Documentarea

DOCUMENTAREA

Definire

In asistenta sociala, documentarea este atat o metoda distincta de evaluare a clientului, cat si un proces care se desfasoara pe toata perioada de instrumentare a cazului. Spre deosebire de celelalte metode de evaluare si interventie, documentarea se realizeaza numai de catre asistentul social care stabileste un plan de documentare ce cuprinde resursele cheie din sistemul client care pot oferi informatii relevante despre acesta.

Ex.: pentru un copil institutionalizat cu deficiente psiho-motorii care urmeaza a fi reintegrat in familia biologica, planul de documentare presupune inregistrarea unor informatii privind datele de identificare ale copilului si ale membrilor familiei, situatia juridica, documente medicale privind starea de sanatate a copilului, evaluari psihologice ale parintilor si fratilor, documente privind statutul profesional al familiei si starea materiala, etc. Resursele cheie in acest tip de caz pot fi reprezentate de institutia de ocrotire (Centrul de Plasament), Directia Generala pentru Protectia Drepturilor Copilului, Comisia pentru Protectia Copilului, membrii familiei, Oficiul de Stare Civila, familia largita, dispensarul medical, etc.  

Caracteristici

In cele mai multe dintre cazuri, asistentii sociali realizezaza planul de documentare dupa o prima intrevedere cu clientul, iar atunci cind acesta nu are discernamant, cu terapeutul, familia substitut, sau parintii biologici; este importanta respectarea acestei ordini in aplicarea celor doua metode (initial se realizeaza intrevederea si apoi se construieste planul de documentare) deoarece intrevederea poate oferi indicii importante despre documentele necesare.

Pentru o instrumentare eficienta a cazului, este recomandat ca asistentul social sa culeaga cat mai multe documente relevante pentru cunoasterea sistemului client. Aceste documente pot fi de mai multe tipuri: documente de stare civila, documente juridice, fotografii, anchete sociale, "cartea vietii", reclamatii la politie si/sau gardienii publicii, inregistrari audio, etc.

Chiar daca exista ricul ca documentarea sa fie confundata cu evaluarea, aceasta  obliga asistentii sociali sa recurga la o temeinica analiza a documentelor stranse, completata de informatii obtinute prin alte tehnici de evaluare. Altfel, instrumentarea cazului se poate transforma intr-o simpla stringere de documente. De aceea, de cele mai multe ori asistentii sociali mai putin experimentati considera ca descoperirea unui "document important" presupune si descoperirea solutiei pentru acel caz.

Documentarea completeaza alte tehnici si metode utilizate in instrumentarea unui caz, cum ar fi interviul de explorare, observatia, genograma, etc.

In instumentarea unui caz exista trei mari tipuri de documente, clasificate astfel:

Dupa sursa de provenienta

Surse directe (primare) - ofera documente si informatii direct de la client; aceste tipuri de documente sunt: acte de stare civila, scrisori, jurnale, rapoarte, etc. Aceste tipuri de documnte descriu de cele mai multe ori primele aspecte legate de problema existenta.

Surse indirecte (secundare) - ofera documente din sistemul client, indeosebi din familia largita, documente juridice si medicale.

Dupa tipul documentelor  - pentru clientii care sunt ocrotiti in sistemul rezidential

Documente publice - publicatii, rapoarte, acte emise de catre institutiile de ocrotire (centre de plasament) sau institutii juridice unde clientul este cel mai adesea reprezentat de persoane ocrotite in sistemul rezidential.

Documente private - jurnale si scrisori ale copiilor catre/de la parinti.

Dupa modalitatea de emitere a documentului

Documente solicitate - reprezinta documente publice care pot fi solicitate de catre asistentul social diferitelor institutii implicate in sistemul client (Comisia pentru Protectia Copilului, Tribunal, Politie, Dispensar). Aceste documente nu se elibereaza decat la o solicitare scrisa (cerere) si bine argumentata de catre asistentului social.

Documente nesolicitate - reprezinta documente care fac parte din dosarul clientului si care ulterior, atunci cand cazul este redeschis, sunt din nou reanalizate si comparate cu alte documente noi. Cele mai des documente de acest fel sunt actele medicale, evaluarile psihologice, actele scolare, anchetele sociale, etc.

Recomandari

Asa cum am amintit mai inainte, documentarea implica si o foarte atenta analiza de catre asistentul social a documntelor stranse, respectandu-se in general urmatoarele principii:

Analizarea datelor pe parcursul documentarii

Analizarea documentelor este o activitate care trebuie sa se desfasoare inainte ca etapa documentarii sa se fi incheiat, evitand astfel o supraincarcare a cazului cu documente care nu prezinta nici o coerenta interna si nici un ajutor in vederea rezolvarii problemei. In literatura de specialitate aceasta abordare este cunoscuta sub numele de "principiul interactiunii dintre documentare si analiza".[1]

Concentrarea asupra contextului problemei

Documentarea, ca si alte tehnici si metode folosite, nu se poate desfasura fara o prealabila determinare a contextului problemei, a granitelor ei si a punctelor de interactiune cu un alt domeniu. De foarte multe ori, in instrumentarea unui caz, asistentii sociali uita care este problema care a generat situatia de urgenta, abordand aspecte auxiliare acesteia si de o mai mica importanta. Aceasta abordare gresita determina o perioada mai mare de instrumentare a cazului, mai multe resurse cheltuite si de cele mai multe ori, solutii neadecvate.

Confidentialitate

De cele mai multe ori, asistentii sociali intra in contact cu documente care reprezinta diferite nivele de interes pentru client. Adesea, clientul isi exprima verbal dezaprobarea ca o parte din documentele "personale" din dosar sa nu fie facute publice; in cele mai multe dintre cazuri asistentul social trebuie sa tina cont de aceasta parere. Dar, exista situatii in care clientul nu constientizeaza faptul ca anumite documente persoanle, o data facute publice I-ar aduce atingere si discomfort. In aceste situatii, asistentul social trebuie sa fie reflexiv si sa anticipeze efectele unui astfel de gest, punand in balanta avantajele si dezavantajele pentru solutionarea cazului. Este posibil ca "deconspirarea" clientului prin prezentarea publica a anumitor documente sa provoace inhibitii si bariere de comunicare intre acesta si asistentul social si sa afecteze negativ imaginea clientului.

4. Argumentarea cu documente a deciziilor si actiunilor asistentului social

Una din regulile de baza in instrumentarea oricarui caz social este ca orice interventie si decizie a asistentului social sa poata fi verificata prin documente atasate la dosarul cazului.