Relatii Publice si de Protocol in Organizatii - Programul unei conferinte de presa

Relatii Publice si de Protocol in Organizatii

Programul unei conferinte de presa

Descrierea Companiei:

Companie Nationala cu capital majoritar de stat. Detine  monopol pentru productia anumitor buniri si servicii.

Urmare a unor sesizari primate referitoare la calitatea serviciilor, Consiliul de Administratie al companiei a hotarat sa faca un plan pentru imbunatatirea lor. Acest plan include marirea numarului de centre de livrare, a numarului de functionari care lucreaza direct cu clientii precum si introducerea posibilitatatii efectuarii de plati online

Scopul Conferintei de presa:

Ca urmare a planului de imbunatatire a serviciilor se doreste informarea clientilor despre noile modificari precum si reactia presei referitoare la costurile implicate, confidentialitatea datelor cu caracter  personal.

I.  Pregatirea Conferintei de presa

Alegerea momentului (data, ora, ziua)

Trebuie tinut cont si verificat in primul rand ca momentul conferintei sa nu se suprapuna cu alte evenimente culturale, sportive, economice. De asemenea trebuie avut in vedere in cazul nostru ca toate serviciile mentionate sa fie operationale. Dupa ce s-a ales data desfasurarii, se ia in considerare timpul necesar pentru desfasurarea acesteia. Presupunand ca dureaza aproximativ 3 ore alegem ora de incepere ora 16:00. In planificarea strategica, este esentiala determinarea timpurie a catorva elemente: caracteristicile, anvergura si programul general al evenimentului, structura si volumul estimat al bugetului, profilul participantilor, alegerea destinatiei, datei si locatiei conferintei.

Stabilirea locului de desfasurare

Fiind vorba de o schimbare majora a companiei,  trebuie aleasa o locatie destul de incapatoare. Tinem cont de faptul ca suntem o companie cu capital de stat si deci costurile aferente inchirierii locatiei trebuie sa fie destul de reduse. Alegem de exemplu ROMEXPO, sala Mihail Sadoveanu.

Fixarea listei invitatilor

Avem nevoie de o reactie favorabila a presei economice pentru a nu ni se reprosa ca investitia facuta nu este rentabila, precum si a presei specializate pe partea de IT pentru a da incredere in serviciile de plati online. De asemenea trebuie sa facem cat mai mediatizat evenimentul si trebuiesc invitati si jurnalisti de la cotidiane de mare tiraj, televiziune, radio. Alegem ca invitati ziaristi de la Ziarul Financiar, Ziarul Economic, Go4IT, evenimentul zilei, Adevarul, TVR1, Antena 1, etc.

Redactarea materialelor promotionale

Pliantul de prima anuntare a conferintei, distribuit cu mult inaintea datei evenimentului, chiar in timpul editiei anterioare, trebuie sa includa date despre: destinatie, locatie, data, cazare, informatii turistice, schita programului stiintific;

Brosura de invitare a conferentiarilor si oaspetilor speciali include tematica evenimentului si formularul de subscriere a rezumatelor pe teme de interes profesional, in conditii determinate;

Pliant pentru a doua anuntare, tiparit si distribuit cu cateva luni inaintea conferintei, trebuie sa cuprinda toate informatiile, tarifele si serviciile determinate ferm pana la momentul respectiv;

Alte materiale promotionale pentru eveniment: invitatii, mape si brosuri seminar, materiale scrise, obiecte inscriptionate (pixuri, serviete etc), bannere

Redactarea si trimiterea invitatiilor

Invitatiile trebuiesc sa contina numele invitatului, data, ora, locatia desfasurarii, scopul conferintei, precum si un material promotional pentru a-l pune in tema pe jurnalist.

Redactarea documentatiei

La redactarea documentatiei trebuie sa pariticpe reprezentati de la diversele departamente ale companiei prin intocmirea de rapoarte, evaluari costuri, documentatie referitoare la tot ce implica modificarile companiei, metode securizare date personale, timpi de livrare.

Dosarul de presa, care trebuie predat jurnalistilor trebuie sa contina:

sumarul;

declaratia de principii (profilul de activitate si obiectivul organizatiei);

prezentarea subiectului conferintei

materiale suplimentare

grafice, diagrame, alte elemente ilustrative;

Elaborarea materialelor ajutatoare

Materialele ajutatoare pentru presa trebuiesc  sa contina imagini cu noile centre livrare, cateva poze din cadrul companiei, instructiuni de folosire a diverselor servicii.

Pregatirea discursului si interventiilor

Reprezentantul companiei trebuie sa fie foarte bine documentat si informat despre tot ce a implicat imbunatatirea serviciilor. El se elaboreaza de catre agentul PR sau de catre purtatorul de cuvant al organizatiei. Demersul are 4 etape:

Cunoasterea si intervievarea celui ce urmeaza sa tina discursul;

Documentarea in legatura cu subiectul respectiv;

Definirea subiectului;

Organizarea materialului documentar si scrierea discursului.

Pregatirea activitatilor de catering

Pe durata conferintei, se prefera servirea unor pranzuri de afaceri de durata medie, in aceeasi locatie. Programul prevede si pauze de cafea pentru participanti (cafea, ceai, racoritoare, produse de patiserie, gustari etc).

Cateringul in salile de conferinta se refera la necesarul de bauturi racoritare pentru vorbitori si public. Receptiile de bun-venit, o cina in ambianta traditionala locala, dineurile oficiale fac parte din programul obisnuit al conferintelor, facilitand stabilirea raporturilor sociale intre participanti. In functie de natura activitatii de catering, se practica servirea la mese sau de tip bufet. Meniurile se stabilesc in acord cu beneficiarul, respectand caracteristicile fiecarei functiuni in parte si trebuie sa tina cont de diferite cerinte speciale (vegetarieni / diabetici / diferite apartenente culturale).

Pregatiri si verificari de ultima ora

Revizurea listei invitatilor, a documentatiei ajutatoare, a discursului reprezentantului companiei, a materialor ajutatoare.

II.   Desfasurarea Conferintei de presa

Primirea jurnalistilor

Stiind ora de incepere 16:00 si tinand cont de aparatura implicata in aducerea jurnalistilor de la televiziune,  primii care sunt primiti sunt tehnicienii de la televiziune cu aproximativ 2 ore inainte de inceperea conferintei.

Cu aproximativ jumatate de ora inainte de incepere sunt primiti jurnalistii,

Deschiderea conferintei

La ora 16:00 incepe conferinta prin prezentarea reprezentantilor companiei, precum si a unui material promotional audio-video.

Ceremonia de deschidere oficiala a conferintei marcheaza intr-un cadru protocolar si chiar spectaculos debutul evenimentului, proiectand impresii pozitive asupra intregului eveniment ulterior. Impactul pozitiv depinde de cateva elemente pe care organizatorul profesionist le aplica: discursurile oficiale de scurta durata, parada steagurilor nationale, momente artistice: dans popular, orchestra.

Discursul reprezentantului companiei

Dupa prezentarea reprezentantilor incepe discursul reprezentantului. Acesta nu trebuie sa depaseasca 20-30 minute.

Intrebarile (dialogul formal)

In moderarea discutiilor cu presa trebuie acordat fiecarui jurnalist invitate posibilitatea de a pune intrebari si trebuie evitat monopolizarea intrebarilor de catre un grup restrans de invitati.

Moderatorul discutiei trebuie sa intervina in cazul intrebarilor mai putin placute pentru a-i da timp de gandire reprezentantului companiei. Trebuiesc acoperite toate modificarile serviciilor si trebuie evitat ca discutia sa se poarte doar pentru un anunit segment al companiei

Inchiderea conferintei

Dupa terminarea intrebarilor sau a timpului acordat acesteia toti invitatii sunt invitati la o ..

Ceremonia de inchidere a conferintei este un argument al mentinerii prezentei delegatilor pana la finalul evenimentului, in special daca este urmata de o activitate ca: dineu, decernare de premii.

Dialogul informal

Aici trebuie avut in vedere ce s-a intamplat la conferinta de presa si eventual purtat o discutie cu reprezentantii presei care nu au parut foarte incantati de ceea ce li s-a expicat in timpul discutiilor formale, eventuale lamuriri, clarificari de moment, trebuie incercat sa le schimbam parerea in cazul in care nu au fost de acord cu noi, dar fara a-i obosi sau enerva.

III. Evaluarea conferintei de presa

Verificarea prezentei Vs lista invitatilor

dupa incheiere vom parcurge lista cu jurnalistii invitati si vom nota cei care au fost prezenti sau absenti,

Completarea fisierelor cu raspunsuri pentru jurnalisti

Revizuirea intrebarilor puse pentru a vedea jurnalistii care au dovedit interes fata de companie si completarea bazei de date a companiei referitoare la jurnalisti.

Trimiterea dosarelor de presa celor care au lipsit

Dupa verificare listei invitatilor se trimit dosarele de presa si celor care au lipsit

Trimiterea scrisorilor de multumirea celor care au participat

Trimiterea documentatiei suplimentare celor care au solicitat

Monitorizarea reactiei presei in 7-10 zile

Analiza si evaluarea impactului

Lipsa rezonantei conduce la programe de ameliorare a relatiei cu presa