Metode ale evaluarii posturilor de munca - metode globale (nonanalitice)

Metode ale evaluarii posturilor de munca - metode globale (nonanalitice

Cea mai raspandita clasificare a metodelor de evaluare a posturilor, regasita in aproape toate materialele documentare[1] studiate este impartirea acestora in:

Metode globale (nonanalitice)

Metode analitice

Prima metoda se refera la o clasificare a posturilor de munca in baza unui criteriu global ceea ce-i da o mare doza de subiectivitate iar cea de-a doua, respectiv, metodele analitice presupun ierarhizarea posturilor de munca luand in considerare mai multe criterii sau factori de evaluare.

1. Metode globale (nonanalitice)

Cele mai simple tehnici de evaluare a posturilor sunt metodele globale care ierarhizeaza posturile de munca dupa unul sau doi factori de comparatie. Deoarece factorii dupa care sunt ierarhizate posturile sunt alesi aleator de catre echipa de analisti consideram ca aceste metode comporta o mare doza de subiectivism. Ierarhizarea posturilor dupa aceasta metoda nu se foloseste la elaborarea grilelor de salarizare.

Cele mai cunoscute metode globale de evaluare a posturilor sunt[2]: metoda ierarhizarii posturilor si metoda gradarii sau clasificarii posturilor.

Metoda ierarhizarii posturilor practic se poate efectua in doua moduri, adica o ierarhizare simpla a posturilor sau dupa tehnica compararii pe perechi.

Ierhizarea simpla a posturilor este una dintre cele mai simple, mai vechi si cu cel mai mare grad de subiectivism. Aceasta metoda consta in efectuarea unei liste cu inventarul tuturor posturilor din companie. In pasul urmator se face o analiza a muncii orientata pe descrierea activitatilor de munca specifice fiecarui post. Cele doua seturi de documente aferente fiecarui post sunt analizate de echipa de specialisti care ierarhizeaza posturile in ordinea complexitatii lor de la cel mai complex post cu responsabilitatile cele mai mari pana la cel mai simplu post cu responsabilitatile cele mai mici. Pentru a micsora gradul de subiectivism al metodei evaluarea poate fi facuta de doi sau mai multi experti evaluatori, in final acestia vor lucra in comun si vor ajunge la un consens privind ierarhia finala a posturilor din companie.

Evaluarea posturilor dupa aceasta metoda in industria de asigurari are ca dezavantaj faptul ca nu se poate aplica decat in companiile mici de asigurari unde numarul posturilor care se evalueaza nu depaseste 20, multe dintre ele luptand pentru supravietuire nu-si pot permite cheltuieli de evaluare a posturilor si un alt dezavantaj este faptul ca expertii evaluatorii ar trebui sa cunoasca activitatea de asigurare in ansamblu ei, relatiile si legaturile dintre posturi, lucru deloc simplu.

Cea de-a doua metoda de evaluare a posturilor este ierarhizarea posturilor pe baza tehnicii compararii pe perechi. Fiecare post este comparat cu celelalte si notat cu puncte in functie de importanta pe care o are fata de cel cu care se compara, astfel, se noteaza cu:

1 - daca postul este mai putin important decat cel cu care se compara

2 - daca postul este la fel de important

3 - daca postul este mai important decat cel cu care se compara

In final se insumeaza punctele obtinute de fiecare post iar suma obtinuta constituie criteriul de ierarhizare a posturilor. Operatiunea se efectueaza de mai multi evaluatori pentru a micsora gradul de subiectivism al metodei de evaluare, fiecare dintre ei face propria evaluare si apoi prin evaluari succesive in consens cu ceilalti evaluatori se ajunge la evaluarea finala. Dupa ordonarea posturilor de pe fiecare nivel (din fiecare compartiment) urmeaza ierarhizarea comparativa pe compartimente, in care posturile dintr-un compartiment se compara cu cele din alt compartiment apoi posturile din al treilea compartiment se compara cu posturile din primele doua. Procedura continua pana la epuizarea evaluarii tuturor posturilor.

Dezavantajul folosirii acestei metode in industria de asigurari este ca si la cea descrisa anterior ca nu se poate folosi la companiile cu un numar de posturi mai mare decat 20 iar companiile mici nu-si permit financiar sa faca evaluarea posturilor din companie si faptul ca evaluatorii trebuie sa cunoasca in amanunt continutul fiecarui post din companie, rolul si importanta lui la indeplinirea obiectivelor finale ale companiei de asigurari, ori aceste persoane sunt greu de gasit la acest stadiu de dezvoltare al economiei romanesti.

Mai jos redam un mod de ierarhizare a posturilor de conducere operativa din centrala unei companii de asigurari, in viziunea noastra.

Tabelul 6.1. Ierarhizarea posturilor din conducerea operativa a unei companii de asigurari

In urma evaluarii facute de noi, a rezultat ca posturile din conducerea operativa a companiei luata ca exemplu, se ierarhiza in urmatoarea ordine:

director asigurari generale

director asigurari de persoane

director daune si director vanzari

director reasigurari

director marketing

director economic

director resurse umane

director juridic

Metoda clasificarii posturilor este cunoscuta si sub denumirea de gradare predeterminata a posturilor si incearca sa faca o diferentiere intre nivelurile de activitate ale unei companii cu ajutorul unor criterii pentru compararea posturilor.

Metoda consta in repartizarea fiecarui post de munca dintr-o companie intr-o treapta care defineste activitatile specifice locului de munca evaluat. Institute of Administrative Management[3] (IAM) din Marea Britanie a construit o lista cu opt trepte dupa care se pot caracteriza activitatile specifice unui post de munca.

Sistemul IAM, construit in opt trepte (de la A la H), in care fiecare treapta are la baza o lista de criterii generale, se prezinta astfel:

Clasa A - Postul implica executarea unor sarcini simple care nu necesita nici un fel de experienta. Fiecare sarcina este supusa supravegherii continue de catre un supervizor.

Clasa B - Postul implica executarea unor sarcini simple, de rutina, conform regulilor si procedurilor companiei.

Clasa C - Postul implica executarea unor sarcini simple, dar si a unor sarcini care necesita o anumita experienta sau aptitudini speciale.

Clasa D - Postul implica activitati numeroase, repetitive si care necesita o anumita experienta si aptitudini speciale.

Clasa E Postul necesita o experienta considerabila, dar numai un grad limitat de initiativa si care se desfasoara in cadrul unei proceduri existente in organizatie.

Clasa F - Postul implica executarea unor sarcini complexe in domenii diferite de activitate din cadrul organizatie.

Clasa G - Postul implica executarea unor sarcini complexe intr-un domeniu de activitate specific organizatiei.

Clasa H - Postul implica executarea unor sarcini de complexitate extrema.

Incadrarea fiecarui post din companie intr-o anumita clasa sau treapta se incredinteaza unui colectiv de specialisti nu unuia singur, care in prima etapa stabileste diverse categorii de posturi care deriva din aceeasi familie. In etapa urmatoare colectivul de specialisti identifica criteriile care pot defini clasele de posturi, fiecare clasa presupunand grade diferite de exigente pentru fiecare criteriu. Ultima etapa a metodei consta in repartizarea posturilor din familie in clasele stabilite anterior.

Metoda nu se preteaza la evaluarea posturilor in companiile de asigurari, unde majoritatea posturilor retribuite cu salariu fix, sunt posturi care necesita initiativa si aport personal la indeplinirea obiectivelor propuse ale companiei. Aceasta metoda este folosita cu succes in administratia de stat pentru posturile functionaresti.

Metode ale evaluarii posturilor de munca - metode analitice

Metodele analitice se caracterizeaza prin identificarea si cuantificarea unor elemente comune si suficient de generale care sa poata fi aplicate tuturor posturilor de munca in baza carora sa se faca o clasificare obiectiva a sarcinilor de munca.

Metodele analitice au la baza descompunerea si evaluarea pe factori respectiv subfactori si grade ale factorilor luati ca reper de evaluare a postului.

Selectarea factorilor este o activitate laborioasa si dificila, care trebuie sa aiba la baza o serie de conditii[4]:

sa fie regasit in toate posturile evaluate,

sa aiba diferite grade de variabilitate

sensul factorilor sa nu se suprapuna

sa fie specifici domeniului de activitate al companiei din care face parte postul evaluat

De altfel, partea cea mai consistenta a metodelor analitice consta in definirea factorilor si in clasificarea lor. Ca numar de factori care se iau in considerare, V.A.Chisu considera ca optim este un numar care oscileaza intre 9 si 11, insa sunt si teoreticieni care propun planuri de evaluare bazate pe un singur factor. A.W.Charles[5] propune un plan bazat pe factorul rezolvare probleme iar T.T. Patterson , un plan bazat pe factorul putere de decizie.

Dintre metodele analitice de evaluare a posturilor descrise in documentatia studiata[7], respectiv:

metoda analitica de comparare a factorilor;

metoda clasificarii pe puncte;

evaluarea posturilor pe baza aptitudinilor;

evaluarea posturilor pe baza competentei;

evaluarea posturilor pe baza nivelurilor de piata ale tarifelor

Ne-am oprit asupra primelor doua, considerandu-le reprezentative pentru domeniul asigurarilor. Vom descrie principiile lor si modul lor de aplicare la evaluarea posturilor din companiile de asigurari.

Metoda compararii factorilor este o metoda complexa, greoaie si subiectiva dar are avantajul ca se poate aplica tuturor posturilor dintr-o companie datorita factorilor specifici de evaluare. Fiecare din factorii selectati trebuie apreciat ca importanta sau masurat in asa fel incat sa se asigure un sistem de evaluare a dificultatii fiecaruia in cadrul posturilor.

Evaluarea posturilor dintr-o companie dupa aceasta metoda presupune parcurgerea mai multor etape:

a) stabilirea familiilor de posturi in cadrul companiei, aplicarea metodei avand o eficienta mai mare pentru fiecare familie de posturi determinata.

b) identificare posturilor cheie din fiecare familie; se face o descriere completa a fiecarui post, pe baza unui consens a membrilor comisiei de  evaluare, fata de continutul acestor posturi.

c) identificarea factorilor de evaluare pe baza descrierii posturilor si a experientei membrilor comisiei de evaluare. Factorii alesi trebuie sa fie in concordanta cu domeniul in care activeaza compania analizata. Parerea noastra este ca pentru analiza posturilor dintr-o companie de asigurari se aleg urmatorii factori: efort intelectual, nivel de calificare (specific asigurarilor), experienta, responsabilitati, capacitate decizionala.

d) stabilirea si cuantificarea importantei fiecarui factor in cadrul fiecarui post cheie.

e)  ierarhizarea posturilor cheie in functie de factorii respectivi. Posturile cheie se ierarhizeaza pornind de la cerinte considerate maxime. Fiecarui factor i se atribuie coeficient de importanta, de la 1 la n (1 fiind cel mai putin important). Posturile se compara intre ele in functie de fiecare factor si li se atribuie ranguri  (de la 1 la n, cifra cea mai mica fiind postul cel mai important).

Metoda este importanta pentru ca pentru fiecare post se obtine un clasament al factorilor luati in considerare la evaluarea posturilor. Un exemplu de ordonare a posturilor intr-o companie de asigurari dupa aceasta metoda, este redat in tabelul 5.2.. In activitatea practica in locul coeficientilor de importanta a fiecarui factor in structura postului se poate insera salariul corespunzator fiecarui factor in structura postului.

Tabelul 6.2. - Ierarhizarea posturilor cheie din compania de asigurari, prin metoda compararii factorilor

Ierarhizarea posturilor cheie, cu ajutorul acestei metode este urmatoarea:

director de subscriere,

actuar,

underwritter,

lichidator de daune,

analist programator,

contabil,

inspector de asigurari,

asistent manager.

Punctajele posturilor cheie sunt folosite ca baza de referinta pentru ordonarea celorlalte posturi din companie.

Metoda clasificarii pe puncte este una din cele mai vechi si mai des utilizate metode de evaluare a posturilor, initial folosita numai in industrie dar ulterior s-a extins si la alte ramuri de activitate.

Principiul metodei se bazeaza pe descompunerea fiecarui post supus evaluarii in factori cheie. Se considera ca fiecare factor este prezent in posturile evaluate in proportii diferite si contribuie la dimensiunea fiecarui post. Postului i se atribuie un numar de puncte (dintr-o scala aleasa) pentru fiecare factor, functie de nivelul si importanta factorului in postul analizat. Totalizand punctele alocate fiecarui factor se obtine o suma a factorilor care reprezinta dimensiunea postului.

Aplicarea metodei presupune parcurgerea urmatoarelor [8]etape:

a) alegerea factorilor care vor fi utilizati in cadrul programului,

b) definirea unor scari la nivelul factorilor,

c) stabilirea ponderii factorilor.

a) Alegerea factorilor - Caracteristica[9] prezenta in posturile care trebuie evaluate este definita ca fiind un factor. Acesta este regasit in proportii diferite in continutul posturilor care se evalueaza.

Numarul optim al factorilor luati in considerare la evaluarea posturilor este intre 3 si 12[10] sau intre 3 si 25 . Desi se considera, de multe ori, ca cu cat numarul factorilor este mai mare cu atat acuratetea metodei este mai ridicata, in practica acest lucru nu este adevarat, deoarece cu cat numarul factorilor este mai mare cu atat creste riscul de suprapunere sau de dublare. Evaluatorii nu pot aprecia corect participarea fiecarui factor la dimensiunea reala a postului iar volumul de munca al evaluatorilor este mare, acestia asteptand si o compensatie materiala corespunzatoare.

Alegerea factorilor si a ponderii care i se acorda fiecaruia sunt influentate de marimea si valorile organizatiei sau de ceea ce aceasta considera important in evaluarea contributiei fiecarui angajat pe postul sau. Selectarea factorilor de evaluare scoate in evidenta ceea ce este important pentru organizatie si pentru indeplinirea obiectivelor ei.

Printre factorii pe care ii consideram importanti in evaluarea posturilor in companiile de asigurari, sunt:

nivelul cunostintelor dobandite si a altor calitati personale,

grad de responsabilitate,

nivel decizional,

capacitatea de solutionare a problemelor,

relatii cu ceilalti.

b) Definirea unor scari de niveluri ale factorilor - au rolul de cuantificare a fiecarui factor prezent in fiecare din posturile supuse evaluarii. Se afla la ce nivel este prezent  fiecare factor in postul analizat si se compara cu nivelurile etalon definite pe scara factorului respectiv. Urmatoarea operatiune consta in calcularea punctajului acordat postului pentru un anumit factor prin inmultirea punctelor acordate cu ponderea stabilita pentru factorul respectiv.

Fiecarui nivel al factorului i se aloca un numar de puncte sau un interval de puncte, de obicei printr-o progresie aritmetica ( 20, 40, 60, 80, 100). Numarul nivelurilor definite pentru fiecare factor depinde de structura posturilor care trebuie evaluate si de contributia lui la dimensiunea posturilor evaluate.

Vom lua ca exemplu factorul - nivel al deciziilor - pentru ca il consideram important la realizarea obiectivelor unei companii de asigurari.

Figura 6. 3. - Definirea unui factor si a nivelurilor sale - exemplu

(Sursa: dupa M.Amstrong - op. cit. 2003, pag 576)

c) Stabilirea ponderii factorilor - presupune stabilirea importantei factorilor in dimensiunea posturilor care trebuie evaluate. Aceasta se realizeaza prin stabilirea unor ponderi folosite la calcularea punctajului.

Pentru evitare riscului de acordare a unei ponderi exagerate unui factor in structura unui post in raport cu dimensiunea reala a acestuia se poate folosi media ponderilor acordate aceluiasi factor de toti membrii echipei de evaluatori.

Prezentam mai jos planul factorial al factorilor exemplificati din tabelul 6.2, in care s-au ponderat scorurile aferente fiecarui nivel:

Tabelul - Planul factorial

Sursa: Dupa M. Amstrong - op cit. pag 576

Evaluarea prin aceasta metoda presupune analiza nivelurilor la care sunt regasiti factorii stabiliti, compararea acestei analize cu nivelurile definite, calcularea punctajului pentru fiecare factor, in baza ponderii fixate, totalizarea punctajului obtinut pentru fiecare post iar in baza punctajelor obtinute de fiecare post ordonarea acestora in ordinea crescatoare a acestor punctaje obtinandu-se ierarhia posturilor supuse evaluarii.

In tabelul 6.4., vom face evaluarea a 4 posturi din structura organizatorica a companiei de asigurari pentru a stabili ierarhia lor conform acestei metode. Posturile supuse analizei sunt:

director subscriere;

actuar;

lichidator daune;

analist programator

Tabelul 6.4. - Evaluarea posturilor dintr-o companie de asigurari prin metoda

factoriala pe baza de punctaj

In urma evaluarii prin aceasta metoda a rezultat urmatoarea ierarhie a posturilor evaluate:

actuar;

director subscriere,

lichidator daune

analist programator

In urma evaluarii posturilor prin cele doua metode analitice descrise rezulta doua ierarhii a posturilor luate in studiu. In urma evaluarii posturilor prin metoda compararii factorilor a rezultat ca postul de director subscriere este mai important decat postul de actuar iar dupa evaluarea posturilor prin metoda factoriala pe baza de punctaj a rezultat ca postul de actuar este mai important decat cel de director subscriere.

Parerea noastra este ca postul de actuar este mai important in structura organizatorica a companiei de asigurari decat cel de director de subscriere, deoarece activitatea actuarului este foarte complexa, ea referindu-se atat la activitatea de subscriere, cat si la cea de investitii a companiei, la reasigurari atat privind riscurile primite cat si a celor cedate de companie, actuarul trebuind sa aiba cunostinte din diverse domenii, pe cand cea a directorului de subscriere se refera strict la activitatea de subscriere, domeniul acestuia este limitat.

In concluzie metoda de evaluare factoriala pe baza de punctaj este mai analitica si mai potrivita pentru evaluare posturilor din companiile de asigurari decat metoda compararii factorilor.