GENERARE RAPOARTE SI ETICHETE

1. Crearea de Rapoarte

Intr-o Baza de date se pastreaza structurat sub forma de tabele un mare volum de informatie. Prin programe se asigura crearea si actualizarea inregistrarilor din tabele folosind proceduri activitate prin comenzi procedurale, prin meniuri sau prin interfete grafice. Regasirea informatiilor din BD se face prin utilizarea fisierelor de index si a relatiilor dintre tabele. Interogarea BD presupune afisarea informatiilor dorite sub forma ceruta pe ecran sau la imprimanta. Pe ecran valorile inregistrarilor se pot afisa pe formulare (Form) intr-o forma grafica ceruta (FontSize, FontType, Color), folosind obiectele windows discutate anterior (Text, EntryField, Image, OLE).

Cea mai simpla forma de afisare a unui fisier de date ca tabel se face folosind comanda LIST sau BROWSE, care afiseaza coloanele specificate ale inregistrarilor. In aplicatii se cer frecvent liste de complexitate mai mare, care sa cuprinda totaluri generale sau partiale (pe facultati, pe sectii, pe meserii, pe produse), antet institutie, data curenta, paginare, sortare. Aceste liste se pot obtine prin programe de complexitate mai mare, dupa modelul prezentat in capitolul proceduri. Scrierea unor asemenea programe necesita un efort mai mare de programare si poate dura cateva zile sau saptamani (state de plata, state de functiuni, balante de verificare).

Pentru cazul in care asemenea liste se cer intr-un timp scurt( o zi sau cateva ore) si se refera in general la un fisier se poate recurge la un generator de rapoarte, care permite proiectarea rapida a raportului in mediu Windows. Daca se da DblClick pe Untitled in grupul Report din Navigator se activeaza generatorul de rapoarte cu cele doua moduri Expert si Designer. Se genereaza un program cu extensia .RPT. Modul Expert este cel mai simplu dar si rezultatul este simplist. Rezultatul este mai simplu decat la comanda LIST.

Se poate lucra mai simplu in modul Designer, care se poate activa si prin:

• File/New/Report din meniul principal
• Folosind New si Report din Speed bar icon-ul
• Comanda CREATE  REPORT r1.rpt daca exista un fisier deschis

Daca am deschis anterior fisierul STUD prin comanda CREATE REPORT r1 se deschide o fereastra cu programul Cristal Report pentru generare rapoarte.

Formularul are 3 zone principale:

• Page header care cuprinde antetul paginii cu titlu si capul de tabel
• Details care va contine inregistrarile din fisierul utilizat
• Page footer  care specifica informatiile din partea de jos a paginii
• Zone pentru sume partiale sau globale pentru anumite campuri (ex.Bursa)

Completarea zonei de antet se poate face:

• Scriiind direct (Fac. de Automatica). Prin selectarea textului scris si click dreapta se poate activa optiune Change Font prin care se stabileste tipul, dimensiunea si culoarea font-ului folosit. Acest mod nu genereaza Text care sa poata fi mutat.
• Activand o fereastra editor prin selectia butonului ABC din bara de meniu, in care se scrie textul dorit. La inchiderea ferestrei obtinem un obiect Text, care se plaseaza in locul dorit. Se poate modifica tipul, dimensiunea si culoarea font-ului prin click dreapta pe text  si alegerea optiunii Change Font. Optiunea Change Border and Color permite incadrarea textului intr-un chenar cu linie simpla sau dubla de o anumita culoare si stabilirea culorii textului si a fondului.
• Folosind butonul care deschide o fereastra care permite scrierea unor expresii
• Capul de tabel poate fi delimitat cu linie, la fel ca si fiecare linie de inregistrare folosind butonul din bara de meniu.
• Se pot insera imagini in antet prin butonul din bara de meniu
• Se pot insera obiecte OLE prin butonul din meniu (pagina de web)

Se recomanda salvarea repetata a machetei de raport pe timpul lucrului prin butonul .

Completarea zonei Details se face cu obiecte EntryField legate direct de campurile din fisier, utilizand o paleta de campuri activata prin selectia butonului XXX din bara meniu. La plasarea unui camp in raport se completeaza si capul de tabel cu un obiect Text cu numele campului. Alegerea fontului pentru textele din capul de tabel se face prin click dreapta pe text si selectare optiunii Change font. Daca se doreste modificarea textului din capul de tabel se va selecta optiunea Edit text Field. Se permite selectia unui border si culorilor textului si fondului si pentru obiectele EntryField (ex. camp Nume).

Sume partiale si totale

Pentru campurile numerice se pot specifica sume totale (Grand total), care pot fi suma simpla a tuturor valorilor sau functii mai complexe ca media, minim, maxim deviatia medie. Se poate exemplificat pe campul Bursa unde pe click dreapta se selecteaza Insert Grand Total.

La terminarea proiectarii raportului se va salva prin inchiderea ferestrei si se va genera o macheta de raport r1.RPT.

Afisarea raportului proiectat se face din Navigator dand click dreapta pe raport (r1.rpt) si selectand optiunea Run Report, sau prin comanda:

REPORT FORM r1

Daca raportul nu corespunde cerintelor se va continua proiectarea folosind comanda:

MODIFY REPORT r1

Se poate trece in regimul design un raport utilizand Navigator. Se da click dreapta pe raport (r1.rpt) si se selecteaza optiunea Design Report.

Pe parcursul proiectarii se poate afisa raportul folosind butonul de Preview

Tiparirea raportului la imprimanta se face cu butonul din meniul Cristal.

9.2. Rapoarte si interogari (Query)

Generatorul de rapoarte are multe facilitati dar poate fi folosit pe un singur fisier. In cazul unor aplicatii complexe se utilizeaza mai multe fisiere din care se iau datele. In acest caz este necesar un program special de listare.

Pentru aplicatii de complexitate medie se poate scrie un program care genereaza un fisier rezultat prin prelucrarea fisierelor din baza de date. Pe baza fisierului rezultat se va genera un raport, care va putea folosi facilitatile grafice ale programului CristalReport.

Interogarile in Visual dBase (QBE) sunt vederi in baza de date care cuprind campuri din mai multe fisiere legate intre ele prin relatii. O interogare este tratata de Visual dBase ca un fisier de date (.dbf).

O interogare este un program care:

• Deschide fisierele si indecsii folositi  in zone de lucru (Use In n si Set Order);
• Stabileste relatii intre fisiere prin campuri de legatura (Set Relation ToInto)
• Selecteaza campurile utilizate din fiecare fisier deschis ( Set Field To lista_camp)
• Stabileste conditiile pentru inregistrarile selectate (Set Filter To conditie)
• Se poate cere sortarea unor fisiere in ordinea dorita (Sort )

Crearea unei interogari se face interactiv cu Query Designer lansat din Navigator.

• Se da DblClick sau ClickDreapta pe Untitled din grupul Query si se selecteaza Designer. Se poate lansa si din FILE/New/Query sau comanda Create Query.

• Apare fereastra Query Designer care cere selectarea unei tabele ale carei campuri se vor afisa. Se selecteaza Stud si apoi prin optiunea Add Table din meniul Query se selecteaza tabela Masini;
• Se vor selecta  campurile care se utizeaza din cele 2 tabele
• Se pot crea campuri calculate cu Create Calculate Field (Impozit=0.16*salar)
• Se pot impune conditii de selectie inregistrari prin Add Condition

• Se poate stabili o relatie intre tabela STUD si Masini unind cu o linie de mouse in stanga cele 2 tabele. Apare o fereastra prin care se stabileste campul de legatura.

• Se pot crea noi indecsi de tipul MDX folosind optiunea Manage indexes din  meniu Query pentru tabela selectata. Campurile care au indecsi sunt marcate printr-o cheie in prezentarea tabelei.

Interogarea realizata genereaza un fisier de program ST_MS.qbe, care poate fi vizualizat si modificat prin optiunea Edit Qbe tastand ClickDr pe fisier in Navigator/Query. Se observa comenzile folosite, care pot fi modificate ulterior.

Interogarile pot fi utilizate si la proiectarea unui Form, cand proprietatea View va fi completata cu un fisier.qbe si nu cu fisier.dbf. In acest caz in paleta de campuri apar toate campurile fisierelor din vederea specificata, care pot fi utilizate la proiectarea Form-ului.

Rapoartul complex poate utiliza interogarea proiectata selectand fisierul St_Ms.qbe la proiectarea raportului, in loc de fisier .Dbf. Proiectarea raportului se face ca pentru o tabela, cu deosebirea ca la selectia butonului XXX din meniul Cristal Report va apare paleta de campuri care s-a definit in vedere.

9.2. Crearea de Etichete (Label)

Etichetele se creeaza cu acelasi program Cristal Report, dar o eticheta contine informatiile dintr-o singura inregistrare si foloseste facilitatile grafice ale scrierii in Windows. Se pot crea etichete pentru colete, sticle, ambalaje, carti de vizita, scriere adrese pe plicuri pentru un fisier care contine destinatarii.

Activarea Designer-ului de etichete se poate face asemanator cu rapoartele din:

• FILE/New/Labels se va deschide fereastra
• Din SeedBar dand click pe butonul New si alegand Labels
• Din Navigator selectand grupul Labels si dand DblClick pe Untitled
• Din fereastra de comanda tastand CREATE LABEL L1 (L1 nume fisier.RPL)

Vom folosi comanda CREATE LABEL L1 din fereastra de comanda si se va activa Designer-ul de Label din Cristal Report, care are acelesi butoane pe barele de meniu. Prima fereastra afisata serveste la definirea dimensiunilor etichetelor (Height,Windth) si pozitionarea lor pe o foaie de hartie format A4. Se pot da mai multe randuri de etichete ti mai multe etichete pe rand. Se vor specifica distantele fata de marginile foii (Top, Bottom, Left, Right) si distantele dintre etichete pe orizontala si verticala. Se pot alege unele dimensiuni prestabilite de scrisoare, discheta 3 ½ , 5 ¼, video caseta, etc. Se observa ca in acest caz pe foaie se pot tipari 3 randuri de cate 2 etichete pe un rand. Inainte de Create Label se va deschide fisierul utilizat STUD.

In continuare proiectarea grafica se va face pentru o singura eticheta afisata.

Se va incepe cu marirea numarului de linii tastand Enter in zona Details.

Folosind paleta de campuri se vor plasa pe Label obiecte EntryField atasate campurilor din fisier. Fiecarui camp EntryField i se va atasa un text explicativ folosind butonul de text ABC (Nume,Adresa,). Campul Nume va fi pus intr-o casuta (dreptunghi) folosind butonul . Acelasi efect se obtne si prin Click dreapta pe obiect si selectie Change Border&Color, cad putem schimba si culoarea textului si fondului.

Se poate selecta si campul binar Poza care va afisa fotografia fiecarui student. Dimensiunile pozei se pot modifica cu mouse-ul.

Se pot muta obiectele cum dorim in fereastra pentru a obtine grafica dorita.

Fiecare obiect poate fi selectat si folosind bara de controale se poate seta, dimensiunea si tipul fontului. Acelasi lucru se obtine cu clickdr si selectie Change Font

La inchiderea ferestrei de design se creaza un fisier L1.RPL.

Pe timpul proiectarii se poate afisa eticheta cu butonul Preview din bara de meniu. Se observa ca in dreapta a ramas spatiu liber care poate fi folosit, sau se poate micsora latimea etichetei si eventual se pot plasa 3 etichete pe rand in loc de doua.

Afisarea etichetelor pentru tot fisierul se face din Navigator sau cu comanda:

LABEL FORM L1

Tiparirea la imprimanta a etichetelor se face cu butonul din bara de meniu