest moment programul verifica daca codurile conturilor pe care le-ati folosit exista in planul de conturi si va va anunta daca un cont folosit in aceasta pagina nu exista in planul de conturi sau este definit de tip total (in conturile definite de tip total nu se pot face inregistrari). Daca nu vreti sa continuati, apasati cu mouse-ul butonul "Conturi" iar pe ecran apare lista ce contine planul de conturi. Definiti contul care nu exista sau modificati tipul contului daca este de total.
Intr-o nota contabila puteti inregistra o suta de pozitii ( o suta de linii). Daca in acest numar de linii nu ati putut prelua rulajul tuturor conturilor din balanta, apasati cu mouse-ul butonul "OK" si programul va salva aceste date in baza de date si va deschide pe monitor o noua nota contabila pentru a continua introducerea datelor.
Intoarcerea la o pagina anterioara se face cu tasta "Pg Up". Puteti derula paginile unei note contabile si cu ajutorul mouse-ului apasand butoanele ce au desenate niste sageti si care se afla in partea dreapta a ferestrei de dialog.
Modificarea unei note contabile prin care ati preluat total rulaje, se face prin deschiderea listei cu notele contabile definite (comanda "Note contabile" din meniul "Note" sau combinatia de taste "Ctrl + N"), pozitionarea pe nota pe care doriti sa o modificati si apasarea cu mouse-ul a butonului "Modifica". Daca doriti sa salvati modificarile facute apasati butonul "OK", daca nu vreti sa salvati modificarile apasati butonul "Cancel".
Notele contabile din programul "Balanta" pot fi obtinute prin generare automata de catre programul "Registre", pot fi calculate automat dupa formulele de calcul din notele calculate automat sau pot fi introduse manual.
Inainte de a introduce o nota contabila manual, verificati in bara de stare daca este selectata societatea si luna in care doriti sa inregistrati notele.
Dati comanda "Nou . " din meniul "Note" pentru a introduce o nota contabila noua. Pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 25.
Figura 25
In campul "Nota nr:" scrieti numarul notei. In campul "Data" scrieti ziua pentru care inregistrati aceasta nota (luna si anul sunt deja selectate). In campul "Descriere" scrieti numele pe care doriti sa-l aiba aceasta nota (de exemplu "Operatiuni prin banca"). In campul "Explicatii" puteti scrie o explicatie a articolului contabil pe care il inregistrati pe acea linie. Scrieti codul contului ce se va debita in coloana "Debitor" si codul contului ce se va credita in coloana "Creditor". In campul "Suma" scrieti valoarea ce trebuie inregistrata in debitul si creditul conturilor respective.
Deplasarea focusului de la un camp la altul, se face cu tasta "Tab". Deplasarea in sens invers se face cu combinatia de taste "Shift + Tab".
Cand ati completat cele zece linii din prima pagina a acestei ferestre de dialog, apasati tasta "Pg Dn" pentru a trece la pagina urmatoare. In acest moment programul verifica daca codurile conturilor pe care le-ati folosit exista in planul de conturi si va va anunta daca un cont folosit in aceasta pagina nu exista in planul de conturi sau este definit de tip total (in conturile definite de tip total nu se pot face inregistrari). Daca nu vreti sa continuati, apasati cu mouse-ul butonul "Conturi" iar pe ecran apare lista ce contine planul de conturi. Definiti contul care nu exista sau modificati tipul contului daca este de total.
Intr-o nota contabila puteti inregistra o suta de pozitii ( o suta de linii), in schimb, puteti defini oricate note contabile.
Intoarcerea la o pagina anterioara se face cu tasta "Pg Up". Puteti derula paginile unei note contabile si cu ajutorul mouse-ului apasand butoanele ce au desenate niste sageti si care se afla in partea dreapta a ferestrei de dialog.
Modificarea unei note contabile pe care ati introdus-o manual, se face prin deschiderea listei cu notele contabile definite (comanda "Note contabile" din meniul "Note" sau combinatia de taste "Ctrl + N"), pozitionarea pe nota pe care doriti sa o modificati si apasarea cu mouse-ul a butonului "Modifica". Daca doriti sa salvati modificarile facute apasati butonul "OK", daca nu vreti sa salvati modificarile apasati butonul "Cancel".
Aceasta comanda care se afla in meniul "Note" poate activa sau dezactiva functia programului de a verifica corelatiile conturilor din notele contabile. Daca activati aceasta functie (in fata comenzii este semnul vazut), programul va accepta pentru un cont, conturi corespondente pe debit doar conturile pe care le-ati trecut in campul "Corelatii conturi debitoare" cand ati definit acel cont. Iar conturi corespondente pe credit doar conturile pe care le-ati trecut in campul "Corelatii conturi creditoare" cand ati definit acel cont. In planul de conturi implicit nu sunt trecute pentru nici un cont corelatiile lui pe debit si pe credit. In acest caz, daca activati aceasta functie a programului, cand vreti sa obtineti balanta de verificare va aparea pentru fiecare inregistrare din notele contabile, mesajul "Conturile nu se coreleaza".
Pentru a activa aceasta functie a programului trebuie sa parcurgeti planul de conturi si la fiecare cont sa specificati care sunt conturile cu care se coreleaza pe debit si care sunt conturile cu care se coreleaza pe credit.
Daca doriti ca aceasta functie sa nu fie activa, trebuie sa debifati comanda "Corelatii conturi".
Aceasta comanda care se afla in meniul "Note" cand este activata (in fata comenzii este semnul vazut) face ca programul sa nu mai verifice daca fiecare cont din notele contabile au un cont corespondent. Comanda trebuie activata cand introduceti total sume pentru a prelua datele unei firme la care veti tine evidenta contabila cu acest program. In notele contabile prin care preluati total sume din balanta precedenta nu toate conturile au cont corespondent.
Daca dezactivati aceasta comanda (in fata comenzii nu este semnul vazut) veti fi anuntat printr-un mesaj atunci cand un cont dintr-o nota contabila nu are un cont corespondent.
Rapoartele sunt prezentarea datelor inregistrate in baza de date sub anumite forme. Marea majoritate a rapoartelor sunt obtinute sub forma unor liste pe ecran, liste ce pot fi tiparite la imprimanta.
Inainte de a obtine un raport aveti posibilitatea sa-l configurati, adica sa specificati ce informatii sa contina raportul si sa selectati din baza de date doar informatiile care va intereseaza.
Pentru ca rapoartele pe care le veti obtine sa aiba la sfarsit functia si numele persoanelor care trebuie sa le semneze, trebuie sa apelati comanda "Semnaturi" din meniul "Optiuni. Pe ecran apare o fereastra ca in Figura 26.
Figura 26
In campurile puse la dispozitie puteti scrie pana la trei nume de persoane care sa apara la sfarsitul fiecarui raport pentru a semna.
Comenzile prin care obtineti rapoartele sunt grupate in meniul "Rapoarte".
Cu acest raport puteti vizualiza sau tipari o anumita nota contabila. Nota contabila pe care o prezinta acest raport este nota contabila curenta. Dupa ce dati aceasta comanda, pe monitor apare lista notelor contabile. Pozitionati bara accentuata pe nota contabila pentru care doriti sa obtineti raportul si apasati cu mouse-ul butonul "Selectie". Pe monitor mai apare o fereastra de dialog ca in Figura 27.
Figura 27
Daca bifati campul "Numai conturile sintetice" raportul va contine numai conturile sintetice.
Daca bifati campul "Numai conturile din afara bilantului" raportul va contine numai conturile din afara bilantului.
Daca nu bifati nici un camp, raportul va avea toate conturile contabile, inclusiv analiticele, continute de acea nota contabila.
Dupa ce ati bifat campurile in functie de cum doriti sa obtineti raportul, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau de la tastatura tasta "Enter".
Acest raport contine toate notele contabile pentru o societate din luna curenta. Dupa lansarea comenzii "Note contabile" - "Toate notele contabile" din meniul "Rapoarte", pe ecran apare o fereastra de dialog ca in Figura 28, prin care puteti configura raportul pe care il veti obtine.
Figura 28
Daca bifati campul "Numai conturile sintetice" raportul va contine numai conturile sintetice.
Daca bifati campul "Numai conturile din afara bilantului" raportul va contine numai conturile din afara bilantului.
Daca nu bifati nici un camp, raportul va avea toate conturile contabile, inclusiv analiticele, continute de acea nota contabila.
Dupa ce ati bifat campurile in functie de cum doriti sa obtineti raportul, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau de la tastatura tasta "Enter".
Acesta este un raport centralizator, care contine toate notele contabile numai cu totalul lor. Comanda pentru obtinerea acestui raport este in meniul "Rapoarte", "Note contabile" - "Total note contabile".
Puteti obtine acest raport si pentru notele contabile ce contin conturi din afara bilantului.
Notele contabile virtuale sunt o reprezentare sub o alta forma a notelor contabile. Pentru listarea unei anumite note contabile virtuale dati comanda "Note contabile - Nota contabila virtuala curenta" din meniul "Rapoarte". Pe monitor obtineti o fereastra de dialog ca in Figura 29.
Figura 29
Aceasta lista cuprinde toate notele contabile virtuale definite de dumneavoastra. Pozitionati bara accentuata pe nota contabila virtuala pe care vreti sa o listati si dati comanda "Selectie" (sau apasati tasta "Enter"). Pe monitor apare fereastra de dialog (Figura 30) prin care selectati ce tipuri de conturi (analitice, sintetice sau conturi inafara bilantului) sa apara in raport.
Figura 30
Daca bifati campul "Numai conturile sintetice" raportul va contine numai conturile sintetice.
Daca bifati campul "Numai conturile din afara bilantului" raportul va contine numai conturile din afara bilantului.
Daca nu bifati nici un camp, raportul va avea toate conturile contabile, inclusiv analiticele, continute de acea nota contabila.
Dupa ce ati bifat campurile in functie de cum doriti sa obtineti raportul, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau de la tastatura tasta "Enter".
Notele contabile virtuale sunt o reprezentare sub o alta forma a notelor contabile. Modul de creare a notelor contabile virtuale este prezentat la comanda "Note contabile virtuale" din meniul "Note".
Pentru a obtine un raport ce contine lista notelor contabile virtuale dati comanda "Note contabile" - "Toate notele conntabile virtuale" din meniul "Rapoarte". Dupa lansarea comenzii, pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 31.
Figura 31
Daca bifati campul "Numai conturile sintetice" raportul va contine numai conturile sintetice.
Daca bifati campul "Numai conturile din afara bilantului" raportul va contine numai conturile din afara bilantului.
Daca nu bifati nici un camp, raportul va avea toate conturile contabile, inclusiv analiticele, continute de acea nota contabila.
Dupa ce ati bifat campurile in functie de cum doriti sa obtineti raportul, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau de la tastatura tasta "Enter".
Fisa cont este un raport ce prezinta rulajul unui cont pe debit si pe credit si conturile corepondente.
Obtinerea acestui raport se face cu comanda "Fise de cont" - "Fisa cont" din meniul "Rapoarte". Dupa lansarea comenzii pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 32.
Figura 32
In campul de editare scrieti codul contului pentru care doriti sa obtineti fisa. Apasati cu mouse-ul butonul "OK" (de tastatura, tasta "Enter"). Veti obtine un raport ce contine fisa contului pe debit si un raport ce contine fisa contului pe credit.
Este un raport ce contine rulajul pe debit si pe credit a unui cont si soldul acestuia. Acest raport se poate obtine pe mai multe luni.
Obtinerea raportului se face prin comanda "Fise de cont" - "Fisa cont pentru operatii diverse" din meniul "Rapoarte". Dupa lansarea comenzii pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 33.
Figura 33
In campul "Cont" completati codul contului pentru care doriti sa obtineti raportul.
In campurile "Inceput" si "Sfarsit" selectati lunile de inceput si de sfarsit pentru care doriti sa obtineti raportul.
Apasati butonul "OK" sau tasta "Enter" pentru a obtine raportul cu optiunile alese.
Acest raport contine fisele lunare a tuturor conturilor. Rulajul unui cont este prezentat exact cum au fost facute inregistrarile in acel cont, prin documente primare sau prin note contabile.
Obtinerea raportului se face prin comanda "Fise de cont" - "Fise de cont (din documente primare)" aflata in meniul "Rapoarte". Dupa lansarea comenzii, apare pe monitor o fereastra ca in Figura 34, fereastra ce contine raportul.
Figura 34
Prin apasarea cu mouse-ul a butonului ce are ideograma 
puteti stabili pentru acest raport ce coloane
sa contina, dimensiunea fiecarei coloane, ordinea coloanelor.
Treceti in campul "Caractere pe fila un numar de caractere astfel incat sa obtineti o singura fila pentru raport.
Tiparirea raportului se face apasand cu mouse-ul butonul cu
ideograma 
.
Raportul "Registrul jurnal global" realizeaza afisarea tuturor inregistrarilor contabile care s-au facut intr-o luna, afisand totodata si articolele contabile folosite. Totalul acestui raport este rulajul din luna curenta.
Acest raport prezina fiecare inregistrare contabila realizata in luna curenta, fie ca a fost realizata din documente primare (inregistrari realizate prin programul "Registre") fie ca a fost inregistrata prin nota contabila (inregistrari realizate prin programul "Balanta").
Obtinerea raportului se face prin comanda "Fise de cont - Registrul jurnal Global (din documentele primare)" aflata in meniul "Rapoarte". Lansarea acestei comenzi duce la obtinerea pe monitor a unei ferestre de dialog ca in Figura 35.
Figura 35
In aceasta fereastra de dialog se pot introduce restrictii de selectie si diverse optiuni de configurare pentru a putea obtine diverse forme de raport, dupa dorintele si necesitatile fiecarui utilizator.
Astfel se pot introduce urmatoarele restrictii:
Campurile "Din ziua de" si "pana in ziua de" folosesc la delimitarea perioadei pentru care se selecteaza inregistrarile din jurnal.
Daca se completeaza campul "Document", vor fi afisate numai inregistrarile ce apartin documentului cu numarul specificat.
Valoarea trecuta in campul "Nr.Crt" reprezinta valoarea de plecare a numarului curent in jurnalul listat.
Daca doriti ca raportul obtinut sa contina si partenerii pentru care au fost inregistrate documentele, bifati campul "Afiseaza partener".
Daca campurile urmatoare sunt selectate, entitatile specificate for fi scrise in raport:
"Inregistrare jurnal" - adica toate pozitiile din document.
"Total inregistrare jurnal" - deoarece articolul contabil folosit poate fi un articol contabil compus, selectarea acestei optiuni va produce o totalizare a inregistrarii.
"Total document" - daca aceasta optiune este selectata, se obtine o totalizare a tuturor inregistrarilor dintr-un document (un document poate avea mai multe inregistrari elementare);
"Total zi" - selectati aceasta optiune pentru a obtine in raport totalul pe zile a inregistrarilor;
"Total jurnal" - selectarea acestei optiuni introduce in raportul obtinut totalul tuturor iregistrarilor din jurnal. Acest total este centralizatorul jurnalului pentru care obtineti raportul este chiar raportul "Registrul jurnal Global (numai totalurile)".
Optiunile "Separator inregistrare jurnal" si "Separator document" vor insera in lista linii de separatie intre inregistrarile elementare, respectiv documente.
Prin selectia optiunii "Conturi sintetice" in raportul obtinut vor fi afisate numai conturile definite ca sintetice.
Prin selectia optiunii "Conturi in afara bilantului" in raportul obtinut vor fi afisate numai conturile in afara bilantului.
Oricare din optiunile "Jurnalul curent (selectat)" si "Toate jurnalele definite" le selectati, raportul va contine toate inregistrarile care corespund criteriilor de data si a numarului de document.
Dupa ce ati stabilit optiunile de configurare a raportului, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter". Veti obtine pe monitor raportul cerut de dumneavoastra, raport ce se poate lista prin comanda "Tipareste" (Ctrl+P) din meniul "Fisiere".
Raportul "Registrul jurnal global" realizeaza afisarea tuturor inregistrarilor contabile care s-au facut intr-o luna, afisand totodata si articolele contabile folosite. Totalul acestui raport este rulajul din luna curenta.
Acest raport prezinta valorile totale inregistrate in conturile corespondente.
Obtinerea raportului se face cu comanda "Fise de cont" - "Registrul jurnal global" din meniul "Rapoarte". Lansarea acestei comenzi duce la aparitia pe monitor a unei ferestre de dialog ca in Figura 36.
Figura 36
Daca bifati campul "Numai conturile sintetice" raportul va contine numai conturile sintetice.
Daca bifati campul "Numai conturile din afara bilantului" raportul va contine numai conturile din afara bilantului.
Daca nu bifati nici un camp, raportul va avea toate conturile contabile, inclusiv analiticele, continute de acea nota contabila.
Dupa ce ati bifat campurile in functie de cum doriti sa obtineti raportul, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau de la tastatura tasta "Enter".
Este un raport ce prezinta rulajul pentru un cont pe debit sau pe credit si toate conturile corespondente pe care la are. Obtinerea acestui raport se face cu comanda "Cartea mare" - "Cartea mare sah" din meniul "Rapoarte". Dupa lansarea comenzii pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 37.
Figura 37
In campul "Contul" scrieti codul contului pentru care doriti sa obtineti fisa sah. Bifati unul din campurile "Debit" sau "Credit" dupa cum doriti sa obtineti fisa sah pe debit sau pe credit pentru contul selectat mai sus. Apasati butonul "OK" sau tasta "Enter" pentru a obtine raportul cu selectiile facute.
Este un raport ce prezinta rulajul pentru un cont pe debit sau pe credit si toate conturile sintetice corespondente pe care la are. Obtinerea acestui raport se face cu comanda "Cartea mare" - "Cartea mare sah - sintetic" din meniul "Rapoarte". Dupa lansarea comenzii pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 38.
Figura 38
In campul "Contul" scrieti codul contului pentru care doriti sa obtineti fisa sah. Bifati unul din campurile "Debit" sau "Credit" dupa cum doriti sa obtineti fisa sah pe debit sau pe credit pentru contul selectat mai sus. Apasati butonul "OK" sau tasta "Enter" pentru a obtine raportul cu selectiile facute.
Este un raport ce prezinta rulajul pentru un cont pe debit si pe credit si toate conturile corespondente pe care la are. Obtinerea acestui raport se face cu comanda "Cartea mare - Cartea mare sah -(debit + credit)" din meniul "Rapoarte". Dupa lansarea comenzii pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 39.
Figura 39
Completati in campul "Cont" codul contului pentru care doriti raportul. Perioada pentru care obtineti raportul este luna curenta.
In partea de jos a ferestrei de dialog sunt optiuni de configurare a raportului. Aceste optiuni de configurare sunt selectate automat pentru ca raportul obtinut sa fie cartea mare sah. Prin modificarea optiunilor implicite puteti configura dupa necesitati raportul obtinut:
Selectarea optiunii "Afiseaza numai documentele" insumeaza in raport inregistrarile efectuate pentru acelasi document.
Daca doriti ca in raport sa apara si o coloana care sa contina partenerii pentru care au fost inregistrate documentele, selectati optiunea "Afiseaza si partenerul".
Selectarea optiunii "Afiseaza explicatii" introduce in raport o coloana ce contine explcatiile ce au fost inregistrate pentru documente.
Pentru a afisa in raport soldul pe zile, bifati optiunea "Afiseaza sold zi".
Daca doriti ca raportul sa contina si rulajul cumulat al contului, selectati optiunea "Afiseaza rulaj cumulat".
Acesta este un raport centralizator ce contine pe verticala debitul conturilor si pe orizontala creditul conturilor. La intersectia a doua conturi corespondente se afla valoarea ce a fost inregistrata pe debitul unui cont si creditul celuilalt cont.
Pentru a obtine acest raport dati comanda "Cartea mare - Centralizator cartea mare" din meniul "Rapoarte". Pe monitor va apare o fereastra de dialog ca in Figura 40.
Figura 40
Daca bifati campul "Numai conturile sintetice" raportul va contine numai conturile sintetice.
Daca bifati campul "Numai conturile din afara bilantului" raportul va contine numai conturile din afara bilantului.
Daca nu bifati nici un camp, raportul va avea toate conturile contabile, inclusiv analiticele, continute de acea nota contabila.
Dupa ce ati bifat campurile in functie de cum doriti sa obtineti raportul, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau de la tastatura tasta "Enter".
Pentru a obtine balanta lunara dati comanda "Balanta - Balanta
lunara" din meniul "Rapoarte" sau apasati cu mouse-ul butonul 
aflat in bara de scule. Pe monitor apare o
fereastra de dialog ca in Figura
41.
Figura 41
In aceasta fereastra de dialog specificati ce conturi apar in balanta de verificare pe care o sa o obtineti. Daca doriti sa obtineti balanta de verificare pentru un anumit cont (de exemplu clienti) scrieti acel cont. Daca contul ales de dumneavoastra este definit ca fiind de tip total, veti obtine balanta de verificare pentru toate conturile care apartin de acel cont. Pentru a obtine balanta pentru toate conturile, nu scrieti nimic in acest camp.
Obtinerea balantei pentru un centru de cost, se face prin completarea campului "Centru cost" cu numarul centrului de cost pentru care doriti sa obtineti balanta. Balanta obtinuta va contine toate conturile definite (au campul "Centru cost" completat) pentru acel centru de cost.
Completarea campului "Nivel analitic" cu un anumit numar, face ca balanta lunra pe care o obtineti sa contina doar conturile analitice la care ati stabilit nivelul analitic mai mic decat acest numar.
Pentru a obtine balanta de verificare lunara sintetica bifati campul "Numai conturile sintetice". Daca acest camp este debifat, obtineti balanta de verificare analitica.
Pentru a obtine balanta de verificare in afara bilantului, bifati campul "Numai conturile din afara bilantului". Daca acest camp este debifat, obtineti balanta de verificare lunara pentru conturile din bilant.
Pentru a obtine o balanta ce contine doar conturile care au sold, bifati campul "Afiseaza numai conturile cu sold".
Puteti realiza diferite combinatii ale acestor setari, pentru a obtine un raport care sa prezinte informatiile cat mai aproape de dorinta dumneavoastra.
Apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter" pentru a calcula balanta de verificare lunara cu optiunile selectate de dumneavoastra.
Dupa calculul balantei, pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 42.
Figura 42
Din aceasta fereastra de dialog puteti selecta coloanele pe care o sa le contina balanta de verificare lunara ce o veti obtine. Campurile din aceasta fereastra de dialog sunt bifate implicit pentru a obtine balanta de verificare lunara cu patru egalitati.
Daca bifati campul "Afiseaza societatea pe fiecare pagina", pe raportul pe care il veti tipari, pe fiecare pagina a acestuia va fi scrisa societatea pentru care a fost obtinut.
Daca bifati campul "Afiseaza data listarii", pe raportul tiparit va fi scrisa si data listarii.
Dupa ce ati selectat optiunile dorite de dumneavoastra, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter".
Puteti obtine balanta lunara care contine doar conturile cuprinse intre anumite conturi. Acest raport se obtine cu comanda "Balanta - Balanta lunara (de la contul la contul)" aflata in meniul "Rapoarte. Pe monitor apare o ferestra de dialog ca in
Figura 43
In aceasta fereastra de dialog specificati care va fi primul si ultimul cont ce vor apare in aceasta balanta. Deasemeni, in balanta pe care o veti obtine vor fi continute toate conturile cuprinse intre cele doua conturi alese.
Obtinerea balantei pentru un centru de cost, se face prin completarea campului "Centru cost" cu numarul centrului de cost pentru care doriti sa obtineti balanta. Balanta obtinuta va contine toate conturile definite (au campul "Centru cost" completat) pentru acel centru de cost.
Completarea campului "Nivel analitic" cu un anumit numar, face ca balanta lunra pe care o obtineti sa contina doar conturile analitice la care ati stabilit nivelul analitic mai mic decat acest numar.
Pentru a obtine balanta de verificare lunara sintetica bifati campul "Numai conturile sintetice". Daca acest camp este debifat, obtineti balanta de verificare analitica.
Pentru a obtine balanta de verificare in afara bilantului, bifati campul "Numai conturile din afara bilantului". Daca acest camp este debifat, obtineti balanta de verificare lunara pentru conturile din bilant.
Pentru a obtine o balanta ce contine doar conturile care au sold, bifati campul "Afiseaza numai conturile cu sold".
Puteti realiza diferite combinatii ale acestor setari, pentru a obtine un raport care sa prezinte informatiile cat mai aproape de dorinta dumneavoastra.
Apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter" pentru a calcula balanta de verificare lunara cu optiunile selectate de dumneavoastra.
Acest raport reprezinta balanta de verificare lunara. Forma de aranjare difera de raportul standard pentru ca intreaga informatie sa incapa pe monitor, fara a mai fi nevoie sa deplasti raportul pe orizontala.
Obtinerea acestui raport se face cu comanda "Balanta - Balanta lunara condensata" din meniul "Rapoarte". Dupa ce dati aceasta comanda, pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 44.
Figura 44
Din aceasta fereastra de dialog puteti selecta coloanele pe care o sa le contina balanta de verificare lunara ce o veti obtine. Campurile din aceasta fereastra de dialog sunt bifate implicit pentru a obtine balanta de verificare lunara cu patru egalitati.
Daca bifati campul "Afiseaza societatea pe fiecare pagina", pe raportul pe care il veti tipari, pe fiecare pagina a acestuia va fi scrisa societatea pentru care a fost obtinut.
Daca bifati campul "Afiseaza data listarii", pe raportul tiparit va fi scrisa si data listarii.
Dupa ce ati selectat optiunile dorite de dumneavoastra, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter".
Cu acest raport puteti obtine balanta de verificare trimestriala, semestriala sau pe o perioada oarecare pe care o specificati dumneavoastra. Raportul se obtine cu comanda "Balanta - Balanta pe o perioada" din meniul "Rapoarte". Dupa ce dati aceasta comanda, pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 45.
Figura 45
In aceasta fereastra de dialog specificati ce conturi apar in balanta de verificare si perioada pentru care o sa o obtineti. Daca doriti sa obtineti balanta de verificare pentru un anumit cont (de exemplu clienti) scrieti acel cont. Daca contul ales de dumneavoastra este definit ca fiind de tip total, veti obtine balanta de verificare pentru toate conturile care apartin de acel cont. Pentru a obtine balanta pentru toate conturile, nu scrieti nimic in acest camp.
Pentru a obtine balanta de verificare sintetica bifati campul "Numai conturile sintetice". Daca acest camp este debifat, obtineti balanta de verificare analitica.
Pentru a obtine balanta de verificare in afara bilantului, bifati campul "Numai conturile din afara bilantului". Daca acest camp este debifat, obtineti balanta de verificare pentru conturile din bilant.
Selectarea perioadei pentru care doriti sa obtineti balanta de verrificare se face prin selectia lunii de inceput din campul "Inceput" si a lunii de sfarsit din campul "Sfirsit".
Puteti realiza diferite combinatii ale acestor setari, pentru a obtine un raport care sa prezinte informatiile cat mai aproape de dorinta dumneavoastra.
Apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter" pentru a calcula balanta de verificare cu optiunile selectate de dumneavoastra.
Dupa calculul balantei de verificare, pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 46.
Figura 46
Din aceasta fereastra de dialog puteti selecta coloanele pe care o sa le contina balanta de verificare ce o veti obtine. Campurile din aceasta fereastra de dialog sunt bifate implicit pentru a obtine balanta de verificare cu patru egalitati.
Daca bifati campul "Afiseaza societatea pe fiecare pagina", pe raportul pe care il veti tipari, pe fiecare pagina a acestuia va fi scrisa societatea pentru care a fost obtinut.
Daca bifati campul "Afiseaza data listarii", pe raportul tiparit va fi scrisa si data listarii.
Dupa ce ati selectat optiunile dorite de dumneavoastra, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter".
Acesta este un raport prin care se insumeaza balantele de la mai multe societati (sau filiale ale aceleiasi societati) definite in acest program. Acest raport poate fi obtinut pentru o anumita perioada: trimestru, semestru sau o anumita perioada selectata de dumneavoastra.
Pentru a obtine acest raport dati comanda "Balanta - Balanta lunara insumata" din meniul "Rapoarte". Pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 47.
Figura 47
In aceasta fereastra de dialog specificati ce conturi apar in balanta de verificare si perioada pentru care o sa o obtineti. Daca doriti sa obtineti balanta de verificare pentru un anumit cont (de exemplu clienti) scrieti acel cont. Daca contul ales de dumneavoastra este definit ca fiind de tip total, veti obtine balanta de verificare pentru toate conturile care apartin de acel cont. Pentru a obtine balanta pentru toate conturile, nu scrieti nimic in acest camp.
Pentru a obtine balanta de verificare sintetica bifati campul "Numai conturile sintetice". Daca acest camp este debifat, obtineti balanta de verificare analitica.
Pentru a obtine balanta de verificare in afara bilantului, bifati campul "Numai conturile din afara bilantului". Daca acest camp este debifat, obtineti balanta de verificare pentru conturile din bilant.
Selectarea perioadei pentru care doriti sa obtineti balanta de verrificare se face prin selectia lunii de inceput din campul "Inceput" si a lunii de sfarsit din campul "Sfirsit".
Puteti realiza diferite combinatii ale acestor setari, pentru a obtine un raport care sa prezinte informatiile cat mai aproape de dorinta dumneavoastra.
Apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter" pentru a calcula balanta de verificare cu optiunile selectate de dumneavoastra. Dupa ce ati dat aceasta comanda, pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 48.
Figura 48
Aceasta lista contine toate societatile definite in programul "Balanta". Din aceasta lista selectati societatile pentru care doriti sa obtineti balanta insumata. Selectia societatilor se realizeaza tinand apasata tasta "Ctrl" si cu mouse-ul faceti click pe fiecare societate pentru care doriti sa obtineti balanta insumata. Dupa ce ati selectat societatile, eliberati tasta "Ctrl" si apasati cu mouse-ul butonul "OK".
Dupa calculul balantei insumate, pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 49.
Figura 49
Din aceasta fereastra de dialog puteti selecta coloanele pe care o sa le contina balanta de verificare ce o veti obtine. Campurile din aceasta fereastra de dialog sunt bifate implicit pentru a obtine balanta de verificare cu patru egalitati.
Daca bifati campul "Afiseaza societatea pe fiecare pagina", pe raportul pe care il veti tipari, pe fiecare pagina a acestuia va fi scrisa societatea pentru care a fost obtinut.
Daca bifati campul "Afiseaza data listarii", pe raportul tiparit va fi scrisa si data listarii.
Dupa ce ati selectat optiunile dorite de dumneavoastra, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter".
Cu aceasta comanda puteti repara baza de date atunci cand s-a alterat. Alterarea bazei de date se produce de obicei la o intrerupere brusca a calculatorului (intrerupere tensiune, blocarea calculatorului si restartarea lui prin resetare, etc.).
Cand baza de date este alterata programul se blocheaza, . . .
In aceste cazuri folositi comanda "Intretinere fisiere" din meniul "Fisiere". Aceasta comanda porneste un program utilitar care verifica si repara baza de date. La pornirea acestui utilitar sunteti anuntati ca in cazul in care programul este instalat in retea, toate sesiunile de lucru ale programului sa fie inchise.
Aceasta comanda trebuie apelata dupa ce ati folosit comanda "Intretinere fisiere", sau cand apare mesajul "Indexul primar nu reflecta tabela".
Cu acesta comanda puteti inlocui un cont cu un alt cont. Puteti inlocui un cont din soldurile initiale, documentele primare, notele contabile, articole contabile, notele contabile calculate, rapoartele definite. Comanda trebuie folosita cu atentie deoarece modificarea este ireversibila. Cand contul cu care veti inlocui contul vechi, mai are inregistrari si daca doriti sa reveniti la starea initiala, programul nu mai poate sa separe inregistrarile care au fost pe contul vechi de cele care au fost pe contul nou. Recomandam ca inaintea folosirii ei, sa faceti o copie de siguranta a datelor din societatea curenta, pentru a putea reface, eventual, datele initiale.
De obicei, aceasta comanda este folosita cand doriti sa creati un cont analitic la un cont deja existent si sumele existente in vechiul cont trebuiesc mutate in contul nou creat.
Exemplu:
Doriti sa inlocuiti contul 401 cu contul 401.AF pentru a lucra cu conturi analitice pentru furnizori. Contul 401 va trebui sa-l transformati dintr-un cont de pasiv in cont de total pentru a obtine in balanta totalul furnizorilor. Pentru a schimba tipul contului 401 in total, contul nu trebuie sa aiba inregistrari. Va trebui sa mutam inregistrarile facute pana in luna curenta, din contul 401 in contul 401.AF.
Lansati comanda "Inlocuieste cont" din meniul "Note". Pe ecran va aparea prima pagina a procedurii de inlocuire a contului, ca in Figura 50.
Figura 50
Sunteti anuntati ca odata incheiata procedura de inlocuire a contului, nu se mai poate reveni automat la starea initiala (daca va razganditi) si sunteti rugati sa faceti o copie de siguranta. Pentru a trece mai departe apasati tasta "Pg Dn".
Pe ecran apare urmatoarea pagina a procedurii de inlocuire a contului, ca in Figura 51.
Figura 51
Selectati din campul "Societatea" societatea pentru care doriti sa schimbati contul. Pentru a selecta societatea, apasati cu mouseul butonul din dreapta campului si alegeti din lista ce se deschide societatea dorita.
Campul "Anul" este completat implicit cu anul in care lucreaza societatea selectata. Puteti schimba anul pentru care doriti sa schimbati contul.
Selectati in campurile "Din luna" si "Pina in luna" luna de inceput si de sfarsit pentru care veti schimba contul. In cazul nostru luna de sfarsit este februarie. Dupa ce ati selectat valorile dorite, pentru a continua procedura de schimbare a contului, apasati tasta "Pg Dn".
Pe ecran apare urmatoarea pagina, ca in Figura 52.
Figura 52
In campul "Contul" completati codul contului ce va fi inlocuit. In campul "Cu contul" completati codul contului nou. Pentru a completa aceste campuri, puteti apasa tasta rapida "F2" si se va deschide planul de conturi al societatii (selectate la pagina anterioara). Tastati codul contului cautat si focusul se va pozitiona pe contul respectiv. Selectati contul ales prin apasarea tastei "Enter".
In cazul nostru, in campul "Contul" completam 401, iar in campul "Cu contul" completam 401.AF.
Pentru a trece la pagina urmatoare a procedurii de schimbare a contului, apasati tasta "Pg Dn".
Pe ecran apare urmatoarea pagina, ca in Figura 53.
Figura 53
In aceasta pagina trebuie sa bifati elementele in care va fi schimbat contul pentru societatea si perioada aleasa. In cazul nostru vom bifa solduri initiale, documente primare, note contabile, articole contabile, note contabile calculate.
Dupa ce ati bifat elementele in care doriti sa schimbati contul, treceti la pagina urmatoare prin apasarea tastei "Pg Dn".
Pe ecran apare urmatoarea pagina a procedurii de schimbare a contului, ca in Figura 54.
Figura 54
In acesta pagina aveti o recapitulare a datelor selectate in paginile anterioare. Va este prezentata societatea si perioada pentru care va fi schimbat contul, contul care va fi inlocuit si contul nou, elementele in care va fi schimbat contul.
Daca doriti sa schimbati ceva, aveti posibilitatea sa va intoarceti prin apasarea tastei "Pg Up" la pagina in care se seteaza informatiile pe care doriti sa le modificati. Aveti inca posibilitatea sa renuntati la schimbarea contului prin apasarea cu mouse-ul a butonului "Renunta".
Daca totul este in regula, dati comanda de inlocuire a contului prin apasarea tastei "Pg Dn".
Pe ecran apare o pagina a procedurii de schimbare a contului, ca in Figura 55, pagina ce va confirma schimbarea contului in elementele selectate de dumneavoastra.
Figura 55
Pentru a incheia procedura, apasati cu mouse-ul butonul "Sfirsit". Pe ecran apare ultima pagina a procedurii(Figura 56), in care se raporteaza rezultatul schimbarii contului. Inchideti aceasta pagina apasand cu mouse-ul butonul "Gata".
Figura 56
In cazul in care definiti mai multe societati, puteti copia anumite informatii dintr-o societate si in alte societati. Pentru aceasta, lansati comanda "Intretinere nomenclatoare" din meniul "Optiuni". Pe monitor va apare o fereastra ca in Figura 57
Figura 57
Cu acest utilitar in programul de balanta puteti copia: planul de conturi si note contabile calculate. Selectati din lista tipul de informatie pe care doriti sa-l copiati. Intr-o fereastra a programului selectati societatea, anul si luna de unde doriti sa copiati informatiile iar in calalta fereastra selectati societatea, anul si luna in care doriti sa copiati informatiile. Pozitionati cursorul (linia accentuata) pe elementul pe care doriti sa-l copiati si apasati cu mouseul butonul ce are sageata orientata in sensul de copiere dorit. Daca doriti sa copiati toate elementele, folositi butoanele ce au sageata dubla.
Inchideti programul apasand pe butonul "Iesire".
Registre
Programul "Registre" este destinat inregistrarii documentelor primare a unei societati si generarea notelor contabile pentru obtinerea balantei.
Documentele primare ale unei societati sunt introduse pe jurnale. Jurnalele unei societati le defineste utilizatorul dupa necesitatile societatii respectivee si dupa modul sau de lucru. Deasemeni, modul de inregistrare a documentelor in contabilitate este stabilit tot de utilizator, dupa specificul societatii si dupa cum este organizata contabilitatea pentru societatea respectiva. Practic, introducerea datelor din documentele primare este automatizata foarte mult, reducandu-se la maximum timpul de lucru si posibilitatea de a gresi.
Din datele introduse, programul creaza rapoartele necesare evidentei contabile (registre jurnal, registrul de casa, fisele da cont, fise sah, registrul de TVA pentru cumparari, registrul de TVA pentru vanzari, etc.).
Programul dispune de un generator de rapoarte cu care puteti defini si alte rapoarte de care aveti nevoie (note de receptie, stat de plata, etc.).
Datele introduse in programul "Registre" sunt transferate automat sub forma de note contabile in programul "Balanta".
Datorita flexibilitatii sale, programul a fost implementat cu succes la numeroase firme, din diverse domenii de activitate. Schimbarile de legislatie nu afecteaza acest program, deoarece utilizatorul poate oricand sa modifice modul de inregistrare a datelor in contabilitate.
Interfata prietenoasa, usurinta in utilizare, posibilitatea de a se adapta la toate cerintele contabilului si siguranta in exploatare, sunt citeva atribute ale programului care au facut sa fie indragit de cei care il folosesc.
"Registre" este un program ascultator si usor de folosit. Pentru aceasta, trebuie sa urmati cativa pasi pentru a configura modul de lucru la o societate anume: definirea jurnalelor, conturilor, articolelor contabile, rapoartelor. In definirea unei societati va puteti inspira si din exemplele care sunt in kitul de instalare. Utilitarul "Copie societate" sau comanda "Intretine nomenclatoare" va ajuta sa copiati din societatile exemplu sau din alte societati definite de dumneavoastra: conturi, articole contabile, rapoarte.
Odata configurata o societate, introducerea datelor pentru ea este simpla: se selecteaza jurnalul in care se va lucra si se introduc datele pe baza articolelor contabile ce au fost definite. Utilizatorul introduce minimul de informatii, articolul contabil prelucreaza aceste informatii si le inregistreaza in conturi.
Modificarea sau stergerea unei inregistrari introdusa gresit se realizeaza cu usurinta, prin selectarea jurnalului in care au fost introdusa si cautarea ei dupa anumite criterii.
Fara a da comenzi suplimentare, de prelucrare a datelor, in orice moment puteti obtine rapoarte pe baza datelor introduse. Orice modificare asupra datelor introduse este preluata automat si va fi reflectata in rapoartele ce le veti obtine din acel moment.
In programul "Registre" sunt introduse toate documentele primare ale unei societati.
Daca lucrati cu modulul "Salarii" pentru calculul si obtinrea statelor de plata, a taxelor platite de angajat si de angajator, nota contabila aferenta salariilor nu va mai trebui introdusa in programul "Registre". Aceste informatii pot fi preluate automat din programul "Salarii".
Din programul "Mijloace fixe" puteti prelua automat inregistrarile contabile ce se fac la intrarea sau iesirea mijloacelor fixe, la majorarile sau diminuarile ce au loc asupra valorilor mijloacelor fixe si amortizarile lunare.
Programul "Registre" centralizeaza aceste informatii si le transmite automat sub forma de note contabile in programul "Balanta".
Programul "Registre" va permite sa configurati modul de preluare a datelor si modul de inregistrare a documentelor in contabilitate, astfel incat sa fie cat mai usor de lucrat iar evidenta contabila sa fie foarte clara.
La definirea unei noi societati, ea este configurata dupa un model general, standard. Inainte de introducerea datelor pentru evidenta contabila, trebuie sa configurati programul pentru specificul societatii si dupa modul dumneavoastra de lucru.
Daca definiti mai multe societati in programul "Registre", fiecare societate va avea configurarile ei specifice. Aveti la dispozitie un program utilitar ("Copie societate") cu care puteti copia de la o societate la alta anumite configurari care va convin.
Pentru a configura o societate nou introdusa in program, trebuie sa parcurgeti urmatorii pasi:
definirea jurnalelor
definirea planului de conturi
definirea articolelor contabile
definirea rapoartelor
Registrul jurnal este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza zilnic in mod cronologic, operatie cu operatie, toate miscarile patrimoniului unitatii.
Registrul jurnal se poate prezenta sub forma unui registru-jurnal general, iar unitatile cu volum mare de operatii pot utiliza pentru detaliere registre-jurnal auxiliare pentru: operatiile de casa si banca, decontarile cu furnizorii, situatia incasari-achitarii facturilor, situatia avansurilor spre decontare etc.
Orice inregistrare in registrul-jurnal trebuie sa cuprinda elemente cu privire la: felul, numarul si data documentului justificativ, sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate, explicatii privind operatiile respective si conturile debitoare si creditoare in care s-au inregistrat.
Programul "Registre" creeaza anumite jurnale standard cand definiti o noua societate. Dumneavoastra aveti posibilitatea sa configurati lista jurnalelor pentru o societate, dupa necesitatile acesteia, prin adaugarea de jurnale, modificarea celor existente sau stergerea celor de care nu aveti nevoie.
Intr-un jurnal veti inregistra documentele primare de acelasi tip. Programul le va ordona cronologic, iar la sfarsit va genera nota contabila pentru acel jurnal. Orice modificare pe care o faceti in inregistrarile unui jurnal, va modifica in consecinta si nota contabila generata de acel jurnal.
Exemplu
1. "Banca" este un jurnal in care inregistrati toate operatiunile facute prin banca. Acest jurnal va genera nota contabila "Banca".
2. "Incasari prin Banca" poate fi un jurnal in care inregistrati toate incasarile facute prin banca. Jurnalul va genera nota "Incasari prin Banca".
"Plati prin Banca" poate fi un jurnal in care inregistrati toate platile facute prin banca. Jurnalul va genera nota contabila "Plati prin Banca".
Pentru a configura lista de jurnale pentru o societate, trebuie sa tineti cont de urmatoarele:
un jurnal, din toate inregistrarile pe care le contine, genereaza o nota contabila.
nota contabila poarta acelasi nume cu jurnalul care a generat-o.
inregistrati intr-un jurnal documente de acelasi tip pentru a le regasi mai usor.
Deschiderea listei de jurnale se face cu comanda "Selectie jurnal" din meniul "Jurnale" sau cu combinatia de taste "Ctrl+J". Lansarea acestei comenzi duce la aparitia pe ecran a listei cu jurnale definite pentru societatea comerciala selectata Figura 58.
Figura 58
Aceasta fereastra de dialog este compusa din doua zone:
lista jurnalelor contabile definite pentru societatea selectata.
butoane de comenzi: Selectie, Nou, Nou,., Copie, Modifica, Sterge, Inchide.
Butonul "Nou" are ca efect crearea unui nou jurnal contabil si adaugarea lui in lista celor existente. Lansarea acestei comenzi duce la aparitia pe ecran a ferestrei de dialog din Figura 59.
Figura 59
In campul "Nume scurt" se trece numele pe care il va avea fisierul ce o sa contina datele jurnalului contabil ce se creeaza. Fiind un nume de fisier, el trebuie sa respecte regulile de creare a fisierelor pentru sistemului de operare folosit (pt. MS DOS: sa nu depaseasca 8 caractere si sa fie unic). Daca mai exista un fisier care are numele identic cu cel introdus in acest camp, programul va va intreba daca doriti sa rescrieti vechiul fisier, iar daca raspundeti cu OK fisierul vechi va fi sters.
In campul "Nume lung" se trece numele pe care il va avea jurnalul contabil, acest nume nu are restrictii la formare. Deoarece este numele care apare in lista de selectie si numele notei contabile ce se genereaza pentru acest jurnal, trebuie sa fie un nume semnificativ pentru inregistrarile pe care le va contine.
In campul "Articol" se trece codul articolului contabil folosit implicit pentru acest jurnal. Pentru aceasta, apasati butonul aferent acestui camp si alegeti din lista articolelor contabile ce apare, articolul contabil necesar.
Acest jurnal contabil poate contine inregistrari facute cu diverse articole contabile. Pentru aceasta nu trebuie decat sa schimbati campul "Articol" alegand un alt articol contabil.
Prin apasarea butonului "OK" se va crea jurnalul contabil. Prin apasarea butonului "Cancel" se va renunta la crearea unui jurnal contabil nou.
Butonul "Nou,." usureaza introducerea mai multor jurnale contabile, fereastra de dialog din Figura 59 aparand automat dupa apasarea "OK" pregatita pentru introducerea unui jurnal contabil nou.
Pentru modificarea unui jurnal contabil (nu se poate modifica "Nume scurt" care este numele fisierului creat pentru jurnalul contabil selectat), se focalizeaza jurnalul contabil dorit si se apasa butonul "Modifica". Apare fereastra de dialog din Figura 59, campul "Nume lung" continand numele vechi, nume pe care puteti sa-l modificati, iar campul "Articol" contine codul articolului contabil prin care s-au facut inregistrari in jurnal ultima data. Prin selectarea altui articol contabil (apasati butonul aferent acestui camp) puteti introduce in acest jurnal inregistrari specifice articolului selectat.
Stergerea unui jurnal contabil definit, se face prin focalizarea jurnalului contabil dorit, apoi apasati butonul "Sterge". Veti mai fi intrebat inca o data pentru validarea comenzii. Daca raspundeti cu "Yes" jurnalul contabil respectiv va fi sters, daca alegeti "No" comanda "Sterge" va fi anulata. Atentie! Stergerea unui jurnal duce la pierderea tuturor documentelor ce au fost inregistrate in acel jurnal.
Inchiderea ferestrei de dialog din Figura 58 se face prin apasarea butonului "Inchide".
Planul de conturi general, precum si normele de utilizare ale acestuia sunt destinate tuturor unitatilor patrimoniale care desfasoara activitati economice si contine conturile necesare inregistrarii in contabilitate a operatiunilor patrimoniale, continutul si functia fiecarui cont, precum si monografia contabila a principalelor operatii.
Planul de conturi general contine noua clase de conturi simbolizate de o cifra, grupe de conturi simbolizate cu doua cifre, conturi sintetice de gradul I simbolizate cu trei cifre, conturi sintetice de gradul II simbolizate cu patru cifre. Conturile din clasele 1-7 sunt obligatorii, iar cel din clasele 8 si 9, precum si dezvoltarea in analitic a conturilor sintetice vor fi adaptate si completate de fiecare unitate patrimoniala, in functie de specificul activitatii si necesitatile proprii. Unitatile patrimoniale mici sau mijlocii pot utiliza numai conturile sintetice de grad I (cu trei cifre).
Programul are deja definit planul de conturi. Dumneavoastra puteti modifica acest plan de conturi prin adaugarea de conturi noi, care nu au fost prevazute, sau prin modificarea celor existente.
Deschiderea palanului de conturi se face prin comanda "Conturi" din meniul "Definiri", sau direct de la tastatura prin combinatia de taste "Ctrl+C".
Aceasta comanda deschide o fereastra de dialog ca in Figura 11.
Fereastra de dialog este compusa din doua zone:
lista conturilor.
butoane de comenzi: Cautare, Selectie, Nou, Nou,., Copie, Modifica, Sterge, Inchide.
Lista conturilor contine simbolul conturilor si titlul conturilor ce au fost definite.
Figura 60
Prin comanda "Cautare" stabiliti dupa ce camp cautati un cont. Este de preferat sa bifati campul "Simbol cont" pentru a cauta conturile dupa simbolul lor.
De exemplu, pentru a cauta contul "CASA IN LEI" va trebui sa tastati 5311, iar dunga de selectie se va pozitiona pe contul cautat. Pentru a cauta imediat alt cont, ex. "BANCA IN LEI" trbuie sa apasati tasta "Backspace" pentru a anula cautarea initiala si dupa aceea tastati codul contului 5121.
Butonul "Nou" are ca efect crearea unui cont nou si adaugarea lui in lista celor existente.
Lansarea acestei comenzi are ca efect aparitia ferestrei de dialog din Figura 61.
Figura 61
In campul "Cont" treceti numarul contului pe care-l creati (simbolul contului).
Din campul "Tip cont" alegeti:
activ - pentru conturile de activ: prezinta intotdeauna sold initial debitor. In debit se inregistreaza cresteri, in credit se inregistreaza descresteri si intotdeauna prezinta sold final debitor. In general conturile de activ tin evidenta mijloacelor economice de care dispune unitatea, creante (sumele pe care le are de incasat), soldurile acestora se trec in partea de activ a bilantului.
pasiv - pentru conturile de pasiv: tin evidenta surselor de finantare si a obligatiilor (a sumelor pe care unitatea patrimoniala le are de platit). Pot sa inceapa cu un sold initial creditor. In credit se inregistreaza cresteri, in debit se inregistreaza descresteri si in final soldul este creditor. Soldurile conturilor de pasiv se trec in pasivul bilantului.
bifunc. - pentru conturile bifunctionale: sunt la origine conturi de activ sau de pasiv dar ele pot avea fie sold debitor fie sold creditor.
total - acest tip de conturi insumeaza subconturile sale si afiseaza totalul in balanta de verificare. In aceste conturi nu se pot face inregistrari prin notele contabile (inregistrarile se fac numai in subconturile sale, pe care el le insumeaza).
In campul "Clasa cont" stabiliti daca contul este sintetic sau analitic.
In campul "Nivel" treceti nivelul analitic al contului (un numar de la 1 la 99). Astfel veti putea obtine balanta analitica pe mai multe nivele.
In campul "Centru cost" puteti trece numarul centrului de cost pentru care ati definit contul. Daca pentru o societate doriti sa evidentiati separat centrele de cost, trebuie sa creati analitice pentru conturile ce definesc un centru de cost. La definirea unui astfel de cont analitic, trebuie sa completati si campul "Centru cost" cu numarul centrului de cost pentru care a fost creat. Configurand in acest mod planul de conturi si facand inregistrari in conturile analitice dedicate pentru fiecare centru de cost, veti putea obtine:
note contabile calculate automat de notele calculate create pentru fiecare centru de cost
balanta lunara pentru fiecare centru de cost.
indicatori de eficienta pentru fiecare centru de cost.
Bifati "Contul este inafara bilantului" daca contul pe care il definiti este inafara bilantului.
In campul "Descriere" treceti titlul contului - exprima continutul economic (denumirea elementului patrimonial pe care il evidentiaza).
Comanda "Copie" va ajuta sa definiti un cont nou folosind ca model un cont existent.
Ex: Doriti sa creati analitice la contul 4426 pentru TVA 11% si TVA 22%. Selectati contul 4426 prin tastarea simbolului sau (4426), dati comanda "Copie" si pe ecran apare Error! Reference source not found. cu campurile deja completate cu valorile de la contul 4426. Dumneavoastra mai introduceti la simbolul contului cifra "1" si veti obtine 44261, iar la "Descriere" adaugati "TVA 11%"
Pentru modificarea unui cont existent se focalizeaza contul dorit si se apasa butonul "Modifica". Apare fereastra de dialog din Figura 61, iar proprietatile contului pot fi modificate. Pentru a salva modificarile facute apasati butonul "OK" sau tasta "Enter".
Stergerea unui cont definit se face prin focalizarea contului dorit, apoi apasati butonul "Sterge". Veti mai fi intrebat inca o data pentru validarea comenzii. Daca raspundeti cu "Yes" contul respectiv va fi sters, daca alegeti "No" comanda "Sterge" va fi anulata.
Inchiderea ferestrei de dialog din Figura 11 se face prin apasarea butonului "Inchide".
Inregistrarea operatiunilor economice se face prin folosirea concomitenta a cel putin doua conturi, unul care se debiteaza si celalalt care se crediteaza. Aceasta inseamna contabilitate in partida dubla. Inregistrarea contabila poarta numele de articol contabil.
Exemplu 1:
Materiale = Furnizori
Inregistrarea contabila in care intra doua conturi se numeste articol contabil simplu.
Exemplu 2:
Marfuri = Furnizori + Adaos comercial
Inregistrarea contabila in care intra mai mult de doua conturi se numeste articol contabil compus.
Programul "Registre" permite automatizarea inregistrarii documentelor ce au o frecventa mare de repetare. Pentru un anumit tip de document se creeaza un articol contabil prin care se preiau valorile din acesta. Automat in cadrul articolului contabil se fac calcule necesare pentru deducerea valorilor ce se inregistreaza in conturi, indiferent daca inregistrarea contabila este simpla sau compusa.
La definirea unei societati aceasta contine o lista de articole contabile predefinite, dar dumneavoastra trebuie sa le adaptati la specificul societatii respective si la modul dumneavoastra de lucru.
Pentru a deschide lista de articole contabile apelati comanda "Articole contabile" din meniul "Definiri", sau combinatia de taste "Ctrl+A". Aceasta comanda poate fi data mai rapid apasand combinatia de taste CTRL + A.
Lansarea acestei comenzi are ca efect aparitia ferestrei de dialog din Figura 62.
Figura 62
Aceasta fereastra de dialog este compusa din doua zone:
lista articolelor contabile.
butoane de comenzi: Selectie, Nou, Nou,., Copie, Modifica, Sterge, Inchide.
Lista articolelor contabile contine numele tuturor articolelor contabile ce au fost definite.
Selectarea unui articol contabil, se realizeaza prin dublu click cu pointerul mouse-ului pe numele articolului contabil respectiv sau deplasarea liniei active (cu ajutorul mouse-ului sau a tastelor "sus" "jos") pana cand aceasta se suprapune cu numele articolului contabil ales, apoi se apasa butonul "Selectie".
Butonul "Nou" are ca efect crearea unui nou articol contabil si adaugarea lui in lista celor existente. La selectarea acestei comenzi apare o fereastra de dialog ca in figura urmatoare:
Figura 63
Campul "Codul" poate avea maxim 8 caractere si trebuie ales astfel incat sa puteti regasi usor articolul contabil dorit. Totodata, acest camp este unic pentru fiecare articol contabil definit.
Campul "Nume articol contabil" reprezinta o descriere pe scurt a articolului contabil definit. Singurul lui scop este de a explica cat mai scurt si cat mai clar continutul operatiilor contabile pe care le va face acest articol contabil.
Butonul "Functii articol" deschide o lista de functii predefinite pe care le puteti folosi in definirea articolelor contabile (Figura 64):
Figura 64
IMP( ) impozitul calculat pentru . - aceasta functie calculeaza impozitul pe salarii pentru valoarea ce reiese din calculul expresiei pe care o scrieti intre paranteze.
PZT( ) 0 pt. val<=0, 1 pt. val>0. - functie care poate sa aiba doua valori: "0" atunci cand valoarea expresiei dintre paranteze este mai mica sau egala cu zero (un numar real negativ sau zero) si "1" atunci cand valoarea expresiei dintre paranteze este pozitiva (un numar real pozitiv).
ROUND( ) rotunjire expresie . - aceasta functie rotunjeste valoarea obtinuta in urma calculului expresiei dintre paranteze.
SGN( ) Semnul expresiei . - functie care poate sa aiba trei valori: "-1" atunci cand valoarea expresiei dintre paranteze este negativa (un numar real negativ), "0" atunci cand valoarea expresiei dintre paranteze este zero, "1" atunci cand valoarea expresiei dintre paranteze este pozitiva (un numar real pozitiv).
CURS( ) cursul valutar pentru valuta . - aceasta functie extrage cursul valutar pentru valuta scrisa intre paranteze. Valutele le definiti prin comanda "Valute" din meniul "Definiri". Cursul valutar se definieste prin comanda "Curs valutar" din meniul "Definiri". Cursul valutar se defineste pentru valuta din documentele primare pe care doriti sa le inregistrati si pentru datele in care aveti aceste documente primare.
PART( ) analiticul partenerului pentru contul . - aceasta functie alege automat analiticul contului scris intre paranteze, dedicat pentru un partener (terminatia contului analitic este aceiasi cu numele scurt al partenerului). Contul scris intre paranteze poate fi oricare cont caruia trebuie sa-i creati si gestionati multe analitice: 401, 411, 409, 419, 542, 5121 (daca sunt multe banci), etc. Articolul contabil in care folositi aceasta functie creeaza automat un analitic pentru contul scris intre paranteze, daca analiticul respectiv nu exista. Analiticul este creat folosind baza contul dintre paranteze, iar ca terminatie este folosit numele scurt al partenerului selectat in campul "Partener" din fereastra de introducere a datelor. Cand inregistrati datele, pentru a introduce corect datele in conturile analitice dedicate partenerilor, trebuie sa selectati partenerul din lista de parteneri sau sa scrieti corect numele scurt al partenerului respectiv in campul "Partener" (numele lung al partenerului apare in dreapta acestui camp). Daca in campul "Partener" scrieti un nume ce nu este numele scurt a nici unui partener (in dreapta campului nu apare nimic) programul va crea si va inregistra valoarea intr-un analitic al contului scris intre paranteze care nu are nici o terminatie (ex: "401.").
PART2( ) analiticul partenerului 2 pentru contul . - aceasta functie este identica cu anterioara si se foloseste cand intr-un articol contabil doriti sa faceti inregistrari in conturi analitice distincte, pentru doi parteneri (ex: la compensari). Cand folositi aceasta functie, in fereastra de introducere a datelor apare automat un camp pentru al doilea partener: "Partener 2". In acest camp trebuie sa selectati partenerul pentru care doriti sa inregistrati o valoare in analiticul contului scris intre paranteze.
CC( ) analiticul CC pentru contul . - aceasta functie va permite sa faceti inregistrari in analiticele contului scris intre paranteze. Terminatia contului analitic pentru care doriti sa faceti inregistrari o veti introduce dumneavoastra in sectiunea "Valori document" a ferestrei de introducere a datelor. Pentru a folosi aceasta functie, in articolul contabil respectiv trebuie sa preluati variabila CC pe o linie comentariu (o linie care pe coloana "Cont D" are trecut simbolul ";"). Functia nu creeaza un cont analitic daca acesta nu exista cand preluati datele. Trebuie ca planul de conturi sa contina conturile analitice in care doriti sa faceti inregistrari.
CONT.<CC> analiticul CC pentru contul "CONT" - functie asemanatoare cu precedenta, dar cu aceasta functie puteti lucra si cu analitice la care difera caractere din interiorul simbolului contului analitic si nu terminatia. Ex: 5124. <CC>.USD poate deveni 5124.1.USD, 5124.2.USD . - sunt analiticele pentru mai multe banci la care aveti USD, a contului "5124 - Conturi la banci in devize".
Articolul contabil propriuzis se defineste in matricea de 10x5 casute de editare, a caror coloane au urmatoarea semnificatie:
"Cont D"- in aceasta coloana se trec simbolurile conturilor debitoare care alcatuiesc articolul contabil.
"Cont C" - in aceasta coloana se trec simbolurile conturilor creditoare care alcatuiesc articolul contabil.
"Formula D" - in aceasta coloana se trece un nume de variabila (adica o secventa de litere) sau o expresie matematica de calculare a valorii ce se introduce in contul debitor corespondent.
"Formula C" - in aceasta coloana se trece un nume de variabila (adica o secventa de litere) sau o expresie matematica de calculare a valorii ce se introduce in contul creditor corespondent.
"Nume variabila" - se completeaza in cazul in care un camp "Formula D" sau "Formula C" este completat cu o variabila (aceasta este o valoare ce este introdusa de utilizator in registrul jurnal). Utilizatorul care foloseste articolul contabil stie dupa acest "Nume variabila" ce valoare din documentul primar trebuie introdusa in registrul jurnal.
Pentru definirea articolelor contabile introducem urmatoarele notiuni:
Variabile - sunt valorile numerice ce se citesc in momentul introducerii efective a unei inregistrari in jurnal si pot fi folosite pentru calcularea valorilor ce trebuiesc introduse in alte conturi. Variabila este o secventa de caractere (litere) care poate fi introdusa in coloanele "Cont D", "Cont C", "Formula D" sau "Formula C". Daca numele variabilei este introdus intr-o expresie de calcul (adica in dreapta semnului "="), valoarea numerica inmagazinata in ea participa la efectuarea calculului. Pe o linie (din cele 10 posibile) poate exista doar o singura variabila ce poate fi citita, dar nu conteaza numarul variabilelor care apar in expresiile de calcul. In cazul in care o variabila apare in stanga unei expresii, ea va primi valoarea expresiei. Odata definita o variabila ce apare singura intr-un camp de editare (caz in care este citita de la utilizator) sau apare in stanga unei expresii ea poate fi folosita mai departe in alte expresii matematice pentru alte calcule.
Formule - reprezinta expresii matematice ce pot contine operatori ( "+"- adunare, "-" - scadere, "*" - inmultire, "/" - impartire, "^" - ridicare la putere, "%" - procent) cu gradele de prioritate specifice, paranteze "(", ")" pentru modificarea ordinii de evaluare, expresii numerice si variabile.
Comentarii - reprezinta o linie care nu intra efectiv intr-un articol contabil. Aceste comentarii pot fi folosite pentru pregatirea datelor ce se introduc in conturi. O linie este considerata "de comentariu" daca in coloana "Cont D" este trecut caracterul ";".
Exemplul 1.
Cand creati un articol contabil, in primul rand trebuie sa stabiliti ce valori inregistrati de pe documentul primar si nota contabila ce se va folosi la inregistrarea acelui tip de document. Luam ca exemplu definirea articolului contabil necesar inregistrarii incasarilor prin banca.
Dati comanda "Articole contabile" din meniul "Definiri" (sau combinatia de taste "Ctrl+A"), pe monitor apare lista de articole contabile. In partea dreapta a acestei liste sunt butoane de comenzi. Apasati butonul "Nou" pentru a crea un articol contabil.
Pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 65.
Figura 65
In campul "Cod" am completat IB, o prescurtare de la incasari prin banca. Am denumit acest articol contabil "INCASARI PRIN REGISTRUL DE BANCA", nume pe care l-am completat in campul "Nume articol contabil". Acest nume va apare si in lista articolelor contabile. Dupa el veti recunoaste ce inregistrare contabila va face articolul contabil.
Pentru a inregistra incasarile prin banca trebuie sa spunem programului sa ne ceara suma care trebuie inregistrata ca incasare si contul de unde s-a incasat. Pentru aceasta, pe prima linie, pe coloana "Cont D" am trecut caracterul ";", ceea ce inseamna ca aceasta linie este un comentariu, adica pe aceasta linie nu se vor face inregistrari in conturi. Pe aceasta linie se citeste doar suma care va fi inregistrata ca incasare in banca. Pe coloana "Formula D" am trecut "s" acesta este numele variabilei in care programul "va tine minte suma" ce trebuie inregistrata ca incasata prin banca. Pe coloana "Nume variabila" am scris numele variabilei "s" adica "SUMA INCASATA".
Pe linia a doua, am scris efectiv inregistrarile contabile pe care le va face acest articol contabil. In coloana "Cont D" am trecut contul banca "5121" iar pe coloana "Cont C" am trecut o alta variabila "CC", care va fi contul din care se face incasarea (acest cont in functie de documentul pe care il inregistram poate sa fie: furnizori, dobanzi, viramente interne, etc.). Pe coloana "Formula D" am scris "=s", adica in contul de banca sa se inregistreze valoarea pe care programul "o tine minte" in aceasta variabila. Pe coloana "Formula C" am scris "=s", adica in contul corespondent, (din care se incaseaza in banca) sa se inregistreze valoarea pe care programul "o tine minte" in aceasta variabila. Pe coloana "Nume variabila" am scris numele variabilei "CC": "CONT CORESP."
Cand veti folosi acest articol contabil pentru inregistrarea incasarilor prin banca, programul va genera doua campuri in care dumneavoastra trebuie sa introduceti valorile: suma incasata prin banca si contul corespondent de unde s-a facut incasarea (411 sau 581 sau 766, etc.).
Exemplul 2.
Exemplificam definirea articolului contabil de inregistrare a facturilor de intrare marfa in gestiune. Presupunem ca documentul primar de inregistrare este factura furnizorului (se poate defini un articol contabil pt. care documentele de intrare sunt factura furnizorului si nota de intrare receptie). Dorim ca pe langa inregistrarea in contabilitate a intrarii de marfa sa obtinem si nota de intrare receptie. Pentru aceasta trebuie sa introducem din factura element cu element (daca am avea nirul la dispozitie, valorile de intrare ar fi: total factura furnizor si total valoare cu amanuntul din NIR. In articolele contabile predefinite care sunt create implicit la definirea unei societati sunt ambele variante de articole contabile.).
Dati comanda "Articole contabile" din meniul "Definiri" (sau combinatia de taste "Ctrl+A"), pe monitor apare lista de articole contabile. In partea dreapta a acestei liste sunt butoane de comenzi. Apasati butonul "Nou" pentru a crea un articol contabil.
Pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 66.
Figura 66
In campul "Cod" am completat F, o prescurtare de la factura. Am denumit acest articol contabil "INTR. MARFA CU TVA (FACTURA)", nume pe care l-am completat in campul "Nume articol contabil". Acest nume va apare si in lista articolelor contabile. Dupa el veti recunoaste ce inregistrare contabila va face articolul contabil.
Pentru a inregistra intrarea de marfa in gestiune, dar si pentru a obtine nota de intrare receptie, trebuie sa introduceti urmatoarele informatii: nr. bucati (sau cantitatea), pret furnizor fara TVA, valoare TVA, pret amanunt. Primele trei valori sunt citite din factura exact in aceasta ordine. Pretul cu amanuntul este stabilit de compartimentul de vanzari.
In articolul exemplificat primele patru linii le-am facut linii de comentariu, adica linii pe care citesc cele patru valori de care am nevoie. Pentru aceasta, am pus pe prima coloana (din cele patru randuri) "Cont D" caracterul ";". Pe coloana "Formula D" am scris cele patru variabile: "nr." pentru numar bucati, "pf" pentru pret furnizor fara TVA, "tvad" pentru valoare TVA deductibila, "pa" pentru pretul cu amanuntul. In coloana "Nume variabila" am trecut pentru cele patru variabile numele lor "in clar". Aceste nume vor fi in dreptul campurilor in care veti introduce efectiv valorile, cand veti folosi acest articol contabil la inregistrarea facturilor.
Incepand cu linia a cincea, scriu nota contabila ce va fi folosita pentru inregistrarea in contabilitate. Pe linia a cincea, coloana "Cont D" am trecut contul de marfa - 371. Fiind un articol compus, pe coloana "Cont C" am trecut semnul urmatoarele "%". Pe coloana "Formula D" am calculat valoarea marfii cu amanuntul (VA), valoare ce se va inregistra in debitul contului 371. Am obtinut aceasta valoare din inmultirea numarului de bucati cu pretul cu amanuntul (VA=nr*pa). Din acest moment, programul "va tine minte" valoarea cu amanuntul in variabila "VA". Vom putea folosi aceasta valoare in calculele ulterioare ale articolului contabil.
Pe linia a sasea, in coloana "Cont C" am trecut contul 401 (furnizori). Formula prin care se va calcula valoarea ce se va inscrie in creditul contului 401, am trecut-o in coloana "Formula C". Aceasta formula este: "VF=nr*pf", in care cu "VF" am denumit o variabila in care programul "va tine minte" valoarea furnizorului. Ea este obtinuta prin inmultirea numarului de bucati cu pretul furnizorului.
Pe linia a saptea, in coloana "Cont C" am trecut contul 4428 (TVA neexigibila). Formula prin care se va calcula valoarea ce se va inscrie in creditul contului 4428 am trecut-o in coloana "Formula C". Calculul TVA neexigibila se face prin formula: "TVAN=VA*19/119".
Pe linia a opta, in coloana "Cont C" am trecut contul 378 (adaos comercial). Formula prin care se va calcula valoarea ce se va inscrie in creditul contului 378 am trecut-o in coloana "Formula C". Calculul adaosului comercial se face prin diferenta dintre valoarea cu amanuntul si valoarea furnizorului si TVA neexigibila: "AC=VA-VF-TVAN".
Pe linia a noua, am inregistrat TVA deductibila. In coloana "Cont D" am trecut contul 4426 iar in coloana "Cont C" contul 401. Formula prin care se calculeaza valoarea ce se inscrie in aceste doua conturi este: "=tvad", adica chiar variabila ce a fost introdusa prin datele initiale.
Butonul "Nou,." usureaza introducerea mai multor articole contabile, fereastra de dialog din Figura 63 aparand automat dupa apasarea "OK", pregatita pentru introducerea unui articol contabil nou.
Pentru modificarea definirii unui articol contabil, se focalizeaza articolul contabil dorit si se apasa butonul "Modifica". Apare fereastra de dialog din Figura 63. Nu recomandam modificarea definitiei unui articol contabil folosit deja ca model de inregistrare intr-un jurnal.
Stergerea unui articol contabil definit, se face prin focalizarea articolului contabil dorit, apoi apasati butonul "Sterge". Veti mai fi intrebat inca o data pentru validarea comenzii. Daca raspundeti cu "Yes" articolul contabil respectiv va fi sters, daca alegeti "No" comanda "Sterge" va fi anulata. Nu recomandam stergerea unui articol contabil folosit deja ca model de inregistrare intr-un jurnal. Daca veti sterge un articol contabil care a fost folosit ca model pentru o inregistrare contabila intr-un jurnal, programul nu va mai putea recalcula nota contabila asociata jurnalului.
Inchiderea ferestrei de dialog din Figura 62 se face prin apasarea butonului "Inchide".
Pe langa rapoartele standard din programul "Registre", puteti crea si alte rapoarte de care aveti nevoie. Cu ajutorul acestei optiuni se pot defini orice fel de rapoarte pentru fiecare jurnal, selectand datele ce sunt inregistrare in jurnale, in diverse forme, in functie de necesitatile utilizatorului.
Pentru a deschide lista cu rapoarte definite de utilizator, dati comanda "Rapoarte" din meniul "Definiri" (sau combinatia de taste "Ctrl+R"). Lansarea acestei comenzi duce la aparitia unei ferestre de dialog ca in Figura 67.
Figura 67
Aceasta fereastra dialog contine doua zone:
lista cu rapoarte definite.
butoanele de comenzi.
Pentru introducerea unui raport nou, apasati butonul "Nou" (pentru mai multe rapoarte "Nou,") si pe ecran apare o fereastra de dialog ca in Figura 68
Figura 68
In campul "Titlu" specificati numele raportului. Acest nume va apare in meniul de rapoarte a jurnalului asociat, de aceea este bine ca el sa exprime cat mai scurt si semnificativ efectul raportului.
"Cod" reprezinta codul unic de inregistrare al raportului.
Campul "Jurnal" trebuie completat cu codurile jurnalelor la care este asociat raportul curent. Raportul va apare in meniul "Rapoarte" doar cand unul din jurnalele din aceasta lista este selectat. Pentru a completa acest camp, apasati butonul "Jurnal" si pe ecran apare lista cu jurnale definite. Selectati din aceasta lista jurnalele la care asociati acest raport. Dupa selectia primului jurnal, lista cu jurnale o sa se redeschida automat pentru selectarea urmatorului jurnal. Dupa ce ati selectat toate jurnalele pentru care doriti sa asociati acest raport, apasati butonul "Inchide".
Campul "Stanga" exprima cate caractere sa fie lasate la stanga raportului pana la marginea hartiei. Acest camp serveste la buna incadrare in pagina a raportului.
In partea a doua a raportului se pot defini pana la 20 de randuri, randuri ce vor desemna coloane in raportul tiparit. Campurile au urmatoarea semnificatie:
Descriere: reprezinta numele coloanei. Acest nume va apare in capul de tabel al raportului. Totalitatea numelor pe care le completati in coloana "Descriere" vor forma capul de tabel al raportului pe care il veti crea.
Expresie - reprezinta modul de legatura al coloanei din raport cu datele inregistrate in jurnal. Apasand butonul "Expresie" veti obtine lista cu expresiile recunoscute dupa cum urmeaza:
"CC( )"- valoarea din creditul contului
"DC( )"- valoarea din debitul contului
"SCC( )"- semnul creditului contului . Aceasta expresie poate avea doar doua valori: "1" atunci cand creditul contului specificat intre paranteze are o anumita valoare si "0" atunci cand creditul contului specificat intre paranteze nu are valoare.
"SDC( )"- semnul debitului contului . Aceasta expresie poate avea doar doua valori: "1" atunci cand debitul contului specificat intre paranteze are o anumita valoare si "0" atunci cand debitul contului specificat intre paranteze nu are valoare.
"Corespondent( )"- contul corespondent contului din paranteze. Contul corespondent se selecteaza din articolul contabil folosit la inregistrarea in jurnal.
"NrCrt" - numarul curent ce se poate regla din comanda "Optiuni rapoarte".
" Document.Numarul" - numarul documentului.
" Document.Explicatii" - explicatiile aferente pentru o inregistrare din document.
" Document.Pozitia"- pozitia din document.
" Document.Data" - data din document.
" Document.Data.Zi" - ziua din document.
" Document.Data.Luna" - luna din document.
" Document.Data.An" - anul din document.
" Partener.NumeScurt".
" Partener.NumeLung".
" Partener.CodFiscal".
" Partener.Registru".
" Partener.Localitatea".
" Partener.Adresa".
" Partener.Telefon"
" Partener.Fax"
" Partener.Cont",
" Partener.Banca",
" Partener.Judetul"
" ContClient" - contul analitic creat pentru un client.
" ContFurnizor" - contul analitic creat pentru un furnizor.
" CodJurnal" - codul jurnalului din care este citita inregistrarea.
Expresiile numerice pot fi combinate cu operatorii matematici "+" adunare, "-" scadere, "*" inmultire, "/" impartire;
Lng - reprezinta lungimea in caractere a coloanei, inclusiv semnul si eventual punctul zecimal.
Zec - reprezinta numarul de zecimale cu care va fi afisata coloana din raport.
Total - bifati campul corespondent coloanei la care doriti sa obtineti total.
Necesar - Cu ajutorul campurilor din coloana "Necesar" realizati o selectie a informatiilor ce vor apare in raport. In lista pe care o veti obtine folosind acest raport, vor fi doar inregistrarile care au valori in coloana pentru care ati bifat campul "Necesar".
Exemplu
Figura 69
In Figura 69 este exemplificata definirea raportului "JURNAL DE TVA PENTRU CUMPARARI". Voi explica cum am realizat definirea acestui raport.
In campul "Titlu" am scris denumirea pe care o are raportul.
In campul "Cod" am trecut o codificare pentru raport: JCTVA.
In campul "Jurnal" am selectat din lista jurnalelor definite (pt. a obtine aceasta lista apasati butonul "Jurnal") urmatoarele jurnale: "Cheltuieli", Intrare marfa in gestiune", "Operatiuni prin casa". Am selectat aceste jurnale pentru ca in aceste jurnale se fac inregistrari de cumparari pentru firma sau de cumparari de marfa (inregistrari ce au TVA deductibila). Raportul pe care il definesc va apare in meniul "Rapoarte" doar cand unul din cele trei jurnale trecute in campul "Jurnal" este selectat.
In campul "Stanga" am trecut "8", adica opt caractere libere in partea stanga a listei ce va fi obtinuta prin raport.
In partea a doua a ferestrei de dialog am configurat coloanele ce le va contine raportul:
Pe aceasta linie am configurat prima coloana a raportului. Coloana se va numi "Nr." si va incrementa numarul curent al inregistrarilor. Expresia care incrementeaza efectiv numarul curent este "NrCrt" si am ales-o din lista ce apare pe monitor cand este apasat butonul "Expresie". In campul "Lng" am trecut "3", adica aceasta coloana va avea latimea de trei caractere.
Pe aceasta linie am configurat a doua coloana a raportului. Coloana se va numi "Data" si va contine data calendaristica pentru fiecare inregistrare ce apare in raport. Expresia care va scrie data in raport este "Document.Data" si am ales-o din lista ce apare pe monitor cand este apasat butonul "Expresie". In campul "Lng" am trecut "10", adica coloana in care se va scrie data inregistrarilor are o latime de zece caractere.
Pe aceasta linie am configurat a treia coloana a raportului. Coloana se va numi "Nr Doc." si va contine numerele documentelor ce vor apare in raport. Expresia ce va trece numerele documentelor in raport este "Document.Numarul" si am ales-o din lista ce apare pe monitor cand este apasat butonul "Expresie". In campul "Lng" am trecut valoarea "10", adica o latime a coloanei de zece caractere.
Pe aceasta linie am configurat a patra coloana a raportului. Coloana se va numi "Furnizor" si va contine numele furnizorilor care au emis documentele ce vor apare in raport. Expresia ce va trece numele furnizorilor in raport este "Partener.NumeLung" si am ales-o din lista ce apare pe monitor cand este apasat butonul "Expresie". In campul "Lng" am trecut valoarea "20", adica o latime a coloanei de douazeci de caractere.
Pe aceasta linie am configurat a cincea coloana a raportului. Coloana se va numi "Cod fisc." si va contine codul fiscal al furnizorilor. Expresia ce va trece codul fiscal al furnizorilor in raport este "Partener.CodFiscal" si am ales-o din lista ce apare pe monitor cand este apasat butonul "Expresie". In campul "Lng" am trecut valoarea "10", adica o latime a coloanei de zece caractere.
Pe aceasta linie am configurat a sasea coloana a raportului. Coloana se va numi "Tot. Fact" si va contine valoarea totala a documentelor ce apar in raport. Expresia ce va calcula valoarea totala este: "CC(401)+CC(404)+(CC(5311)+CC(542))*SDC(4426)". In aceasta expresie am adunat sumele inregistrate in creditul conturilor 401 (furnizori), 404 (furnizori de imobilizari), 5311 (casa in lei) numai inregistrarile care au TVA deductibila, 542 (avansuri de trezorerie) numai inregistrarile care au TVA deductibila. Sumele inregistrate in creditul conturilor 5311 si 542 vor aparea in raport doar cand documentele respective au fost inregistrate printr-un articol contabil compus, in care se deduce TVA-ul. Pentru a elimina din raport sumele inregistrate in 5311 si 542 care nu sunt purtatoare de TVA, am inmultit creditul celor doua conturi cu expresia "SDC(4426)". Aceasta expresie poate lua doar doua valori: 0 si 1. "SDC(4426)" ia valoarea 0 atunci cand suma inregistrata in debitul contului 4426 este zero. "SDC(4426)" ia valoarea 1 atunci cand suma inregistrata in debitul contului 4426 este diferita de zero. Deci sumele din creditul conturilor 5311 si 542 vor fi inmultite cu 0 atunci cand nu au TVA deductibila si nu vor aparea in raport, si vor fi inmultite cu 1 atunci cand au TVA deductibila si vor aparea in raport. "In campul "Lng" am trecut valoarea "14", adica o latime a coloanei de paisprezece caractere. Am bifat campul din coloana "Total" pentru a obtine in raport totalul documentelor (cu TVA inclus).
Pe aceasta linie am configurat a saptea coloana a raportului. Coloana se va numi "Neimpozabile" si va contine valorile neimpozabile din documente. In cazul nostru este vorba de taxa de drum inclusa in combustibil. Expresia ce va trece aceste valori in raport este "TAXA" si este chiar numele variabilei folosita in articolul contabil prin care se inregistreaza cumpararea de combustibil. Deci puteti folosi in calculul expresiilor si numele variabilelor ce au fost folosite in articolul contabil prin care s-au facut inregistrarile. In campul "Lng" am trecut valoarea "14", adica o latime a coloanei de paisprezece caractere. Am bifat campul din coloana "Total" pentru a obtine in raport totalul sumelor neimpozabile.
Pe aceasta linie am configurat a opta coloana a raportului. Coloana se va numi "Baz. imp 19%" si va contine valoarea fara TVA deductibila a documentelor ce apar in raport. Expresia ce va calcula valoarea totala este: "CC(401)+CC(404)+(CC(5311)+CC(542))*SDC(4426)-DC(4426)-TAXA". In aceasta expresie am adunat sumele inregistrate in creditul conturilor 401 (furnizori), 404 (furnizori de imobilizari), 5311 (casa in lei) numai inregistrarile care au TVA deductibila, 542 (avansuri de trezorerie) numai inregistrarile care au TVA deductibila, din care am scazut TVA-ul (DC(4426)) si "TAXA" (valoarea taxei de drum). Am eliminat sumele inregistrate in creditul conturilor 5311 si 542 atunci cand nu sunt purtatoare de TVA, prin inmultirea acestora cu expresia "SDC(4426). "In campul "Lng" am trecut valoarea "14", adica o latime a coloanei de paisprezece caractere. Am bifat campul din coloana "Total" pentru a obtine in raport totalul bazei de impozitare.
Pe aceasta linie am configurat a noua coloana a raportului. Coloana se va numi "TVAd 19%" si va contine valorile TVA-ului. Expresia ce va trece aceste valori in raport este "DC(4426)", adica valorile inregistrate in debitul contului 4426. In campul "Lng" am trecut valoarea "14", adica o latime a coloanei de paisprezece caractere. Am bifat campul din coloana "Total" pentru a obtine in raport totalul TVA-ului. Am bifat campul "Necesar" pentru ca raportul sa contina doar inregistrarile care au TVA deductibila.
Dupa ce ati configurat o societate, urmeaza lucrul efectiv, introducerea de date. Prima grija pe care trebuie sa o aveti inainte de a introduce date intr-o societate este sa verificati luna in care este setata acea societate. In bara de stare a programului sunt trecute intotdeauna informatiile: societatea in care se lucreaza, luna si anul in care este setata societatea respectiva. Daca luna in care este setata societatea nu corespunde cu luna pentru care doriti sa introduceti date, setati-o prin comanda "Luna curenta" din meniul "Setari" sau combinatia de taste "Ctrl+L".
Principalele comenzi necesare pentru introducerea documentelor primare in programul "Registre" sunt:
- selectia jurnalului;
- introducerea datelor
- modificarea sau vizualizarea datelor.
Documentele primare ale unei societati le puteti gupa dupa tip si inregistra intr-un jurnal. Documentele inregistrate intr-un jurnal se vor centraliza si se va genera o nota contabila in programul "Balanta 2000".
Deschiderea listei de jurnale se face cu comanda "Selectie jurnal" din meniul "Jurnale" sau cu combinatia de taste "Ctrl+J". Lansarea acestei comenzi duce la aparitia pe ecran a listei cu jurnale definite pentru societatea comerciala selectata.
Selectarea unui jurnal contabil, pentru introducerea de date noi se realizeaza prin dublu click cu pointerul mouse-ului pe numele jurnalului respectiv sau deplasarea liniei active (cu ajutorul mouse-ului sau a tastelor "sus" "jos") pana cand aceasta se suprapune cu numele jurnalului contabil ales, apoi se apasa butonul "Selectie". Fereastra de dialog cu lista jurnalelor definite se va inchide, iar in bara de stare a programului va fi trecut numele jurnalului selectat.
Introducerea datelor de pe documentele primare in jurnalul selectat se face cu comanda "Adaugare inregistrari" din meniul "Jurnale" sau cu tasta "+". Dupa aceasta comanda, pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 70.
Figura 70
Aceasta fereastra de dialog va propune sa introduceti datele folosind articole contabile predefinite.
Completati campul "Articol contabil" cu codul articolului contabil definit pentru tipul de document pe care trebuie sa-l inregistrati. Daca nu stiti codul articolului contabil apasati cu mouse-ul butonul aferent acestui camp (sau combinatia de taste "Alt+A") si selectati din lista de articole contabile ce apare pe monitor articolul contabil dorit.
Deplasarea focusului de la un camp la altul se face cu tasta "Tab". Parcurgeti si completati campurile in ordinea data de deplasarea focusului folosind tasta "Tab".
In campul "Partener" se introduce numele partenerului de tranzactie care apare pe document. Daca partenerul respectiv este introdus in baza de date, prin apasarea butonului aferent acestui camp se selecteaza partenerul din lista ce apare pe ecran. Daca partenerul nu trebuie introdus in baza de date, se scrie direct in acest camp numele partenerului.
In campul "Document" se scrie numarul documentului pentru aceasta inregistrare.
In campul "Explicatii" se trece un scurt comentariu referitor la sumele inscrise in document.
In functie de articolul contabil ales, in partea de jos a ferestrei de dialog ("Valori document") apar campurile necesare articolului contabil selectat pentru inregistrarea valorilor din document.
Exemplu:
Figura 71
Am ales articolul contabil "INTR. MARFA CU TVA 19%" explicat la "Definiri articole contabile". Pentru a inregistra o factura de marfa folosind acest articol contabil trebuiesc completate campurile "Nr. buc.", Pret furniz-TVA", "TVA deductibil", "Pret cu amanuntul".
Dupa ce ati terminat de completat campurile din aceasta fereastra de dialog, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau apasati tasta "Enter". Programul va inscrie in baza de date aceasta inregistrare si automat va deschide o noua fereastra de dialog ce are completate campurile pana la "Valori document" cu informatiile introduse anterior. Parcurgeti campurile folosind tasta "Tab" si modificati informatiile din campuri doar unde este necesar.
Operatia se va repeta pana cand ati introdus toate documentele in jurnalul selectat. Inchideti ultima fereastra de dialog ce apare pe monitor cu tasta "Esc" sau apasati cu mouse-ul butonul "Cancel".
Pentru a introduce un alt tip de documente in alt jurnal, selectati jurnalul respectiv.
Se pot realiza inregistrari fara folosirea unui articol contabil predefinit. Acest mod de lucru se foloseste pentru inregistrari ce nu au o repetabilitate mare si nu este necesara automatizarea introducerii lor printr-un articol contabil. Realizarea de inregistrari fara folosirea unui articol contabil se face astfel: apelati comanda "Articole predefinite" din meniul "Jurnale". Aceasta operatiune va debifa optiunea de folosire a articolelor contabile pentru inregistrarea documentelor. Din acest moment, comanda de adaugare inregistrari in jurnalul selectat (comanda "Adaugare inregistrari" din meniul "Jurnale" sau cu apasarea tastei "+") duce la aparitia pe monitor a unei ferestre de dialog ca in Figura 72. Pentru a reveni la modalitatea de lucru cu articole contabile predefinite, mai dati o data comanda "Articole predefinite" din meniul "Jurnale".
Figura 72
Deplasarea focusului de la un camp la altul se face cu tasta "Tab". Parcurgeti si completati campurile in ordinea data de deplasarea focusului folosind tasta "Tab".
In campul "Partener" se introduce numele partenerului de tranzactie care apare pe document. Daca partenerul respectiv este introdus in baza de date, prin apasarea butonului aferent acestui camp se selecteaza partenerul din lista ce apare pe ecran. Daca partenerul nu trebuie introdus in baza de date, se scrie direct in acest camp numele partenerului.
In campul "Document" se scrie numarul documentului pentru aceasta inregistrare.
In campul "Explicatii" se trece un scurt comentariu referitor la sumele inscrise in document.
In a doua parte a ferestrei de dialog se scrie inregistrarea contabila pe care doriti sa o inregistrati. Se scriu conturile in care doriti sa faceti inregistrari pe coloanele "Cont D" si "Cont C" in functie de inregistrarea contabila. Pe coloanele "Suma D" si "Suma C" se scriu valorile ce trebuiesc inregistrate in conturile respective.
Dupa ce ati terminat de completat campurile din aceasta fereastra de dialog, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau apasati tasta "Enter". Programul va inscrie in baza de date aceasta inregistrare si automat va deschide o noua fereastra de dialog ce are completate campurile pana la "Inregistrare contabila" cu informatiile introduse anterior. Parcurgeti campurile folosind tasta "Tab" si modificati informatiile din campuri doar unde este necesar.
Operatia se va repeta pana cand ati introdus toate documentele in jurnalul selectat. Inchideti ultima fereastra de dialog ce apare pe monitor cu tasta "Esc" sau apasati cu mouse-ul butonul "Cancel".
Cu programul "Registre" puteti crea o baza de date cu partenerii cu care lucrati si pentru care doriti sa urmariti rulajele si soldurile. Introducerea unui partener in baza de date se face cu comanda "Parteneri" din meniul "Definiri" sau chiar in momentul introducerii documentelor cand deschideti lista de parteneri.
Pentru a introduce un partener nou in lista de parteneri apasati cu mouse-ul butonul "Nou" sau combinatia de taste "Alt+N". Pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 73.
In campul "Nume scurt" introduceti un cod pentru acest partener. Codul poate sa fie alfanumeric, din maxim opt caractere si fara spatii. Programul va crea conturile analitice pentru acest partener cu acest cod.
In campul "Nume lung" completati numele in clar al partenerului.
Puteti inregistra si alte informatii despre partenerul respectiv: cod fiscal, registrul comertului, localitatea, judetul, adresa, telefon, fax, cont bancar, banca, etc.
Figura 73
Campurile "Cont client" si "Cont furnizor" pot fi completate automat de catre program cu conturile analitice ce le creaza pentru acest partener.
Dupa ce ati completat informatiile referitoare la acest partener, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau de la tastatura, tasta "Enter".
Pentru ca programul sa creeze automat conturi analitice pentru partenerii introdusi, apelati comanda "Clienti/furnizori" din meniul "Optiuni". Pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 74.
Figura 74
In campul "Baza cont client" selectati din planul de conturi contul pentru care programul va crea analitice pentru clienti. In campul "Baza cont furnizor" selectati din planul de conturi contul pentru care programul va crea analitice pentru furnizori. Conturile selectate ca baza, trebuie sa fie definite ca tip total. Programul nu va face inregistrari in aceste conturi, inregistrarile se vor face in conturile analitice create automat pentru clienti si furnizori.
Pentru clientii si furnizorii pe care nu ii introduceti in baza de date (in lista partenerilor), programul va inregistra datele pe conturile analitice pe care le-ati creat pentru clienti si furnizori diversi.
In campul "Cont client diversi" selectati din planul de conturi contul pe care l-ati creat pentru clienti diversi. In campul "Cont furnizor diversi" selectati din planul de conturi contul pe care l-ati creat pentru furnizori diversi.
Bifati campul "Definire automata conturi" si apasati cu mouse-ul butonul "OK".
Documentele inregistrate deja, le puteti modifica sau vizualiza prin urmatoarea metoda:
Selectati jurnalul care contine inregistrarea pe care doriti sa o modificati sau sa o vizualizati. Pentru selectia jurnalului dati comanda "Selectie jurnal" din meniul "Jurnale" sau combinatia de taste "Ctrl+J". Pe monitor
apare lista cu jurnale definite. Selectati din aceasta lista jurnalul dorit.
Deschideti lista cu toate inregistrarile efectuate in acest jurnal prin comanda "Inregistrari jurnal" sau combinatia de taste "Ctrl+M". Pozitionati linia accentuata pe inregistrarea pe care doriti sa o modificati sau sa o vizualizati. Apasati cu mouse-ul butonul "Modifica" aflat in partea dreapta a listei cu inregistrarile din jurnal. Pe monitor apare o ferestra de dialog ce contine toate datele inregistrarii, date pe care puteti sa le modificati. Pentru a salva modificarile facute, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter".
Dupa ce ati deschis o inregistrare cu comanda "Modifica" puteti vizualiza urmatoarea inregistrare apasand tasta "Page Dawn" sau inregistrarea precedenta apasand tasta "Page Up". Puteti parcurge lista pentru vizualizare sau modificare cu tastele "Page Dawn" si "Page Up" dupa ce ati deschis o inregistrare cu comanda "Modifica".
Pentru a sterge o inregistrare, selectati jurnalul care contine inregistrarea pe care doriti sa o stergeti. Pentru selectia jurnalului dati comanda "Selectie jurnal" din meniul "Jurnale" sau combinatia de taste "Ctrl+J". Pe monitor
apare lista cu jurnale definite. Selectati din aceasta lista jurnalul dorit.
Deschideti lista cu toate inregistrarile efectuate in acest jurnal prin comanda "Inregistrari jurnal" sau combinatia de taste "Ctrl+M". Pozitionati linia accentuata pe inregistrarea pe care doriti sa o stergeti. Apasati cu mouse-ul butonul "Sterge" aflat in partea dreapta a listei cu inregistrarile din jurnal. Veti mai fi intrebat inca o data pentru validarea comenzii. Daca raspundeti cu "Yes" inregistrarea respectiva va fi stearsa, daca alegeti "No" comanda "Sterge" va fi anulata.
Daca doriti sa gasiti documentul prin care s-a inregistrat o anumita suma sau un document cu un anumit numar pe care nu mai stiti in ce jurnal l-ati inregistrat, folositi comanda "Cautare date" aflata in meniul "Jurnale".
Aceasta comanda va ajuta sa gasiti un document dupa orice informatie pe care v-o mai amintiti despre el.
Comanda cauta un document dupa informatiile: numarul documentului, numele partenerului, explicatii, o anumita valoare inregistrata prin document. Chiar daca nu va amintiti exact aceste informatii, programul va prezinta in raportul pe care il veti obtine, toate documentele care contin valoarea pe care o cautati.
Dupa lansarea comenzii pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 75.
Figura 75
In aceasta fereastra de dialog, completati campurile:
"Valoare cautata" - scrieti in acest camp ceea ce cautati. Puteti scrie in acest camp numarul documentului, numele partenerului, ce credeti ca ati scris la explicatii, o valoare ce s-a inregistrat prin documentul cautat, etc. Chiar daca nu va amintiti exact aceste informatii si scrieti de exemplu numai o parte din numele partenerului sau doar un cuvant pe care credeti ca l-ati scris la explicatii, programul va trece in raport toate documentele care contin ceea ce ati scris in acest camp. Este bine daca cautati o anumita valoare, sa treceti exact acea valoare pentru ca este posibil sa obtineti in raport prea multe documente gasite.
Bifati campul "Jurnalul selectat" daca doriti ca programul sa caute doar in jurnalul curent. Bifati campul "Toate jurnalele" daca doriti ca programul sa caute in toate jurnalele.
Selectati in campul "Inceput" luna de inceput a perioadei in care se face cautarea. Selectati in campul "Sfirsit" luna de sfarsit a perioadei in care se face cautarea. Implicit in aceste campuri este selectata luna curenta, pentru a se face cautatea doar in luna curenta.
Dupa ce ati completat optiunile dumneavoastra, dati comanda "OK", iar programul cauta inregistrarile ce respecta aceste optiuni. Rezultatul cautarii va fi scris intr-un raport ce apare pe monitor. In acest raport sunt prezentate in amanunt toate documentele inregistrate in perioada selectata si care contin valoarea completata de dumneavoastra in campul "Valoare cautata".
De fiecare data cand incepeti sa introduceti date intr-o societate trebuie sa verificati in bara de stare data selectata si societatea curenta. Daca nu verificati ca data si societatea curenta sa fie cele in care trebuie sa inregistrati datele s-ar putea ca sa in registrati datele intr-o alta luna sau chiar intr-o alta societate. Daca s-a intamplat acest lucru, aveti la dispozitie o comanda prin care puteti copia datele introduse eronat in societatea sau luna in care ar fi trebuit sa le introduceti.
Aceasta commanda este "Copie inregistrari" din meniul "Jurnale". Dupa ce lansati aceasta comanda pe monitor va apare o fereastra de dialog ca in Figura 76.
Figura 76
Cu acest utilitar puteti copia datele introduse gresit intr-o alta luna sau intr-o alta societate. Intr-o fereastra a programului selectati societatea, jurnalul, anul si luna unde ati inregistrat eronat documentele, iar in cealalta fereastra selectati societatea, jurnalul, anul si luna in care doriti sa copiati datele. Pozitionati cursorul (linia accentuata) pe elementul pe care doriti sa-l copiati si apasati cu mouse-ul butonul ce are sageata orientata in sensul de copiere dorit. Daca doriti sa copiati toate elementele, folositi butoanele ce au sageata dubla.
Inchideti programul apasand pe butonul "Iesire". Dupa ce ati folosit acest utilitar trebuie ca in fiecare societate si luna in care s-au facut modificari sa dati comanda "Calcul" aflata in meniul "Jurnale".
Rapoartele sunt prezentarea datelor inregistrate in baza de date sub anumite forme. Marea majoritate a rapoartelor sunt obtinute sub forma unor liste pe ecran, liste ce pot fi tiparite la imprimanta.
Inainte de a obtine un raport aveti posibilitatea sa-l configurati, adica sa specificati ce informatii sa contina raportul si sa selectati din baza de date doar informatiile care va intereseaza.
Comenzile prin care obtineti rapoartele sunt grupate in meniul "Rapoarte".
Raportul "Registrul jurnal" realizeaza afisarea tuturor inregistrarilor contabile care s-au facut intr-un jurnal, afisand totodata si articolele contabile folosite. La selectarea acestei optiuni este afisata fereastra de dialog din Figura 77.
In aceasta fereastra de dialog se pot introduce restrictii de selectie si diverse optiuni de configurare pentru a putea obtine diverse forme de raport, dupa dorintele si necesitatile fiecarui utilizator.
Astfel se pot introduce urmatoarele restrictii:
Campurile "Din ziua de" si "pana in ziua de" folosesc la delimitarea perioadei pentru care se selecteaza inregistrarile din jurnal.
Daca se completeaza campul "Document", vor fi afisate numai inregistrarile ce apartin documentului cu numarul specificat.
Valoarea trecuta in campul "Nr.Crt" reprezinta valoarea de plecare a numarului curent in jurnalul listat.
Daca doriti ca raportul obtinut sa contina si partenerii pentru care au fost inregistrate documentele, bifati campul "Afiseaza partener".
Daca campurile urmatoare sunt selectate, entitatile specificate for fi scrise in raport:
"Inregistrare jurnal" - adica toate pozitiile din document.
"Total inregistrare jurnal" - deoarece articolul contabil folosit poate fi un articol contabil compus, selectarea acestei optiuni va produce o totalizare a inregistrarii.
Figura 77
"Total document" - daca aceasta optiune este selectata, se obtine o totalizare a tuturor inregistrarilor dintr-un document (un document poate avea mai multe inregistrari elementare);
"Total zi" - selectati aceasta optiune pentru a obtine in raport totalul pe zile a inregistrarilor;
"Total jurnal" - selectarea acestei optiuni introduce in raportul obtinut totalul tuturor iregistrarilor din jurnal. Acest total este centralizatorul jurnalului pentru care obtineti raportul. In programul "Balanta" pentru un jurnal se obtine o nota contabila, care este de fapt totalul jurnalului.
Optiunile "Separator inregistrare jurnal" si "Separator document" vor insera in lista linii de separatie intre inregistrarile elementare, respectiv documente.
Prin selectia optiunii "Conturi sintetice" in raportul obtinut vor fi afisate numai conturile definite ca sintetice.
Prin selectia optiunii "Conturi in afara bilantului" in raportul obtinut vor fi afisate numai conturile in afara bilantului.
Pentru a selecta informatiile numai din jurnalul selectat (jurnalul selectat este scris in bara de stare) bifati optiunea "Jurnalul curent (selectat)".
Pentru a obtine un raport ce contine informatii din toate jurnalele definite, selectati optiunea "Toate jurnalele definite".
Dupa ce ati stabilit optiunile de configurare a raportului, apasati cu mouse-ul butonul "OK" sau tasta "Enter". Veti obtine pe monitor raportul cerut de dumneavoastra, raport ce se poate lista prin comanda "Tipareste" (Ctrl+P) din meniul "Fisiere".
Aceast raport este obtinut prin comanda "Registre - Registru de casa" ce se afla in meniul "Rapoarte". Raportul reprezinta registrul de casa cu toate platile si incasarile ce s-au efectuat in perioada selectata. Comanda cauta inregistrarile contabile in toate jurnalele definite, nu numai in cel curent.
Deoarece contul de casa poate avea si subconturi analitice, pentru unele unitati patrimoniale, s-a prevazut posibilitatea specificarii contului de casa pentru unitatea curenta.
Aceasta comanda este echivalenta cu "Fisa contului", cu deosebirea ca are un cap de tabel specific.
Dupa apelarea comenzii, pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 78. Completati in campul "Cont" codul contului de casa. Selectati perioada pentru care doriti sa obtineti registrul de casa. Implicit, pentru perioada este selectata luna curenta.
Figura 78
Daca doriti registrul de casa pe mai multe luni, selectati luna de inceput si luna de sfarsit pentru care doriti raportul.
In partea de jos a ferestrei de dialog sunt optiuni de configurare a raportului. Aceste optiuni de configurare sunt selectate automat pentru ca raportul obtinut sa fie registrul de casa. Prin modificarea optiunilor implicite puteti configura dupa necesitati raportul obtinut:
Selectarea optiunii "Afiseaza numai documentele" insumeaza in raport inregistrarile efectuate pentru acelasi document.
Daca doriti ca in raport sa apara si o coloana care sa contina partenerii pentru care au fost inregistrate documentele, selectati optiunea "Afiseaza si partenerul".
Selectarea optiunii "Afiseaza explicatii" introduce in raport o coloana ce contine explcatiile ce au fost inregistrate pentru documente.
Pentru a afisa in raport soldul pe zile, bifati optiunea "Afiseaza sold zi".
Daca doriti ca raportul sa contina si rulajul cumulat al contului, selectati optiunea "Afiseaza rulaj cumulat".
In cazul in care contul "Casa" cu a carui cod ati completat campul "Cont" este de tip total (contul totalizeaza mai multe analitice ale sale), selectarea optiunii "Afiseaza analiticile cronologic" registrul de casa va contine analiticile contului de casa ordonate cronologic. Daca aceasta optiune nu este selectata, raportul obtinut va avea inregistrarile grupate dupa fiecare analitic al contului.
Acest raport este registrul de casa pentru o zi sau pentru mai multe zile din luna curenta. Pentru a obtine raportul apelati comanda "Registre - Registru de casa zilnic" din meniul "Rapoarte". Comanda cauta inregistrarile contabile in toate jurnalele definite, nu numai in cel curent.
Deoarece contul de casa poate avea si subconturi analitice, pentru unele unitati patrimoniale, s-a prevazut posibilitatea specificarii contului de casa pentru unitatea curenta.
Dupa apelarea comenzii, pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 79. Stabiliti ziua de inceput si ziua de sfarsit pentru care doriti sa obtineti raportul. Completati in campul "Cont" codul contului de casa.
Figura 79
In partea de jos a ferestrei de dialog sunt optiuni de configurare a raportului. Aceste optiuni de configurare sunt selectate automat pentru ca raportul obtinut sa fie registrul de casa. Prin modificarea optiunilor implicite puteti configura dupa necesitati raportul obtinut:
Selectarea optiunii "Afiseaza numai documentele" insumeaza in raport inregistrarile efectuate pentru acelasi document.
Daca doriti ca in raport sa apara si o coloana care sa contina partenerii pentru care au fost inregistrate documentele, selectati optiunea "Afiseaza si partenerul".
Selectarea optiunii "Afiseaza explicatii" introduce in raport o coloana ce contine explcatiile ce au fost inregistrate pentru documente.
Aceast raport este obtinut prin comanda "Fise cont - Fisa contului" ce se afla in meniul "Rapoarte". Raportul contine toate operatiunile ce s-au efectuat asupra unui cont in perioada selectata. Comanda cauta inregistrarile contabile in toate jurnalele definite, nu numai in cel curent.
Lista obtinuta este echivalenta cu lista "Fisa contului" din programul "Balanta 2000", cu deosebirea ca aici sunt afisate inregistrarile primare si nu o centralizare din note contabile cum este in "Balanta 2000".
Dupa apelarea comenzii, pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 80. Completati in campul "Cont" codul contului pentru care doriti raportul. Selectati perioada pentru care doriti sa obtineti fisa contului. Implicit, pentru perioada este selectata luna curenta.
Figura 80
Daca doriti fisa contului pe mai multe luni, selectati luna de inceput si luna de sfarsit pentru care doriti raportul.
In partea de jos a ferestrei de dialog sunt optiuni de configurare a raportului. Aceste optiuni de configurare sunt selectate automat pentru ca raportul obtinut sa fie fisa contului. Prin modificarea optiunilor implicite puteti configura dupa necesitati raportul obtinut:
Selectarea optiunii "Afiseaza numai documentele" insumeaza in raport inregistrarile efectuate pentru acelasi document.
Daca doriti ca in raport sa apara si o coloana care sa contina partenerii pentru care au fost inregistrate documentele, selectati optiunea "Afiseaza si partenerul".
Selectarea optiunii "Afiseaza explicatii" introduce in raport o coloana ce contine explcatiile ce au fost inregistrate pentru documente.
Pentru a afisa in raport soldul pe zile, bifati optiunea "Afiseaza sold zi".
Daca doriti ca raportul sa contina si rulajul cumulat al contului, selectati optiunea "Afiseaza rulaj cumulat".
In cazul in care contul cu a carui cod ati completat campul "Cont" este de tip total (contul totalizeaza mai multe analitice ale sale), selectarea optiunii "Afiseaza analiticile cronologic" in fisa contului analiticile contului vor fi ordonate cronologic. Daca aceasta optiune nu este selectata, raportul obtinut va avea inregistrarile grupate dupa fiecare analitic al contului.
Aceast raport este obtinut prin comanda "Fise cont - Fisa contului 2" ce se afla in meniul "Rapoarte". Raportul contine toate operatiunile ce s-au efectuat asupra unui cont in perioada selectata. Comanda cauta inregistrarile contabile in toate jurnalele definite, nu numai in cel curent.
Lista obtinuta este echivalenta cu lista "Fisa contului" prezentata mai sus, cu deosebirea ca in prima parte a raportului este evidentiat rulajul cu un anumit cont corespondent, dupa care urmeaza in ordine cronologica rulajul cu celelalte conturi corespondente.
Dupa apelarea comenzii, pe monitor apare o fereastra de dialog ca in Figura 81. Completati in campul "Cont" codul contului pentru care doriti raportul. Completati in campul "Cont coresp." contul pentru care doriti sa evidentiati rulajul in fisa contului pe care o sa o obtineti. Selectati perioada pentru care doriti sa obtineti fisa contului. Implicit, pentru perioada este selectata luna curenta.
Figura 81
Daca bifati campul "Afiseaza documentele" raportul va contine fiecare document cu care s-au facut inregistrari in contul respectiv. Daca acest camp nu este bifat, raportul pe care il obtineti contine numai rulajul pe zi a contului.
Daca doriti ca in raport sa apara si o coloana care sa contina partenerii pentru care au fost inregistrate documentele, selectati optiunea "Afiseaza si partenerul".
Selectarea optiunii "Afiseaza explicatii" introduce in raport o coloana ce contine explcatiile ce au fost inregistrate pentru documente.
Daca doriti ca raportul sa contina si rulajul pe zi al contului, bifati campul "Afiseaza total zi". Daca acest camp nu este bifat, raportul obtinut va contine total rulaj cont corespondent ales si total rulaj alte conturi corespondente.
Acest referat nu se poate descarca
| E posibil sa te intereseze alte referate despre:
|
| Copyright © 2024 - Toate drepturile rezervate QReferat.com | Folositi referatele, proiectele sau lucrarile afisate ca sursa de inspiratie. Va recomandam sa nu copiati textul, ci sa compuneti propriul referat pe baza referatelor de pe site. { Home } { Contact } { Termeni si conditii } |
Referate similare:
|
Cursuri |
Cauta referat |