Introducerea diferitelor tipuri de date intr-o foaie de calcul

Se selecteaza celula in care dorim sa apara informatia si o tastam; caracterele introduse apar atat in celula selectata cat si in bara de formule. Pentru ca informatia sa ramana, se apasa tasta Enter.

Datele care se introduc intr-o foaie de calcul pot fi de tip:

n   text

n   date numerice

n   date calendaristice

n   date logice

n   formule

Programul Excel verifica tipul datei introduse astfel:

n    considera ca fiind text orice data care nu are forma unei formule sau a unei valori   

Textul si valorile (numerele) sunt considerate constante - ele se modifica doar la actualizarea continutului celulei.

Formulele actualizeaza valorile calculate imediat ce se modifica valorile care le utilizeaza.

Textul care depaseste dimensiunile celulei, se " revarsa " peste marginile ei.

Exemplul 1.

Consinerand ca la o cofetarie s-au vandut in anul 1996 urmatoarele produse: Fanta, CocaCola, Skip, Pepsi, sa se realizeze un tabel in Excel care sa contina coloanele (campurile) : nr.crt., produs, pret unitar, unitate de masura, cantitatile vandute in fiecare trimestru a anului, valorile corespunzatoare ( pret unitar * cantitate) fiecarui trimestru si totalul pe an al valorii pe produs.

Inregistrari

Campuri

Titlul tabelului

Observatie:

Pentru centrarea titlului:

n    se selecteaza randul in care va fi scris tinand cont de marginile formatului de pagina ales;

n    se alege din meniul rapid optiunea: Format Cells . -> Alignement -> Horizontal Center across selection

sau: - se selecteaza randul in care este scris titlul dupa care se alege butonul:

Center Across Columns

Pentru scrierea titlului cu diferite fonturi:

se selecteaza celula in care a fost scris titlul, dupa care se alege: tipul fontului, dimensiunea .

1. Datele numerice

Particularitati:

n    sunt aliniate automat la dreapta celulei;

n    daca valoarea este mai mare decat latimea coloanei care contine celula, programul converteste automat valoarea la notatia stiintifica;

Ex.: 600 000 000 va fi scris sub forma: 6E+08

n    virgula zecimala este inlocuita cu punctul ( format american) ;

Ex: 6000,50 va fi scris: 6000.50;

pentru introducerea valorilor negative se foloseste semnul minus sau parantezele rotunde astfel:    - 1970 sau (1970);

o celula plina cu caracterul # indica faptul ca latimea ei nu permite afisarea corecta a numarului continut <=> schimbarea formatului sau a dimensiunii celulei.

2. Date de tip text

Particularitati:

n    datele de tip text includ caractere alfabetice, numere si simboluri;

n    intr-o celula se pot introduce pana la 255 de caractere;

n    alinierea datelor se face automat la stanga celulei;

n    pentru a introduce numere ca date de tip text, acestea se scriu intre ghilimele, Ex: " 7000"

3. Date calendaristice

Particularitati:

o data calendaristica se introduce intr-un format recunoscut de Excel: 

Ex: 23/03/97 sau 18-Jul-61 sau 09.10.1990

Observatie: pentru alegerea unui format corect pentru datele calendaristice, se poate folosi meniul rapid ( clic pe butonul dreapta al mouse-ului) cu optiunea: Format Cells . -> Number-> Category-> Date

dupa care se alege din lista derulanta: Type tipul de afisare pentru data caledaristica introdusa.

Formatele Excel

Modificarea datelor

Presupune:

pozitionarea indicatorului de celula in celula care dorim sa modificam datele si selectarea ei cu dublu clic pe ea:

modificarea datelor din celula selectata;

salvarea modificarilor facute: selectand butonul din bara de formule sau apasand tasta Enter;

5. Stergerea continutului celulelor

Presupune:

selectarea celulei al carei continut se sterge ;

daca se sterge partial informatia continuta in celula, se executa dublu clic pe celula respectiva dupa care cu ajutorul tastei Delete se sterge caracter cu caracter ;

daca se sterge tot continutul celulei selectate, se apasa tasta Delete.

Un alt mod de a sterge continutul unor celule este urmatorul:

n    se selecteaza celula sau domeniul celulelor si se alege din meniul Edit optiunea Clear dupa care se alege: Contents

Revenirea la continutul initial

Daca s-a sters accidental continutul unei celule, se selecteaza imediat optiunea: Redo(u) Clear (Ctrl+Z) din meniul Edit sau se apasa butonul: ( Undo ) din bara de instrumente standard

Alte posibilitati de stergere oferite de optiunea Clear din meniul Edit:

Stergerea continutului celulelor folosind meniul rapid

n   se selecteaza celula ( celulele) a carei continut se sterge;

n   se executa clic pe butonul din dreapta al mouse-ului si se alege optiunea: Clear Contents

6. Stergerea celulelor, liniilor si coloanelor unei foi de calcul

Din meniul Edit se alege optiunea Delete, moment in care apare o caseta de dialog care se poate selecta una din variantele:

7. Inserarea de celule, linii sau coloane

Se poate face alegand din meniul Insert, una din optiunile:

Cells . = pentru inserarea de celule, cu urmatoarele variante:

Rows = pentru inserarea unui rand deasupra celulei curente;

Columns = pentru inserarea unei coloane in stanga celulei curente.

Pentru a insera mai multe randuri sau coloane, dupa ce s-a inserat unul se poate selecta butonul Repeat.

Observatie:

Daca la inserarea unui grup de celule ( randuri) se doreste ca noile celule sa aiba acelasi format cu alte celule deja existente in foaia de calcul, se selecteaza acestea din urma si se alege butonul Format Painter din bara de instrumente standard dupa care se aplica acel format pe noile celule inserate.

8. Introducerea datelor

Folosind facilitatile:

Functiei AutoComplete - pentru introducerea elementelor de text care se repeta in cadrul unei coloane. In momentul in care se utilizeaza o data deja introdusa, este suficient sa se scrie primele litere ale elementului, Excel completand restul.

Functiei Pick List - pentru introducerea datelor care se repeta. Se introduc datele o singura data intr-o coloana dupa care se alege din meniul rapid optiunea: Pick from list . Elementele introduse astfel in lista vor putea fi selectate oricand in cadrul aceleiasi coloane, alegand: Pick from list . si selectand elementul dorit.

Operatii de cautare sau inlocuire in foaia de calcul

Pentru a cauta date sau formule care contin aceeasi termeni se foloseste din meniul Edit optiunea Find; alternativ se poate folosi Replace (inlocuire) pentru a inlocui termenul gasit cu altul nou.

Cu optiunea Find exista posibilitatea gasirii de: text, numere sau termeni de formule din intreaga foaie de calcul.

10. Introducerea seriilor de numere sau date

Se face folosind optiunea: Fill ( completare) din meniul Data si selectarea optiunii: Series (serii).

Se foloseste pentru:

n    introducerea de valori consecutive;

n    a crea titluri sau serii de valori de intrare.

Crearea seriilor

Pentru repetarea continutului unei celule intr-un domeniu de celule selectat, se procedeaza astfel:

se introduce valoarea in celula de pornire;

se pozitioneaza cursorul pe coltul din stanga jos al celulei de pornire pana cand forma sa este de cruciulita subtire si prin dragare se selecteaza linia sau coloana in care va fi introdusa valoarea.

Folosind din meniul Edit optiunea: Fill si apoi Series se parcurg etapele:

in prima celula se introduce numarul sau data calendaristica de pornire;

se selecteaza domeniul celulelor care se doreste a se completa;

se alege din meniul Edit optiunea: Fill si apoi Series dupa care din caseta de dialog Series se selecteaza una din variantele:

Rows - pentru serie liniara

Columns - pentru serie pe coloana

aceste optiuni se selecteaza automat in functie de tipul selectiei realizate

Trend - se selecteaza daca se doreste o crestere liniara, valorile crescand cu o unitate

Step Value   - numarul care se introduce va reprezenta constanta ( pasul) cu care se vor modifica valorile seriei. Poate fi un numar pozitiv sau negativ.

Optiunile Type:

Linear => crestere liniara cu pasul stabilit la Step Value

Growth => crestere exponentiala ( ridicare la putere)

Date => se activeaza grupul Date Unit si astfel cresterea se va aplica:

Day - zilelor

Weekday - saptamanilor

Month - lunilor

Year - anilor

AutoFill => serii de text predefinite de Excel sau de utilizator

Stop Value   - indica ultima data din serie ( optional)

Se alege in final OK

Completarea seriei se opreste atunci cand este intalnita marginea domeniului selectat sau se ajunge la valoarea limita Stop Value.

11. Serii predefinite de programul Excel, serii text

Tuesday, Wednesday, Thursday etc.. sau Tue, Wed, Thu etc . = zilele saptamanii in limba engleza

May, June, July etc . = lunile anului

Quarter 1, Quarter 2, etc.. = trimestrele anului.

Se pot introduce astfel:

se introduce data de inceput a seriei in celula dorita;

se marcheaza prin dragare domeniul celulelor in care se introduce seria ( linie sau coloana) cursorul fiind plasat in coltul din stanga jos al celulei de pornire.

12. Serii text definite de utilizator

Se realizeaza folosind din meniul Tools.. optiunea Options . dupa care se selecteaza:

eticheta: Custom Lists

NEW LIST din caseta de Custom Lists ( liste personalizate)

se selecteaza caseta de listare: List Entries ( elemente lista) si se introduc elementele dorite separate prin Enter;

se apasa butonul Add pentru adaugarea noii liste in caseta: Custom Lists

se selecteaza butonul OK

Pentru a adauga o lista ale carei elemente se gasesc in celulele foii de calcul se parcurg etapele:

Se selecteaza celulele care contin elementele listei;

Se alege din meniul Tools optiunea: Options dupa care se selecteaza eticheta: Custom Lists;

Domeniul selectat va apare in lista Import List din caseta Cells. Aici se pot corecta eventualele greseli.

Se alege Import si OK.

Listele o data create ele pot fi folosite si in alte foi de calcul.

Probleme care apar la introducerea datelor:

Celula are latimea prea mica pentru a permite afisarea integrala a numarului.

Pentru a marii latimea celulei se alege din meniul Format optiunea:

Column dupa care: Width => se modifica latimea celulei selectate la o dimensiune data de utilizator

AutoFitSelection => se face o redimensionare automata in functie de marimea datei introduse

Acelasi lucru, de marire a latimii unei coloane, se poate face si cu ajutorul mouse-ului prin tragere atunci cand cursorul se afla pozitionat pe cadrul care defineste coloanele: A,B,C . la marginile care desparte coloana care trebuie marita de celelalte coloane ( forma cursorului este: <-|->)