de management

AGENTIA DE PLATI SI INTERVENTIE PENTRU AGRICULTURA

CENTRUL JUDETEAN CONSTANTA

PROIECT DE MANAGEMENT

1. Prezentarea institutiei

1.1. Baza legala de infiintare si legile pe baza carora isi desfasoara activitatea.

Agentia de Plati si Interventie pentru Agricultura (A.P.I.A), este o institutie publica , cu personalitate juridica, in subordinea Ministerului Agriculturii si Dezvoltarii Rurale, finantata integral de la bugetul de stat.

A.P.I.A. este o institutie acreditata in conformitate cu prevederile Regulamentului (C.E.) nr 1290/2005 al Consiliului din 21 iunie 2005 privind finantarea Politicii Agricole Comune si Regulamentului (C.E.) nr 885/2006 al Comisiei din 21 iunie 2006, de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (C.E.) nr 1290/2005 in ceea ce priveste autorizarea agentiilor de plati si a altor entitati precum si lichidarea conturilor F.E.G.A. (Fondul European de Garantare Agricola) si F.E.A.D.R. (Fondul european Agricol pentru Dezvoltare Rurala), organizarea si functionarea agentiei facandu-se in conformitate cu prevederile Legii nr 1/2004 privind infiintarea, organizarea si functionarea Agentiei de Plati si Interventie pentru Agricultura, cu modificarile si completarile ulterioare.

Agentia de Plati si Interventie pentru Agricultura este responsabila cu derularea si gestionarea fondurilor privind:

a) platile directe si masurile de piata;

b) unele masuri finantate din fonduri europene pentru agricultura, dezvoltare rurala si pescuit, stabilite prin ordin al ministrului agriculturii si dezvoltarii rurale.

Totodata APIA este autoritatea publica responsabila cu implementarea Sistemului Integrat de Administrare si Control (I.A.C.S.), cerinta impusa de Regulamentului (C.E.) nr 73/2009 al Consiliului Europei, de stabilire a unor norme comune pentru sistemele de ajutor direct pentru agricultura in cadrul Politicii Agricole Comune si instituire a anumitor sisteme de ajutor pentru agricultori, prin modificarea Regulamentelor (C.E.) nr. 1290/2005 , (C.E.) nr. 247/2006, (C.E.) nr. 378/2007.

Pentru Agentia de Plati si Interventie in Agricultura, statul membru a desemnat o autoritate la nivel ministerial (denumita "autoritate competenta") abilitata sa acorde si sa retraga autorizatia agentiei de plati, insarcinata sa execute sarcinile care ii sunt atribuite prin Regulamentul nr. 885/2006.

Autoritatea competenta decide printr-un act oficial cu privire la autorizarea agentiei de plati dupa analizarea conditiilor de acreditare.

Actul prin care s-a conferit acreditarea in data de 15.12.2007 a avut la baza implementarea recomandarilor din Planul de remediere trasat de catre Autoritatea Competenta, precum si verificarea efectuarii de catre compania independenta de audit Deloitte Audit, potrivit standardelor internationale de audit, care acopera procedurile si structurile Agentiei conform Art. 1 alin.3 din regulamentul (C.E) nr 885/2006.

Toate criteriile de acreditare trebuie strict respectate de catre A.P.I.A.. Monitorizarea criteriilor de acreditare se face atat de catre autoritatile din Romania - respectiv de catre Autoritatea Competenta si de catre Organismul de Certificare (Curtea de Conturi a Romaniei - Autoritatea de Audit) cat si de catre Comisia Europeana, prin misiunile de audit efectuate la A.P.I.A.

1.2. Structura organizatorica si principalele tipuri de relatii functionale ale Agentiei de Plati si Interventie pentru Agricultura-Centrul Judetean Constanta.

Agentia de Plati si Interventie pentru Agricultura dispune de o structura organizatorica ce ii permite sa exercite urmatoarele functii principale in ceea ce priveste cheltuielile F.E.G.A. si F.E.A.D.R., respectiv:

-autorizarea si controlul platilor;

-executarea platilor;

-inregistrarea contabila a platilor.

Structura organizatorica a Centrului Judetean A.P.I.A Constanta cuprinde urmatoarele compartimente :

-Birou inspectii

-Compartiment juridic

-Serviciul ajutoare de stat, masuri de piata

-Serviciul economic

-Compartimentul cota de lapte

-Director executiv adjunct,

aflate in directa subordine a Directorului executiv al Centrului Judetean , si:

-Serviciul masuri de sprijin si IT

-Serviciul controale pe teren

-Centrul local Baneasa

-Centrul local Cogealac

-Centrul local Constanta

-Centrul local Harsova

-Centrul local Mangalia

-Centrul local Medgidia

-Centrul local Negru Voda,

aflate in subordinea Directorului executiv adjunct, conform anexei 1. atasata la proiect. (Orgranigrama reprezinta grafic structura organizatorica a Centrului Judetean A.P.I.A. Constanta).

Conform organigramei , Centrul Judetean este reprezentat la nivel local de 7 (sapte) Centre Locale care au arondate un numar de 70 Unitati Administrativ Teritoriale dupa cum urmeaza:

• CENTRUL LOCAL BANEASA

1. Baneasa

2. Ostrov

3. Adamclisi

4. Dobromir

5. Aliman

6. Ion Corvin

7. Lipnita

8. Oltina

9. Rasova

• CENTRUL LOCAL COGEALAC

1. Cogealac

2. Fantanele

3. Targusor

4. Gradina

5. Istria

6. Mihai Viteazu

7. Pantelimon

8. Sacele

9. Corbu

• CENTRUL LOCAL CONSTANTA

Agigea

Baraganu

Basarabi

Constanta

Cumpana

Lumina

Mereni

Mihail Kogalniceanu

N Balcescu

Navodari

Ovidiu

Techirghiol

Valu lui Traian

Eforie

• CENTRUL LOCAL HARSOVA

Ciobanu

Crucea

Garliciu

Ghindaresti

Harsova

Horia

Saraiu

Topalu

Vulturu

• CENTRUL LOCAL MANGALIA

Albesti

23 August

Costinesti

Limanu

Managalia

Pecineaga

Tuzla

• CENTRUL LOCAL MEDGIDIA

Castelu

Cernavoda

Ciocarlia

Cobadin

Cuza Voda

Deleni

Medgidia

Mircea Voda

Pestera

Poarta Alba

Saligny

Seimeni

Silistea

Tortomanu

• CENTRUL LOCAL NEGRU VODA

Amzacea

Cerchezu

Chirnogeni

Comana

Dumbraveni

Independenta

Negru Voda

Topraisar

Principalele tipuri de relatii functionale si modul de stabilire al acestora in cadrul Centrului Judetean Constanta ,se prezinta astfel:

• Relatii de autoritate ierarhice

- subordonarea directorului executiv fata de directorul general al Agentia de Plati si Interventie pentru Agricultura;

- subordonarea directorului executiv adjunct , a sefilor de servicii, sefilor de birouri si de compartimente fata de directorul executiv si directorul executiv adjunct al Centrul Judetean Constanta -dupa caz;

- subordonarea personalului de executie fata de directorul executiv , directorul executiv adjunct , seful de serviciu sau seful de birou, dupa caz;

• Relatii de autoritate functionale

- se stabilesc intre compartimentele din structura organizatorica a Centrului Judetean in conformitate cu atributiile specifice fiecarui compartiment sau competentele acordate din dispozitia directorului executiv in limita prevederilor legale ;

• Relatii de cooperare

- se stabilesc intre compartimentele din structura organizatorica a Centrului Judetean si compartimentele similare din celelalte structuri ale administratiei publice locale si centrale;

• Relatii de reprezentare:

-in limitele legislatiei in vigoare, directorul executiv, directorul executiv adjunct sau personalului compartimentelor din structura organizatorica reprezinta A.P.I.A Centrul Judetean Constanta in relatiile cu celelalte structuri ale administratiei locale, ale puterii judecatoresti si a altor organisme ale administratiei publice locale si centrale.

2.Informatii generale relevante ale activitatii A.P.I.A Centrul Judetean Constanta

2.1. In cursul anului 2008, in cadrul Centrul Judetean A.P.I.A Constanta s-au efectuat plati pentru ajutor financiar din bugetul national pe urmatoarele acte normative:

H.G. nr. 1211/2005-privind sprijinul direct al statului pentru activitatea de neutralizare a deseurilor de origine animala : subventia acordata a fost in valoare de 234.746,72 RON.

Ordinul M.A.P.D.R. nr. 295/2007 pentru stabilirea modului de implementare a conditiilor specifice si a criteriilor de eligibilitate pentru aplicarea schemelor de plati nationale directe complementare in sectorul zootehnic, in acord cu reglementarile comunitare in domeniu, modificarile si completarile ulterioare;conform acestui ordin s-au inregistrat urmatoarele solicitari de plata cu sumele aferente, pe categorii, la nivelul intregului judet, astfel:

1.ovine+ caprine -236.442 capete

- 1.106 beneficiari

- 10.379.803 RON

2. bovine : -21.905 capete

- 1.863 beneficiari

-10.842.975 RON

Ordinul M.A.P.D.R. 850/2006 pentru aprobarea normelor metodologice privind modul de acordare a sprijinului financiar pentru activitatea din sectorul vegetal ,zootehnic, al imbunatatirilor funciare si al organizarii si sistematizarii teritoriului, precum si conditiie de eligibilitate:

Tratamente fitosanitare in plantatiile viticole: 55 cereri, valoare totala 4.209.270 lei;

2. Autorizarea plantatiilor viticole(D.O.C.): 23 cereri, valoare totala 49.184,4 lei;

Anexa K- sprijin financiar pentru sectorul tutun, hamei, cartofi, plante medicinale si aromatice,precum si flori / plante dendrologice si ornamentale : sprijinul acordat a fost de 2.707.590 lei pentru un numar de 29 cereri;

O.M.A.D.R. 247/2008- RESTRUCTURAREA ,RECONVERSIA PLANTATIILOR VITICOLE, in anul 2008 au fost depuse 34 cereri, pentru o suprafata de 792,3 ha, in valoare totala de 9.467.755,6 euro

2.2. Totodata , incepand cu anul 2007, A.P.I.A este responsabila cu gestionarea si derularea fondurilor europene privind platile directe pe suprafata, astfel incat pana in prezent s-au finalizat doua campanii de primire a solicitarilor de plata pentru platile S.A.P.S.(Schema Unica de Plata pe Suprafata)-respectiv campania 2007 si campania 2008. In prezent este in derulare campania de autorizare si control a cererilor S.A.P.S. 2009.

La nivelul Centrul Judetean Constanta, au fost inregistrate pentru campania 2007 un numar de 12692 solicitari de plata pentru Schema Unica de Plati pe Suprafata(S.A.P.S. )la care se adauga Plata Nationala Complementara (C.N.D.P.), 9727 pentru campania 2008, respectiv 9484 pentru campania 2009 cu suprafata aferenta acestora ,repartizate la nivelul fiecarui centru local , conform tabelului de mai jos:

Realizand o comparatie intre numarul de solicitari de plata inregistrate in campania 2007 si numarul de solicitari de plata inregistrate in campania 2008, respectiv 2009 se constata, conform graficului de mai jos(Fig.1) ,o scadere a cererilor de solicitare de plata aferente anului 2008 fata de 2007, suprafata ramanand aproximativ aceeasi,conform celui de-al doilea grafic(Fig.2).

Comparand anul 2009 cu anul 2008 se constata, de asemeni o scadere a numarului de cereri, concomitent cu marirea suprafetei solicitate.

Scaderea numarului de cereri este rezultatul comasarii terenurilor datorita arendarii sau vanzarii.

Fig.1 . Grafic privind numarul solicitarilor de plata, campaniile 2007,2008 si 2009

Fig.2. Grafic privind suprafata aferenta solicitarilor de plata, campaniile 2007,2008 si 2009

Platile aferente campanie 2007 , reprezentand plata pentru Schema Unica pe Suprafata (S.A.P.S.)+platile notionale complementare (C.N.D.P.), realizate la nivelul judetului Constanta, pentru totalul suprafetei de 456.803,11 ha , s-au ridicat la valoarea de 42.948.891 euro, reprezentand fonduri alocate de la bugetul national , Fondul European de Garantare in Agricultura ( F.E.G.A.) si Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rurala (F.E.A.D.R.).

Platile aferente Campaniei 2008 reprezentand plata SAPS si CNDP pentru o suprafata de 454.702,44 ha sunt de 44.102.213,55 euro.

3. Probeme identificate, existente la nivelul Centrului Judetean Constanta

Repartizarea neechitabila a numarului de Unitatii Administrativ Teritoriale si respectiv a personalului in cadrul centrelor locale.

Existenta unor spatii de lucru, echipamente de birou si spatiu pentru arhivarea documentelor inadecvate si insuficiente pentru desfasurarea in bune conditii de primire si procesare a cererilor de plata , contestate la unele centre locale (ex C.L. Mangalia , C.L. Baneasa, C.L. Harsova)

Exercitarea defectuoasa a activitatilor specificate in manuale de proceduri, a modului de efectuare a controalelor pe teren, cu consecinte asupra termenului de plata a cererilor de sprijin pe suprafata.

3.4. Primirea unor cereri de sprijin incomplete (incoerente din cauza insuficientei informari a beneficiarilor (materialele pentru informarea fermierilor sunt puse la dispozitia personalului A.P.I.A dupa inceperea campaniei de depunere a cererilor de plata)

Efectuarea unor verificari incomplete/incorecte de catre experti A.P.I.A din cauza netransmiterii in timp util a procedurilor (ex. Manualul 7.0 transmis dupa 01.07.2009. la doua saptamani dupa finalizarea campaniei de primire si introducere in baza de date a cererilor pentru care a fost conceput).

Suprapunerea activitatilor aferente a doua campanii de prelucrare a cererilor de solicitare de plata (primirea si verificarea dosarelor pentru o campanie precum si efectuarea autorizarii la plata pentru dosarele aferente campaniei anului anterior).

Necorelarea, nesincronizarea bazei de date IACS cu LPIS.

Introducerea cu intarziere in baza de date a rapoartelor de control pe teren si teledetectie urmare a nefunctionalitatii modulelor in aplicatie.

3.9. Introducerea cu intarziere in aplicatie a modulelor necesare primirii, procesarii si autorizarii la plata a cererilor de plata (ex. Darea in productie a functionalitatii: transfer exploatatie s-a facut in data de 17.06.2009 pentru Campania 2008, termenul final de autorizare la plata fiind de 30.06.2009)

4. Obiective si directii de actiune pentru eficientizarea domeniului de activitate al institutiei si pentru imbunatatirea actului managerial in perioda 2009-2013.

4.1 Alocarea sprijinului financiar pentru suprafete agricole si pentru exploatatii de animale.

Prin Agentia de Plati si Interventie pentru Agricultura -Centrul Judetean Constanta se vor acorda din fonduri europene si de la bugetul national, plati in cadrul urmatoarelor scheme/masuri de sprijin:

Schema de plata unica pe suprafata (S.A.P.S.)

Plati nationale direct complementare (P.N.D.C.)

Schema de plata pentru culturi energetice

Plati pentru masurile de dezvoltare rurala ,delegate de A.P.D.R.P.

Plati nationale complementare directe-sector zootehnic

Un aspect important pentru desfasurarea in bune conditii a activitatii A.P.I.A o reprezinta pregatirea manualelor de proceduri si a modalitatilor de implementare a acestora in cadrul aplicarii schemei de plata unica pe suprafata.

In vederea eficientizarii domeniului de activitate al institutiei, ca director coordonator voi avea in vedere realizarea urmatoarelor obiective:

a)Organizarea instruirilor privind procedura de depunere a cererilor pentru centrul judetean si centre locale, precum si campanii de informare a fermierilor.

b) Instruirea eficienta a personalului din cadrul Agentiei Nationala de Consultanta Agricola si al Directiilor pentru Agricultura si Dezvoltare Rurala, in asa fel incat acestea sa realizeze o consiliere corecta a fermierilor in vederea completarii corecte a formularelor de cerere de plata, asigurand astfel calitatea intregului flux procedural.

c) Monitorizarea zilnica a numarului de cereri depuse precum si a suprafetei aferente acestora

d) Finalizarea autorizarii la plata a fermierilor care au depus cereri de plata in campania 2008

e) Efectuarea controalelor administrative si pe teren a cererilor de plata in termenele stabilite de manualele de proceduri, astfel incat platile cuvenite fermierilor sa ajunga in conturile acestora in timp util.

f) Distribuirea catre fermieri, conform Regulamentelor europene, a invitatiilor care sa contina cererea pretiparita si materialele grafice sa inceapa cel tarziu pe 01.01.2010 pentru asigurarea timpului necesar fermierului pentru a concepe si depune o cerere de plata de calitate superioara.

4.2. Sprijinirea valorificarii productiei agricole prin masuri de piata

Obiectivul principal in domeniul masurilor de piata il reprezinta cresterea nivelului de absortie ale fondurilor comunitare.

Obiectivele operationale care vor fi urmarite pentru implementarea masurilor de piata ,pentru urmatorii patru ani, in cadrul Agentia de Plati si Interventie pentru Agricultura -Centrul Judetean Constanta - sunt urmatoarele:

a) implementarea programului de furnizare a fructelor in scoli

b) planul de furnizare a ajutoarelor alimentare catre persoanele defavorizate din Judetul Constanta.

Pentru implementarea actiunilor de gestionare si distribuire a produselor alimentare catre aceste persoane,conducerea centrului Judetean Constanta are in vedere urmatoarele obiective operationale:

extinderea categoriilor de beneficiari;

diversificarea tipurilor de produse distribuite.

c)Administrarea cotei de lapte,avand ca obiectiv imbunatatirea informarii producatorilor si cumparatorilor.

d)Alocarea sprijinului financiar pentru exploatatiile de animale-bovine,ovine,porcine.

e)Masuri de sprijin in sectorul fructelor si legumelor,in domeniul apiculturii,laptelui si produselor lactate.

5.Dezvoltarea competentelor profesionale ale personalului din cadrul Centrului Judetean Constanta

In vederea realizarii obiectivelor propuse in cadrul Centrului Judetean Constanta, ca si manager al acestei institutii,voi avea in vedere necesitatea imbunatatirii performantelor actuale si viitoare ale angajatilor prin dezvoltarea abilitatilor profesionale ale acestora.

Scopul pregatirii si dezvoltarii competentelor profesionale la nivelul angajatilor este acela de a elimina lipsa de performanta a celor care lucreaza sub asteptarile dorite.In acest sens,pentru eficientizarea resurselor umane din cadrul APIA-Centrul Judetean Constanta, se va avea in vedere implementarea Planului de pregatire profesionala realizat in urma evaluarilor profesionale la sfarsitul anului 2008, urmarind obiectivele mentionate mai jos:

Identificarea nevoilor individuale de pregatire si dezvoltare a personalului, precum si evaluarea rezultatelor programelor de pregatire;

Imbunatatirea relatiei manager-subordonati;

Imbunatatirea comunicarii si intensificarea colaborarii intre manageri sau superiori si subordonati;

Organizarea de cursuri si instruiri privind procedurile de primire a cererilor de plata, de efectuare a controalelor clasice pe teren si a controalelor administrative in sistem, de autorizare la plata a dosarelor, astfel incat aceste instruiri sa conduca la eficientizarea muncii angajatilor si gestionarea corecta a cererilor de plata.

6.Aplicarea principiilor de eficienta,eficacitate si economie in gestionarea mijloacelor financiare si a resurselor umane si materiale ale Centrului Judetean Constanta.

Prin modul de respectare a celor trei principii:eficienta,eficacitate si economie, Centrul Judetean Constanta se face direct responsabil asupra performantelor realizate si asupra modului de gestionare a fondurilor comunitare si nationale.

Conducerea Centrului Judetean Constanta isi propune, pentru aplicarea eficienta a celor trei principii, in ceea ce priveste gestionarea mijloacelor financiare si a resurselor umane,urmatoarele obiective:

a) Adaptarea structurii organizatorice in cadrul Centrului Judetean prin dimensionarea corespunzatoare in ceea ce priveste alocarea personalului pe servicii, compartimente si Centre Locale in functie de volumul, complexitatea si dificultatea obiectivelor de realizat.

b) Monitorizarea stricta a autoturismelor institutiei, prin intocmirea de referate asupra utilizarii acestora, deplasarilor efectuate, consumului inregistrat si eficientei asupra controalelor efectuate;

c) Monitorizarea si gestionarea eficienta a nivelului de cheltuieli in ceea ce priveste materialele de birotica utilizate, precum si a celorlalte cheltuieli inregistrate la nivelul institutiei(cheltuieli cu energia electrica, combustibili pentru incalzire, materiale de curatenie, plata serviciilor de intretinere a echipamentelor de calcul, cheltuieli salariale), in asa fel incat sa se realizeze incadrarea in bugetul stabilit pentru fiecare an calendaristic;

d) Calitatea documentelor de contabilitate si a informatiilor referitoare la segmentul financiar.

7.Propuneri de imbunatatire a colaborarii institutionale.

Colaborarea, precum si comunicarea intra si interinstitutionala constituie un element esential pentru realizarea obiectivelor stabilite de Centrul Judetean APIA Constanta. Pentru imbunatatirea colaborarii, atat cu beneficiarii serviciilor oferite de APIA, cat si cu institutiile publice de la nivel judetean, propun urmatoarele directii de comunicare:

Cu agentii economici, pentru eficientizarea si corectitudinea gestionarii cererilor de plata depuse de acestia;

Cu personalul Oficiului Judetean de Consultanta Agricola si al Directiei pentru Agricultura si Dezvoltare Rurala, in vederea consilierii fermierilor pentru completarea corecta a formularelor de cerere, asigurand astfel calitatea intregului flux procedural;

Implementarea sistemului de consultanta pentru fermieri in colaborare cu Agentia Nationala de Consultanta Agricola;

Colaborarea cu Primariile din judet, in vederea mediatizarii formelor de sprijin care se deruleaza prin intermediul Agentiei de Plati si Interventie pentru Agricultura, precum si pentru sprijinirea actiunilor de informare a fermierilor, desfasurate la nivelul fiecarei unitati administrativ teritoriale;

Colaborarea cu Institutia Prefectului, prin intalniri in comisii mixte organizate impreuna cu celelalte institutii ale administratiei publice descentralizate.