Informatia - element fundamental al cunoasterii

Informatia - element fundamental al cunoasterii

Notiunea de informatie

Informatia este o reprezentare simbolica asupra unor entitati din realitate, avand caracter de noutate si utilitate pentru subiectii receptori. Este generata prin procese de cunoastere de natura observarii directe sau a interpretarii semantice de mesaje.

Informatia constituie un obiect de studiu complex si interdisciplinar, aparand sn ipostaze multiple, ca operator de baza al functionarii intelectului uman si al sistemelor cu inteligenta artificiala, substanta a actelor de comunicare interumane si reper esential al proceselor de conceptie, decizie si actiune individuala si colectiva, determinant pentru nivelul de rationalitate a comportamentelor umane[1].

Informatia mareste, in general, gradul de cunoastere al omului in raport cu anumite evenimente, experiente, obiecte, cu mediul inconjurator la modul general, deoarece informatia reprezinta un plus de cunoastere, avand un caracter de noutate.

Notiunea de informatie este greu de definit, fiind o notiune axiomatica. Ea reprezinta o forma de manifestare a materiei, alaturi de substanta si energie.

Mai jos sunt prezentate cateva sncercari de definire a informatiei.

In Dictionarul de Informatica si Cibernetica regasim urmatoarea definitie:

Un element material cu proprietatea de a fi semn cu semnificatii pentru un sistem in actiune si care dispune de proprietatea de a genera actiuni predictive ale sistemului in raport cu repertoriul cunoscut de actiuni”;

Savantul roman Pavel Apostol a definit informatia ca:

“Informatia este o instiintare in general”

Dictionarul explicativ al limbii romane trateaza informatia ca fiind:

“Fiecare dintre elementele noi in raport cu, cunostintele prealabile in semnificatia unui simbol sau a unui grup de simboluri (text scris, mesaj vorbit, imagini plastice, indicatia unui instrument)”;

In Teoria Comunicatiilor:

“Informatia este un mesaj, un semnal ce reflecta starea unui sistem sau a mediului in care acesta functioneaza si care aduce receptorului ei un spor de cunoastere “.

Dezvoltarea fara precedent a societatii umane, in general, si a activitatilor social-economice in special, care au obiect de activitate transmiterea, memorarea si tratarea informatiei au determinat o diversificare foarte mare a naturii informatiilor si o crestere masiva a volumului de informatie.

Astfel sunt foarte multe criterii de clasificare a informatiei, insa, din toate acestea am ales pe cele care sunt relevante pentru a pune in evidenta importanta informatiei in societatea actuala, sn birotica si sn procesul de management.

1) Clasificarea informatiei din punctele de vedere al exprimarii fenomenului:

a) informatie de tip analogic – care se refera la parametrii cu variatie continua;

b) informatie de tip numeric – care se refera la cifre obtinute prin masurare, cantarire;

c) informatie nenumerica – concepte, liste.

2) Clasificarea informatiei dupa situarea in timp fata de desfasurarea procesului:

a) informatie activa – care se refera la procese in curs de desfasurare (procese operative);

b) informatie pasiva – referitoare la procese si fenomene care au avut loc;

c) informatie de tip previzional – referitoare la procese viitoare.

3) Clasificarea informatiei din punct de vedere al continutului acesteia:

a) informatie elementara – acea informatie care nu se mai poate descompune;

b) informatie complexa - acea informatie obtinuta prin agregarea informatiilor elementare;

c) informatie de tip sintetic – aspecte de obtinere a unor indicatori sintetici.

4) Clasificarea informatiei dupa domeniul de activitate:

a) informatie tehnologica – referitoare la procesele tehnologice;

b) informatie tehnico-stiintifica – referitoare la activitatea tehni-co-stiintifica;

c) informatie de tip economic – care se refera la activitatea economica, etc.

5) Clasificarea informatiei dupa forma de stocare pe un anumit suport:

a) informatie sub forma analogica – consta in reprezentarea fenomenelor fizice, a imaginilor fixe, a sunetelor si imaginilor asa cum sunt ele percepute de dispozitivele tehnice de inregistrare fara a fi necesara o conversie sau o codificare a acestora inainte de transmitere sau memorare pe suporturile tehnice de informatie.

Exemple:

inregistrarea mesajelor si altor informatii sonore pe banda magnetica cu ajutorul echipamentelor audio de tip analogic larg raspandite (magnetofon, casetofon) precum si a dispozitivelor de captare a sunetului (microfon);

inregistrarea imaginilor unor documente sau filmarea unor activitati, operatii si procese prin folosirea echipamentelor analogice pentru imagine si sunet de tip videorecorder, videocamera.

b) informatie digitala – forma digitala a informatiei se realizeaza fie pornind de la forma analogica a acesteia, fie pornind de la fenomenul real; in ambele cazuri avand loc o codificare numerica, o evaluare cantitativa, o cuantificare a fenomenului care face obiectul reprezentarii.

Pe suportul tehnic, informatia se prezinta ca o succesiune de valori binare (0 si 1) ordonate dupa un sistem de reguli (cod). Informatia este introdusa in sistemul de calcul cu ajutorul tastaturii sau a altor dispozitive de introducere a informatiilor. Odata introdusa, informatia se transmite si se memoreaza sub forma digitala chiar din momentul perceperii acesteia, fara a mai fi necesara si o conversie prealabila a ei.

Informatiile analogice pentru a fi supuse procesarii computerizate, trebuie supuse conversiei in forma digitala cu ajutorul unor dispozitive specializate de conversie din analogic in digital. Acestea se pot folosi independent sau se pot introduce in configuratia unui sistem informatic de birou .

Forma digitala a informatiei prezinta urmatoarele avantaje:

inregistrarea, memorarea si transmiterea informatiei sunt realizate cu o inalta fidelitate;

posibilitatea folosirii sistemelor informatice de birou pentru memorarea si procesarea informatiei digitale cu toate avantajele ce decurg din aceasta: viteza de transfer, capacitatea mare de memorare, regasirea selectiva si rapida a informatiei memorate;

costul relativ redus al informatiei memorate, procesate si comunicate in forma digitala.

6) Clasificarea informatiei dupa natura sa :

a) informatia sub forma de date: numerice, alfanumerice, participand la efectuarea unei game largi de operatii matematice si logice cu larga aplicabilitate in activitatile economice, de cercetare stiintifica, proiectare tehnologica, statistica, administratie;

b) informatia sub forma de texte – acea informatie organizata sub forma documentelor, paginilor de texte, paragrafe, fraze, cuvinte, caractere. Acest tip de informatie este destinata prelucrarii cu programe adecvate de editare si tehnoredactare a textelor, control gramatical si semantic al cuvintelor, punerii in forma si apoi in pagina a textului de redactat;

c) informatia sub forma de documente grafice – destinate perceperii vizuale de catre factorii umani prin afisarea pe monitorul calculatorului electronic, prin scrierea la imprimanta sau la dispozitivul de tiparire a desenelor (plotter). Un document poate contine ca imagini prelucrate grafic, date sub forma de rapoarte si situatii, texte explicative, reprezentari grafice, desene, schite tehnice, imagini fotografiate;

d) informatia sub forma de secvente audio generate de vocea umana, fenomene din realitate, instrumente muzicale sau sintetizatoare electronice de voce si acustice;

e) informatia sub forma de secvente video – de natura animata sau film, percepute de dispozitive specializate de tipul camerei de luat vederi sau generate de programe de grafica bidimensionala sau tridimensionala care sunt de cele mai multe ori insotite de informatie sonora: voce sau sunet.

7) Clasificarea informatiei din punct de vedere al suportului informational :

a) informatie pe suporturi tehnice de informatii:

-informatie pe suporturi magnetice:

- banda magnetica, caseta magnetica, discul magnetic, cartela magnetica;

-informatie pe suporturi cu lectura optica

- discurile optice de mare capacitate a caror informatie digitalizata este citita optic cu dispozitive laser;

- informatia memorata pe suporturile tehnice este inregistrata si poate fi citita numai cu ajutorul unor dispozitive tehnice de citire-scriere cum sunt: dispozitivele periferice de citire si scriere pe suporturile magnetice, unitatile de lectura optica a discurilor tip CD-ROM, etc.

b) informatie pe suporturi grafice- informatie pe suporturi opace:

din hartie, documentele clasice;

documentele informatice si birotice (obtinute la imprimanta), documentele realizate cu ajutorul plotter-ului.

In locul hartiei se pot utiliza insa o gama larga de inlocuitori sintetici cu caracteristici si calitati grafice asemanatoare sau superioare hartiei, care pot fi consultate vizual ori multiplicate prin mijloace tipografice sau de fotocopiere (de tip Xerox).

c) informatie pe suporturi transparente – din pelicula fotografica sau pelicula de film, microfilm care poate fi lecturata numai dupa ce imaginea inregistrata este marita.

Informatia-calitate si utilitate

Calitatea informatiei este foarte importanta, utilizarea informatiei depinzand de caracteristicile acesteia.

O informatie de calitate trebuie sa fie in acelasi timp: consistenta, relevanta, oportuna, exacta si accesibila.

Pentru a analiza o informatie din punct de vedere calitativ trebuie sa explicam relatia: informatie-cunostinta. Informatia reprezinta acel plus de cunoastere cu caracter obiectiv, pe cand cunostinta reprezinta tot un plus de cunoastere dar cu caracter subiectiv. Astfel, relevanta unei informatii poate fi analizata ca o suma de cunostinte care pot duce la luarea unei decizii corecte si in lipsa carora decizia luata putea fi incorecta.

Atentie! Relevanta unei informatii pentru o anumita decizie nu inseamna relevanta acelei informatii pentru orice decizie, astfel incat o informatie poate fi irelevanta pentru o decizie dar relevanta pentru o alta decizie. Din cele spuse mai sus putem trage concluzia ca informatia reprezinta forma data unei cunostinte pentru a permite comunicarea si manipularea acesteia. Manipularea unei informatii este influentata de exactitatea (acuratetea) ei astfel: daca informatia este exacta, continutul ei va reflecta situatia reala a fenomenului si va influenta de asemenea luarea deciziei. O informatie inexacta duce la consecinte foarte grave.

Oportunitatea unei informatii implica existenta unui decalaj corespunzator intre momentul receptionarii informatiei si momentul necesar pentru luarea deciziei, este deosebit de importanta in orice activitate si mai ales in procesul de conducere pentru ca o informatie obtinuta cu intarziere are o valoare scazuta sau isi pierde in totalitate valoarea. Informatia este un produs perisabil.

Oportunitatea informatiei depinde in foarte mare masura de procesul de informare, care stabileste legatura intre subsistemul condus si subsistemul conducator. Centrul de decizie este reprezentat de receptor in sensul ca la acesta ajung datele transmise si stocate de catre emitator. Emitatorul oglindeste comportarea cantitativ-calitativa a unei organizatii economice.

Mai jos este figurat procesul de informare despre care am vorbit in paragraful anterior:

Figura 2

EMI|{TOR CANAL DE TRANSMITERE RECEPTOR

Figura 3

Emitatorul emite cat mai multe informatii reprezentand comportari cantitative ale organizatiei, oglindind comportamentul organizatiei respective din punct de vedere calitativ.

Canalul de transmitere al datelor si informatiilor are menirea de a asigura transmiterea rapida a datelor astfel incat acestea sa ajunga in timp oportun la centrul de decizie (receptor) pentru a se lua deciziile care trebuie luate si de a transmite fidel informatiile. Canalul trebuie sa aiba capacitate de decodificare si trebuie sa fie pe aceeasi lungime de unda cu emitatorul.

Din figura 3 reiese ca procesul de informare se realizeaza in doua sensuri:

conexiunea directa care reprezinta informatiile de decizie;

conexiunea inversa care reprezinta informatiile de stare, privitoare la starea sistemului condus.

Revenind la caracteristicile informatiei trebuie sa subliniem ca, pe langa relevanta, oportunitate, acuratete, informatia trebuie sa aiba si consistenta si de asemenea sa fie si accesibila.

Consistenta informatiei se refera la faptul ca o informatie trebuie sa furnizeze cat mai multe cunostinte celui care o receptioneaza.

Accesibilitatea unei informatii se refera la modul de prezentare al informatiei care determina viteza de trecere de la informatie la cunostinta. O informatie confuza se proceseaza mult mai greu decat o informatie clara.

Utilitatea unei informatii poate fi legata de un compartiment al organizatiei economice, de un nivel de conducere sau de organizatia economica in general. Intr-o organizatie economica volumul informatiilor este foarte mare ceea ce necesita existenta unui sistem informational bine pus la punct pentru bunul mers al respectivei organizatii.

Urmatoarea reprezentare grafica nu este altceva decat figura 3 extinsa:

Informatii catre Informatii de la

SISTEMUL CONDUC{TOR

alte sisteme       alte sisteme

decizii informatii de stare

resurse produse, servicii, lucrari

SISTEMUL CONDUS

Figura 4

Fluxul informational este o sectiune prin circuitul informational si reprezinta cantitatea de informatie care circula sntre doua puncte ale grafului organizational avand: destinatie, continut, sens si frecventa bine stabilita.

Circuitul informational cuprinde drumul pe care sl parcurge informatia din momentul aparitiei unui eveniment si pana cand pe baza cunoasterii lui, se declanseaza un alt eveniment.

Sistemul informational este definit ca fiind un ansamblu de fluxuri si circuite informationale organizate in mod unitar si prin intermediul carora se asigura legatura informationala dintre subsistemul condus si cel conducator, dintre diferitele departamente ale organizatiei, cu scopul realizarii unei bune comunicari care sa permita desfasurarea in bune conditii a activitatii organizatiei astfel incat sa se ajunga la indeplinirea obiectivelor propuse.

O alta definitie a sistemului informational il contureaza ca fiind un ansamblu de procedee, metode si mijloace prin care se asigura culegerea, transmiterea, prelucrarea dar si valorificarea informatiilor.

Sistemul informational este o componenta a sistemului de management alaturi de sistemul organizatoric, sistemul decizional si sistemul de metode si tehnici de conducere. Din aceasta perspectiva sistemul informational poate fi definit ca totalitatea datelor, informatiilor, circuitelor si fluxurilor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor existente intr-o unitate economica, avand ca scop asigurarea suportului informational necesar pentru stabilirea si indeplinirea obiectivelor.

Este bine cunoscut ca sistemul informational, ca o componenta a sistemului de conducere, are un rol important in functionalitatea si eficienta economica a firmei deoarece el ofera materia prima informationala pentru indeplinirea obiectivelor si executarea sarcinilor, competentelor, responsabilitatilor, atat de catre conducere cat si de personalul de executie.

Sistemul informational, prin componenta sa, are pentru unitatea economica acelasi rol ca sistemul circulator pentru corpul omenesc. Componenta sistemului informational este urmatoarea :

a) Datele si informatiile;

Data – este o insiruire de caractere numerice sau alfanumerice cu o anumita semnificatie, o descriere letrica / cifrica a unui fenomen, proces, obiect, fapt, eveniment sau a unei actiuni din cadrul sau din afara unitatii economice, constituind componenta primara a sistemului informational.

Informatia – acea data care aduce un plus de cunoastere si care serveste pentru luarea unei decizii sau traducerea in viata a acestora prin actiunea ce urmeaza.

In cadrul unei firme, informatiile au o tripla dimensiune :

social generala – exprima rolul informatiei din cadrul firmei in manifestarea componentilor sai ca cetateni ai tarii, ca purtatori ai anumitor drepturi si obligatii, in exercitarea carora informatiile vehiculate au o pondere apreciabila;

organizationala – rezida in rolul informatiilor in stabilirea si operationalizarea obiectivelor firmei;

individuala – prin continut si mod de reprezentare influenteaza substantial cat si potential aspiratiile fiecarui salariat cat si gradul de satisfacere al acestora.

Datele reprezinta elementele componente ale informatiei, ele constituind suportul formal al acesteia.

Exista doua categorii de informatii si anume: informatii elementare (obtinute din constatari asupra unui obiect, fenomen) si informatii complexe (obtinute ca urmare a agregarii informatilor elementare).

Orice informatie are o componenta calitativa numita si identificator care indica natura obiectului la care se refera informatia si o componenta cantitativa numita si componenta de stare care indica fie o stare in care se gaseste obiectul, fie o valoare pe care o are.

b) Fluxurile informationale reprezinta ansamblul de informatii necesar desfasurarii unei activitati sau chiar activitati de transmitere de informatii intre emitator si receptor.

In cadrul firmelor moderne se incearca stabilirea unor fluxuri informationale cat mai directe prin evitarea punctelor intermediare si cat mai scurte prin evitarea prelungirii lor in aval sau in amonte de beneficiarii vizati.

c) Circuitele informationale reprezinta acele itinerarii parcurse de date si informatii de la generare pana la activarea sau distrugerea lor in functie de caracteristicile organizatorice ale emitatorilor si beneficiarilor de informatii.

d) Procedurile informationale  sunt acele operatii executate in cadrul unui circuit informational care constau intr-un ansamblu de elemente ce presupun un anumit suport de date, o ordine prestabilita a datelor si informatiilor, anumite mijloace de tratare a informatiilor.

e) Mijloacele de tratare a informatiilor sunt componenta tehnico-materiala a sistemului informational incluzand instrumentele si echipamentele care folosesc in tratarea (culegerea, inregistrarea, prelucrarea si transmiterea) informatiilor precum si in stocarea informatiilor.

Mijloacele de tratare a informatiilor sunt: manuale, mecanice, computerizate, automatizate.

In dezbaterea notiunii de sistem informational trebuie sa precizam functiile sale in cadrul unitatii economice. Aceste functii sunt :

Functia documentara care asigura indeplinirea operatiilor de inregistrare si transmitere a informatiilor avand ca finalitate imbogatirea cunostintelor personalului firmei.

Functia operationala pentru informarea personalului in scopul realizarii sarcinilor care revin fiecarui angajat al firmei.

Functia decizionala care este si cea mai importanta si care consta in asigurarea informatiilor pentru initierea, fundamentarea si adoptarea deciziilor manageriale.

Eficienta informatiei

Eficienta informatiei reprezinta raportul dintre valoarea informatiei si costul informatiei, de aceea este important sa se stabileasca o valoare optima a acestui raport. Pentru aceasta se foloseste reprezentarea grafica a celor doua elemente ale raportului .

Figura 5

Se observa din reprezentarea grafica de mai sus cum, cresterea valorii informatiei duce la cresterea costului acesteia pana la un anumit nivel. Dupa acest nivel raportul de crestere al celor doua marimi se inverseaza si de aceea este necesar sa stabilim punctul k optim, punct care reprezinta cantitatea optima de informatii ce trebuie prelucrata.

Procesul managerial este inteles in primul rand ca un proces de utilizare a informatiei prin ciclul: INFORMA|IE – DECIZIE – AC|IUNE, de aceea managementul poate fi conceput ca o serie de parti ce implica receptionarea, procesarea si transmiterea informatiei. Cu alte cuvinte, managementul este asaltat de o multime de informatii care trebuie sa fie in primul rand eficiente pentru a nu duce la luarea unor decizii incorecte care sa duca la consecinte foarte grave.

Cerintele sistemului informatic birotic

Culegerea, transmiterea si prelucrarea informatiilor constituie un proces complex cu multe variante care necesita masurari de precizie astfel incat folosirea calculatorului asigura efectuarea acestui proces cu eficienta .

Sistemul informational in care culegerea, transmiterea, prelucrarea si stocarea datelor si informatiilor se face in mod automat se numeste sistem informatic.

Scopul sistemului informatic pentru conducere este furnizarea datelor si informatiilor managerilor, intr-un timp util astfel incat acestia sa poata lua decizii valoroase, bine fundamentate, care sa permita atingerea scopurilor organizatiei.

Pentru buna conducere a organizatiei economice este necesar ca sistemul informatic pentru conducere sa aiba urmatoarele caracteristici:

sa fie conceput in jurul unei/unor baze de date;

sa fie suplu;

sa fie alcatuit din mai multe module;

sa fie dinamic si flexibil.

Spuneam ca pentru diferentierea unui sistem informatic de un sistem informational prin prisma folosirii mijloacelor automatizate in procesul de receptionare, procesare si transmitere a informatiei. Termenul “diferentiere” este folosit impropriu pentru ca sistemul informatic este parte a sistemului informational.

Sistemul informatic este ansamblul coerent structurat, format din echipamente electronice de calcul si comunicare, din procese si proceduri automate si manuale, din structuri organizatorice si salariatii care utilizeaza echipamentele electronice de calcul si comunicare, pentru o mai buna comunicare intre subsistemul condus si subsistemul conducator, sn vederea eficientizarii activitatii desfasurate sn organizatia respectiva.

In concluzie, sistemul informatic asigura prelucrarea automata a datelor din unitatea (organizatia) economica. Din punct de vedere logic, prelucrarea datelor se face prin intermediul bazelor de date (locale si distribuite) si a S.G.B.D.-urilor (Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date), iar din punct de vedere fizic cu retele de calculatoare si echipamente periferice.