Contractarea, achizitii si auditul

Contractorul proiectului este o institutie legal si financiar responsabila pentru banii primiti. In vederea asigurarii transparentei si bunei colaborari intre beneficiarul finantarii si furnizor se semneaza un contract in care sunt stipulate clar responsabilitatile partilor.

Formatul standard (model) pentru contractul de finantare este prezentat mai jos:

Data contractului ……….200X

intre

a) Inserati numele si adresa companiei ('”Beneficiarul”), si

b) Inserati numele si adresa contractantului (“Agentia”)

Prevederi

(A) DEFINITII

(1) In acest contract, daca contextual nu se solicita altceva:

(i) Termenii “Beneficiarul” si “Agentia” includ cei doi parteneri si reprezentantii lor legali;

(ii) Masculinul include femininul si singularul include pluralul si vice versa si acolo unde sunt doua sau mai multe persoane incluse in termenul “Beneficiarul”, obligatiile acestuia vor fi suportate de catre acestia individual si impreuna;

(iii) “finantarea” inseamna finantarea sau finantarile prezentate mai jos

(iv) Notele din subsol la care fac trimitere clauzele, atunci cind este cazul, nu fac parte din acest contract si nu trebuiesc luate in consideratie in constructia sau interpretarea vreunei parti din acesta.  

(B) Caracteristicile Beneficiarului finantarii

Beneficiarul isi propune sa duca la indeplinire urmatoarele activitati (inserati descrierea), numite in continuare “ obiectul contractului”

(C) Facilitatile finantarii

Agentia a acceptat, la cererea Beneficiarului, sa ofere Beneficiarului suma de”specificati suma” care va fi numita “Finantarea nerambursabila” pentru realizarea “Obiectului contractului”. Astfel : specificati finantarea totala prezentata in aplicatie si suma si procentul pe care il reprezinta finantarea nerambursabila  

SUNT AGREATE SI DECLARATE DE CATRE Beneficiar si Agentie

DURATA SI DISPONIBILITATEA FINANTARII

1.Fondul va avansa finantarea/banii Beneficiarului pentru scopurile specificate de catre acesta in aplicatia/cererea de finantare depusa la Agentie dupa ce beneficiarul furnizeaza bilantul fondurilor cerute (precizati suma ) si in concordanta cu celelalte conditii ale prezentului contract.

SITUATII CE IMPLICA RESTITUIREA IMEDIATA A FINANTARII

Finantarea va fi imediat restituita, fara alte proceduri juridice, in oricare din urmatoarele situatii:

-Daca  beneficiarul esueaza in aplicarea contractului sau in respectarea conditiilor din contract;

-Daca un lichidator va fi numit pentru o parte sau pentru toate bunurile Beneficiarului;

-Daca se emite vreun ordin sau hotarare judecatoreasca impotriva Beneficiarului pentru plata oricarei sume de bani si aceasta nu este rezolvata in termen de 14 zile

-Daca se pronunta executare silita asupra bunurilor sau proprietatilor Beneficiarului si aceasta situatie nu este rezolvata in termen de 7 zile

-Daca se declara falimentul Beneficiarului si nu este anulat in termen de 7 zile

-Daca Beneficiarul inceteaza, conform opiniei Agentiei, total sau partial sa deruleze proiectul conform contractului;

-Daca Beneficiarul, fara a avea acordul in scris al Agentiei, ipotecheaza sau incearca sa ipotecheze orice parte a proprietatilor si bunurilor (cu exceptia cazurilor prevazute in mod normal in contract);

-Daca proiectul este mutat in afara regiunii pentru care a fost aprobat

OBLIGATIILE BENEFICIARULUI DUPA TERMINAREA CONTRACTULUI

4. Pentru o perioada de “x” ani de la data terminarii finantarii Beneficiarul agreaza cu Agentia urmatoarele:

OBLIGATIILE BENEFICIARULUI

Beneficiarul se angajeaza:

1. Sa foloseasca finantarea numai pentru scopul prezentului contract

2. Sa indeplineasca si continue proiectul, asa cum este prevazut in obiectul contractului, si sa nu schimbe locul si natura proiectului

3. Sa se asigure ca nici o actiune nu este intreprinsa pentru vanzarea sau transferarea afacerii, bunurilor si actiunilor acesteia.

4. Sa furnizeze Agentiei, sau oricarei alte institutii nominalizate de Agentie, o copie a bilantului si a contului de profit si pierderi (certificat de auditori ) aratand adevarata situatie a afacerii, imediat ce acest lucru este posibil si in orice caz nu mai tarziu de (x) luni de la incheierea anului financiar precum si o copie a altor conturi sau alte documente solicitate de Agentie. Din timp in timp, la solicitarea Agentiei, Beneficiarul va furniza informatii despre continuarea proiectului ( dupa terminarea finantarii)

5. Sa permita Agentiei si oricaror persoane nominalizate de catre aceasta precum si reprezentantilor Comisiei Europene si Curtii de Audit sa investigheze modul de derulare a proiectului si afacerii Beneficiarului in orice moment si sa permita acces rezonabil la toate documentele si locatiile pe care acesti reprezentanti le considera necesare.

6. Sa raporteze Agentiei orice circumstanta de ordin financiar sau eveniment ce ar putea afecta proiectul

7. Sa pastreze echipamentul si utilajele folosite in proiect in conditii bune de functionare  si sa-l asigure in intregime impotriva pierderii si distrugerii prin foc, explozie, furtuna, furt si lovire si impotriva oricarui alt risc depre care Agentia il va anunta in scris.

8. Sa se conformeze regulilor si legislatiei privind legislatia muncii, si siguranta si controlul mediului

9. Sa participe la intalniri si sa furnizeze informatii la cererea Agentiei astfel incat sa-i faciliteze monitorizarea proiectului

10. Sa furnizeze garantii pentru finantare astfel (specificati)

11. Sa se asigure ca fara acordul scris al Agentiei nu se vor intreprinde urmatoarele:

a) sa conduca orice alt proiect sau afacere altfel decat prin propria companie sau sucursale posedate in intregime

b) sa plateasca onorarii si beneficii directorilor la alt nivel decat cel agreat cu Agentia

c) sa ipotecheze sa puna taxe sau orice alte sarcini si credite ipotecare asupra bunurilor Beneficiarului/companiei

d) sa contracteze alte imprumuturi

e) sa schimbe perioada de raportare contabila

f) sa faca cheltuieli serioase de investitii altele decat cele prevazute in cererea de finantare

g) sa angajeze sau schimbe directorii aprobati

Compania va face demersuri ca sa se asigure ca auditorii sai vor tine cont de obligatiile asumate in prezentul contract, in cadrul raportului anual de audit sau de cate ori acest lucru este solicitat

GARANTIILE BENEFICIARULUI

Beneficiarul garanteaza Agentiei urmatoarele:

1. Beneficiarul garanteaza Agentiei ca compania este legal constituita si inregistrata

2. Beneficiarul certifica ca o suma de (x) a fost investita in numerar in actiunile companiei si certifica in continuare numarul de actiuni detinute de fiecare actionar

3. Nu exista litigii ale Beneficiarului cu terte parti care ar afecta contractul si acordarea finantarii de catre Agentie

4. Nu exista alte contracte pe termen lung, altele decat cele ce tin de specificul companiei (ex comert) care sa afecteze proiectul

5. Nu exista credite, ipoteci sau orice alte obligatii ale Beneficiarului asupra proprietatilor si bunurilor acestuia despre care Agentia nu este instiintata

6. Beneficiarul va indeplini si tine sub observatie continua indeplinirea obligatiilor stipulate in contractul prezent

7. Benficiarul isi va devota timpul si atentia indeplinirii proiectului

8. Beneficiarul nu are cunostinta de nimic ce ar putea afecta material sau altfel viitorul companiei

De adaugat pentru companiile existente :-

9. Ca nu au intervenit deteriorari si schimbari in situatia afacerii si pozitiei financiare a companiei fata de momentul prezentarii cererii de finantare

In deplina cunostiinta de cauza a termenilor acestui contract, acesta este semnat de catre Beneficiar si Agentie prin reprezentantii sai legali si datat in consecinta.

Semnat de ambele parti si stampilat

Achizitiille - Autorizarea si efectuarea platilor in cadrul finantarii este in sarcina exclusiva a departamentului de plati/contabilitate si va fi exercitata independent de celelalte departamente.

Fiecare beneficiar aprobat va avea un fisier separat referitor la platile contractului; acest fisier/dosar va cuprinde o copie a aplicatiei originale, documente cheie ce au fost incluse in aplicatie (ca de ex certificat de inregistrare, certificate fiscale, etc.), o copie a prezentarii aplicatiei catre Consiliul de conducere (raportul de evaluare a proiectelor), copie a deciziei Consiliului de conducere semnata de Directorul executiv/Presedinte si o copie a contractului de finantare, al carui cuprins trebuie sa fie in deplina concordanta cu decizia Consiliului de conducere.

Solicitarile pentru plati trebuie insotite de urmatoarele documente:

Originalele facturilor pentru bunurile cumparate. Vor fi facute copii ale acestor facturi inainte de returnarea originalelor si autentificate conform cu originalul. Detalierea (eventual prin deviz) costurilor pentru constructii daca acestea sunt incluse;

Detalierea si explicitarea costurilor pentru instruire;

Documentatie necesara pentru a stabili conformarea cu termenii specifici; si conditiile pentru finantare, de exemplu existenta co-finantarii propuse.

Daca departamentul de plati/financiar este satisfacut de documentele furnizate atunci personalul de specialitate, ca de ex inginerii, viziteaza proiectul si in cazul in care acesta decurge normal raporteaza in scris ca:

a)     Cheltuielile sunt in concordanta cu bunurile procurate si cu contractul

b)     Bunurile procurate indeplinesc standardele prevazute in contract.

Daca raportul consultantilor este negativ, beneficiarul finantarii este instiintat ca finantarea este blocata pana la rectificarea situatiei si inlaturarea problemelor existente.

Daca raportul consultantilor este pozitiv, atunci plata se face in contul beneficiarului acesta fiind instiintat in prealabil de efectuarea platii; beneficiarul este solicitat sa confirme primirea banilor, confirmare ce va fi pastrata in documentele contabile ale proiectului. Se vor pastra inregistrari si copii ale platilor facute, balantele platilor neefectuate inca, balanta bugetului proiectului. De asemenea, cand este cazul, documente privind licitatia si cotatiile respective impreuna cu documente explicative privind respingerea celorlalti ofertanti se pastreaza; la acestea se adauga evidenta platilor corespunzatoare va fi justificata prin extrase de cont bancar, ordine/documente de plata si chitante originale privind platile.

Auditul Intern - este o functie de evaluare independenta, stabilita intr-o organizatie pentru a-i examina si evalua activitatile. Definitia data de Institutul de Auditori Interni – “Auditul intern este o functie de evaluare independenta stabilita intr-o organizatie pentru a-i examina si evalua activitatile, ca un serviciu pentru organizatie”. Obiectivul auditului intern este de a asista membrii unei organizatii pentru o raportare asupra responsabilitatilor. In acest scop, auditul intern le furnizeaza analize, evaluari, recomandari, sfaturi si informatii referitoare la activitatile revazute. (bazata pe declaratiile definitive ale Institutului Auditorilor Interni, 1991).

Exista doua diferente majore intre auditul intern si cel extern:

1.Functia de audit intern este stabilita in interiorul organizatiei si independenta acestuia ar trebui sa fie judecata avand in vedere acest lucru.

2. Un prim obiectiv al auditului intern este de a oferi un serviciu managementului cu obiectivul de a-l asista in munca, cand serviciile oferite acestuia sunt un produs al unui audit extern.

Auditul extern este descris ca un “audit de conformitate”, indreptat catre evaluarea faptului ca sistemul este operat in mod eficient. Auditul intern este de asemenea legat de un audit de conformitate, dar in plus actioneaza ca un “brat al managementului” pentru a obtine o eficienta si o eficacitate mai mare. In acest sens auditul intern poate juca un rol important in modul cum firma este gestionata.

Exista diferite tipuri de audit intern:

1. Auditul de conformitate care se concentreaza pe determinarea:

a)     daca in sistemul de control si inregistrare a veniturilor si cheltuielilor acestea au fost operate corect

b)     daca veniturile si cheltuielile au fost corect evidentiate si inregistrate.

2. Auditul de eficienta care determina daca resursele (personalul, proprietatile, etc) sunt folosite in mod optim, adica auditul este mai putin interesat daca au fost inregistrate corect costurile decat daca acestea au fost mai mari decat ar fi trebuit sa fie.

3. Auditul de eficacitate care stabileste daca resursele sunt folosite pentru a obtine efectul scontat. Merge chiar si mai departe decat auditul de eficienta deoarece ia in considerare costurile unor politici alternative pentru a atinge aceleasi obiective ale organizatiei.

4. Auditul operational este un termen folosit pentru a arata ca auditul intern modern este concentrat asupra intregii organizatii nu numai asupra finantelor si a contabilitatii. De aceea este preocupat cu auditul activitatilor in general, punand impreuna auditul de eficienta si cel de eficacitate. Auditul operational a fost dezvoltat mai mult de functia de audit intern decat de auditorii externi.

5. Auditul managementului este de asemenea folosit pentru a descrie munca de audit facuta de auditul intern, dar a fost mai mult folosit pentru auditarea sectorului guvernamental local si national si a sectorului public in general, mai mult decat pentru sectorul privat. In multe cazuri este similar cu auditul de eficacitate in ideea ca scopul acestui audit este de a determina daca managementul actioneaza eficace. In principal, auditul studiaza formularea obiectivelor manageriale ( incluzand daca procesul de stabilire a obiectivelor a fost gandit cu atentie) si modul in care aceste obiective au fost atinse.

6. Auditul valorii banilor (AVB), unde in plus fata de auditul de eficienta si eficacitate, valorile economice sunt de asemenea luate in considerare, cum ar fi evitarea risipei. Acesta a devenit mai obisnuit in auditul sectorului public.

Auditul intern devine eficient daca:

Sprijina managementul de varf. Intr-un mod extins, auditul intern este folositor daca managementul este constient de scopul si profunzimea actiunii, iar masurile care se iau vor fi in concordanta cu rezultatele auditului.

Independenta auditorului intern. Gradul de independenta se refera atat la locul de munca, dar si cui raporteaza auditorul.

O cultura etica puternica, care impreuna cu un cadru etic, recunoaste auditul intern ca o contributie pozitiva pentru organizatie.

Niste angajati motivati incluzand o serie de aptitudini tehnice, o minte ascutita si posibilitatea de a comunica bine si de a relationa cu oameni cu diferite pregatiri. Aptitudinile includ posibilitatea de a trece de la un audit de inspectie la unul de recomandari si participativ.

Educatie continua si cursuri de pregatire pentru a imbunatati competentele functiei de audit.

Pasi pentru a se asigura ca elementele de masura a performantei sunt disponibile pentru a evalua performanta. Esential, auditorul intern cauta dovezi pentru a stabili ca sistemul de control stabilit de management opereaza eficient pentru a indeplini nevoile managementului si ofera angajatilor sfaturi utile si informatii corecte referitoare la activitatea revizuita. In consecinta, auditorul trebuie sa cunoasca telurile si obiectivele companiei la toate nivelurile, trebuie sa fie capabil sa foloseasca tehnici, date si informatii despre raportari asupra controalelor si informatii manageriale, toate aceste clare si in mod regulat.

“Daca nu se poate masura, nu se poate gestiona! Daca nu se poate gestiona, nu se poate imbunatati.”

(W. Clarke)