Metode si tehnici de management modern

METODE SI TEHNICI DE MANAGEMENT MODERN

Metodele si tehnicile de management reprezinta modalitatile concrete folosite pentru solutionarea problemelor care decurg din functiile conducerii prin care se pun in miscare activitatile componente ale functiilor intreprinderii.

Criteriul de baza folosit pentru clasificarea metodelor de conducere il reprezinta gruparea acestora pe functii de conducere.

Dupa acest criteriu se deosebesc:

A. Metode si tehnici manageriale generale, care vizeaza ansamblul procesului de conducere sau mai multe functii de conducere.

B. Metode si tehnici manageriale specifice, care vizeaza cu prioritate o anumita functie a conducerii.

A. Metode si tehnici manageriale generale

A1. Managementul prin obiective (M.P.O.)

Managementul prin obiective (M.P.O.) este un sistem managerial bazat pe determinarea obiectivelor pana la nivelul executantilor, care participa direct la stabilirea acestora si pe corelarea stransa a recompenselor si respectiv a sanctiunilor, la nivelul realizarii obiectivelor prestabilite.

Efectele pozitive ale (M.P.O.)

cresterea realismului obiectivelor exploatatiei agricole si a componentelor sale;

nivelul inalt de motivare a personalului pentru realizarea obiectivelor;

dezvoltarea unui climat de creativitate deosebit de important in conditiile trecerii la economia de piata;

imbunatatirea utilizarii timpului de munca al managerilor, ca urmare a diminuarii sarcinilor de supraveghere si control, datorita promovarii pe scara larga a autocontrolului.

intarirea responsabilitatilor fata de realizarea obiectivelor atat pentru manageri, cat si pentru personalul de executie;

corelarea mai stransa a nivelului salarizarii cu rezultatele obtinute;

promovarea colaborarii, initiativei si inovatiei;

contribuie la intaririi disciplinei si la cresterea responsabilitatii in majoritatea exploatatiilor agricole;

dezvoltarea deprinderii de a fi flexibili si dinamici in actiuni.

Managementul prin obiective (M.P.O.) parcurge patru etape:

a)       delimitarea obiectivelor generale, fundamentale ale exploatatiei agricole;

b)       delimitarea obiectivelor partiale ale subdiviziunilor;

c)        elaborarea masurilor pentru indeplinirea obiectivelor;

d)       evaluarea realizarilor, stimularea personalului si stabilirea obiectivelor viitoare.

A2. Managementul prin exceptii (M.P.E.)

Prin aceasta metoda managementul trebuie sa se ocupe numai de problemele care impun interventia sa fiind degrevat de detaliile care revin subalternilor.

Etapele de derulare a managementului prin exceptii sunt:

a) stabilirea nivelului rezultatelor de obtinut;

b) realizarea activitatilor;

c) analiza abaterilor de la nivelurile stabilite;

d) realizarea nivelurilor stabilite initial.

Avantaje:

utilizarea mai buna a timpului cadrelor la nivelurile ierarhice superioare;

reducerea frecventei luarii deciziilor;

sesizarea rapida a situatiilor negative si urmarirea cu prioritate a domeniilor cheie ale exploatatiilor agricole.

Dezavantaje:

creeaza impresia unei stari de stabilitate cand de fapt acestea nu exista;

nu reliefeaza aspectele legate de comportamentul oamenilor.

A3. Managementul prin produs (M.P.P.)

Managementul prin produs este un sistem de management caracterizat prin atribuirea principalelor sarcini competente si responsabilitati de conducere, privind obtinerea si comercializarea unui produs sau a unei grupe de produse asemanatoare unui cadru de conducere care se ocupa in exclusivitate de adoptarea deciziilor si operationalizarea actiunilor pentru mentinerea si cresterea competitivitatii sale.

Etape:

a) stabilirea produsului sau a grupului de produse care formeaza obiectivul managementului pe produs;

b) desemnarea cadrului care va asigura managementul sistemului;

c) elaborarea de catre fiecare manager de produs a variantelor de strategii pentru obtinerea si comercializarea produsului sau a grupei respective de produse;

d) evaluarea periodica a productiei si comercializarii care face obiectul acestei metode.

Avantaje:

coordonarea unitara a proceselor tehnice si economice;

orientarea mai pronuntata spre cerintele pietei pentru produsul respectiv;

calitatea produsului, perfectionarea tehnologiilor si reducerea costului de productie duce la cresterea prestigiului exploatatiei agricole;

A4. Managementul prin buget (M.P.B.)

M.P.B. consta in fundamentarea costurilor aferente realizarii fiecarui produs si marirea incadrarii cheltuielilor efective in nivelul proiectat al costurilor

M.P.B. are la baza urmatoarele principii:

participarea activa a salariatilor si a managerilor la stabilirea bugetului;

fixarea realista a obiectivelor;

implementarea bugetului in procesul managerial.

Avantaje:

permite managerilor exercitarea unui control permanent al resurselor financiare si implicit al tuturor resurselor;

Dezavantaje:

volum mare de munca pentru completarea formularisticii utilizate la aplicarea metodei;

operativitate redusa ca urmare a unor circuite informationale lungi.

A5. Managementul participativ (M.P.)

Managementul participativ este un sistem managerial bazat pe atragerea personalului sub forma consultativa sau deliberata in procesul de conducere.

Avantaje:

fundamentarea complexa a procesului decizional si cresterea calitatii deciziilor;

cresterea gradului de motivatie a personalului deoarece este consulat si participa la luarea deciziilor;

adoptarea in grup a deciziilor duce la cresterea calitatii deciziilor luate in conditii de risc si incertitudine

Dezavantaje:

consuma o parte insemnata a timpului de munca prin participarea la sedinte decizionale;

reduce operativitatea in solutionarea unor probleme.

A6. Managementul prin delegare de autoritate (M.P.A.)

Pentru descentralizarea deciziilor si adoptarea lor in momentul si la locul unde s-a ivit vreo problema in procesul muncii, o parte din autoritatea managerilor este delegata permanent sau temporar spre colaboratori aflati la nivelurile inferioare;

Fiecarei persoane dintr-o organizatie trebuie sa i se atribuie autoritate pentru adoptarea unor decizii, autoritate care are in vedere urmatoarele:

atribuirea efectuarii unor atributii de munca din sarcinile managerului catre un subordonat;

distribuirea autoritatii necesare prin care subalternul are dreptul sa adopte decizii;

asumarea responsabilitatilor de a realiza sarcini de catre subordonat;

precizarea clara si in scris a sarcinilor si responsabilitatilor;

crearea unui climat de incredere in posibilitatile subalternului de a rezolva unele probleme;

verificarea nu a modului cum sunt rezolvate sarcinile, ci a rezultatelor finale obtinute.

Etapele managementului prin delegare de autoritate (M.P.A.)

v      gruparea sarcinilor aferente codului de conducere;

v      solicitarea de catre manager a aprobarii sefului ierarhic pentru a delega partial sau total sarcinile posibil de delegat;

v      transmiterea sarcinilor, delegarea autoritatii si insusirea responsabilitatii de catre subordonati;

v      informarea de catre manager privind delegarile efectuate si a motivelor care au determinat aceasta alegere;

v      evaluarea rezultatelor delegarii sau sanctionarea dupa caz in vederea mentinerii unui climat de incredere ti exigenta.

Motive pentru care delegarea este evitata de unii manageri:

managerul nu are incredere in capacitatea subordonatilor de a rezolva unele probleme;

managerul stie ca are subordonati capabili, dar nu deleaga din autoritatea sa, pentru a nu-i lua locul;

managerul nu are incredere in sine si de aceea nu doreste ca prin delegare de autoritate subordonatii sai sa se afirme;

managerul considera ca subordonatii nu au capacitatea de a-si asuma responsabilitati, ceea ce face ca acestia sa nu poata capata experienta necesara rezolvarii unor sarcini importante;

subordonatii, desi sunt competenti, se multumesc doar cu statutul pe care il au in cadrul exploatatiei.

Delegarea de activitate conduce la realizarea a doua

obiective:

managerul isi indeplineste atributiile si se realizeaza pe sine;

contribuie la dezvoltarea profesionala a subordonatilor.

B. Metode si tehnici manageriale specifice

B1. Metoda Brainstorming

Braistormingul sau “asaltul de idei” sau “dezlantuirea de idei” sau “explozia ideilor” este o metoda prin care, prin discutii in grup, se urmareste obtinerea a cat mai multor idei, privind modul de rezolvare a unor probleme.

Metoda necesita parcurgerea a trei etape:

a)       pregatirea discutiei;

b)       analiza in cadrul grupului;

c)        selectia ideilor.

a) Pregatirea discutiei

Pregatirea discutiei are in vedere:

delimitarea subiectului problemei puse discutiei;

programarea locului, datei si orei sedintei.

Pentru a mentine spontaneitatea si capacitatea de a emite idei, sedinta se programeaza dimineata, pentru o durata de maxim 45 de minute.

b) Analiza in cadrul grupului

Sunt doua faze:

faza introductiva – cand responsabilul grupului exprima succint si cu claritate problema ce trebuie rezolvata si modul cum se va desfasura sedinta;

discutiile propriu-zise – cand fiecare participant emite idei cu privire la solutionarea problemei pusa in dezbatere.

Ideile sunt consemnate prin stenograme sau inregistrate pe banda.

Nu se consemneaza numele persoanei care a exprimat ideea.

c) Selectia ideilor emise

Se inventariaza ideile emise si se selectioneaza ideile utilizate

O atentie deosebita trebuie acordata asigurarii conditiilor pentru desfasurarea sedintei, avandu-se in vedere:

selectionarea atenta a participantilor;

expunerea clara, explicita a problemei;

asigurarea unui climat de permisivitate, de libertate deplina in emiterea ideilor;

admiterea si stimularea ideilor indraznete;

interzicerea, de la inceput, a criticilor, a aprecierilor de orice natura pentru a contracara teama participantilor de a nu gresi sau de a fi subapreciati;

justificarea prezentei sa se faca prin emiterea de idei si nu prin simpla luare de cuvant.

B2. Sedinta

Sedinta, ca cea mai frecventa metoda de management, consta in reunirea mai multor persoane pentru o perioada scurta de timp sub conducerea unui manager, in vederea solutionarii in comun a unor sarcini cu caracter informational sau decizional.

Ca modalitatea cea mai frecventa de transmitere a informatiilor, sedinta este nemijlocit implicata in executarea tuturor  atributelor managerului: previziunea, organizarea, coordonarea, analiza si controlul.

Dupa continut sedintele se pot clasifica in:

sedinte de informare;

sedinte decizionala;

sedinte de armonizare;

sedinte eterogene.

Sedintele eterogene sunt specifice nivelurilor superioare si medii de management, contin doua sau mai multe elemente specifice celorlalte tipuri de sedinte.

Au cea mai mare frecventa dintre toate tipurile de sedinta si se desfasoara in patru etape:

pregatirea ;

deschiderea;

desfasurarea;

finalizarea.

Pregatirea sedintei presupune:

stabilirea ordinii de zi;

formularea cu claritate a problemelor inscrise ca ”punct” pe ordinea de zi;

selectionarea dupa criterii de competenta a persoanelor care vor elabora materialele supuse dezbaterii;

selectionarea dupa criterii de competenta a persoanelor care vor elabora materialele supuse dezbaterii;

stabilirea persoanelor invitate care au legatura cu problemele dezbatute, propuse spre dezbatere;

materialele trebuie aduse la cunostinta participantilor cu 2-3 zile inainte de desfasurarea sedintei; ele trebuie sa fie sintetice, sa contina informatii noi, sa cuprinda alternative decizionale, ipoteze de lucru si propuneri concrete;

programarea sedintelor decizionale se face cu consultarea prealabila a personalului implicat;

sedintele periodice se programeaza de regula in acelasi zile si la aceeasi ora;

se alege locul de desfasurare a sedintei in asa fel incat sa se asigure ambianta necesara si dotarea cu aparatura audio-video specifica.

personalul desemnat pentru redactarea procesului verbal trebuie  avizate din timp asupra datei si locului de desfasurare a sedintei

Pentru ca sedinta sa se desfasoare in bune conditii si cu eficienta se impune respectarea unor reguli cu privire la:

deschiderea sedintei;

derularea sedintei;

inchiderea sedintei.

Privind deschiderea sedintei se impun urmatoarele reguli:

deschiderea sedintei la ora programata;

transparenta in formularea obiectivelor;

prezentarea ideilor la modul pozitiv;

durata expunerii introductive sa nu depaseasca doua minute;

stabilirea duratei sedintei si a interventiilor impreuna cu participantii;

folosirea unui limbaj adecvat pentru a trezi interesul participantilor.

Privind derularea sedintei trebuie sa se aiba in vedere respectarea urmatoarelor reguli:

evidentierea participantilor activi in idei si solutii noi;

stoparea interventiilor fara continut;

realizarea integrala a programului in conditiile respectarii duratei programate a sedintei.

Privind inchiderea sedintei se are in vedere respectarea urmatoarelor reguli:

pozitia conducerii, principalele puncte de vedere si deciziile adoptate reprezinta interventia finala a conducatorului;

transmiterea in scris participantilor a celor mai importante elemente, la finalul reuniunii.

Avantaje

cresterea nivelului de informare;

fundamentarea temeinica a deciziilor;

consolidarea coeziuni la nivelul grupurilor de salariati;

schimb de experienta;

punerea in valoare a competentei specialistilor.

Dezavantaje

necesita un consum mare de timp;

reduc operationalitatea;

determina diminuarea responsabilitatii unor manageri.