Principii cheie

Clientul va utiliza rezultatele procesului de evaluare - constatari, lectii invatate, recomandari - numai daca va intelege raportul, va fi de acord cu acesta si va gasi mijloacele pentru a implementa recomandarile continute. Pentru a indeplini aceste obiective, raportul trebuie sa fie scris intr-o maniera clara si sa includa cantitatea de informatii adecvata.

Mai presus de toate acestea, evaluatorii trebuie sa consulte diferiti factori interesati in ceea ce priveste continutul raportului de evaluare. Procesul de consultare va usura intelegerea raportului de catre factorii interesati, va creste gradul de implicare al acestora si va influenta continutul raportului determinand astfel o acceptare mai rapida a rezultatelor de catre factorii interesati. Acest fapt este foarte important deoarece deseori, pentru ca recomandarile sa fie implementate cu succes este nevoie de acordul factorilor interesati.

Din pacate, obiceiul de a emite judecati asupra calitatii unui document in functie de marimea sa este des intalnit in practica. Deseori, se crede ca un raport de evaluare scurt este de o calitate mai scazuta. In realitate, situatia sta invers.

Un raport de evaluare scurt si relevant necesita multa munca. Deseori, beneficiarul nu are indeajuns timp la dispozitie pentru a citi rapoarte de evaluare foarte lungi, fiind aproape imposibil sa implementeze o lista foarte mare de recomandari. Evaluarea ar trebui sa aiba drept rezultat o schimbare, dar schimbarea oricarui sistem este posibila numai intr-o anumita masura. Astfel, evaluatorii ar trebui sa aiba drept scop furnizarea unui numar limitat de recomandari cheie - adica, recomandarile care sunt importante si vor avea un impact mare.

Structura si stilul raportului

Clarificarea structurii raportului impreuna cu clientul, la inceputul procesului de evaluare va asigura intelegerea clara a tuturor aspectelor de care clientul este interesat sa le acopere. Aceasta ii va ajuta pe evaluatori sa ramana concentrati asupra aspectelor cheie, si sa structureze rezultatele activitatii lor intr-o forma scrisa, stabilita de comun acord. Pe masura ce procesul de evaluare progreseaza, evaluatorii si clientul pot simti nevoia modificarii structurii raportului in lumina concluziilor evaluarii. Ar trebui sa faca acest lucru de comun acord.

Dupa cum am mentionat mai devreme, structura rapoartelor de evaluare depinde de interesele clientilor si de intrebarile de evaluare formulate. Stilul rapoartelor de evaluare trebuie sa fie adaptat in functie de nevoile clientului de a evidentia anumite rezultate. Principalele parti ale rapoartelor de evaluare raman la fel in majoritatea cazurilor (vezi Tabel10).

Tabel 10. Exemplu de posibila structura a unui Raport de evaluare

Stilul de scris utilizat de catre evaluatori se refera la cateva dimensiuni:

• Cantitatea de informatii incluse in raport
• Descriptiv sau prescriptiv
• Stilul limbajului - frazare, terminologie, ton etc.

Stilul elaborarii (Tabel 11) depinde in mod considerabil de scopul initial al exercitiului de evaluare si de cititorul caruia i se adreseaza.

Tabel 11. Caracteristicile Raportului de evaluare in ceea ce priveste scopul

O capcana tipica pentru evaluatori este concentrarea prea mare asupra aspectelor negative ale implementarii programului si impactului. Daca partile pozitive nu beneficiaza de acelasi nivel de atentie, exista un risc mare ca raportul sa nu fie intampinat cu satisfactie de catre diferitii factori interesati si chiar de catre client. Acest aspect nu trebuie neglijat. Un raport care lasa clientului un sentiment de insatisfactie are putine sanse de a fi utilizat de catre acesta din urma.

Regula de aur este urmatoarea: acele constatari si recomandari pe care clientul le intelege, accepta si le considera utile sunt cele mai importante si ar trebui evidentiate in mod adecvat in cadrul raportului. Acelea care nu intrunesc aceste criterii ar trebui revizuite de catre evaluator in consultare cu clientul si pe cat posibil, reformulate astfel incat sa aduca clientului o valoare adaugata reala.

Procesul de consultare

Procesul de consultare furnizeaza de obicei doua tipuri principale de contributii din partea partilor invitate sa comenteze pe marginea raportului de evaluare:

• factuale - comentarii care au drept scop furnizarea de noi informatii pe care evaluatorii este posibil sa le fi trecut cu vederea, sau de a corecta anumite informatii factuale prezentate in cadrul raportului;
• rationale - opinii privitoare la anumite parti ale raportului de evaluare, in special capitolele de concluzii si recomandari, pe care partile comentatoare le considera necesar de exprimat. Astfel de opinii pot fi suplimentare, diferite de cele deja exprimate in raport, sau chiar opuse acestora.

Utilizarea comentariilor este o problema pe care evaluatorii trebuie sa o stabileasca cu clientul dinainte si care trebuie comunicata factorilor interesati care furnizeaza comentarii. De obicei, exista doua mijloace de gestionare a comentariilor primite:

• incorporarea acestora - adica, modificarea raportului pentru a reflecta faptele sau opiniile exprimate in comentarii, daca evaluatorii sunt de acord cu acestea;
• anexarea lor - adica, daca evaluatorii nu sunt de acord cu comentariile, acestea pot fi anexate la raport odata cu motivele pentru neincluderea lor, astfel incat orice cititor sa poata vedea care au fost comentariile si de ce nu au fost incluse in raport.

Procesul de consultare este important deoarece:

• ajuta evaluatorii sa verifice intelegerea faptelor si sa-si compare rationamentul cu cele ale altor persoane;
• factorii interesati invitati sa comenteze simt ca punctele lor de vedere sunt considerate importante, luand la randul lor in serios raportul. Cum anumite recomandari din cadrul raportului de evaluare vor fi adresate unora dintre factorii interesati, este destul de normal ca aceștia sa aiba sansa de a-si exprima opinia, in special referitor la acele parti ce ii privesc in mod direct.

Decizia privitoare la cine anume  va fi invitat sa formuleze comentarii, apartine clientului. Totusi, evaluatorii isi pot exprima opiniile asupra identitatii factorilor interesati care vor furniza comentarii.

Procedura de furnizare a comentariilor trebuie sa fie una simpla. Comentariile trebuie sa fie mereu furnizate in scris si intotdeauna, sa respecte un termen limita prestabilit. De obicei, o perioada de doua saptamani pentru furnizarea de comentarii este cea mai buna optiune.

Prezentarea raportului

Raportul trebuie prezentat in cadrul unei intalniri plenare (denumita de obicei sedinta de prezentare), altfel va exista perceptia conform careia acesta nu este un document important. Partile carora le este de obicei prezentat raportul in cadrul intalnirii plenare cuprind:

• manageri ai diferitelor structuri si niveluri de implementare a programelor;
• finantatorul;
• decidentii superiori;
• diferiti alti factori interesati (ex. departamente sau institutii externe care au legatura cu programul).

Pentru organizarea sedintei de prezentare, in mod ideal, clientul ar trebui sa se consulte cu evaluatorul in ceea ce priveste agenda, abordarea generala si lista de prezenta.

In afara de partile prezente la sedinta de prezentare, alte parti pot, de asemenea, sa fie informate cu privire la raport, parti care nu au o legatura atat de stransa cu programul, dar care sunt totusi interesate de lectura raportului de evaluare. Pentru acestea, de obicei trimiterea raportului va fi suficienta.

Cel mai important la sedinta de prezentare este discutarea recomandarilor in urma evaluarii, intelegerea, aprobarea acestora. Metodele de implementare a acestora trebuie examinate si aprobate intre cei la care fac referire. De aceea, este necesar ca diferite parti implicate in implementarea programului sau afectate de catre acesta, si de asemenea a caror contributie este necesara pentru implementarea recomandarilor, sa fie prezente la sedinta de prezentare. Ca regula generala, anumite parti care au participat la sedinta de debut (preliminara) ar trebui sa fie prezente si la cea de prezentare finala. Este inutil sa fie invitati la sedinta de prezentare factori interesati, care nu au avut nicio legatura cu procesul de evaluare.

Sugestii practice

Opiniile sunt mereu mai usor de combatut decat faptele. Pentru a evita dispute nesfarsite, in special in ceea ce priveste opiniile negative, evaluatorii ar trebui sa furnizeze opinii bazate numai pe fapte dovedite cu date adecvate si din surse de incredere.

EXEMPLUL 29. Inlocuirea opiniilor negative cu aspecte faptice 

In timpul procesului de consultare, vor exista intotdeauna factori interesati  care nu sunt de acord cu anumite parti din raport. Este imposibil ca raportul de evaluare sa coincida cu parerile tuturor factorilor interesati si incercarea de a ajunge la un consens se poate dovedi dificila. Elementul cheie este ajungerea la un acord cu clientul fara a neglija parerile factorilor interesati.