Optiuni in orgnizarea sistemului informational contabil

Organizarea sistemului informational contabil este un  subiect care a nascut si naste dispute in lumea contabila, atat in planul cercetarii contabile, cat si in planul normalizarii. Problema fundamentala privind organizarea unui sistem contabil este legata de modul in care se construieste si se difuzeaza informatia contabila.

Contabilitatea realizeaza reprezentarea interna si externa a unei entitati economice. Aceasta reprezentare justifica existenta a doua componente in sistemul informational contabil al entitatii[1]:

o componenta care reda, mai ales, imaginea firmei in exterior-contabilitatea financiara, considerata "fata externa" a entitatii;

o componenta care descrie procesele interne ale entitatii - contabilitatea de gestiune, considerata "fata interna" a firmei.

Cele doua mari sisteme de organizare a circuitului informational contabil se regasesc in literatura de specialitate sub sintagmele de monism formal sau contabilitate intr-un singur circuit si dualism formal sau contabilitate in doua circuite.

In sistemele economico-sociale in care factorul dominant de putere s-a impus (fie ca sunt actionarii, in cazul sistemului capitalist liberal, fie ca este statul, in cazul sistemului capitalist autoritar sau in sistemul comunist), fara ca factorii de contraputere sa exercite o influenta si sa solicite alte informatii decat cele dorite si agreate de utilizatorul principal, modul de organizare a contabilitatii a fost si este unul de tip monist.

Reprezentarea monista a ciclului de exploatare face apel la un singur sistem contabil care urmareste si inregistreaza in mod normal si continuu toate operatiile acestui ciclu. Aceasta este o contabilitate bazata, in principiu, pe sistemul de inventar permanent.

Este un sistem care a evoluat si s-a perfectionat continuu, o data cu evolutia sistemului capitalist si care isi pastreaza valentele si in zilele noastre. Sistemul monist a exercitat si continua sa exercite o influenta considerabila asupra practicii contabile pe plan mondial, fiind sistemul de organizare al contabilitatii in tari precum: Japonia, Olanda, Canada, Australia, Rusia (inainte si dupa caderea comunismului), Romania (in perioada comunista).

Sistemul de contabilitate cu un singur circuit organizeaza conturile intr-un singur flux in cadrul circuitului economic: capital - aprovizionare - exploatare - vanzare - realizare, atat pentru operatiile ce privesc relatiile cu tertii (functiile externe), cat si pentru cele ale gestiunii interne (functiile interne).

FAZELE CIRCUITULUI ECONOMIC

APROVIZIONARE

REALIZARE

CAPITAL

VANZARE

FUNCTII

EXTERNE

EXPLOATARE

FUNCTII 

INTERNE

Sursa: M. Epuran, V. Babaita, C. Imbrescu, "Teoria contabilitatii", Editura Economica, Bucuresti, 2004, pag. 47

In sistemele economico-sociale, in care factorii de contraputere (cum sunt statul, bancile, salariatii s.a.m.d.) au reusit sa-si promoveze propriile interese, sa solicite si sa obtina alte informatii decat cele dorite de factorul dominant (actionarii), modul de organizare a contabilitatii a fost si este unul de tip dualist, realizandu-se astfel un compromis si o mediere a conflictului informational aparut intre diversele categorii de utilizatori.

In cazul sistemului de contabilitate cu dublu circuit avem de a face cu doua circuite ale informatiei contabile: circuitul contabilitatii financiare si circuitul contabilitatii de gestiune.

FAZELE CIRCUITULUI ECONOMIC

APROVIZIONARE

CAPITAL

CONTURILE CONTABILITATII FINANCIARE

CONTURILE CONTABILITATII FINANCIARE

Conturile circuitului contabilitatii de gestiune

REALIZARE

VANZARE

FUNCTII

EXTERNE

EXPLOATARE

FUNCTII

INTERNE

Sursa: M. Epuran, V. Babaita, C. Imbrescu, "Teoria contabilitatii", Editura Economica, Bucuresti, 2004, pag. 47

Contabilitatea financiara are la baza norme unitare privind organizarea si conducerea ei avand caracter obligatoriu pentru toti agentii economici. Obiectivele contabilitatii financiare pot fi redate, in mod sintetic, astfel:

inregistrarea tuturor operatiunilor economico-financiare ale entitatii, in vederea determinarii rezultatului financiar;

furnizarea informatiilor necesare atat pentru nevoile interne ale firmei, cat si pentru terti;

elaborarea si publicarea situatiilor financiare anuale;

are calitatea de instrument de verificare si de proba judiciara si fiscala.

Contabilitatea financiara trebuie sa asigure inregistrarea cronologica si sistematica, prelucrarea, publicarea si pastrarea informatiilor cu privire la pozitia financiara, performanta financiara si fluxurile de trezorerie, atat pentru cerintele interne, cat si pentru alti utilizatori.

Contabilitatea financiara este destinata din ce in ce mai mult celor care finanteaza entitatea si a suferit in ultimele decenii unele schimbari semnificative, cum sunt: accentuarea standardizarii nationale, regionale si internationale; dezvoltarea unor concepte care i-au in considerare mediul economico-social si natural; asistam la un proces de rafinare conceptuala a contabilitatii, etc..

Contabilitatea de gestiune are ca scop principal controlul factorilor de productie in vederea obtinerii la costuri rationale a unor produse si lucrari. Principalele obiective ale contabilitatii de gestiune sunt:

calcularea costurilor de productie;

stabilirea rezultatelor si a rentabilitatii obtinerii produselor si executarilor de lucrari;

intocmirea bugetului de venituri si cheltuieli pe tipuri de activitati;

urmarirea si controlul bugetului de venituri si cheltuieli in vederea cunoasterii rezultatelor si furnizarii informatiilor necesare fundamentarii deciziilor.

Contabilitatea de gestiune furnizeaza o viziune microeconomica limitata a activitatii umane. Imaginea furnizata de ea este limitata deoarece ignora costuri cum sunt: pagubele datorate poluarii mediului natural cat si alte costuri suportate de colectivitati si care nu fac obiectul unei facturari.

In cadrul contabilitatii financiare un rol prioritar il au functiile de informare a tertilor si de asigurare a informatiilor necesare realizarii sintezelor macroeconomice (intocmirea conturilor anuale), precum si functia de instrument de gestiune, iar in cadrul contabilitatii de gestiune prezinta o importanta deosebita functia previzionala.

Organizarea contabilitatii in doua circuite poate fi prezentata astfel:

Optiunea pentru un sistem contabil monist sau dualist are ca efect, in planul normalizarii si practicii contabile, codificarea conturilor in vederea reflectarii tranzactiilor entitatii. O analiza comparativa a modului de codificare a conturilor pe plan mondial ne conduce la urmatoarele concluzii :

codificarea conturilor este destul de diferita de la un sistem contabil la altul;

exista tari in care codificarea conturilor este realizata de catre fiecare entitate in  parte in functie de nevoile ei specifice;

exista tari in care codificarea conturilor face obiectul instantelor de normalizare si se concretizeaza in elaborarea si aplicarea unui plan contabil national.

Monismul informational presupune ca destinatar un singur utilizator de informatie contabila, in timp ce in cazul dualismului informational exista mai multi utilizatori carora le este destinata informatia contabila.

Datorita cresterii numarului de utilizatori de informatii contabile, presiunea si nevoile lor tot mai mari in materie de informare financiara, cererea de informatii noi care depasesc latura financiara, cum ar fi cele sociale si de mediu, au condus in ultimii ani la cautarea de metode alternative in organizarea contabilitatii.

Multumita progreselor realizate in ultimele decenii in domeniul informaticii, cele doua metode traditionale de organizare a sistemului contabil par a fi intrat in declin. Contabilitatea "multidimensionala" este noua viziune care deschide orizonturi nebanuite in organizarea si difuzarea informatiilor contabile. Noile tehnologii informatice fac ca formalismul contabil, bazat pe principiul partidei duble si a organizarii moniste sau dualiste a contabilitatii, sa para depasit.

Evolutiile din domeniul tehnologiei informatice ne fac sa ne indreptam spre un alt tip de contabilitate, caracterizat prin prelucrarea informatizata a informatiei contabile.