Introducere in corespondenta de afaceri

INTRODUCERE IN CORESPONDENTA DE AFACERI

Este un lucru bine cunoscut ca orice scrisoare echivaleaza cu o carte de vizita a celui ce o expediaza.

Acest fapt este de o deosebita importanta in cazul corespondentei de afaceri, unde mesajul scris poate fi considerat drept reprezentant ai societatii / firmei care-l trimite, un mesager interesat in a crea climatul favorabil pentru buna desfasurare a unei tranzactii.

Redactarea scrisorilor de afaceri constituie asadar un element esential in cadrul unei tranzactii, iar modalitatile de realizare a acestora s-au imbunatatit si amplificat de-a lungul deceniilor devenind - dupa unii autori - aproape o stiinta.

Totusi nu trebuie pierdut din vedere faptul ca datorita dezvoltarii tehnicilor de comunicare pe de o parte, cat si amplificarii schimburilor la nivel mondial, pe de alta parte, au aparut si modalitati noi si rapide de transmitere a mesajelor; dar in ciuda existentei telegrafului si a telefonului, a telexului si telefaxului, scrisorile comerciale continua sa-si pastreze locul si functia lor.

In fapt, abstractie facand de costul ridicat al mijloacelor de comunicare modeme, majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon trebuie confirmate in scris; in plus, chiar redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din partea expeditorului si a destinatarului cunostinte care sunt incluse in tehnicile de redactare a corespondentei de afaceri in forma sa clasica.

Pentru a considera o scrisoare de acest tip bine realizata din punct de vedere tehnic, aceasta trebuie sa corespunda regulilor de claritate, concizie si curtoazie, circumscrise modalitatii comune de gandire care se concretizeaza in ceea ce literatura de specialitate numeste stil comercial.

Pentru a capta atentia cititorului, scrisoarea de afaceri trebuie astfel conceputa incat sa poata fi citita cu usurinta, frazele sa fie precise, clare, exprimate intr-o succesiune logica, pentru a exclude posibilitatea unei intelegeri eronate a mesajului.

Ceea ce trebuie deci evitat sunt frazele lungi, exprimarile intortocheate sau ex­agerate, repetarile ideilor sub diferite forme, deoarece ele nu fac decat sa lungeasca si sa ingreuneze lectura si intelegerea mesajului pe care vrem sa-l transmitem.

Concizia se poate realiza prin fixarea ideilor in propozitii scurte, grupate logic in paragrafe.

Totusi, desi concisa, o scrisoare trebuie sa includa formulele necesare de politete si respect fata de destinatar.

Un alt aspect ce trebuie retinut la redactarea unei scrisori este concordanta dintre tonul acesteia si continut, in functie de mesajul pe care dorim sa-l transmitem; acesta poate fi ferm sau conciliant, persuasiv sau prietenesc etc.

Corectitudinea constituie de asemenea o cerinta importanta in redactarea corespon­dentei de afaceri, deoarece scrisoarea poate fi folosita adesea ca document in relatiile dintre parteneri.

Cand ne referim Ia corectitudine, avem in vedere atat aspectele legate de continutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotatii etc.), cat si de aspectele legate de corectitudinea gramaticala a exprimarii sau de lexicul selectat pentru transmiterea mesajului. Astfel redactarea scrisorii se realizeaza prin folosirea unei terminologii specifice si printr-o larga selectie de fraze mai mult sau mai putin stereotipe. Este de asemenea necesara insusirea unei anumite modalitati de exprimare, influentata de obicei de o tendinta stilistica sau de alta, fiecare dintre ele subordonata scopului de abordare pozitiva a mesajului de catre destinatar.

1.1. Forma de prezentare a scrisorii (Lay Out of the Letter)

Subordonata obiectivului avut in vedere la expedierea scrisorii - crearea unei impresii pozitive asupra partenerului - forma de prezentare a scrisorii contribuie la randul sau la obtinerea unei atmosfere favorabile pentru realizarea tranzactiei.

Astfel, pe langa selectarea limbajului si a tonului adecvat pentru textul scrisorii, scrisoarea necesita si o forma de prezentare atragatoare, realizata prin folosirea unui material de scris corespunzator - hartie de calitate superioara, o panglica buna, dar si o dactilografiere corecta si estetica.

Pentru corespondenta oficiala (de afaceri, tehnica etc.) se folosesc de obicei coli de hartie cu dimensiuni standardizate; este posibila si folosirea unor alte dimensiuni justificate de necesitati tehnice sau de eficienta, in cazul operatiunilor repetabile care au in vedere obiecte de serie sau de mica valoare, se pot folosi - pentru anumite etape ale tranzactiei si formulare tipizate. Acestea includ cererea de oferta, oferta, specificatiile tehnice, lista de colisaj, factura, instructiunile de transport etc.

Pentru a obtine un aspect estetic al scrisorii trebuie sa se respecte cateva cerinte:

n   plasarea echilibrata a textului dactilografiat pe coala de hartie, in functie de lungimea acestuia;

n   lasarea unei margini de 2,5-3 cm in partea stanga a colii de hartie;

n   alinierea capetelor de rand in partea dreapta a colii de hartie cat mai uniform posibil, lasand un spatiu de minimum 1 cm.;

n   evitarea despartirii cuvintelor in silabe la capatul randului;

n   dispunerea textului in paragrafe, lasand intre acestea un interval suplimentar fata de randurile din text;

n   continuarea textului pe o fila noua numai daca acesta contine minimum doua randuri (la fila de continuare se fac in coltul din dreapta jos al primei file urmatoarele mentiuni: -/ 2; sau - over);

n   mentionarea pe a doua fila a antetului de report (constand din denumirea ex­peditorului si a destinatarului), a datei scrisorii si a numarului de pagini.

Exemplu:

"ELECTRONUM S.A.': KINSLEY & KREE, LTD LONDON; Febr. 2^nd 199 -2-.

n   eventuala atasare la scrisoare a diverselor documente denumite "anexe' (liste de preturi, cataloage, brosuri, facturi, conosamente etc.) cu mentionarea lor in finalul scrisorii, in partea din stanga la nivelul semnaturii sau mai jos (in limba engleza se folosesc pentru "anexe' abrevierile Encl./ En,/ Enc/ Enclos).

Exemplu: Enc, Invoice

Yours faithfully,

John Smith.

n   evitarea post-scriptumului (PS), care poate crea destinatarului impresia unei neglijente din partea expeditorului scrisorii.

In uzanta internationala exista doua forme principale de aranjare a textului in pagina: forma dantelata, folosita in special de firmele din Marea Britanie si forma bloc, preferata de firmele americane. Aceasta din urma este considerata si ca forma moderna de asezare in pagina, fiind folosita intr-o masura tot mai mare. Ca variante ale lor se intalnesc forma semi-bloc si forma bloc modificata. Fiecare dintre acestea prezinta urmatoarele carac­teristici distinctive:

1. Forma dantelata

n Primul rand al fiecarui paragraf nou va fi retras cu 8-10 intervale de la linia marginala stanga.

n  Randurile constituind adresa interioara, formula de incheiere si semnatura se vor dactilografia retrase cu 3-4 intervale fata de randul superior.

Forma bloc

n   Toate elementele scrisorii (adresa interioara, formula de incheiere, semnatura etc.) incep de la linia marginala stanga.

n   Intre paragrafe este lasat un spatiu dublu fata de spatiul dintre randuri.

3. Forma semi-bioc

n   Textul scrisorii propriu-zise se dactilografiaza in forma dantelata.

n   Randurile constituind adresa interioara, plasate in stanga si randurile constituind formula de incheiere si semnatura, deplasate la dreapta, se dactilografiaza in forma bloc.

4. Forma bloc modificata

n   Textul se dactilografiaza integral in forma bloc.

n   Data si randurile constituind formula de incheiere si semnatura sunt deplasate la dreapta.

1.2. Elementele componente ale scrisorii (Contents of the Letter)

S-a stabilit prin uzantele internationale ca o scrisoare cu caracter oficial sa cuprinda urmatoarele elemente:

n   antet;

n   data;

n   referinte;

n   adresa destinatarului/ interioara;

n   formula de salut/ adresare;

n   obiectul scrisorii;

n   continutul scrisorii;

n   formulele de incheiere si salut;

n   semnatura;

n   referiri la anexe.

In cele ce urmeaza vom prezenta fiecare din aceste elemente din punct de vedere al continutului lor si al plasarii in pagina.

1.2.1. Antetul (The Letter-head/ Letter-heading/ Heading)

In mod obisnuit, hartia folosita pentru corespondenta este prevazuta cu antet tiparit sau gravat. Acesta se plaseaza in partea superioara a colii de hartie, de regula in mijlocul acesteia; uneori apar completari ale antetului in partea stanga sau chiar la subsol. In lipsa unei hartii cu antet tiparit, acesta se va dactilografia in coltul din dreapta sus al colii de hartie.

In uzanta comerciala actuala, forma si grafica antetelor este extrem de variata, dar ele sunt in general simple, cu aspect placut, fara elemente ornamentale inutile, indeplinind pe langa functia de identificare si informare si pe cea de publicitate.

De obicei, antetul cuprinde:

n   denumirea intreprinderii, firmei, institutiei, bancii, societatii, reprezentantei, sucur­salei, fabricii etc.;

n   domeniul de activitate;

n   adresa si sediul central (se indica strada, bulevardul, piata etc., numarul, corpul de cladire etc., tara, statul, codul postal);

n   numerele de telefon;

n   adresa telegrafica;

n   numarul de telex;

n   numarul casutei postale;

n   codurile folosite la redactarea corespondentei telegrafice;

n   bancile cu care firma, societatea etc. are legaturi de afaceri.

In cazul intreprinderilor comerciale sau industriale din Marea Britanie, care in majoritatea lor sunt organizate ca societati pe actiuni cu raspundere limitata, la numele firmei se adauga cuvantul 'Limited' sau abrevierea 'Co.Ltd'. Spre deosebire de acestea, firmele americane sunt incorporate si abrevierea adaugata este 'Inc'.

Este de asemenea obligatoriu ca in antetul firmelor britanice infiintate dupa 1916 sa se indice numele directorilor si al secretarului firmei. Asocierea numelui firmei cu litera "R' sau semnul ®, indica numele respectiv, ca marca de fabricatie inregistrata la Camera de Comert sau alt organism oficial.

Exemplu de antet:

John Grady and Company Limited Heating Engineers

34 Rose Place

Northampton NN5 24AA

tel: 350490 337631 2

1.2.2. Data (the date)

Data emiterii corespondentei este plasata sub antet si poate fi scrisa sub urmatoarele forme:

(EB) 2^nd August 199 (EB) 2^nd Aug 199

(EA) August 2^nd 199 (EA) Aug. 2T 199

Deci dupa cifra care indica ziua se scriu terminatiile numeralului respectiv: ex.: - st (1^st), - nd (2 ^nd), - rd (3 ^rd) de la 4-20 th (4 ^th; 15^th); intre 21-23 se reiau terminatiile cifrei respective (21^st, 22^nd, 23^rd); pentru 24-30-th; pentru 31-st (31^st) etc.

in sistemul folosit de firmele americane, se obisnuieste ca denumirea lunii sa preceada cifra care indica ziua; de asemenea cifrele pot fi folosite si fara terminatii: August 2^nd 199sau August 2 199

Inaintea cifrei care indica anul nu se mai pune virgula.

Denumirea lunilor anului se pot prescurta astfel: Jan., Febr., Mar., Apr., Aug., Sept., Oct., Nov., Dec. Numele lunilor May, June, July nu se prescurteaza, inlocuirea denumirii lunilor anului cu cifre romane sau arabe nu este recomandabila si se indica evitarea folosirii acestora, nu numai pentru exprimarea datei, dar si in textul scrisorii. Adoptarea de catre firme din diferite tari, care folosesc pentru corespondenta lor limba engleza, fie a variantei britanice fie a celei americane de exprimare a datei, poate duce la confuzii grave. Astfel, 5.10.199 ar putea fi inteles "5 oct.199' in varianta britanica dar "10 mai 199' in cea americana.

Uneori firmele britanice folosesc pentru luna curenta abrevierea "inst.' (instan't). Exemplu: "your letter of the 2ⁿ inst'

Abrevierile prox. (proximo) insemnand Juna viitoare' si ult. (ultimo) insemnand "luna trecuta' sunt considerate forme invechite si nu se mai folosesc.

In cazul anumitor corespondente sau documente, pe langa data se indica locul emiterii acestora. Locul de emitere se plaseaza intotdeauna inaintea datei. Exemplu: Bucharest, 5^th October 199

1.2.3. Referintele (The Reference Line)

Referintele se plaseaza de obicei in partea stanga a colii de hartie, sub data in cazul formei bloc, sau pe aceeasi linie cu data, care se plaseaza in partea dreapta in cazul formei dantelate.

Referintele sunt incluse in scrisoare in scopul identificarii cu mai mare usurinta a directiei, serviciului sau lucratorului care se ocupa de problema respectiva, precum si pentru o facilitare a repartizarii corespondentei.

Referintele se introduc prin abrevierea "Ref.' (reference) si includ initialele numelui lucratorului, a dactilografului sau stenografului (separate intre ele printr-o diagonala, iar la firmele americane prin doua puncte) precum si diferite numere de ordine emise de secretariat sau registratura, numarul de dosar al contractului etc.

Exemplu:

(EB) Ref: NB/Oc545 LP (EA) Ref: -YS: MS-7050XMD

Exista uzanta includerii in scrisoare nu numai a referintelor firmei expeditoare, introduse prin abrevierea "Our Ref.', dar si a celor ale firmei destinatare, introduse prin abrevierea "Your Ref.' in scopul identificarii cu usurinta de catre aceasta din urma a corespondentei anterioare.

Exemplu:

Our Ref: NS/ Mo 393 P - o Your Ref: IR/YB 39 M 45

1.2.4. Adresa destinatarului/ interioara (The Inside Address)

Adresa destinatarului se plaseaza in partea stanga a colii de hartie, sub linia de referinta; scopul introducerii acestui element in scrisoare este identificarea corecta a scrisorii de catre serviciile postale, in special in cazul folosirii unui plic cu decupaj transparent.

Aceasta cuprinde numele destinatarului, calitatea sa, sediul institutiei careia ne adresam, inclusiv tara de destinatie.

Modul in care ne adresam destinatarului difera in functie de scrisoare, care poate avea un caracter oficial, formal, social sau personal.

Vom prezenta in cele ce urmeaza diversele posibilitati de adresare care s-au generalizat in uzantele corespondentei.

1. Unei persoane fizice: de la o anumita firma sau institutie (sau unei persoane particulare) ne adresam cu numele sau complet, asa cum este folosit de catre aceasta, fara nici o prescurtare. (Exemplu: Mary Brown; Robert F.G. Gibson)

Numele va fi insotit de formule de politete sau de functiile oficiale sau onorifice ale persoanei respective, in limba engleza formulele de politete sunt:

Mr. (Abrevierea cuvantului "Mister', folosit pentru un barbat)

Mrs. (abrevierea cuvantului "Mistress', folosit pentru o femeie casatorita)

Miss (cuvantul de adresare folosit pentru o femeie necasatorita)

Ms. (abreviere folosita cand nu se cunoaste starea civila a unei femei). Aceste formule preced numele persoanei.

Esq. (abrevierea cuvantului "esquire' - vechi titlu de noblete azi depasit, este folosit doar in Marea Britanie, numai pentru barbati si se plaseaza dupa numele persoanei, fiind precedat de virgula (Exemplu: John Smith, Esq.)

Dr. (abrevierea cuvantului "doctor') pentru titlul de doctor, fara alta formula de politete (Exemplu: Dr. John Brown)

Prof. (idem pentru titlul de profesor)

Alte abrevieri se plaseaza dupa numele persoanelor: Jr., Jun., Jur., (pentru cuvantul "junior'), Bros. pentru cuvantul "brothers' (frati). Exemplu: Dan White Jr.; Daniel White Jun., Esq; Messrs Gibson, Bros.

In Marea Britanie, functia destinatarului este indicata inaintea numelui, fara a se folosi formule de politete si fara virgula. (Exemplu: General Manager Robert Brown; Deputy Director Maxwell Smith)

In SUA, functia se indica dupa numele persoanei, precedat de formula de politete si separata prin virgula (Exemplu: Mr./ Mrs./ Miss W.Browing, General Manager).

In cazul unor persoane cu functii oficiale (ministru, ambasador, guvernator etc.), formula de adresare este "His Excellency' (Excelentei sale), urmata de functia respectiva (Exemplu: His Excellency the Trade Minister, Excelentei sale Ministrul Comertului). .

Unui functionar al carui nume nu-l cunoastem sau unui serviciu din cadrul unei institutii sau firme ne adresam denumind functia acestuia sau serviciul, precedate de articolul hotarat "the'.

Exemplu:

The Managing Director - Directorului general

The Secretary - Secretarului Firmei

The Customs Officer - Sefului Vamii

The Export Department - Serviciului de export

Aceasta indicatie poate fi plasata si la sfarsitul adresei interioare, cu doua randuri mai jos, precedata de cuvintele "Attention'.,. sau "For the attention of' (in atentia). Mentiunea este subliniata.

Exemplu:

For the attention of the Secretary Attention the Managing Director Attention: The Export Department

Dupa numele persoanei sau functionarului caruia i se adreseaza scrisoarea se indica denumirea firmei, institutiei, bancii etc., mentionand forma de organizare a respectivei societati (Ltd., Co., Corp., Inc.).

Unei intreprinderi, institutii, firme, banci etc. ne putem adresa mentionand numele acesteia (Exemplu: Ed. White & Bob Green, Ltd.; National Iran Oils, Ltd.)

Numele respectiv poate fi precedat de abrevierea Messrs (de la cuvantul francez Messieurs). (Exemplu: Messrs. Ed.White & Bob Green,Ltd., Messrs National Iran Oils, Ltd.)

Daca numele firmei este precedat de articolul hotarat "the', aceasta abreviere nu se mai foloseste. (Exemplu: The Smith Kendon Manufacturing Company, Ltd.)

Sub denumirea intreprinderii, institutiei, firmei etc. se indica adresa acesteia, mentionand strada, numarul, localitatea, districtul postal si, in cazul folosirii plicurilor cu decupaj transparent, si tara.

Pentru corespondenta expediata in tarile de limba engleza se mentioneaza mai intai numarul si apoi strada, fara virgula intre ele.

In ceea ce priveste indicarea statului, este de retinut faptul ca denumirea oficiala a insulelor Britanice este Marea Britanie (Great Britain), care cuprinde Anglia (England), Scotia (Scotland) si Tara Galilor (Wales). La acestea se adauga Irlanda de Nord (Northern Irelandj, care face parte din Regatul Unit al Marii Britanii si Irlandei de Nord, abreviat U.K.

In cazul unei corespondente expediate in SUA, numele statului trebuie indicat dupa numele localitatii, intrucat orase cu acelasi nume pot fi intalnite in state diferite.

Exemplu:

New York, N.Y., U.S.A. New York City, U.S.A.

Vom reda mai jos cateva exemple de adrese complete.

(A) - The Secretary

Morgan and Company, Limited 93 Regent Street, Oxford OX 43 Great Britain

(B) - The Woolen Mills, Limited

102 Courtney Street,Leeds

Great Britain

For the attention of the Managinq Director

- Messrs.Ed.Smith & Jones Green, Ltd.
35 Elthane Road

London W 1 Great Britain

- Mr. Robert Wilson, Assistant Manager

White Brothers Company, Inc. 125 63 ^rd. Street Brooklyn, N.Y. U.S.A.

1.2.5. Formula de salut (The Salutation)

Formula de salut se plaseaza cu aproximativ 3 spatii sub adresa destinatarului. Modul in care o exprimam depinde de formula de adresare pe care am folosit-o catre destinatar.

In cazul in care destinatarul este o persoana fizica, careia ne-am adresat denumind functia pe care o indeplineste, formulele de salut vor fi:

Dear Sir (Stimate domn), pentru un barbat

Dear Madam (Stimata doamna), pentru o femeie.

Daca ne-am adresat folosind nume proprii, acestea vor fi folosite si in formula de salut, mentionand de asemenea eventualele titluri sau functii, sau numai pe acestea din urma.

Exemplu:

Dear Mr. Brown, Dear President Brown,

Dear Miss Brown, Dear Mr. Vice-President

Dear Mrs. Brown, Dear Sir John, etc.

Dear Professor Brown,

Daca ne-am adresat unei institutii sau firme in general, formula va fi:

Dear Sirs, (Stimati domni)

Dear Mesdames, (Stimate doamne, pentru firme despre care se stie ca sunt conduse de femei)

Formulele Sir, (Domnule) si Sirs, (Domnilor) sunt doar rareori intalnite creand prin folosirea lor o atmosfera de distanta intre parteneri. Trebuie retinut ca toate formulele de salut prezentate mai sus sunt urmate de virgula.

In corespondenta redactata de institutii sau firme din SUA, formula de salut este Gentlemens: (Domnilor) urmata de semnul "doua puncte'.

1.2.6. Obiectul scrisorii

(The Subject Line)

Formularea care constituie obiectul scrisorii se plaseaza spre mijlocul paginii un rand sub formula de salut, si se subliniaza; rolul sau este de a prezenta succint problema care este tratata in corespondenta respectiva.

A existat uzanta ca obiectul scrisorii sa fie precedat de abrevierile Re: (prescurtarea cuvantului latin "res' - lucru, chestiune) sau Ref: (prescurtarea cuvantului "referring' - referitor) cand vrem sa atragem atentia destinatarului asupra unor scrisori anterioare legate de problema tratata, dar acestea sunt tot mai rar intalnite in corespondenta moderna.

Exemple

Dear Sirs,

Re: Letterof Credit No

Dear Sirs,

Ref: Our letters MC/ 3 MC j f o f

Dear Sirs,
Woo/ Contract No

Spre deosebire de celelalte elemente ale scrisorii, includerea obiectului scrisorii in corespondenta nu este obligatorie si poate fi omisa, in cazul in care problema tratata in corespondenta respectiva este prezentata pe scurt, in primul paragraf al scrisorii.

Continutul scrisorii

(The Body of the Letter)

Continutul sau textul propriu-zis al scrisorii reprezinta partea esentiala a corespon­dentei si de aceea trebuie redactata cu deosebita grija. De regula, acesta cuprinde:

paragraful de introducere

mesajul scrisorii

incheierea

Paragraful de introducere este strans legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care il contine ca atare: confirmarea primirii unei corespondente, marfuri, docu­mente etc., formularea unui raspuns la o corespondenta anterioara etc.

Mesajul scrisorii cuprinde punctul de vedere al expeditorului fata de problemele tratate; de aceea ideile trebuie exprimate clar, intr-o inlantuire logica, folosind un vocabular adecvat si un ton corespunzator. Este recomandabila folosirea frazelor scurte, directe, fiecare problema tratata facand obiectul unui paragraf separat.

Incheierea trebuie sa reprezinte concluzia logica a punctului de vedere cuprins in mesaj; aceasta se poate materializa in exprimarea unei promisiuni, a unei dorinte de continuare sau intarire a relatiilor de colaborare cu partenerul, a multumirilor pentru modul in care acesta a rezolvat unele probleme, a unor recomandari de rezolvare, a unor scuze pentru unele erori etc.

In cele ce urmeaza vom prezenta o lista - grupata tematic - cu cateva dintre cele mai uzuale modalitati de exprimare folosite pentru introducerea, transmiterea si incheierea mesajului unei corespondente.

1.2.7.1. Formulari de introducere 

A. Pentru scrisori initiale

Obiectul scrisorii noastre este 

- sa va informam despre

sa va anuntam

sa va facem cunostinta cu

sa va reamintim ca

sa va notificam ca

sa va atragem atentia ca

- sa va avertizam de

Avem placerea

de a va informa ca

de a va aduce la cunostinta

3. Suntem incantati/ bucurosi/ fericiti/
Dorim/ Prin prezenta (ne permitem)

sa va informam .

sa va aducem la cunostinta .

sa (va) spunem ca

4. Pentru informarea dv. va comunicam ca

B. Pentru scrisori de raspuns

5. Ca raspuns/ Raspunzand la scrisoarea dv. din:

6. (Tocmai) Am primit

7. Suntem incantati

ca am primit

ca suntem in posesia scrisorii dv. din

Suntem bucurosi/incantati sa aflam ca/ sa auzim ca

Suntem in posesia scrisorii dv. din

10. Scrisoarea dv. din a sosit ieri/ azi dimineata.

11. Ne-a facut placere sa primim scrisoarea dv. din

12. Referitor(cu privire) la scrisoarea dv. din

13. In legatura cu/ Cu privire la scrisoarea dv. din

14. Ca urmare a

scrisorii/ telegramei dv. din

convorbirii noastre telefonice din

Am luat/luam nota despre/ de din scrisoarea dv. ..

16. Multe multumiri pentru scrisoarea dv. din

17. Folosim acest prilej pentru a va multumi pentru scrisoarea dv. din

18. Ne pare rau/ Regretam ca:

nu am putut raspunde la timp scrisorii dv.

scrisoarea dv. (anterioara) nu a sosit la timp.

C. Pentru scrisori de confirmare

Confirmam / confirmand / spre confirmarea / telegramei noastre din

20. Prin prezenta confirmam

21. Ne grabim sa confirmam (primirea) scrisorii dv. din

22. Scrisoarea noastra/ dv. din

trebuie sa se fi incrucisat cu a dv./ noastra din

foarte probabil s-a incrucisat cu

23. Urmare a convorbirii noastre .

24. Speram/ Suntem incredintati ca ati primit telegrama noastra.

1.2.7.2. Formulari de transmitere a mesajelor

A. Scrisori vizand-realizarea unui acord
intre parteneri

25. Datorita faptului ca

26. La cererea/ sugestia/ insistenta dv. noi

27. Ca o consecinta a discutiilor noastre

28. Conform/ in conformitate cu

dorinta dv.

instructiunile/ indicatiile dv.

recomandarile dv.

29. Suntem dispusi /inclinati / gata/ siguri / convinsi / decisi sa

30. Nu ne indoim ca

Am fost. informati/ sfatuiti sa

32. Suntem de acord cu invitatia/sugestia/ propunerea dv.

33. Suntem de acord cu dv. in aceasta privinta.

34. Va vom instiinta imediat ce conditiile dv. vor fi fost acceptate.

35. Va vom transmite la timp data exacta a

36. Din dispozitia si in contul firmei

37. Pentru si in numele

B. Scrisori exprimand un dezacord

Regretam foarte mult sa va aducem la cunostinta ca:

nu putem accepta oferta dv. de

suntem obligati sa refuzam comanda dv. de din

nu putem/ nu suntem in masura sa acceptam conditiile dv./ astfel de conditii.

39. Ne pare rau/ Regretam ca trebuie sa va informam ca nu suntem de acord cu

40. Spre regretul nostru suntem obligati sa va atragem atentia ca .

ati omis

nu ati respectat instructiunile

ati intarziat cu

Cu regret trebuie sa constatam ca

Nu va puteti astepta ca noi

Reprezentantul dv. nu poate nega faptul ca

Trebuie sa luati in considerare/ sa considerati opinia noastra

V-am fi/ ramane indatorati/recunoscatori daca

1.2.7.3. Formulari de incheiere

A. Exprimari generale

In asteptarea raspunsului dv., ramanem

V-am fi indatorati daca am primi un raspuns urgent.

Asteptam cu mare interes:

raspunsul dv.

confirmarea dv.

aprobarea finala

hotararea dv.

Anexam/Am anexat/ atasat la aceasta scrisoare

La aceasta scrisoare veti gasi anexat

Anexat prezentei scrisori

Putem sa speram/ asteptam ca

Va rugam fiti asigurati/ siguri de faptul ca

B. Pentru exprimarea de multumiri

Va multumim/ Multumiri pentru:

bunavointa, dv.

increderea dv.

sprijinul dv.

confirmarea dv.

- comanda dv.

Multumindu-va

calduros

anticipat/ cu anticipatie

inca odata

Va multumim pentru increderea acordata si intre timp ramanem

Primiti, va rugam, multumirile noastre pentru amabilitatea dv./ sprijinul acordat.

Va multumim inca odata pentru rezolvarea acestei probleme.

Cu multumirile noastre cele mai calduroase.

C. Pentru exprimarea dorintei de colaborare

Speram intr-o colaborare

- stransa/ fructuoasa/ permanenta cu dv.

- indelungata si avantajoasa pentru ambele parti.

Sperand ca

vom putea stabili in curand relatii cu dv.

aceste livrari vor insemna inceputul unor relatii de durata intre firmele noastre.

veti fi multumiti de serviciile noastre/oferta noastra.

va vom fi de folos cu aceste date/informatii.

In speranta ca

veti fi de acord cu noi asupra acestor conditii/ acestei solutii.

veti considera oferta noastra favorabila.

ne veti incredinta comanda dv.

Speram sa

aflam in curand vesti de la dv.

primim un raspuns favorabil/stiri de la dv.

acordati atentia 'dv. deosebita acestor probleme.

acceptati mostrele noastre.

veti executa cu promptitudine comanda noastra.

D. Pentru exprimarea unei recomandari:

Contam pe

primirea unor vesti de la dv.

raspunsul dv. pana la

confirmarea dv.

Speram ca problema

se va bucura de atentia dv.

va fi reglementata conform instructiunilor noastre.

va fi incheiat in curand/ asa cum am cazut de acord.

Va rugam/ Speram/ Suntem incredintati ca puteti sa rezolvati chestiunea

cat mai curand posibil.

pana saptamana viitoare.

asa cum s-a convenit.

in conformitate cu

la alegerea dv.

Transmiteti-ne, va rugam, raspunsul dv. definitiv.

Va informam ca o rezolvare prompta a acestei probleme ar fi apreciata.

Va rugam sa fiti buni/ sa aveti amabilitatea

sa ne informati/ sa ne comunicati daca sunteti de acord cu aceste conditii.

sa ne confirmati la timp primirea

V-am fi foarte obligati daca ne-ati transmite

Asteptam comunicarea acordului/hotararii dv. in aceasta privinta.

E. Pentru exprimarea de scuze

72. Va rugam sa primiti/ acceptati scuzele noastre pentru

73. Va cerem scuze pentru/ Va rugam sa ne iertati pentru

a fi neglijat asemenea

intarzierea in

eroarea comisa la

Scuzandu-ne inca odata

1.2.8. Formula de incheiere si salut (The Complimentary Close)

Formula de incheiere si salut se plaseaza de obicei cu 2-3 randuri sub textul scrisorii, spre mijlocul paginii.

Formulele cele mai des intalnite sunt:

Yoursfaithfully,; Faithfuliy yours, (cand expeditorul se adreseaza unei institutii/firme etc.)

Yours sincerely,; Sincerely yours, (in special cand expeditorul se adreseaza unei persoane cunoscute, desi pot fi folosite si in cazul anterior)

Yours (very) truly,; (Very) truly yours, (se folosesc cu precadere de catre firmele si institutiile din S U A).

Traducerea acestor formule este: Al dv. f idei/ cu respect/ sincer. Este de retinut faptul ca toate aceste formule sunt urmate de virgula.

Salutul propriu-zis de incheiere prezentat mai sus poate fi precedat de alte cateva formule, care ii atribuie acestuia un caracter mai formal; dintre acestea ar fi:

We/ l hope to hear from you soon, (Noi dorim/ Doresc sa aflu curand vesti de la
dv.)

We are/1 am (Suntem/ Sunt)

With our/ my best wishes/ Kind regards (Cu cele mai bune urari)
desi ele sunt tot mai rar intalnite in corespondenta moderna.

1.2.9. Semnatura (The Signature)

Semnatura se plaseaza sub formula de incheiere si salut, precedata fiind de numele firmei. Imediat dedesubt este obligatorie dactilografierea numelui complet al celui ce semneaza corespondenta, indicandu-i-se calitatea (agent, represeniative etc.), functia (Managing Director, Deputy Director, Manager etc.) si, daca este cazul, titlul (doctor, professor, civil engineer etc.).

Aceasta exigenta apare din consecintele de ordin juridic ce decurg din angajarea de drept a institutiei, firmei etc. prin semnatura respectiva.

La persoanele de sex feminin se va specifica si starea civila cu abrevierile "Mrs' sau "Miss' pentru a cunoaste modul de adresare catre acestea in corespondenta de raspuns.

Uneori corespondenta poate fi semnata pentru, si in numele conducerii institutiei, firmei etc.

In acest caz in corespondenta se face o mentiune speciala referitoare la calitatea celui ce semneaza si anume:

per procurationem/ per pro/ p.p (prin procura pentru)

for and on behalf of (pentru si in numele)

Exemple de semnaturi:

1. Yours faithfully, THE MODERN TOOL CORPORATION

Wiliiam Brian Vice-president

2. Yours sincerely, A.JOHNSON&Co, Ltd.

(Mrs) Dr.DIANA PINK Managing Director

Schema formulelor de salut si adresare in functie de adresant

1.2.10. Initiale si post-scriptum (initials and Postscript)

La unele institutii, firme etc. s-a statornicit uzanta indicarii initialelor celui ce a redactat scrisoarea si a dactilografului in coltul din stanga jos, in loc de a mentiona aceste elemente in cuprinsul referintei. Tot aici se indica numarul de exemplare in care s-a dactilografiat sau multiplicat lucrarea, destinatia sa cat si institutia, firma sau persoana careia i-a fost expediata.

In ceea ce priveste post-scriptum-ul (PS), este recomandabil ca acesta sa fie evitat, deoarece folosirea sa ar putea fi interpretata de catre adresant ca o omisiune din textul scrisorii si deci ca o dovada de neglijenta din partea expeditorului.

Totusi, uneori post-scriptum-ul se foloseste tocmai in scopul de a atrage atentia asupra sa, atunci cand vrem sa subliniem un aspect foarte important sau de ultima ora.

1.2.11. Anexe (Enclosures)

Atunci cand scrisoarea este insotita de anexe, acestea se mentioneaza in final, ii capatul de jos al colii de hartie. Exemple:

1. - Anexa/ Anexe (Enclosure/ Enclosures-abreviat: Enc./ Encl./ Encs)

2. - 3 Anexe: Enclosures: 3

Factura - Invoice

Conosament - B/ L

Certificat de origine - Certificate of origin

1.3. Plicul (The Envelope)

Ca si in cazul scrisorii, hartia plicului folosit pentru expedierea corespondente trebuie sa fie de calitate superioara si durabila. Pe plic vor fi scrise urmatoarele:

- Adresa destinatarului, care va coincide cu adresa interioara atat din punct de vedere al continutului cat si al formei, cuprinzand maximum cinci randuri. In cazul in care vom folosi un plic cu decupaj transparent, adresa interioara devine vizibila si nu va mai fi necesara scrierea ei pe plic.

- Indicatii pentru posta (se refera fie la categoria sau tariful postai, fie la modul de trimitere a corespondentei). Dintre acestea mentionam:

"Corespondenta recomandata' (Registered mail)

"Corespondenta prin avion' (By air mail)

"Corespondenta recomandata prin avion' (Registered air mail)

"Corespondenta cu posta expresa/ rapida' (By express mail)

"Materiale tiparite': ziare, reviste, publicatii (Printed matter)

"Tiparituri cu tarif redus' (Printed paper - reduced rate)

"Carti, brosuri, cataloage' (Books only)

"Felicitari de sezon' (Season's card)

"Cadouri nesolicitate' continand obiecte de reclama, agende, calendare etc. (Unsolicited gifts)

"Mostra fara valoare' (Sample without value)

"A se returna in caz de nedistribuire'(Return if not delivered)

"Rugam a nu se indoi' (Please do not bend)

"Expediere expresa' (Special delivery)

"Post-restant'(Poste-Restante/To be called for)

Indicatii speciale de atentionare (se refera la caracterul corespondentei):

"Personal' (Personal/ Private)

"Confidential' (Confidential)

Indicatii de transmitere a corespondentei catre o anumita directie, serviciu, persoana etc.

Exemplu:

In atentia: Serviciului Comercial For the attention of: Selling Department

In atentia: Directorului genera Attention: Manaqinq Director

D-lui Smith, Director adjunct Mr. Smith, Deputy Director

In cazul in care expeditorul nu cunoaste adresa persoanei careia doreste sa-i parvina corespondenta, dar considera ca o alta persoana sau firma/ institutie etc. ar putea sa i-o inmaneze, scrisoarea va fi adresata acesteia din urma; pentru atentionare, adresa va fi precedata de abrevierea C/ O (care of)

Exemplu: Dr.Samuel-Horn c/ o London University London Great Britain

Este de retinut faptul ca toate tipurile de indicatii prezentate mai sus sunt incluse si in scrisoare, sub adresa interioara.

5. Spatiul rezervat pentru timbre sau marcaj postal (postage/ stamps)

In ceea ce priveste adresa expeditorului, aceasta va fi scrisa pe clapa de pe spatele plicului sau se va folosi un plic cu antet tiparit al institutiei/ firmei expeditoare.

Modele de adrese scrise pe plic:

Forma Dantelata

Forma bloc

1.4. Model de scrisoare (tipica pentru corespondenta de afaceri) (The Pattern of a Typical Business Letter)