Achitarea conturilor cu carte de credit sau "charge-card"

Achitarea conturilor cu carte de credit sau "charge-card"

Multe hoteluri le acorda credit si clientilor care isi achita conturile in aceasta varianta. Tipul cardurilor acceptate poate varia de la un hotel la altul. Motivele care stau la baza acceptarii unui anumit tip de card sunt popularitatea tipului de card, taxa pe care trebuie sa o plateasca hotelul pt. acceptarea platii cu cardul respectiv si timpul necesar companiei care a emis card-ul sa achite contul clientului respectiv. Reamintim ca "charge card"-urile sau cartile de credit pot avea plafoane convenite intre hotel si compania care a emis card-urile respective.

Masuri de control al creditului la efectuarea unei rezervari

Prezentam in fig.1 principalele masuri de control al creditului la primirea rezervarilor.

Figura nr.8. Principalele masuri de control al creditului la primirea rezervarilor

Masuri de control Motive

al creditului

Verificarea tipului Rezervarile garantate beneficiaza de credit,

de rezervare cele negarantate sau tarzii au dreptul doar la un

credit redus

Informarea clientilor care au rezervari   Pt. a evita neantelegerile si nemultumirile

negarantate sau tarzii ca este necesar sa   clientului la check-in

plateasca in avans la check-in

Verificati daca este indicat Pt. prevenirea oricarei pierderi datorate

tariful corect al camerei indicarii unui tarif mai mic al camerei si a

disputelor ulterioare

Solicitati grupurilor plata in avans a pachetelor    Pt. a preveni pierderea de venituri din

cauza

de servicii. Informati clientii de taxele solicitate   anularilor. Pt. a garanta rezervarile de

grup

in cazul anularilor cu intarziere   sau pachetele de servicii

Verificati metoda de achitare Pt. a evita neantelegerile si a se asigura

plata

de catre client a taxei pt. anulare

(reducand

astfel pierderile hotelului)

Verificati detaliile conturilor societatilor Este permis creditul pt cei ale caror conturi

in cazul clientilor al caror cont este achitat de sunt achitate de companie sau cu card-

uri.

companie  Aceasta va asigura cunoasterea de catre

client a metodelor de achitare acceptate. Este

permis creditul numai pt. companiile de

pe

lista difuzata de dep. contabilitate.

Masuri de control al creditului la check-in

Aceste masuri vor fi prezentate in tabelul nr.9.

Tabelul nr.9. Principalele masuri de control al creditului la check-in

Masuri de control al creditului in timpul ocuparii camerei

Multe dintre tranzactiile ce au loc intre hotel si client se petrec in timpul ocuparii camerei de catre acesta. Astfel, in timpul aceste faze a sederii clientului, este necesara monitorizarea stricta a creditului acordat clientului de catre hotel.

Casierul va monitoriza totalul notei de plata a clientului si il va compara cu limita creditului. Zilnic va fi intocmit un raport de solduri ridicate, cu toate conturile care sunt aproape de pragul-limita sau il depasesc.

Casierul, night-auditor-ul si credit managerul sunt cei care se ocupa de obicei de conturile cu solduri ridicate. Clientii vor fi rugati sa-si achite imediat contul si li se va deschide un cont nou pt. restul sederii. Credit managerul va trimite nota de plata, insotita de o scrisoare, la camera clientului, solicitandu-i-se acestuia sa se prezinte la casier pt. achitarea notei. Daca clientul are intrebari despre propriul cont sau despre politica de credit a hotelului, atunci casierul sau asistentul managerului trebuie sa-l informeze.

Uneori, clientul nu se prezinta la casierie asa cum i s-a cerut. In acest caz, asistentul managerului trebuie sa-l contacteze personal - ii poate telefona sau il va aborda direct, cand acesta va ridica cheia de la receptie. In cazurile serioase, cand clientul nu poate fi gasit si nu a incercat sa ia legatura cu managementul sau personalul de la front-desk, camera sa va fi incuiata suplimentar. Astfel, clientul va trebui sa-l dcontacteze pe asistentul managerului inainte de a fi lasat sa intre in camera.

Masuri de control al creditului luate de alte departamente operationale

Ori de cate ori un client doreste sa i se treaca in cont plata unui serviciu prestat de un departament al hotelului, personalul acelui departament trebuie sa verifice atent statutul clientului in ceea ce priveste creditul. Trebuie verificat daca:

clientul este rezident sau are cont la hotel

clientului ii este permis sa-si treaca in cont serviciile de care beneficiaza.

Folosirea sistemelor computerizate permite, deopotriva, controlul creditului. Pot fi monitorizate automat totalurile notelor de plata si pot fi generate rapoarte despre conturile cu solduri ridicate, atentionandu-l pe casier cand sa solicite aprobarea unui credit mai mare pt. cartile de credit. Computerul poate fi de asemenea, programat sa previna creditele de la celelalte departamente, in cazul cand clientului nu ii este permisa plata pe credit.

Masuri de control al creditului dupa plecarea clientului

Sunt anumite conturi care nu sunt achitate la chack-out. Dupa plecarea clientului, aceste tipuri de conturi vor fi transferate intr-un registru de vanzari, care se afla la dep. contabilitate si care contine conturile individuale pt. fiecare companie. La sfarsitul fiecarei luni, dep. contabilitate va trimite companiilor respectivefacturi cu aceste conturi spre achitare. Plata este prevazuta sa se realizaze in 30 de zile de la trimiterea facturilor.

Cu toate acestea, unele companii pot intarzia plata acestor facturi. In astfel de cazuri, dep. contabilitate trebuie sa ia masuri necesare pt. urgentarea platilor. Un asemenea ex este prezentat in continuare:

Daca compania respectiva nu achita contul in termen de 30 zile, atunci ea trebuie contactata telefonic pt. a i se reaminti acest lucru.

Dupa 45 de zile se trimite companiei o scrisoare oficiala, in care se cere plata de urgenta a datoriei.

Dupa 60 zile se trimite o scrisoare scrisa in termeni duri. Se poate ameninta si cu actionarea in justitie.

Daca nu se primeste nimic dupa 90 de zile, se deschide un proces impotriva companiei respective prin intermediul juristului hotelului. In acest punct, contabilul hotelului poate sa treaca nota de plata respectiva pe lista drepturilor de creanta incerte.