Controlul si monitorizarea proiectului

Controlul si monitorizarea proiectului

Bine facute, Controalele Interne sunt vitale pentru functionarea eficienta a unei organizatii. Regulile de baza care ar trebui aplicate in controalele interne sunt:   

1. Separarea responsabilitatilor. Un principiu important al controlului intern este separarea responsabilitatilor, astfel incat nu doar o singura persoana sa urmareasca o tranzactie de la inceput la sfarsit sau sa aiba controlul total al activelor.

Prima regula de baza a impartirii responsabilitatilor este ca trebuie sa existe o separare in:

Autorizarea tranzactiilor

Executarea tranzactiilor

Custodia bunurilor

Inregistrarea bunurilor si a tranzactiilor

Cea de a doua regula de baza a impartirii responsabilitatilor este ca acolo unde controlul este dependent de separarea responsabilitatilor in cadrul unei anumite functii, managementul ar trebui sa aloce responsabilitatile in consecinta.

2. O alocare exacta a responsabilitatilor. Impartirea responsabilitatilor nu va fi posibila fara o alocare clara a acestora. Alocarea responsabilitatilor, sustinuta de o fisa a postului, ofera intregului personal o intelegere a responsabilitatilor fiecaruia si in fata cui raspunde.

3. Controale fizice, adica acelea care restrictioneaza fizic accesul la active, ca de exemplu conturile bancare. Aceasta include atat accesul direct cat si accesul indirect prin documente.

4. Autorizarea si aprobarea de catre o persoana adecvata, responsabila, limitarea autoritatii angajatilor trebuie specificata.

5. Controale aritmetice si contabile, adica acele controale care folosesc cifre, relatii intre cifre, conturi si reconcilieri. Exemple sunt reconcilierile bancare pentru a controla modul in care au fost folosite conturile bancare, controlul conturilor pentru a asigura acuratetea acestora, modul de folosire a numerarului, balante de verificare si controlul secvential al documentelor.

6. Controlul personalului. Multe dintre controale sunt legate intre ele, cum ar fi controlul fizic si autorizarea. Oamenii trebuie sa aiba indatoriri in conformitate cu capacitatea si experienta fiecaruia. Eficacitatea sistemului de control este in mare masura dependenta de competenta oamenilor care opereaza in sistem. Un control atent al personalului ar putea fi un sistem potrivit de angajare care sa asigure ca personalul are experienta / pregatirea profesionala, este competent, integru si corespunde cu politica organizatiei.

7. Controale de supervizare. Orice sistem de control intern trebuie sa includa supervizarea de catre angajatii care au aceasta raspundere a tranzactiilor zilnice si inregistrarilor acestora. Acestea sunt controale directe facute de catre executivii care au aceasta raspundere.

8. Controale manageriale. Acestea sunt controale similare controalelor de supervizare dar au mai putin de a face cu operatiile zilnice. Ele se refera la supervizarea globala sau generala a mediului si include planificarea la diferite nivele, strategic, tactic si operational, contabilitatea manageriala, controlul bugetar si auditul intern. Acestea sunt esentiale pentru a oferi cadrul in care controalele directe se exercita.

Elementele fundamentale ale controlului sunt:

• Un standard ce specifica nivelul asteptat al performantei (bugetul, planul proiectului, modul de alolcare a resurselor, profitul etc).
• Valoarea performantei obtinute efectiv ce se compara cu valoarea previzionata.
• O modalitate, o tehnica sau un instrument de masurare.
• Estimarea deviatiilor in plus sau in minus fata de rezultatul asteptat.
• Raportarea datelor catre factorii de control:
• Feedback simplu – raportare catre leader;
• Feedback dublu – raportare catre leader si catre directorii proiectului.
• Definirea cailor de urmat, a variantelor posibile si alegerea uneia sau a unor variante acceptabile.
• Estimarea impactului noilor masuri asupra bugetului – timpului- calitatii – asteptarilor participantilor la proiect.

Altfel spus controlul se bazeaza pe monitorizare si feedback. Monitorizarea presupune o comparatie cvasi-permanenta intre ce se intampla si ce ar trebui sa se intample in termeni de resurse (efort) si efect. Feedback-ul reprezinta influentarea pozitiva a rezultatelor procesuale de productie astfel incat sa se realizeze armonizarea planului cu realitatea.

“Lipsa de judecata ne duce in necaz. Mandria si orgoliul ne tin acolo..”

(Anonim)