Organizarea si atributiile compartimentelor de protocol la institutiile de stat si la sector privat . Norme generale de comportament la actiuni protocolare

Organizarea si atributiile compartimentelor de protocol la institutiile de stat si la sector privat . Norme generale de comportament la actiuni protocolare

Modalitatile de organizare a activitatilor de protocol in sectorul de stat si cel privat

In toate institutiile administratiei centrale de stat si ale celei locale - la nivel judetean si municipal exista o structura sau o persoana insarcinata cu activitatea de protocol.

La Administratia Prezidentiala, aceasta structura se numeste Compartimentul Protocol , condus de un consilier de stat, la Senat -Serviciul de Protocol, la Camera Deputatilor -Directia de Protocol, la Guvern - Compartimentul care asigura protocolul primului-ministru, la Ministerul Afacerilor Externe(MAE) - Directia de Protocol.Tot la MAE urmeaza sa se constitue si sa functioneze Protocolul national, condus de un ambasador. La Ministerul Apararii Nationale functioneaza o sectie, iar la Ministerul de Interne un serviciu de protocol.

Compartimentul de Protocol al Administratiei Prezidentiale are in atentie , in principal urmatoarele mari grupe de activitati:

primirile la presedintele Romaniei, in legatura cu care elaboreaza , impreuna cu Cabinetul Presedintelui si cabinetele consilierilor prezidentiali si de stat ,agenda zilnica sic ea saptamanala de primiri la seful statului a personalitatilor romane si straine

participarea nemijlocita la pregatirea si desfasurarea deplasarilor in tara si in strainatate ale presedintelui Romaniei, presume si la alte manifestari nationale si internationale ce au loc si la care presedintele ia parte

asigurarea tuturor aspectelor de protocol si curtoazie internationale ale vizitelor in Romania, cu character bilateral sau multilateral,efectuate de sefi de stat straini

organizarea ceremonialului depunerii juramantului in fata presedintelui de catre membrii Guvernului, ai Curtii Supreme de Justitie si de catre alti demnitari si inalti functionari

asigurarea aplicarii normelor de protocol si eticheta in alte activitati de relatii legate de persoana presedintelui, atributie in exercitarea careia se ocupa de intocmirea ,respectiv verificarea listelor de propuneri privind persoanele ce urmeaza a fi felicitate de presedintele Romaniei cu diferite prilejuri, precum si de pregatirea proiectelor de raspuns ale presedintelui la felicitari ce-i sunt adresate

Principalele preocupari ale compartimentelor de protocol ale Senatului,Camerei Deputatilor si cel al prim-ministrului al Guvernului se aseamana cu cele ale compartimentului similar din cadrul Administratiei Prezidentiale,adaptate, in fiecare caz,structurii si atributiilor specifice ale acestor institutii. In plus, fiecare minister are si unele atributii de protocol specifice,determinate de sfera sa de preocupari. Pentru exemplificare, voi prezenta cazul a doua ministere, respectiv Ministerul Afacerilor Externe si Ministerul Apararii Nationale. Astfel:

Directia de protocol M.A.E. :

intocmeste cererile de agrement pentru persoanele desemnate sa reprezinte tara peste hotare, in calitate de ambasadori, si scrisorile de acreditare pentru acestia, precum si scrisorile de rechemare a celor care si-au incheiat misiunea in strainatate

intocmeste cererile de agrement adresate presedintelui Romaniei, pentru acreditarea ambasadorilor straini in tara noastra

directorul Protocolului sau adjunctul directorului saluta, la gara sau aeroport, in numele ministrului afacerilor externe, ambasadorii straini la sosirea si plecarea definitiva a acestora din Bucuresti

asigura invitarea membrilor Corpului Diplomatic de la Bucuresti la manifestari oficiale prilejluite de Ziua Nationala, Anul Nou, deschiderea sesiunilor Parlamentului Romaniei etc.

organizeaza actiunile protocolare proprii ale M.A.E, pentru Corpul Diplomatic

stabileste ordinea de precadere a sefilor de misiuni diplomatice, conform uzantelor internationale

prezinta propuneri conducerii M.A.E, in vederea emiterii de medalii si alte insemne comemorative , care sunt oferite diplomatilor acreditati la Bucuresti, ca si unor diplomati romani

Sectia de Protocol si Relatii Militare Externe a Ministerului Apararii Nationale (MApN) are ca atributii :

pregatirea si asigurarea desfasurarii activitatilor prilejluite de primiri ale omologilor ministrului roman al apararii nationale care intreprind vizite oficiale in tara noastra sau ale unor delegatii sau personalitati militare si civile

asigurarea cadrului protocolar de participare a presedintelui Romaniei, presedintilor celor doua camere ale Parlamentului Romaniei, a primului-ministru al Guvernului, ca si a presedintilor comisiilor de aparare, ordine publica si siguranta nationala a Parlamentului

organizarea receptiilor ,coctailurilor, dineurilor si a altor activitati de protocol

traducerea si prezentarea corespondentei sosite pe adresa ministrului de la reprezentantii la varf ai altor armate, redactarea si asigurarea expedierii in tara si peste hotare

cooperarea cu Directia Relatii Publice din M.A.p.N. in organizarea conferintelor de presa sustinute de ministrul apararii nationale

intocmirea si actualizarea periodica a listei de protocol si a listei de precadere ale M.A.p.N

Atributiile compatimentelor de protocol la nivelul administratiei locale sunt similare celor ale structurilor corespunzatoare din institutiile centrale, respectiv: intocmirea agendei interne si externe a conducatorului organismului in cauza, a programului de vizite si contacte externe ale acestuia.

Aspecte ale managementului compartimentelor de protocol

Operativitatea maxima in elaborarea unor materiale de protocol, ca si nevoia de a cunoaste precedentele in materie, impune cu necesitate sa existe o baza de date,actualizata la zi, pe activitati specifice, la care sa se poata apela in orice moment, baza care trebuie sa cuprinda:

modele ale unor corespondente-tip, pe diferite teme de protocol

modele de imprimate uzuale ,pentru diferite activitati protocolare: invitatii, meniuri,felicitari,programe-tip pentru anumite vizite

programele, pe tari,ale vizitelor straine primate si ale celor romanesti peste hotare, efectuate de seful institutiei in cauza

biografii, pe tari, ale omologilor conducatorilor institutiei noastre si ale personalitatilor care ne-au vizitat tara

lista zilelor nationale, pe tari, ale tuturor statelor cu care avem relatii diplomatice

lista datelor de nastere ale omologilor/partenerilor de afaceri straini si ale personalitatilor romane cu care se intretin relatii mai apropiate

structura unui dosar-tip pentru vizita unei personalitati straine la noi si a uneia romane in strainatate ( de la date meteorologice, la particularitati culinare, de la realtii sociale la traditii religioase, spre a evita incidente nedorite,din necunoastere)

lista cu denumirea exacta, adresa, telefonul , fax-ul institutiilor centrale si locale,considerate principalii parteneri de lucru

O alta chestiune care trebuie sa fie mereu in atentie este cea a managementului timpului- deosebit de importanta pentru buna desfasurare a activitatilor de protocol. Este necesar ca organizatorii acestora sa estimeze, in mod realist , timpul pentru fiecare actiune, inclusiv pentru eventuale deplasari de la un loc la altul stabilite in program .

In sectorul privat, sfera de preocupari a celor insarcinati cu activitatea de protocol e similara cu cea din sectorul de stat.Deosebirea ar consta in faptul ca, la majoritatea firmelor private, sunt doar 1-2 oameni(asistenti de protocol, consilieri de protocol, referenti de protocol), la cabinetele presedintilor sau directorilor generali de firme, structuri de protocol mai numeroase existand doar mari companii.

Aptitudini necesare si cateva reguli de comportare pentru personalul insarcinat cu protocolul

Aptitudini:

sociabilitatea ,comunicativitatea,capacitatea de a stabili contacte sociale eficiente in diferite imprejurimi

spirit de observatie

cunoasterea unor limbi straine de larga circulatie, a utilizarii computerului si a conducerii autoturismului

Reguli :

functionarii de protocol au ca regula obligatorie san u alerge niciodata pe timpul desfasurarii unei actiuni protocolare, pentru ca astfel risca sa creeze impresia de panica, de agitatie

ei trebuie sa fie de o politete extrema , dar fermi in ceea ce priveste respectarea normelor protocolare

sa nu ezite niciodata, chiar daca intervine o situatie neprevazuta pe care nu stiu cum sa o rezolve

arta protocolului iti impune sa te arati interesat de tot ce spune cineva care participa la o manifestare protocolara, chiar daca ceea ce spune nut e intereseaza cu adevarat

atentie permanenta la tinuta: nu se sta genunchi peste genunchi, cu picioarele desfacute, nu se baga degetul in gura

Prin comportarea lor, membrii structurii de protocol pot pune, in functie de modul cum lucreaza, fie o pata luminoasa, fie una de culoare inchisa, pe marginea institutiei pe care o reprezinta .

Relatiile cu presa la diferite actiuni protocolare trebuie tratate cu atentie astfel incat: presa trebuie sa fie informata, din timp, asupra desfasurarii unei activitati protocolare - discutia cu ziaristii,atat la inceput cat si dupa manifestare,este de natura sa-i orienteze catre ceea ce si-au dorit organizatorii sa reprezinte respective actiune protocolara

Avand in vedere puternicul impact al imaginii in media,organizatorii unei manifestari trebuie sa se preocupe nu numai de invitatii la actiune,ci si de oferirea pentru mass-media a unei imagini adecvate scopului urmarit de respective manifestare.

Norme generale de comportare la actiuni protocolare

intre normele generale de comportare in societate, statornicite pentru diferite situatii sunt unele a caror cunoastere si observare in relatiile interumane ocazionale de actiunile protocolare este foarte necesara.

Astfel, salutul intre oameni , aparut din cele mai vechi timpuri,care exprima ,prin mimica si gesticulatie,o anumita atitudine fata de cel salutat, trebuie sa tina seama de urmatoarele reguli:

va fi salutat primul cel caruia ise cuvine mai multa deferenta: cei tineri ii vor saluta pe cei mai in varsta

indiferent de varsta sau de functie , curtuazia cere ca barbatul sa fie cel care saluta mai intai femeia

intre persoanele de acelasi sex, intaietatea data functiei in raporturile de serviciu cedeaza locul criteriului de varsta in viata particulara

cand persoanele sunt egale ca pozitii in societate ,cel care este mai politicos va salute primul

cineva salutat trebuie numaidecat sa raspunda la salut

In ceea ce priveste modul de a saluta,curtuazia cere:

barbatul, cu capul descoperit va salute inclinand usor capul,gest ce poate fi insotit eventual, in functie de persoana salutata, de un zambet

barbatul cu capul acoperit va salute,intotdeauna,descoperindu-se

Strangerea de mana este un gest care poate urma salutul.El poate interveni fie cand persoanele care s-au salutat se opresc pentru a sta de vorba sau pentru a continua drumul impreuna, fie cu ocazia prezentarilor.

In cazul strangerilor de mana, spre deosebire de salut, cel mai in varsta intinde primul mana celui mai tanar, femeia este cea care trebuie sa aiba initiativa intinderii mainii catre barbat sic el superior catre cel inferior lui.

Sarutul mainii este un alt gest legat de schimbul de saluturi , in anumite imprejurari, intre un barbat si o femeie.

Sarutul mainii are si el cateva reguli de care trebuie sa se tina seama- la intinderea mainii de catre femeie, barbatul se apleaca pentru a o saruta usor sau doar a o apropia de buze

sarutul mainii se face aflandu-se intr-un interior de casa;nu este recomandabil sa faci acest gest pe strada sau in locuri publice , nu se saruta mana inmanusata ,nu se saruta mana tinerelor fete.

Prezentarea este o alta manifestare a relatiilor interumane, in legatura cu care trebuie respectate anumite norme protocolare.

Ca si in cazul salutului, ne orientam, in general, dupa principiul "caror personae li se datoreaza mai multa deferenta": barbatii sunt prezentati femeilor,persoanele cu grade mai mici sunt prezentate celor de rang superior, iar tinerii celor mai in varsta.

Prezentarea trebuie facuta de o a treia persoana, de obicei gazda casei in care are loc intalnirea sau altcineva care cunoaste cele doua personae, care urmeaza a fi recomandate una alteia.

O alta forma de prezentare este autoprezentarea. Se recurge la autoprezentare atunci cand, aflandu-ne la o reuniune oficiala sau privata, gazda este absenta sau, gasindu-ne la locul de munca, in fata unui superior, este necesar sa spunem cine suntem.

La autoprezentare, se utilizeaza formula: "Imi permiteti sa ma prezint: . "

O femeie, chiar daca in situatii obisnuite nu se cades a se autoprezinte "doamna", atunci cand se autoprezinta,daca este maritata sau divortata va spune: "Doamna Irina Petrescu", iar o femeie nemaritata va spune numai "Sanda Marinescu".

La autoprezentare, in afara militarilor care, de regula isi spun gradul, nu este necesar sa-ti spui functia sau titlul academic.

Din puct de vedere protocolar, dintre regulile de comportare , care trebuie cunoscute si respectate, atat in cadrul desfasurarii unor activitati oficiale, cat si al celor cu caracter privat, mai sunt de retinut cele care se refera la dejunuri/ dineuri si alte actiuni.

Astfel, la dejunuri si dineuri :

semnul privind inceperea servirii bucatelor il da gazda -femeie, fie verbal, fie printr-un gest de invitare in acest sens

semnul pentru ridicarea de la masa este dat tot de catre femeia-gazda,care se ridica prima, dupa ce s-a asigurat ca toti invitatii au terminat de mancat

la asezarea la masa , servetelul nu se pune la gat, intre reverele hainei sau in decolteul rochiei, ci pe genunchi, fara a-l despaturi complet

nu se refuza mancarea oferita, chiar daca nu este pe placul nostrum, ci se consuma tot ceea ce s-a servit in farfurie

servirea la masa cu participare mixta trebuie sa inceapa cu femeile, respectiv cu cea care ocupa locul de onoare la dreapta barbatului-gazda

in cazul in care ni se serveste o mancare deosebita,necunoscuta noua si nu stim cum se mananca, ce tacam din cele aflate sa folosim, cea mai buna solutie pentru iesirea din impas este sa ne uitam cum procedeaza gazda si sa-i urmam exemplul

la servirea vinului, paharul nu se umple pana la marginea de sus a acestuia, ci doar trei sferturi

pentru a manca bucatile de paine sau chiflele servite, nu se va recurge la taierea lor cu    cutitul ci la ruperea cu ambele maini

cafeaua se bea ducand ceasca la gura, fara farfurioara,care nu trebuie lasata pe masa, ci tinuta in cealalta mana

semnalul de plecare de la mic dejun / dineu il da invitatul principal, aceasta dupa circa 30 minute de la terminarea mesei

In ceea ce priveste folosirea autoturismului : intr-o masina oficiala sau intr-un taxi , locul de onoare este pe canapeaua din spate, in partea dreapta, dupa care urmeaza cel din stanga,iar al treilea in ordinea importantei este locul de langa sofer persoana aflata singura intr-un taxi , de regula,se va aseza pe bancheta din spate, in partea dreapta ; In legatura cu deprinderea larg raspandita a fumatului, in ultimul timp se constata tot mai mult raspandirea uzuantelor restrictive fata de practica dintr-un trecut nu prea indepartat, cand regulile de politete recomandau gazdei sa asigure prezenta pe masa a tigarilor si scrumierelor si sa invite oaspetii la folosirea acestora dupa desert.

Ca urmare,regulile contemporane de comportare in societate recomanda:

nu se fumeaza la dejunuri/dineuri, atat pe considerentul ca poti incomoda comesenii, cat si pentru faptul ca fumatul nu permite celui in cauza aprecierea, cum se cuviine, a gustului bucatelor servite

nu se intra cu tigara aprinsa in mana in birou ; nu se vorbeste in nici o imprejurare cu pipa sau cu o tigara in gura

cand,aflat in vizita, vi se ofera, pe tava, diferite tigari nu intrebati gazda daca are o alta marca, ce nu se afla pritre cele oferite

daca, fiind intr-un grup , doriti sa fumati si ati scos un pachet de tigari, se cuvine ca mai intai sa le oferiti pe rand celor din grup si numai dupa aceea sa va serviti personal

evitati sa suflati fumul de tigara in fata vecinului

la terminarea unei tigari, nu lasati capatul acesteia fumegand in scrumiera ; striviti-o pentru a o stinge imediat si a evita astfel raspandirea fumului in jur

daca va aflati langa o persoana de sex feminine, care intentioneaza sa-si aprinda singura o tigara, grabiti-va sa-i oferiti un foc de la bricheta sau chibritul pe care il aveti asupra dumneavoastra

Oferirea de cadouri in relatiile oficiale si in cele oparticulare este o problematica milenara, fiind considerate expresia materiala a unor sentimente de simpatie, de prietenie, fata de cineva.

Sunt de retinut urmatoarele recomandari: un cadou legat de profesia destinatarului sau interesul personal pentru arta,stiinta sau anumite indeletniciri, va fi intotdeauna apreciat evitati oferirea de cadouri care au imprimate pe ele denumirea anumitor firme sau societati unui strain este bine sa I se ofere obiecte din tara vizitata, pentru a-i aminti de aceasta

La inmanarea publica a cadourilor, acestea nu vor fi ambalate.

Florile se ofera in imprejurari diferite , dintre care mentionam: la intampinarea unor oaspeti importanti, la sosirea acestora la gara, la aeroport sau la intrarea intr-o localitate sau edificiu ce urmeaza a fi vizitat la sarbatorirea unei personae cu ocazia unor evenimente fericite din viata acesteia la vizitarea unui bolnav aflat la spital cu ocazia participarii la un dejun/ dineu, fie trimitand florile inaintea inceperii actiunii, fie a doua zi, in semn de multumire cu prilejul unor ceremonii funerare, cand florile se depun fie langa sicriul defunctului, fie pe mormantul acestuia

In afara celor sus enumerate, in desfasurarea unora dintre actiunile protocolare, trebuie cunoscute si luate in consideratie si uzuantele cu privire la interpretii participanti la respectivele actiuni si cele privitoare la conversatiile prilejluite de diferite activitati protocolare.Ne putem opri asupra unor aspecte tehnice vizand modul de organizare a prestatiei unui interpret.Astfel:

este bine ca acesta sa fie cunoscut in prealabil de cel caruia urmeaza sa-i traduca

la convorbiri, interpretul va fi asezat in stanga celui carui luari de cuvant urmeaza sa le traduca textele unor discursuri sau toasturi sa-i fie puse la dispozitie cu catva timp ianitea momentului pronuntarii acestora cu prilejul vizitelor, daca este prevazuta circulatia cu autoturismul, se recurge, de regula la serviciul unui singur interpret traducerile se vor face consecutiv, fraza cu fraza, in soapta, daca se adreseaza doar unei persoane, si cu voce tare, cand trebuie auzit de intreaga asistenta.

Conversatia, discutiile care sunt prezente la toate actiunile protocolare, fiind in fapt principala activitate in cazul receptiilor, coctailurilor, dineurilor, constitue un exercitiu monden ce trebuie practicat cu multa atentie, intrucat pe langa satisfactii- prin oferirea unor ocazii de a te afirma, de a-ti face prieteni-, reprezinta si prilejuri de gafe, de erori comportamenale grave. In general o conversatie este bine sa se evite formularea de judecati de valoare asupra cuiva, fata de persoane necunoscute, caci s-ar putea ca unele dintre ele sa fie prieteni sau chiar rude cu cel despre care se vorbeste, si sa se simta deranjate de cele auzite.

Mare grija la formularea, in public,de critici la adresa unuia dintre participanti, critici care, facute si numai in gluma, nu sunt agreate.

Pentru a participa la discutii trebuie sa fii in tema cu subiectul abordat si sa manifesti tact in modul in care intervii, evitand sa dai impresia de atotstiutor.

La reuniuni restranse, cum ar fi dejunurile sau dineurile, curtoazia cere sa se poarte conversatie cu ambii vecini de la masa, nu numai cu unul dintre ei, neglijand pe celalalt.

Dupa cum s-a putut constata, protocolul institutional este un ansamblu de norme si dispozitii legale in vigoare care, impreuna cu uzuantele, cutumele si traditiile popoarelor, guverneaza realizarea actiunilor oficiale. Pentru multa lume protocolul inseamna corset, incomoditate, rigitate, insa in realitate el este cea mai buna garantie de a putea multumi pe toata lumea prezenta la o actiune, de a atinge scopurile fiecarei ceremonii.

In pas cu evolutia societatii, normele de protocol se adapteaza continuu cerintelor acesteia.Astazi in lume se aplica un protocol in acord cu timpurile pe care le traim; in locul fastului si al ceremoniilor de amploare, practica protocolara europeana contemporana se caracterizeaza prin sobrietate si ceremoniale scurte, cu implicarea doar a persoanelor necesare bunei desfasurari a actiunilor respective.

In zilele noastre, protocolul este indispensabil nu numai in activitatea organismelor oficiale, ci si in cea a entitatilor private, in intreaga viata sociala, intrucat el ne indica ce putem face, ce putem sau nu putem spune si cum sa ne comportam in anumite imprejurari, cum sa facem anumite lucruri sau cum sa fim.

Bibliografie

Legea numarul 215/2001 privind Administratia Publica Locala

Legea numarul 554/2004 privind Contenciosul Adminsitrativ

Legea numarul 544/2001 privind liberul acces la informatii de interes public

Legislatia functionarilor publici

" Comunicarea " , Mihai Dinu , ed Stintifica 1997

" Stiinta Comunicarii " , Van Hulenburg , ed. Humanitas

" Teorii ale comunicarii de masa" , Melvin DeFleaur , Sandra Rokeach , ed. Polirom 1999

" Comunicarea " , Nicki Stoncton , ed. Stiintifica si Tehnica 1995

" MassMedia sau mediul invizibil" , Marshall Mc' Luhan , ed. Nemira 1997

" Sociologia Muncii" , J.A. Barnes , ed Institutului European 1998

" Epoca Dezinformarii " , Henri Pierre Cathala , ed. Militara 1991

" Structura Minciunii " , Piotr Wierzbicekzi , ed. Nemira 1996

" Tehnici de manipulare " , Bogdan Ficeac , ed. Nemira 1996

" Puterea in miscare " , Alvin Toffler , ed. Antet 1995

" Megatendinte" , Jhon Nicebitt , Patricia Aburdene , ed. Humanitas 1993

" Lexus si Maslinul . Cum sa intelegem Globalizarea " , Thomas Friedman , ed. Fundatiei Pro 2001