Corespondenta in activitatea de secretariat – reguli generale

CORESPONDENTA IN ACTIVITATEA DE SECRETARIAT – REGULI GENERALE

In elaborarea documentelor s-au conturat cateva reguli necesare in activitatea de secretariat:

– modul de elaborare a documentelor poate facilita sau poate frana mersul activitatii institutiei;

– hartia si plicurile utilizate trebuie sa fie de cea mai buna calitate , deoarece corespondenta primita produce prima impresie despre firma expeditoare;

– scrisul adreselor expeditorului si destinatarului trebuie sa fie lizibil, ingrijit, nu numai pentru a evita incurcaturi in distribuirea corespondentei ci si pentru faptul ca el reflecta nivelul de cultura al expeditorului.

In majoritatea cazurilor, secretariatul se ocupa de expedierea corespondentei de iesire. Din aceasta perspectiva persoanele din secretariat sunt obligate sa urmareasca:

– obtinerea la timp a ciornelor pentru materialele ce urmeaza a fi expediate;

– dactilografierea, procesarea acestora, corectarea eventualelor greseli de formulare sau de ortografie;

– sesizarea omisiunilor dintr-un text, a termenilor duri sau a confuziilor care pot duce la neintelegeri;

– redactarea formei finale si multiplicarea in numarul de exemplare cerut de conducere;

– prezentarea spre semnare si stampilare de catre seful institutiei;

– transmiterea la destinatar prin mijlocul cel mai la indemana;

– inregistrarea si inscrierea numarului corespunzator, atat pe original cat si pe copie;

Pentru evidenta corespondentei expediate se intocmesc borderouri de expedieri pe tipuri separate de trimitere.