Modul de constituire si functionare a entitatii economice; etapele constituirii, modul de functionare si dizolvare/lichidare

1. Modul de constituire si functionare a entitatii economice; etapele constituirii, modul de functionare si dizolvare/lichidare.

PREZENTAREA SOCIETATII COMERCIALE

Societatille comerciale din tara noastra functioneaza comform Legii 31/1990, republicata si completata cu modificarile anterioare.

Crearea unei societati comerciale presupune contabilizarea unei succesiuni de acte juridice generata de aceasta operatiune, fiind necesara indeplinirea mai multor formalitati:

Redactarea actului de constituire respectiv contractul de societate si statutul

Inregistrarea la instanta juridica in a carei raza teritoriala isi va avea sediul societatea

Inregistrarea la registrul comercial si administratia financiara

Publicarea operatiei de creare in Monitorul Oficial

In functie de forma sa fiecare societate comerciala are caracteristici specifice asa cum sunt date in Legea 31/1990.

Prezentam spre exemplificare caracteristicile societatii pe actiuni "Electrificare C.F.R."- S.A.

1 S.C. Electrificare "CFR" S.A. este organizata si functioneaza potrivit prevederilor Hotararea Guvernului nr.1283/2004 privind infiintarea in forma juridica ca filiala a Companiei Nationale de Cai Ferate 'C.F.R.' - S.A. care isi desfasoara activitatea in conformitate cu legile statului roman.

Societatea are ca activitate principala montarea, exploatarea, intretinerea si repararea instalatiilor de electrificare ale Companiei Nationale de Cai Ferate 'C.F.R.' - S.A., pentru asigurarea functionarii infrastructurii feroviare in scopul realizarii transportului feroviar.

Principalele atributii sunt urmatoarele:

- gestionarea infrastructurii de electrificare - montarea, exploatarea, intretinerea si repararea instalatiilor de electrificare ;

- servicii de intretinere tehnica si reparare a instalatiilor liniilor de contact;

- servicii de intretinere si reparare a instalatiilor de energoalimentare a caii ferate electrificate ;

- servicii de intretinere si reparare a instalatiilor de electroalimentare;

- servicii de intretinere si reparare a instalatiilor de comanda la distanta si telecomanda;

- servicii de comanda operativa a instalatiilor de electrificare

- servicii de interventii operative in cazul deranjamentelor, evenimentelor si accidentelor feroviare;

- servicii de consultanta de specialitate pentru instalatiile de

electrificare, asistenta tehnica si management de proiecte de electrificare, reabilitare, asistenta tehnica si reprezentare in organisme internationale pe probleme de schimb de informatii si interoperabilitate in domeniul instalatiilor de electrificare;

- servicii de proiectare instalatii electrice;

- servicii de proiectare si asamblare a echipamentelor de masura, reglare si control pentru instalatiile automatizate;

- servicii de masuratori si verificari electrice;

- servicii de metrologie;

- lucrari de instalatii electrice;

- servicii de intretinere si reparare a motoarelor, generatoarelor si transformatoarelor electrice;

- fabricarea de aparate pentru distributia si comanda electricitatii;

- servicii de reglementare in domeniul instalatiilor de electrificare si al gestionarii energiei electrice;

- servicii de asistenta tehnica de specialitate;

- lucrari constructii-montaj linii de contact;

- lucrari constructii-montaj linii electrice aeriene si subterane de medie si joasa tensiune;

- elaborarea de instructiuni specifice pentru intretinerea si repararea instalatiilor de electrificare;

- activitati de instruire de specialitate si atestare a personalului care executa lucrari in zona caii ferate electrificate sau la alte instalatii electrice.

Denumirea Societatii: Numele dat este: « S.C."Electrificare CFR" S.A.

Sediul Social:

Sediul social se stabileste in Mun. BUCURESTI, B-dul Dinicu Golescu 38, Sector 1

Forma juridica: societate pe actiuni, filiala a Companiei Nationale de Cai Ferate "C.F.R." - S.A. Bucuresti;

Tip de asociere: asociat unic ("Electrificare C.F.R."- S.A.)

Constituire prin: act constitutiv (contract de societate + statut), conform art. 5 din Legea 31/1990;

Responsabilitate: actionarul este obligat numai la plata actiunilor;

Marimea capitalului social: 200.000 (minimum 2.500 conform Legii 31/1990);

Natura drepturilor sociale :actiuni (20.000)

Marimea drepturilor sociale:(minimum 0,1 lei/actiune) 10lei/actiune

Natura aporturilor: numerar - 200.000 lei, din care varsat la data constituirii 30%

Organ de gestiune: Consiliul de administratie format din 3 persoane

Aprobarea bilantului: Adunare Generala ordinara a actionarilor, cei 5 reprezentanti ai "Electrificare C.F.R."- S.A."

Societatea comerciala Compania Nationala de Cai Ferate "C.F.R." - S.A. Bucuresti, filiala Electrificare C.F.R."- S.A. are ca obiect de activitate gestionarea infrastructurii de electrificare - montarea,exploatarea,intreprinderea si repararea instalatiilor de electrificare ale Companiei.

Activitatea se desfasoara in puncte de lucru situate in Bucuresti si in tara, deschise in functie de contractele cu diversi beneficiari.

Personalul societatii este compus din muncitori calificati specializati pe diverse profile (120 persoane) iar activitatea de administrare si coordonare este asigurata de personalul TESA executie ( 25 persoane ).

Pentru desfasurarea activitatii societatea este dotata cu utilaje specifice activitatii.

APLICATII PRACTICE PRIVIND

CAPITALURILE PROPRII

1. La data de 01.02.2006 in baza Actului Constitutiv al Companiei Nationale de Cai Ferate, filiala "Electrificare C.F.R."- S.A. inregistreaza subscrierea de capital social in valoare de 200.000 lei, divizat in 20.000 de actiuni nominative a cate 10 lei fiecare,din care la data constituirii s-a varsat 30%.

Subscriere capital conform notei contabile (anexa nr.1)

1011 "Capital subscris nevarsat" P (+) C

456 "Decontari cu asociatii privind capitalul" A (+) D

456 "Decontari cu asociatii = 1011 "Capital subscris nevarsat" privind capitalul" 200.000

Varsare capital social 30% din cel subscris,conform ordinului de plata nr.28,din 1.02.2006 (anexa 6)

5121 "Cont curent la banca in lei" A (+) D

456 "Decontari cu asociatii privind capitalul" A (-) C

5121 "Cont curent la banca in lei" = 456 "Decontari cu asociatii

privind capitalul 60.000

Trecere capital subscris nevarsat la capital subscris varsat,conform notei contabile (anexa nr1)

1012 "Capital subscris varsat" P (+) C

1011 "Capital subscris nevarsat" P (-) D

1011 "Capital subscris nevarsat" = 1012 "Capital subscris varsat" 60.000

2. Se inregistreaza cheltuielile de constituire a societatii achitate cu numerar din caseria unitatii,conform chitanta (anexa nr.4) dupa cum urmeaza:

Taxe inregistrare la Registrul Comertului: 50 lei

Taxe Judecatorie sector 6:    50 lei

Inregistrarea cheltuielilor de constituire

201 "Cheltuieli constituire" A (+) D

5311 "Casa in lei" A (-) C

201 "Cheltuieli constituire"    = 5311 "Casa in lei" 100

Amortizarea cheltuielilor de constituire

2801 "Amortizarea cheltuielilor de constituire" P (+) C

6811 "Cheltuieli de exploatare privind amortizarea imobilizarilor" A (+) D

6811 "Cheltuieli de exploatare privind = 2801 "Amortizarea cheltuielilor

amortizarea imobilizarilor" de constituire" 100

3. Adunarea Generala a Actionarilor hotaraste la data de 15.12 .2006 ca aportul de 70% din capitalul subscris sa se realizeze astfel:

Aport in natura format din:

o cladire ce va servi ca sediul societatii in valoare de 50.000 lei

un teren in valoare de 20.000 lei

utilaje pentru constructii in valoare de 30.000 lei

aport in bani ce se va realiza prin depunderea in cont de disponibilitati bancare, reprezentand contravaloarea a 4000 de actiuni a caror valoare nominala este de 10 lei

4000 actiuni x 10 lei = 40.000 lei

Aport de capital,conform notei contabile (anexa 2)

5121 "Cont curent la banca in lei" A (+) D

2121 "Cladiri" A (+) D

2111 "Terenuri" A (+) D

2131 "Investitii tehnice, mijloace de transport, animale,plantatii" A (+) D

456 "Decontari cu asociatii privind capitalul" A (-) C

% = 456 "Decontari cu asociatii priv.capitalul"

5121 "Cont curent la banca in lei"

2111 "Terenuri"

2121 "Cladiri"

2131 "Echipamente technologice"

Trecere capital subscris nevarsat la capital subscris varsat conform notei contabile (anexa nr. 2)

1012 "Capital subscris varsat" P (+) C

1011 "Capital subscris nevarsat" P (-) D

1011 "Capital subscris nevarsat" = 1012 "Capital subscris varsat" 140.000

4. La data de 31.12.2006 Adunarea Generala a Actionarilor hotaraste majorarea capitalul prin emiterea a 1000 de actiuni la un pret de emisiune mai mare decat valoarea nominala (10lei) 15lei / actiune, diferenta de 5lei / actiune reprezentand prima de emisiune, incorporandu - se in capital.

Emitere noi actiuni

1000 actiuni x 15 lei = 15.000 lei

15.000 lei - 10.000 lei = 5.000 lei (prima de emisiune)

1011 "Capital subscris nevarsat" P (+) C

1041 "Prime de emisiune" P (+) C

456 "Decontari cu asociatii privind capitalul" A (+) D

456 "Decontari cu asociatii"    = % 15.000

privind capitalul"

1011 "Capital subscris nevarsat" 10.000

1041 "Prime de emisiune" 5.000

Inregistrarea noilor aporturi

5.000 lei aport in numerar prin caserie

10.000 lei aport in natura format din materii prime

lnregistrare noi aporturi

5311 "Casa in lei" A (+) D

301 "Maerii prime" A (+) D

456 "Decontari cu asociatii privind capitalul" A (-) C

% = 456 "Decontari cu asociatii privind capitalul"

5.000 5311 "Casa in lei"

301 "Materii prime"

Trecere capital subscris nevarsat la capital subscris varsat

1012 "Capital subscris varsat" P (+) C

1011 "Capital subscris nevarsat" P (-) D

1011 "Capital subscris nevarsat" = 1012 "Capital subscris varsat" 10.000

5. Societatea "Electrificare C.F.R."- S.A. a contractat un imprumut din emisiunea de obligatiuni in suma de 20.000 lei ( 500 obligatiuni x 40 lei / buc ) care ulterior va fi convertit in actiuni in favoarea creditorului sau (1500 de actiuni x10 lei / buc)

Contractare imprumut din emisiunea de obligatiuni

461 "Debitori diversi" A (+) D

161 "Imprumuturi din emisiuni de obligatiuni" P (+) C

461 "Debitori diversi"    = 161 "Imprumuturi din emisiuni de obligatiuni" 20.000

Incasarea imprumutului din emisiuni de obligatiuni

5121 "Cont curent la banca in lei"A (+) D

461 "Debitori diversi" A (-) C

5121 "Cont curent la banca in lei" = 461 "Debitori diversi" 20.000

Cresterea capitalului social prin conversia obligatiunilor in actiuni

1012 "Capital subscris varsat" P (+) C

1041 "Prime de emisiune" P (+) C

161 "Imprumuturi din emisiuni de obligatiuni" P (-) D

161 "imprumuturi din emisiunea " = % 20.000

de obligatiuni" 

1012 "Capital subscris varsat" 15.000

1041 "Prime de emisiune" 5.000

6. La data de 31.12.2006 societatea procedeaza la evaluarea imobilizarilor corporale din dotare,inregistrand o crestere de valoare de 1.000 lei, dupa cum urmeaza:

Utilaje = 400 lei

Terenuri = 600lei

Reevaluare mijloace fixe

105 "Rezerve din reevaluare" P (+) C

2111 "Terenuri" A (+)

2131 "Echipamente technologice" A (+) D

1.000 % = 105 "Rezerve din reevaluare"

600 2111 "Terenuri"

400 2131 "Echipamente technologice"

7. La sfarsitul lunii decembrie 2006 societatea "Electrificare -C.F.R. S.A." inregistreaza un profit brut in valoare de 1.500 lei dupa cum urmeaza:

Total cheltuieli = 30.000 lei din care:

cheltuieli cu materii prime = 10.000 lei

cheltuieli cu salariile = 8.000 lei

cheltuieli cu contributia de asigurari sociale = 1.960 lei

cheltuieli cu somajul = 240lei

cheltuieli cu asigurarile de sanatate = 560lei

cheltuieili privind amortizarile = 500lei

cheltuieli privind serviciile executate de terti = 8.740lei

Total venituri din prestari servicii = 31.500

Operatii privind colectarea cheltuielilor:

601 "Cheltuieli cu materiile prime"A (+) D

301 "Materii prime " A (-) C

601 "Cheltuieli cu materiile prime" = 301 "Materii prime " 10.000

6451 "Contributia unitatii la asigurarile sociale" A (+) D

4311 "Contributia unitatii la asigurarile sociale" P (+) C

6451 "Contributia unitatii la = 4311 "Contributia unitatii la

asigurarile sociale" asigurarile sociale" 1.960

6452 "Contributia unitatii pentru ajutorul de somaj" A (+) D

4371 "Contributia unitatii la fondul de somaj" P (+) C

6452 "Contributia unitatii pentru = 4371 "Contributia unitatii la

ajutorul de somaj" fondul de somaj" 240

6453 "Contributia angajatorului pentru asigurarile sociale de sanatate" A (+) D

4313 "Contributia angajatorului pentru asigurarile sociale de sanatate" P (+) C

6453 "Contributia angajatorului = 4313 "Contributia angajatorului

pentru asigurarile sociale pentru asigurarile sociale

de sanatate" de sanatate" 5.600

6811 "Cheltuieli de exploatare privind amortizarea imobilizarilor" A (+) D

281 "Amortizari privind imobilizarile corporale" P (+) C

6811 "Cheltuieli de exploatare = 281 "Amortizari privind imobilizarile

privind amortizarea imobilizarilor" corporale" 500

641 " Cheltuieli cu salariile personalului" A (+) D

421 " Personal - salarii datorate" P (+) C

641 " Cheltuieli cu salariile = 421 " Personal - salarii datorate"

personalului" 8.000

628 "Alte cheltuieli cu serviciile executate de terti" A (+) D

401 " Furnizori" P (+) C

4426 "TVA deductibil" A (+) D

% = 401 "Furnizori"

8.740 628 "Alte cheltuieli

cu serviciile efectuate de terti" 1.660,60 4426 "TVA deductibil"

Inregistrarea veniturilor, conform facturilor emise (anexa nr.5)

411 "Clienti" A (+) D

704 "Venituri din lucrari executate si servicii prestate" P (+) C

4427 "TVA colectata" P (+) C

411 " Clienti" = % 37.485

704 "Venituri din lucrari executat si

servicii prestate 31.500

4427 "TVA colectata" 5.985

Decontarea cheltuielior,conform notei contabile (anexa nr.3)

121 "Profit si pierdere" P (-) D

601 "Cheltuieli cu materiile prime"A (-) C

641 " Cheltuieli cu salariile personalului" A (-) C

6451 "Contributia unitatii la asigurarile sociale" A (-) C

6452 "Contributia unitatii pentru ajutorul de somaj" A (-) C

6453 "Contributia angajatorului pentru asigurarile sociale

de sanatate" A (-) C

628 "Alte cheltuieli cu serviciile executate de terti" A (-) C

6811 "Cheltuieli de exploatare privind amortizarea imobilizarilor" A (-) C

121 "Profit si pierdere" = % 30.000

601 "Cheltuieli cu materiile prime"  10.000

641 " Cheltuieli cu salariile personalului" 8.000

6451 "Contributia unitatii la asigurarile 1.960

sociale"

6452 "Contributia unitatii pentru ajutorul 2.400

de somaj"

6453 "Contributia angajatorului pentru 5.600

asigurarile sociale de sanatate"

628 "Alte cheltuieli cu serviciile executate 8.740

de terti"

6811 "Cheltuieli de exploatare privind 500

amortizarea imobilizarilor"

Decontarea veniturilor,conform notei contabile (anexa nr.3)

121 "Profit si pierdere" P (+) C

704 "Venituri din lucrari executate si servicii prestate" P (+) C

704 "Venituri din lucrari executate = 121 "Profit si pierdere" 31.500 si servicii prestate"

8. Societatea calculeaza si inregistreaza impozitul pe profit aferent perioadei.

Inregistrarea impozitului pe profit

Calculul rezervei legale:

1.500 x 5% = 75 lei

Diminuarea profitului brut cu rezerva legala:

1.500- 75 = 1.425 lei

Calculul impozitului pe profit:

1.425 x 16% = 228 lei

691 "Cheltuieli cu impozitul pe profit" A (+) D

441 "Impozit pe profit" P (+) C

691 "Cheltuieli cu impozitul pe profit" = 441 "Impozit pe profit" 228

Inchidere cont 691

691 "Cheltuieli cu impozitul pe profit" A (-) C

121 "Profit si pierdere" P (-) D

121 "Profit si pierdere" = 691 "Cheltuieli cu impozitul pe profit" 228

Calculul profitului net:

Profit net = Profit brut - Impozit pe profit

PN = 1.500 - 228 = 1272 lei

9. Adunarea Generala a Actionarilor hotaraste repartizarea profitului net dupa cum urmeaza:

Participarea salariatilor la profit = 200 lei

Dividende de plata = 497 lei

Rezerva legala = 75 lei

Profit nerepartizat = 500 lei

Repartizare profit net conform notei contabile (anexa nr.3)

1061 "Rezerve legale" P (+) C

457 "Dividende de plata" P (+) C

117 "Reziltatul reportat" P (+) C

129 "Repartizarea profitului" A (+) D

424 "Participarea personalului la profit" P (+) C

129 "Repartizarea profitului" = % 1.272

1061 "Rezerve legale" 75 117 "Rezultatul reportat" 1197

117"Rezultatul reportat"    = % 697

424 "Participarea personalului la profit" 75

457"Dividende de plata" 497

10. Dupa aprobarea bilantului anual 31.03.2004 societatea "Electrifcare C.F.R." inchide contul de profit.

Inchiderea contului de profit din anul precedent,conform notei contabile (anexa nr.3)

129 "Repartizarea profitului" A (-) C

121 "Profit si pierdere" P (-) D

121 "Profit si pierdere" = 129 "Repartizarea profitului" 1272

11. In trimestrul I 2007 Adunarea Generala a Actionarilor hotaraste majorearea capitalului social prin operatiuni interne astfel:

Se emit 2000 de actiuni la pret de emisiune 15lei/actiune(valoare nominala 10lei/actiune). Prima de 5.000 lei va majora capitalul social

10.000 lei din prime de emisiune

600 lei - diferente din reevaluare existente

500 lei - din profitul reportat

Majorare capital prin operatiuni interne

1012 "Capital subscris varsat" P (+) C

1041 "Prime de emisiune" P (-) D

105 "Rezerve din reevaluare" P (-) D

117 "Rezultatul reportat" P (-) D

11.100 % = 1012 "Capital subscris varsat"

600 1041 "Prime de emisiune"

1.000 105 "Rezerve din reevaluare"

500 117 "Rezultatul reportat"

12. Adunarea Generala a Actionarilor hotaraste rascumpararea a 1000 de actiuni proprii restituind actionarilor sumele de bani aferente.

Rascumpararea se face prin cont la un pret de rascumparare mai mic decat valoarea nominala astfel:

pret rascumparare = 8 lei / actiune

valoarea nominala = 10 lei / actiune

1000 actiuni x 80.000 lei = 80.000.000 lei

Rascumparare actiuni

5121 "Cont curent la banca in lei" A (-) C

109 "Actiuni proprii" A (+) D

109 "Actiuni proprii" = 5121 "Cont curent la banca in lei" 8.000

Anularea actiunilor si inregistrarea diferentelor favorabile

1000 actiuni x 10lei = 10.000 lei

1000 actiuni x 8 lei = 8.000 lei

Diferenta favorabila = 2.000 lei

1012 "Capital subscris varsat" P (-) D

7583 "Venituri din vanzarea activelor si alte operatii de capital" P (+) C

502 "Actiuni proprii" A (-) C

1012 "Capital subscris varsat" = % 10.000

109 "Actiuni proprii" 8.000

7583 "Venituri din vanzarea activelor

si alte operatii de capital"

2.000

Inchidere cont de venituri

7583 "Venituri din vanzarea activelor si alte operatii de capital" P (-) D

121 "Profit si pierdere" A (-) C

7583 "Venituri din vanzarea = 121 "Profit si pierdere" 2.000

activelor si alte operatii

de capital"

2. Organizarea si tinerea contabilitatii. Organigrama organizatorica si functionala a unitatii la care se efectueaza practica; diagrama de relatii a compartimentului financiar-contabil cu celelalte compartimente ale unitatii.

Contabilitatea , in cadrul S.C."Electrificare CFR" S.A., se tine in compartiment distinct , cu personal angajat cu pregatire de specilalitate .

Organizarea si tinerea contabilitatii revine Directorului Economic, care coordoneaza activitatea economica in cadrul societatii si dispune de lichiditatile firmei.

ORGANIGRAMA ORGANIZATORICA SI FUNCTIONALA A UNITATII :

ORGANIGRAMA COMPARTIMENTULUI FINANCIAR - CONTABIL :

3.Registrele de contabilitate.

Datele consemnate in documentele justificative sunt inregistrate in ordine cronologica si grupate in registrele contabile. Acestea se prezinta sub forma unor registre legate, fise si situatii ale caror continut si forma corespund scopului pentru care se tin.

Principalele registre ce se folosesc, obligatoriu, in contabilitate sunt: Registrul-jurnal, Cartea-mare si Registrul-inventar.

a) Registrul-jurnal este documentul contabil obligatoriu in care se inregistreaza, prin articole contabile, in mod cronologic, operatiile patrimoniale, prin respectarea succesiunii documentelor, dupa data de intocmire sau intrare a acestora in unitate. In cadrul firmei S.C."Electrificare CFR" S.A. acest jurnal este emis de programul de contabilitate « SIC » , pe baza inregistrarilor efectuate zilnic. Se listeaza la sfarsitul lunii , iar totalurile (rulajul) se inscrie manual in registrul jurnal (formularul tipizat) snuruit si inregistrat la Administratia finantelor publice sector 6 la data infiintarii firmei.

b)    Registrul "Cartea-mare" este un document contabil obligatoriu in care se inscriu lunar, direct sau prin regrupare pe conturi corespondente, inregistrarile efectuate in registrul-jurnal, stabilindu-se situatia fiecarui cont, respectiv soldul initial, rulajele debitoare, rulajele creditoare si soldurile finale. Formularele folosite drept registru "Cartea-mare" pot imbraca diverse forme, cum ar fi: fise de cont pentru operatiuni diverse, fise de cont sah sau pe conturi corespondente, forma "Cartea-mare" centralizatoare.

Forma folosita drept registru « Cartea-mare «  de firma S.C."Electrificare CFR" S.A., este

cea de fise de cont pentru operatiuni diverse. Aceasta fisa (cartea mare) este emisa din

programul de contabilitate si se listeaza si arhiveza odata pe an - la sfarsitul anului.

c) Registrul-inventar este documentul contabil in care se inregistreaza toate elementele de activ si de pasiv, grupate in functie de natura lor, conform posturilor din bilantul contabil, inventariate potrivit normelor legale. Elementele patrimoniale inscrise in Registrul-inventar au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul fiecarui post din bilantul contabil. Registrul-inventar cuprinde doua parti: listele de inventariere si recapitulatia inventarului. In cadrul recapitulatiei, datele preluate din listele de inventariere sunt grupate pe structurile patrimoniale de activ si pasiv.

Acest registru in cadrul firmei S.C."Electrificare CFR" S.A. se completeaza odata pe an avand la baza inventarele intocmite in fiecare gestiune(materii prime , materiale auxiliare, marfuri si produse) si in fiecare departament(mijloacele fixe si obiectele de inventar).

d)    Registrul general de evidenta a salariatilor. Se numeroteaza pe feicare pagina si va purta obligatoriu pe toate paginile stampila inspectoratului teritorial de munca. Angajatorul are obligatia completarii registrului in ordinea incheierii contractelor individuale de munca.

Registrul cuprinde elementele de identificare a tuturor salariatilor , data incheierii contractului individual de munca , data inceperii activitatii, modificarea si suspendarea contractului, durata acestuia , durata muncii eta in ore/zi, respectiv codul acesteia potrivit Clasificarii ocupatiilor din Romania(C.O.R.), salariul de baza la data incheierii contractului, data incetarii contractului si temeiul legal al incetarii acestuia, numele, prenumele si semnatura persoanei care face inscrierea.

In cazul S.C."Electrificare CFR" S.A., Registrul se completeaza si se pastreaza la sediul central al angajatorului, in cadrul departamentului de Resurse Umane.

e) Registrul unic de control are ca scop evidentierea tuturor controalelor desfasurate la contribuabil de catre toate organele de control specializate, in domeniile : financiar-fiscal, inspectia muncii, sanitar, fitosanitar, urbanism, calitatea in constructii, protectia consumatorului, protectia impotriva incediilor, precum si in alte domenii prevazute de lege.

S.C."Electrificare CFR" S.A. are 6 astfel de registre in cele 6 puncte de lucru din Bucuresti si in alte localitati din tara. Cel de la sediul central se afla in cadrul serviciului Financiar-Contabilitate.

f)  Registrul de evidenta fiscala are ca scop inscrierea tuturor informatiilorcare au stat la determinarea profitului impozabil si a calculului impozitului pe profit cuprins in declaratia privind obligatiile de plata la bugetul general consolidat.

Informatiile din Registrul de evidenta fiscala sunt inregistrate in ordine cronologica si corespund cu operatiunile fiscale si cu datele privind impozitul pe profit din declaratia privind obligatiile de plata la bugetul general consolidat. Registrul de evidenta fiscala se pastreaza la sediul fiscal al S.C."Electrificare CFR" S.A., in cadrul serviciului Financiar-Contabilitate , unde se fac si inregistrarile in acesta.

4. Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii imobilizarilor.

Evidenta operativa a imobilizarilor corporale intrate si iesite din unitatea patrimoniala ,in functie de categoria din care fac parte si locul unde se afla, se tine cu ajutorul registrului numerelor de inventar. Fiecarui mijloc fix i se acorda un numar de inventar , in ordine cronologica, pe baza documentelor primite.Este intocmit de seviciul Financiar-Contabilitate, pe grupe de mijloace fixe, prin inregistrarea cronologica a mijloacelor fixe intrate in unitate.

a) Fisa mijlocului fix serveste ca document pentru evidenta analitica a mijloscelor fixe. Se intocmeste de serviciul Financiar-Contabilitate , intr-un exemplar, pentru ficare mijloc fix.

b)    Bonul de miscare a mijlocului fix serveste ca :

Document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe intre doua locuri de folosinta ale unitatii(CP , DEPARTAMENT ; PUNCT DE LUCRU)

Document de insotire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de la o sectie sau subunitate(CP, DEPARTAMEN ; PUNCT DE LUCRU) la alta.

Document justificativ de inregistrare in evidenta tinuta de responsabilul cu mijloacele fixe la locurile de folosinta si in contabilitate.

Circula la : persoana care aproba miscarea mijlocului fix in cadrul unitatii ; la CP-ul, DEPARTAMENTUL, PUNCTUL DE LUCRU predator, pentru semnarea de predare de catre responsabilul cu mijloace fixe si pentru semnare de primire de catre delegatul CP-ului, DEPARTAMENTULUI, PUNCTULUI DE LUCRU, primitor.; la serviciul Financiar-Contabilitate pentru inregistrarea miscarii mijlocului fix.

c) Procesul-verbal de punere in functiune a mijlocului fix se intocmeste pentru utilajele si instaltiile care necesita montaj si probe tehnologice , precum cladirile si constructile speciale care deservesc procese tehnologice, acestea considerandu-se puse in functiune la terminarea probelor tehnologice. Se intocmeste de catre secretarul comisiei numite pentru receptionarea obiectivului de investitii , in prezenta membrilor comisiei care este formata din : presedinte, specialisti-consultanti, asistenti la receptie.

d)    Procesul-verbal de scoatere din functiune a mijloculi fix serveste ca :

Document de constatre a indeplinirii conditiilor scoaterii din functiune a mijloscelor fixe, de scoatere din uz .

Document de consemnare a scoaterii efective din functiune a mijloacelor fixe.

Document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor (depozitelor )si in contabilitate.

5. Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii materialelor.

a) N.I.R.-ul serveste ca : document pentru receptia bunurilor aprovizionate, document justificativ pentru incarcare in gestiune, act de proba in litigiile cu carausii si furnizorii, pentru diferentele constatte la receptie, document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Circula la gestiune, pentru incarcarea in gestiune a bunurilor materiale receptionate , la compartimentul financiar-contabil, pentru intocmirea formelor privind reglementarea diferentelor constatate , precum si pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica , atasata la documentele de livrare(factura sau avizul de insotire a marfii).Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

b)    Bonul de consum

Serveste ca:

- document de eliberare din magazie pentru consum a unui singur material, respectiv mai

multor materiale, dupa caz;

- document justificativ de scadere din gestiune;

- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in evidenta contabila in partida simpla.

Se intocmeste in doua exemplare, pe masura lansarii, respectiv eliberarii materialelor din

magazie pentru consum.

Circula:

- la persoanele autorizate sa semneze pentru acordarea vizei de necesitate - CENTRELE DE

PROFIT (ambele exemplare);

- la magazia de materiale, pentru eliberarea cantitatilor prevazute, semnandu-se de predare de

catre gestionar si de primire de catre delegatul care primeste materialele (ambele

exemplare);

- la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea sintetica

si analitica (ambele exemplare).

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Aviz de insotire a marfii :

Formular tipizat cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare, comun pe economie , executat pe hartie autocopiativa securizata.

Serveste ca :

• Document de insotire a marfii pe timpul transportului ;

• Document ce sta la baza intocmirii facturii fiscale ;

• Dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta ( folosit in cadrul S.C."Electrificare CFR" S.A. pentru insotirea marfurilor transferate de la gestiunea centrala la gestiunile din punctele de luctru situate in Timisoara, Iasi, Brasov, Constanta, Cluj-Napoca si in Bucuresti) ;

• Document de primire in gestiunea cumparatorului sau in gestiunea primitoare din cadrul aceleasi unitati in cazul transferului ;

Circula la :

o  furnizor ;

o  la delegatul unitatii care face transportul sau al clientului , pentru semnare de primire (ex. 1) ;

o  la compartimentul financiar-contabil , atasat la factura(ex. 3) ;

o  la cumparator ;

o  la magazie , pentru incarcarea de gestiune a produselor, marfurilor sau altor valori materiale primite, dupa efectuarea receptiei de catre comisia de receptiesi dupa consemnarea rezultatelor(ex.1) ;

o  la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate sintetica si analitica, atasat la factura (ex.1 );

c) Dispozitie de livrare

Serveste ca :

• Document pentru eliberarea din magazie a produselor, marfurilor sau a altor valori materiale destinate vanzarii ;
• Document justificativ de scadere din gestiunea magaziei predatoare ;
• Document de baza pentru intocmirea avizului de insotire a marfii sau a facturii fiscale , dupa caz .

Circula la :

• Magazie, pentru eliberarea produselor, marfurilor sau altor valori materiale si pentru inregistrarea in evidenta magaziei, semnandu-se de catre gestionarul predator pentru cantitatile livrate .

Se arhiveaza la : magazie(ex.1) ; la departamentul vanzari (ex.2)

d)    Fise de magazie

Serveste ca:

- document de evidenta la locul de depozitare a intrarilor, iesirilor si stocurilor de valori materiale;

- sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de valori materiale.

Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material, si se completeaza de gestionar sau de persoana desemnata, care completeaza coloanele privitoare la intrari, la iesiri si stoc.

Fisele de magazie se tin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe grupe, eventual subgrupe, sau in ordine alfabetica.

Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terti sau in custodie se intocmesc fise distincte care se tin separat de cele ale valorilor materiale proprii.

Inregistrarile in fisele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili dupa fiecare operatiune inregistrata, dar in mod obligatoriu zilnic.

e) Fise de magazie a formularelor cu regim special

Formular tipizat cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare, comun pe economie, executat pe carton securizat.

Serveste ca :

• Document de evidenta a intrarilor , iesirilor si stocurilor de formulare, care au un regim special de inseriere, numerotare , evidenta si urmarire ;
• Document de evidenta a formularelor anulate ;
• Sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de formulare.

Se intocmeste intr-un exemplar , separat pentru fiecare fel de formular cu regim special, de catre gestionar.

Nu circula, fiind document de inregistrare si se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

6. Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii mijoacelor banesti.

a) Foaia de varsamant (formular tipizat, specific fiecarei banci ,cu ajutorul caruia se depun la banca banii care depasesc plafonul zilnic stabilit de lege . Se intocmeste de casiera in doua exemplare , unul insoteste banii la banca iar celalalt (vizat de banca ) ramane la registrul de casa.

b)    CEC-ul de numerar . Este CEC-ul cu ajutorul caruia se ridica banii din banca pentru efectuarea diferitelor plati (salarii, furnizori , avansuri de trezorerie etc).Se completeaza de casiera si cu aprobarea (semnatura directorului economic si stampila unitatii) Directorului Economic se prezinta la banca pentru ridicarea de numerar.

c) Dispozitia de plata / incasare .Este un formular tipizat cu ajutorul caruia se ridica sau se depun banii in casierie . Se intocmeste de contabilul care tine evidenta Avansurilor de trezorerie pe baza unui REFERAT semnat in prealabil de directorul economic sau in urma decontului de cheltuieli (ordinului de deplasare) Se inregistreaza intr-un registru de numere (cu evidenta avansurilor de trezorerie) si se semneaza de contabilul care l-a intocmit, de contabilul sef si directorul economic. In baza documentului astfel intocmit casiera elibereaza - plateste sumele de bani ( Dispozitia de plata) sau elibereaza chitanta pentru sumele de bani incasate (dispozitia de incasare) .Acestea raman la Registrul de casa ca documente justificative.

d)    Chitanta .Se elibereaza de casiera in momentul in care incaseaza sume de bani , se semneaza de casiera si se stampileaza cu stampila casieriei .Cu ajutorul chitantei se platesc sume de bani catre furnizori (in acest caz chitanta este emisa de furnizor).

e) Registrul de casa lei si valuta. Este un formular tipizat cu ajutorul caruia se tine evidenta incasarilor si platilor zilnice , in numerar(lei sau valuta).Se intocmeste de casiera , zilnic, in doua exemplare : un exemplar ramane la casierie iar celalalt se arhiveaza in compartimentul financia-contabil unde se si opereaza inregistrarile in evidenta contabila a unitatii.

7. Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii drepturilor salariale.

a) stat de salarii lichidare (sub forma de fluturas). Se semneaza de persoana care-l intocmeste si Directorul Economic si se arhiveaza 50 de ani.Acest fluturas se distribuie salariatilor , prin sefii CP-urilor sau Departamentelor in plicuri sigilate.

b)    lista de avans chenzinal ( sub forma de fluturas) .Se semneaza de persoana care-l intocmeste si Directorul Economic si se arhiveaza 50 de ani.

c) stat de salarii -lichidare- cu toate datele conform legii (care se depune la ITM). Un exemplar se semneaza de persoana care-l intocmeste si Directorul Economic si se arhiveaza 50 de ani , iar alt exemplar semnat si stampilat cu stampila unitatii se depune la ITM .

d)    stat de concedii de odihna. Se semneaza de persoana care-l intocmeste si Directorul Economic si se trimite la casieria unitatii pentru plata , unde ramane ca act justificativ pentru inregistrarea in registrul de casa.

e) fisa individuala . Esta fisa care contine toate datele legate de salarii pe un an de zile . Pentru ficare salariat se genereaza o fisa individuala care se arhiveaza la sfarsitul anului.

f)  Ordin de deplasare(delegatie)

Serveste ca :

Dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea,

Document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate,

Document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans,

Document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Se intocmeste de persoana care urmeaza a efectua deplasarea , intr-un exemplar , se semneaza de seful departamentului(daca este nevoie de avans de deplasare se semneaza si de directorul economic care aproba eliberarea din casierie a respectivei sume). La justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale sau a deplasarii , ordinul de deplasare se semneaza si de catre directorul economic.

8. Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii cheltuielilor si veniturilor.

a) Jurnal de vanzari

Formulat tipizat fara regim special.

Serveste ca :

Jurnal auxiliar pentru inregistrarea vanzarilor de valori materiale sau a prestarilor de servicii,

Document de stabilire lunara a taxei pe valoarea adaugata colectata,

Document de control a unor operatii de inregistrare in contabilitate,

Se intocmeste intr-un singur exemplar , in care se inregistreaza zilnic elementele necesare pentru determinarea TVA colectata datorata. Acest document se emite de progarmul de contabilitate si are la baza facturile emise si borderoul de vanzare zilnic, de la casele de marcat.

Circula la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea sumelor inscrise in conturi si a respectarii dispozitiilor legale referitoate la taxa pe valoarea adaugata . Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil si sta la baza intocmirii Decontului de TVA.

b)    Jurnal de cumparari

Formulat tipizat fara regim special.

Serveste ca :

Jurnal auxiliar pentru inregistrarea cumpararilor de valori materiale sau a prestarilor de servicii,

Document de stabilire lunara a taxei pe valoarea adaugata deductibila,

Document de control a unor operatii de inregistrare in contabilitate,

Se intocmeste intr-un singur exemplar , in care se inregistreaza zilnic elementele necesare pentru determinarea TVA deductibila. Acest document se emite de progarmul de contabilitate si are la baza facturile de la furnizori (facturi cu care s-au achizitionat valori materiale sau prestari de servicii).

Circula la compartumentul financiar-contabil pentru verificarea sumelor inscrise in conturi si a respectarii dispozitiilor legale referitoate la taxa pe valoarea adaugata . Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil si sta la baza intocmirii Decontului de TVA.

c) Factura (furnizor / client)

Este un formular tipizat cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare , comun pe economie, executat pe hartie autocopiativa securizata.

Serveste ca :

• Document de baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a produselor si marfurilor , a lucrarilor executate sau a serviciilor prestate ;

• Document de insotire a marfii pe timpul transportului ;

• Document de incarcare in gestiunea primitorului ;

• Document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului.

In cadrul firmei S.C."Electrificare CFR" S.A. facturile sunt intocmite de Departamentul vanzari in trei exemplare (exemplarul albastru merge la client , cel verde in contabilitate iar cel rosu ramane la gestiunea care l-a emis). Departamentul vanzari factureaza din toate punctele de lucru (situate in Brasov, Timisoara,Cluj-Napoca, Constanta, Iasi), din Bucuresti si din Depozitul Central aflat la sediul central al firmei - Bucuresti. S.C."Electrificare CFR" S.A. este firma platitoare de TVA si deci foloseste factura fiscala cod 14-4-10/A.

Se arhiveaza : la furnizor ; la departamentul vanzari(ex.2); la compartimentul financiar-contabil(ex.1); la cumparator; la compartimentul financiar-contabil(ex. 3).

Operatiunile de export sunt consemnate in Factura fiscala (cod 14-4-10-A), urmand ca in baza solicitarii partenerului extern , sa fie atasata la aceasta factura si factura externa INVOICE in devize si in limba engleza( o limba de circulatie internationala).

Atunci cand factura nu se poate intocmi in momentul livrarii, datorita unor conditii obiective si cu totul exceptionale, produsele si marfurile livrate sunt insotite , pe timpul transportului de avizul de insotire a marfii. Pentru bunurile livrate cu aviz de insotire a marfii , factura fiscala trebuie emisa in termen de cel mult 5 zile lucratoare de la data livrarii, fara a depasi finele lunii in care a avut loc livrarea.

9. Sistemul de documente privind organizarea contabilitatii generale.

a) Balanta de verificare

In cadrul S.C."Electrificare CFR" S.A. se foloseste balanta de verificare cu patru egalitati , este emisa de programul de contabilitate si raspunde de exactitatea inregistrarilor seful contabil..

Serveste la :

• Verificarea exactitatii inregistrarilor
• Controlul concordantei dintre contabilitatea sintetica si analitica
• Intocmirea situatiilor financiare

Nu, circula fiind document de sinteza.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

10. Sistemul de documente privind organizarea inventarierii patrimoniului.

Inventarierea este un procedeu al metodei contabilitatii , comun si altor stiinte economice , care reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta cantitativa si valorica sau numai valorica , dupa caz , a elementelor de activ si de pasiv aflate in patrimoniul unitatii la data la care aceasta se efectueaza.

Principalele documente utilizate in activitatea de inventariere a elementelor patrimoniale de activ si de pasiv sunt :

a) Decizia de inventariere ;

Decizia de inventariere este emisa de seful contabil cu acordul scris al conducerii compartimentului financiar-contabil - Directorul Economic.

Se emit astfel de decizii o singura data pe an pentru toate gestiunile (de regula la sfarsitul anului), in cazul schimbarii gestionarului si ori de cate ori este nevoie in cursul anului.

b)    Declaratia de inventar ;

Serveste ca declaratie scrisa a gestionarului raspunzator de gestionarea valorilor materiale si banesti, pe care o prezinta comisiei de inventariere.Se intocmeste intr-un exemplar, de gestionar, dupa sigilarea locurilor de pastrare a valorilor materiale si banesti de care raspunde gestionarul respectiv, sau, acolo unde este posibil acest lucru, inainte de inceperea operatiei de inventariere, si se semneaza de acesta

c) Lista de inventariere ;

Serveste ca :

document pentru inventarierea bunurilor aflate in gestiunile societatii,

document pentru stabilirea lipsurilor si plusurilor de bunuri,

document justificativ de intregisrare in evidenta magaziilor si in contabilitate a plusurilor si minisurilor constatte,

document pentru intocmirea registrului jurnal,

document centralizator al operatiunilor de inventariere

Se listeaza din programul de contabilitate, listele de inventariere fara cantitati(doar cu simbolul si denumirea ). Aceste liste se completeaza cu nr. de bucati gasite in timpul inventarului, « faptic » in gestiune si la sfarsit se constata plusurile si minusurile. Listele sunt semnate pe fiecare fila de catre gestionar si comisia de inventariere si impreuna cu Delaratia de inventar si Procesul verbal (intocmit de comisia de inventariere cu concluziile inventarului) se predau la compartimentul financiar-contabil pentru inregistrarea in contabilitate si arhivare.

d)    Decizia de imputare ;

Serveste ca :

• Document de imputare a valorii pagubei produse de persoanele incadrate in munca,
• Titlu executoriu in momentul comunicarii,
• Document de inregistrare in contabilitate.

Se intocmeste de catre serviciul Personal , pe baza documentatiei prezentate de contabilul sef (in cazul lipsurilor in gestiune rezultate in urma inventarierii ) .se intocmeste in trei exemplare : exemplarul 1 pentru compartimentul financiar-contabil pentru punerea in aplicare (retinerea pe stat), exemplarul 2 pentru salariat si exemplarul 3 la dosarul de personal al salariatului.

e) Angajamentul de plata ;

Acest document serveste ca :

• angajament e plata , a unei sume ce reprezinta o paguba adusa unitatii patrimoniale,
• titlu executoriu pentru recuperarea pagubelor ,
• titlu executoriu pentru executarea silita , in caz de nerespectarea angajamentului.

Se intocmeste intr-un exemplar , de persoana care isi ia angajamentul(in urma unui proces verbal sau a unui referat din care rezulta paguba adusa societatii) si se arhiveaza in compartimentul financiar-contabil. Acest angajament se da in fata juristului societatii, care are sarcina de a respecta legile si de a semna.

f)  Registrul-inventar :

Acest registru in cadrul firmei S.C."Electrificare CFR" S.A. se completeaza odata pe an avand la baza liste de inventariere intocmite in fiecare gestiune(materii prime , materiale auxiliare, marfuri si produse) si in fiecare departament(mijloacele fixe si obiectele de inventar).

11. Gestionarea, folosirea si evidenta formularelor cu regim special.

In cadrul S.C."Electrificare CFR" S.A. , evidenta formularelor cu regim special se tine la gestiunea de materiale folosind pentru fiecare tip de formular o "Fise de magazie a formularelor cu regim special". De gestionarea si folosirea acestor formulare raspunde contabilul sef . Nu se elibereaza din gestiune asemenea formulare pana nu se prezinta contabilului sef un raport in care se consemneaza cum s-au folosit formularele ridicate anterior.

12. Lucrari de sinteza si raportare financiar-contabila. Situatii financiare.

Situatiile financiare in cadrul S.C."Electrificare CFR" S.A. se intocmesc de directorul economic si are la baza balanta de verificare si listele de inventariere. S.C."Electrificare CFR" S.A. aplica Reglementarile contabile armonizate cu directivele Comunitatii Economice Europene si cu Standardele Internationale de Contabilitate.

Situatiile financiare anuale se compun din :

bilant,

cont de profit si pierdere,

situatia modificarilor capitalului propriu,

situatia fluxurilor de trezorerie,

politici contabile

note explicative.

Situatiile financiare sunt supuse auditului financiar efectuat de catre auditori financiari,persoane juridice autorizate. Se depun la Directia Generala a Finantelor Publice a Sectorului 1 in termen de 150 de zile de la incheierea exercitiului financiar.

Se publica dupa aprobare si se pastreaza timp de 50 de ani .