Crearea si Prezentarea SDA

Se pot folosi cateva abordari diferite pentru a dezvolta si prezenta SDA specifica proiectului. Fiecare abordare este eficace in diferite circumstante.

1 Tipuri de abordari pentru a detalia o activitate.

Activitatile pot fi detaliate in felul urmator:

in parti componente: planul fiecarui nivel pentru proiectele de constructie, capitole pentru o carte, etc;

functii: design-ul, lansare, verificare sau test;

arii geografice: regiunea 2 sau nord;

unitati organizatorice: marketing, operatii sau facilitati.

Partile componente si functiile sunt cele mai folosite scheme. Odata aleasa schema de divizare a activitatilor fiti consecvent pentru a preveni suprapunerile intre categorii. Detalierea activitatii "Pregatirea raportului" poate fi dupa functii:

scris schita de raport;

verificat schita de raport;

scris raportul final.

Sau dupa parti componente:

capitolul 1;

capitolul 2;

capitolul 3.

In nici un caz nu divizati activitatea mixand elemente din ambele scheme:

capitolul 1;

capitolul 2;

capitolul 3;

verificarea schitei de raport;

scrierea raportului final.

Aceasta abordare creeaza confuzii, pentru ca subactivitatea "Pregatit versiunea finala a capitolului 3" poate fi inclusa in oricare din cele doua categorii - "Capitolul 3" sau "Scris raportul final". Luati in considerare urmatorii factori cand decideti schema folosita pentru a detalia o activitate:

Care nivel al reperelor va fi cel mai semnificativ cand raportati evolutiile? Este mai folositor daca toate activitatile privind Capitolul 1 sunt indeplinite sau daca intreaga schita a raportului este facuta?

Cum vor fi desemnate responsabilitatile? Va fi cate o persoana responsabila pentru schita, verificare si finalizarea capitolului 1 sau o persoana va raspunde de schitele capitolului 1, 2 sau 3?

Cum va fi facuta de fapt activitatea? Schitarea, verificarea si finalizarea capitolului 1 va fi facuta separat de aceleasi activitati pentru capitolul 2 sau toate capitolele vor fi schitate impreuna si finalizate impreuna?

2 Identificarea intrarilor in SDA

Figura 3.3 ilustreaza schema posibila a identificarii intrarilor in SDA.

Primul numar se refera la activitatea careia apartine lucrarea;

Urmatorul numar se refera la sarcina in care este clasificata lucrarea;

Al treilea numar se refera la subsarcina in care este clasificata lucrarea.

Figura 3.3 Schema identificarii lucrarilor din SDA

5.4.2.1 Achizitionat echipamente 1 - Identificatorul de sub-sub-sarcina 2 - Identificatorul de sub-sarcina 4 - Identificatorul de sarcina 5 - Identificatorul de activitate

Aceasta schema permite regasirea facila a activitatilor individuale in SDA.

3 Dezvoltarea SDA

Modul de dezvoltare a SDA depinde de cat de familiar este echipa proiectului cu proiectul, daca s-au realizat proiecte similare in trecut si daca se vor folosi metode si abordari noi. Dupa caracteristicile proiectului, abordarea poate fi:

de sus in jos: incepeti de la nivelul de varf si dezvoltati sistematic aprofundand nivelul detaliilor pentru toate activitatile;

brainstorming: imaginati clasificati activitatile considerate necesare.

In orice caz, aveti in vedere folosirea biletelelor in activitatea voastra. Scrieti-va activitatile pe notite adezive si puneti-le pe pereti. Astfel incurajati menbrii echipei sa-si impartaseasca activitatea si sa aprecieze munca celorlalti.

Abordarea de sus in jos

Folositi abordarea de sus in jos pentru proiectele familiare astfel:

specificati toate activitatile necesare pentru ca proiectul sa fie finalizat;

determinati toate sarcinile necesare pentru a indeplini fiecare activitate;

daca este necesar, specificati subsarcinile pentru fiecare sarcina;

continuati la fel pana cand detaliati corespunzator tot proiectul.

Abordarea Brainstorming

Abordarea Brainstorming este potrivita pentru proiectele ce folosesc metode netestate sau abordari nefamiliare.

Scrieti toate activitatile considerate necesare:

nu va faceti griji de suprapuneri sau nivelul detaliilor;

nu discutati exprimarea activitatilor sau alte detalii;

nu judecati oportunitatea nici unei activitati;

puneti totul pe hartie.

Studiati lista si grupati activitatile in categorii mari, cu caracteristici comune. Aceasta va fi identificarea activitatilor.

Uniti activitatile cu un numar mic de sarcini.

Luati fiecare categorie creata si folositi abordarea de sus in jos pentru a determina activitati aditionale care poate au scapat.

4 Prezentarea SDA in diferite forme

Formatul organigrama

Formatul organigrama pemite privirea de ansamblu asupra proiectului, cu relatiile ierarhice dintre activitati si sarcini dar acest format necesita mult spatiu pentru desen fiind mai putin eficace pentru proiectele cu multe activitati.

Figura 3.4. Desenarea SDA-ului in format organigrama

Formatul schita indentata

Cealalta modalitate de prezentare a SDA-ului, formatul schita indentata (fig. 3.5), usureaza citirea si intelegerea SDA-urilor complexe, cu multe activitati.

Putem avea in vedere o combinatie intre formatul organigrama si cel tip structura indentata pentru SDA-ul proiectelor mari. Activitatile si sarcinile merg in format organigrama si iar detaliile fiecarei sarcini in format structura indentata.

Figura 3.5. Desenarea SDA-ului intr-un format schita indentata

Pregatire schitei de raport

Revizuirea schitei de raport

Pregatirea raportului final

Scrierea raportului final

Imprimarea raportului final