Aprovizionarea

Aprovizionarea

1 Definirea si importanta aprovizionarii

Aprovizionarea reprezinta procesul de achizitionare a bunurilor si serviciilor necesare firmei, in forma, cantitatea si calitatea dorita, la locul si timpul potrivit si preturi acceptabile. Aprovizionarea identifica nevoile firmei, negociaza conditiile de achizitie si asigura transportul bunurilor. Pretul si calitatea bunurilor achizitionate influenteaza profitabilitatea firmei pe termen lung. De asemenea, calitatea bunurilor produse depinde si ea de pretul si calitatea materialelor cumparate. Data fiind importanta aprovizionarii, de cele mai multe ori intreprinzatorul se ocupa personal de aceasta activitate. De altfel, cercetarile arata ca exista o legatura directa intre numarul de ore afectate de intreprinzator activitatii de aprovizionare si profitabilitate.

2. Elementele procesului de aprovizionare

Aprovizionarea nu este doar un simplu proces de cumparare bazat in exclusivitate pe cost si calitate. Ea presupune achizitionarea bunurilor in cantitatea necesara, la timpul potrivit si cu servicii convenabile. Deci aprovizionarea are in vedere cinci elemente: pret corect, cantitate necesara, calitate corespunzatoare, moment potrivit, servicii convenabile.

1. Pretul corect nu inseamna ca el este neaparat si cel mai mic, ci trebuie sa fie unul competitiv. Un pret mai mic poate insemna si o calitate mai slaba. Pretul nu este deci singurul criteriu care trebuie luat in considerare in decizia de cumparare.

Pentru intreprinzator pretul este intotdeauna un factor esential in procesul de aprovizionare. In multe cazuri intreprinzatorul poate negocia pretul cu furnizorii potentiali, in special la comenzile mari de articole aprovizionate in mod frecvent.

In general, micile firme cerceteaza piata din jurul lor si apoi comanda la acei furnizori care ofera pretul cel mai bun. Cel mai bun pret este pretul cel mai mic la care proprietarul afacerii poate obtine bunuri si servicii de calitate acceptabila.

In tabelul 9.1 sunt prezentate cateva motive pentru care ar putea sa nu se aleaga cel mai scazut pret de cumparare.

Situatii cand nu se alege cel mai mic pret

Tabel 9.1

Intreprinzatorul trebuie sa evite cumpararile speculative, aprovizionandu-se cu mari cantitati de materiale si furnituri datorita escaladarii preturilor. Daca preturile cresc, castiga profit din stocurile sale, insa daca ele scad, firma poate suferi o pierdere substantiala care-i poate ameninta supravietuirea.

Bonificatii in aprovizionare. Multi vanzatori ofera clientilor lor diferite tipuri de bonificatii de aprovizionare care, in cele mai multe cazuri, reduc substantial pretul stocurilor si furniturilor micilor firme.

Furnizorii ofera in mod obisnuit trei tipuri de bonificatii: de comert, cantitative, de numerar si sezoniere (tabel 9.2)

Tipuri de bonificatii

Tabel 9.2

a. Bonificatiile comerciale sunt stabilite pe o scara graduala si in functie de pozitia micii firme in canalul de distributie. Cu alte cuvinte, bonificatiile comerciale recunosc faptul ca producatorii, comerciantii cu ridicata si cei cu amanuntul realizeaza o serie de functii vitale la diferite stadii in canalele de distributie si ii compenseaza pentru realizarea acestor activitati necesare. O structura obisnuita bonificatiilor comerciale este redata in figura urmatoare.

^a Bonificatia comerciantului cu ridicata = 43% din pretul cu amanuntul sugerat

^b Bonificatia comerciantului cu amanuntul = 37,5% din pretul cu amanuntul sugerat.

Fig. 9.1 Structura bonificatiei comerciale

b. Bonificatiile cantitative au scopul de a incuraja comandarea unei cantitati mai mari de marfuri. Furnizorii sunt capabili sa ofere un pret mai scazut pe volumul achizitionat deoarece costul unitar al producerii si prelucrarii comenzilor mari este mai mic decat costul unitar al manipularii unor comenzi mai mici. Bonificatiile cantitative pot fi necumulative si cumulative.

Bonificatiile necumulative sunt acordate numai daca este achizitionat un volum suficient de marfuri la o singura comanda. In tabelul 9.3 este prezentat un exemplu de bonificatie cantitativa necumulativa.

Bonificatia cantitativa necumulativa

Tabel 9.3

Bonificatiile cantitative cumulative se acorda atunci cand achizitiile de la un anumit furnizor depasesc o cantitate sau valoare specificata intr-o perioada predeterminata de timp. Orizontul temporal difera, insa cea mai obisnuita baza este cea anuala. De exemplu, un producator poate oferi unei mici firme o bonificatie de 2% la comenzile urmatoare, daca aprovizionarile depasesc 1 milion de lei anual.

c. Bonificatiile in numerar sunt oferite ca un stimulent pentru plata prompta a marfurilor. Pentru a incuraja plata prompta a facturilor, multi furnizori permit clientilor sa deduca un procent din valoarea aprovizionarilor, daca plata este efectuata intr-un interval de timp determinat. De exemplu, daca factura este scadenta in 30 de zile de la data cumpararii, insa se plateste dupa zece zile, cumparatorul poate deduce 2% din total (prescurtat 2/10, net 30). Banii economisiti in acest fel pot fi utilizati in alte scopuri. Daca insa nu se beneficiaza de avantajele acestei bonificatii, se va plati o dobanda pentru perioada de credit ramasa. De exemplu, sa presupunem ca un magazin primeste o factura de 100.000 lei de la un furnizor ce ofera o bonificatie de numerar de 2/10 net 30. In figura nr. 9.2 se prezinta aceasta situatie si se arata cum se calculeaza costul omiterii bonificatiei in numerar.

Expira Costul a 20 zile Expira

bonificatia    suplimentare creditul comercial

in numerar  100000-98000 Plata:

Plata98000  = 2000 lei 100000

Bani

ziua 10 ziua 30

T 20 zile

Fig. 9.2 Bonificatia in numerar

In realitate, daca nu se va plati in 10 zile, magazinul va plati cu 2000 lei mai mult. Translatand acest lucru in rata anuala a dobanzii (r), se obtine:

D = K * r * T si

in care:

D - dobanda in lei;

T - factorul timp (360 zile);

K - marimea capitalului.

Inlocuind cu datele din exemplul dat, vom avea:

Deci, costul omiterii bonificatiei in numerar este de 36,735% pe an. Daca sunt disponibili cei 98.000 lei dupa 10 zile de la data inceperii termenului de credit, intreprinzatorul trebuie sa plateasca factura, daca nu este capabil sa castige un venit mai mare de 36,735% pe an din acesti bani. Daca nu sunt disponibili cei 98.000 dupa 10 zile, insa pot fi imprumutati la mai putin de 36,735%, imprumutul trebuie realizat pentru a obtine avantaj din bonificatia in numerar.

d. Bonificatia sezoniera se acorda, asa dupa cum arata si numele, intr-un anumit sezon pentru unele produse specifice.

2.Cantitatea necesara presupune ca furnizorul are capacitatea de a livra cantitatea ceruta din bunul sau materialul vandut. In dorinta de a obtine comanda, unii furnizori pot promite mai mult decat au posibilitatea de livrare. Pentru un comerciant cu amanuntul aceasta poate sa insemne pierderea clientilor din cauza lipsei marfurilor necesare.

Obiectivul principal in aprovizionarea unei anumite cantitati dintr-o marfa este asigurarea unei rotatii corespunzatoare a marfurilor prin achizitionarea unei cantitati adecvate. Achizitionarea unei cantitati prea mari de stocuri limiteaza capitalul circulant al firmei si exercita presiune asupra fluxului de numerar. In plus, exista pericolul distrugerii si invechirii stocurilor - problema extrem de serioasa pentru multe mici afaceri. De asemenea, stocurile in exces ocupa spatii de inmagazinare sau comercializare care ar putea fi folosite pentru articole cu o viteza de rotatie mai mare si cu un profit potential mai ridicat. Pe de alta parte, mentinerea unui stoc prea mic poate fi extrem de costisitoare. Intreprinzatorul va fi fortat in acest caz sa faca dese comenzi de reaprovizionare, marind costurile totale ale stocurilor. De asemenea, se pot produce rupturi de stocuri daca exista cereri suplimentare ale clientilor, ceea ce va influenta negativ perceperea imaginii firmei de catre consumatori, care vor pleca in alta parte, daca exista frecvente rupturi de stoc.

Prin urmare, pentru ca un intreprinzator sa poata mentine un nivel al stocurilor care sa satisfaca cerintele si in acelasi timp sa nu mareasca prea mult costurile de depozitare si investitiile excesive in stocuri, este necesar sa calculeze cantitatea economica de comandat (C.E.C.). Pentru a realiza acest lucru intreprinzatorul va trebui sa determine mai intai cele trei elemente principale ale costurilor totale ale stocului: costul unitatilor, costul de depozitare (transport), costul (limitarii) lansarii comenzii.

a. Costul unitatilor (C) este determinat in functie de cererea anuala (D) si costul unitar (C):

C = D * c

b. Costul depozitarii (transportului) (C_d) cuprinde costul inmagazinarii, asigurarii, taxe, dobanzi, amortizari, sustrageri, demodari si distrugeri. De asemenea, se pot efectua cheltuieli cu transportul stocului in diferite locuri. Relatia de calcul a acestui cost este urmatoarea:

Q - cantitatea de stoc comandata

Cd_a - costul de depozitare unitar anual

Q_/2 - stoc mediu

c. Costurile de emitere (lansare) a comenzii (C_e) cuprind cheltuielile de pregatire a comenzii de aprovizionare, analiza si alegerea furnizorilor, elaborarea, expedierea comenzii, receptia si verificarea articolelor, realizarea tuturor lucrarilor de birou aferente. De regula , aceste costuri sunt relativ fixe in raport de cantitatile comandate. Aceste costuri se determina astfel:

unde:

S - costul emiterii (lansarii) pentru o singura emitere (comanda ),

Costul total al stocurilor (CT) se determina prin insumarea celor trei elemente:

Reprezentarea grafica este redata in fig. 9.3.

Dupa cum reiese din figura, punctul minim al curbei costurilor totale se realizeaza atunci cand costul transportului stocului ( ) este egal cu costul comandarii stocului

Rezolvand aceasta ecuatie in raport cu Q, vom obtine:

In perioade de inflatie este mai indicat sa se calculeze cantitatea economica de comandat in unitati fizice (C_ef), deoarece preturile sunt supuse unor cresteri anormale. In acest sens se va folosi pretul curent in momentul lansariii unei noi comenzi (p), utilizand relatia:

Aceste cantitati se bazeaza pe estimarea costurilor si cererii si pot servi ca orientari in luarea deciziilor. Un intreprinzator intelept va lua aceste rezultate doar ca puncte de plecare in luarea deciziilor si apoi va lua decizie finala in functie de judecatile ulterioare.

3.Calitatea corespunzatoare inseamna ca produsul sau serviciul este in concordanta cu intentia de utilizare. Calitate corespunzatoare nu inseamna calitatea cea mai buna. Multi solicitanti nu au nevoie sau nu doresc calitatea cea mai buna. Unii prefera chiar produsele de "mana a doua".

Obiectivul esential in aprovizionarea unor marfuri de calitate il constituie achizitionarea produsului sau serviciului care deserveste in modul cel mai eficient scopul pentru care a fost cumparat. Achizitionarea unui bun sau serviciu la un pret mai mic, dar care nu satisface scopul pentru care a fost cumparat, nu poate fi considerat un chilipir. De asemenea, achizitionarea de produse sau servicii care depasesc, fara justificare, specificatiile de calitate este o irosire de fonduri. Prin urmare, daca functia de aprovizionare este condusa corespunzator, pot fi economisite mari sume de bani.

4. Momentul potrivit inseamna ca produsul sau materialul va sosi la termenul solicitat de cumparator. Produsele sosite in avans ocupa inutil spatiile de depozitare, iar cele sosite mai tarziu pot sa nu mai aiba nici o valoare, in special in ramurile supuse capriciilor modei sau invechirii rapide.

Intreprinzatorul trebuie sa programeze datele de livrare in asa fel incat firma sa sa nu piarda goodwill-ul clientului datorita epuizarii stocurilor. De asemenea, el trebuie sa se concentreze asupra mentinerii unui control corespunzator asupra investitiilor in stocurile firmei, fara a imobiliza un volum excesiv de capital de lucru. In elaborarea programului de livrari de stocuri si furnituri, intreprinzatorul trebuie sa ia in considerare decalajul de timp dintre expedierea comenzii si receptia ei. In general, nu se fac livrari instantanee de marfuri. In consecinta, intreprinzatorul trebuie sa planifice puncte de reaprovizionare pentru articole din stoc la anumite intervale prestabilite.

Pentru a determina cand sa comande marfa din stoc, intreprinzatorul trebuie sa calculeze nivelul de reaprovizionare pentru articole principale din stoc. Elaborarea unui model al nivelului de reaprovizionare presupune determinarea timpului total al comenzii, ritmul de folosire a articolului, nivelul minim al stocului disponibil si cantitatea economica comandata. Timpul total pentru o comanda este decalajul de timp dintre trimiterea comenzii la furnizor si primirea efectiva a bunurilor. El poate fi de cateva ore sau de cateva saptamani. Ritmul de folosire a articolului pentru un anumit produs (R_f) poate fi determinat pe baza stocurilor precedente sau a registrelor contabile. Intreprinzatorul trebuie sa estimeze viteza cu care se epuizeaza marfurile intr-un anumit interval de timp. Ritmul de folosire anticipat pentru un anumit produs determina cat timp va ajunge stocul aprovizionat. De exemplu, intreprinzatorul proiecteaza ca 900 unitati vor fi folosite in urmatoarele 3 luni, ritmul de folosire este de 10 unitati pe zi (900 unitati: 90 zile). Cel mai simplu model al nivelului de reaprovizionare presupune ca firma sa foloseasca un ritm de folosire liniar, adica epuizarea stocului firmei se face intr-un ritm constant in timp.

Intreprinzatorul trebuie sa determine si nivelul minim al stocului posibil (S_s). Pentru a evita epuizarea stocurilor, multe firme stabilesc un nivel minim al stocului mai mare ca zero. Cu alte cuvinte, ele isi constituie un stoc de siguranta care va fi folosit in situatia in care reaprovizionarea nu se face la momentul stabilit.

Pentru calculul nivelului de reaprovizionare (NR) pentru un articol trebuie combinate aceste informatii cu cantitatea economica de comandat, folosind relatia:

NR = (T_c * R_f) +S_s

De exemplu, daca T_c = 5 zile, R_f 10 unitati pe zi si S_s 50 unitati iar Ce_c 500, atunci NR = (5 * 10) + 50 = 100 unitati. Astfel, se vor comanda alte 500 unitati de stoc, atunci cand stocul coboara la 100 unitati.

Acest model simplu poate folosi ca orientare in luarea deciziilor privind stocurile intr-o mica afacere, desi face unele ipoteze care pot sa nu corespunda anumitor situatii particulare.

5. Servicii convenabile sunt acelea care ofera avantaje cumparatorului. Creditul comercial este unul dintre acestea. Acordarea de credite comerciale avantajoase poate reduce povara financiara a intreprinzatorului in mod semnificativ. De asemenea, repararea bunurilor livrate poate fi un alt serviciu prestat de furnizor.

Cele cinci elemente ale procesului de aprovizionare au o importanta cruciala in faza initiala a afacerii. Totusi, putini intreprinzatori incepatori au timpul sa caute surse alternative de aprovizionare si sa negocieze preturi mai acceptabile. Din aceste motive ei sunt dependenti intr-o foarte mare masura de furnizorii lor. Aceasta dependenta poate fi si o capcana pentru ca intreprinzatorii pot depinde in asa de mare masura de furnizori incat nu devin constienti de calitatea mai buna a produselor, preturile mai scazute sau serviciile mai bune. Prin urmare, intreprinzatorii potentiali trebuie sa nu deprinda obisnuinta de a cumpara doar de la un singur furnizor, fara a mai cauta si alte surse alternative. De asemenea, intreprinzatorii incepatori trebuie sa fie constienti ca furnizorii incearca sa convinga potentialii cumparatori de calitatea superioara a produselor lor. Cunoasterea caracteristicilor produselor si controlarea calitatii acestora, comparativ cu ale altor furnizori este deci esentiala.

3 Furnizorii

Un intreprinzator cu experienta cauta sa gaseasca cel mai corespunzator furnizor. Desi multe articole sunt standardizate si nu are importanta de unde sunt achizitionate, unele au preturi si caracteristici de calitate foarte diferite de la un furnizor la altul. Pretul este, desigur, un element important pentru intreprinzator, insa in unele cazuri predomina alte considerente cum sunt increderea, apropierea, serviciile si calitatea.

3.1. Identificarea furnizorilor

Unii intreprinzatori cunosc deja furnizorii locali la initierea afacerii si contactarea lor este usoara. Totusi, majoritatea intreprinzatorilor trebuie sa identifice si aleaga cel putin o parte din furnizori pentru a dezvolta relatii de colaborare cu acestia.

Furnizorii pot fi identificati prin intermediul urmatoarelor surse:

1.Experienta precedenta. Multi intreprinzatori sau membri ai familiilor lor au experienta de munca in ramura in care initiaza afaceri. Prin contactele de serviciu ei au devenit familiari cu multi furnizori ai produselor sau serviciilor firmei. Totusi, acest fapt ar putea sa impiedice gasirea altor furnizori mai convenabili.

2.Camerele de Comert. In mod normal, Camera de Comert poate furniza intreprinzatorului incepator o lista a furnizorilor locali, membrii ai Camerei. De regula, nu toti furnizorii posibili sunt membrii ai Camerei de Comert.

3.Pagini aurii. Paginile aurii sunt un excelent loc in care pot fi gasiti furnizori ai produselor sau serviciilor necesare.

4.Publicatii de afaceri. Aproape fiecare publicatie de afaceri ofera informatii cu privire la posibilii furnizori.

5.Expozitii si targuri. In multe ramuri se organizeaza targuri si expozitii, unde se pot cumpara produsele si serviciile si face direct comenzi.

6.Cataloage de marfuri. Unele ramuri publica diferite cataloage care descriu produsele sau serviciile oferite.

3.2. Alegerea furnizorilor

Dupa identificarea posibililor furnizori se va trece la selectarea acestora. Intreprinzatorul poate opta pentru un singur furnizor sau pentru furnizori multipli. Folosirea unui furnizorul unic are avantajul ca duce la o colaborare mai apropiata dintre vanzator si cumparator insa se pot pierde oportunitati importante. In plus, o criza in furnizarea bunurilor poate avea implicatii dezastruoase asupra cumparatorului. Folosirea de furnizori multipli duce la reducerea preturilor si servicii mai bune, datorita concurentei. De asemenea, daca livrarea nu poate fi facuta, se poate apela la un alt furnizor. In plus, calitatea poate fi mai buna si produsele mai variate.

In alegerea furnizorilor trebuie sa se tina cont de urmatoarele criterii:

1. Localizare. Proximitatea locului este un factor important in alegerea furnizorului. Furnizorii aflati mai aproape de firma pot livra mai repede bunurile si la costuri mai reduse decat cei aflati la distanta. Sansa de a oferi servicii este mai mare la furnizorii apropiati deoarece ii cunosc pe detinatorii acestora. In plus, intreprinzatorul este capabil intr-o mai mare masura de a coordona problemele de aprovizionare cu furnizorii apropiati decat ar face-o cu cei de la distanta

2. Rezerve de capacitate. In cazul cresterii rapide furnizorii trebuie sa fie capabili sa ofere suficiente bunuri intreprinzatorului. Cei aflati la limita de capacitate nu vor putea face acest lucru.

3. Relatii de munca. Daca furnizorul nu are relatii bune cu salariatii sindicalizati se vor produce greve care vor afecta posibilitatea de livrare a produselor.

4. Garantii. Furnizorii trebuie sa garanteze calitatea bunurilor livrate si sa le inlocuiasca pe cele care nu corespund standardelor. De asemenea, ei trebuie sa garanteze livrarea la timp, in cantitatile specificate si in locul solicitat.

5. Situatie financiara. Daca furnizorii nu au o situatie financiara buna va fi dificil de stabilit o relatie de perspectiva cu ei.

6. Reputatie generala. Reputatia furnizorului este data de posibilitatile sale si serviciile care le ofera.

7. Increderea. Intreprinzatorul trebuie sa evalueze capacitatea furnizorului potential de a livra cantitati suficiente si de calitate corespunzatoare atunci cand are nevoie. Livrarile intarziate sau crizele de stocuri determina pierderea vanzarilor si creeaza o imagine nefavorabila clientului.

8. Numarul de furnizori. Una din intrebarile la care trebuie sa raspunda intreprinzatorul este daca sa se aprovizioneze de la un singur furnizor sau de la mai multi. Aprovizionarea de la un singur furnizor ofera cateva avantaje. Primul este ca intreprinzatorului i se va acorda atentie deosebita, in special daca sunt comandate cantitati mari. Al doilea il reprezinta bonificatiile cantitative care i se acorda, daca va comanda cantitati suficient de mari. In sfarsit, firma va fi capabila sa cultive relatii mai cooperante cu furnizorul care doreste sa ajute firmele pe care le considera consumatorii lui.

Sunt, desigur, si dezavantaje daca exista un singur furnizor. In cazul cand furnizorul sufera o catastrofa (foc, greva, faliment), va fi greu de gasit o sursa alternativa de aprovizionare. Daca se va apela la mai multi furnizori, se va reduce acest risc, insa nu se va primi o atentie speciala si bonificatii cantitative.

9. Serviciile. Intreprinzatorul trebuie sa evalueze si paleta de servicii pe care o ofera furnizorii. Se fac livrarile la timp? Se fac reparatii la echipamente dupa instalare? Se dau sfaturi la cumparare?

3.3. Stabilirea relatiilor cu furnizorii

Succesul celor mai multi intreprinzatori depinde in mare masura de relatiile pe care le au cu furnizorii. Ca si furnizorii, intreprinzatorii sunt in afacerea vanzarii bunurilor si/sau serviciilor. Singura diferenta este ca furnizorul vinde altor afaceri, in timp ce intreprinzatorul vinde, de regula, unui numar mai mare de consumatori individuali. In orice caz, ei sunt dependenti unul de altul. Intreprinzatorii depind de furnizori in ce priveste livrarea la timp si in cantitatea si calitatea necesara, in timp ce furnizorii depind de intreprinzatori in ce priveste plata la timp a bunurilor livrate.

Evaluarea furnizorilor

Odata ce s-au stabilit relatii cu furnizorii, ei trebuie evaluati periodic, pentru a se constata daca relatia trebuie continuata. In evaluare pot fi folositi urmatorii indicatori: livrarea la timp, numar de intarzieri, procentul comenzilor expediate, defecte de calitate, servicii tehnice, expeditii, situatie financiara, costul livrarii.

Evaluarea furnizorului se poate realiza prin elaborarea unei scale de evaluare pentru fiecare furnizor, in functie de variantele de aprovizionare. Prima etapa consta in determinarea criteriilor cele mai importante de selectie a furnizorilor (pret, calitate etc.). Urmatoarea etapa o constituie atribuirea de 'ponderi' fiecarui criteriu, pentru a reflecta importanta lui relativa. A treia etapa presupune elaborarea unei scale gradate pentru compararea furnizorilor in functie de criteriile alese. In final, trebuie calculat scorul total pentru fiecare furnizor si alegerea furnizorului care are scorul cel mai mare. Un exemplu de evaluare a unui mic producator este redat in tabelul 9.4.

Evaluarea furnizorilor

Tabel 9.4