Managementul schimbarilor

Managementul schimbariLOR

Oricat de atent planificati, pot interveni evenimente neprevazute pe durata punerii in practica a proiectului. Este posibil sa fie nevoie ca activitatea sa fie accelerata, clientii sa-si schimbe optiunile sau tehnologia sa evolueze foarte rapid. Cand se intampla astfel asa, managerul de proiect este obligat sa modifice planul pentru a-l compatibiliza cu schimbarile intervenite.

Figura 9.10 Schema logica a sistemului de control pentru schimbarea deciziei manageriale

Da

Nu

Chiar daca schimbarea este necesara si de dorit, ea implica un pret care trebuie platit. Mai mult, oamenii implicati in proiect pot avea opinii diferite privind importanta modificarilor necesare si modul de punere in practica.

In marile proiecte, exista proceduri standard care implementeaza sistemele de control pentru schimbarea deciziilor manageriale. Un astfel de sistem este prezentat mai in schema logica din figura 9.10.

Cand primiti o cerere pentru a modifica planul, prima data clarificati ce trebuie facut. Daca este posibil, cererea de schimbare trebuie sa fie insotita de un raport detaliat, in scris, despre cauzele sau factorii care impun schimbarea de plan.

Determinati impactul schimbarii asupra tuturor aspectelor din plan. In paralel, intrebati-va ce se intampla daca nu se efectueaza schimbarea.

Decideti daca se va efectua sau nu schimbarea. Daca aceasta schimbare ii va afecta si pe altii trebuie sa-i implicati si pe ei in luarea deciziei.

Daca decideti sa nu se efectueze schimbarea, informati partea care a cerut schimbarea si explicati-i de ce.

Daca decideti sa se efectueze schimbarea, pregatiti instructiuni scrise urmand pasii ceruti pentru a implementa schimbarea. In cadrul sistemului de control pentru schimbarea deciziei manageriale, toate aspectele legate de schimbarea deciziei vor fi detaliate in scris si in ordinea din schema de masuri.

Reactualizati planul incat sa cuprinda toate schimbarile in ceea ce priveste programul de derulare, rezultatele ce vor fi produse si realocarea fondurilor bugetare ca o consecinta a acestui fapt;

Informati toti membrii echipei despre schimbarile facute si despre impactul lor asupra proiectului.

Utilizati urmatoarele reguli generale pentru ca aceste schimbari sa fie usor incorporate in activitatea echipei:

nu folositi schimbarea ca o scuza pentru o planificare incorecta. Incercati intotdeauna sa planificati cat mai corect si cat mai precis planul proiectului. Acest comportament va economisi timp si bani in viitor;

amintiti-va intotdeauna ca orice schimbare implica un cost Nu ignorati costul si daca este posibil determinati costul cu exactitate, inainte de a efectua schimbarea astfel incat sa poata fi minimizat;

evaluati efectul schimbarii asupra tuturor aspectelor proiectului. Tineti seama de faptul ca o schimbare are impact pe toata durata proiectului.

Extinderea pas cu pas a proiectului este o largire graduala a activitatilor proiectului fara ca sa se cunoasca si sa se accepte formal impactul si costurile asociate acestor schimbari. Extinderea poate interveni din diverse motive:

lipsa de claritate si specificitate in definirea scopului proiectului, obiectivelor sale precum si a activitatilor care trebuiesc indeplinite;

acceptarea "micilor schimbari" in plan fara analiza prealabila si aprobare;

s-a permis oamenilor care nu au legatura cu munca asociata interventiei schimbarilor sa decida cand si cum sa faca schimbarile;

sentimentul ca unui client nu trebuie sa-i spui niciodata "nu";

orgoliului personal care va incurajeaza sa credeti ca puteti face orice;

Controlati procesul de extindere pas cu pas procedand astfel:

identificati toate obiectivele proiectului inclusiv cele partiale si treceti-le in plan. Descrieti-le in cele mai mici detalii, inclusiv obiectivele partiale;

analizati impactul schimbarilor cerute asupra produselor, duratei si resurselor proiectului;

efectuati schimbarile numai dupa consultarea celor afectati de schimbari si a caror munca are legatura cu schimbarile ce se doresc a fi efectuate;

dezvoltati relatii de incredere reciproca si comunicare mutuala cu clientii astfel incat sa fie mult mai receptivi cand vor aparea probleme care au  legatura cu schimbarile cerute.