QReferate - referate pentru educatia ta.
Referatele noastre - sursa ta de inspiratie! Referate oferite gratuit, lucrari si proiecte cu imagini si grafice. Fiecare referat, proiect sau comentariu il poti downloada rapid si il poti folosi pentru temele tale de acasa.



AdministratieAlimentatieArta culturaAsistenta socialaAstronomie
BiologieChimieComunicareConstructiiCosmetica
DesenDiverseDreptEconomieEngleza
FilozofieFizicaFrancezaGeografieGermana
InformaticaIstorieLatinaManagementMarketing
MatematicaMecanicaMedicinaPedagogiePsihologie
RomanaStiinte politiceTransporturiTurism
Esti aici: Qreferat » Referate comunicare

Crearea unui format potrivit pentru constatarile evaluarii








Crearea unui format potrivit pentru constatarile evaluarii

Principii cheie


Clientul va utiliza rezultatele procesului de evaluare - constatari, lectii invatate, recomandari – numai daca va intelege raportul, va fi de acord cu acesta si va gasi mijloacele pentru a implementa recomandarile continute. Pentru a indeplini aceste obiective, raportul trebuie sa fie scris intr-o maniera clara si sa includa cantitatea de informatii adecvata.





Mai presus de toate acestea, evaluatorii trebuie sa consulte diferiti factori interesati in ceea ce priveste continutul raportului de evaluare. Procesul de consultare va usura intelegerea raportului de catre factorii interesati, va creste gradul de implicare al acestora si va influenta continutul raportului determinand astfel o acceptare mai rapida a rezultatelor de catre factorii interesati. Acest fapt este foarte important deoarece deseori, pentru ca recomandarile sa fie implementate cu succes este nevoie de acordul factorilor interesati.


Din pacate, obiceiul de a emite judecati asupra calitatii unui document in functie de marimea sa este des intalnit in practica. Deseori, se crede ca un raport de evaluare scurt este de o calitate mai scazuta. In realitate, situatia sta invers.


Un raport de evaluare scurt si relevant necesita multa munca. Deseori, beneficiarul nu are indeajuns timp la dispozitie pentru a citi rapoarte de evaluare foarte lungi, fiind aproape imposibil sa implementeze o lista foarte mare de recomandari. Evaluarea ar trebui sa aiba drept rezultat o schimbare, dar schimbarea oricarui sistem este posibila numai intr-o anumita masura. Astfel, evaluatorii ar trebui sa aiba drept scop furnizarea unui numar limitat de recomandari cheie – adica, recomandarile care sunt importante si vor avea un impact mare.


Structura si stilul raportului


Clarificarea structurii raportului impreuna cu clientul, la inceputul procesului de evaluare va asigura intelegerea clara a tuturor aspectelor de care clientul este interesat sa le acopere. Aceasta ii va ajuta pe evaluatori sa ramana concentrati asupra aspectelor cheie, si sa structureze rezultatele activitatii lor intr-o forma scrisa, stabilita de comun acord. Pe masura ce procesul de evaluare progreseaza, evaluatorii si clientul pot simti nevoia modificarii structurii raportului in lumina concluziilor evaluarii. Ar trebui sa faca acest lucru de comun acord.


Dupa cum am mentionat mai devreme, structura rapoartelor de evaluare depinde de interesele clientilor si de intrebarile de evaluare formulate. Stilul rapoartelor de evaluare trebuie sa fie adaptat in functie de nevoile clientului de a evidentia anumite rezultate. Principalele parti ale rapoartelor de evaluare raman la fel in majoritatea cazurilor (vezi Tabel10).


Tabel 10. Exemplu de posibila structura a unui Raport de evaluare


Prefata


Detalii despre misiunea de evaluare:

Scopul exercitiului de evaluare

Sfera evaluarii

Echipa de evaluatori

Durata exercitiului de evaluare

Metodologia exercitiului de evaluare

Rezumat executiv

Un rezumat concis, menit a furniza decidentilor cu timp limitat o lectura asupra celor mai importante idei exprimate in raportul de evaluare.

Introducere 


Informatii generale referitoare la interventia evaluata: nevoile initiale, obiectivele, principalele activitati, buget, grupuri tinta etc.

Descrierea activitatilor

Ce activitati au fost finalizate pana in prezent in cadrul politicii publice evaluate

Evaluarea posibilelor dimensiuni ale interventiei[1]


Relevanta

Argumentarea relevantei interventiei pe baza nevoilor societatii


Eficacitate

Descrierea nivelului de indeplinire a rezultatelor directe si a celor pe termen lung


Eficienta

Analiza raportului cost-beneficiu


Implementare

Performanta mecanismului de implementare a interventiei: structuri si procese


Impact

Analiza impactului interventiei


Durabilitate

Sansele ca rezultatele obtinute sa fie de durata

Concluzii


Aprecieri globale referitoare la interventie

Recomandari


O lista de recomandari



Anexe


Pot include:

diferite analize aprofundate ale diferitelor parti ale programului

studii de caz


Ar trebui sa includa:

Lista celor intervievati

Lista documentelor consultate

Comentarii asupra raportului efectuate de diferiti factori interesati și care nu au fost incluse in raport


Stilul de scris utilizat de catre evaluatori se refera la cateva dimensiuni:

  • Cantitatea de informatii incluse in raport
  • Descriptiv sau prescriptiv
  • Stilul limbajului – frazare, terminologie, ton etc.

Stilul elaborarii (Tabel 11) depinde in mod considerabil de scopul initial al exercitiului de evaluare si de cititorul caruia i se adreseaza.


Tabel 11. Caracteristicile Raportului de evaluare in ceea ce priveste scopul


Daca scopul raportului este .

Consecintele pentru stilul scrierii vor fi .

. generarea de informatii/ activitati

. cantitatea si tipul de informatii ar trebui stabilite la inceput, impreuna cu clientul. Raportul va dedica o mare parte informatiilor factuale, iar in aceasta parte, stilul exprimarii va fi in principal descriptiv, fara a emite judecati.

. responsabilitatea

. nu toti cititorii raportului au informatii precise in ceea ce priveste programul. Cantitatea de informatii va fi mare, la fel ca si dimensiunile referitoare la relevanta, eficacitate etc., ce vor trebui acoperite in detaliu. Deoarece raportul are drept scop justificarea modului de cheltuire a fondurilor, raportul va trebui sa fie foarte descriptiv si sa prezinte un punct de vedere echilibrat asupra rezultatelor pe termen lung pozitive si negative si o judecata obiectiva, detaliata. Terminologia trebuie sa fie accesibila unui public larg; tonul trebuie sa fie obiectiv, frazarea clara astfel incat orice persoana fara cunostinte anterioare despre program sa poata intelege semnificatia a ceea ce se afirma.

. imbunatatirea formatului


. imbunatatirea implementarii

. raportul de evaluare se concentreaza asupra ariilor identificate ca avand nevoie de imbunatatire si formuleaza recomandari. Faptele trebuie incluse numai in masura in care sunt necesare pentru a sustine afirmatiile precizate. Raportul va include astfel o cantitate relativ scazuta de informatii si va fi mai mult prescriptiv decat descriptiv. Limbajul nu trebuie sa fie inteles de publicul larg asa ca se poate utiliza terminologie specifica.

. evaluarea de rezultate, impact si identificarea de viitoare nevoi


. generarea de cunostinte, formularea de lectii

. o mare parte din raportul de evaluare va fi dedicata analizei aprofundate. O mare cantitate de informatii factuale este necesara ca baza pentru judecarea rezultatelor si impactului, si de asemenea, pentru aprecierea viitoarelor nevoi. Raportul va fi foarte descriptiv. Limbajul va fi o combinatie de termeni tehnici (necesari pentru diferitele analize efectuate) si comun, deoarece este posibil ca cititorii sa fie diferiti.


O capcana tipica pentru evaluatori este concentrarea prea mare asupra aspectelor negative ale implementarii programului si impactului. Daca partile pozitive nu beneficiaza de acelasi nivel de atentie, exista un risc mare ca raportul sa nu fie intampinat cu satisfactie de catre diferitii factori interesati si chiar de catre client. Acest aspect nu trebuie neglijat. Un raport care lasa clientului un sentiment de insatisfactie are putine sanse de a fi utilizat de catre acesta din urma.


Regula de aur este urmatoarea: acele constatari si recomandari pe care clientul le intelege, accepta si le considera utile sunt cele mai importante si ar trebui evidentiate in mod adecvat in cadrul raportului. Acelea care nu intrunesc aceste criterii ar trebui revizuite de catre evaluator in consultare cu clientul si pe cat posibil, reformulate astfel incat sa aduca clientului o valoare adaugata reala.




Reguli de baza pentru scrierea raportului de evaluare:

*     justificarea afirmatiilor

*     scrierea de propozitii clare, utilizarea timpurilor verbale adecvate pentru a explica in mod clar cititorului daca este vorba despre un eveniment petrecut in trecut sau  care va avea loc in viitor. Desi pare evident, de multe ori acest aspect este neglijat



*     enumerarea intotdeauna a aspectelor pozitive

*     lista constatarilor “negative” ar trebui limitata la cele cu adevarat importante


La scrierea de recomandari:

*     mentionarea clara a destinatarului recomandarilor. de ex. “Institutia x sau departamentul y ar trebui . ”. Recomandarile generice de tipul “Guvernul ar trebui . ” sau “Romania trebuie . ” ar fi bine sa fie evitate

*     trebuie evitata adresarea de recomandari partilor care nu au avut nicio legatura cu procesul de evaluare. Ca o regula, recomandarile trebuie adresate numai acelor factori interesati (inclusiv, evident, clientului) care au fost implicati in procesul de evaluare.

*     recomandarile trebuie adresate acelor niveluri de decizie care au fost implicate in procesul de evaluare si limitate numai la cele adecvate puterii de decizie pentru respectiva functie. Tinta nu trebuie sa o constituie nivelurile superioare, deoarece nu functioneaza aproape niciodata. De exemplu, daca cel mai inalt nivel implicat in procesul de evaluare ar fi un director de departament din cadrul unui minister, recomandarile trebuie sa se refere la acel nivel, nu  la managementul superior al ministerului

*     utilizarea unui nivel adecvat de detalii. De ex., formularile prea generice de tipul “cresterea eficacitatii procesului x” trebuie evitate, putand fi inlocuite cu  sugestii specifice referitoare la ce poate fi facut in mod exact si de catre cine pentru a creste eficacitatea procesului x

*     In final, dar nu in cele din urma – lista de recomandari ar trebui sa le contina numai pe cele foarte importante!



Procesul de consultare


Procesul de consultare furnizeaza de obicei doua tipuri principale de contributii din partea partilor invitate sa comenteze pe marginea raportului de evaluare:

  • factuale – comentarii care au drept scop furnizarea de noi informatii pe care evaluatorii este posibil sa le fi trecut cu vederea, sau de a corecta anumite informatii factuale prezentate in cadrul raportului;
  • rationale – opinii privitoare la anumite parti ale raportului de evaluare, in special capitolele de concluzii si recomandari, pe care partile comentatoare le considera necesar de exprimat. Astfel de opinii pot fi suplimentare, diferite de cele deja exprimate in raport, sau chiar opuse acestora.

Utilizarea comentariilor este o problema pe care evaluatorii trebuie sa o stabileasca cu clientul dinainte si care trebuie comunicata factorilor interesati care furnizeaza comentarii. De obicei, exista doua mijloace de gestionare a comentariilor primite:

  • incorporarea acestora – adica, modificarea raportului pentru a reflecta faptele sau opiniile exprimate in comentarii, daca evaluatorii sunt de acord cu acestea;
  • anexarea lor – adica, daca evaluatorii nu sunt de acord cu comentariile, acestea pot fi anexate la raport odata cu motivele pentru neincluderea lor, astfel incat orice cititor sa poata vedea care au fost comentariile si de ce nu au fost incluse in raport.


Procesul de consultare este important deoarece:

  • ajuta evaluatorii sa verifice intelegerea faptelor si sa-si compare rationamentul cu cele ale altor persoane;
  • factorii interesati invitati sa comenteze simt ca punctele lor de vedere sunt considerate importante, luand la randul lor in serios raportul. Cum anumite recomandari din cadrul raportului de evaluare vor fi adresate unora dintre factorii interesati, este destul de normal ca aceștia sa aiba sansa de a-si exprima opinia, in special referitor la acele parti ce ii privesc in mod direct.

Decizia privitoare la cine anume  va fi invitat sa formuleze comentarii, apartine clientului. Totusi, evaluatorii isi pot exprima opiniile asupra identitatii factorilor interesati care vor furniza comentarii.


Procedura de furnizare a comentariilor trebuie sa fie una simpla. Comentariile trebuie sa fie mereu furnizate in scris si intotdeauna, sa respecte un termen limita prestabilit. De obicei, o perioada de doua saptamani pentru furnizarea de comentarii este cea mai buna optiune.



Prezentarea raportului


Raportul trebuie prezentat in cadrul unei intalniri plenare (denumita de obicei sedinta de prezentare), altfel va exista perceptia conform careia acesta nu este un document important. Partile carora le este de obicei prezentat raportul in cadrul intalnirii plenare cuprind:

  • manageri ai diferitelor structuri si niveluri de implementare a programelor;
  • finantatorul;
  • decidentii superiori;
  • diferiti alti factori interesati (ex. departamente sau institutii externe care au legatura cu programul).

Pentru organizarea sedintei de prezentare, in mod ideal, clientul ar trebui sa se consulte cu evaluatorul in ceea ce priveste agenda, abordarea generala si lista de prezenta.


In afara de partile prezente la sedinta de prezentare, alte parti pot, de asemenea, sa fie informate cu privire la raport, parti care nu au o legatura atat de stransa cu programul, dar care sunt totusi interesate de lectura raportului de evaluare. Pentru acestea, de obicei trimiterea raportului va fi suficienta.


Cel mai important la sedinta de prezentare este discutarea recomandarilor in urma evaluarii, intelegerea, aprobarea acestora. Metodele de implementare a acestora trebuie examinate si aprobate intre cei la care fac referire. De aceea, este necesar ca diferite parti implicate in implementarea programului sau afectate de catre acesta, si de asemenea a caror contributie este necesara pentru implementarea recomandarilor, sa fie prezente la sedinta de prezentare. Ca regula generala, anumite parti care au participat la sedinta de debut (preliminara) ar trebui sa fie prezente si la cea de prezentare finala. Este inutil sa fie invitati la sedinta de prezentare factori interesati, care nu au avut nicio legatura cu procesul de evaluare.





Sugestii practice



Structura raportului trebuie intotdeauna stabilita cat mai devreme posibil impreuna cu clientul.

La scrierea raportului, succesiunea pasilor este urmatoarea:

*     inainte de toate, se stabileste impreuna cu clientul, structura raportului de evaluare – capitole, sectiuni si anexe;

*     in al doilea rand, se scriu ideile principale sub fiecare capitol si sectiune. Scrierea textului detaliat nu va incepe pana ce ideile principale nu au fost mentionate in totalitate. Altfel, exista un grad foarte mare de risc de confuzie – prea multe bucati de text imprastiate, texte mutate de colo-colo, pana ce intregul raport isi va pierde logica, schimbarea formularii, repetitii inutile ale ideilor in diferite paragrafe;

*     odata ce ideile principale au fost mentionate, se poate trece la scrierea textului detaliat;

*     de obicei, pe masura ce textul detaliat este scris, va fi necesara actualizarea ideilor principale;

*     exista intotdeauna tentatia de a imbunatati raportul. Daca se doreste realizarea unui produs final, activitatea de imbunatatire trebuie sa aiba anumite limite. O dimensiune foarte importanta a calitatii este finalizarea produsului la timp.



Opiniile sunt mereu mai usor de combatut decat faptele. Pentru a evita dispute nesfarsite, in special in ceea ce priveste opiniile negative, evaluatorii ar trebui sa furnizeze opinii bazate numai pe fapte dovedite cu date adecvate si din surse de incredere.




EXEMPLUL 29. Inlocuirea opiniilor negative cu aspecte faptice 


Aceasta fraza

Ar putea fi inlocuita cu aceasta .

Politica nu si-a indeplinit obiectivele

Au fost furnizate dovezi insuficiente evaluatorilor pentru a demonstra realizarea obiectivelor politicii

Rata cost beneficiu este slaba.

In comparatie cu standardele pentru sector, rata cost beneficiu este mai scazuta .

Aceasta masura nu a fost implementata in mod adecvat.

Datele din chestionare arata ca un anumit indicator privitor la implementare este mai mic decat in alte comunitati .

sau

Implementarea adecvata ar insemna indeplinirea elementelor x, y, z Niciunul dintre aceste elemente nu a fost identificat de catre evaluatori .

Institutia x s-a implicat foarte putin

Institutia x a furnizat contributia proprie cu o intarziere de x luni .   nu a furnizat contributiile conform intelegerii initiale .



In timpul procesului de consultare, vor exista intotdeauna factori interesati  care nu sunt de acord cu anumite parti din raport. Este imposibil ca raportul de evaluare sa coincida cu parerile tuturor factorilor interesati si incercarea de a ajunge la un consens se poate dovedi dificila. Elementul cheie este ajungerea la un acord cu clientul fara a neglija parerile factorilor interesati.






Nu intotdeauna evaluarile analizeaza toate dimensiunile. In cazul evaluarilor cauzale, dimensiunea referitoare la implementare va contine cateva subcapitole de analiza din diferite aspecte ale impacturilor asupra mai multor grupuri tinta. In cazul evaluarilor formative, dimensiunea impactului nu va fi deloc analizata. Tabelul arata posibile dimensiuni in cazul abordarii mixte a evaluarii.





Nu se poate descarca referatul
Acest referat nu se poate descarca

E posibil sa te intereseze alte referate despre:


Copyright © 2020 - Toate drepturile rezervate QReferat.ro Folositi referatele, proiectele sau lucrarile afisate ca sursa de inspiratie. Va recomandam sa nu copiati textul, ci sa compuneti propriul referat pe baza referatelor de pe site.
{ Home } { Contact } { Termeni si conditii }