Rolul contabilitatii de gestiune in calculul performantelor

Rolul contabilitatii de gestiune in calculul performantelor

Pentru a corespunde nevoilor de informare diferite ale utilizatorilor, contabilitatea a fost impartita in doua subcategorii sau arii de specializare : contabilitatea financiara si contabilitatea de gestiune.

Contabilitatea de gestiune este specializata in identificarea, captarea, masurarea, conservarea, analizarea, rezumarea, interpretarea si comunicarea informatiei financiare, astfel incat ea sa raspunda nevoilor utilizatorilor interni de planificare, control si evaluare a programelor si serviciilor administratiei.

Scopul sau este sa ofere informatii care sa corespunda nevoilor specifice pe care diferitele nivele de management (top, middle si low management) le au in domeniul lor de activitate si sa asigure o folosire adecvata si raspunzatoare a resurselor.

Contabilitatea de gestiune ajuta atat la realizarea previziunilor financiare pentru costurile si realizarile programelor viitoare, cat si la controlul si evaluarea ulterioara a acestor programe. Determinarea si estimarea costurilor asociate diferitelor programe, servicii, activitati sau unitati de lucru sunt esentiale intr-un sistem de contabilitate de gestiune bine organizat.

Cuantificarea costurilor unitare, a rezultatelor, a calitatii si a gradului de satisfacere obtinut, este un element cheie al sistemului de calculare a performantelor si a productivitatii, prin care se masoara eficienta si eficacitatea serviciilor. Informatiile financiare si nefinanciare pot fi combinate pentru a se realiza rapoarte de performanta pentru public si pentru alti utilizatori.

Implementarea unui sistem formal de contabilitate de gestiune este un proces dificil care necesita un personal instruit care sa inteleaga conceptele, terminologia, mecanismele si tehnicile costului. Trebuie sa fie dezvoltate proceduri bine definite de colectare, inregistrare, distribuire si comunicare a costurilor.

Cei care instituie un sistem de contabilitate de gestiune trebuie sa stie cum sa il conecteze cu contabilitatea financiara, cu salariile, cu stocurile, cu activele imobilizate si cu alte sisteme informationale. Trebuie sa se inteleaga ca procesul este costisitor si anevoios. Sistemele prost concepute pot genera informatii inexacte, hazardate si care nu prezinta credibilitate. In plus, exista intotdeauna pericolul ca avantajele sistemului sa nu compenseze costul sau.

Exista cinci etape de baza care trebuie urmate la constituirea unui sistem de contabilitate de gestiune:

Selectarea centrelor de cost (cost centers);

Identificarea componentelor costului ;

Alocarea costurilor ;

Stabilirea procedurilor de colectare si comunicare a costurilor;

Integrarea datelor referitoare la cost si la performante.

Selectarea centrelor de cost (cost centers)

Centrul de cost sau de responsabilitate poate fi o unitate, un program sau o activitate organizatorica specifica, aflata sub controlul unui manager care are autoritatea de a genera si controla costurile. Pentru identificarea centrelor de cost, trebuie sa se faca un inventar al activitatilor desfasurate si sa se pregateasca o descriere a fiecarora.

Centrele de cost pot sa fie deasemenea centre de venituri, ce identifica veniturile folosite pentru finantarea serviciului, programului sau activitatii.

Identificarea componentelor costului

Aceasta presupune definirea si clasificarea costurilor ce urmeaza sa fie inregistrate. Costurile directe sunt acele costuri care pot fi puse direct pe seama muncii prestate si includ manopera, materialele, utilajele si instalatiile.

Costurile indirecte sau generale sunt costuri care sunt asociate cu mai multe servicii sau activitati.

Alocarea costurilor

Alocarea costurilor indirecte/generale la centrele de cost necesita o analiza foarte atenta, pentru ca aceste costuri tin de mai multe centre.

La alegerea metodelor de alocare, trebuie sa se acorde o mare atentie complexitatii lor, dar si valorii rezultatelor. Metoda ar trebui sa reflecte cat se poate de bine beneficiile pe care serviciile auxiliare le-au adus centrelor de cost.

Stabilierea procedurilor de colectare si comunicare a costurilor

Pentru ca utilizatorii sa poata intelege sistemul, la definirea terminologiei si descrierea metodologiei trebuie respectate anumite proceduri scrise si bine definite.

Forma rapoartelor si frecventa lor trebuie sa reflecte nevoile utilizatorilor. Reusita sistemului depinde intr-o foarte mare masura de implicarea utilizatorilor.

Integrarea datelor referitoare la cost si la performante

Informatiile despre cost sunt mult mai folositoare daca sistemul contabilitatii de gestiune este integrat intr-un sistem de masurare a performantelor care furnizeaza informatii despre randament, rezultate si calitate.

Evaluarile de randament se folosesc pentru a se calcula costurile pe unitate ce pot fi comparate fie in cadrul unei perioade de timp, fie cu costurile standard obtinute prin organizarea productiei. Informatiile despre rezultate si calitate ii ajuta pe manageri sa decida daca la costurile suportate s-au obtinut sau nu rezultatele dorite. De asemenea, informatiile corecte referitoare la performante si costuri ii ajuta pe manageri si pe cei care stabilesc politicile sa evalueze eficacitatea si eficienta operatiunilor administratiei locale.

Masurarea performantelor

O alta modalitate prin care administratia poate sa monitorizeze si sa raporteze performantele unui centru de raspundere sau de cost, este sa stabileasca masuratori pentru acel centru.

O masuratoare e un mod de a indica intinderea, dimensiunile sau capacitatea unui lucru. Prin masuratorile bazate pe activitate se masoara actiuni sau operatii conduse sau desfasurate de o organizatie. Activitatile se desfasoara pentru a se atinge obiective identificabile ale centrelor de cost sau de raspundere.

Exista doua feluri de masuratori bazate pe activitate :

1. Masurarea cererii (demand measure) - indica sub forma cantitativa munca necesara, evaluand dimensiunile problemei sau obiectivul muncii care se va presta. Este folosita pentru a indica marimea problemei de rezolvat, iin vreme ce urmatorul tip de masurare este folosit pentru a indica cat se va realiza in primul an al unui program ce se intinde pe mai multi ani.
2. Masurarea cantitatii de munca - indica cat s-a realizat, prin simpla numarare a unitatilor de lucru care au fost indeplinite. Se foloseste pentru a indica dimensiunile unui program, prin masurarea unitatilor de lucru implicate.

Prin masuratorile de performanta se masoara eficienta sau eficacitatea realizarii unei actiuni sau operatii ce tine de un centru de cost.

Masuratorile de eficacitate indica obtinerea rezultatelor dorite cu o risipa minima de resurse (adica, cu un cost minim). Ele masoara cat de economic sunt utilizate resursele, folosind raportul dintre intrari (costuri sau resurse) si iesiri finale (servicii sau unitati de productie).

Masuratorile de eficacitate au urmatoarele caracteristici :

• Se exprima, de obicei,  sub forma de costuri pe unitati de lucru produse (work unui produced), costuri pe client, costuri pe ora de lucru, unitati produse pe ora, sau prin alte relatii intre productie si resurse. Nu indica in mod normal calitatea produsului. Vizeaza procesele si nu rezultatele.
• Sunt folositoare la compararea costurilor pe unitate ale unei administratii cu cele ale altor administratii sau ale organizatiilor private.
• Masuratorile de eficienta indica valoarea sau calitatea produsului sau a serviciului furnizat. Ele ofera posibilitatea de a descoperi cat de reusite sunt programele administratiei in comparatie cu problemele, nevoile sau obiectivele identificate.
• Folosind judecati de valoare, ele sunt mai subiective decat masuratorile de eficacitate.
• Se concentreaza pe rezultate si nu pe procese.