Negocierea – forma principala de comunicare

NEGOCIEREA – FORMA PRINCIPALA DE COMUNICARE

Consideratii generale privind negocierea

In definirea conceptului de negociere se remarca multe deosebiri, in functie de pozitia de pe care acestea sunt abordate si de circumscrierea negocierii in domenii specifice de activitate. La modul general, negocierea se poate defini ca fiind o forma principala de comunicare, un complex de procese, de activitati constand in intalniri, consultari, tratative desfasurate intre doi sau mai multi parteneri, in vederea realizarii unor intelegeri.

In domeniul economicului, in general, al comertului, in special, negocierile trebuie privite in sensul de „tratative, discutii purtate intre doi sau mai multi parteneri, in legatura cu un deziderat economic comun, in vederea realizarii unor intelegeri sau tranzactii comerciale”. De fapt, pornind de la faptul ca, in cadrul negocierii, fiecare parte are nevoi directe sau indirecte pe care doreste sa si le satisfaca, negocierea poarta amprenta distincta a comportamentului uman; de altfel, in ultima instanta, scopul principal al negocierilor in constituie satisfacerea unor necesitati umane.

Astfel, procesul de negociere este, in primul rand, un fenomen social ce presupune existenta unei comunicari intre oameni in general, intre cele doua parti, in particular, comunicare ce constituie o caracteristica de baza a negocierii.

Analiza procesului complex care este negocierea evidentiaza existenta unor etape distincte ce compun dialogul partilor, cu eventuale intreruperi si perioade de definire a punctelor de vedere ale partenerilor la negociere.

1. Prenegocierea – are ca punct de plecare prima discutie sau comunicare, cand ambii parteneri lasa sa se inteleaga ca ar fi interesati in abordarea uneia sau a mai multor probleme. Se incheie atunci cand se consemneaza oficial interesul partilor in abordarea problemei in discutie.

2. Negocierea propriu-zisa – demareaza odata cu declararea oficiala a interesului partilor in solutionarea in comun a problemei pentru a realiza unele obiective si se concretizeaza in adoptarea unei intelegeri, de cele mai multe ori scrise, ce contine masurile ce trebuie indeplinite pentru realizarea obiectivului in cauza. Este etapa dialogului intre partile participante, dialog ce se desfasoara la masa tratativelor, fiecare parte cunoscand interesele fata de obiectul negocierii; se prezinta cereri si se fac oferte, se fac presupuneri, se aduc argumente urmate de contraargumente, apar eventuale concesii, de cele mai multe ori reciproce. Un bun negociator este acela care, in aceasta etapa, da dovada de prezenta de spirit, de clarviziune, de simt al oportunitatii pentru a sesiza corect momentul concluziei si pentru a evita prelungirea inutila a discutiilor.

3. Postnegocierea – incepe in momentul adoptarii intelegerii, incluzand obiectivele ce vizeaza punerea in aplicare a prevederilor acesteia. Poate avea loc si analiza rezultatelor reale ale operatiei respective comparativ cu cele scontate, concluziile desprinse putand reprezenta un eventual punct de pornire pentru operatiuni viitoare, cu acelasi partener.

4. Protonegocierea – consta in actiuni si reactii ale partenerilor de armonizare tacita a punctelor de vedere, a atitudinilor, a intereselor. Aceste actiuni, continue si intense, se desfasoara in absenta negociatorilor, in conditii bine determinate, constituindu-se in semnale marjatoare sau, dimpotriva, descurajatoare. Intreg cadrul creat de conditiile interne si internationale, conjunctura economica si politica, atmosfera creata de mass-media etc., ce constituie de fapt etapa protonegocierii, are un rol deosebit in finalizarea sau in blocarea tranzactiei, ele neputandu-se substitui procesului de negociere  propriu-zis.

In domeniul economic, cele mai multe si importante negocieri sunt cele comerciale, iar in cadrul acestora, negocierile privitoare la afacerile economice internationale. Astfel de negocieri, materializate sub forma acordurilor, conventiilor sau contractelor internationale, au in vedere pretul, modalitatile de plata, cantitatea si calitatea marfurilor, termenele si conditiile de livrare si alte asemenea elemente.

In contextul economiei de piata, o mare amploare au luat-o negocierile comerciale interne, negocieri referitoare la contracte de livrari de marfuri, de locatie si inchiriere, comision de transport sau de depozit etc. De asemenea, in conditiile unor costuri sociale minime, fara convulsii sociale, o mare insemnatate o au negocierile purtate intre sindicate si patronat, in cadrul carora se incearca sa se gaseasca solutii pentru rezolvarea problemelor aflate in divergenta, cele mai multe dintre acestea referindu-se la contractul colectiv de munca si, mai ales, salarii.

Negocierea, ca de altfel orice alta forma de comunicare, poate fi considerata ca fiind competenta daca este eficace si eficienta si contribuie la dezvoltarea relatiei de comunicare, ceea ce inseamna ca:

1. Negocierea este eficace daca produce un acord care:

satisface interesele legitime ale partilor in masura posibilului;

rezolva interesele conflictuale in mod echitabil;

este durabil;

ia in considerare si interesele grupului, comunitatii, societatii.

2. Negocierea este eficienta daca minimalizeaza costurile umane (efort, timp), materiale si financiare implicate in procesul de negociere eficace.

3. Negocierea, prin modul de desfasurare si prin solutiile la care se ajunge, trebuie sa imbunatateasca (sau cel putin sa nu deterioreze) relatiile dintre partile care negociaza.

Negocierea este o forma de comunicare in ambele sensuri, destinata atingerii unui acord sau luarii unei decizii in situatiile in care cei doi comunicatori implicati in negociere au si obiective (interese) care, cel putin aparent, se exclud reciproc.

In procesul de negociere se pot adopta atitudini si comportamente diferite si, in functie de acestea, procesul va decurge diferit, negocierea putand fi, in sensul cel mai larg:

v    competitiva – daca se bazeaza pe „apararea” pozitiilor proprii si „atacarea” pozitiilor celeilalte parti (negocierea pozitiilor);

v    prin colaborare – daca se bazeaza pe identificarea unui acord intelept, cu ajutorul unor principii sau alte criterii obiective, stabilite de comun acord (negocierea principala).

Intrucat numai circa o treime din ceea ce dorim sa comunicam este retinuta de partener – de unde si necesitatea unei exprimari cat clare a punctului de vedere si revenirea asupra unor aspecte mai putin clare – , indiferent de stilul de negociere adoptat, trebuie avute in vedere cateva aspecte esentiale (valabile in orice proces de comunicare), si anume:

ce dorim cu adevarat sa comunicam;

ce comunicam in mod real;

ce aude partenerul din ceea ce comunicam;

ce intelege partenerul;

ce acceptam din cele spuse de noi;

ce retine dupa terminarea comunicarii (in speta, a negocierii).

Avand in vedere aceste considerente, comunicarea va fi mai eficienta daca se tine cont de urmatoarele „sfaturi”:

1. Folositi argumentele ambelor parti si prezentati-va opinia la sfarsit.

2. In majoritatea cazurilor, este folositor sa va exprimati concluziile argumentului prezentat. Daca, totusi, aveti de-a face cu o audienta foarte inteligenta si puteti oferi argumente convingatoare, este bine sa lasati audienta sa traga singura concluziile.

3. Prezentati-va argumentele in acelasi „limbaj” (cuvinte si expresii) folosit de audienta.

4. Evitati folosirea adjectivelor cum ar fi „bun”, „rau”, „irational”, „scandalos”, „necinstit” etc. Aceste cuvinte nu sunt semnificative si deschid calea unor argumente de prisos referitoare la ce inseamna cinstit, rational s.a.m.d.

5. Evitati folosirea generalizarilor. Cuvinte ca „totdeauna”, „niciodata” si „constant” implica faptul ca nu exista exceptii de la ceea ce afirmati.

6. Concepeti argumentele tinand cont de auditoriul caruia va adresati. Apelarea la valori religioase, de exemplu, poate fi un lucru foarte convingator pentru unele persoane, dar sunt ineficiente pentru persoanele care nu arata mare incredere in credinta religioasa.

7. Folositi mesaje scurte si simple. Evitati vorbirea inutila. Majoritatea argumentelor sunt mai eficiente atunci cand sunt reduse la jumatate. Treceti rapid si cu incredere la subiect, nu bateti campii.

8. Evitati diluarea argumentelor. Un argument puternic are mai multa putere de convingere decat argumentele slabe. In mod similar, nu va inconjurati cel mai bun argument cu argumente tangentiale sau cu o multime de detalii.

9. Prezentati prima data argumentul cel mai puternic, daca doriti sa convingeti sau sa captati interesul persoanelor implicate in discutie. Argumentele prezentate in mijlocul discutiei sunt greu de reamintit.

10. Adresati intrebari deschise („De ce? Unde? Cand?”) si intrebari ipotetice („Ce s-ar intampla daca…?”). Acestea va pot ajuta sa descoperiti cum gandesc si simt celelalte persoane. Nu uitati ca limbajul sentimentelor si emotiilor este deseori mult mai convingator decat argumentele intelectuale.

11. Prezentati argumentele si intrebarile in mod logic si coerent. Intrebarile trebuie sa urmareasca o succesiune logica si sa nu necesite mai mult de o informatie o data.

12. Daca este posibil, determinati alte persoane sa reformuleze ideile si concluziile dumneavoastra. Incurajati participarea activa la discutii.