Proiectarea structurii de organizatie

Proiectarea structurii de organizatie

Proiectarea unei structuri de organizatie trebuie sa porneasca de la ideea ca rezultatul muncii membrilor ei sa fie mai mare decat insumarea muncii fiecarui individ izolat.

Structura organizatorica  reprezinta elementul esential al sistemului de conducere, determinand intr-o proportie insemnata functionalitatea acesteia, modul de organizare a resurselor umane, materiale si financiare, nivelul cheltuielilor si al profitului.

In companiile de asigurari, proiectarea structurii organizatiei porneste de la organizarea activitatii, aceasta facandu-se in functie de obiectivele propuse pentru o perioada determinata de timp. Structura organizatorica se compune din structura functionala (de conducere) organizata in entitatea de baza (centrala) a companiei de asigurari si structura operationala (de coordonare si vanzare a produselor de asigurari) organizata in sucursale teritoriale iar acestea in agentii care actioneaza pe teritorii mai restranse.

Proiectarea structurii de conducere presupune parcurgerea mai multor pasi cei mai importanti fiind:

stabilirea formelor de asigurari care se vor subscrie,

determinarea compartimentelor, a activitatilor care se vor executa in compartimentele respective si a modului de colaborare atat intre ele cat si cu sucursalele teritoriale,

elaborarea modului de functionare a sistemului, a modalitatii de subscriere a fiecarei asigurari ,

stabilirea modalitatilor de retribuire a intregului personal.

Structura operationala consta in proiectarea sucursalelor si a agentiilor care indeplinesc urmatoarele roluri:

de a vinde produsele asiguratorului,

de a oferi consultanta celor care cumpara asigurari,

de a oferi servicii de lichidare a daunelor, asiguratilor care au avut evenimente asigurate,

de a asigura cu personal compania de asigurari,

de a aplica toate deciziile structurii de conducere.

Structura organizatiei, trebuie conceputa in asa fel incat sa fie capabila sa se adapteze rapid la toate schimbarile la care va fi supusa, stiut fiind faptul ca organizatiile orientate catre sectorul de vanzari sunt influentate de numerosi factori interni si externi. Ea trebuie sa fie suficient de stabila pentru a suporta traumele ce insotesc, de obicei schimbarile atat cele venite din afara organizatiei, respectiv din piata asigurarilor sau din celelalte sectoare: economic, industrial si social, cat si a schimbarilor venite din interiorul organizatiei, respectiv cresterea acesteia si redistribuirea sarcinilor din interior.

Organizatia trebuie structurata si organizata luand in considerare activitatile ce se vor  indeplini si nu calitatile personale sau profesionale ale celor ce le vor executa. In practica, sunt putine situatiile de acest fel, cel mai adesea colectivul de lucru este deja format in momentul cand se stabilesc obiectivele companiei si mai apoi se repartizeaza sarcinile. Obiectivul cel mai important, in aceste situatii este punerea in valoare a calitatilor, competentelor si talentelor persoanelor care compun colectivul de munca.

Proiectarea structurii organizatiei se face pornind de particularitatile muncii in asigurari delimitand si definind activitatile si functiile, combinand activitatile si functiile, stabilind atributiile si sarcinile care urmeaza a fi executate, proiectind posturile de lucru, relatiile dintre posturile de lucru, gruparea si repartizare acestora in unitati teritoriale sau subdiviziuni ale acestora in scopul indeplinirii obiectivelor companiei de asigurari.

Desi, aparent sunt opuse, cele doua operatii de delimitare si apoi de combinare a activitatilor si a functiilor sunt foarte importante in cronologia proiectarii organizatiei, acest lucru fiind explicat in continutul capitolului.

Proiectarea structurii organizationale presupune parcurgerea a patru etape:

In functie de formele de asigurari propuse a fi subscrise si a strategiei de subscriere se proiecteaza departamentele la nivelul centralei companiei. Departamentele cele mai importante care se constituie la nivel central sunt:

departamentul asigurari generale

departamentul asigurari de viata

departamentul de lichidare a daunelor

departamentul economic

Stabilirea relatiilor de autoritate intre posturi si pozitii, presupune stabilirea lantului de comanda si daca este necesar deparamentele se subampart in servicii pentru a face mai eficace specializarea si pentru a evita ponderile ierarhice excesive:

a.  departamentul asigurari generale:

serviciu de bunuri

serviciu de raspundere civila

serviciu de risc financiar

serviciu de asigurari de persoane

b. departamentul economic

serviciu contabilitate

serviciu financiar

departamentul de lichidare a daunelor

serviciul daune auto

serviciul daune bunuri

d. departamentul asigurari de viata

serviciul metodologie

serviciul statistica

serviciul actuariat

serviciul indemnizatii persoane

. Proiectarea sucursalelor in teritoriu si stabilirea planului de subscriere pentru fiecare forma de asigurare, functie de potentialul zonei in care aceasta isi desfasoara activitatea.

Proiectarea posturilor (locurilor de munca) astfel ca acestea sa cuprinda sarcinile concrete dupa care aceste sarcini sunt delegate executantilor.

Structura organizatorica permite urmarirea obiectivelor propuse. O data stabilita, este valabila doar pana la indeplinirea obiectivelor propuse. Deoarece activitatea de asigurari este puternic influentata de factori interni si externi care produc modificari importante in continutul ei, fapt generator de schimbari de strategie si de multe ori si de obiective care la randul lor produc schimbari de structura inainte de atingerea obiectivelor propuse.

Referitor la tipurile de structuri organizatorice potrivite unei companii de asigurari, credem ca structura ierarhic-functionala este cea mai potrivita. Deoarece permite crearea compartimentelor de specialisti care ofera solutii la problemele aparute, decizia finala fiind luata si transmisa compartimentelor operationale (sucursalelor) de catre seful direct. Dezavantajul acestei structuri este ca pentru companiile mari calea unei decizii este foarte lunga, fiecare compartiment ia decizia din punctul lui de vedere, fara sa priveasca solutia din toate punctele de vedere, ultimul dezavantaj fiind faptul ca, decizia finala cere efort maxim din partea celui care o ia.

Structura organizatorica a unei companii de asigurari cunoscuta si sub denumirea de organigrama este prezentata in figura 4.4.., in aceasta regasindu-se atat organele colective de conducere cat si departamentele functionale si de executie pe care le consideram indispensabile in organizarea si functionarea optima a unei companii de asigurari.

Figura 4.4. - Structura organizatorica a unei companii de asigurari

Scopul crearii departamentelor este asigurarea bunei functionalitati a companiei pe tipuri de asigurari specializate dupa obiectele preluate in asigurare. Organigrama unui departament specializat, propus, al companiei de asigurari este prezentat in figura 4.5., ca exemplu fiind luat departamentul asigurarilor de viata.

Figura 4.5. - Organigrama directiei asigurari de viata

In organigrama companiei de asigurari, prezentata in figura 4.6. apare intre structura functionala si cea operationala un departament intermediar, departamentul de Centru regional care are arondate toate sucursalele dintr-o zona geografica si are rolul de a cunoaste mai in amanuntime particularitatile zonei in care-si desfasoara activitatea si de a scurta timpul necesar luarii deciziilor de specialitate iar toate aceste duc la satisfacerea doleantelor si nevoilor asiguratilor din zona respectiva. Directia Centrului regional mai are si un rol administrativ, acela de a centraliza rezultatele financiare a sucursalelor

Figura 4.6.- Organigrama Centrului regional al companiei de asigurari

Structura operationala, regasita in sucursalele teritoriale si impartirea acestora in agentii unde are loc implementarea deciziilor luate la nivelul structurii functionale. Sucursalele teritoriale prospecteaza piata si depisteaza persoane fizice si juridice care au nevoie de produse de asigurari, produsele de asigurare care le sunt necesare, contracteza aceste produse, ofera servicii de consultanta asiguratilor sau potentialilor asigurati, costata daunele produse de riscurile asigurate obiectelor preluate in asigurare, instrumenteaza dosarele de dauna si platesc despagubirea celor care au suferit pagube. De asemenea sucursalele teritoriale au un rol important in asigurarea cu personal calificat a companiei de asigurari, respectiv in recrutarea, selectarea, instruirea si perfectionarea persoanelor care contracteaza asigurari. Organizarea, propusa, sucursalei companiei de asigurari se regaseste in figura 4.7.

Figura 4.7. - Organigrama Sucursalei teritoriale a companiei

de asigurari