Stiluri de comunicare in negociere

Stiluri de comunicare in negociere

O deosebita importanta in procesul de negociere o prezinta stilurile de comunicare, cunoasterea acestora constituind o premisa indispensabila unei negocieri de succes.

Componentele de baza ale stilului de comunicare sunt: distanta, postura, privirea si contactul vizual, mimica, gestica, vorbirea, tonul si inflexiunile vocii, pauzele si ritmul vorbirii, ascultarea, imbracamintea si accesoriile, imaginea de sine, sociabilitatea si dominanta.

Fiecare persoana are un stil propriu de a comunica cu ceilalti, stil ce poate fi considerat un dat nativ (ca si temperamentul), insa numai pana la un punct, intrucat el poate fi modelat si luat sub autocontrol. In general, stilurile raman stabile in timp, iar diferentele dintre ele raman la fel de stabile, cu atat mai mult daca se iau in considerare doua trasaturi de personalitate pentru prefigurarea atitudinilor si comportamentelor care diferentiaza stilurile de comunicare, si anume dominanta si sociabilitatea.

In ce priveste dominanta, ea este data de tendinta unor persoane de a acapara si controla timpul si spatiul comunicarii, extremele sale fiind:

v    dominanta slaba – manifestata de persoanele mereu gata sa asculte si sa se supuna, fiind dispuse sa se lase orientate, controlate si chiar stapanite. Stilul lor de negociere este concesiv, orientat catre cedare, fiind impropriu pentru negocieri in care se aplica strategii de dominare, compromis sau cooperare.

v    dominanta puternica – manifestata de persoanele gata oricand sa impuna, sa orienteze si sa dea sfaturi, chiar si atunci cand nu e necesar, fiind dispuse oricand sa se afirme, sa stapaneasca, sa invadeze spatiul si timpul comunicarii. Stilul lor de negociere este autoritar, orientat catre dominare, nefiind potrivit pentru negocieri amiabile, in care se aplica strategii de cedare, compromis sau cooperare.

Majoritatea negociatorilor manifesta o dominanta moderata, dat fiind faptul ca dominanta este o caracteristica de raportare si variaza in functie de partenerul de comunicare.

In stilul de comunicare, sociabilitatea se manifesta prin tendinta unor persoane de a cauta sistematic sa stabileasca relatii cu ceilalti si poate fi:

o      sociabilitate ridicata – este caracteristica persoanelor extravertite. Acestea au tendinta de a-si exterioriza sentimentele, de a provoca insistent schimburi afective si intelectuale cu ceilalti;

o      sociabilitate redusa – este caracteristica persoanelor introvertite. Acestea au tendinta de a se retrage in sine, de a se dezinteresa de anturaj si de mediul ambiant.

Aptitudinea de a negocia este puternic influentata de gradul de sociabilitate al persoanei, majoritatea negociatorilor manifestand o sociabilitate moderata, intrucat, ca si dominanta, sociabilitatea este o caracteristica de raportare si variaza in functie de partener.

In raport cu jocul dintre dominanta puternica sau slaba si sociabilitatea ridicata sau redusa se poate face distinctie intre cinci stiluri de comunicare: emotiv, autoritar, reflexiv, indatoritor si flexibil (versatil), primele patru fiind stiluri de baza, iar al cincilea o combinatie oportunista intre primele patru.

Stilul emotiv – este caracteristic persoanelor la care dominanta este puternica si sociabilitatea ridicata. Persoanele cu acest stil:

sunt expresive, vorbesc repede, gesticuleaza mult, folosesc mainile si mimica fetei;

au un comportament dinamic, orientat spre actiuni si risc;

sunt atrase de relatiile informale si sunt refractare la cele oficiale;

sunt empatice, au putere de convingere innascuta.

Persoanele cu stil de comunicare emotiv sunt, de regula, buni negociatori, fiind potrivite pentru negocierile bazate pe strategii de cooperare si compromis.

Stilul autoritar (sau dominator) – este cel caracteristic persoanelor la care se combina dominanta puternica cu sociabilitatea scazuta. Persoanele cu acest stil:

o      afiseaza o atitudine serioasa, au o anumita morga de responsabilitate;

o      exprima opinii clare, intr-o maniera hotarata, deseori rigida;

o      sunt dificil de abordat, comunica cu oarecare efort si, in ciuda atitudinii ostentativ grijulii, raman adesea indiferente;

o      au un comportament mai dur, mai ferm, mai impunator, ridica pretentii.

Persoanele cu un stil de comunicare autoritar sunt potrivite doar pentru negocieri bazate pe strategia de dominare.

Stilul reflexiv – este rezultatul asocierii dintre dominanta slaba si sociabilitatea scazuta. Persoanele cu un astfel de stil:

sunt perfectioniste, isi impun un puternic control emotional;

exprima parerile intr-o maniera formala, cauta indelung cuvintele;

prefera ordinea, cauta un loc de munca ordonat;

sunt lente, meticuloase si nu pot lua decizii rapide;

sunt introvertite si nu sunt prea buni parteneri de conversatie.

Persoanele cu un stil de comunicare reflexiv sunt cel mai putin inzestrate cu aptitudini de negociator, fiind potrivite cel mult pentru negocierile bazate pe strategia de evitare.

Stilul indatoritor – rezulta din combinatia dintre o sociabilitate ridicata si o dominanta slaba. Persoanele cu acest stil de comunicare:

o      cedeaza usor, se supun, sunt rabdatoare;

o      nu tin sa se afirme, sa aiba vreun rol in luarea deciziilor;

o      de regula, evita sa-si foloseasca puterea si atuurile;

o      se bazeaza pe forta de convingere a prieteniei.

Persoanele cu un stil de comunicare indatoritor sunt potrivite mai curand pentru negocierile bazate pe strategia de cedare.

Versatilitatea este aptitudinea multora dintre noi de a-si adapta stilul de comunicare in functie de situatie si de partener, pentru a obtine maximum de avantaje si aprobare sociala. Ea este graduala si inseamna adaptabilitate, mobilitate, nestatornicie, dar si inconsecventa, oportunism si duplicitate.

Versatilitatea ramane o caracteristica oarecum independenta de stilul de comunicare intrucat priveste doar ceea ce este de jucat si schimbator in comportamentul unei persoane, fie pentru a usura comunicarea, fie pentru a manipula pe cei din jur, fie pentru ambele.

Astfel, atunci cand intervine si versatilitatea, avem de-a face cu stilul flexibil (sau versatil), stil de comunicare tipic pentru un bun negociator, caracterizat prin incercarea permanenta, deliberata si controlata constient de a schimba mereu propriul stil, discursul, atitudinea, postura, gestica etc., in raport cu situatia sau partenerul. Stilul flexibil, „jucat” cu discernamant si masura, este cel mai eficient in negocierea afacerilor (nu si in relatiile interpersonale).

Desi stilurile de comunicare comporta diferente semnificative intre ele, nici un rol nu este bun sau rau in sine, pentru o negociere sau alta; eventual, doar mai mult sau mai putin adecvat cu partenerul, ambianta, problema pusa in discutie etc.

In lumea afacerilor sunt implicate numeroase principii si reguli comportamentale (mai mult sau mai putin etice) ce pot conduce la reusita negocierilor, respectiv la obtinerea rezultatelor dorite sau la rezolvarea  intr-un mod acceptabil a problemelor ce fac obiectul negocierii. Printre cele mai importante si eficiente reguli se numara si urmatoarele:

1) Daca trebuie sa negociati cu mai multe persoane, faceti astfel incat dezavantajul dumneavoastra numeric sa se intoarca impotriva respectivului grup: nu ezitati sa exploatati la maximum contradictiile sau dezacordurile ce nu vor intarzia sa apara in cadrul respectivului grup.

2) Nu faceti propuneri ferme si definitive, inainte de a calcula cu precizie formularea acestora si consecintele implicate.

3) Nu va lansati intr-o negociere inainte de a va stabili lista tuturor punctelor ce urmeaza a fi discutate, fixandu-va asupra fiecarui punct un minim acceptabil, un optim si pretul de la care porniti.

4) Nu pierdeti niciodata din vedere esentialul si fiti deosebit de atent la piedicile ridicate de detalii.

5) Inainte de negociere, studiati cu maxima atentie tranzactiile nefinalizate de adversar, putand avea, astfel, un bun prilej de a va forma o imagine asupra modului sau de a gandi si de a privi lucrurile.

6) Evitati sa fiti primul care propune un pret, iar in momentul cand o faceti, amintiti-va ca banul este cea mai rara marfa din lume.

7) Daca sunteti cumparator, deschideti negocierea comentand pe un ton dramatic rezultatele negative din economie.

8) Intr-un contract sau scrisoare de acceptare, textele vag formulate servesc uneia din parti si sunt in detrimentul celeilalte. Trebuie sa stiti de la inceput daca interesele va vor fi mai bine servite printr-un acord vag sau   printr-un contract-„beton”. Este preferabil sa apelati la acesta in situatia in care dispuneti de resurse limitate.

9) Cand doua echipe se aseaza fata in fata la masa negocierilor, faceti astfel incat sa fie repuse in discutie anumite probleme care intereseaza si  aratati-va de partea echipei adverse, mai ales daca apar litigii minore. Adversarii vor deduce ca sunteti „de-al lor” si se vor arata mai dispusi sa va asculte sugestiile pentru a rezolva punctele esentiale ale dezacordurilor.

10) Incepeti prin a negocia punctele minore.

11) Intotdeauna este mai usor sa „joci” pe „teren” propriu. De aceea, faceti astfel incat primele sedinte ale negocierilor sa se deruleze pe „terenul” adversarului. Acestuia i se va parea legitim ca ultimele intrevederi (cele decisive) sa aiba loc la dumneavoastra.

12) O negociere inseamna:

70% pregatire;

10% „punere in scena”;

20% executie.

13) Porniti de la principiul ca adversarul nu trebuie sa va cunoasca slabiciunile – ceea ce nu inseamna ca dumneavoastra nu este necesar sa vi le cunoasteti foarte bine.

14) Intr-o negociere, rezultatele sunt invers proportionale cu gradul de intimidare caruia ii sunteti victima.

15) Daca doriti continuarea negocierilor cu cineva, aratati-va „flexibil” in relatiile de afaceri si in nici un caz „dur”.