Servicii turistice de afaceri oferite de hotelul alpin din poiana brasov. conferinta 'managementul calitatii'.

SERVICII TURISTICE DE AFACERI OFERITE DE HOTELUL ALPIN DIN POIANA BRASOV. CONFERINTA 'MANAGEMENTUL CALITATII'.

1. Elemente de prezentare a conferintei “Managementul calitatii”

Produsul turistic creat este o conferinta pe tema managementului calitatii, desfasurata de-a lungul a 3 zile, in perioada 16-18 septembrie 2010, cu participarea  celor mai multi manageri si lideri din cadrul companiei SIEMENS PSE SRL, din Romania.Totalul participantilor va fi de 171 persoane, dintre care:

10 sunt din Brasov, iar 161 vin din diferite parti ale tarii si, deci, au nevoie sa le fie asigurata cazarea in cadrul hotelului;

13 persoane au cate un insotitor, ceea ce implica modificarea cheltuielilor cu cazarea si masa, fara a afecta numarul participantilor la conferinta propriu-zisa;

Diferenta de 148 persoane reprezinta numarul celor insotiti, dintre care:

O persoana este director  general;

O persoana este director de resurse umane;

32 sunt femei neinsotite;

- 116 sunt barbati neinsotiti.

Cazarea turistilor se va face in camerele hotelului dupacum urmeaza:

13 camere cu pat matrimonial;

2 garsoniere, pentru cei doi directori;

76 camere duble (incluzand spatiul de cazare pentru cei 4 soferi).

Transportul turistilor din tara va fi organizat de agentia de turism, de la punctele Siemens din tara pana la hotel in Poiana Brasov. Se vor inchiria in acest sens 4 autocare a cate 40 locuri fiecare pentru a acoperi necesarul locurilor pentru toti participantilor, cu exceptia a doua persoane ce vor ajunge la destinatie cu autovehiculul particular. Autocarele inchiriate sunt de 4stele, fabricate in 2007, dotate cu: 40 locuri, bar, frigider, toaleta, aer conditionat, serocou programabil, statie cu microfon, DVPlayer + televizor, MP3 Player, plasa de ziare , scaune Pilot rabatabile, cu:

• centuri de siguranta
• capisoane
• suport pentru pahar .

Cazarea si masa vor fi contractate de catre agentia de turism, cu 20 zile inainte, de indata ce aceasta detine toate informatiile necesare pentru rezervarea locurilor, stabilirea tipurilor, de meniuri, serviciilor incluse in pachetulu turistic si structurii grupului delegatilor.

Tot agentia va fi cea care se va ingriji ca programul conferintei sa decurga in conditii bune in ceea ce priveste dotarile salii de conferinte (aparatura audiovizuala, calculator, acces la internet, ecran de proiectie, etc.), servirea meselor la orele stabilite pentru a nu intarzia astfel terminarea programului din fiecare zi a evenimentului, respectarea micilor pauze pentru cafea sau gustari dintre mese.

2. Prezentarea  desfasurarii programului

Ziua 1 – reprezinta, de fapt, doar un timp de acomodare pentru perioada conferintei, programul efectiv al acesteia din urma fiind intins de-a lungul a 3 zile.

• Sosirea la hotel, pe cat posibil intr-un interval de 2 ore, pana la cel tarziu ora 18:30 cu cele 4 autocare, cu eventuale mici intarzieri, in functie de zona din care vor sosi.
• Cazarea. La sosire toti turistii vor fi cazati, conform unei liste nominale, structurate astfel incat sa li se ofere camera potrivita. Persoanele insotite vor fi cazate in apartamente matrimoniale, iar cele neinsotite  in camere duble, cate doua persoane intr-o camera.
• Ora 19:00 – servire cina

Ziua 2

• Ora 8:00 – servire mic dejun
• Ora 9:00 – inceperea conferintei
• Ora 11:00 – pauza de cafea. Personalul de servire se va asigura ca sunt asigurate toate cele necesare prepararii cafelei, bauturi racoritoare si apa.
• Ora 13:00 – servire pranz in cadrul hotelului, in sistem bufet suedez
• Ora 14:00 – continuarea programului conferintei
• Ora 17:00 finalizarea programului pentru prima zi, gustare pentru dupa-amiaza, care se va servi in sala de conferinte.
• Ora 19:00 – servire cina, deasemenea in sistem bufet suedez.
• Ora 21:00 - activitate organizata de companie pentru doritori (propunere de recreere), care consta intr-un concurs de inot. In cadrul Hotelului Alpin functioneaza o piscina de dimensiuni olimpice dotata cu toate facilitatile necesare: bar in piscina, fitness, masaj, sauna, chiar si un centru de infrumusetare.

Ziua 3

Ora 8:00 – servire mic dejun

Ora 9:00 – inceperea dezbaterilor

Ora 11:00 – pauza de cafea

Ora 13:00 – servire pranz 

Ora 14:00 - a doua parte a programului conferintei pentru aceasta zi;

Ora 15:30 – scurta pauza

Ora 17:00 – incheierea programului.

Ziua 4

Ora 8:00 – servire mic dejun

Ora 9:00 – inceperea ultimei zile de conferinta

Ora 10:30 – pauza de cafea. Dat fiind faptul ca aceasta este ultima zi de conferinta, pauza va dura jumatate de ora, pentru ca turistii sa poata elibera camerele inainte de pranz, nefiind nevoie de cazare si pentru seara ce urmeaza.

Ora 13:00 – servire pranz

Ora 14:00 – continuarea programului conferintei.

Ora 16:30 – finalizarea discutiilor, gustarea pentru dupa-amiaza si deplasarea cu autocarele catre orasele de provenienta.

3. Analiza de pret a produsului turistic Conferinta pe tema “Managementul calitatii”

Numar participanti: 176 persoane

Numar persoane cazate: 161+4 soferi

Organizator: OMTravel este o agentie de turism tur-operatoare

Agentia este specializata pe urmatoarele categorii de servicii turistice: rezervarea de bilete de avion pentru orice destinatie si pe orice companie aeriena, inclusiv companii low cost, rezervarea de locuri de cazare prin sisteme de rezervare on-line, cu acces direct la unitati de cazare din intreaga lume, rezervarea de produse si servicii turistice ale turoperatorilor germani, DerTour, Meier s, ADAC, croaziere si vacante exotice, excursii tematice cu caracter cultural si religios, sejururi interne si externe pentru individuali si grupuri, city breaks, servicii de odihna si tratament in statiunile balneare din tara si din strainatate (spa), organizarea de intruniri, conferinte, teambuilding-uri, incentives,servicii de transport international cu autocarul, servicii rent-a-car, transferuri aeroprt hotel aeroport, asigurari medicale de calatorie si asigurari de anulare a calatoriei (storno), consultanta turistica.

Tabelul nr. 1. Analiza de pret a produsului turistic

Transportul turistilor se va face cu ajutorul a 4 autocare. Acestia vor fi preluati din localitatile in care se afla punctele de lucru Siemens la care lucreaza. Astfel, vor fi transportati:

Din Cluj – 18 persoane

Din Targu Mures – 11 persoane

Din Sibiu – 11 persoane

Din Bucuresti – 24 persoane

Din Ploiesti – 14 persoane

Din Iasi – 24 persoane

Din Bacau – 7 persoane

Din Focsani – 9 persoane

Din Galati – 14 persoane

Din Braila – 13 persoane

Din Buzau – 13 persoane

Distantele totale parcurse sunt:

Autocarul 1 : Cluj Napoca – Targu Mures – Sibiu – Brasov - si retur = 710 km

Autocarul 2 : Bucuresti – Ploiesti – Brasov si retur = 322 km

Autocarul 3 : Iasi – Bacau – Focsani – Brasov si retur = 844 km

Autocarul 4 : Galati – Braila – Buzau – Brasov si retur = 596 km

In urma negocierilor purtate, prestatorul de servicii de transport a acceptat sa acorde agentiei un discount de 9% pentru cele 4 autocare inchiriate.

Propuneri de imbunatatire a ofertei de servicii pentru turismul de afaceri in cadrul hotelului Alpin

Pornind de la posibilitatile si dotarile existente in momentul actual la dispozitia unei agentii de turism pentru organizarea unei conferinte in hotelurile din lantul hotelier Hilton si tinand cont de tendinta tot mai accentuata a firmelor de a apela la diverite servicii ale turismului de afaceri, doresc sa prezint o serie de propuneri de modernizare si adaptare   a hotelului in functie de nevoia turistului de afaceri, pentru ca Poiana Brasov sa ajunga sa fie numita „centru de conferinte”, sa se dezvolte , alaturi de sporturile de iarna, si aceasta forma de turism care poate aduce multe beneficii materiale statiunii.

Promovare

Un aspect foarte important si, totodata, o unealta pentru ca hotelul sa fie cunoscut este promovarea. Alpin este, in acest moment slab promovat atat local cat si la nivel national si international. Un pas foarte important in dezvoltarea turismului de afaceri in acest hotel ar fi utilizarea unui logo. Noul logo va permite consumatorilor de turism si potentialilor clienti sa retina mai mult mai usor numele hotelului, va ajunge sa creeze un brand din Alpin .

Alaturi de logo-ul creat este nevoie sa se demareze o campanie de postere si presa de mari dimensiuni pentru a crea un efect rapid in randul turistilor si al celor mai mari firme din tara care ar putea deveni clienti ai hotelului.

Una dintre metodele cele mai bune de a transmite informatia direct oamenilor de afaceri din Romania este sa se publice, alaturi de posterele cu logo-ul hotelului, o reclama cu continut identic in revistele si ziarele cu specific economic sau financiar din tara. Cateva exemple ar fi: Banat Business Banii Nostri Bankerul Bursa Capital Codul Fiscal Controlul Economic Financiar E-week Economistul Finante Banci Asigurari Ghiseul bancar Impozite si Taxe Invest Romania K Market Revista de Gestiune si Contabilitate Tribuna Economica Ziarul Financiar

Locatiile pentru postere trebuie selectionate in aeroporturile locale din marile orase din tara si in gari, astfel incat turistii ce calatoresc in scop de afaceri la nivel national sa inceapa sa recunoasca noua identitate de brand.

Alpin si turistul de afaceri

Alpin se va concentra in a oferi turistului ce calatoreste in scop de afaceri un serviciu de cea mai inalta calitate. Este un avantaj pentru companie sa dezvolte o serie intreaga de servicii care sa se presteze si sa multumeasca nevoia in continua schimbare a turistului de afaceri. Aceste servicii includ punerea la dispozitie a unui departament care sa organizeze si sa creeze spatii special amenajate in cadrul hotelului pentru desfasurarea diferitelor activitati ce tin de aceasta forma de turism, unde clientul poate apela la un standard mai ridicat de servicii. Hotelul Alpin m va avea, in felul acesta, centre business complet echipate, facilitati pentru videoconferinta si, in multe dintre camere, spatii generoase de lucru, cu iluminat adecvat si posibilitate de conectare pentru laptop.

O intreaga lista a serviciilor ce ar putea fi puse la dispozitie turistilor in scopul inlesnirii desfasurarii deplasarilor lor pentru afaceri este prezentata in tabelul de mai jos.

Tabelul nr. 2.  Servicii pentru turistul de afaceri

Alpin se va baza mai mult pe un sistem central de rezervari si a inregistrarilor online pentru dezvoltarea pietei turismului de afaceri. Programul de recompensare Bonus Alpin va incerca sa pastreze o baza de clienti fideli, oferindu-le acestora o serie de beneficii.

Un produs nou, numit „Intruniri la Alpin ” va fi introdus pe piata de catre hotelul Alpin pentru a incerca sa asigure consistenta serviciilor ofertelor pentru turistul de afaceri care organizeaza o intrunire sau un eveniment. Distributia unui serviciu compact este considerata a fi una dintre cele mai importante trasaturi pentru organizatorii de intruniri si pentru delegati. Se vor avea in vedere toate aspectele ce tin de organizarea unui eveniment pentru ca in acest fel sa se obtina si sa se mentina o buna relationare cu agentiile de turism tour operatoare sau detailiste.

Turismul de afaceri al acestui inceput de mileniu este, in general, intr-o stare buna si pare sa continue sa creasca in anii urmatori. Oricum, aceasta industrie se confrunta cu o serie de provocari care pot avea un impact negativ asupra viitorului sau daca nu sunt abordate cum ar trebui. Provocarile cu care s-ar putea confrunta turismul de afaceri din Poiana Brasov:

Fragmentarea industriei turismului de afaceri. Se stie ca turismul de afaceri nu primeste suficienta atentie din partea Autoritatilor Guvernamentale si acest lucru e cauzat de faptul ca aceasta ramura e fragmentata, fara a fi deloc unitara. Exista diferente foarte mari in termeni de structura si caracteristici de piata intre sectoarele turismului de afaceri. Prestatorii, intermediarii si cumparatorii sunt, de obicei, organizatii diferite. Exista si diferente geografice in cadrul turismului de afaceri. De exemplu termenul de conventie din Statele Unite ale Americii au ca si corespondent conferinta in Marea Britanie si congresul intr-o mare parte a Europei.