Pocedee si tehnici de control financiar total si prin sondaj

Pocedee si tehnici de control financiar total si prin sondaj

Controlul total si prin sondaj. Tehnici si procedee

Controlul total cuprinde toate operatiunile din cadrul obiectivelor sabilite si se exercita pe intreaga perioada a verificarii. Acest tip de control financiar este cel mai cuprinzator si sigur. Intrucat presupune un volum foarte mare de munca, nu se poate aplica intotdeauna. Este osbil mai ales in unitatile mici sau atunci cand exista probe certe ca s-au produs grave deficiente si abateri in activitatea economico-financiara a unitatii controlate, presupunand clarificarea situatiei, stabilirea vinovatilor si recuperarea prejudiciilor.

Tehnici si procedee de control financiar total :

Controlul documentar este procedeul de stabilire a realitatii, legalitatii si eficientei operatiunilor economice si financiare prin examinarea documentelor primare si centralizatoare, a inregistrarilor in evidenta tehnic-operativa si in cea contabila.

Asupra documentelor primare, o importanta deosebita o acorda controlului documentar ( ca forma a controlului financiar), atat inainte de a inregistra conturi, cat si ulterior. Acest tip de control se exercita atat asupra formei cat si a continutului.

• Din punct de vedere al formei, controlul documentelorare urmatoarele obiective : autenticitatea, exactitatea intocmirii si valabilitatea, efectuarea corecta a calculelor.

Controlul vizand autenticitatea documentelor primare se indrepta cu prioritate asupra urmatoarelor aspecte : modul de folosire a documentelor tipizate; completarea cu toate elementele necesare solicitate de imprimat; completarea corecta a datelor si existenta semnaturilor originale, inclusiv concordanta cu specimenele de semanaturi; concordanta dintre documente si justificarile anexate.

Controlul exactitatii intocmirii si valabilitatii documentelor se realizeaza in raport cu momentul si conditiile producerii operatiunilor economice si financiare pe care le consemneaza. De cele mai multe ori, documentele care reflecta operatiuni patrimoniale se intocmesc la anumite termene anticipat stabilite si respectarea unei metodologii unitare , a caror nesocotire lezeaza autenticitatea lor si pune sub semnul intrebarii exactitatea si valabilitatea acestora.

Controlul efectuarii corecte a calculelor presupune verificarea din punct de vedere aritmetic a documentelor vizand constatarea si inlaturarea erorilor de calcul care pot denatura continutul operatiunilor economice si financiare, eventual in slujba unor scopuri oculte. Sunt cazuri in care calculele sunt gresite intentionat si ascund fraude, delapidari, sustrageri, nereguli, evaziuni fiscale.

• Din punct de vedere al continutului, controlul financiar al documentelor are drept obiective : legalitatea, realitatea, eficienta ( necesitatea, economicitatea si oportunitatea).

Controlul asupra legalitatii documetelor urmatreste ca aceta sa fie intocmite cu respectarea normelor legale privind disciplina financiara a operatiilor pe care le reflecta.

In acest scop controlui documentelor justificative se confrunta cu prevederile legale si se stabileste concordanta dintre ele. Baza juridica a controlului financiar sub aspectul legaltatii il constituie legle, ordinele si instructiunile, prevederile altor acte normative care servesc drept criteriu pentru stabilitea justetii operatiunilor efectuate , pentru a se observa in e masura s-au efectuat in limitele unei stricte legalitati, precizandu-se si dispozitiile legale incalcate.

Controlul realitatii si exactitatii operatiunilor economice si financiare isi propune sa stabileasca daca aceste s-au efectuat in limitele, conditiile si locul indicat in documentele primare . In cazul in care exista incertitudine asupra realitatii operatiunilor supuse verificarii se recurge la control faptic , solicitandu-se celor care au semnat documentele sa confirme realitatea operatiunilor, inclusiv autenticitatea semanaturilor. Acest obiectiv al controlului financiar asupra documentelor primare se realizeaza si prin tehnica controlului reciproc si incrucisat al documentelor.

Controlul eficientei operatiunilor economice si financiare are in vedere aspecte mai complexe care tin de : necesitatea, economicitatea si oportunitatea acestora. Controlul financiar sub aspectul necesitatii isi propune sa verifice gradul de utilitate al operatiunilor consemnate in documente, propunand, masuri pentru eliminarea risipei si stoparea efectuarii in continuare a operatiuni ineficiente. Controlul economicitatii vizeaza cu prioritate daca operatiunea financiara este necesara din punct de vedere al activitatii generale a entitatii economice sau a societatii si daca prin producerea acelor operatiuni exista garantia unui rezultat financiar pozitiv.

Controlul oportunitatii unei operatiuni vizeaza aspectul daca momentul ales si locul stabilit pentru executarea acestei sunt cele mai convenabile, atat din punct de vedere economic si financiar, cat si pentru mentinerea pe segmentul de piata in care actioneaza entitatea respectiva.

Exista deseori posibilitatea ca o anumita operatiune supusa controlului fianciar sa satisfaca criteriile de legalitate si realitate, dar sa fie importuna intr-un anumit moment datorita conjucturii si sa devina astfel ineficienta.

De asemenea, se mai pot constata fie documente care indeplinesc conditii de forma, dar nu reflecta real operatiunile economice, fie nu indeplinesc conditii de forma, dar reflecta operatiunile economice reale, fie nu indeplinesc atat conditii de forma, cat si conditiile de continut.

In asemenea cazuri sarcina controlului este de a semnala situatii anormale si de a propune eventuale solutii pentru ca conducerea entitatii respective sa ia decizii corespunzatoare.

Un obiectiv special al controlului financiar asupra documentelor primare il constituie modul de gestionare, utilizare si evidenta a formularelor cu regim special.

Prin folosirea abuziva, frauduloasa sau in afara actelor normative care reglementeaza utilizarea unor asemenea formulare se poate facilita scoaterea din circuitul economic a unor importante valori materiale si banesti in scopul insusirii lor in scop personal, justificarea neglijentei, abuzului in serviciu etc.

Din acest motiv, asemenea documente sunt supuse unui regim special de gestionare , utilizare si evidenta, cu finalitate in prevederea pagubirii patrimoniului, public sau privat, fiind totodata supuse unui control documentar riguros.

Asupra sistemului de evidente tehnic-operative si contabile consemnate in documente, controlul financiar are ca obiectiv generic verificarea modului de organizare si conducere a contabilitatii care trebuie sa fie exacta, corecta, reala, legala si completa. Ca obiective specifice se regasesc : conducerea evidentei tehnico-operative concret se verifica daca procurarea lor s-a efectuat numai de la furnizorii autorizati, daca persoanele desemnate cu gestionarea lor indeplinesc conditii legale, cunoastere cu exactitate a volumului formularelor cu regim special intrate in gestiune si a celor date spre utilizare, eliberare lor din magazii numai cu indicarea expresa pe bonul de materiale a numarului si seriilor formularelor, justificarea permanenta a stocului existent, resturile, formularele cu greseli de tipar eronate sau anulate.

Asupra sistemului de evidente tehnico la locurile de depozitare si pe forme de materiale, evidentierea exacta, corecta si la timp a operatiilor legate de aceasta si consemnarea lor in documente justificative;

1. aplicarea corecta a doctrinei si metodologiei contabile;
2. modul de organizare a evidentei contabile analitice si sintetice;
3. reflectarea corecta a patrimoniului, inclusiv a miscarii valorilor patrimoniale;
4. corelatiile dintre evidenta tehnic-operativa cu cea contabila;
5. realitatea datelor inscrise in bilantul contabil si anexele acestui;
6. structura organizatorica si functionala a compartimentului financiar-contabil, a subdiviziunilor acestuia;
7. modul de delimitare a sarcinilor, stabilirea corecta a atributiunilor de serviciu, obligatiile si raspunderile individuale etc.

Sintetizand pe probleme, principalele obiective ale controlului financiar privind sistemul de evidente tehnic-operative ar consta in :

1. conducerea corecta si la zi a contabilitatii;
2. intocmirea documentelor justificative pentru operatiile patrimoniale;
3. constituirea si evaluarea capitalului social si a patrimoniului;
4. exactitatea si realitatea inregistrarilor contabile;
5. inventarierea patrimoniului si valorificarea rezultatelor acestuia;
6. intocmirea documentelor de sinteza contabile (balante de verificare, bilantul contabil si anexele acestuia, contul de profit si pierderi) la timp si cu respectarea integrala a metodologiei.

• Controlul documentar se exercita prin modalitatea sau tehnici care se utilizeaza selectiv in functie de situatia corecta sau controlata pe baza sistemului de informatii existent si a modului de gestionare a patrimoniului.

Aceste modalitati si tehnici sunt :

Controlul cronologic se exercita in ordinea intocmirii, inregistrarii si indosarierii documentelor. A cesta se examineaza in fiecare zi, in ordinea in care sunt pastrate fara nici o grupare sau sistematizare prealabila. Aceasta modalitate de control este simpla, insa distribuie atentia organului de control asupra unui numar mare de operatiuni de diferite feluri, necesita folosirea in acelasi timp a unui material legislativ bogat si duce la ingreunarea studierii succesive si aprofundate a fiecarui tip de operatiune. Se exercita cu usurinta, dar nu da posibilitatea urmaririi de la inceput si pana la sfarsit a unei probleme.

Controlul invers cronologic se exercita de la sfarsitul spre inceputul perioadei de control. Se incepe cu controlul celor mi recente operatiuni si documente si se continue din prezent spre trecut. Aceasta modalitate de control documentar se realizeaza atunci cand la constatarea unei abateri este necesar sa se stabileasca momentul initial cand acesta s-a produs, sau sa se urmareasca procesul dezvoltarii operatiunilor precedente si cele care au legatura cu abaterea, De asemenea, se utilizeaza si atunci cand se constata anumite omisiuni sau erori de inregistrare, pentru identificarea carora este necesara cercetarea document cu document sau pozitie cu pozitie a lucrarilor intocmite anterior.

Controlul sistematic sau pe probleme presupune mai intai gruparea documentelor pe probleme (op. de casa, aprovizionare, salarizare decontari), iar apoi de trece la controlul lor in ordine cronologica. Acesta modalitate de control documentar este eficienta in exprimarea documentelor si inregistrarilor financiare intrucat da posibilitatea urmaririi cu o mai mare atentie a unui anumit obiectiv.

Eventualitatea omisiunilor este mai redusa si se pot stabili concluzii pertinente cu privire la fiecare problema sau tema supusa controlului. O faza superioara a controlului pe probleme este acela tematic, a carui arie de cuprindere este si mai extinsa, iar complexitatea obiectivelor este si mai ridicata :

Controlul reciproc consta in cercetarea si confirmarea la aceiasi unitate a unor documente sau unor evidente cu continut identic, insa diferite ca forma pentru operatii aflate in interdepenta. Aceasta forma a controlului documentar este o confirmare a datelor inscrise in documentele si evidentele tehnic-operative si contabile.

Controlul incrucisat consta in cercetarea si confirmarea continutului tuturor exemplarelor unui document, existente la unitatea controlata si la alte unitati cu care s-au facut decontari, de la care s-au primit sau carora li s-au livrat marfuri, s-au prestat servicii , s-au executat lucrari si alte valori. Pe langa confirmare tuturor exemplarelor unui document, controlul incrucisat cuprinde si documente si evidente diferite , din al caror cuprins se pot desprinde necocordantele care privesc aceiasi operatie. Controlul incrucisat cuprinde o confirmare externa a datelor inscrise in documentele unitatii controlate. Rezultatele acestui tip de control documentar se completeaza prin situatii extrase de la agentul economic sau institutia verificata si prin anexarea documentelor originale sau a copiilor certificate in mod legal la dosarul de control.

Investigatia de control reprezinta modalitatea prin care se obtin informatii din partea personalului a carui activitate se controleaza, persupunand studierea unor probleme care nu rezulta clar din documentele si evidentele puse la dispozitie . Prin ea insasi, investigatia nu este intotdeauna o sursa de informatii demna de incredere, intrucat poate conduce actiunea de control pe piste gresite cu sau fara intentie , insa ea ofera un supliment de informatii in aplicarea altor modalitati de informare.

Calculul de control presupune reproducerea unor secvente ale muncii indeplinite de contabil, prin care se obtin probe asupra exactitatii inregistrarilor contabilitatii, si un element probatoriu extrem de important in cazul producerii unor fraude prin plimbarea unor sume si operatiuni prin diferite conturi cu scopul pierderii urmei lor.

Examenul critic implica verificarea documentelor si evidentelor tehnico-operative, contabile si financiare cu scopul descoperirii elementelor esentiale, de continuitate logica in derularea unor procese si fenomene. Eficienta acestei tehnici depinde in primul rand de experienta si pregatirea profesionala a persoanelor care efectueaza controlul financiar.

Comparatia contabila consta in examinarea comparativa a diferitelor solduri din evidentele analitice cu cele din conturile sintetice supuse controlului documentar. Prin acest procedeu se obtin informatii care dau pentru unele inregistrari o proba suficienta privind justetea lor. Comparatia cu datele din situatia pecedenta este o aplicare frecventa a tehnicii comparatiei, precum si a dinamicii unor procese si fenomene economice si financiare.

Analiza contabila este modalitatea de control documentar care prevede inregistrarea operatiunilor economice in conturi prin care se determina conturile in care urmeaza a se inregistra si relatia dintre ele, presupunand inlaturarea logica a mai multor judecati pentru obtinerea unei concluzii concretizate in solutia contabila a respectivelor operatiuni. Spre deosebire de revizia contabila ca expresie a controlului financiar ulterior e controlul care are caracter postoperativ, analiza contabila este preventiva, plasandu-se la inceputul procesului de evidenta. Acest procedeu presupune analiza elementelor de activ si de pasiv reflectate prin conturile sintetice si cele analitice corespunzatoare. Pentru controlul concordantei dintre datele unui cont sintetic si datele unui cont analitic se utilizeaza balanta analitica de control.

Balantele analitice de control se intocmesc pentru fiecare cont sintetic desfasurat pe conturi analitice si care cuprind urmatoarele situatii de control :

1. soldul initial al contului sintetic sa fie egal cu totalul soldurilor initiale ale conturilor sale analitice;
2. totalul miscarilor debitore ale contului sintetic sa fie egale cu totalul miscarilor debitoare ale conturilor analitice;
3. totalul miscarilor creditoare ale ale contului sintetic sa fie egale cu totalul miscarilor creditoare ale conturilor analitice
4. soldul final al contului sintetic sa fie egal cu totalul soldurilor finale ale conturilor analitice.

Lipsa acestor corelatii arata ca s-au strecurat erori,fie la inregistrarea operatiunilor in conturi , fie la efectuarea calculelor erori care trebuie identificate si corectate.

Balanta sintetica de control este instrumentul cu ajutorul caruia se obtine garantia exactitatii inregistrarilor efectuate in conturi si intocmirii unor balante reale si complete prin care se semnaleaza operativ inregistrarea gresita a unor operatii economice, ca urmare a nerespectarii principiului dublei inregistrari , insumarea eronata a rulajelor sau stabilirea gresita a soldurilor.

Balanta de control sah este instrumentul in masura sa descopere erorile de inregistrare care pe langa seriile de egalitati, cuprinde si corespondenta conturilor. Aceasta ofera si posibilitatea identificarii necorelatiei dintre conturi, a erorilor de compensatie si a celor de inregistrare.

Controlul faptic

Controlul faptic este procedeul de control financiar prin care are loc stabilirea situatiei reale si a miscarii mijloacelor materiale si banesti dintr-un patrimoniu. Acesta se exercita in locul de pastrare a bunurilor materiale si a mijloacelor banesti avand ca obiective prioritare urmatoarele :

• determinarea exacta a cantitatilor si valorilor existente;
• starea reala in care se regasesc;
• stadiul si modul de prelucrare;
• respectarea legalitatii in utilizarea lor.

Principalele tehnici utilizate in controlul faptic sunt :

Inventarierea de control - principala modalitate de control faptic avand ca obiectiv constatarea a existentei calitative si cantitative a elementelor de activ dintr-o gestiune, precum si a modului de indeplinire a activitatii de catre gestionari. Aceste operatiuni presupun constatarea existentei stocurilor si a soldurilor faptice, compararea acestora cu cele scriptice din evidentierea contabila si eventual stabilirea eventualelor diferente. Prin inventariere se controleaza si modul de conservare a mijloacelor economice.

Expertiza tehnica si analiza de laborator - modalitati de control faptic care se utilizeaza pentru stabilirea integritatii valorilor materiale, calitatea unor produse, continutul si succesiunea anumitor lucrari, volumul manoperei incorporate, consumurile specifice necesare unei operatiuni. Acest procedeu de verificare se executa de catre specialistii din domeniu, la solicitarea impreuna cu organele de control financiar, asumandu-si raspunderea pentru constatarile facute.

Observarea directa - este folosita pentru stabilirea unor situatii reale care nu rezulta din documente. Se presupune deplasarea la fata locului pentru a constata modul in care personalul unitatii controlate isi indeplineste obligatiile de serviciu sau la locurile unde se desfasoara anumite activitati, cum ar fi : sectii, ateliere, laboratoare etc.

Inspectia fizica - consta in examinarea existentei nemijlocite a unor mijloace material si valori, cum ar fi controlul banilor si altor hartii de valoare in casierii.

Controlul financiar prin sondaj

Controlul prin sondaj vizeaza cele mai reprezentative documente si operatii, care permit obtinerea unor concluzii cu caracter general asupra obiectivului controlat.

Acest tip de control financiar cuprinde numai o parte din operatiile si documentele dintr-un anumit sector. El se poate limita la parte din perioada de timp supusa verificarii, luandu-se in considerare inclusiv operatiunile in curs de efectuare. Tendinta de cuprindere in control unui numar mare de operatiuni curente este ponderata de obligatia de a extinde controlul prin sondaj la perioade compacte din perioada precedenta, existand posibilitatea extinderii actiunii in cazul constatarii unor deficiente si abateri grave in gestiunea patrimoniului.

Se iau in vedere cele mai reprezentative documente si operatii, care permit formularea unor concluzii cu caracter general asupra obiectului urmarit. Sondajul este un control selectiv, care simplifica sarcina de apreciere prin utilizarea unui exemplu reprezentativ si permite, astfel, sa se obtina economii autentice in ceea ce priveste munca de control.

Eficienta controlului prin sondaj depinde de alegerea perioadei, a operatiunilor si documentelor care se controleaza si care dau posibilitatea generalizarii concluziilor si a masurilor ce se impun.

Reperele care se controleaza prin sondaj trebuie sa fie reprezentative in gestiunea respectiva; aceasta calitatea o au reperele care sunt susceptibile sustragerii, se pot utiliza in consumul individual, au o larga si intensa circulatie in gestiune, detin o pondere semnificativa din punct de vedere cantitativ si valoric etc.

Sondajul este definit ca tehnica ce consta in selectionarea unui anumit numar sau parti dintr-o multime, aplicarea la acesta a tehnicilor de obtinere a elementelor probante si extrapolarea rezultatelor obtinute asupra esantionului la intreaga masa sau multime.

Sondajele sunt de doua naturi diferite :

in unele cazuri, controlul cauta sa demonstreze ca elementele care constituie masa reprezinta o caracteristica comuna;

in alte cazuri, se verifica valoarea data unei multimi sau unei mese; acestea sunt sondaje asupra valorilor.;

Alegerea naturii multimii sau a masei este foarte importanta; aceasta trebuie sa fie comparabila cu obiectivul urmarit. De exemplu, pentru a verifica daca toate receptiile au condus la contabilizarea facturilor respective, masa de baza trebuie sa constituie bonurile (notele) de receptie si nu facturile contabilizate.

Trebuie de asemenea sa se stabileasca o limita de timp, care va servi ca baza a selectiei din intreaga masa.

La alegerea masei, aceasta trebuie bine identificata : numarul de elemente, identitatea criteriilor care vor permite sa se decida in timpul efectuarii sondajului daca elementul este corect sau nu, cifrarea ratei de anomalii si erori maxime acceptabile.

Ne supunem si unui risc , acele de a ajunge la concluzii diferite de cele au unui control detaliat. Acest risc poate fi redus printr-o organizare riguroasa a actiunii de control si prin alegerea celor mai adecvate tehnice de lucru.

Dupa ce s-au definit obiectivele si s-a ales masa, se trece la executarea sondajului, parcurgandu-se mai multe etape si anume :

• Alegerea tehnicilor, care este influentata de doua elemente : natura controlului care trebuie efectuat (sondaje asupra atributiilor sau sondaje asupra valorilor) si recurgerea sau nerecurgerea la tehnici statistice.

Alegerea tehnicii de lucru depinde de urmatorii factori : talia masei respective (cu cat mai mare, cu atat recurgerea la tehnici statistice este mai ridicata); capacitatea acesteia de a indeplini obiectivele sondajului; raportul cost/eficacitate a tehnicii alese,

• Determinarea taliei esantionului se face in functie de unii factori, care difera, dupa cum este vorba de sondaje asupra atributiilor sau de sondaje asupra valorilor.
• Selectionarea esantionului. Oricare ar fi metoda utilizata pentru alegerea, esantionul selectionat trebuie sa fie reprezentativ. Toate elementele multimii trebuie sa fie considerate susceptibile de a fi selectionate.
• Studiul esantionului. Pentru ca esantionul sa aiba un caracter probant, toate elementele selectionate trebui sa fie controlate. Se poate intampla insa ca acela care controleaza sa fie in imposibilitatea de a face acest control deoarece, deoarece, de exemplu, documentele corespunzatoare nu sunt disponibile.
• Evaluarea rezultatelor. Inainte de a trage o concluzie generala asupra rezultatelor obtinute, fiecare anomalie constatata sete examinata in sensul aprecierii daca este intr-adevar reprezentativa pentru multimea respectiva, sau daca este accidentala si al aprecierii daca anomalia nu este revelatoare pentru o problema mai grava decat aparentele (frauda).

Anomaliile exceptionale sunt analizate si tratate separat numai daca dupa izolarea efectelor acestora fiind posibila extrapolarea rezultatelor obtinute asupra esantionului la intreaga masa care ar servi ca baza a sondajului.

• Concluziile sondajului. Concluzia finala asupra postului, tranzactiilor sau operatiilor care au facut obiectul controlului va fi suma concluziilor trase asupra :
1. elementelor cheie care au facut obiectul unui control;
2. anomaliilor exceptionale constatate;
3. restul multimii.

De multe ori, rezultatele sondajelor determina extinderea verificarii asupra tuturor operatiunilor, ajungandu-se astfel la control total.