O sedinta de brainstorming

O sedinta de brainstorming

Tehnica de brainstorming ( din Engleza : 'asaltul creierelor') este doar una din armele pe care le au la dispozitie managerii de azi in panoplia lor creativa, una dintre cele mai des si, din pacate, mai ineficient utilizate. Lucrarea de fata isi propune:

• Sa defineasca brainstormingul ;

• Sa descrie etapele unei sedinte de brainstorming;

• Sa dezvaluie cateva “trucuri ale meseriei” in ceea ce priveste desfasurarea unei sedinte de brainstorming;

• Sa arate tehnicile de analiza a rezultatelor unei sedinte de brainstorming.

Prin definitie si prin includerea sa in randul tehnicilor creative, brainstormingul constituie o activitate complexa, menita sa produca idei noi. Ca urmare a nevoii de a suspenda orice rationament si de a accepta chiar si cele mai neverosimile sugestii, sedintele de brainstorming sunt aproape incontrolabile. In mod paradoxal, insa, aceasta imposibilitate de control genereaza nu mai putine idei, ci mai multe.

Ce este deci brainstormingul?

Este tehnica de a obtine intr-un rastimp scurt, un numar mare de idei de la un grup de oameni. Definitia, deci, se axeaza pe 3 elemente :

- un numar mare de idei,

- un grup de oameni,

- si un rastimp scurt.

In ce priveste primul element, remarcati ca se spune pur si simplu 'idei', nu neaparat 'idei bune'. O sedinta de brainstorming bine condusa genereaza sute de sugestii si solutii, de la unele cu adevarat extraordinare la cele absolut nebunesti, stupide ori inutile. Toate ideile sunt acceptabile in acest stadiu, orice judecata critica trebuie suspendata, toate sugestiile fiind considerate acceptabile. In realitate, rasul este un excelent catalizator, pe cand tacerea deplina risca sa inabuse din fasa o sedinta de brainstorming.

'Un grup de persoane' constituie cel de-al doilea element important al definitiei. Numarul optim de participanti este aproximativ 12; astfel fiecare isi poate aduce contributia la 'recolta de idei'. Pe de alta parte, numarul minim de persoane trebuie sa se situeze in jur de 6, inclusiv cel ce conduce.

Ultimul element cheie al definitiei este cel care se refera la timp. Numerosi manageri sustin ca nu au suficienta vreme pentru a organiza o sedinta de brainstorming; la urma urmei , ei au de luat decizii. Din experienta celor ce aplica sistematic aceasta tehnica, rezulta ca fluxul de idei depaseste adesea cifra de 100 in numai 20 minute.

Cele 4 jaloane:

Succesul activitatii de brainstorming depinde in mod considerabil de aplicarea in practica si de respectarea a patru jaloane, ele constituind aspectele esentiale ale unei sedinte de brainstorming:

Suspendarea oricarui rationament critic

Libertatea de gandire

Cantitatea

Fertilizarea incrucisata

Suspendarea oricarui rationament critic impune ca toti participantii, inclusiv liderul, sa se abtina de la critici, aprecieri sau judecati de valoare pe intreg parcursul sedintei. Nu se permite roci un fel de evaluare, indiferent de ideile generate sau de emitentul lor. In momentele de inceput ale sedintei liderul trebuie sa dea dovada de fermitate in aplicarea acestui principiu.

Libertatea de gandire presupune eliberarea tuturor barierelor sau inhibitiilor, lasand mintii libertatea de a cerceta problema pe toate fetele. Orice idee, buna sau rea, logica sau stupida, acceptata si notata.

Cel de al 3-lea jalon, cantitatea , va poate parea o greseala de tipar ; oare nu trebuia scris , mai degraba 'calitatea' ? Nu ! Calitatea a fost lasata la o parte o data cu suspendarea oricarei critici, participantii fiind incurajati, in mod deliberat, sa emita un mare numar de idei, indiferent de calitatea lor.

Ultimul jalon, fertilizarea incrucisata , impune ca ideile celorlalte persoane din grup sa fie studiate si elaborate.Intr-o sedinta obisnuita, de tip analitic, ideile celorlalti sunt respectate si lasate sa se dezvolte singure ; in acest context, poate parea chiar nepoliticos sa preiei “gaselnita” altuia si sa brodezi pe marginea ei. Intr-o sedinta de brainstorming insa, daca sugestia unui participant aprinde o scanteie in mintea Dvs. , nu trebuie sa va sfiiti sa expuneti noua idee pe care v-a sugerat-o si sa o dezvoltati ; de asemenea, nu trebuie sa va deranjeze daca altcineva preia una dintre sugestiile Dvs. si o dezvolta. Fertilizarea incrucisata presupune tocmai schimbul de idei, discutarea si elaborarea acestora in cadrul grupului, sub conducerea liderului.

Atat de importante sunt aceste jaloane, incat pe tot parcursul sedintei de brainstorming ele trebuie afisate la loc vizibil. Orice participant care le incalca, tinzand de pilda sa faca aprecieri sau evaluari, este admonestat cu promptitudine. Daca liderul nu da dovada de fermitate si permite cel mai mic semn de dezaprobare sau o cat de sumara analiza a ideilor propuse, atmosfera antrenanta, de libertate in gandire, risca sa fie imediat destramata.

Stadiile sedintei de brainstorming

Orice sedinta de brainstorming are 6 etape:

(1) Enuntarea problemei si discutiile pe marginea ei.

(2) Reformularea problemei : Cum sa…

(3) Alegerea unei reformulari esentiale si notarea ei :            cate moduri putem sa'

(4) Incalzirea.

(5) Brainstormingul propriu zis.

(6) Cea mai fantezista idee.

Fiecare stadiu are importanta sa specifica si trebuie parcurs in intregime inainte de a trece la urmatorul stadiu.

(1)   Enuntarea problemei si discutiile pe marginea ei.

Este absolut necesar ca toti participantii la o sedinta de brainstorming sa cunoasca intr-o anumita masura problema studiata. Daca pentru unii dintre ei chestiunea respectiva nu mai are deja nici un secret, dat fiind faptul ca se confunda cu ea de o buna bucata de vreme, altii au doar o vaga idee cu privire la subiectul seclintei la care participa. In consecinta , primul stadiu este menit sa le ofere un minim de informatii referitoare la subiectul discutat. Participanni nefamiliarizati cu problema trebuie sa afle despre ea exact atat cat sa le permita s-o inteleaga; prea multe informatii risca sa le inhibe imaginatia. Grupul de brainstorming este format din persoane specializate in diferite domenii. Totul se reduce deocamdata la un fel de 'unitate a contrariilor'. De aceea se ofera participantilor un volum limitat de informatii, fara prea mare profunzime.

Formularea problemei si o prima discutare a ei nu trebuie sa dureze, in general, mai mult de 10 minute, evitandu-se intrebarile de tip analitic si amanuntele de stricta specialitate.

(2)   Reformularea problemei

Pentru aceasta etapa, ne vom imagina problema ca fiind o minge uriasa, de 2 metri diametru participantii sunt incurajati sa se departeze putin de ea, sa-i dea ocol, sa se catere chiar deasupra si, in general, sa identifice cat mai multe fatete si unghiuri de vedere diferite. Fiecare fateta astfel descoperita, respectiv fiecare reformulare, va fi exprimata sub forma 'Cum sa facern sa'

Formularea care incepe cu 'Cum sa' are proprietati miraculoase in stimularea fluxului de reformulari. Retineti ca in acest stadiu nu se cere gasirea unor idei si solutii de rezolvare a problemei . Pentru aceasta, fiecare enunt, cuprinzand si inceputul 'Cum sa', trebuie sa aiba sens logic, literar. Daca are sens, poate fi considerata o reformulare ; daca nu, atunci putem avea de-a face cu o solutie.

Pentru exernplificare:

Sedinta de brainstorming, 19 februarie 1997

PROBLEMA : Scaderea incasarilor unui magazin, care nu-i atat de prosper cat se doreste.

REFORMULAR1 : Cum sa…

1. marim cifra de afaceri,

2.reducem costurile,

3. atragem mai multi cumparatori,

4. sporim profiturile,

5. depasim concurenta,

6. vindem mai mult,

7. convingem oamenii sa cumpere mai mult,

8. prezentam marfa mai eficient,

9. determinam clientii sa revina,

10. ii incurajam pe cei care dispun de bani multi

etc.

Inainte de a incerca gasirea solutiilor, trebuie identificate cat mai multe reformulari Dar cum poate fi asigurata obtinerea unor fraze cu sens logic ?

Impunand participantilor ca toate reformularile sa inceapa cu cuvintele 'Cum sa ' si, in caz ca , in acest mod nu au nici un inteles, le cerem sa incerce alt mod de exprimare, mentinand formula din cap : 'Cum sa ' ; ori daca nu izbutesc, sa retina ideea respectiva ca pe o posibila solutie, pentru stadiul ulterior al sedintei.

In continuare liderul noteaza si numeroteaza toate reformularile ; daca este posibil, ele vor fi expuse astfel incat sa poata fi privite de toti participantii.

Unele reformulari par a fi imaginea in oglinda a altora. Daca in mod teoretic ambele tipuri sunt acceptabile, in practica liderul trebuie sa descurajeze reflectarile in oglinda , preferandu-se enunturile de tip pozitiv.

(3)   Alegerea unei reformulari esentiale

Pana in acest moment, au fost notate si numerotate deja cateva reformulari. In continuare, va trebui sa alegem una sau doua dintre ele ca baza de plecare a sedintei de brainstorming. Exista doua modalitati de selectie , una 'dictatoriala si alta 'democratica. In primul caz, cel care alege este, de fapt, licierul grupului, procedura utila mai cu seama atunci cand problema in discutie il intereseaza in mod direct. Metoda democratica implica participarea la selectie a tuturor membrilor. Liderul solicita participantilor sa selecteze dintre toate reformularile, una sau doua, care vor fi primele supuse brainstormingului. In mod normal se alege una singura, dar daca doua sau trei par a avea o legatur intre ele, ori un sens apropiat, pot fi selectate si comasate intr-una singura.

Odata ce s-a convenit asupra primei sau primelor reformulari, liderul le noteaza pe o noua coala de hartie, prefatandu-le obligatoriu cu cuvintele: 'In cate moduri putem sa ' si afiseaza vizibil pentru toti aceasta reformulare, notandu-si ideile ce vor apare pe alta foaie.

Pe masura ce toate solutiile referitoare la prima reformulare au fost epuizate, se trece la urmatoarea reformulare. A 2-a reformulare aleasa trebuie sa fie cat mai departata ca sens de prima. Noua reformulare trebuie si ea scrisa in partea de sus a unei coli de hartie si afisata, ideile pe care le genereaza fiind notate si numerotate separat.

(4)   Etapa de incalzire

Desi, de obicei, este plasata in acest moment al unei sedinte de brainstorming, etapa de incalzire poate fi facuta in orice alta parte a sedintei. Deosebit de importante sunt momentele de inceput, pentru a crea o atmosfera antrenanta si incitanta. Imaginati-va ca, spre sfarsitul unei saptamani de lucru, v-ati invitat cativa colegi pentru o sedinta de brainstorming. De indata ce sosesc, constatati ca unii dintre ei par a ezita, pentru ca este posibil sa aiba pe rol diferite griji : discutii cu clientii, scrisori care nu sufera amanare etc. prin urmare, va simtiti obligat sa-i atrageti sa se implice in subiectul sedintei si sa le creati o atmosfera libera, incitanta, ceea ce se poate realiza printr-o etapa de incalzire.

Etapa de incalzire trebuie sa fie scurta, de maximum 5 minute, in care participantii sa emita idei in 'foc continuu'. Formularea cheie este : 'Spuneti cateteva utilizari diferite pentru', de pilda, care pot fi utilizarile unei mese de sufragerie, a unei cutii de tigari, a unei sticle, a unei perechi de cizme de cauciuc etc. Nu conteaza ce obiect alegeti, fiindca adevaratul Dvs. obiectiv este de a genera cat mai multe idei, atat serioase, cat si fanteziste, si de a dezvolta o atmosfera vesela, antrenanta. In aceasta faza ideile nu trebuie notate pe hartie. Daca vi se pare necesar, puteti face apel la inca o 'runda' de tip 'alte utilizari pentru', revenind apoi la adevarata tema a sedintei.

(5)   Brainstormingul propriu-zis

La inceputul acestei etape, liderul citeste prima reformulare aleasa la etapa (3) si solicita solutii din partea participantilor. Ideile , emise intr-un flux rapid, sunt scrise in viteza pe masura enuntarii lor. Fiecareia i se atribuie un numar de ordine si, cand coala de hartie s-a umplut, este afisata pe perete , la un loc vizibil.

In ceea ce priveste notarea ideilor, exista o singura modalitate corecta de a face acest lucru si o sumedenie de metode gresite. In primul rand, trebuie utilizate creioane sau pixuri cu varful gros, astfel incat scrisul sa fie cat mai vizibil. In al 2-lea rand, se folosesc blocuri cu foi detasabile sau role de hartie pentru calculator, eventual prinse pe o mapa cu clema. Dupa complectarea unei file, aceasta se desface din bloc si se atarna intr-un loc vizibil. Afisarea ideilor si a solutiilor emise constituie un aspect important al sedintei de brainstorming. Nu apelati niciodata la o secretara pentru a nota solutiile si sugestiile generate; ea nu face parte din grup, ideile inregistrate nu pot fi vazute de toata lumea in orice moment si, in plus, participantii nu au siguranta ca ea nu noteza , o data cu ideea , si numele celui care a emis-o. Deasemeni nu apelati in nici un caz la un casetofon.

Colile mari de hartie si creioanele cu varful gros sunt cele mai indicate, deoarece toate solutiiie pot fi expuse continuu la loc vizibil. Numarul tot mai mare de coli afisate in orice loc disponibil constituie un imbold considerabil, capabil sa genereze mereu idei noi.

Un aspect important al oricarei sedinte de brainstorming este atmosfera vesela si zgomotoasa, punctata de rasete. Pe un fond de seriozitate si tacere deplina, imaginatia se inhiba si piere in scurt timp. Zarva si rasul au capacitatea de a starni fantezia, de a genera mereu noi idei si, de aceea, trebuie incurajate prin orice mijloace.

Inregistrarea ideilor trebuie facuta de lider cu mana sa. Aceasta practica are o importanta deosebita; pentru a nota cat mai repede, liderul poate prescurta sau rezuma ideea.

Pentru a fi imaginativi si creativi, participantii nu trebuie pusi in situatii jenante, fiindca nimanui nu-i place sa para slab in ochii celorlalti. De aceea, niciodata nu va adresati unui membru al grupului cu fraze de genul : 'George, tu nu spui inca nimic, hai sa auzim ceva si de la tine !' Daca nu are nici o idee, omul se simte jenat pentru ca a fost aratat “cu degetul”.

Pe parcursul sedintei, fluxul de idei variaza in anumite limite ; initial mari, viteza si intensitatea scad treptat. Aceasta scadere a ritmului trebuie contracarata. Pentru aceasta se foloseste metoda 'minutul de incubatie tacuta'. Liderul solicita liniste deptina si cere participantilor sa citeasca fiecare pentru sine lista de idei aflata cel mai aproape. Astfel se urmareste asa numita 'fertilizare incrucisata' sau generarea de noi idei, pornind de la cele deja enuntate. Dupa un minut de tacere absoluta, liderul repeta reformularea asupra careia se poarta discutia si fluxul imaginativ continua cu inca cateva idei.

Nici o idee nu trebuie abandonata pe motiv ca seamana foarte bine cu alta. Avem de-a face exact cu aceeasi idee numai atunci cand pentru enuntul ei se folosesc cuvinte si formulari identice. Daca intre cele doua exprimari exista chiar cea mai mica diferenta, inseamna ca nu avem de aface cu o repetare, iar ideea trebuie notata.

Liderul isi poate aduce si el contributia la fluxul de idei, deoareee, lasand la o parte calitatea sa de conducator, este totusi un membru al grupului si are aceleasi indatoriri ca si ceilalti. Contributiile lui sunt utile indeosebi atunci cand se urmareste schimbarea directiei generale de gandire.

Cand toate resursele de creativitate sunt secatuite si etapa tinde sa se apropie de sfarsit, liderul incheie sedinta, utilizand metoda celei mai fanteziste idei.

(6)   Cea mai fantezista idee

Cand inventivitatea a scazut la limita si participantii se simt obositi , sedinta se incheie cu asa numita tehnica a 'celei mai fanteziste idei' se preia cea mai nebuneasca idee emisa si se rasuceste pe toate fetele, astfel incat sa poata da nastere altor cateva solutii. Dat fiind faptul ca o idee fantezista este, de regula, si nostima, discutarea ei descreteste fruntile si le sporeste increderea in fortele proprii. plus, cea mai fantezista idee are uneori capacitatea de a deschide drumul unor solutii noi, extraordinare, neidentificate inca pana in acel moment.

Pe o coala alba de hartie, liderul scrie sus titlul : 'Cea mai fantezista idee' si roaga participantii sa o aleaga din lista intocmita in cursul sedintei. Odata selectata, de obicei pe fondul unei veselii generale, cea mai fantezista idee este notata imediat, iar liderul solicita participantilor solutii de transformare a ei in ceva cu adevarat util.

Uneori , daca prima idee fantezista nu da rezultate, se poate trece la alegerea alteia.

Dupa incheierea acestui stadiu, liderul pune punct sedintei, multumeste participantilor pentru colaborare si anunta urmatoarea etapa, cea de evaluare.

Evaluarea

In unele cazuri, procesul de evaluare este simplu ; ideile bune ies in relief precum ciupercile dupa ploaie si sunt usor de identificat. Din nefericire, lucrurile se intampla rareori astfel. Evaluarea este un proces dificil, care necesita forta si perseverenta pentru a 'dibui' putinele idei stralucite din noianul celor inutile.

Evaluarea trebuie sa fie deci un proces analitic, desfasurat la rece, in care barierele sunt repuse in functiune, sunt fixati anumiti parametrii, iar ideile care nu se incadreaza in acesti parametrii sunt rapid eliminate.

Entuziasmul pentru brainstorming risca sa se transforme rapid intr-o uriasa dezamagire, daca difieultatile etapei de evaluare nu sunt corect si deplin depasite.

Procesul de evaluare urmareste doua teluri fundamentale:

• Sa identifice putinele idei cu adevarat interesante si sa le aplice in practica;

• Sa demonstreze participantilor ca eforturile lor sunt urrnate de actiune.

Primul obiectiv este cat se poate de limpede.

Cel de al 2-lea obiectiv pare mai putin clar. Participantii parasesc veseli sedinta, dupa discutarea celei mai fanteziste idei, cu sentimentul ca si-au adus contributia la solutionarea problemei in cauza. Ei se asteapta totusi sa vada ca se realizeaza ceva concret.

Doua recomandari : Lasati un ragaz de o zi sau doua inainte de a incepe evaluarea si nu organizati evaluarea in prezenta tuturor participantilor la sedinta.

Evaluarea se face cu o echipa restransa de 3 sau 4 membrii ai grupului de brainstorming. Acestia, inclusiv liderul, trebuie sa fie persoane puternic implicate in rezolvarea problemei respective si capabile sa participe la implementarea unei noi solutii.

Procesul de evaluare are doua etape:

In etapa intaia echipa trece in revista toate ideile notate si le alege pe cele cu evident potential de succes, fara a recurge la discutii sau dezbateri detaliate.

Etapa a 2-a incepe prin a aloca fiecare idee selectata unui grup de solutii similare, in general maximum 40. Este mult mai usor sa evaluezi 10 grupuri de cate 40 de solutii, decat un singur urias fisier cu 400 de idei. Unele idei pot fi plasate in doua sau mai multe grupuri – fapt perfect acceptabil.

O data alocate toate ideile, liderul le trimite la dactilografiat, fiecare grup de idei fiind inscris pe o lista separata.

In continuare, toti membrii primesc cate un set de exemplare si convin asupra unui numar de criterii in functie de care trebuie evaluate ideile din fiecare grup. Unele dintre acestea sunt criterii standard, intalnite in cadrul etapei de evaluare a oricarei sedinte de brainstorming, de exemplu cele referitoare la pretul de cost, fiabilitate, caracterul practic posibil de implementare si la timpul necesar implementarii. Alte criterii sunt eventual stabilite inaintea inceperii sedintei de brainstorming.

In continuare se urmareste, pur si simplu, scoaterea in evidenta a celor mai indicate solutii din cadrul fiecarui grup.

La sfarsitul acestui stadiu, echipa de evaluare dispune de 2 liste :

• Ideile selectionate prin trecerea in revista a listelor cu toate ideile, de catre membrii echipei de evaluare;

• Cele mai bune idei alese de echipa de evaluare.

Procesul de evaluare descris mai sus se repeta si asupra acestor liste, din nou selectandu-se cele mai bune solutii, care sunt apoi studiate in amanunt si, probabil, implementate.

Pana la finalizarea stadiului de evaluare pot trece chiar doua luni.

Liderul trebuie sa dea dovada de fermitate si de perseverenta pentru a asigura completa desfasurare a acestui stadiu de evaluare. In plus, exista intotdeauna riscul eliminarii tuturor ideilor, fiind considerate inutile sau inadecvate. Cele mai multe sunt oricum excluse, tinand seama de faptul ca evaluarea este menita sa aleaga acul pretios in carul cu fan, sau cea mai buna idee din varful acumulat. Nu uitati, daca fie si numai o singura solutie este identificata in procesul de evaluare, inseamna ca timpul petrecut cu brainstorrningul nu a fost irosit.