Functiile managementului si structura de conducere

FUNCTIILE MANAGEMENTULUI SI STRUCTURA DE CONDUCERE

FUNCTIUNILE MANAGEMENTULUI EXPLOATATIILOR AGRICOLE

1. PREVIZIUNEA

2. ORGANIZAREA

3. COMANDA

4. COORDONAREA

5. CONTROLUL

1. PREVIZIUNEA

Previziunea cuprinde:

activitatile care vizeaza orientarea dezvoltarii si functionarii exploatatiilor agricole pe baza investigarii tendintelor de dezvoltare a fenomenelor, a posibilitatilor de introducere in productie a progresului tehnico-stiintific;

precizarea obiectivelor, a mijloacelor si masurilor ce trebuie luate pentru atingerea lor si elaborarea strategiei si tacticii corespunzatoare in vederea atingerii scopului stabilit.

Previziunea se materializeaza in:

prognoze – tendinte de dezvoltare in perspectiva, pe un orizont de minim 10 ani;

planuri – comensureaza obiectivele dezvoltarii, mijloacele si masurile pentru dezvoltarea lor;

programe – se elaboreaza pentru perioade reduse de timp (campanie, decada, zi), prezentand un grad ridicat de detaliere si caracter pregnant operativ.

PLANUL – INSTRUMENT DE CONDUCERE

Orice exploatatie agricola isi desfasoara activitatea pe baza de plan. Planificarea reprezinta stabilirea si fundamentarea obiectivelor, a sarcinilor de realizare a lor si a resurselor necesare pe o perioada corespunzatoare planului pe o perioada corespunzatoare planului (de perspectiva, anual, trimestrial, lunar).

Etapele planificarii:

constientizarea oportunitatilor in lumina pietei, solicitarilor clientilor, oportunitatilor proprii, slabiciunilor proprii legate de nivelul tehnologic, de resursele proprii, de dezvoltare etc;

stabilirea obiectivelor (nivelul profitului, a ratei profitabilitatii, a veniturilor, a costurilor minime, a termenelor, etc

stabilirea mediului intern si extern in care va fi aplicat planul;

compararea alternativelor in functie de scopul urmarit;

alegerea alternativei optime;

formularea planurilor de sprijin:de aprovizionare cu

materiale, asigurarea cu forta de munca, cu capital, etc.

Sistemul de planuri

Sistemul de planificare interioara din exploatatiile agricole cuprinde pe nivelurile organizatorice, urmatoarele forme de plan:

Planul de productie si bugetul de venituri si cheltuieli la nivelul exploatatiei agricole (regii autonome, societati comerciale, asociatii agricole, etc.);

Planuri de productie, venituri si cheltuieli ale fermelor vegetale, zootehnice, specializate sau mixte, ale fermelor industriale etc.

Planul de productie al exploatatiei agricole cuprinde toate rezultatele preconizate a se obtine pe ramuri de productie si categorii de activitati, precum si resursele materiale si umane necesare indeplinirii lor.

Dupa intervalul de timp pentru care se elaboreaza planurile, sistemul de planificare interna din cadrul exploatatiei agricole cuprinde:

planul de organizare economica in perspectiva;

planurile anuale;

planurile operative sau curente.

Planurile de organizare economica in perspectiva se elaboreaza la infiintarea unor exploatatii agricole sau atunci cand se reorganizeaza cele existente.

Continutul cadru al unui asemenea plan prevede:

descrierea conditiilor pedoclimatice;

precizarea gradului de favorabilitate a terenului pentru diferite culturi;

dotarea cu mijloace tehnico-materiale in concordanta cu nevoile de perspectiva ale exploatatiei agricole;

estimarea fondurilor necesare si a rezultatelor economice previzibile;

Planurile anuale de productie ale exploatatiilor agricole detaliaza anual, printr-un sistem de indicatori adecvat, sarcinile din planurile de perspectiva ale exploatatiilor agricole aducand corectii in cazul aparitiei unor factori sau imprejurari noi (modificari neprevazute ale volumului resurselor, ale cerintelor pietei interne, externe, etc.).

Planurile operative sau curente programeaza productia pe perioade mai scurte de timp (trimestre, campanii, luni, decade, zile, etc.).

Activitatea de planificare presupune desfasurarea

urmatoarelor actiuni:

inventarierea mijloacelor de productie;

controlul suprafetelor de teren privind starea culturilor de toamna, a plantatiilor, a suprafetelor pe care au fost efectuate araturi;

analizarea indeplinirii planului din anul precedent pe exploatatia agricola, pe compartimentele operationale si functionale;

verificarea valabilitatii normelor practicate, a sistemului de retribuire, a gradului de asigurare cu forta de munca, etc.

2. FUNCTIUNEA DE ORGANIZARE

Cuprinde ansamblul activitatilor managementului prin care se realizeaza cadrul structural adecvat profilului si sarcinilor exploatatiilor agricole, precum si activitatile ce asigura desfasurarea normala a proceselor de munca si de productie.

Aceste aspecte au in vedere:

structurarea exploatatiei pe compartimente de productie operationale si functionale;

stabilirea componentei aparatului de management pe posturi si niveluri ierarhice;

actiunile privind asigurarea desfasurarii in flux continuu a proceselor de productie si de munca;

organizarea locurilor de munca;

precizarea modalitatilor de respectare a fluxului de activitati, prin aplicarea corecta a tehnologiilor in termen optim si utilizarii cat mai depline a capacitatii de lucru a tractoarelor, masinilor, utilajelor si agregatelor din dotare.

Organizarea reprezinta un proces de diviziune a muncii, de precizare a atributiilor si sarcinilor ce revin lucratorilor in munca si management, precum si gruparea mijloacelor de munca si atribuirea lor personalului dupa anumite criterii in vederea indeplinirii obiectivelor stabilite.

Spiritul de organizare se asociaza cu ordinea, cu observarea legaturilor dintre lucratori si bunuri si cu stabilirea unor reguli de munca.

Obiectul organizarii il reprezinta munca, productia si managementul unui obiectiv.

La nivel de exploatatie agricola, organizarea presupune stabilirea activitatilor, gruparea acestora pe organisme, asigurarea si folosirea rationala a resurselor materiale, umane si financiare.

Organizarea presupune:

stabilirea si imbunatatirea structurii organizatorice;

proiectarea unor fluxuri informationale in functie de

densitatea, dispersia si complexitatea sarcinilor;

stabilirea numarului minim de niveluri ierarhice;

stabilirea gradului optim de delegare a autoritatii.

3. FUNCTIUNEA DE COORDONARE

Are ca scop:

asigurarea fluxului si unitatii de actiune;

armonizarea si sincronizarea activitatilor din cadrul exploatatiilor agricole si a subdiviziunilor;

directionarea unitara a eforturilor

corelarea activitatii cadrelor situate la diferite niveluri ierarhice;

Importanta si necesitatea functiunii de coordonare in managementul exploatatiei agricole depinde de:

existenta unor subsisteme si compartimente operationale si functionale;

complexitatea activitatilor ce au ca obiectiv obtinerea mai multor produse agricole si servicii;

natura procesului de productie;

Coordonarea are ca rol principal: mentinerea, pastrarea si perfectionarea starii de ordonare a sistemului exploatatiei agricole si a legaturilor dintre compartimentele sale.

Aceasta functiune aduce calm, siguranta, precizie, fermitate si incredere in fortele proprii.

Coordonarea este influentata de conditiile mediului inconjurator, aflat in continua schimbare

Coordonarea se exercita in fiecare exploatatie agricola corespunzator structurilor organizatorice, capacitatii de productie si naturii activitatilor, a produselor obtinute si a serviciilor prestate.

Functiunea de coordonare este necesara la toate nivelurile organizatorice, incepand cu verigile superioare, unde predomina sarcinile de management si pana la nivelul formatiilor de munca sau a actiunilor muncitorului, unde predomina sarcinile de executie.

Realizarea acestei functiuni are loc prin discutii, dezbateri si crearea unor grupe, echipe care sa sprijine managerul in exercitarea coordonarii.

4. FUNCTIUNEA DE COMANDA

Se refera la activitatile managementului indreptate spre transformarea deciziilor in actiuni concrete, prin precizarea sarcinilor ce revin executantilor, a termenelor si modalitatilor concrete pentru realizarea lor.

Include actiunile prin care se transmit executantilor sarcinile si responsabilitatile ce le revin si activitatile ce trebuie infaptuite intr-o perioada stabilita.

Functiunea exprima ce are de facut fiecare individ sau grup de indivizi, cu ce mijloace, la ce termen si daca ele corespund capacitatii executantilor, pentru ca sistemul sa functioneze corect si eficient.

Continutul dispozitiei difera in functie de nivelul ierarhic al managerilor:

la nivelurile ierarhice superioare, dispozitia imbraca forma unor linii de principiu si deriva din sarcinile de ansamblu ale exploatatiei;

la nivelurile inferioare cuprind elemente de detaliu (cantitati, mijloace, persoane, etc.).

Executarea functiei de comanda depinde de:

metodele de management adoptate

realismul obiectivelor si termenelor stabilite;

mentinerea unui contact permanent cu realitatile la nivelul executiei;

formularea unor dispozitii clare, concise si complete;

repartizarea echitabila a sarcinilor si responsabilitatilor

crearea unui climat de munca corespunzator.

Henry Fayol arata ca managerii trebuie sa aiba pe langa cunostinte in domeniul managementului si o multime de calitati personale care influenteaza functiunea de comanda, si anume: inteligenta si forta intelectuala, vointa, chibzuinta, hotarare si perseverenta, energie, indrazneala, curajul responsabilitatii, simtul datoriei si grija pentru interesele generale.

5. FUNCTIUNEA DE CONTROL

Are ca obiectiv verificarea modului de functionare a sistemului, de promovare a aspectelor pozitive si de inlaturare a abaterilor atunci cand este cazul.

Se caracterizeaza prin:

actiunile managementului indreptate spre realizarea modului in care rezultatele obtinute corespund cu obiectivele stabilite;

sesizarea, depistarea si comensurarea eventualelor abateri, a factorilor si cauzelor care le-au determinat;

stabilirea masurilor pentru remedierea deficientelor semnalate.

Fiecare manager este investit cu anumite drepturi de a controla activitatea compartimentelor si a persoanelor din subordine.

Controlul este actiunea prin care se verifica si se masoara realizarile cantitative si calitative pentru a se vedea daca acestea corespund prognozelor stabilite, in scopul orientarii activitatii pentru indeplinirea obiectivelor.

Controlul are rolul de a preveni posibilitatea aparitiei si manifestarii unor deficiente si de a stabili masurile concrete si operative, menite sa indrepte deficientele constatate.

Controlul trebuie sa se caracterizeze prin:

v      corectitudine

v      principialitate

v      obiectivitate

Controlul se clasifica dupa urmatoarele criterii:

A. Dupa momentul efectuarii:

control preliminar: se face inainte de a incepe activitatea previzionala; cu ajutorul lui se asigura ca sunt conditii necesare pentru indeplinirea actiunii;

controlul concomitent: vizeaza in principal, ceea ce se intampla in timpul desfasurarii actiunii; se axeaza pe operatiunile in curs, pentru a stabili daca procesul se desfasoara corect;

controlul posterior: se face dupa incheierea actiunii, asupra rezultatelor finale care s-au obtinut.

B. Dupa pozitia managerului fata de actul de control in procesul managerial:

control direct: se realizeaza prin contact nemijlocit intre manageri si unul sau mai multi subordonati sau colaboratori:

autocontrolul: se practica de fiecare angajat asupra activitatii proprii, in timpul desfasurarii muncii sau dupa incheierea acesteia; are ca motivare satisfactia in realizarea unei anumite activitati si a unor recompense morale sau materiale;

controlul de conformitate: se asigura aducerea fenomenelor la parametrii prestabiliti; previne aparitia unor perturbatii si urmareste mentinerea conditiilor care formeaza desfasurarea actiunii in conformitate cu obiectivele stabilite de manager;

C. Dupa natura si obiectivele urmarite:

control tehnic: se executa asupra procesului de productie: are in vedere respectarea tehnologiilor adoptate, a calitatii lucrarilor, a epocilor optime, etc.

controlul economic: se refera la realizarea indicatorilor, aplicarea gestiunii economice, organizarea productiei si a muncii, etc;

controlul financiar: urmareste modul de indeplinire a planului financiar, gospodarirea rationala a fondurilor materiale si banesti; semnalarea abaterilor de la disciplina financiara, etc; asigurarea echilibrului financiar intre venituri si cheltuieli, urmarind sa influenteze favorabil indeplinirea sarcinilor economice si sa contribuie la cresterea eficientei tuturor activitatilor agricole.

control vizual: se face prin supravegherea directa a realizarilor salariatilor; se efectueaza de catre supraveghetor prin evaluarea lucrarilor;

v      Controlul se face dupa un plan initial, care se corecteaza pe parcurs;

v      Este necesar sa se sigure publicitatea controlului, ale carui rezultate trebuie aduse la cunostinta managerului si a celui controlat.