Structura sistemelor informationale

STRUCTURA SISTEMELOR INFORMATIONALE

1       Structura sistemelor de prelucrare a tranzactiilor (operationale)

Definitie:

Definitie:

Intrarile in sistemul operational sunt reprezentate de informatiile si datele  culese din toate departamentele Sistemului condus, precum si din informatiile culese din Sistemul extern (mediul ambiant).

Iesirile din sistemul operational constau in informatii explicite, cu un grad redus de prelucrare, care stau la baza deciziilor adoptate la nivelul operativ al sistemului de conducere (decizional).

Iesirile pot lua urmatoarea forma:

documente contabile;

rapoarte cu grad redus de sintetizare;

liste;

raspunsuri la interogari etc.

In urma studiului produselor existente pe piata sistemelor operationale a fost identificat un set de aplicatii care functioneaza ca module ale unui sistem integrat, fie independent, ca aplicatii de baza.

Aplicatii componente ale sistemelor informatice integrate:

aplicatia de gestiune a stocurilor;

aplicatia pentru productie;

aplicatia de personal-salarizare;

aplicatia de gestiune a mijloacelor fixe;

aplicatia financiar-contabila.

1.1 Aplicatia de gestiune a stocurilor

Scopul aplicatiei:

Aplicatia de gestiune a stocurilor asigura reflectarea (sintetica sau analitica, de la caz la caz) in aplicatia financiar‑contabila a tuturor tranzactiilor legate de stocuri, precum si de a inregistra, stoca si reda informatii analitice despre stocurile de orice natura (materii prime, produse finite, marfuri, ambalaje, consumabile etc.).

Tranzactii efectuate:

In aplicatia de gestiune a stocurilor se efectueaza urmatoarele operatiuni:

1.     Gestiunea intrarilor:

luarea in evidenta a produselor, indiferent de modalitate de procurare (de la furnizori externi, prin transferuri interne, din productia proprie etc.);

emiterea de documente care sa ateste intrarea produselor in gestiune;

2.     Evidenta stocurilor:

mentinerea fiselor de magazie, cu evidentierea tuturor operatiunilor de intrare/iesire aplicate unui produs;

3.     Avertizari despre nivelul stocurilor si gestiunea aprovizionarii:

verificarea permanenta a stocurilor minime de produse, daca acesta au fost definite, si intocmirea automata a listelor de aprovizionare;

4.     Gestiunea iesirilor si a vanzarilor:

intocmirea documentelor de iesire din gestiune, indiferent daca produsele sunt transferate la o alta gestiune, sunt introduse in procesul de productie sau sunt vandute, cu specificarea tuturor elementelor ce contribuie la identificarea corecta a produselor;

Descrierea intrarilor:

Pentru efectuarea acestor operatiuni, aplicatia de gestiune a stocurilor va trebui sa primeasca o serie de informatii care constituie intrarile sistemului. Aceste informatii sunt:

1.     Informatii despre produse:

denumirea/denumirile produsului: denumirea interna, denumirea de ofertare, denumirea de facturare etc.;

incadrarea in diferite clase sau grupe de produse;

modalitatea de ambalare a produsului: unitatea de masura, unitatea de ambalare (cutie, bax), unitatea de paletare (numarul de unitati de ambalare pe palet) etc.;

caracteristicile tehnice ale acestuia: greutate unitara, greutate pe unitatea de ambalare, greutatea pe palet, dimensiuni etc.;

reteta de fabricatie, in cazul produselor finite. Aceasta este utila in cazul in care se automatizeaza scaderea gestiunii de materii prime in momentul inregistrarii productiei (se poate aplica la produsele cu cicluri scurte de productie) si/sau la estimarea necesarului de materie prima;

stocul de alerta: stocul la care programul va adauga produsul la lista de aprovizionare cu cantitatea necesara pentru atingerea stocului minim;

2.     Informatii despre gestiuni:

denumiri si modul de organizare a acestora: magazii centrale cu gestiuni de consum, gestiuni unice, structura de subordonare a gestiunilor etc.;

sursele de produse in cazul in care gestiunea se poate „aproviziona” prin transferuri automate din alte gestiuni;

3.     Informatii despre structura de operatiuni ce pot fi executate in cadrul gestiunii:

tipuri de operatiuni:

intrari (de la furnizori, din transferuri din alte gestiuni);

iesiri (catre clienti, consumuri interne, perisabilitati, plusuri si minusuri de gestiune, transferuri catre alte gestiuni etc.);

corespondentele in planul de conturi pentru fiecare tip de operatiune, respectiv pentru fiecare cont implicat in aceste operatiuni;

4.     Informatii necesare introducerii documentelor de intrare:

numarul, data si tipul documentului sursa (factura fiscala, aviz de insotire marfa, raport de productie etc.);

valoarea totala si valoarea TVA‑ului facturii, necesare pentru inscrierea corecta in jurnalele de TVA;

furnizorul produselor;

tipul fiecarei pozitii din documentul sursa (marfa, serviciu, discount etc.) pentru a putea efectua o distribuire corecta a tipurilor de operatiuni);

denumirea produsului/serviciului/etc., cantitatea si pretul de intrare;

pretul de vanzare cu amanuntul in cazul gestiunilor de amanunt;

5.     Informatii necesare introducerii documentelor de iesire:

numarul, data si tipul documentului (factura fiscala, aviz de insotire marfa, nota de transfer intern, bon de consum, protocol, perisabilitati etc.);

denumirea clientului, eventual punctul de lucru pentru care se face livrarea produselor;

tipul fiecarei pozitii din documentul de iesire, in cazul facturilor (marfa, produs finit, semifabricat, prestare servicii, discount etc.);

denumirea produsului/serviciului/etc., cantitatea si pretul de vanzare fara TVA, in cazul vanzarii cu factura fiscala respectiv pretul de vanzare cu amanuntul pentru vanzarea catre persoane fizice folosind casa de marcat.

Descrierea iesirilor/ Rapoarte:

Iesirile sub forma de rapoarte din aplicatia de gestiune a stocurilor se constituie in mai multe categorii:

1.     Rapoarte obligatorii din punct de vedere legal (fise de magazie);

2.     Rapoarte specifice fiecarei intreprinderi, elaborate la cerere, realizate din selectia datelor existente in istoric:

centralizatoare de intrari si iesiri, cantitative si valorice;

rapoarte privind vanzarile: vanzari pe client si/sau pe produs, adaos realizat pe client si/sau produs, clienti activi etc.;

balanta stocurilor, rapoarte de miscare a produselor, vechimea stocurilor, liste de reaprovizionare etc.

1.2 Aplicatia pentru productie

Scopul aplicatiei:

Aplicatia pentru productie asigura reflectarea in aplicatia financiar‑contabila a tuturor tranzactiilor legate de procesul de productie.

Tranzactii efectuate:

Principalele operatiuni efectuate de aplicatia pentru productie urmeaza un traseu similar cu operatiile asociate fluxului de productie inca din faza de comanda, terminand cu livrarea produsului finit:

1.     Pregatirea productiei, prin care se urmareste:

gestiunea comenzilor de productie;

antecalculatia costurilor;

2.     Programarea productiei, prin care se urmareste

dimensionarea productiei dupa comenzi;

calcul necesarului de resurse materiale;

3.     Lansarea productiei, prin care se urmareste

gestionarea necesarului si a stocurilor de materii prime;

gestiunea comenzilor de aprovizionare;

4.     Urmarirea productiei, prin care se realizeaza

inregistrarea consumurilor si a manoperei;

postcalculatia costurilor;

gestionarea produselor finite.

Descrierea intrarilor:

Pentru efectuarea acestor operatiuni, aplicatia de productie va trebui sa primeasca o serie de informatii care constituie intrarile sistemului. Aceste informatii sunt:

1.     Informatii despre comenzi:

numarul, data si beneficiarul comenzii;

produsul finit solicitat, cantitatea de produs finit si termenul de livrare;

2.     Informatii despre produsul finit:

caracteristicile tehnice ale acestuia;

reteta de obtinere a produsului finit; Cunoscandu‑se reteta, se poate efectua antecalculatia costurilor, se poate face aprovizionarea cu materia prima necesara obtinerii produsului finit etc.;

3.     Informatii despre procesul de productie:

parcursul materiei prime de la receptie pana la inglobarea in produsul finit; Cunoscand acest parcurs se poate organiza in mod optim procesul de aprovizionare, astfel incat sa nu se aprovizioneze la inceputul procesului de productie un material folosit in ultima etapa a acestuia sau, cazul invers, intregul proces de productie sa nu stagneze din cauza unui material necesar inceperii productiei care este aprovizionat la final;

manopera inglobata in produsul finit in fiecare etapa a procesului de productie; In cazul proceselor de productie lungi, aceasta informatie poate ajuta la calcularea costuri intermediare ale semifabricatelor sau subansamblelor;

4.     Informatii despre consumurile reale:

consumurile reale de materii prime;

cheltuielile cu manopera inglobata in produsul finit; Ambele consumuri sunt necesare pentru postcalculatia costurilor.

Descrierea iesirilor/ Rapoarte:

Iesirile sub forma de rapoarte din cadrul aplicatiei de productie se constituie in doua mari categorii:

1.     Rapoarte obligatorii din punct de vedere legal (raport zilnic de productie);

2.     Rapoarte specifice fiecarei intreprinderi, elaborate la cerere, realizate prin selectia datelor existente in istoric: evidenta productiei, evidenta livrarilor, rapoarte cheltuieli de productie ordonate dupa diferite criterii, etc.

1.3 Aplicatia de personal - salarizare

Scopul aplicatiei:

Aplicatia de personal­‑salarizare inregistreaza informatii referitoare la personalul angajat intr-o intreprindere (informatii de natura personala, profesionala, financiara), pontajul zilnic al angajatilor, calculul drepturilor salariale cuvenite in functie de modalitatea de plata stabilita si a taxelor cuvenite conform legislatiei in vigoare, calculul concediilor medicale, urmarirea evolutiei si performantelor profesionale ale angajatilor.

Tranzactii efectuate:

Principalele operatiuni efectuate de aplicatia de personal – salarizare urmeaza un traseu identic cu evolutia salariatului in intreprindere, incepand cu momentul angajarii:

1.     Inregistrarea si actualizarea datelor pentru identificarea angajatilor, care presupune preluarea datelor din documentele de angajare in cazul intrarilor de personal, din deciziile interne in cazul miscarilor interne de personal si din deciziile de eliberare sau dosarele de pensionare pentru iesiri; evidenta personalului este adaptata structurilor organizatorice ale intreprinderii;

2.     Inregistrarea timpului lucrat pe baza fiselor de pontaj, operatiune prin care de determina informatiile necesare calcului drepturilor salariale; Calculul drepturilor salariale se face in functie de modul salarizare specific fiecarei intreprinderi (regie, acord, tarifare diversa) si de plata (avans, lichidare), iar calculul si inregistrarea retinerilor in functie de legislati in vigoare. Rezultatul prelucrarilor il constituie determinarea drepturilor salariale, retinerilor si contributiilor de orice natura la nivel global si centralizat dupa diverse criterii, precum si generarea automata a declaratiilor de asigurari sociale;

3.     Urmarirea evolutiei si a performantelor salariatilor poate acoperi mai multe aspecte, precum:

absente, concedii medicale, nivel salarial;

criterii de pregatire profesionala si performanta la locul de munca;

Descrierea intrarilor:

Pentru efectuarea operatiunilor prezentate, aplicatia de personal‑salarizare va trebui sa primeasca o serie de informatii care constituie intrarile in sistem.

Aceste informatii sunt:

1.     Informatii despre organigrama intreprinderii;

structura ierarhica a intreprinderii;

numarul de posturi pentru fiecare pozitie din organigrama;

pregatirea persoanelor care trebuie sa ocupe fiecare post;

structura departamentelor/sectiilor;

nomenclatorul de functii;

2.     Informatii despre salariat:

informatii generale: nume, prenume, cod numeric personal, data si locul nasterii, adresa de domiciliu;

informatii despre situatia personala: casatorit/necasatorit sau invalid/grad de invaliditate;

informatii despre contractul de munca: data si numarul inregistrare, functia ocupata, departamentul in care isi desfasoara activitatea, salariul de incadrare, sporuri etc.;

informatii cerute de diverse dispozitii legale: persoane in intretinere (pentru calculul deducerilor in vederea stabilirii venitului impozabil) sau persoanele co‑asigurate (pentru asigurarile sociale de sanatate);

3.     Informatii despre munca prestata (fisele de pontaj):

numarul de ore lucrate;

regimul de lucru pentru orele lucrate;

ore de invoiri, concedii medicale, concedii de odihna, de studii, fara plata etc.;

4.     Modificarile survenite in situatia angajatilor sau a intreprinderii:

transferuri de la un departament la altul;

schimbarea functiei de incadrare, a salariului etc.

Descrierea iesirilor/Rapoarte:

Iesirile sub forma de rapoarte din cadrul aplicatiei de personal salarizare se constituie in doua mari categorii:

1.   Rapoarte obligatorii din punct de vedere legal: state de plata (avans, lichidare, concedii de odihna), state de plata individuale, fise fiscale;

2.   Rapoarte specifice fiecarei intreprinderi, elaborate la cerere, realizate din selectia si prelucrarea datelor existente in istoric: rapoarte privind realizarile angajatilor, evidenta zilelor de nastere etc.

1.4 Aplicatia de gestiune a mijloacelor fixe

Scopul aplicatiei:

Aplicatia de gestiune a mijloacelor fixe asigura evidenta analitica a mijloacelor fixe pe centre de gestiune, prin administrarea operatiunilor de intrare, a miscarilor interne si a iesirilor, precum si a valorii contabile a acestora prin calculul si inregistrarea amortizarilor conform metodei alese (liniara, accelerata, degresiva).

Tranzactii efectuate:

Operatiunile efectuate de aplicatia de gestiune a mijloacelor fixe urmareste traseul imobilizarilor corporale si necorporale de la intrarea in gestiune si alocarea pe sectii/persoane, pana la iesirea acestora prin casare sau vanzare:

1.     Inregistrarea intrarilor de imobilizari corporale si necorporale si a datelor pentru identificare: codul de clasificare pentru fiecare mijloc fix, numarul de inventar, data punerii in functiune, editarea documentelor care atesta punerea lui in functiune;

2.     Inregistrarea miscarilor interne (intre gestiuni si/sau persoane), a reevaluarilor si a iesirilor (casare sau vanzare);

3.     Calculul si inregistrarea amortizarii lunare, a valorii totale amortizate si a valorii  ramase neamortizate, dupa alegerea prealabila a tipului de amortizare in conformitate cu prevederile legale (liniara, degresiva, accelerata);

Descrierea intrarilor:

Pentru efectuarea acestor operatiuni, aplicatia de gestiune a mijloacelor fixe va trebui sa primeasca o serie de informatii care constituie intrarile sistemului.

Aceste informatii sunt:

1.     Descrierea mijlocului fix:

caracteristicile tehnice in functie de care se selecteaza categoria in care se incadreaza;

durata de functionare, pentru stabilirea perioadei de amortizare;

2.     Metoda de amortizare si momentul punerii in functiune:

metoda de amortizare poate fi: liniara, accelerata sau degresiva. In functie de metoda aleasa se calculeaza ciclul de amortizare al mijlocului fix;

data punerii in functiune a mijlocului fix, de la care incepe calculul amortizarii;

3.     Starea mijlocului fix la un moment dat:

posibilitatea de trecere in conservare;

data la care a avut loc trecerea in conservare sau la care mijlocul fix a fost repus in functiune;

informatii despre transferarea unui mijloc fix de la un punct de lucru la altul;

Descrierea iesirilor / Rapoarte:

Iesirile sub forma de rapoarte din cadrul aplicatiei de gestiune a mijloacelor fixe se constituie in doua mari categorii:

1.     Rapoarte obligatorii din punct de vedere legal: registrul mijloacelor fixe;

2.     Rapoarte specifice fiecarei intreprinderi, elaborate la cerere, realizate din selectia datelor existente in istoric: situatii centralizatoare pentru mijloacele fixe existente in gestiune, evidenta mijloacelor fixe amortizate, situatia intrarilor si iesirilor pentru o perioada determinata de timp etc.;

1.5 Aplicatia financiar - contabila

Scopul aplicatiei

Scopul aplicatiei financiar-contabile este de a gestiona toate tranzactiile financiare si patrimoniale ale unei intreprinderi. Sistemul contabilitatii generale leaga intre ele celelalte activitati financiar-contabile pentru a determina efectul tuturor operatiunilor economice desfasurate asupra intreprinderii.

Tranzactii efectuate

Principalele operatiuni efectuate de aplicatia financiar-contabila a unei intreprinderi sunt structurate in doua categorii:

1.     Tranzactii financiare:

incasari si plati efectuate cu numerar sau prin tranzactii bancare;

reduceri/ penalizari primite sau acordate;

diferente de curs valutar;

gestionarea creantelor si a datoriilor;

2.     Tranzactii patrimoniale (contabile):

generarea planului de conturi;

generarea automata sau introducere manuala a notelor contabile;

inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli;

inchiderea perioadelor de lucru.

Descrierea intrarilor:

Pentru efectuarea acestor operatiuni, aplicatia financiar‑contabila va trebui sa primeasca o serie de informatii care constituie intrarile sistemului.

Aceste informatii sunt:

1.     Planul general de conturi existent la un moment dat:

starea planului de conturi sintetic la momentul initial;

conturile nou aparute de la momentul initial;

conturile care nu mai sunt de actualitate, dar care trebuie sa ramana in planul de conturi pentru a putea obtine informatii in perioadele de lucru anterioare;

conturile analitice;

2.     Lista de operatiuni contabile definite la un moment dat:

schemele contabile predefinite pentru operatiunile utilizate frecvent;

schemele contabile deschise pentru operatiunile utilizate accidental;

asignarea operatiunilor contabile pe jurnale;

3.     Pentru inceperea activitatii sunt necesare datele initiale:

soldurile conturilor la 01 Ianuarie, atat la nivel sintetic, cat si la nivel analitic;

in cazul in care implementarea aplicatiei se face la alta luna decat Ianuarie, rulajele conturilor pentru perioada scursa de la 01 Ianuarie pana la data la care are loc implementarea;

4.     Informatii despre documentele contabile adaugate in sistem:

date de identificare: numar si data;

schema contabila utilizata in cazul in care documentul este contat automat, sau perechile de conturi care sunt folosite pentru inregistrarea documentului;

jurnalele in care apare documentul, impreuna cu valorile care trebuie inscrise in fiecare jurnal;

3.    Descrierea iesirilor/ Rapoarte

Iesirile sub forma de rapoarte financiare din aplicatia financiar‑contabila se constituie in doua mari categorii:

1.   Rapoarte obligatorii din punct de vedere legal: fisele conturilor partenerilor - furnizori/clienti, balantele partiale ale furnizorilor si clientilor, registrele de casa si banca;

2.   Rapoarte specifice fiecarei intreprinderi, elaborate la cerere, realizate din selectia si prelucrarea datelor existente in istoric: rapoartele de cash-flow, comisioanele bancare, cec-urile scadente, lista creantelor si datoriilor ordonate dupa diverse filtre, etc.

Caracteristicile sistemelor informationale financiar‑contabile reglementate de legislatia in vigoare

Cadrul legal privind cerintele pe care trebuie sa le indeplineasca programele informatice utilizate in activitatea financiara si contabila pentru a fi agreate de  Ministerul de Finante, este parte integranta din Norma metodologica din 14/12/2004 de intocmire si utilizare a registrelor si formularelor comune pe economie privind activitatea financiara si contabila, respectiv punctele G si H.

Analizand prevederile documentului emis de Ministerul Finantelor, putem afirma ca modul in care sunt prezentate cerintele nu stabileste cu claritate ceea ce se doreste de la un sistem informational, din punct de vedere informatic. Deoarece unele dintre cerinte se repeta, am facut o selectie a acestora, si acolo unde s-a dovedit necesar, am facut conversia in termeni informatici. Forma finala este prezentata in Tabelul nr.

Tabelul nr. 2: Caracteristicile Sistemului Informational financiar contabil conform Normei metodologice din 14/12/2004

3 Structura sistemelor informationale financiar-bancare

Arhitectura  sistemelor informationale financiar-bancare cea mai raspandita la momentul actual are la baza o noua abordare caracterizata prin orientarea pe client, nu pe conturi sau produse.

Din analiza elementelor comune prezente in sistemele informationale destinate activitatii financiar - bancare se identifica urmatoarele aplicatii legate intre ele:

1.     Aplicatia Operatiuni financiar – bancare

2.     Aplicatia Clienti

3.     Aplicatia Credite

4.     Aplicatia Juridic

5.     Aplicatia Contabilitate

6.     Aplicatia Personal

7.     Aplicatia Marketing

8.     Aplicatia Management bancar

1.     Aplicatia Operatiuni financiar‑bancare:

Scopul acestei aplicatii este de a efectua operatiuni a caror arie de cuprindere este foarte larga, si  include modulele:

a)    Conturi curente - prin care se realizeaza toate tranzactiile de incasari si plati prin contul curent al clientului;

b)    Home banking - care asigura servicii de:

informare a clientului cu privire la contul sau;

furnizare informatiilor generale (rata dobanzii, cursul valutar etc.);

efectuarea platilor ordonate de catre client etc.

c)     Decontari electronice - care implica in principal conturi ale persoanelor juridice;

d)    Depozite - prin care se realizeaza gestiunea depozitelor deschise de clienti cu toate operatiunile efectuate, respectiv:

actualizarea datelor privind depozitele constituite;

calculul  dobanzii;

plata dobanzii la scadenta;

capitalizarea dobanzii;

generarea extraselor pentru conturile de depozite;

lichidarea depozitelor;

calculul si retinerea comisioanelor si a impozitului pe venitul din dobanzi;

e)    Certificate de depozit - care asigura gestiunea acestor produse bancare oferite clientilor bancii;

f)     Carduri - modul destinat exclusiv gestiunii tranzactiilor efectuate prin conturile de card;

g)    Casa - prin care se realizeaza gestiunea tuturor operatiilor de incasari si plati in numerar (in lei sau valute). Acest modul asigura o evidenta completa a monetarului in lei si devize, la nivelul fiecarui ghiseu.

h)    Operatiunile specifice administrate de acest modul sunt:

operatiunile de deschidere/inchidere casa,;

incasare/plata numerar, schimb valutar;

schimb bancnote, monitorizare case;

generare rapoarte specifice etc.

alte operatiuni.

2.     Aplicatia Clienti:

Scopul acestei aplicatii este de a asigura actualizarea permanenta a datelor privind clientii bancii, prin gestiunea unica a clientilor la nivel de unitate operativa (un client este introdus o singura data indiferent cate produse/servicii bancare utilizeaza) si o administrare unica a clientilor la nivelul bancii. Aceasta aplicatie este integrata cu celelalte aplicatiile de cont curent, depozite, credite etc.

3.     Aplicatia Credite:

Scopul acestei aplicatii este de a asigura gestiunea contractelor de credit. Aplicatia poate fi structurata in doua module:

a)   Gestiunea riscului, prin care se realizeaza analiza financiara a clientului, incadrarea creditului intr-o grupa de risc pe baza unor criterii prestabilite, in vederea luarii deciziei de creditare;

b)   Gestiunea propriu-zisa a creditelor acordate, care permite efectuarea urmatoarelor operatiuni:

stocarea inf. privitoare la creditele acordate; incasarea dobanzilor si ratelor scadente;

calculul dobanzilor si a penalitatilor;

evaluarea permanenta a clientilor.

4.     Aplicatia Juridic:

Scopul acestei aplicatii este de a gestiona creditele aflate in litigiu - pentru care se deruleaza procedurile juridice specifice.

5.     Aplicatia Contabilitate:

Scopul acestei aplicatii este de a gestiona toate tranzactiile financiare si patrimoniale ale unei institutii bancare.

Aplicatia ofera ca functiuni de baza:

actualizarea planului de conturi;

definirea conditiilor de dobanda la nivelul conturilor sintetice/analitice;

definirea monografiei de operatiuni bancare;

deschiderea si inchiderea conturilor interne;

calculul, inregistrarea si plata/incasarea dobanzilor;

elaborarea situatiilor contabile de sinteza si raportare.

6.     Aplicatia Personal:

Scopul acestei aplicatii este de a inregistra informatii referitoare la personalul angajat intr-o institutie financiar - bancara (informatii de natura personala, profesionala, financiara), pontajul zilnic al angajatilor, calculul drepturilor salariale cuvenite in functie de modalitatea de plata stabilita si a taxelor cuvenite conform legislatiei in vigoare, calculul concediilor medicale, urmarirea evolutiei si performantelor profesionale ale angajatilor.

7.     Aplicatia Marketing:

Scopul acestei aplicatii este de a oferi  informatii despre piata si evolutia produselor specifice, necesare activitatii de conducere.

8.     Aplicatia Management bancar:

Aceasta aplicatie este specializata in:

determinarea si monitorizarea indicatorilor de rating bancar: lichiditati, profitabilitate, grad de indatorare etc.;

determinarea elementelor specifice gestiunii riscului.

La aceste componente ale arhitecturii (aplicatii), considerate indispensabile, pot fi adaugate si altele, precum:

Trezorerie (schimb valutar, titluri);

modulul de interfata;

modulul “Nucleu”, care ofera functiunile si structurile de date necesare altor module: structura bancara, dispersia teritoriala, valute si cupiuri, rate de schimb, calendar bancar etc.;

decontari intrabancare;

decontari interbancare.

Niveluri pe care este conceput si optimizat Sistemul informational bancar sunt:

1.     Sistemul pentru conducere;

2.     Datawarehouse & Reporting;

3.     Front-office/Back-office.

Figura nr. 1: Nivele de structurare a sistemului informational financiar‑bancar

Datawarehouse & Reporting:

La acest nivel, structurile de date sunt definite astfel incat sa permita un inalt nivel de performanta in deservirea cererilor multiple. Orice banca dispune de informatii multiple referitoare la clientii sai, care sunt dispersate. Gestionarea acestora de realizeaza prin aplicatii diverse.

Datawarehouse reprezinta o colectie de date detaliate, cu o inalta valoare informationala, provenite din toate sursele informationale relevante din cadrul bancii, permitand interogarea dinamica si analiza informatiilor cu scopul sprijinirii proceselor decizionale. Se realizeaza astfel posibilitatea cunoasterii preferintelor pentru produse si servicii, a comportamentului si nevoilor clientului. Tehnicile bazate pe motoare de asistare a cunoasterii permit descoperirea unor tendinte sau corelari semnificative referitoare la clienti, prin analiza datelor curente si istorice.

Front-office/Back-office:

Front office-ul reprezinta interfata cu utilizatorului Relatia clientului cu banca se realizeaza prin front office, folosind ca suport telefonul, corespondenta pe suport hartie, e-mail sau web. Centrele de apel au fost primele solutii front office – bazate exclusiv pe comunicatia telefonica – care au legatura directa, imediata si personala cu clientul. Posibilitatea de comunicare s-a extins folosind Internetul – prin e-mail si web. Rolul centrelor de apel a evoluat si s-a extins, devenid importante in procesul de atragere a de noi clienti si mentinerea celor existenti. Pe de alta parte este necesara cunoasterea relatiei in timp cu clientul, astfel incat fiecare contact cu acesta sa reprezinte o oportunitate de afacere (oferirea unui nou produs sau serviciu). Cunoastere clientului se poate realiza prin crearea si utilizarea de datawarehouse care stocheaza informatii privind tranzactiile efectuate de client, produsele si serviciile pe care acesta le prefera, informatii pe baza carora se poate obtine un “portret” si o  descriere a comportamentului clientului in relatia cu banca.

Middle office-ul este o entitate distincta plasata intre front si back office cu rol in asigurarea circulatiei datelor in dublu sens intre aceste doua componente. Middle office-ul are ca functie principala  transmiterea datelor preluate de front office (provenite din diverse surse si deci in formate multiple) catre back office.

Middle office retine doua imagini separate ale datelor:

una corespunde front office-ului, care preia datele in formatul lor “nativ” determinat de canalul de distributie folosit de client;

inregistrarile returnate de back office dupa stocarea si prelucrarea datelor.

Middle office-ul ofera platforma pentru “reconcilierea” datelor si rapoartelor, asigurand in egala  masura controlul riscului legat de managementul datelor. Riscul este determinat de obtinerea datelor dintr-un numar mare de alte sisteme informatice. Adesea aceste date sunt in formate diferite, din baze de date diferite, ruland pe platforme hardware diferite si sub sisteme de operare diferite. De aceea pot aparea o multime de probleme privind extragerea datelor, datorita formatului diferit.

Rolul de baza al middle office-ului consta in:

colectarea, agregarea si consolidarea informatiilor;

asigurarea managementului calitatii informatiei;

asigurarea distributiei informatiei si raportarilor.

In back office se realizeaza stocarea si prelucrarea datelor. Back office-ul este cel care ofera front office-ului informatiile solicitate, ca urmare a faptului ca aici se gasesc aplicatiile si baza de date. O problema importanta o reprezinta realizarea unei solutii integrate de front office/ back office care sa permita, pe langa oferirea unei multitudini de canale de comunicatie catre client, alocarea automata a apelurilor clientilor catre specialistii bancii si conducerea proceselor derulate in back office pentru satisfacerea cererilor clientilor.

Noile solutii informationale implementate in cadrul sistemelor informationale bancare au condus la o adevarata schimbare in ceea ce numim cultura organizationala si la implementarea unor concepte novatoare.

Concepte noi promovate:

groupware;

workflow.

Workflow-ul are ca obiect automatizarea informatiilor (documente securizate, imagini, documente compozite) intre diferite posturi de lucru. Este un sistem interactiv care asigura dezvoltarea, executarea, analiza si conducerea operationala a proceselor multi-utilizator si multitask.

Groupware este un concept care promoveaza ideea de lucru cooperativ, utilizand facilitatile de comunicare oferite de intranet. Conceperea unui nou produs bancar necesita competente incrucisate si complementare. Intranetul faciliteaza lucrul in paralel si interactivitatea intre diferitele persoane implicate intr-un proiect furnizandu-le infrastructura de comunicare necesara unui schimb optimizat. O alta facilitate a acestuia este gestiunea electronica a documentelor. Gestiunea electronica a documentelor presupune definirea de reguli si metode de gestiune stabilite inaintea implementarii sistemelor.

4       Caracteristicile sistemelor informationale financiar‑bancare reglementate de legislatia in vigoare

Activitatea financiar – bancara prezinta elemente specifice, ceea ce a generat dezvoltarea unor sistem informationale dedicate. Structura si organizarea sistemelor informationale financiar – bancare este reglementata de Legea 33/ 1991 – Legea privind activitatea bancara.

Principalele caracteristici pe care trebuie sa le indeplineasca un sistem informational dedicat pentru activitatea bancara sunt prezentate in tabelul nr. 3:

Tabelul nr. 3: Caracteristicile Sistemului Informational financiar‑bancar conform Legii 33/1991